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MANUAL DO PRESTADOR

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ÍNDICE

1 INTRODUÇÃO 5 2 ENTRANDO NO SISTEMA 6 3 AGENDAMENTO DE CONSULTA 6 4 CONFIRMAÇÃO DE CONSULTA 7 5 MARCAÇÃO DE EXAME 8 6 CONFIRMAÇÃO DE EXAME 9 7 CANCELAMENTO DE GUIA 10 8 IMPRESSÃO DE 2ª VIA 11 9 LISTAGEM DE GUIAS 12

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1 INTRODUÇÃO

Prezado Prestador,

Este é o Manual do Prestador IAPEP Saúde. Aqui são apresentadas algumas regras da nova sistemática, bem como instruções de operação do sistema. O manual deve ser usado como um guia de referência, sendo consultado sempre que necessário.

O IAPEP SAÚDE E A INTERNET

O IAPEP Saúde opera exclusivamente através da Internet, no endereço http://www.iapepsaude.com.br/. Pode ser acessado por um navegador comum e é compa-tível com a maioria dos browsers atuais (veja no quadro

ao lado os navegadores testados).

UTILIZAÇÃO BÁSICA

Os credenciados do IAPEP Saúde podem realizar as seguintes operações no sistema:

Agendar Consultas Confirmar Consultas Marcar Exames Confirmar Exames Cancelar Guias Imprimir 2ª Via Listar Guias

Todas estão disponíveis no menu lateral direito da aba Atendimento. Cada uma delas é consti-tuída por um número variável de passos, que coletam dados e mostram informações; o último passo sempre finaliza a operação.

MENSAGENS DO SISTEMA

As mensagens servem para que o sistema mostre avisos importantes ao operador. Sempre con-têm uma frase explicativa e são acompanhadas por um ícone. Há três tipos de mensagens:

• • • • • • • NAVEGADORES COMPATÍVEIS COM O IAPEP SAÚDE

Internet Explorer 6 ou superior Mozilla Firefox 1. ou superior •

•

Mensagem de Erro

Ocorre sempre que não é possível efetuar uma operação.

Exemplo: na identificação de segurado, ao inserir uma matrícula não existente, é

apresentada uma mensagem de erro informando que o segurado não pôde ser en-contrado no sistema.

Mensagem de Confirmação

Ocorre sempre que uma operação é completada com sucesso.

Exemplo: na confirmação de consulta, é mostrada uma mensagem de confirmação

que informa que a consulta foi confirmada com sucesso, bem como seu número de autorização.

Mensagem de Informação

Informa dados importantes ao operador.

Exemplo: na confirmação de exames, há uma mensagem informando que somente

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2 ENTRANDO NO SISTEMA

Ao entrar no website IAPEP Saúde, o navegador é diretamente redirecionado para a página Entrar no

Sis-tema, onde o prestador deve identificar-se através do

Usuário (campo Usuário) e sua respectiva Senha (campo

Senha). Para continuar, clique em Confirmar.

Caso haja problemas no acesso, entre em contato com a Equipe de Suporte (veja o quadro ao lado).

EQUIPE DE SUPORTE

Infoway Soluções em Informática

86 3221-2556

Segunda à Sexta, de 8h às 12h e 1h às 18h

3 AGENDAMENTO DE CONSULTA

O Agendamento de Consulta é o primeiro passo para o atendimento de um paciente. Deve ser feito no ato do agendamento, inclusive por te-lefone. Por meio dele o credenciado pode verificar se o segurado não estourou seu limite mensal de consultas e se está em situação regular no sistema. É feito em quatro passos, descritos a seguir.

1 IDENTIfICAR SEGURADO

Informe a matrícula do segurado (campo

Matrícula), bem como sua dependência (campo Dependência), de acordo com a carteira. Caso este

último campo seja deixado em branco, o sistema identificará o segurado como um titular (depen-dência 00). Para prosseguir, clique no botão

Avan-çar.

Caso o segurado não esteja cadastrado no sistema ou não tenha optado pelo IAPEP Saúde, aparecerá uma mensagem de erro, informando que aquela matrícula não pôde ser encontrada, ou que não está ativa no sistema (veja a Figura 1).

