O Vice Presidente Executivo, por proposta da Controladoria, aprova as normas e procedimentos para
Aquisição de passagens aéreas, hospedagem e pagamento de diárias no país e no exterior,
conforme especificado abaixo.
1. Acesso ao sistema da agência de viagens:
Acesso usuário: gerentes e um colaborador de cada área Acesso máster: secretárias e um colaborador da A&F
2. Definições prévias:
i. Para a aquisição de passagens aéreas internacionais, a aprovação prévia do Vice Presidente Executivo e/ou Diretor é obrigatória;
ii. Para a aquisição de passagens aéreas nacionais necessárias para desenvolvimento das ações de cada área/projeto, a aprovação prévia do gerente é obrigatória, e demais situações conforme quadro o item “14. Competências”;
iii. Cada área terá um colaborador capacitado para efetuar reservas de passagens aéreas de membros da equipe e terceiros a serviço de projetos da área;
iv. A secretária de Brasília ficará responsável pela reserva e aquisição de passagens e/ou hospedagem dos diretores.
3. Requisitos:
i. Passagens aéreas nacionais terão que ser adquiridas com antecedência mínima de 7 dias da data da viagem. Passagens a serem adquiridas com prazo inferior a 7 dias, terão que ter aprovação prévia da diretoria;
ii. Passagens aéreas internacionais terão que ser adquiridas com antecedência mínima de 20 dias da data da viagem. Passagens a serem adquiridas com prazo inferior a 20 dias, terão que ter aprovação prévia da vice-presidência;
iii. O sistema da agência de viagens apresentará opções de voo, e a escolha deverá recair preferencialmente no voo de menor custo. Caso a opção seja por voo de maior valor, a justificativa deve ser descrita no campo de observação;
iv. Terão que compreender datas e horários adequados ao compromisso de trabalho – exceções terão que ter aprovação prévia da diretoria;
v. Não atendidas as recomendações dos itens i a iii, as emissões das passagens não serão aprovadas.
4. Aquisição em conformidade com os requisitos:
i. De posse da aprovação do gerente (item 2 ii), o colaborador acessa o sistema da agência de viagens, pesquisa pelos voos que melhor atendam aos requisitos citados no “item 3 – requisitos”,
efetua a reserva das passagens aéreas, inserindo no campo “Observações” o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto, centro de custo e outros dados.
ii. A secretária recebe um e-mail automático do sistema da agência de viagens com os dados da passagem aérea;
iii. A secretária verifica os dados, e, se não houver inconsistência na solicitação, procede a aprovação/compra no sistema da agência de viagens;
iv. A secretária insere a requisição no SGS e envia e-mail ao colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver.
5. Aquisição com exceções aos requisitos:
i. De posse da aprovação do gerente (item 2 ii), o colaborador acessa o sistema da agência de viagens, pesquisa pelos voos que melhor atendam aos requisitos citados em “III”, efetua a reserva das passagens aéreas, inserindo no campo “Observações” o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto e justificativa pela escolha de passagem aérea fora dos requisitos;
ii. O colaborador solicita autorização à diretoria por e-mail contendo os dados da reserva (cópia da tela do sistema da agência de viagens) e justificativa. Recebido a aprovação da Diretoria, envia a aprovação da viagem em até 4 horas para a secretária de Campinas, que efetua a aprovação e respectiva compra dos bilhetes no sistema da agência de viagens;
iii. A secretária insere a requisição no SGS, anexando o e-mail de aprovação e envia e-mail ao colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver.
