PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

(1)

Este material é de uso exclusivo da OAB SP, sendo proibida a reprodução parcial ou total domesmo.

PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

Código: PRO.QUALI 011/05

Elaborado por: ________________________

Simone Silva Hirle

Verificado por: _________________________

Alvaro Eugenio P. dos Santos

Aprovado por: __________________________

Dra. Margarete de Cássia Lopes Folhas: 14

Revisão: 13

Data: 28.08.2019

(2)

1. Objetivo

Descrever a sistemática utilizada na OAB SP para avaliação e qualificação de fornecedores de itens críticos de maneira a garantir a qualidade dos produtos e serviços adquiridos pela OAB SP.

2. Referências

 NBR ISO 9001: 2015;

 NBR ISO 9004: 2010.

3. Áreas envolvidas

Secional e das Subseções da OAB SP.

4. Definições

4.1 Avaliação de Fornecedores: atividade desenvolvida no sentido de identificar a capacitação de um determinado fornecedor para atender aos requisitos especificados pela OAB SP.

4.2 Qualificação de Fornecedores: é o resultado da avaliação de fornecedores, que permite incluir ou não no cadastro de fornecedores da OAB SP e, quando aplicável, no cadastro de fornecedores de itens críticos da respectiva Subseção.

4.3 Cadastro de Fornecedores: é a relação de fornecedores qualificados, da Secional ou da Subseção, que permite aos respectivos gestores identificar aqueles que estão habilitados para fornecer itens críticos ou prestar serviços críticos à OAB SP.

4.4 Item Crítico: é aquele que impacta diretamente na qualidade dos produtos ou serviços prestados pela OAB SP.

4.5 Fornecedor Qualificado: é o fornecedor que atingiu a pontuação maior ou igual a 3,00, se enquadrando na categoria A, para prestar serviço ou fornecer produto para a OAB SP.

4.6 Fornecedor Qualificado com restrições: é o fornecedor que atingiu a pontuação na categoria B, sendo entre 2,00 à 3,00, podendo prestar serviço ou fornecer produto para a OAB SP, caso não tenha um fornecedor melhor qualificado para servir a OAB SP.

4.7 Fornecedor Não Qualificado: é o fornecedor que atingiu a pontuação menor ou igual a 2,00, se enquadrando na categoria C, não podendo prestar serviço ou fornecer produto para a OAB SP, no período mínimo de três meses.

(3)

PRO.QUALI 011/05 – Revisão 13 3

5. Descrição

5.1 – Relação dos Itens (Produtos e Serviços) Críticos, que impactam na qualidade dos serviços prestados pela OAB SP:

- Serviços de Vigilância Ostensiva (armada ou não);

- Serviço de Manutenção dos Elevadores;

- Serviços de Limpeza;

- Locação de Equipamentos de Reprografia;

- Aquisição de Equipamentos de informática;

- Aquisição de Papel Reprográfico;

- Confecção de Cartazes de Cursos e Eventos;

- Confecção de Banners para o SGQ.;

- Confecção de Placas de agradecimento para Palestrantes;

- Fornecedores de Tickets (alimentação/refeição e transporte);

- Serviços de Assistência Médica;

- Serviços de Confecção de Certificados de Participação em Eventos;

- Serviços de Filmagem de Eventos Especiais;

- Serviços Gráficos;

- Serviços Terceirizados de Transporte aos Advogados;

- Carteira de Identidade Profissional do Inscrito.

5.2 – Métodos de avaliação de fornecedores

Os fornecedores de itens críticos – Produtos e Serviços – são avaliados na Secional ou nas Subseções. Quando um fornecedor já estiver avaliado em um dos cadastros poderá ser considerado como qualificado também para o outro cadastro.

