Gestão do Conhecimento aplicada às Cooperativas de Crédito

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(1)UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA CENTRO TECNOLÓGICO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA E ESTATÍSTICA CURSO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO. A GESTÃO DO CONHECIMENTO APLICADA ÀS COOPERATIVAS DE CRÉDITO: DESENVOLVIMENTO DE UM PORTAL CORPORATIVO PARA O CREDCREA. FERNANDO GOMES GUILHERME MAZZUCCO PORTELA. Trabalho de conclusão de curso apresentado como parte dos requisitos para obtenção do grau de Bacharel em Sistemas de Informação.. Florianópolis - SC 2005/1.

(2) FERNANDO GOMES GUILHERME MAZZUCCO PORTELA. A GESTÃO DO CONHECIMENTO APLICADA ÀS COOPERATIVAS DE CRÉDITO: DESENVOLVIMENTO DE UM PORTAL CORPORATIVO PARA O CREDCREA. Trabalho de conclusão de curso apresentado como parte dos requisitos para obtenção do grau de Bacharel em Sistemas de Informação.. ORIENTADOR: PROF. ROGÉRIO CID BASTOS, DR.. BANCA EXAMINADORA. PROF. MASANAO OHIRA, M. SC.. PROF. FERNANDO OSTUNI GAUTHIER, DR. ENG..

(3) Dedico este trabalho a toda a minha Família, especialmente aos meus pais, Gelásio e Eugeni, e a minha namorada Abelaine pelo carinho, incentivo e apoio ao longo dos meus estudos. (Fernando). Dedico este trabalho a minha Família, em especial ao meu pai Luiz Fernando, a minha mãe Valéria, a minha irmã Carolina, e a minha namorada Bianca (Guilherme).

(4) Agradecemos às nossas famílias, às nossas namoradas, ao nosso orientador e membros da banca pela contribuição nos estudos que originaram este ensaio, pela amizade e disponibilidade em trabalhar conosco, aos amigos e todos que de alguma forma ajudaram na realização deste trabalho..

(5) Resumo O presente trabalho tem como objetivo principal a construção de um portal corporativo para uma cooperativa de crédito. Escolheu-se como organização foco a cooperativa de crédito CredCrea. Para criar este portal foram: analisadas e estudadas a estrutura e natureza da organização; diagnosticadas as necessidades tecnológicas presentes nos processos organizacionais; verificadas as possíveis soluções tecnológicas aplicáveis ao caso; e, por fim, realizadas as etapas de modelagem e implementação do portal. Como resultado do estudo, obteve-se uma solução baseada na Gestão do Conhecimento.. Palavras-Chave: Organizacional.. Gestão. do. Conhecimento,. Portais. Corporativos,. Análise.

(6) Lista de Figuras Figura 1: Dados, Informações e Conhecimento Figura 2: Principais componentes de um Portal Corporativo Figura 3: Diagrama de Seqüências caso de uso Gestão de Documentos Figura 4: Diagrama de Seqüências caso de uso Roteamento de Tarefas Figura 5: Diagrama de Seqüências caso de uso Canais de Comunicação Figura 6: Diagrama de Seqüências caso de uso Informações sobre Mercado Financeiro e Econômico Figura 7: Diagrama de Seqüências caso de uso Mecanismos de Busca Figura 8: Diagrama de Seqüências caso de uso Cadastro de Usuários Figura 9: Modelo Conceitual do Portal Figura 10: Página Principal do Portal Corporativo do CredCrea Figura 11: Menu Usuário Figura 12: Cenário Econômico Figura 13: Resenha Financeira Figura 14: Maquina de Busca Figura 15: Categorias de Documentos Figura 16: Documentos Pertencentes à categoria Prestação de Contas Figura 17: Lista de Contatos para se enviar mensagens Figura 18: Tela para Envio de Mensagem Figura 19: Tela para Envio de WebLink Figura 20: Tela para Envio de Notícias.

(7) Sumário. 1.. Introdução..................................................................................................................... 9 1.1 Considerações Iniciais ............................................................................................ 9 1.2 Justificativas......................................................................................................... 10 1.3 Objetivos.............................................................................................................. 10 1.3.1 Objetivo Geral .............................................................................................. 11 1.3.2 Objetivos Específicos ................................................................................... 11 1.4 Limitações............................................................................................................ 11 1.5 Estrutura............................................................................................................... 12. 2.. O Cooperativismo e a necessidade da Gestão do Conhecimento ................................. 14 2.1 Introdução ............................................................................................................ 14 2.2 Cooperativismo .................................................................................................... 14 2.2.1 Princípios ..................................................................................................... 15 2.2.2 Cooperativismo de Crédito ........................................................................... 17 2.2.3 Estrutura....................................................................................................... 18 2.3 O Cooperativismo e as Informações ..................................................................... 18 2.4 O Papel da Gestão do Conhecimento .................................................................... 19 2.4.1 A sociedade da Informação........................................................................... 19 2.4.2 A Gestão do Conhecimento .......................................................................... 22 2.5 Os Portais............................................................................................................. 23 2.6 Portais Corporativos ............................................................................................. 24 2.6.1 Arquitetura ................................................................................................... 25 2.6.2 Requisitos..................................................................................................... 26 2.7 Conclusões ........................................................................................................... 29. 3.. CredCrea ..................................................................................................................... 31 3.1 Introdução ............................................................................................................ 31 3.2 Estrutura............................................................................................................... 31 3.3 Processos Organizacionais.................................................................................... 32 3.3.1 Processos Organizacionais Analisados.......................................................... 33 3.4 Análise dos Sistemas de Informação..................................................................... 34 3.5 Necessidades Constatadas .................................................................................... 35 3.5.1 Falta de uma fonte única de informações sobre o mercado econômico .......... 36 3.5.2 Falta de meios para os cooperados exporem e discutirem suas opiniões ........ 36 3.5.3 Divulgação dificultada das decisões tomadas pelas assembléias, e pelo conselho fiscal a todos os cooperados........................................................................... 37 3.5.4 A não conversão de forma alguma do conhecimento tácito dos funcionários para o conhecimento explícito destes............................................................................ 37 3.5.5 A falta de formas de ensino para os funcionários .......................................... 37 3.5.6 A digitalização do Roteamento de Tarefas .................................................... 38 3.6 A idealização do portal cooperativa de crédito...................................................... 38 3.6.1 Os objetivos do portal................................................................................... 39 3.6.2 Características e Benefícios do Portal ........................................................... 39 3.6.3 O Problema da Aceitação do Portal............................................................... 40. 4.. Modelagem do Portal .................................................................................................. 41 4.1 Introdução ............................................................................................................ 41 4.2 A Análise do Sistema ........................................................................................... 42.

