Relatório Anual de Actividades 2008
DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO E GESTÃO DE RECURSOS
07-03-2009
DIRECÇÃO REGIONAL DE AGRICULTURA E PESCAS DO NORTE
ADÍLIA DOMINGUES
2
Índice
Direcção de Serviços de Apoio e Gestão de Recursos ... 3
1. Enquadramento ... 3
2. Alinhamento Estratégico dos Objectivos ... 4
3. Apreciação quantitativa ... 5
3.1. Mapa estratégico da DSGR ... 5
3.2. Justificação dos desvios ... 7
4. Auto-avaliação da Unidade Orgânica ... 10
4.1. Apreciação quantitativa e qualitativa dos resultados alcançados de eficácia, eficiência e qualidade ... 10
4.2. Actividades desenvolvidas mas não previstas no plano e resultados alcançados; ... 10
4.3. Resultados obtidos na gestão de recursos humanos, financeiros e materiais ... 10
4.4. Prestação para os resultados globais da DRAP - Norte ... 11
4.5. Avaliação do sistema de controlo interno ... 12
4.6. Descrição dos mecanismos de participação e auscultação dos clientes internos e externos ... 12
4.7. Grau de realização do plano de formação da Unidade Orgânica tendo em conta as necessidades de desenvolvimento das competências individuais; ... 12
Direcção de Serviços de Apoio e Gestão de Recursos
1.
Enquadramento
A actividade desenvolvida pelos organismos públicos deve estar reflectida nos planos e relatórios de actividades, nos termos do DL 183/ 96,27 de Setembro e 135/99 de 22 de Abril
Feito o enquadramento legal, o presente relatório sintetiza a actividade da Direcção de Serviços de Apoio e Gestão de Recursos, no período compreendido entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro.
Tendo como matriz a missão, as atribuições e competências, a DSAGR, teve como preocupação cumprir os objectivos operacionais que foram fixados.
Importa referir que a actividade desenvolvida não se limitou ao planeado, executando concomitantemente as demais actividades decorrentes da concretização das alterações legislativas, designadamente em matéria de contratação pública, sistema de avaliação de desempenho, Regime de Vínculos, Carreiras e Remunerações, Regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas e toda regulamentação conexa.
Igualmente importante, procedeu-se à reorganização da rede de telecomunicações e harmonização das aplicações informáticas e, no plano prospectivo, foi apresentada uma candidatura de modernização dos serviços no âmbito do “ Sistema de Apoios à Modernização Administrativa”SAMA, com o projecto” Balcão multicanal de Atendimento e monitorização de Serviços prestados e, ainda, através do programa de Cooperação Transfronteiriça.
De realçar ainda a substituição da aplicação de pessoal pelo SRH, que envolveu uma profunda alteração na gestão das remunerações, actividade imposta pela Secretaria-geral, a qual foi implementada em tempo real, só possível com o empenho dedicação e espírito de sacrifício dos colaboradores.
2.
Alinhamento Estratégico dos Objectivos
O alinhamento estratégico dos objectivos, teve como suporte o QUAR da DRAPN, definido superiormente e aprovado pelo Sr. Ministro da Agricultura Desenvolvimento Rural e das Pescas, num quadro de consolidação organizacional.
OBJECTIVOS OPERACIONAIS DSAGR QUAR
Implementar um sistema de controlo interno OBJ1 IND1
Aumentar a eficiência na execução orçamental OBJ2 IND2 OBJ4 IND10
Garantir a desmaterialização de processos
administrativos OBJ3
IND3
OBJ6
IND12
IND4 IND13
Garantir a operacionalidade de monitorização dos
indicadores de desempenho. OBJ4 IND5 OBJ7 IND14
Aplicar, nos termos da lei, o sistema de avaliação de desempenho a 100% dos trabalhadores da U.O., assegurando a qualidade do processo se aplicação.
OBJ5
IND 6
OBJ 9
IND 16 IND 7 IND 17
Garantir a execução de 95% das acções de formação
previstas no plano OBJ 6
IND 8
OBJ 10 IND 18 IND 9
IND19
Conforme se pode verificar, decorrem directamente do QUAR 5 objectivos, de entre os quais, 3 objectivos foram operacionalizados integralmente pela DSAGR, para os quais foram estabelecidos 5 indicadores de medida.
3.
Apreciação quantitativa
3.2.
