Enangrad Júnior
DANIEL DE OLIVEIRA SOLFA
MYLENA MARIA VIEIRA FERNANDES
FABIANO MARTIN TIOSSI
CLOUD CONTABIL: UM SOFTWARE GERENCIAL INTELIGENTE
Área temática: Finanças.
RESUMO
Um consultor contábil pode usufruir da Tecnologia da Informação durante a prestação de seus serviços através de softwares em nuvem, considerados sistemas integrados à internet que possibilitam o acesso a informações em tempo real de qualquer dispositivo eletrônico. A inteligência artificial é utilizada como ferramenta de apoio e análise, auxiliando o contador em suas decisões. Este estudo tem como objetivo desenvolver um software inteligente de armazenamento em nuvem, capaz de aprimorar e agilizar as atividades exercidas por um consultor contábil. Foram realizados um levantamento bibliográfico e um estudo de caso, onde desenvolvemos um software inteligente integrado em nuvem para otimização de uma consultoria contábil. Com ele, os profissionais contábeis obtêm melhorias em seu desempenho, pois a implantação de um software contábil oferece maior segurança aos dados armazenados, rapidez na execução das atividades e minimiza os erros com o apoio do assistente virtual. A utilização de softwares em nuvem no meio contábil proporciona aos interessados uma forma simples e prática de acompanhar a saúde financeira da organização, dando base para a tomada de decisão.
Palavras-chave: Consultoria Contábil. Inteligência Artificial. Software em Nuvem.
ACCOUNTING CLOUD: AN INTELLIGENT MANAGEMENT SOFTWARE
ABSTRACT
An accounting consultant can take advantage of Information Technology during the rendering of its services, more precisely the cloud software, considered systems integrated to the Internet that allow the access to information in real time of any electronic device. Artificial intelligence is used as a tool for support and analysis, assisting the accountant in their decisions. This study aims to develop intelligent cloud storage software capable of improving and streamlining the activities performed by an accounting consultant. A bibliographic survey and a case study were carried out, where we developed intelligent software integrated in the cloud to optimize an accounting consultancy. With it, accounting professionals who benefit from Information Technology obtain improvements in their performance, since the implementation of accounting software offers greater security to the stored data, speed in the execution of the activities and minimizes the errors with the support of the virtual assistant. The use of cloud software in the accounting environment provides stakeholders with a simple and practical way of tracking the financial health of the organization, providing a basis for decision making.
Keywords: Accounting Consulting. Artificial intelligence. Software in the cloud.
1 INTRODUÇÃO
Segundo Rodriguez, Serra e Villar (2013), por conta da oscilação da economia em nosso país, muitos indivíduos se vêem na necessidade de criar novas oportunidades para aumentar a renda familiar. Por conta disso, surgem novas empresas que, se não forem bem administradas, encerram suas atividades em pouco tempo e, para evitar este fechamento precoce, uma alternativa é a busca por profissionais de consultoria para apoio gerencial.
Fundamentado nestas considerações, este estudo tem como objetivo desenvolver um software de armazenamento em nuvem capaz de aprimorar e agilizar as incumbências exercidas por um consultor contábil. Para tal, foi realizado um estudo de caso em um escritório contábil de médio porte, criando um software integrado em nuvem conforme a necessidade do profissional durante a prestação de serviços de consultoria contábil a uma entidade agrícola com o intuito de potencializar a sinergia entre as partes envolvidas.