(8) 4.2.1 Sumário Executivo ....................................................................................... 42 4.2.2 Requisitos Funcionais e Não-Funcionais do Sistema..................................... 43 4.2.3 Divisão dos Casos de Usos ........................................................................... 44 4.3 Primeiro Ciclo ...................................................................................................... 44 4.3.1 Gestão de Documentos ................................................................................. 44 4.3.2 Roteamento de Tarefas ................................................................................. 46 4.4 Segundo Ciclo ...................................................................................................... 47 4.4.1 Canais de Comunicação................................................................................ 47 4.4.2 Informações sobre o mercado financeiro e econômico .................................. 49 4.5 Terceiro Ciclo ...................................................................................................... 50 4.5.1 Mecanismos de Busca................................................................................... 50 4.5.2 Cadastro de Usuários .................................................................................... 52 4.6 Modelo Conceitual ............................................................................................... 53 5.. Implementação............................................................................................................ 55 5.1 Introdução ............................................................................................................ 55 5.2 Tecnologias Utilizadas ......................................................................................... 55 5.2.1 PHP .............................................................................................................. 55 5.2.2 MySQL ........................................................................................................ 55 5.2.3 Mambo ......................................................................................................... 56 5.3 O Portal Corporativo do CredCrea........................................................................ 56 5.3.1 Página Principal............................................................................................ 57 5.3.2 Menu Usuário ............................................................................................... 58 5.3.3 Resenha Financeira e Cenário Econômico..................................................... 59 5.3.4 Maquina de Busca ........................................................................................ 61 5.3.5 Gerenciamento de Documentos..................................................................... 62 5.3.6 Envio de Mensagens ..................................................................................... 63 5.3.7 Outras Funcionalidades................................................................................. 65. 6.. Conclusões e Recomendações ..................................................................................... 66 6.1 Conclusões ........................................................................................................... 66 6.2 Recomendações para Trabalhos Futuros ............................................................... 68. 7.. Referências Bibliográficas .......................................................................................... 69. Apêndices............................................................................................................................ 72 Apêndice 1: Artigo........................................................................................................... 73 Apêndice 2: Questionários aplicados à análise das necessidades da cooperativa. .............. 78 Apêndice 3: Código Fonte................................................................................................ 80.

(9) 1. Introdução. 1.1. Considerações Iniciais A quantidade de informações e dados nas empresas tem crescido de forma. exagerada, criando uma grande dificuldade para que os profissionais consigam absorver todo o conteúdo disponível (BARBIERI, 2001). Isto se dá, conforme explica De Paula (2001), porque “os avanços tecnológicos atuais levaram as empresas a ter que lidar com excessivos volumes de informações, onde a gestão da informação torna-se imprescindível para administrar todo o conhecimento armazenado”. “Freqüentemente este conhecimento se encontra espalhado pelas diversas bases de dados das empresas, nos diversos arquivos não estruturados, que acabam dificultando o acesso às informações, tornando deficiente o serviço a ser prestado. Há a necessidade de se filtrar as informações de forma adequada, para que somente aquelas realmente relevantes ao modelo de negócio das empresas sejam utilizadas” (G&P, 2004). Recentemente, surgiu um novo conceito, o portal corporativo, que visa integrar dados não estruturados aos dados estruturados dos bancos de dados, fornecendo acesso às informações a partir de uma interface individualizada, disponível na rede corporativa, constituindo-se de um único ponto de acesso a todos os recursos de informação e conhecimento da empresa (RUBIN, 2003). O portal corporativo tornou-se importante ferramenta para as empresas, principalmente as grandes, que competem em mercados onde o acesso eficiente às informações é requisito básico para o sucesso (TERRA, 2004)..

(10) 10. 1.2. Justificativas A demanda por organização de dados, informações, integração de sistemas,. acesso às aplicações disponíveis em uma empresa tem exigido dos profissionais de Sistemas. de. Informação,. soluções. que. atendam. satisfatoriamente. estas. necessidades. Foi observado um segmento, neste caso, a Cooperativa de Economia e Crédito Mútuo dos Profissionais do CREA da Região Metropolitana de Florianópolis – CredCrea, que necessita deste tipo de solução para agilizar, organizar, integrar, melhorar a troca de informação nos diversos níveis do negócio entre os profissionais deste segmento, no caso, os engenheiros associados a esta cooperativa. 1.3. Objetivos Grande parte dos portais não foi concebido para distribuir as informações de. forma eficiente e estruturada, apesar de seu papel ser bem definido100. Como bem observa Barbieri (2001), “o que se vê são configurações que centralizam o acesso aos serviços e pedaços não estruturados de dados”. Aumentar a eficácia dos portais implica em facilitar a colaboração dos funcionários no que se refere ao conteúdo. Eles também precisam classificar o conteúdo para encontrar a informação contextualizada e transformá-la em conhecimento, com agilidade. Com essa postura a empresa ganha identidade e personalidade. A web passa a ser um braço da organização, sua marca e sua mente. O portal de uma empresa deve, antes de qualquer coisa, se parecer com ela. A web, desta forma, deve ser usada como meio para promover a retirada do conhecimento das gavetas da empresa, e explicitá-las aos profissionais que nela atuam. E é com base nestas diretrizes que são traçados os objetivos deste projeto..

(11) 11. 1.3.1. Objetivo Geral Modelar,. montar. e. propor. uma. solução. baseada. na. Gestão. do. Conhecimento, especificamente um Portal Corporativo, para a Cooperativa de Economia e Crédito Mútuo dos Profissionais do CREA da Região Metropolitana de Florianópolis – CredCrea, visando aumento de produtividade e melhor utilização dos recursos disponíveis. 1.3.2. Objetivos Específicos Para alcançar o objetivo geral supracitado, este trabalho se dividirá em. etapas específicas, de acordo com os métodos de planejamento de Sistemas de Informação. Deste modo, este trabalho conta com os seguintes objetivos específicos: ·. Analisar a natureza e estrutura da organização em questão, com ênfase em seus processos organizacionais e sistemas de informação;. ·. Definir a solução de Gestão do Conhecimento adequada às necessidades da organização;. ·. Realizar a análise e o projeto da solução escolhida;. ·. Estabelecer uma plataforma livre para o portal, utilizando as tecnologias gratuitas disponíveis no mercado.. ·. 1.4. Implementar um protótipo da solução definida.. Limitações Este trabalho se limitará à implementação de um protótipo do portal. corporativo, não exaurindo todos os problemas propostos na modelagem do próprio, como o controle de hierarquia, por exemplo. Deste modo, o trabalho dará mais ênfase à análise dos processos organizacionais, estudo da solução de Gestão do.

(12) 12. Conhecimento que será aplicada ao caso concreto e análise das ferramentas da solução que se mostrarem mais adequada à solução das necessidades constatadas. O trabalho não abrangerá o diagnostico das necessidades, e conseqüente especificação de funcionalidades, referentes ao processo organizacional de análise de crédito. 1.5. Estrutura Este trabalho está estruturado em seis capítulos. No primeiro capítulo o. trabalho é descrito de uma forma geral, apresentando suas origens, seus, objetivos, motivações, justificativas, limitações, e a presente descrição de sua estrutura. Em seu segundo capítulo, busca-se justificar a necessidade da Gestão do Conhecimento. nas. Cooperativas.. Em. outras. palavras,. se. analisa. mais. profundamente o Cooperativismo e a Gestão do Conhecimento, e traça-se um paralelo entre os dois temas. O terceiro capítulo cuida da análise dos processos organizacionais do CredCrea, dos sistemas computacionais, de informação ou não, já existentes, além de estudar e analisar as necessidades da cooperativa em termos de gestão da informação, e, portanto definir os problemas a serem tratados. No quarto capítulo é realizada a análise do sistema e realizada a Modelagem do Portal Corporativo. Assim, serão coletados os requisitos, bem como realizada a estruturação das classes, feitos casos de usos, e definidas as funcionalidades que vão estar presentes no portal. No quinto capítulo é apresentada a implementação do projeto. Neste capítulo, portanto, são implementadas as soluções obtidas ao longo do projeto, e constatados seus resultados na prática..