2 INfORMAR DATA DE ATENDIMENTO

Agora você precisa informar a data prevista para o atendimento do segurado. Não é necessá-rio que a confirmação da consulta aconteça exa-tamente naquele dia; ele serve apenas como uma previsão. Somente são aceitas datas dentro de um prazo de 0 dias, incluindo o próprio dia do agen-damento.

Observe que são mostrados alguns dados do segurado e do prestador, dentre eles o limite utili-zado em consultas até aquela data. Desse modo, é possível controlar o fluxo de pacientes de acordo com o limite financeiro do credenciado. Nova-mente, clique no botão Avançar para continuar.

Caso o segurado já tenha chegado ao seu limite mensal de consultas, aparecerá uma men-sagem de erro, informando que o já atingiu seu limite de consultas (Figura 2).

Figura 1. Mensagem de Erro: O sistema não pôde encontrar o segurado com a matrícula fornecida.

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3 CONfERIR DADOS

Este passo serve para que você confira os dados da guia de agendamento. O sistema mostra também o valor da consulta e a co-participação que será descontada do segurado em seu contra-cheque. É importante que ele fique ciente destas quantias e concorde em pagá-las. Ao clicar em

Avançar, você confirmará o agendamento.

4 AGENDAMENTO fINALIZADO

Por fim, deve ser mostrada uma mensagem de sucesso, com o número de Autorização da guia (antes conhecido como Seqüencial) e novamente os dados relativos ao paciente e ao credenciado. A impressão desta guia é opcional e não vale como documento.

Quando o paciente for atendido, este agen-damento deve ser confirmado, para que a consulta seja devidamente faturada. Se não for possível efe-tuar o atendimento, é importante que a guia seja cancelada, a fim de liberar tanto o limite do segu-rado, como o do próprio credenciado, que foram comprometidos no ato do agendamento.

4 CONfIRMAÇÃO DE CONSULTA

A Confirmação de Consulta informa ao sis-tema que o paciente foi devidamente atendido e que a guia já pode ser faturada e a co-participação descontada do contracheque do segurado. Nesta operação, também são informados o profissional e a especialidade da consulta. Para ser confirmada, a guia deve ter sido agendada pelo prestador ou pode ter sido autorizada no IAPEP.

Insira novamente os dados do segurado, do mesmo modo que no agendamento. Para prosse-guir, clique em Avançar.

Caso não existam guias agendadas pelo prestador identificado ou autorizadas pelo IAPEP, será mostrada uma mensagem de erro, informan-do que não existem guias daquele segurainforman-do a se-rem confirmadas (veja a Figura 3).

2 ESCOLhER GUIA

Agora são mostradas as guias encontradas para a matrícula fornecida. Observe que somen-te aparecem as guias autorizadas pelo IAPEP e as agendadas pelo próprio prestador identificado, ou seja, um prestador pode autorizar somente as guias agendadas por ele mesmo.

Escolha o profissional que atenderá o segu-rado e sua especialidade. Selecione, então, a guia desejada, clicando no círculo correspondente na última coluna (coluna Marque). Somente é pos-sível confirmar uma guia por vez. Para continuar, clique em Avançar.

Novamente, confira os dados da guia. Caso estejam todos corretos, clique em Avançar para fi-nalizar a Confirmação.

Figura 3. Mensagem de erro: Não existem guias do segurado informado para serem confirmadas. CONSULTAS E PERIODICIDADE

Uma consulta para determinada espe-cialidade pode ser marcada somente a cada 30

dias para o mesmo segurado. Os retornos não

precisam ser informados ao sistema, podendo ser marcados diretamente com o paciente.

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Na última etapa, deve aparecer uma mensa-gem de sucesso, com o número de Autorização da guia. A impressão neste momento é obrigatória e o papel valerá como um documento, possuindo inclusive um número de Autenticação, que confir-ma a autenticidade da guia.

do deve assinar a Guia de Confirmação de

Con-sulta, que será, ao fim do mês, enviada ao IAPEP

para fins de auditoria. Com este procedimento, o prestador pode provar que o paciente foi atendi-do corretamente e que autoriza o pagamento da consulta.