6. Aquisições para viagens de terceiros:
i. O terceiro solicita ao gerente a compra da passagem aérea, informando data e horário do compromisso;
ii. O gerente demandará ao responsável da área que tem acesso ao sistema da agência de viagens para pesquisa pelos voos que melhor atendam aos requisitos citados em “III”, efetua a reserva das passagens aéreas, inserindo no campo “Observações” o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto;
iii. Caso algum dos requisitos não seja atendido, o responsável pela área técnica deverá efetuar a reserva das passagens aéreas e obter aprovação da diretoria por e-mail contendo os dados da reserva (cópia da tela do sistema da agência de viagens) e justificativa;
iv. O responsável pela área técnica envia a aprovação da viagem em até 4 horas para a secretária de Campinas, que efetua a aprovação e respectiva compra dos bilhetes no sistema da agência de viagens;
v. A secretária insere a requisição no SGS, anexando o e-mail de aprovação e envia e-mail ao colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver.
7. Viagens internacionais:
i. De posse da aprovação do gerente (item 2 ii), o colaborador deverá entrar em contato diretamente com a agência de viagens pelo e-mail stevan.itu@flytour.com.br, recebe a cotação dos voos que
melhor atendam aos requisitos citados em “III”, efetua a reserva das passagens aéreas, informando o centro de custo (área) e subcentro de custo (projeto).
ii. O colaborador solicita autorização da diretoria por e-mail contendo o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto e outros dados que julgar necessários, como TRF que compreende a viagem.
iii. O colaborador encaminha o e-mail com a autorização para a agência de viagens - stevan.itu@flytour.com.br – solicitando emissão da passagem, copiando a secretária de Campinas. iv. A secretária recebe um e-mail automático do sistema da agência de viagens com os dados da
passagem aérea;
v. A secretária insere a requisição no SGS, anexando o e-mail de aprovação e envia e-mail ao colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver.
8. Viagens internacionais para terceiros:
i. O terceiro solicita ao gerente a compra da passagem aérea, informando data e horário do compromisso;
ii. O gerente demandará ao responsável da área que deverá entrar em contato diretamente com a agência de viagens pelo e-mail stevan.itu@flytour.com.br, recebe a cotação dos voos que melhor atendam aos requisitos citados em “III”, efetua a reserva das passagens aéreas, informando o centro de custo (área) e subcentro de custo (projeto);
iii. O responsável da área solicita autorização da diretoria por e-mail contendo o motivo da viagem com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto e outros dados que julgar necessários, como TRF que compreende a viagem;
iv. O responsável da área encaminha o e-mail com a autorização para a agência de viagens - stevan.itu@flytour.com.br – solicitando emissão da passagem, copiando a secretária de Campinas. v. A secretária recebe um e-mail automático do sistema da agência de viagens com os dados da
passagem aérea;
vi. A secretária insere a requisição no SGS, anexando o e-mail de aprovação e envia e-mail ao colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver.
9. Alterações e cancelamentos:
Para alterações ou cancelamentos das passagens aéreas é necessário entrar em contato com as secretárias em horário comercial.
10. Emergências – para uso exclusivo dos colaboradores da Softex
O atendimento emergencial será realizado pela agência através dos telefones: 4004-0025 ou (11) 4506-7888. Para esse atendimento será necessário fornecer o nome da empresa e a senha - "S1F2T3".
Entende-se como urgência/emergências ações após as 18hs, e que estejam esgotadas as possibilidades de resolução por uma das secretárias da Softex, ex: cancelamentos, perda ou de emissão de voo.
12. Reserva de hotéis
O sistema da agência de viagens permite a reserva de hotéis credenciados, e o pagamento deverá ser feito no balcão/hotel através das diárias recebidas.
Observação: como a agência cobra por movimentação, é importante que todos os itens da viagem (passagem, hotel e aluguel de veículos) sejam contratados em uma única movimentação/pedido no sistema.