(13) 13. Por fim, o capítulo seis trata das conclusões obtidas durante a realização do trabalho, perspectivas futuras para este trabalho, e recomendações para a continuação deste trabalho..

(14) 2. O Cooperativismo e a necessidade da Gestão do Conhecimento. 2.1. Introdução Neste. capítulo. buscou-se. justificar. a. necessidade. da. Gestão. do. Conhecimento nas Cooperativas. Para tanto foi necessário realizar um maior aprofundamento sobre a teoria do cooperativismo, com enfoque no cooperativismo de crédito, objetivando um entendimento maior sobre o funcionamento de uma cooperativa de crédito em geral. Além disso, este capítulo ainda contém uma apresentação da própria teoria da Gestão do Conhecimento, abordando seu surgimento, conceito, e sua necessidade nas organizações. Por fim o capítulo especifica e apresenta a solução tecnológica, baseada na Gestão do Conhecimento, que será aplicada no trabalho, os Portais Corporativos. 2.2. Cooperativismo O cooperativismo tem sua origem na Inglaterra, conforme nos ensina. Oliveira (1984), por iniciativa de operários da cidade de Rochdale, Manchester, Inglaterra, quando estes operários, prejudicados pelo novo modelo industrial, em que as máquinas passavam a tomar o lugar dos operários, começaram a pensar em novas maneiras de conseguirem o sustento de suas famílias. Começaram então a poupar pequenas partes de seus rendimentos por um ano para tentarem construir algo que pudesse tirá-los da situação em que se encontravam. Esses operários eram em número de 28 pessoas sendo 27 homens e 1 mulher, que conseguiram economizar 28 libras..

(15) 15. Com estas economias eles formaram a Sociedade dos Probos Pioneiros de Rochdale Limitada e inauguraram o famoso armazém Toad Lane, ou Beco do Sapo. E desta forma eles criaram o conceito de cooperativa que é aplicado até os dias de hoje como sendo uma associação autônoma de pessoas que se unem, voluntariamente, para satisfazer aspirações e necessidades econômicas, sociais e culturais comuns, por meio de uma empresa de propriedade coletiva e automaticamente gerida (OLIVEIRA, 1984). As Cooperativas são, portanto, organizações que se baseiam em valores de ajuda mútua e responsabilidade, democracia, igualdade, eqüidade e solidariedade, para solucionar necessidades de seus associados. (CREDCREA, 2005) 2.2.1. Princípios Os operários de Rochdale ao criar a cooperativa também estabeleceram. princípios que perduram até hoje em qualquer tipo de cooperativa. Esses princípios foram reconhecidos e ratificados pela Aliança Cooperativa Internacional – órgão que busca a integração entre cooperativas em âmbito internacional (OLIVEIRA ,1984). A primeira ratificação ocorreu em 1937 e a segunda em 1966, ambas mantendo a base dos princípios de Rochdale, que conforme o site do CredCrea (2005) são: a) Adesão Voluntária e Livre As Cooperativas são organizações voluntárias, abertas a todas as pessoas aptas a utilizar seus serviços e assumir responsabilidades como Cooperados, sem discriminações sociais, raciais, políticas, religiosas e de sexo..

(16) 16. b) Gestão democrática pelos Cooperados As Cooperativas são organizações democráticas, controladas pelos seus Cooperados, que participam ativamente na formulação de suas políticas e na tomada de decisões. Os homens e as mulheres, eleitos como representantes de outros membros, são responsáveis perante estes. c) Participação Econômica dos Cooperados Os Cooperados contribuem eqüitativamente para o capital de suas Cooperativas e o controlam democraticamente. Parte desse capital deve ser propriedade comum da Cooperativa. Os Cooperados recebem, habitualmente, uma remuneração pequena sobre seu capital subscrito, como condição de sua adesão. d) Autonomia e Independência As Cooperativas são organizações autônomas, de ajuda mútua, geridas pelos seus membros. Se firmarem acordos com outras organizações - incluindo instituições públicas - ou recorrerem a capital externo, devem fazê-lo em condições que assegurem o controle democrático pelos seus Cooperados e nas quais se mantenha a autonomia das Cooperativas. e) Educação, Formação e Informação As Cooperativas promovem a educação e a formação dos seus Cooperados, dos representantes eleitos e dos trabalhadores de forma que possam contribuir eficazmente para o desenvolvimento da instituição. Informam o público em geral, particularmente os jovens e os líderes de opinião, sobre a natureza e as vantagens da cooperação..

(17) 17. f) Intercooperação Ativa cooperação entre as Cooperativas em plano local, nacional e internacional, trabalhando em conjunto servem de forma mais eficaz a seus membros e dão mais força ao movimento cooperativo. g) Interesse pela Comunidade As Cooperativas trabalham para o desenvolvimento sustentado das suas comunidades, através de políticas aprovadas pelos membros. Contribuem, concretamente, para tornar a sociedade mais justa e os valores humanos mais respeitados. A boa aceitação no mercado as permite fazer a diferença na vida social, cultural e econômica das pessoas. 2.2.2. Cooperativismo de Crédito As Cooperativas de crédito têm sua origem na Alemanha, em 1850, e no. Brasil, a primeira surge em 28 de dezembro de 1902, no estado do Rio Grande do Sul, desde esse tempo se mostrando muito importante como uma forma alternativa de se conquistar crédito no mercado. Mostrando-se eficaz também no fortalecimento da economia, na democratização do crédito, e na desconcentração de renda, o que acaba por acarretar no desenvolvimento social da comunidade onde atua. “Através do cooperativismo de crédito, o Cooperado tem à disposição várias opções de poupança e ao mesmo tempo, crédito de forma barata e simples” (SHARDONG, 1996). Assim, as Cooperativas tornam-se verdadeiros agentes na solução de problemas que são comuns a um grupo de pessoas, conseguindo melhores resultados sócio-econômicos em favor de todos..

(18) 18. As Cooperativas de crédito podem ser classificadas em rural ou urbanas, conforme a finalidade do crédito que estas concedem. Ambas têm o Banco Central como órgão normatizador e fiscalizador, são parte integrante do Sistema Financeiro Nacional e vinculadas às normas que o regem. 2.2.3. Estrutura O sistema de crédito corporativo, também conhecido como “bancos. populares”, é uma associação de trabalhadores, urbanos ou rurais, que prestam, a estes mesmos trabalhadores, todos os chamados serviços bancários. (OLIVEIRA, 1984) Em outras palavras, uma cooperativa pode ser considerada um banco de acesso fácil ao crédito, pois “não executa uma seleção muito rígida, exclui a figura do banqueiro, e promove a equalização das taxas de juros exatamente aos níveis dos custos da administração do dinheiro” (SHARDONG, 1996). Todo o excedente retorna ao associado, após o balanço social, ao contrário das Instituições bancárias, em que o excedente retorna ao banqueiro. Devido ao acima exposto, as cooperativas de crédito necessitam de toda a infra-estrutura de uma instituição financeira. Além disto, a estrutura deve comportar também mecanismos de fiscalização e de participação nas deliberações da associação, por parte de todos os associados, tal como o conselho fiscal, por exemplo. 2.3. O Cooperativismo e as Informações Conforme nos ensina Shardong (1996) “o cooperativismo de crédito vem. dando provas de grande vitalidade, com um elevado ritmo de expansão, seja em termos físicos (número de cooperativas), como de seus ativos, da capitalização e do nivelamento tecnológico a partir de centros de difusão”. Ainda alude o eminente.

