O BOM ALUNO DE CURSO À DISTÂNCIA

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GESTÃO DO

TEMPO

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BUSCA COMPLEMENTAR SUA FORMAÇÃO,

buscando novas informações e leituras extras, e quando necessário procurando executar atividades práticas que não são possíveis de serem feitas durante as aulas.

(Ex.: uso de softwares aprendidos).

ENTENDE QUE A APRENDIZAGEM não se faz apenas no momento em que está realizando o curso, mas sim durante todo o dia. Ficar atento às coisas que estão à sua volta permite encontrar elementos para reforçar o aprendizado.

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O BOM ALUNO DE CURSO À DISTÂNCIA

NUNCA ESQUECE

que o objetivo central é aprender o conteúdo, e não apenas terminar o curso. Qualquer um termina, só os determinados aprendem!

LÊ CADA TRECHO

do conteúdo com

atenção redobrada,

não se deixando

dominar pela pressa.

(3)

SABE QUE AS ATIVIDADES PROPOSTAS

são fundamentais para o entendimento do conteúdo e não realizá-las é deixar de aproveitar todo o potencial daquele momento de aprendizagem.

CRITICA O QUE ESTÁ APRENDENDO

verificando sempre a aplicação do conteúdo no dia-a-dia. O aprendizado só tem sentido quando pode efetivamente ser colocado em prática.

EXPLORA PROFUNDAMENTE

as ilustrações disponíveis, pois sabe que elas têm uma função bem mais importante que embelezar o texto, são fundamentais para exemplificar e melhorar o entendimento sobre o conteúdo.

APROVEITE O SEU APRENDIZADO

tenha iniciativa para mergulhar a fundo nos assuntos das aulas, Aprender é Progredir.

O objetivo do ensino é um só: mudar alguma coisa em você.

O BOM ALUNO DE CURSO À DISTÂNCIA

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INTRODUÇÃO

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INTRODUÇÃO

A maioria das pessoas reclama da falta de tempo que dispõe para suas atividades diárias devido à enorme carga de tarefas que tem para executar.

Tempo é das coisas mais indefiníveis e paradoxais: o passado já se foi, o futuro ainda não chegou, e o presente se torna o

passado, mesmo enquanto procuramos defini-lo, e como se fosse um relâmpago, num instante existe e se extingue.

Na maioria dos casos, a análise revela que, com alguns ajustes, o indivíduo poderá produzir muito mais, com menos dispêndio de esforços. Chama-se “trabalho inteligente”.

Durante toda nossa vida, temos algo em comum com o resto das pessoas, sem importar nossa posição social, raça, religião nem nenhuma outra divisão que nos pudesse acontecer. Todos temos em comum 24 horas do dia. Em consequência, como manejemos esse lapso de tempo depende única e

exclusivamente de cada pessoa.

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CONTEÚDO DO CURSO

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• FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO

• O tempo como amo

• O tempo como inimigo

• O tempo como mistério

• O tempo como escravo

• O uso do tempo

• Princípios de administração de tempo

• Alguns passos para gerenciar seu tempo com maior eficácia

• Métodos no trabalho

• FORMA DE REGISTRO DO TEMPO.

• FORMA DE PLANIFICAÇÃO SEMANAL

• FORMATO DE CALENDÁRIO MENSAL DE ATIVIDADES

• ECONOMIZANDO TEMPO NA CASA.

• ECONOMIZANDO TEMPO DE MANHÃ

• UTILIZAÇÃO DO “GOOGLE CALENDAR

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ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Um exercício interessante:

Responda você espontâneo e sinceramente:

• Sente que sempre lhe falta tempo?

• Sente que você tem muito que fazer?

• Sente-se agoniado por tudo o que acontece na oficina?

• Sente que a maior parte do tempo está enterrado em montanhas de papeis?

• Você gostaria de ter mais tempo disponível para fazer o que deseja?

• Trabalha horas extras com frequência, pelas noites, ou durante o final de semana para colocar em dia os assuntos que não pode fazer durante horas hábeis?

• Fica tenso pelo que não consegue?

• Não pode enfocar-se no melhoramento a largo prazo de sua

vida e seu trabalho porque está sujeito a uma crise continua

ou uma carga excessiva de trabalho?

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ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

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• Você se questiona se realmente esta conseguindo o que quer na sua vida e no seu trabalho?

• Gostaria obter melhores resultados em relação com o tempo e esforço que investe no seu trabalho?

• Gostaria descansar ou ir de férias com mais frequência?

Se você respondeu “sim” a estas perguntas vai levar uma agradável surpresa: estes problemas podem ser solucionados.

Podem lograr o mais importante para seu trabalho e para você, e ainda ter tempo livre para seus assuntos pessoais, para sua família e para as demais coisas que queira realizar”

O autor Marc Manzini afirma que:

”somos donos de nossa produtividade na mesma medida em

que somos donos de nosso tempo e existem uma variedade de

técnicas que podem nos ajudar”.