13. Tabelas de Diárias
TIPOS DE DIÁRIAS
SOFTEX
VALORREEMBOLSOS DE/PARA
AEROPORTOS URBANOS
Terceiro/ Consultores – mediante reembolso R$ 535,00 Sim *Sim
50% ida/ volta no mesmo dia R$ 267,50 Sim Sim
Equipe SOFTEX R$ 535,00 Sim **Sim
50% ida/ volta no mesmo dia R$ 267,50 Sim **Sim
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 267,50 Sim ***Sim América do Norte, Sul e Central - Consultores 70% + 30% c/reembolso (U$ 300
hospedagem e U$200 alimentação) US$ 500,00 Somente no Brasil Não
Europa e Ásia – Equipe Softex, e Consultores 70% + 30% c/reembolso (€ 300 + €
200) € 500,00 Somente no Brasil Não
*Sim – considerando o limite da diária **Sim - somente para Capitais exceto Campinas e Brasília onde temos serviços de traslado ***Para viagens com retorno antes das 14hs não será concedida meia diária.
TIPOS DE DIÁRIAS
MCTI
(Brasil Mais TI, PPI 2013 e TI Maior) VALOR
REEMBOLSOS DE/PARA
AEROPORTOS URBANOS
Terceiro/ Consultores – mediante reembolso R$ 500,00 Sim Sim
50% ida/ volta no mesmo dia - (manhã e tarde) R$ 250,00 Sim Sim
Equipe SOFTEX R$ 500,00 Sim Sim
50% ida/ volta no mesmo dia - (manhã e tarde) R$ 250,00 Sim Sim
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 250,00 Sim Sim
Diárias internacionais – Equipe SOFTEX
PPI 2013 e TI Maior (Consultores 70% + 30%) U$/€ 550,00 Sim *Não
Diárias internacionais – Equipe SOFTEX
Brasil Mais TI (Consultores 70% + 30%) U$/€ 550,00 Sim *Não
*Serão reembolsados os trechos urbanos somente para transporte de material promocional para a feira/ evento se comprovado. TIPOS DE DIÁRIAS
APEX
*HOSPEDAGEM ALIMENTAÇÃO ETRANSPORTE
REEMBOLSOS DE/PARA
AEROPORTOS URBANOS Equipe SOFTEX, (Rio de Janeiro, Brasília e São Paulo) R$ 450,00 R$ 300,00
Não haverá reembolso. O pagamento será efetivado somente nas cidades de Campinas e Brasília via motorista credenciado antecipadamente agendado pela secretária.
N
ã o
Terceiro/Consultores mediante reembolso) R$ 300,00 R$200,00
Ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 300,00
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 300,00 Equipe SOFTEX - Todas as outras regiões R$ 380,00 R$ 250,00
Ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 300,00
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 300,00 Diárias internacionais
América do Norte, Sul e Central – Equipe SOFTEX US$ 300,00 US$ 200,00 América do Norte, Sul e Central - Consultores 70% + 30%
c/reembolso US$ 300,00 US$ 200,00
Outras regiões incluindo Cuba – Equipe Softex, e
TIPOS DE DIÁRIAS
FINEP
Diferencial VALORREEMBOLSOS DE/PARA
AEROPORTOS URBANOS Terceiro/ Consultores – mediante reembolso
FINEP V
R$ 450,00 Sim *Sim
60% ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 270,00 Sim *Sim
Equipe SOFTEX R$ 450,00 Sim **Sim
60% ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 270,00 Sim **Sim
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 270,00 Sim Sim
Terceiro/ Consultores – mediante reembolso
FINE
P VI
R$ 397,00 Sim *Sim
60% ida/ volta no mesmo dia - (manhã e tarde) R$ 238,20 Sim *Sim
Equipe SOFTEX R$ 397,00 Sim **Sim
50% ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde) R$ 238,20 Sim **Sim
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs R$ 238,20 Sim Sim
Diária Internacional Equipe SOFTEX integral
Consultores 70% + 30% mediante prestação de contas
FINEP V
e VI U$500,00 Sim Não
*Sim - Será reembolsado até o limite da diária **Sim - somente para Capitais Exceto Campinas e Brasília que possui serviço de traslado
14. Competências
VIAJANTE AUTORIZADOR
Presidente Vice Presidente Executivo
Vice Presidente Executivo Presidente e/ou Diretor