5.2.1 – Auto avaliação pelo fornecedor

Esse método consiste na aplicação de um questionário de avaliação de fornecedores (anexo 1) que é encaminhado por meio de e-mail e é aplicado nos seguintes casos:

a) Fornecedores que participam do cadastro de fornecedores de itens críticos da Secional: quando do retorno do questionário devidamente preenchido, o responsável pela Área da Secional o encaminha para o Coordenador do SGQ que avalia a capacidade e a qualidade no fornecimento dos produtos ou serviços oferecidos pelo fornecedor, e se necessário realiza uma visita ao mesmo.

b) Aplicável nas Subseções que tenham fornecedores de itens críticos diretos (exemplo: serviço de transporte de advogados, contratos para conserto de equipamentos, etc.). Nesse caso, o retorno do questionário de auto avaliação preenchido pelo próprio fornecedor é analisado pelo Representante do SGQ na Subseção, que avalia a capacidade e a qualidade no fornecimento dos produtos ou serviços oferecidos pelo fornecedor, e se necessário realiza uma visita ao mesmo.

(4)

A compilação dos dados obedece aos seguintes critérios:

- Todas as questões terão mesmo peso;

- Será considerado peso, 5 para Muito Bom, 4 para Bom, 3 para Satisfatório, 2 para Regular e 1 para Ruim;

- O questionário respondido pelo próprio fornecedor terá peso 1, e as informações obtidas junto aos clientes por ele indicados e/ou pelo auditor da OAB SP, terão peso 2 (anexo 2).

Será considerado apto todo fornecedor que obtiver no mínimo 60% da pontuação total que vai de 1 a 5 do anexo 6.

Exemplo: Da Avaliação Final do Fornecedor pelos seus clientes.

Preencher no Excel, após receber dos clientes indicados.

Formulário: Pro.Quali11 – Anexo 06.

Para transcrever no cadastro de fornecedores anexo 5, deverá descrever o resultado obtido em forma de numeral de 1 a 5.

Para facilitar os trabalhos de apuração do resultado das avaliações de fornecedores foi desenvolvida uma planilha (Anexo 6) que se encontra disponível na intranet >>> Gestão Integrada >>> Formulários >>> PRO.QUALI 011 – Anexo 6.

5.2.2 - Análise da Avaliação realizada por outros clientes.

Quando o Fornecedor estiver avaliado e qualificado por um outro cliente que esteja certificado pelo – SGQ, a apresentação do relatório de certificação por segunda parte, serve como parâmetro de avaliação pelo Coordenador do SGQ ou pelo Representante do SGQ na Subseção. Nesse caso, o Coordenador ou o Representante, conforme o caso pode decidir ou não pela

(5)

inclusão do mesmo no respectivo Cadastro de Fornecedores, pontuando o mesmo.

5.2.3 – Análise da Certificação do Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001:2015.

O fornecedor é considerado qualificado e passa a fazer parte do cadastro caso possua o Certificado emitido por Organismo de Certificação de Sistemas (O.C.S.) acreditado pela ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas que é o Fórum Nacional de Normalização.

5.2.4 – Análise do Histórico de Fornecimento

Anualmente, os responsáveis pelas Áreas da Secional e os Representantes do SGQ nas Subseções avaliam o desempenho dos Fornecedores no último ano, utilizando-se dos formulários de Avaliação de Desempenho de Prestadores de Serviço (anexo 3) e de avaliação de desempenho de fornecedores de produto (anexo 4).

O resultado dessa avaliação permite definir o Indicador de Desempenho da Qualidade do Fornecimento (IDQF) do fornecedor, em função da média obtida no indicador.

Uma vez calculado o IDQF, a OAB SP classifica o fornecedor de itens críticos de acordo com a tabela abaixo:

Fornecedor Índice da Qualidade de Fornecimento C IDQF < 2,00 Fornecedor Não Qualificado B 2,00 ≤ IDQF < 3,00 Fornecedor Qualificado com

Restrições

A IDQF ≥ 3,00 Fornecedor Qualificado

Fornecedor “C” – o fornecedor que não for considerado apto a fornecer produto ou serviço à OAB SP. Poderá solicitar nova avaliação para obter melhor Índice após três meses da avaliação devendo a Área efetuar o seu cadastro e verificar novamente a qualificação junto aos clientes indicados (Anexo 2).