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ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo, faça uma agenda, dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois não podemos controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando.

Geralmente somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem sempre isso é verdade. O princípio básico para utilizar bem o tempo é priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois das mais fáceis!

Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro

passo que devemos dar, e após isso questionar: Os resultados

seriam melhores se eu passasse o meu tempo trabalhando em

outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais

importantes com mais frequência e eficiência?

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Um outro aviso importante: Geralmente seus colegas de trabalho tem o costume de lhe passar material, assuntos e tarefas que não dizem respeito à sua atividade principal (ao seu foco). Este tipo de material deve imediatamente ser retornado à pessoa que

realmente deve dar continuidade. Responda na própria correspondência e retorne imediatamente.

Não deixe nada entulhando sua mesa ou caixa postal de e-mail.

Sempre que possível evite dar respostas como: Vou ver e lhe retorno depois!. Assim que tiver um retorno lhe informo! Dê as informações necessárias já no momento para que a pessoa

mesmo pesquise sozinha! Não atue como intermediário de nada.

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FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO

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Se nos referimos ao conceito do “tempo”, vemos que o mesmo é intrinsecamente relativo, umas vezes é rígido, e outras vezes é elástico, e assim deambula pela vida.

Como exemplo, podemos considerar as frases que utilizamos na vida diária: o tempo voa, o tempo para, o tempo passa, etc.

No Modern Business Reports (MBR) se apresentam as seguintes formas de considerar o tempo:

1. O tempo como amo.

2. O tempo como inimigo.

3. O tempo como mistério.

4. O tempo como escravo.

5. O tempo como juiz.

6. O tempo como força neutral.

Analisemos brevemente cada uma de estas formas de considerar o tempo:

1. O TEMPO COMO AMO.

Acontece quando uma pessoa lhe confere força, e assim, por exemplo, falamos “dos ditames do tempo”, lhe outorgamos pleno poder para convertê-lo em piloto e nós em simples passageiros. Outras frases que refletem este tipo de atitude são: “é só questão de tempo”, “somente o tempo o dirá”, “o tempo não espera por ninguém”.

Segundo o MBR, existem alguns

comportamentos específicos típicos das pessoas que se consideram a si próprias escravas do tempo. Entre estes destaca os seguintes:

FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO

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Abandonar a ideia de fazer algo porque é

“muito tarde” ou “muito cedo” para isto, embora a pessoa queira realmente fazê-lo.

Por exemplo, se privar de ir a uma festa ou a um jogo de cartas porque isso faria que a pessoa ficasse acordada além da hora que costuma a dormir; ou rejeitar um convite a uma partida de futebol vespertina que contribuiria a relaxar as tensões do dia,

porque isso requereria deixar a oficina antes do horário habitual de saída.

Formarem-se hábitos pessoais muito rígidos fixados ao relógio, sem levar em conta

outras vantagens.

Por exemplo, algumas pessoas se levantam exatamente à mesma hora todos os dias,

independentemente do que tenham que fazer ou embora determinado dia prefiram ficar mais na cama. Outros almoçam habitualmente às doze da manhã embora não tenham fome nesse momento.

Prender-se a um horário predeterminado quando não cumprimos o mesmo em parte.

Confiar no relógio mais que em outros indícios para determinar o que é o mais apropriado para fazer.

FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO

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2. O TEMPO COMO INIMIGO.

O MBR estabelece que quando se vê o tempo como a um inimigo, significa que devemos preparar-nos para uma batalha. Expressamos com determinação em “lhe ganhar ao relógio”, como se pudéssemos acumular como capital os poucos minutos ou horas que se ganham.

Porém, o tempo continua correndo inexoravelmente.

O MBR estabelece os seguintes

comportamentos típicos das pessoas que tratam de “lhe ganhar” ao tempo.

Quando existe uma carreira por vencer horários e prazos, sem importar o que a atividades requeira.

Sentir-se triunfante por chegar cedo ou vencido por chegar tarde.

Julgar a outras pessoas pela eficiência no emprego do tempo mais que pela eficácia na realização do trabalho. Isto é algo que

acontece habitualmente em nossa vida cotidiana com mais frequência do que imaginamos.

3. O TEMPO COMO MINSTÉRIO.

O tempo como mistério.

Se tomarmos o tempo como “mistério”, este se converte em algo alheio a nosso interesse

consciente. Diz o MBR que “esta atitude com respeito ao tempo é similar à que temos geralmente para nosso corpo. Por exemplo, não somos conscientes de nosso estômago até que este se desarranje e nos doa.

FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO

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O fato de ver o tempo como um mistério da ás vezes bom resultados; mas outras, o poder do tempo parece descer desde algum lugar

exterior a nós causando estragos em nossos planos e propósitos”.