Justificação dos desvios
OBJ 1 – IMPLEMENTAR UM SISTEMA DE CONTROLO
O controlo interno foi implementado através de visitas programadas a 5 U.O. que a seguir se elencam:
Estação Experimental do Vidago Estação Experimental do Valongo Estação Experimental em Vairão
Centro de Estudos Vitivinícola da Régua Delegação Regional do Alto Trás os Montes
Nos relatórios das visitas efectuadas e pelos testes de conformidade, face aos normativos internos conducentes à efectiva cobrança da receita, foram avaliadas e rectificadas as falhas de comunicação organizacional existentes, que dificultaram, em grande medida, a implementação de reformas ao nível da desmaterialização de processos, designadamente o Sistema de Vendas a Dinheiro. Denota-se a necessidade de um acompanhamento sistemático aos serviços periféricos, intensificando as acções de acompanhamento e controlo nos diversos domínios da área administrativa.
OBJ 2 - AUMENTAR A EFICIÊNCIA NA EXECUÇÃO ORÇAMENTAL
O resultado obtido neste objectivo (variação de 28%), reflecte o investimento da Direcção de Serviços, no processo de arrecadação da receita, traduzido no aumento significativo do peso da receita no orçamento da DRAP, contribuindo assim directamente para a superação do objectivo 4 do QUAR.
Com efeito, foi dado um passo gigantesco no controlo da arrecadação da receita, com o sistema de implementação de vendas a dinheiro, aumentando a eficiência do processo de arrecadação
Ao nível da despesa, foi concretizado o lançamento de procedimentos agregados de aquisição de bens, criando economias de escala, nos domínios da aquisição de peças, bens alimentares, produtos laboratoriais, economato e produtos de higiene e limpeza.
De referir ainda que durante o exercício de 2008, foram assumidos, por conta do orçamento da DRAPN, encargos com o pessoal de SME, abrangido pela providência cautelar, e bem assim com a actividade do Controlo (SUC), sem qualquer contrapartida em receita.
Este objectivo foi avaliado tendo em consideração os balancetes extraídos do Sistema SIC, de acordo com os seguintes pressupostos, devendo ser aferido junto do Gabinete de Planeamento a métrica utilizada:
• Orçamento de Funcionamento: Orçamento final executado na Fonte de Financiamento 111 – Receitas Gerais e fonte de Financiamento 123 – Receita com transição de Saldos.
• Receita própria arrecadada, classificada na Fonte de Financiamento 123 – P000/M000
• Correcção da receita arrecadada em 2007, relativa ao SUC, transferida pelo IFAP/INGA, atendendo a que em 2008, mantêm-se a referida actividade sem qualquer contrapartida em receita.
• Correcção da despesa realizada em 2008, deduzindo os encargos com o pessoal de SME abrangido pela providência cautelar, previstos no orçamento da Secretaria-Geral do MADRP. No âmbito das iniciativas desenvolvidas, salienta-se:
Ao nível da receita, foi dado um passo gigantesco no controlo da arrecadação da receita, com o sistema de implementação de vendas a dinheiro, aumentando a eficiência no processo de arrecadação (desenvolvimento no objectivo 3 da DGR);
Ao nível da despesa, foi concretizado o lançamento de procedimentos agregados de aquisição de bens, criando economias de escala, nos domínios da aquisição de peças, bens alimentares, produtos laboratoriais, economato e produtos de higiene e limpeza.
Fora realizadas auditorias internas, para monitorização dos procedimentos implementados ao nível da arrecadação da receita
OBJ 3 - GARANTIR A DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
IND 3 - Desmaterialização de processos individuais
No âmbito do presente processo foram desenvolvidas as seguintes actividade: a) Definição do conceito de desmaterialização para o ano de 2008;
b) Identificação da plataforma a utilizar, GESCOR, e das coordenadas para a sua utilização; c) Desmaterialização do registo Biográfico
d) Elaboração do normativo relativo à utilização da plataforma GESCOR: Estrutura e circuitos físicos e electrónicos dos documentos a desmaterializar.
a) Introdução no sistema GESCOR de 16% de processos individuais desmaterializados de acordo com o normativo apresentado
IND 4 - Desmaterialização do processo de receita
Este processo encontra-se integralmente desmaterializado. Os serviços estão a operar a 100% no sistema de vendas a dinheiro on line, tendo-se desenvolvida uma funcionalidade no referido sistema para a introdução das VD manuais, emitidas por força da ausência de rede nas ETAL ou em situações de emergência.
Apesar dos constrangimentos detectados e ultrapassados ao longo do processo, uma vez que o sistema foi testado em tempo real, a implementação deste sistema constitui um factor de sucesso
inegável, tendo-se criado uma cultura de rigor com resultados evidentes na eficiência do processo de arrecadação de receita.