5 MARCAÇÃO DE EXAME

A Marcação de Exame deve ser feita quando o paciente solicitar a realização do exame. Este procedimento verifica se o segurado pode efe-tivamente ser atendido, ou seja, se está ativo no sistema, ainda possui limite para procedimentos e não está no período de carência do exame. Após a marcação, a guia de exames já está pronta para ser faturada, sem a necessidade de confirmação.

O primeiro passo é identificar o segurado com seus dados básicos: matrícula e dependência (campos Matrícula e Dependência). Se campo de-pendência for deixado em branco, o paciente será identificado como titular. Para prosseguir, clique no botão Avançar.

Caso o segurado não esteja cadastrado no sistema ou não tenha optado pelo IAPEP Saúde, aparecerá uma mensagem de erro, informando que aquela matrícula não pôde ser encontrada no sistema, ou que não está ativa no sistema.

2 ADICIONAR EXAMES

Neste passo, informe o nome do médico so-licitante (campo Soso-licitante) e os exames (campo

Código/Descrição). Ambos os campos são um de

tipo especial, definido como Campo de Pesquisa (veja o quadro ao lado).

Para inserir o solicitante, digite parte do nome do médico e escolha o profissional deseja-do. Caso ele não possa ser encontrado, pode-se pesquisar também pelo nome da clínica.

Para adicionar exames, clique no campo

Código/Descrição e procure o procedimento pelo

código CBHPM ou parte da descrição (como

mos-trado na Figura 4).

CAMPOS DE PESQUISA

São partes do formulário que oferecerem

sugestões à medida em que se digita os dados.

Os resultados são mostrados abaixo do campo, onde deve-se sempre escolher uma opção, com um clique do mouse ou com as setas do teclado seguido de Enter. A busca é feita por qualquer

parte do nome, não se limitando ao início e

sem considerar acentos ou letras maiúsculas e minúsculas. Caso o que for digitado não pos-sa ser encontrado, os caracteres excedentes vão sendo apagados, ficando somente a parte váli-da. Por exemplo: ao se digitar emilia, o sistema pode encontrar os seguintes registros:

Ana Emília Joana Emiliana

Emília Maria Emilia Prosepina

Zaira Emilia

Figura 4. Campo de pesquisa, mostrando

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O exame pode ser inserido por duas

for-mas:

com o mouse: na lista de sugestões, clique no exame desejado e em seguida no botão

Inse-rir.

com o teclado: selecione o exame na lista de sugestões com as setas do teclado e pressione Enter.

O procedimento selecionado deve aparecer em uma caixa abaixo do campo Código/Descrição (veja a Figura 5).

Se desejar remover um exame já inserido na guia, clique em Excluir, localizado à direita da des-crição do exame. Uma guia pode conter até três exames. Para prosseguir, clique em Avançar.

Caso deseje inserir o exame como simétrico (Raio-X das duas mãos ou Paquimetria dos dois olhos, por exemplo), marque a caixa Bilateral an-tes de clicar no botão Inserir ou pressionar Enter. O valor do exame será acrescido em 0%, como determina a Tabela CBHPM.

Se um exame especial for inserido, será mostrada uma mensagem de erro, informando que somente o supervisor pode solicitar aquele procedimento. Um erro também ocorre se for

so-• •

licitado um exame antes do término do seu perí-odo de carência, ou ainda se a guia contiver mais de quatro exames.

Esta etapa serve para que os dados, tanto do segurado como do prestador, possam ser conferi-dos antes da confirmação. É mostrado também o valor total da guia, bem como o da co-participa-ção, além do sumário detalhado na parte inferior. Estas importâncias devem ser informadas ao se-gurado. Para continuar, clique em Avançar.

4 IMPRIMIR COMPROVANTE

Agora deve aparecer uma mensagem de su-cesso, informando que o exame foi confirmado e mostrando o número da Autorização (antigo Se-qüencial).

A página agora deve obrigatoriamente ser impressa e valerá como um documento, tendo sua autenticidade confirmada pelo número de

Auten-ticação. O segurado deve assinar a Guia de Confir-mação na linha correspondente, onde autoriza o

desconto da co-participação em seu contracheque e libera o pagamento para o prestador. A guia, en-tão, será faturada ao fim do mês.