(19) 19. doutrinador que a marca registrada desta crescente evolução vem sendo o “elevado nível de profissionalismo, [...], contemplando, principalmente, o planejamento estratégico, os sistemas operacionais, o desenvolvimento de recursos humanos, intercâmbio tecnológico inter-cooperativo, fortalecimento institucional, os processos de fiscalização interna e a educação cooperativista” (SHARDONG, 1996). A mensagem que pretende passar o doutrinador supracitado é que as cooperativas, assim como as demais formas de organizações presentes no cotidiano, estão elevando seu nível profissional de forma exponencial, devido ao fato de que se não realizarem esta profissionalização, não terão qualquer poder competitivo no mercado. Desta veemente importância do profissionalismo nas organizações contemporâneas, surge uma grande necessidade por informações. Estas informações devem ser cada vez mais precisas, e estar disponíveis a qualquer momento para o funcionário da organização, e a medida do possível, serem transformadas em conhecimento e retransmitidas aos mesmos funcionários, formando assim um ciclo vicioso. (TERRA, 2002) Nas cooperativas de crédito isto não é diferente. Aliás, as informações devem ser ainda mais precisas e disponíveis, tendo em vista o princípio da gestão democrática da cooperativa por parte dos cooperativados, que aumenta a participação destes na organização, em número e importância. 2.4. O Papel da Gestão do Conhecimento 2.4.1. A sociedade da Informação A sociedade dos dias de hoje é denominada por muitos autores como a. sociedade da informação. Isto acontece porque cada vez mais se percebe que a vida social e econômica, atual, é dirigida pelo conhecimento. Segundo o que ensina Schreiber (2000), se pode perceber esta influência no mercado atual observando,.

(20) 20. por exemplo, o vocabulário empregado para denominar produtos e componentes deste mercado, como “... smart products, intelligent systems, experts and knowledge systems, intelligent enterprise, smart homes, knowlodge workers, knowlodge intensive and learning organizations, the knowlegde economy”, e o próprio conteúdo destes produtos e serviços, que cada vez mais é dirigido pelo conhecimento. Schreiber (2000) diz também que os “top executives consider know-how to be the single most important factor in organizational success”, pois o trabalho que precisava de quatro homens-hora para fazer uma tonelada de aço, com o uso de computadores sofisticados passou a requerer apenas 45 minutos, ou seja, o conhecimento passa a ser um facilitador da vida humana, e assim ser muito valorado também. Mas o que é o conhecimento? Muitos pensadores já pesquisaram sobre o significado do conhecimento e ainda pesquisam, pois, não se chegou a um resultado completamente satisfatório do que seja esta palavra tão presente no mundo atual. Para Merton “conhecer é o processo de compreender e internalizar as informações recebidas, possivelmente combinando-as de forma a gerar mais conhecimento.” (MERTON APUD VALENTIN, 2003), ou seja, é a combinação de informações de modo a compreendê-las dentro de um contexto, obtendo como resultado mais conhecimento sobre aquele determinado contexto. Para Schreiber (2000), no entanto, para se entender o que é o conhecimento tem que se analisar esta palavra junto com outras duas que tem seus conceitos relacionados, que são: dados e informação. Estas palavras são freqüentemente usadas no dia-a-dia como sinônimas, mas não podem ser tratadas assim. Para se entender o que é o conhecimento, segundo o autor em tela, deve-se separar os conceitos de o que sejam dados e o que sejam informações. Por dados devemos.

(21) 21. entender que são todos “... the uninterpreted signals that reach our senses every minute by the zillinos. A red, green or yellow light in an intersection is one example” (SCHREIBER, 2000), ou como prefere Valentin (2003) “Elementos brutos, sem significado, desvinculado da realidade [...] São símbolos e imagens que não reduzem nossas incertezas”. As informações por sua vez são os dados com um significado, ou como ensina Drucker citado por Davenport (1998) “Dados com significado, relevância e propósito”. Sob outro ângulo Malhorta (1998) define a informação como a “Matéria-prima para o conhecimento”. Após separar os conceitos de dados e informações Schreiber (2000) passa a analise do que seja o conhecimento e nos ensina que o conhecimento nada mais é do que “... o corpo de dados e informações que uma pessoa trás para a prática e o usa em uma ação, para realizar tarefas e criar novas informações”. Segundo esta definição, vemos os dois principais aspectos do conhecimento: o propósito, ou seja, o conhecimento é aplicado para um propósito específico, e sua capacidade geradora de novas informações. No conceito exposto, aparece também a razão pela qual é difícil conceituarmos o que seja o conhecimento, que é a aplicação dele a um contexto. Assim, dependendo do contexto observado teremos noções diferentes do que seja o conhecimento. A linha de pensamento apresentada por Schreiber (2000) também é seguida por Drucker que é citado no próprio livro de Schreiber, definindo conhecimento como “a informação efetiva na ação, ou a informação focada em resultados”..

(22) 22. characteristic Data. uninterpreted raw. Information meaning attached Knowledge · attach purpose and competence to information · potential to generate action. exemple …---… SOS Emergency alert à Start rescue operation. Figura 1: Dados, Informações e Conhecimento. (fonte: SCHREIBER, 2000). 2.4.2. A Gestão do Conhecimento O conhecimento, como visto na figura 1, ganha cada dia mais importância no. cotidiano mundial, ou seja, cada vez mais usamos, consumimos, e vemos o conhecimento em nossas vidas. No entanto, para atender toda esta demanda por conhecimento o mercado teve que se atualizar acerca de seus métodos de produção, sua gerência interna, seus processos organizacionais, entre outras atividades (SCHREIBER, 2000). Neste exato momento, aliado aos grandes avanços na tecnologia da Informação, surge à disciplina da Gestão do Conhecimento. A Gestão do Conhecimento surge, portanto, em um momento em que cada vez mais é preciso fabricar conhecimento dentro das organizações para se conseguir atender a demanda por produtos com conhecimento (knowledge products). Há muitas interpretações diferentes para o significado da Gestão do Conhecimento e a melhor forma de seu uso dentro das organizações. Há de se ressaltar, no entanto, a definição de Gestão do Conhecimento dada por Terra (2000), que diz: “A Gestão do Conhecimento em seu sentido mais atual, pode ser considerada o esforço para melhorar o desempenho humano e organizacional por meio da facilitação de conexões significativas”. Em termos práticos, conforme nos diz o próprio autor supracitado, isso significa:.