Com os resultados obtidos pela pesquisa, nota-se como a Tecnologia da Informação pode impactar positivamente qualquer área do conhecimento, em especial a área contábil/financeira de uma organização, permitindo aos contadores e a todos os interessados em acompanhar a saúde financeira de sua empresa a utilização de uma ferramenta simples e prática capaz de auxiliar na coleta e averiguação dos dados decorrentes de seu dia a dia, oferecendo diretrizes e planos estratégicos para atingir a máxima eficiência da organização.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 Consultoria Contábil
De acordo com Oliveira (2015), a consultoria é um processo dinâmico que visa promover mudanças positivas nas organizações, oferecendo apoio gerencial aos empresários e profissionais que exercem função de decisão na referida empresa.
i i i i independentes e externas ao problema em análise, com o objetivo de fornecer aos executivos da empresa-cliente um ou mais conjuntos de opções de mudanças que proporcionem a tomada de decisão mais adequada ao atendimento das necessidades da organização (CROCCO;
GUTTMANN, 2017, p. 08).
Para que a consultoria seja realizada de forma satisfatória, é necessário que o indivíduo responsável pela organização conheça todas as suas particularidades, para que contrate o profissional que atue com eficiência diretamente nas áreas de deficiência.
Embasado nos esclarecimentos acima citados, podemos compreender que a consultoria é um processo abrangente que estimula a interatividade dentro das organizações através de um especialista em aprimorar as suas deficiências. Logo, o auxílio de um consultor pode propiciar aprimoramento na forma como os empresários conduzem o seu negócio, apontando essas modificações no lucro da entidade.
A prestação de serviços de consultoria contábil ganha destaque no mercado empresarial por atender organizações de diversos ramos e portes, em especial por micro e pequenas empresas, que, de acordo com o SEBRAE (2018), constituem 99% das firmas abertas no país, impactando diretamente na criação de novas oportunidades de empregos e na economia brasileira.
A função de analisar, apontar direcionamentos e soluções ao empresário, se classifica como serviço de consultoria contábil, e é através da realização desta consultoria que a sobrevivência da nova empresa estará garantida, ou seja, a sua continuidade será assegurada com rendimentos e lucratividade, assim como almeja o empreendedor (DAMASCENO, 2018, p. 84).
Para Christensen e Skærbæk (2010), os consultores contábeis devem ser vistos como especialistas que têm como foco participar das organizações visando criar modelos financeiros bem sucedidos. Com seu vasto conhecimento, desenvolvem e monitora inovações no campo crucial da empresa, a contabilidade, com o intuito de fazer prosperar o empreendimento.
A Consultoria Contábil atua moldando a forma como as empresas administram o seu setor contábil, e, após o devido acompanhamento e análise de sua saúde financeira, os profissionais desse meio desenvolvem e apontam melhores práticas de gestão do seu patrimônio, contribuindo para a realização de seu planejamento no curto, médio e longo prazo.
Portanto, fica suscetível a conclusão de que agir de um agente externo, atuando como consultor ou até mesmo assessor, proporciona melhores resultados por se tratar de um profissional imparcial, que aponta os problemas e possíveis soluções para a organização.
2.2 A Era da Tecnologia da Informação
2.2.1 Inteligência Artificial
Para Ribeiro (2010, p. 08) “ i igê i ifi i iê i q busca desenvolver e utilizar funções programadas através de computadores que h h ”.
De acordo com Lima, Pinheiro e Santos (2014), os estudos sobre inteligência artificial iniciaram na década de 1940, marcada pela segunda guerra mundial, onde houve a necessidade de desenvolver táticas para o avanços tecnológicos voltados para projetos balísticos e cálculos para construções de arma nucleares. Dessa forma, surgiram as primeiras pesquisas para a área computacional, denominada originalmente de inteligência artificial, é uma ciência muito recente, que a cada momento traz inovação e similaridade as ações do ser humano.
Outro fator importante a ser considerado, sobre a praticidade que a inteligência artificial aplicada em software trouxe a todos seus usuários, gerando grandes oportunidades de novos negócios, além de otimizar processos internos nas empresas, reduzindo custos e mantendo a segurança dos dados armazenados.
2.2.2 Softwares em Nuvem Inteligente
De acordo com Mohamed (2009), a computação em nuvem significa poder interligar todas as pessoas em tempo real online, disponibilizando quaisquer dados ou documentos em programas podendo ser acessados de qualquer lugar do mundo.