Caso a avaliação efetuada pela Área enquadre o fornecedor como A e ou B, a Área poderá reavaliar os seus serviços sempre que necessário, utilizando o Anexo 3 – Avaliação de Desempenho de Prestadores de Serviço e ou Anexo 4 – avaliação de desempenho de fornecedores de produto.

Fornecedor “B” – o fornecedor atende à OAB SP, porém, com restrição (ões) que pode(m) estar relacionada(s) a quantidade(s), prazo(s) de entrega, tipo(s) de produto, qualidade e/a capacidade de fornecimento.

Fornecedor “A” – o fornecedor atende a OAB SP sem qualquer restrição. Nas concorrências a tomadas de preços em caso de empate esses fornecedores terão prioridade na escolha perante os demais com qualificação menor.

(6)

5.3 – Cadastro de fornecedores

O Cadastro de fornecedores da OAB SP contemplará a relação dos fornecedores qualificados, fornecedores qualificados com restrições e os fornecedores não qualificados (Anexo 5).

5.4 – Análise periódica da necessidade da realização da Avaliação de Fornecedores

Para garantir que fornecedores que passam a fornecer para OAB e que se enquadram no PRO.QUALI 011/05, como fornecedores críticos sejam avaliados, a análise da necessidade ou não da avaliação de fornecedores, deve ser formalizada e renovada anualmente por um colaborador designado na Subseção.

Essa informação deverá constar em Ata ou documento formal com data e assinaturas dos responsáveis.

6. Indicadores de desempenho

Ver aplicabilidade no PRO.QUALI 009/05 7. Anexos

Anexo 1 – Questionário de Autoavaliação de Fornecedores Anexo 2 – Questionário de Aferição junto ao Cliente Indicado Anexo 3 – Avaliação de Desempenho de Prestadores de Serviço Anexo 4 – Avaliação de Desempenho de Fornecedores de Produto Anexo 5 – Cadastro de Fornecedores

Anexo 6 – Resultado da Avaliação de Fornecedor Anexo 7 – Compromisso sobre conduta

(7)

Anexo 1 – Questionário de Autoavaliação de Fornecedores

Empresa: CNPJ:

Atividade:

Endereço:

Cidade: Estado

CEP:

Telefone: Fax:

E-MAIL:

http://

nº de Funcionários:

Possui SGQ certificado?

□ sim □ não

Responsável pelas Informações Cargo

Caso a resposta da certificação seja positiva desconsiderar o questionário abaixo, datando e assinando ao final (fornecedor)

Descrição do Elemento M.B BOM SAT REG RUIM

1. A empresa disponibiliza serviço de atendimento ao cliente rápido e eficaz?

2. A empresa tem capacidade de atender as necessidades do cliente (produto / serviço) de acordo com as

especificações exigidas?

3. A empresa controla a qualidade dos materiais adquiridos?

4. A empresa cumpre os prazos acordados com o cliente?

5. A empresa possui funcionários qualificados para a execução dos serviços?

6. A empresa se responsabiliza pela qualidade dos produtos / serviços disponibilizados ao cliente?

7. A empresa possui sistemática de ações corretivas para garantir que as não-conformidades não se repitam?

8. A empresa possui sistema de pós-venda, para aferir a satisfação do cliente?

Legenda:

M.B = Muito bom BOM = Bom SAT = Satisfatório REG = Regular RUIM = Ruim

Relacione a seguir três clientes

Nome da Empresa Nome do Representante Telefone

Data:

________________________

Assinatura / Carimbo

(8)

Anexo 2 – Questionário de Aferição junto ao Cliente Indicado

Empresa avaliada:

Empresa indicada:

Nome Representante:

Forma de avaliação: ( ) Telefone ( ) Visita

Descrição do Elemento M.B. BOM SAT REG RUIM

1. A empresa disponibiliza serviço de atendimento ao cliente rápido e eficaz?

2. A empresa tem capacidade de atender as

necessidades do cliente (produto / serviço) de acordo com as especificações exigidas?