OBJ 4 - GARANTIR A OPERACIONALIDADE DE MONITORIZAÇÃO DOS INDICADORES DE DESEMPENHO.
Foram produzidos relatórios de reporte dos indicadores de desempenho pela DSIC, DGR, Núcleo de Formação e Núcleo de Apoio Jurídico, que permitiram extrair a necessária informação, de modo a corrigir os desvios apontados.
OBJ 5 - APLICAR, NOS TERMOS DA LEI, O SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO A 100% DOS TRABALHADORES DA U.O., ASSEGURANDO A QUALIDADE DO PROCESSO SE APLICAÇÃO.
Todos os Trabalhadores da DSAGR, são avaliados no ano de 2008, aos quais foram fixados os objectivos e as competências superiormente definidas.
Por outro lado, a DSAGR garantiu e preparou todos os despachos produzidos pelo dirigente máximo do serviço, de modo a garantir que todos os trabalhadores estejam em condições legais de serem avaliados.
OBJ 6- GARANTIR A EXECUÇÃO DE 95% DAS ACÇÕES DE FORMAÇÃO PREVISTAS NO PLANO
Importa reflectir sobre os principais indicadores de avaliação da formação, nomeadamente volume de formação realizado, taxa de volume de formação ministrada e valor médio global de formandos efectivos.
Assim, temos uma taxa de execução do Plano de formação interno de 123,61%, o que levou à superação do objectivo 10 do QUAR, indicador 19.
Considerando o número de cursos realizados/frequentados, podemos verificar que a taxa de volume de formação foi de 130,70%.
No que respeita ao indicador 18, do objectivo atrás enunciado, evidencia que foi superado, dado que foi realizado um volume de 33815 horas de formação, o que se traduz numa média de 41,13 horas de formação por trabalhador.
Sendo de enorme importância a avaliação da formação, bem como a reflexão sobre as aprendizagens e a dinâmica estabelecida, foram distribuídos questionários de reacção para avaliação da acção, um ao formador e um a cada formando. Nos cursos na área das TICs, foi ainda realizada a avaliação de 2º nível.
A avaliação global da formação foi muito positiva em relação aos cursos realizados e resultados alcançados. Contribuindo para o desenvolvimento das competências pessoais e profissionais.
4.
Auto-avaliação da Unidade Orgânica
4.1.
Apreciação quantitativa e qualitativa dos resultados alcançados de eficácia,
eficiência e qualidade
O resultado alcançado pela DSAGR, corresponde ao desempenho efectivamente prestado, sem prejuízo de inúmeras tarefas executadas e não previstas no âmbito da implementação da reforma administrativa em curso.
4.2.
Actividades desenvolvidas mas não previstas no plano e resultados
alcançados;
Este item foi desenvolvido no ponto 3, para cada objectivo, destacando-se:
Ao nível da gestão de Recursos Humanos, a implementação da LVCR- lei de vínculos carreiras e Remunerações e o Contrato de Trabalho em Funções Públicas, e bem assim a alteração do programa de gestão de RH, por imposição da Secretaria-Geral do MADRP, implementado num mês em tempo real.
Ao nível da Gestão de aprovisionamento, a implementação do novo código da contratação pública, impôs a elaboração de manuais de procedimentos conducentes à aquisição de bens e serviços e execução de empreitadas.
4.3.
Resultados obtidos na gestão de recursos humanos, financeiros e materiais
RECURSOS HUMANOS
Os RH da DSAGR demonstraram as competências necessárias face aos desafios propostos, intervindo com qualidade quer nas tarefas programadas quer na implementação de novas actividades por força da reforma administrativa implementada em 2008.
Para este facto contribuiu a baixa taxa de absentismo, reflectida no diferencial entre os RHP e RHE. RECURSOS MATERIAIS
Os recursos materiais disponíveis, designadamente os recursos informáticos vieram a demonstrar-se desajustados às actividades desenvolvidas.
Com efeito, face ao elevado nº de aplicações de gestão instaladas nos periféricos dos diversos utilizadores, estes vieram a demonstrar-se pouco eficientes, originando desperdício de tempo de trabalho.
Este constrangimento foi sendo ultrapassado com a excelente colaboração e coordenação da DSIC, através do seu dirigente e seus trabalhadores.
RECURSOS FINANCEIROS
Os recursos financeiros, avaliados no contexto orçamental da DRAPN, vieram a revelar-se suficientes para o funcionamento do serviço.
No contexto analítico da Unidade Orgânica da DRAPN, não foram previamente definidas ao nível da gestão estratégica a tipificação das actividades a desenvolver pela DRAPN, impedindo a sua medição e avaliação. De salientar também que não existe um sistema de informação para monitorizar a execução financeira ao nível da actividade.