Este conceito vem se desenvolvendo desde a década de 1960, sendo um dos pioneiros nesse novo mundo a empresa Salesforce.com em 1999, que possibilitou a pequenas empresas acesso a aplicativos e programas corporativos através de um site simples. Isso abriu caminho para novas empresas aderirem a esse mercado, como a AmazonWeb Services em 2002 e o Google Apps em 2009.
De acordo com Pressman e Maxim (2016), softwares inteligentes são interligações de códigos de programação pareados a bancos de dados de informações que juntos formam um sistema de comunicação, podendo ser executados em qualquer dispositivo eletrônico.
“D i q f software na nuvem inteligentes, estamos nos referindo a dados e serviços que estão hospedados em servidores remotos, podendo fazer consulta em bancos de dados, podendo projetar resultados otimistas ou pessimistas da organização exibindo ao contador uma demonstração precisa de todo âmbito da empresa” (PUBLIEDITORIAL, 2016, n.p.). Assim, toda informação anexada em seu banco de dados pode ser analisada e processada através do assistente virtual, e essa aplicação desenvolvida facilita a realização das atividades cotidianas organizacionais, já que os dados que são lançados no servidor são propagados em tempo real na sua base interina de dados sendo eles copilados e criptografados resultando na exibição de informações essenciais na toma de decisão da empresa.
A partir de observações empíricas, o assistente virtual gera vantagens, como por exemplo, se o profissional lançar algum dado errado no sistema, podendo ocasionar algum problema para a empresa, o assistente virtual alerta o contador através de uma notificação em tela falando dos riscos que ele pode ocasionar através das informações inseridas no sistema, em seguida o software inteligente sugere alterações favoráveis para o operador proporcionando praticidade e segurança durante o processo de consultoria.
2.3 A Utilização de Softwares em Nuvem na Contabilidade
Visando facilitar o desenvolvimento das atividades exercidas por um profissional contábil existem softwares online que a partir das informações nele inseridas fornecem dados contábeis por meio de relatórios sucintos para otimizar o processo de consultoria, proporcionando melhor entendimento para todas as partes interessadas.
O website Só Contabilidade (2018) disponibiliza aos usuários baixarem softwares contábeis simples e de fácil compreensão de forma gratuita. Um dos disponíveis é o Programa de Contabilidade, sendo considerado o software mais completo, destinado a elaborar a contabilidade de micros e pequenas empresas, apresentando dois planos de contas: um específico para empresas e outro para entidades sem fins lucrativos.
Já o portal Nuubes Contábil (2018) fornece o software de Gerenciamento de Tarefas Contábeis em Nuvem de forma remunerada, sendo um sistema que reúne todas as rotinas administrativas de um escritório, e, por ser integrada a nuvem não ocupa espaço no armazenamento interno dos computadores e o acumulo de papeis
nos arquivos, considerado uma ótima ferramenta colaborativa, pois interage com toda a rotina da equipe, tornando-a mais assertiva e dinâmica.
O software desenvolvido nesse estudo reúne estruturas básicas de qualquer sistema contábil ao armazenamento em nuvem, contando com um assistente virtual desenvolvido em programação e bancos de dados, proporcionando segurança e auxilio no acesso as informações da empresa-cliente durante a prestação de serviços do consultor.
3 METODOLOGIA
Conforme o objetivo geral proposto para este estudo, a pesquisa foi desenvolvida por meio de um levantamento bibliográfico e um estudo de caso.
A pesquisa bibliográfica, segundo Gil (2010), consiste na procura e identificação de fontes que sirvam de respaldo para o tema proposto, podendo ser encontrado o conteúdo necessário em livros, periódicos científicos, dissertações, dentre outros meios de informação impresso ou online.