(23) 23. ·. Garantir que todos dentro da organização tenham acesso ao conhecimento da organização, quando onde e na forma que eles necessitam;. ·. Ajudar e motivar que detentores de conhecimentos importantes compartilhem seu conhecimento, tornando mais simples o processo para esses indivíduos codificarem parte de seu conhecimento e/ou colaborarem com os outros.. 2.5. Os Portais Uma das ferramentas que mais se amolda ao conceito e às funções da. gestão do conhecimento, no mundo atual, são os portais. Tradicionalmente, um portal denota a idéia de uma porta, ou uma entrada. Na web, isto não é diferente. A idéia de um portal digital é coletar a informação de diferentes fontes e criar um único ponto do acesso à informação - uma biblioteca com conteúdo categorizado e personalizado (TERRA, 2004). Os portais populares como Yahoo, Lycos, UOL, AOL, começaram como um ponto de entrada para a web. No entanto, com a evolução dos meios tecnológicos, as páginas Web deixaram de ter uma aparência e funcionamento estáticos, para passar a permitir personalização, gerência do conhecimento, workflow, groupware, infra-estrutura funcional, e integração da informação e das aplicações (BARBIERI, 2001). Em pouco tempo, estes portais começaram a agregar os conteúdos mais relevantes e de qualidade dentro de seu espaço. Com isso, “tornaram-se não apenas pontos de entrada da web, mas também destinos finais para uma grande variedade de serviços e informações”, como ressalta Stoco (2002)..

(24) 24. Este conceito de acesso a informações e serviços migrou então para o universo. corporativo.. A. web. se. tornou. um. instrumento. para. diferentes. departamentos, divisões e indivíduos publicarem conteúdos ou incluírem um serviço corporativo ou um aplicativo de e-commerce (TERRA, 2002). 2.6. Portais Corporativos Os Portais Corporativos, também chamados de EIP's (Enterprise Information. Portals), são aplicações visualmente similares aos portais encontrados na Internet. Embora, em geral, sejam aplicações mais complexas que encontram justificativa no apoio à missão, às estratégias e aos objetivos da organização e colaboram para a criação e o gerenciamento de um modelo de negócios sustentável (TERRA & BAX, 2004). De acordo com Shilakes & Tylman (1998), os portais corporativos são aplicativos que permitem às empresas desbloquear informações armazenadas interna e externamente, provendo aos usuários uma única ponte de acesso à informação personalizada necessária para a tomada de decisões de negócios. Ainda neste texto, Shilakes & Tylman apontam os portais corporativos como uma oportunidade emergente de mercado; uma estratégia de negócios, formada por um conjunto de aplicativos de software que consolida, gerencia, analisa e distribui informações internamente, como também para o ambiente externo à organização, incluindo ferramentas de business intelligence, gestão de conteúdo, data-warehouse & mart, gestão de dados e informações. Conforme diz Terra (2002), portais corporativos são sistemas que provêm uma única fonte de acesso a toda a base de conhecimentos e de informações da empresa, que são relevantes para os trabalhadores do conhecimento, os knowledge workers. Os portais corporativos permitem a integração de vários tipos de aplicativos.

(25) 25. de software, como CRM, ERP, sistemas financeiros e sistemas de RH, em uma única plataforma e interface, incluindo páginas Web, documentos em Word, Power Point, etc., tudo acessível a partir de uma única interface. Deste modo pode-se concluir que os Portais Corporativos são instrumentos essenciais no esforço de compartilhar informação e conhecimento nas organizações. Representam a mudança necessária para se estabelecer uma plataforma única para o e-Business (B2C, B2B, etc), podendo também prover a integração, em tempo real, de diversos sistemas de informação; representando uma mudança substancial no modo de como será apresentada à informação e em como os muitos sistemas de back-end precisarão comunicar-se entre si (TERRA & BAX, 2004). 2.6.1. Arquitetura Segundo Dias (2001), a arquitetura básica de qualquer portal corporativo. segue, em linhas gerais, um modelo composto por assistente de informações, provido de um navegador Web e um servidor Web que possui os seguintes componentes: ·. Diretório de informações de negócio;. ·. Máquina de busca;. ·. Analisador de meta-dados;. ·. Ferramenta de publicação;. ·. Ferramenta de assinatura;. ·. Interfaces de importação e exportação de dados;.

(26) 26. Navegador Web Diretório de Informações de negócios. Processamento de decisões. Assistente de Informações. Data warehouse. Ferramenta de publicação. Meta-dados. Ferrramenta de assinatura. Perfis dos usuários. Analisador de meta-dados. Servidor Web. Inteligência de negócios. Bancos de dados operaciona is. Processamento colaborativo Automação de escritório Groupware. Interfaces export/import de dados. Meta-dados. Docs, e-mails, etc.. Perfis dos usuários Figura 2: Principais componentes de um Portal Corporativo. Fonte: DIAS, 2001. 2.6.2. Requisitos Para se reunir as várias tecnologias já existentes, tais como business. intelligence, gestão de documentos, automação de escritórios, groupware, data warehouse, Intranet etc., em um só produto, a indústria de informática tem aplicado a solução de portais corporativos. Há uma série de requisitos para que um portal corporativo seja aplicável. Dias apud Ecerson (2001), descreve 15 regras que resumem os principais requisitos de um portal corporativo: 1. Fácil para usuários eventuais à Os usuários devem conseguir localizar e acessar facilmente a informação correta, com o mínimo de treinamento, não importando o local de armazenamento dessa informação. Encontrar.

(27) 27. informações de negócios no portal deve ser tão simples quanto usar um navegador web. 2. Classificação e pesquisa intuitiva à O portal deve ser capaz de indexar e organizar as informações da empresa. Sua máquina de busca deve refinar e filtrar as informações, suportar palavras-chave e operadores booleanos, e apresentar o resultado da pesquisa em categorias de fácil compreensão. 3. Compartilhamento cooperativo à O portal deve permitir aos usuários publicar, compartilhar e receber informações de outros usuários. O portal deve prover um meio de interação entre pessoas e grupos na organização. Na publicação, o usuário deve poder especificar quais usuários e grupos terão acesso a seus documentos/objetos. 4. Conectividade universal aos recursos informacionais à O portal deve prover amplo acesso a todo e qualquer recurso informacional, suportando conexão com sistemas heterogêneos, tais como correio eletrônico, bancos de dados, sistemas de gestão de documentos, servidores web, groupwares, sistemas de áudio, vídeo etc. Para isso, deve ser capaz de gerenciar vários formatos de dados estruturados e não estruturados. 5. Acesso dinâmico aos recursos informacionais à Por meio de sistemas inteligentes, o portal deve permitir o acesso dinâmico às informações nele armazenadas, fazendo com que os usuários sempre recebam informações atualizadas. 6. Roteamento inteligente à O portal deve ser capaz de direcionar automaticamente relatórios e documentos a usuários selecionados..