A seguir veremos alguns comportamentos que acompanham geralmente à atitude de

considerar ao tempo como um mistério, e que foram tirados do MBR:

Concentrar-se intensamente no trabalho que se está realizando.

O cientista de um laboratório é um exemplo típico desta classe de propósito único; e

também é todo executivo quando permite que um só aspecto do trabalho obstrua todas as outras considerações.

Considerar com desconfiança e talvez com inveja às pessoas que demonstram ter outras ideias com respeito ao tempo.

Quando o tempo parece estar fora de nosso controle, é difícil tratar com outra pessoa cuja relação com o tempo seja mais direta.

O artista ou o homem teórico podem ser um

exemplo deste caso. Também o é o homem exitoso de empresa para quem o dia de trabalho de oito horas resulta duro e limitado.

Preocupar-se acerca de consequências imprevistas.

Quando o tempo nos parece um mistério, resulta difícil predizer o que nos trará. Quando o tempo parece vir e ir-se sem nenhuma explicação racional, a pessoa não pode projetar com precisão suas

FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO

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Esta atitude prevalece ainda nas pessoas mais racionais quando enfrentam situações de mudanças repentinas, intensas, ou de muito alcance, onde os pontos de referência

previamente estabelecidos variam rapidamente.

Negar-se a tomar compromissos de tempo bem definidos.

Se você se enfrenta com algo que não tem feito nunca anteriormente, o tempo repentinamente pode tornar-se um mistério.

A pessoa não sabe quanto tempo se prolongará cada fase. Para muitas pessoas esta atitude é habitual; elas consideram muitos de seus trabalhos e atividades como “algo novo”, e imprevisíveis, e ao dedicar-se ao que vem,

pensam que não podem predizer quanto tempo lhes absorverá.

3. O TEMPO COMO ESCRAVO.

O tempo como mistério.

Se tomarmos o tempo como “mistério”, este se converte em algo alheio a nosso interesse

consciente. Diz o MBR que “esta atitude com respeito ao tempo é similar à que temos geralmente para nosso corpo. Por exemplo, não somos conscientes de nosso estômago até que este se desarranje e nos doa.

Neste caso, o indivíduo trata de manter o controle do tempo. Um dos pontos centrais é fazer o uso exato do tempo. O MBR identifica os seguintes comportamentos quando se toma esta atitude:

FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO

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Viver no futuro.

Quando cada dia da semana deve ser dominado pela vontade, se requer necessariamente ter uma planificação previa do tempo; e ao estar cada dia planificado, o tempo presente requer a execução do plano, enquanto que nossas energias efetivas se concentram em aperfeiçoar o plano do dia ou da semana seguinte.

Sentir-se culpado ou envergonhado por ser espontâneo.

Quando uma pessoa sente a necessidade de exercer o controle total sobre o tempo, ceder à tentação de desviar-se dos planos marcados, representa uma derrota ou, pelo menos, uma indisciplina.

Muitos executivos, quando devem permanecer mais tempo que o previsto num almoço de negócios (embora seja eminentemente produtivo) se sentem, não obstante, e insatisfeitos.

Sentir-se esmagado pelas responsabilidades.

Propriedade, possessão, controle e domínio, podem resultar cargas esmagadoras. Quando se sente a necessidade de explorar ao máximo as possibilidades de cada segundo, o resultado leva frequentemente ao esgotamento.

FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO

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Exemplos disto podem se ver quando indivíduos levam “trabalho a casa” durante um período de férias, ou também, quando os mandos superiores não podem delegar trabalho aos subalternos, pois sentem medo a perder o controle.

Além do mais, o MBR destaca que “as atrações desta atitude para o tempo estão entre as mais amplamente reconhecidas pela sociedade

ocidental.

Se supõe que esta atitude é o fundamento do trabalho e do logro. Subministra uma norma do valor individual e estabelece uma simples escala de valores pessoais.

É louvável usar o tempo eficientemente; é deplorável tirá-lo em formas não produtivas”.

FORMAS DE CONSIDERAR O TEMPO

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O USO DO TEMPO

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O USO DO TEMPO

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A primeira medida para melhorar a utilização do tempo é verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles são registrados, numa “tabela de tempo”, o resultado é

surpreendente para estes indivíduos.

A primeira medida para melhorar a utilização do tempo é verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles são registrados, numa “tabela de tempo”, o resultado é

surpreendente para estes indivíduos.

Algumas situações comuns observadas numa tabela de tempo:

• Decisões sobre assuntos importantes;

• Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;

• Períodos de interrupções constantes;

• Concentração em assuntos poucos importantes;

• Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam

muitos papéis sem importância;

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O USO DO TEMPO

• Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;

• Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.

Para efetivamente avaliar a utilização do tempo, é necessário questionar o efetivo uso do mesmo.

Quanto tempo utilizar em cada tarefa?

A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar- se) ao tempo disponível ou alocado para ele.

Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizará as duas horas para o trabalho.