P z “ i ig çã í i q i ig fenômeno contemporâneo em profundidade e em seu contexto de vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não são claramente i ” (YIN 2010 .39).
A partir deste procedimento, a pesquisa obedeceu às seguintes etapas:
1 - Levantamento Bibliográfico: nesta fase, buscamos informações pertinentes ao assunto abordado - a consultoria contábil e os softwares em nuvem - por meio de livros e artigos, nacionais ou internacionais, impressos ou de meio eletrônico.
2 - Desenvolvimento do Estudo de Caso: a partir desta etapa, foi realizado um estudo de caso pela observação e registro das atividades exercidas pelo contador Pedro de Lima (nome fictício) durante a assessoria que presta a uma fazenda, localizada na cidade de Meridiano/SP, que semeia, colhe e distribui para as redes de supermercados e quitandas das cidades vizinhas variedades de laranja e mamão. Para tal, acompanhamos a rotina, tanto da empresa quanto do contador, durante um tempo estabelecido, marcando encontros periódicos para assim elaborar um relatório de tudo o que se torna relevante e necessário para ser desenvolvido no software.
3 - Criação de um software em nuvem: para a criação do software em nuvem, foi elaborado e aplicado um questionário com o contador para saber quais requisitos julga importante conter no sistema, além de utilizar os dados previamente documentados do início da pesquisa, para assim listarmos os plug-ins, que são módulos de extensão usados para aderir determinadas funções a um sistema, optando por desenvolver ou comprar online. Nesta fase, foram obedecidas as seguintes subfases:
3.1. – Apresentação de um esboço denominado como preview para o contabilista e ao ser provado, começamos a transformar a proposta em virtualidade.
O sistema obedeceu à linguagem HTML para as estruturas das páginas, o PHP para a parte lógica do sistema e o SQL para armazenar as tabelas de informações do usuário no banco de dados.
3.2. – Depois de pronto, o sistema foi hospedado em uma plataforma web, em servidores virtuais dedicados, o chamado armazenamento em nuvem, para mantê-lo online e acessível a qualquer dispositivo eletrônico. A segurança do software é de
grande relevância, pois é necessário resguardar os dados próprios e do usuário, portanto o sistema contém plug-ins destinados a proteção contra invasores.
3.3. – Por fim, o sistema foi apresentado para o contabilista, cadastrando seu login e senha, podendo utilizar-se de todas as funções do software.
4 - Realização de testes do software: com o protótipo do sistema finalizado, o software foi disponibilizado para testes in loco, onde o contador o utilizou por um tempo determinado, indicando qual seu nível de satisfação com o programa e quais os pontos que precisam de ajustes e/ou melhorias.
5 – Implantação de Inteligência Artificial: o software desenvolvido conta com um assistente virtual, por meio da inteligência artificial, auxiliando o contador em uma tomada de decisão. O assistente virtual faz uma análise em todo script e banco de dados da empresa-cliente e, a partir disso, ele faz apontamentos positivos embasados nas consultas de dados reais da empresa coletado em determinados períodos de tempo.
6 - Ajustes do software: com as informações concedidas pelo contador por meio dos testes, foram realizadas as adaptações e alterações necessárias no programa, visando melhorar o seu desempenho.
4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
O software desenvolvido, denominado como Cloud Contábil, contém o cadastro da empresa, contador, proprietários e sócios e ficha cadastral dos fornecedores, para a geração de notas e arquivos de cunho fiscal e tributário.
Fornece planilhas para o controle de pagamento de clientes (inclusive atualiza a inadimplência), recibo de prestação de serviços, relatórios completos, controle de contas a pagar e a receber da empresa e um assistente virtual utilizado para instruir de forma segura o contador da organização.
Para a apresentação dos componentes do sistema alguns dados foram alterados para manter o sigilo quanto às informações referentes aos clientes e equipes de trabalho da empresa. Portanto, o Cloud Contábil está operando conforme as figuras abaixo:
Na parte inicial do sistema, são apresentadas as receitas e despesas diárias e mensais, além de gráficos e tabelas pertinentes aos saldos de recebimentos e pagamentos da organização.