(28) 28. 7. Ferramenta de inteligência de negócios integrada à Para atender às necessidades de informação dos usuários, o portal deve integrar os aspectos de pesquisa, relatório e análise dos sistemas de inteligência de negócios. 8. Arquitetura baseada em servidor à Para suportar um grande número de usuários. e. grandes. volumes. de. informações,. serviços. e. sessões. concorrentes, o portal deve basear-se em uma arquitetura cliente-servidor. 9. Serviços distribuídos à Para um melhor balanceamento da carga de processamento, o portal deve distribuir os serviços por vários computadores ou servidores. 10. Definição flexível das permissões de acesso à O administrador do portal deve ser capaz de definir permissões de acesso para usuários e grupos da empresa, por meio dos perfis de usuário. 11. Interfaces externas à O portal deve ser capaz de se comunicar com outros aplicativos e sistemas. 12. Interfaces programáveis à O portal também deve ser capaz de ser "chamado" por outros aplicativos, tornando pública sua interface programável (API – Application Programming Interface). 13. Segurança à Para salvaguardar as informações corporativas e prevenir acessos não autorizados, o portal deve suportar serviços de segurança, como criptografia10, autenticação11, firewalls12 etc. Deve também possibilitar auditoria dos acessos a informações, das alterações de configuração etc. 14. Fácil administração à O portal deve prover um meio de gerenciar todas as informações corporativas e monitorar o funcionamento do portal de forma centralizada e dinâmica. Deve ser de fácil instalação, configuração e.

(29) 29. manutenção, e aproveitar, na medida do possível, a base instalada de hardware e software adquirida/contratada anteriormente pela organização. 15. Customização e personalização à O administrador do portal deve ser capaz de customizá-lo de acordo com as políticas e expectativas da organização, assim como os próprios usuários devem ser capazes de personalizar sua interface para facilitar e agilizar o acesso às informações consideradas relevantes. 2.7. Conclusões A necessidade do conhecimento é inerente a todas as organizações. presentes no mercado, atingindo inclusive as cooperativas, de qualquer espécie. Isso se dá cada vez mais, pela elevação do nível de profissionalismo nestas organizações. Para suprir esta demanda de consumo de conhecimento, surge a disciplina da Gestão do Conhecimento, que busca meios de captar o conhecimento dentro do próprio processo produtivo da organização, e disponibilizá-los quando e onde precisarem. Uma das ferramentas que mais se amolda aos objetivos da Gestão do Conhecimento são os Portais Corporativos. Os portais Corporativos têm essa importância, devido ao fato de propiciarem de várias formas a produção e disponibilização de informações por parte dos seus usuários. Em outras palavras, as vantagens associadas aos Portais Corporativos consistem no fato de proporcionar um acesso único e centralizado, onde os usuários podem encontrar, extrair e analisar toda a informação que circula no ambiente corporativo (BARBIERI, 2001). Além disso, ele expande o âmbito atual da informação corporativa para um cenário em que os usuários finais, que consomem a informação, possam ser tanto empregados, como chefes ou administradores. E é com base nesses conceitos, que.

(30) 30. a solução dos Portais Corporativos, baseada na Gestão do Conhecimento, se mostra a mais adequada para alcançar o objetivo proposto no presente trabalho, de agilizar, organizar, integrar, melhorar a troca de informação nos diversos níveis do negócio entre os profissionais deste segmento, no caso, os engenheiros associados a esta cooperativa. Assim, o trabalho deve, neste momento, aplicar a solução escolhida à organização foco, de forma a analisar suas necessidades e solucioná-las mediante a criação de um portal corporativo. É o que se faz nos capítulos seguintes..

(31) 3. CredCrea. 3.1. Introdução Neste tópico buscou-se, através do estudo da estrutura da cooperativa, a. constatação das necessidades em termos de processo da organização. Para isso, fez-se necessário, a pesquisa de campo na cooperativa em tela. Nesta pesquisa, procurou-se analisar qual é a real função de cada pessoa dentro da empresa, quais as tarefas exercidas por estas pessoas, de que forma estas tarefas são exercidas, se existe algum sistema que auxilie esta pessoa no exercício da tarefa, entre outras análises. Para auxiliar na análise da organização, foram realizadas a construção e aplicação de um questionário junto aos membros diretores da cooperativa e funcionários. Antes, porém, da análise dos processos organizacionais necessário se fez uma especificação mais detalhada da estrutura organizacional da cooperativa de crédito CredCrea. 3.2. Estrutura A Cooperativa de Economia e Crédito Mútuo dos Profissionais do CREA da. Região Metropolitana de Florianópolis – CredCrea - é uma instituição financeira organizada sob forma de sociedade cooperativa e fiscalizada pelo Banco Central do Brasil. A Cooperativa não tem fins lucrativos, sua gestão é democrática e as eventuais sobras de balanço anual retornam aos cooperados. É administrada através de sistema dúplice, contendo uma Diretoria Executiva, formada por cinco membros, e por um Conselho de Administração composto de doze membros, nove.

(32) 32. efetivos e três suplentes, todos associados, eleitos em Assembléia Geral, sendo que dentre os nove Efetivos são eleitos os membros da Diretoria Executiva. Além dos órgãos executivos, a cooperativa ainda conta com conselho fiscal, órgão fiscalizador das operações financeiras e econômicas dos administradores, e do balanço social da cooperativa. Este órgão é formado por seis membros, sendo três efetivos e três suplentes. A missão da organização é “Promover o desenvolvimento econômico e social de seus cooperados, através da prestação de serviços financeiros com qualidade e custos baixos, orientado pelos princípios cooperativistas” (CREDCREA, 2005). É filiada a CECRED - Cooperativa Central de Crédito Urbano do Estado de SC . Através da Central integra um sistema de cooperativas de crédito constituído há mais de 50 anos na região de Blumenau e com mais de 30 mil cooperados1. 3.3. Processos Organizacionais Conforme ensina Davenport (1998) “Processo é um conjunto de atividades. que, juntas, produzem um resultado de valor para um destinatário. Processos são atividades, feitas por pessoas, usando métodos e ferramentas, que transformam entradas em saídas destinadas a algo, ou alguém”. Em outras palavras, os processos organizacionais são definidos por Harrington (1993) como “os instrumentos da implementação das estratégias da empresa, isto é, das ações que a empresa precisa tomar para aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças identificadas no ambiente de negócios”.. 1. Atualmente a CECRED tem seis filiadas: Viacredi, Creditêxtil, Concredi, Cecrisacred, Credifiesc e Credcrea com atuação em Blumenau, Florianópolis, Criciúma, Gaspar, Indaial, Rodeio, Ibirama, Itajaí, Jaraguá do Sul, Timbó, Pomerode e Brusque..