Diretor Vice Presidente Executivo e/ou outro Diretor
Gerentes Vice Presidente Executivo e/ou Diretor
Coordenadores Gerente da área ou Diretor
Demais colaboradores Gerente da área ou Diretor
Consultores Gerente da área ou Diretor
15. Procedimentos gerais
1- Quando o valor das diárias pagas/creditadas, em um mesmo mês, for igual ou superior a 50% do salário mensal do profissional, serão efetuados os descontos na forma da tabela do IRRF;
2- A pedido do colaborador, o Diretor/Gerente da área poderá autorizar que a viagem seja realizada com reembolso de despesas, ao invés de pagamento de diárias;
3- Para viagens internacionais não será paga diária complementar do dia seguinte com pousada, se o retorno da viagem ocorrer antes das 14hs;
4- Para viagens internacionais a taxa de cambio do dólar de viagem será consultada no site do Banco do Brasil, do dia da emissão da SVI, ‘em dólar turismo, venda’;
5- Para Consultores – PF e PJ
a. Não será paga diária de viagem e sim reembolso de despesas, limitado ao valor da diária; b. Em casos especiais, o Gerente da área poderá autorizar adiantamento para despesas de
viagem, em valor não superior a 70% do total previsto;
c. No caso das PJ’s o adiantamento e o reembolso deverá ser efetuado em nome do viajante, a PJ deverá indicar os dados pessoais do beneficiário para o referido pagamento;
d. No retorno da viagem de Consultor a PJ do mesmo (ou ele próprio quando PF) deve fazer a entrega dos documentos previstos em “6 a.” a Secretária, em até 5 dias úteis após o retorno. A falta de entrega dos documentos mencionados, impede a autorização de nova viagem para a mesma PJ/consultor;
e. O limite do dispêndio não pode ultrapassar o valor das diárias, mesmo com comprovantes. Situações especiais devem ser analisadas pelo Gerente da área e submetidas à aprovação da Diretoria.
6- O valor do transporte “de e para” aeroportos serão reembolsados mediante apresentação de comprovantes;
7- No retorno da viagem o profissional deve entregar a SOFTEX/Secretaria:
a. Os comprovantes de despesas, previstos em contratos ou TRF, devem ser entregues a SOFTEX/Secretaria, em até 5 dias úteis após o retorno da viagem, juntamente com o comprovante do check-in;
b. A falta de entrega dos comprovantes e do relatório da viagem (caso exigido), impedirá a liberação do profissional para nova viagem.
8- Viagens com recursos APEX
a. Para todas as viagens a Softex irá pagar o valor da hospedagem mediante reserva antecipada do hotel, e será exigida a apresentação da comprovação da hospedagem na prestação de contas da viagem. A diária de alimentação e transporte é paga integralmente. O comprovante da hospedagem deve ser enviado para a Softex juntamente com o comprovante de embarque. O profissional não poderá realizar nova viagem enquanto essa prestação de contas não for efetivada e regularizada;
b. Não haverá reembolso de traslados/taxi – De e Para aeroportos ou interurbanos, no país ou no exterior, pois é considerado que a diária denominada “alimentação e transporte” cubra gastos com alimentação, locomoção e outros tipos de despesa, com exceção nas cidades de Brasília e Campinas, e não há necessidade da apresentação de comprovação.
9- Para os Profissionais SOFTEX
a. Quando os dispêndios com a viagem, incluindo hospedagem, alimentação e deslocamentos na(s) localidade(s) de destino forem superiores ao valor da diária, o viajante deve preencher a solicitação de reembolso (RDG), anexando comprovantes de TODAS as despesas, solicitando o complemento correspondente.
NEY GILBERTO LEAL VICE-PRESIDENTE EXECUTIVO