Figura 01 – Layout do software.
Fonte: os autores.
A Figura 02 apresenta as transações do fluxo de caixa da empresa, que são mostradas a partir da inserção das informações necessárias ao banco de dados.
Figura 02 – Transações do fluxo de caixa.
Fonte: os autores.
Após inseridas as informações das transações e seus períodos é gerado um balanço constando o total de cada categoria desenvolvida exclusivamente para a empresa. Esse balanço pode ser visualizado na Figura 03.
Figura 03 – Balanço das transações.
Fonte: os autores.
A partir dos contatos cadastrados, o sistema gera as faturas para pagamento das vendas dos produtos. Os boletos são gerados e enviados para o e-mail cadastrado. Na data de vencimento do boleto, o sistema envia um comunicado na tela e via e-mail corporativo, deixando de ser notificado quando há a confirmação do pagamento (Figura 04).
Figura 04 – Vendas da empresa.
Fonte: os autores.
Na aba de contas (Figura 05), há a criação das categorias das contas da empresa, tanto de crédito quanto de débito, propondo praticidade durante a alimentação do sistema.
Figura 05 – Listagem das categorias de contas da empresa.
Fonte: os autores.
Na aba de Produtos comercializados pela empresa, há a geração de uma lista específica de todos produtos da empresa, podendo ser gerada tanto em tela como em PDF (Figura 06).
Figura 06 – Produtos comercializados pela empresa.
Fonte: os autores.
É gerado um relatório das despesas e das receitas apresentados separadamente na tela do perfil do contador, onde são ilustrados em gráficos de linha os comparativos (Figura 07).
Figura 07 – Receita X Despesa.
Fonte: os autores.
O Software é composto por um mecanismo de histórico de transações, onde o usuário pode acompanhar toda sua movimentação financeira na organização (Figura 08).
Figura 08 – Extrato das contas.
Fonte: os autores.
Considerando este estudo de caso em particular, sem a implantação deste software, o contador utilizava horas para coletar os dados e lançar em uma planilha do Excel, podendo gerar um gargalo em meio dos processos; A partir da utilização do software, é possível poupar o tempo do contador em coletar e filtrar as informações das seguintes atividades:
Quadro 01 - Otimização proporcionada pelo Cloud Contábil.
Atividades Antes Cloud
Contábil Processamento das informações (alimentação do sistema) 48 horas Imediato
Análise das informações 3 horas 1 hora
Elaboração dos relatórios e demonstrativos de forma
sucinta 2 horas Imediato
Elaboração dos documentos a serem enviados aos órgãos
públicos 2 horas
30 minutos
Procura de contatos 15 minutos Imediato
Geração de notas de pagamentos 20 minutos 5 minutos
Fonte: os autores.
Importante ressaltar que as informações prestadas no Quadro 01 são reais, coletadas a partir da prática do profissional antes da utilização do software, bem como após sua implantação, momento em que se fez um acompanhamento desta implantação.
5 DISCUSSÃO DOS RESULTADOS
O software foi desenvolvido com o intuito de proporcionar ao contabilista uma forma de otimizar o seu tempo com o recebimento e o processamento das informações referentes à empresa-cliente, promovendo a eficiência da consultoria.
A partir da observação da prestação dos serviços de consultoria, notamos que alguns controles internos da empresa eram feitos de forma manuscrita, como a lista de contatos de clientes e equipes de trabalho. As notas de pagamentos eram geradas em um sistema a parte, a qual era necessário colocar os dados do cliente, produtos e da referida empresa. O controle era realizado em Planilhas de Excel alimentadas conforme o extrato bancário da organização.