(33) 33. Para se entender as necessidades organizacionais da cooperativa CredCrea, fez-se necessário antes mesmo da análise das necessidades, o entendimento de quais eram os processos organizacionais que faziam parte da cooperativa, de que modo estes funcionavam, se havia algum sistema que ajudasse os funcionários na realização destes processos, quais funcionários estavam engajados nestes processos, entre outras questões. 3.3.1. Processos Organizacionais Analisados Os processos organizacionais constatados e analisados foram os seguintes: a) Assembléias Gerais É o processo organizacional em que os cooperados vêm deliberar sobre. questões cuja validade e eficácia devem atender a determinadas formalidades preceituadas na lei, já outras decisões são de competência da administração, de acordo com o estatuto da cooperativa. As assembléias gerais ocorrem pelo menos uma vez ao ano, para deliberar entre outras coisas sobre o balanço social e a remuneração da diretoria (pró-labore), e devem ter suas atividades totalmente registradas em ata. É importante ressaltar que alguns assuntos especiais, conforme consta no estatuto e também na legislação nacional, devem ter quoruns especiais para serem deliberados, como o da totalidade dos cooperados inclusive, necessitando assim de ampla divulgação da instalação da assembléia e de suas deliberações. b) Prestação de Contas Em virtude da grande manipulação do capital da cooperativa por parte dos administradores estes tem o dever de prestar contas aos cooperados anualmente, antes da Assembléia Geral Ordinária. Esta prestação é feita mediante depósito do documento na secretaria da cooperativa, ficando disponível a todos os cooperados.

(34) 34. interessados, nesta fiscalização. Outra cópia do documento de prestação de contas é disponibilizada diretamente ao conselho fiscal. c) Fiscalização de Contas Outro processo organizacional analisado foram as atividades de fiscalização de contas na cooperativa. A fiscalização de contas é direito de todos os cooperados. A fiscalização é feita de duas maneiras: através do conselho fiscal e de fiscalização por conta própria do cooperado (análise própria do documento de prestação de contas), caso em que qualquer dúvida é apurada na Assembléia Geral. O conselho fiscal procede com a fiscalização de contas através de várias atividades, como: examinar mensalmente o livro de caixa da organização; trimestralmente, exarar parecer sobre o estado de caixa da cooperativa; denuncia de possíveis erro ou fraudes; e, convocação de assembléia, em casos de não feitura do mesmo pelos administradores. d) Análise de Crédito O processo de análise de crédito é feito pelos funcionários da cooperativa no momento em que um cooperado solicita um serviço bancário à cooperativa. Neste momento devem ser analisados os requisitos necessários à concessão do serviço bancário. Neste processo há uma intensa comunicação entre os funcionários para conseguirem atender o cooperado o mais rápido possível, enviando documentos necessários e ordenando tarefas a seus subordinados. 3.4. Análise dos Sistemas de Informação Esta etapa do estudo da estrutura organizacional do CredCrea, buscou. examinar os sistemas de informação existentes na cooperativa, entender suas funcionalidades, objetivos, e seu papel dentro dos processos organizacionais. Os sistemas analisados foram:.

(35) 35. a) O website da cooperativa O site da cooperativa, hospedado no endereço www.credcrea.coop.br, é feito em php, e utiliza-se do banco de dado MySQL. A página não contém nenhuma funcionalidade mais especial, limitando-se a apresentar os serviços bancários oferecidos pela cooperativa, um histórico da organização e outras informações estáticas. A única funcionalidade mais dinâmica encontrada é a possibilidade de acesso à conta corrente por parte do cooperado, através de um link que remete ao sistema da CECRED, entidade que gerencia as contas correntes dos associados, através do convênio das cooperativas. b) Sistema Gerencial Não foi constatado nenhum sistema de gerenciamento específico para administração dos serviços prestados. A organização utiliza-se somente de programas manuais de planilha, edição de texto, para gerenciar as contas de seus cooperados. O sistema das contas correntes, bem como de outros serviços bancários é feito através do sistema do CECRED, que cuida destes em razão de convênio com a cooperativa em questão. 3.5. Necessidades Constatadas Após a análise dos processos organizacionais e das tarefas realizadas. rotineiramente pelos integrantes da organização, foi possível constatar algumas necessidades de melhoramentos referentes a estas tarefas. As principais necessidades constatadas foram: falta de uma fonte de informações sobre o mercado financeiro; o fato de somente em assembléias os cooperados poderem expor suas opiniões; a falta de divulgação das decisões tomadas (ata de assembléias); o conhecimento tácito dos funcionários quanto as.

(36) 36. suas funções não é de forma nenhuma explicitado; a falta de formas de ensino dos funcionários; e, o roteamento de tarefas só ser feito de forma manual 3.5.1 Falta de uma fonte única de informações sobre o mercado econômico Uma das tarefas realizadas diariamente pelos integrantes da cooperativa de crédito CredCrea é a busca por informações do mercado econômico. Mais especificamente sobre o mercado financeiro e sobre o cenário econômico. No entanto ocorre que estas informações não se encontram em um único site da web, e se encontram de forma muito prolixa. Isto acarreta uma perda de tempo de trabalho muito grande, pois se perde tempo na procura e na leitura de informações indesejadas. Portanto, chegou-se a conclusão da falta de uma fonte única e especifica de informações sobre o mercado financeiro e econômico. 3.5.2 Falta de meios para os cooperados exporem e discutirem suas opiniões As cooperativas são regidas, conforme visto no capítulo dois, pelo princípio da gestão democrática. Este princípio prevê que os cooperados participem ativamente nas suas políticas e tomadas de decisões. Isto realmente ocorre na cooperativa em questão, entretanto, de forma reduzida, pois somente podem fazer isto nas assembléias. Não existem meios destes poderem expor suas opiniões e crescerem idéias ao longo do tempo através de debates entre eles. Deste modo assuntos que devem ser apresentados de forma resumida em assembléias, podem não ganhar vulto por falta de compreensão dos outros cooperados, devido a falta de tempo, apesar de serem boas idéias..

(37) 37. 3.5.3 Divulgação dificultada das decisões tomadas pelas assembléias, e pelo conselho fiscal a todos os cooperados Também como conseqüência do princípio da gestão democrática das cooperativas, as decisões tomadas pela diretoria e pelas assembléias devem ser amplamente divulgadas para os cooperados. No entanto, estas divulgações somente ocorrem pelos meios físicos convencionais. Esta divulgação apesar de cumprir com o seu papel, poderia ser melhor realizada se houvesse uma divulgação através de meios de comunicação mais amplos, como os digitais, por exemplo. 3.5.4 A não conversão de forma alguma do conhecimento tácito dos funcionários para o conhecimento explícito destes O conhecimento tácito é aquele que se tem somente na forma imaterial, ou seja, somente “na cabeça de quem conhece”. Este conhecimento é natural de quem exerce alguma tarefa, entretanto, em uma organização deve ser a todo estimulado a ser convertido para conhecimento explícito, ou seja, explicitado de forma material. O conhecimento explícito é benéfico para o funcionamento de uma organização, porque ajuda no ensino dos funcionários quanto às funções exercidas na organização, e pode também poupar alguns gastos. Na organização em tela não se constatou nenhuma forma de exteriorização do conhecimento tácito dos seus funcionários. 3.5.5. A falta de formas de ensino para os funcionários Os funcionários não contam com nenhuma forma de aprenderem mais sobre. suas funções além da forma verbal e alguns manuais, que não são muito práticos. Isto é também uma decorrência da necessidade supracitada de explicitar o conhecimento tácito presente na organização, e assim facilitar o aprendizado das funções organizacionais da empresa..