3. A empresa controla a qualidade dos materiais adquiridos?

4. A empresa cumpre os prazos acordados com o cliente?

5. A empresa possui funcionários qualificados para a execução dos serviços?

6. A empresa se responsabiliza pela qualidade dos produtos / serviços disponibilizados ao cliente?

7. A empresa possui sistemática de ações corretivas para garantir que as não-conformidades não se repitam?

8. A empresa possui sistema de pós-venda, para aferir a satisfação do cliente?

Legenda:

M.B. = Muito bom (5 pontos) BOM= Bom (4 pontos) SAT= Satisfatório (3 pontos) REG = Regular (2 pontos) RUIM= Ruim (1 ponto)

Data:

___________________________

Nome do Colaborador / Área

(9)

Anexo 3 – Avaliação do Desempenho dos Prestadores de Serviços

AVALIAÇÃO ANUAL DO DESEMPENHO DE PRESTADORES DE SERVIÇOS EMPRESA:

___________________________________________________________________

AVALIADOR/ÁREA: ________________________________ DATA: ____________

Características a serem avaliadas Pontuação QUALIDADE – Capacidade em atender aos requisitos especificados em contrato.

ATENDIMENTO AO USUÁRIO – Relacionamento entre atendentes e usuários (cortesia, educação, etc).

COMPETÊNCIA – Capacidade da empresa de disponibilizar colaboradores competentes e qualificados para realização dos serviços.

PRAZO – Capacidade de atender aos prazos estipulados em contrato.

PÓS-VENDA – Ações de atendimento a solicitações de troca ou substituição.

PRÓ-ATIVIDADE – Capacidade de antecipar-se a problemas futuros.

DISPONIBILIDADE – Capacidade de ofertar e manter pontos de atendimento, adequados e próximos do usuário, ou de reposição de pessoal, equipamento, etc.

ACESSIBILIDADE – Facilidade de contato com os responsáveis da empresa.

MÉDIA - IDQF

Tendo em vista avaliar o desempenho do fornecedor no último ano, pontuando cada uma das características acima de 1 a 5, sendo 5 a maior nota, e nos casos onde não puder ser avaliado postar N/A (Não aplicável), seguindo o PRO.QUALI 011/05, a classificação do fornecedor será:

Fornecedor Índice da Qualidade de Fornecimento C IDQF < 2,00 Fornecedor Não Qualificado

B 2,00 ≤ IDQF < 300 Fornecedor Qualificado com Restrições A IDQF ≥ 3,00 Fornecedor Qualificado

____________________________________

(10)

Anexo 4 – Avaliação do Desempenho dos Fornecedores de Produtos.

AVALIAÇÃO ANUAL DO DESEMPENHO DOS FORNECEDORES DE PRODUTOS EMPRESA:

___________________________________________________________________

AVALIADOR/ÁREA: _______________________________ DATA: ____________

Características a serem avaliadas Pontuação QUALIDADE – Capacidade em atender aos requisitos especificados em contrato.

CONDIÇÕES DE ENTREGA DO PRODUTO – Embalagem adequada, orientações de armazenamento e uso (quando aplicável).

PRAZO – Capacidade de atender aos prazos estipulados em contrato.

PÓS-VENDA – Ações de atendimento a solicitações de troca ou substituição.

PRÓ-ATIVIDADE – Capacidade de antecipar-se a problemas futuros.

ACESSIBILIDADE – Facilidade de contato com os responsáveis da empresa.

MÉDIA - IDQF

Tendo em vista avaliar o desempenho do fornecedor no último ano, pontuando cada uma das características acima de 1 a 5, sendo 5 a maior nota, e nos casos onde não puder ser avaliado postar N/A (Não aplicável), seguindo o PRO.QUALI 011/05, a classificação do fornecedor será:

Fornecedor Índice da Qualidade de Fornecimento C IDQF < 2,00 Fornecedor Não Qualificado

B 2,00 ≤ IDQF < 3,00 Fornecedor Qualificado com Restrições A IDQF ≥ 3,00 Fornecedor Qualificado

____________________________________

(11)