Ao nível da actividade desta UO e no âmbito do vector estratégico: implementar um sistema de controlo interno, foi desenvolvido um sistema analítico de imputação de custos às UOs, que permite avaliar a execução financeira relativa à actividade global de cada serviço. Este sistema, decorreu de forma experimental no ano de 2008, estando actualmente implementado a 100%.
Assim, no âmbito da actividade global da DGR, a execução financeira está sobreavaliada, atendendo a que, na fase experimental, lhe foram imputados custos de outras UO, relativos à reparação de viaturas, combustível e requisições ao armazém.
APOIO JURÍDICO
O Núcleo de Apoio Jurídico prestou a assessoria técnica solicitada pelas diversas unidades orgânicas, com qualidade e em prazos muito curtos, que permitiu agilizar as tomadas de decisões.
Tal apoio manifestou-se em diversos ramos de direito, o que demonstra a flexibilidade do conhecimento, como também o empenho demonstrado pelos técnicos envolvidos.
4.4.
Prestação para os resultados globais da DRAP - Norte
Considerando o alinhamento estratégico referido no ponto 1,a DSAGR contribuiu directamente para os resultados obtidos nos objectivos:
Aumento do peso das receitas próprias no orçamento de funcionamento da DRAPN Proceder à normalização e desmaterialização de processos administrativos;
Garantir a operacionalidade de monitorização dos indicadores de desempenho.
Aplicar, nos termos da lei, o sistema de avaliação de desempenho a 100% dos trabalhadores da U.O., assegurando a qualidade do processo se aplicação.
Garantir a execução de 95% das acções de formação previstas no plano
Os resultados alcançados foram claramente positivos, destacando-se a implementação do sistema de vendas a dinheiro que permitiu monitorizar e intervir no processo de cobrança da receita aumentando as receitas arrecadadas pela DRAPN, apesar da meta irrealista fixada no QUAR, bem como o elevado volume de formação, que de igual modo, se traçou demasiado ambicioso.
4.5.
Avaliação do sistema de controlo interno
As fontes de verificação dos indicadores de desempenho dos objectivos formulados pela DSAGR foram claramente definidas e identificadas permitindo a monitorização sistemática dos indicadores de desempenho.
4.6.
Descrição dos mecanismos de participação e auscultação dos clientes
internos e externos
Os clientes da são maioritariamente clientes internos, pelo que a auscultação e participação dos mesmos revela-se no cumprimento dos normativos internos instituídos bem como nas reclamações e recomendações proferidas quer através dos sistemas de circulação de informação interna quer através das reuniões periódicas promovidas por iniciativa da DGR/Serviço e Direcção.
4.7.
Grau de realização do plano de formação da Unidade Orgânica tendo em
conta as necessidades de desenvolvimento das competências individuais;
A DSAGR, através do núcleo de formação, permitiu em vários domínios, dentro das necessárias contenções orçamentais, executar um plano de formação, que, embora reconhecidamente, não satisfaça as totais necessidades formativas, deixando de fora áreas técnicas que justificadamente reclamam a nossa intervenção, aproximou-se do plano proposto.
5.
Conclusões prospectivas e actuação futura
Os objectivos fixados e alcançados em 2008, que permitirão desenvolver os objectivos de médio prazo e a estratégia definida, a saber:
Consolidação do processo de arrecadação das vendas a dinheiro, aumentando o respectivo peso no orçamento da DRAPN;
Consolidação do sistema analítico de gestão, permitindo extrair indicadores fiáveis para a avaliação orçamental das estruturas flexíveis e dos custos directos e indirectos;
Aumentar o grau de satisfação dos clientes internos, melhorando os circuitos de informação e a redução dos prazos de resposta.
Monitorizar e avaliar a gestão de Recursos Humanos em função do mapa de pessoal tendente ao apuramento dos RH necessários por Estrutura Flexível.
Qualificar os recursos, dotando-os das competências caracterizadas nos respectivos postos de trabalho
Apoio técnico-jurídico aos órgãos e serviços da DRAPN
Desenvolvimento de sistemas de informação – A articulação e colaboração da Divisão de Sistemas de Informação e Comunicação com a Divisão de Gestão de Recursos, permitiu que a ausência de um sistema integrado de gestão, não constituísse um obstáculo ao desenvolvimento dos objectivos
Planeamento estratégico das actividades da DRAPN - Considerando o ciclo de gestão, torna-se imperioso que os instrumentos de gestão sejam construídos em articulação com a Divisão de Planeamento Estratégico, como de resto é imposto por normativos legais.