(38) 38. 3.5.6. A digitalização do Roteamento de Tarefas A forma de distribuição de tarefas realizadas pelos chefes a seus. subordinados é feita de forma totalmente manual, ou de forma oral ou através de documentação. A digitalização deste processo poderia tornar esta distribuição mais fácil, poupando esforços e custos, como o de papel por exemplo. 3.6. A idealização do portal cooperativa de crédito Após análise dos processos organizacionais da cooperativa de crédito –. CredCrea. -. e. conseqüente. constatação. das. necessidades. funcionais. da. organização, buscou-se idealizar a aplicação da solução tecnológica escolhida, o portal corporativo, junto a organização analisada. A gestão do conhecimento, através da tecnologia dos portais corporativos, se mostra adequada para a solução das necessidades em questão, justamente por ter características cooperativas, e compartilhamento de conhecimentos, entre aqueles que fazem parte do sistema. É o que enfatizam Reynolds & Koulopoulos (1999) quando dizem que: “O caráter cooperativo do portal está no fato de ser visto como um sistema de informações centrado no usuário, integrando e divulgando conhecimentos e experiências de indivíduos e equipes, atendendo assim, aos padrões atuais das instituições baseadas no conhecimento”. No entanto, para realizar uma aplicação correta, e com sucesso, da tecnologia escolhida para o caso concreto, faz-se necessário, antes da modelagem do portal, analisar as peculiaridades do portal corporativo da cooperativa de crédito. Deste modo analisaremos os objetivos do portal, benefícios específicos do portal, o problema da aceitação deste por parte dos usuários, entre outras coisas..

(39) 39. 3.6.1. Os objetivos do portal Atualmente, o maior desafio dos sistemas de informação é o de prover a. informação certa no momento certo. Utilizando-se das tecnologias baseadas na web, os portais corporativos são mecanismos precisos para, a partir de um único ponto, fornecer o acesso a vários tipos de informação na hora que o usuário desejar, e propiciar até mesmo a formação de novas informações. O portal corporativo para a cooperativa de crédito tem exatamente este papel. Para isso, concebeu-se como principais funcionalidades do portal em tela, a criação de canais de comunicação entre os usuários, propiciar aos usuários a possibilidade de publicação de documentos para uso comum ou específico, acesso a aplicativos de organização pessoal do trabalho, acesso a fontes de informações internas e externas à corporação. Todas estas funcionalidades se coadunam com o objetivo geral do projeto de criar um ponto de acesso único a todas as informações e aplicativos que o usuário precisa, a treinamentos on-line e às orientações gerais para realizar o seu trabalho diário. Estes objetivos especificados foram escolhidos de forma a satisfazer os problemas constatados na análise da organização. É bom salientar que neste primeiro trabalho, não se busca o exaurimento das funções que o portal pode ter, mas sim apenas às funcionalidades necessárias à solução das necessidades arroladas. 3.6.2. Características e Benefícios do Portal Entre as principais características destaca-se por ser baseado em tecnologia. web (isto é, acessível via browser de qualquer ponto conectado à rede Internet), publicação descentralizada (possibilidade de publicação de informações por parte.

(40) 40. dos funcionários), integrado a bancos de dados (registro de informações ), com diversas possibilidades de acesso (em termos de personalização) e com uma dinâmica bastante acentuada. Entre seus principais benefícios estão: ·. Diminuição dos custos associados ao processo de gestão;. ·. Melhora no processo de comunicação entre os diversos agentes;. ·. Inserção de capital intelectual no processo de gestão e. ·. Proximidade dos cooperados com a administração.. 3.6.3. O Problema da Aceitação do Portal Os benefícios do portal anteriomente expostos devem ser amplamente. enfatizados aos executivos, de forma a convencê-los da importância do projeto, e da sua relação custo-benefício. Sem este ressalte nenhum projeto é levado adiante. Isto porque é neste ponto que a parte financeira do projeto toma relevância, e ninguém deseja gastar dinheiro em coisas inúteis. Outro problema que deve ser observado na construção de qualquer tipo de portal, ainda mais nos portais corporativos, é a aceitação deste por parte dos seus usuários, ou seja, o fato de que este será realmente usado por seus usuários. Para que este problema não ocorra “é preciso envolver os funcionários, ‘vender’ a idéia do portal, mostrando, através de exemplos práticos, que ele é uma ferramenta que pode ajudar no trabalho de cada um. O portal precisa fornecer ao usuário bons motivos para que ele seja visitado todos os dias.” (BATTISTI, 2003) Para que esta aceitação do projeto tenha sucesso, foram idealizadas funcionalidades extras ao portal, que apesar de não serem soluções para as necessidades constadas, são funcionalidades úteis para o desenvolvimento de suas funções rotineiras, como acesso a e-mail pessoal e agenda de contatos..

(41) 4. Modelagem do Portal. 4.1. Introdução Este capítulo será responsável pela modelagem do sistema do portal. corporativo para a cooperativa de crédito. Conforme visto acima, para se começar o desenvolvimento de um sistema é necessário, antes de qualquer outra tarefa, definir o que concretamente se espera deste. A função desta etapa do projeto é justamente formalizar o que se espera do sistema, determinando as diretrizes para a implementação deste. Conforme ensina Larman (2000) esta etapa do desenvolvimento “... enfatiza a pesquisa do que é o problema, antes de mergulhar em formas de criar uma solução [...] durante a análise, os membros da equipe esperam uma ênfase na compreensão do problema, ao mesmo tempo em que postergam os aspectos relacionados com a solução, o desempenho e assim por diante”. Em outras palavras é o que aponta Schreiber (2000) quando fala que “O modelo de Conhecimento é um instrumento para nos ajudar a esclarecer a estrutura de uma tarefa de processamento do conhecimento. O modelo do conhecimento de uma aplicação provê a especificação dos dados e das estruturas de conhecimento necessária para esta aplicação”. Assim, este capítulo tem a função de concretizar o domínio do problema antes de passar-se para a solução deste. Para tal, primeiro deve-se fazer uma descrição informal de qual é o objetivo do sistema, obtendo-se assim uma visão geral deste..

(42) 42. Concluída esta primeira parte, passa-se à análise e definição dos requisitos do sistema. Esta etapa é importante ao trabalho, pois, traduz as limitações e exigências de desempenho do sistema que o cliente deseja. Outra função importante desta parte é servir de base para, quando da obtenção dos resultados, verificar se todas as exigências e limitações foram cumpridas corretamente. 4.2. A Análise do Sistema 4.2.1. Sumário Executivo O portal corporativo do CredCrea irá propiciar à organização novas formas. de produção de conhecimento organizacional. O sistema realizará isto através de algumas. funcionalidades. essencialmente. pensadas. para. a. solução. das. necessidades constatadas ao longo do trabalho, tais como meios de comunicação entre os usuários do sistema, locais para debates, mecanismos de publicação de documentos, fontes de informações externas, acesso a e-mail pessoal, e utilitários para exercício de funções básicas do trabalho cotidiano. Ao mesmo tempo em que há essa troca, há também o registro e a captura dessas informações. Isso é benéfico para toda a empresa, pois informação compartilhada através do portal é informação disponível, o que não ocorre quando ela está apenas “na cabeça dos funcionários”. Além de ter acesso a esses dados, ele também deve dispor de ferramentas que permitam o compartilhamento da informação. Para isso, é comum a criação de comunidades virtuais e de práticas, que funcionam diretamente no portal corporativo. (BATTISTI, 2003).