Anexo 5 – Cadastro de Fornecedores

Legendas: FCC - Fornecedor com certificado AFF - Autoavaliação pelo fornecedor (*) ARF - Avaliação realizada por terceiros (*) IDQF - Índice da qualidade de fornecimento (*) (*) Analisado pelo SGQ

Critérios:

(12)

Alvaro Eugenio Paulino dos Santos Gerente SGQ

ANEXO 6

RESULTADO DA AVALIAÇÃO DE FORNECEDOR

Subseção / Área da Secional:

EMPRESA AVALIADA:

Ramo de Atividade:

AVALIADOR 1:

AVALIADOR 2:

AVALIADOR 3:

PERGUNTAS EMPRESA AVALIADA AVALIADOR 1 AVALIADOR 2 AVALIADOR 3

1

2

3

4

5

6

7

8

TOTAIS 0 0 0 0

DATA: / / AVALIAÇÃO FINAL: 0% 0,00

Será considerado apto todo fornecedor que obtiver, no mínimo, 60% da pontuação total - PRO.QUALI 011/05.

VISTO:

Assinatura do Responsável pelo SGQ da Subseção / Área

(13)

Anexo 7 – Compromisso sobre Conduta

São Paulo,____ de _______________________ de 20______.

Compromisso sobre Conduta

Empresa: CNPJ:

Atividade:

Endereço:

Cidade: Estado

CEP:

Telefone: ( ) Fax:

E-MAIL:

http://

Responsável:

Declaramos para os devidos fins que essa Organização não se utiliza de trabalho infantil ou escravo.

Mantemos nossa conduta em processos Éticos com responsabilidade adotando boas práticas de preservação ambiental e um relacionamento pautado pela lealdade e confiança junto aos nossos clientes.

Atenciosamente,

_______________________________________________

Assinatura do Responsável pela Empresa Logo da Empresa

(14)

Histórico das revisões

Revisão Motivo da Mudança Data

01

Inclusão do item 5.3;

Alteração no item 6;

Inclusão do anexo 03. 17.10.2005

02 Alterações nos itens: 4.2; 4.3 e 5.2.

Alterações nos anexos 03, 04 e 05. 27.03.2006

03 Alteração no item 5.2.4 – Análise do histórico de fornecimento.

Anexos 03 e 04. 15.08.2006

04 Alteração no item 5.2.4 – Alteração da periodicidade.

Anexos 03 e 04. 31.03.2008

05 Alteração nos itens: 4, 5.2.1, 5.2.2, 5.2.3 e 5.2.4. 25.06.2009

06 Alteração nos itens: 5.2.1 e 5.2.4. 22.09.2009

07 Alteração da Logo e no item 2. 11.11.2010

08 Alteração nos itens: 2, 4.5, 4.6, 4.7, 5.1, 5.2.4 e 5.3. 12.04.2011

09

Alteração nos Itens:

4 – Definições:

4.7 – Fornecedor Não Qualificado: é o Fornecedor que atingiu a pontuação menor ou igual a 2,00, se enquadrando na categoria C, não podendo prestar serviço ou fornecer produto para OAB-SP , no período mínimo de três meses.

5.4 - o fornecedor que não for considerado apto a fornecer produto ou serviço à OAB-SP. Poderá solicitar nova avaliação para obter melhor Índice após três meses da avaliação devendo a Área efetuar o seu cadastro e verificar

novamente a qualificação junto aos clientes indicados.

Caso a avaliação efetuada pela Área enquadre o Fornecedor como A e ou B, a Área poderá reavaliar os seus serviços sempre que necessário.

7 – Anexos:

Anexo 3 – Avaliação de Desempenho de Prestadores de Serviços.

Anexo 4 – Avaliação de Desempenho de Fornecedores de Produto.

Anexo 7 – Compromisso sobre conduta.

26.07.2011

10 Alteração nos itens: 4.6 e Anexo 7. 21.01.2013

11 Alteração nos item: 5.4. 16.04.2013

12 Alteração nos itens: 2 e 5 25.08.2017

13 Alteração no anexo 5;

Inclusão do histórico das revisões;

Inclusão dos prestadores de serviços de manutenção dos elevadores e limpeza no item 5.

28.08.2019