Fora solicitado pelo contador que o sistema contivesse abas específicas para acessar as entradas e saídas diárias da empresa, bem como criar e editar as contas e categorias conforme preciso, e a de relatórios e demonstrativos para que pudesse apresentar os resultados de forma clara para seus empregadores. Também foi solicitada a criação de uma lista de contatos da empresa para que a partir dessas informações fosse possível gerar automaticamente as notas para pagamento, descartando o uso do outros sistemas.
Conforme o decorrer da pesquisa, foi percebida a necessidade de desenvolver uma script incluindo a inteligência artificial, com o intuito de fazer consulta a banco de dados e exibir resultados de forma ágil ao contador. Esta função foi desenvolvida para auxiliar o profissional em suas tomadas de decisão com total precisão.
Notamos que o contador, quando ia prestar a consultoria in loco, levava consigo um bloco para fazer anotações, e, para minimizar a quantidade de itens carregados criamos uma aba para anotações, dispensando o uso de papel e caneta. O
assistente virtual entra em ação quando o contador faz uma ação indevida ou perigosa, podendo ocasionar problema na organização. Isso acontece devido a programação utilizada na script do software inteligente, aparado por uma grande linha de comandos de programação, onde o sistema tem dois tipos de aprendizagem: o primeiro módulo de aprendizagem é composto pelo método que os desenvolvedores programaram suas funções, onde o sistema consegue saber pela sua inteligência artificial se a ação é devida ou indevida no processo da consultoria contábil. O segundo módulo de aprendizagem é onde o software, por meio das linhas de comando consegue gravar e armazenar os afazeres do dia-a-dia do contador onde ele executa um loop de tarefas, trabalhando como um piloto automático no cotidiano de trabalho.
O layout utilizado pelo assistente virtual foi totalmente estudado para deixar o ambiente de trabalho totalmente clean tornando a tela atrativa. O software, no modo stand by, apresenta um ícone posicionado no lado esquerdo na cor roxa, ilustrado por um robô, familiarizando à imagem de um assistente artificial que pode ser acionado a qual quer momento apenas por um clique. Quando o usuário faz algo indevido, o assistente virtual é imediatamente acionado, com isso seu layout modo alerta é composto por um boneco avatar, alinhado ao lado esquerdo do painel, onde o mesmo, por meio de um chat, faz sugestões e apontamentos mostrados em balões de texto.
Com a utilização do Cloud Contábil, houve redução do tempo em coletar e filtrar informações, aumentando a rapidez nas decisões estratégicas que necessitam o conhecimento sobre a saúde financeira da entidade, além de tornar mais eficiente e dinâmica a consultoria.
6 CONCLUSÃO
Com a utilização de um sistema dedicado, fica evidente que a tecnologia da informação, quando bem empregada, contribui para o gerenciamento das finanças/contabilidade, oferecendo maior segurança às informações armazenadas, rapidez na execução das atividades exercidas pelo contador e em consultas a documentos, proporcionando para a empresa um melhor desempenho organizacional.
Já para o profissional contábil, quando utiliza um software com inteligência artificial em sua gestão contábil em nuvem, auxilia o mesmo a obter melhores diretrizes para a eficiência da organização, otimização dos processos envolvendo auditoria financeira, escrituração contábil, documentações fiscais, relatórios sobre a situação patrimonial e financeira da entidade; mantendo sempre o avatar em modo de alerta, fazendo constantes conexões com banco de dados do software, dando a seu usuário uma segurança exata nas tomadas de decisões organizacionais.
Este estudo pode ter como possibilidades para pesquisas futuras o desenvolvimento de subsistemas referentes aos departamentos de Marketing, Jurídico, Recursos Humanos e Materiais, unificando todas as áreas da empresa, mantendo atualizado o fluxo de informações e a sinergia organizacional. Também pode adequar-se aos critérios do E-Social, para assim atender as necessidades legais da organização, unificando todas as plataformas governamentais em um só sistema.
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