6 CONfIRMAÇÃO DE EXAME

Quando o segurado obtém uma guia de exa-me do IAPEP, o prestador ainda não está definido, ou seja, o paciente pode escolher qualquer clínica ou hospital conveniado do IAPEP capaz de reali-zar os procedimentos. A Confirmação de Exame tem a função de confirmar a realização do exame

e informar ao sistema qual prestador o executou. Deve ser feita somente para guias de exame que já foram autorizadas pelo IAPEP e nunca para exa-mes marcados pelo próprio prestador; neste últi-mo caso, a confirmação ocorre automaticamente.

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A operação inicia com a identificação do se-gurado. Forneça a matrícula e a dependência do paciente (campos Matrícula e Dependência). Se a dependência for deixada em branco, o segurado será identificado como titular. Para prosseguir, cli-que em Avançar.

Caso não haja nenhuma guia de exames autorizada no IAPEP para o segurado, aparece-rá uma mensagem de erro, informando que não existem guias daquele segurado para serem con-firmadas.

2 ESCOLhER GUIA

Neste momento aparecerão as guias de exa-mes que foram autorizadas no IAPEP para o segu-rado. Escolha a guia desejada clicando no círculo da última coluna (coluna Marque) corresponden-te. Só é possível confirmar uma guia por vez. Para prosseguir, clique em Avançar.

3 ESCOLhER EXAMES

No terceiro passo, aparecem os exames re-gistrados na guia, para que o prestador possa es-colher os que irá executar. Observe que isso pos-sibilita que somente alguns exames possam ser

restantes podem ser executados posteriormente, inclusive por outro prestador. Marque os exames clicando na caixa da última coluna (coluna

Mar-que, mostrada da Figura 6). Para prosseguir, clique

em Avançar.

4 CONfIRMAR DADOS

Neste passo, apenas confira os dados do pa-ciente antes da confirmação. Certifique-se também dos valores totais e de co-participação, mostrados no início e no fim da guia. Informe-os ao segura-do e, se tusegura-do estiver correto, clique em Avançar.

Agora aparecerá uma mensagem de confir-mação, informado que o a guia de exame foi con-firmada com sucesso. Ela deve então ser impressa e valerá como documento, com sua validade con-firmada pelo número de Autenticação.

O segurado deve assinar o documento no campo correspondente e este papel precisa, ao fim do mês, ser enviado ao IAPEP. Desse modo, o presta-dor pode provar que realizou os exames correta-mente e que a guia já pode ser faturada.

7 CANCELAMENTO DE GUIA

Muitos são os motivos que podem levar uma guia a ser cancelada. Alguns casos possíveis: um agendamento de consulta foi realizado, mas o paciente não pôde ir ou desistiu da consulta; uma guia de exames foi marcada, mas o procedimen-to não corresponde ao solicitado pelo médico ou o paciente não pôde realizar os exames ou ainda desistiu de realizá-los; uma consulta ou exame foi confirmado erroneamente…

Em todos esses casos a guia deve ser can-celada para que o limite de exames e consultas do segurado seja restaurado, bem como o limite financeiro do prestador. Podem ser canceladas guias em duas situações: agendadas ou confir-madas, desde que ainda não estejam faturadas e tenham sido feitas pelo próprio prestador; não é possível, portanto, que o prestador cancele guias vindas do IAPEP.

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Entre com o número da matrícula e a de-pendência do segurado (campos Matrícula e

De-pendência). Para passar para o próximo passo,

cli-que em Avançar.

Caso não existam guias daquele segurado que possam ser canceladas pelo prestador, será mostrada uma mensagem de erro, informando que não existem guias daquele paciente para se-rem canceladas (Figura 7).

2 ESCOLhER GUIA

Nesta etapa aparecem as guias daquele se-gurado que podem ser canceladas. Escolha a de-sejada, clicando no círculo correspondente, na última coluna (coluna Marque). Para prosseguir, clique em Avançar.

Este é o momento de conferir os dados e verificar se esta é realmente a guia desejada. Para cancelá-la, clique em Avançar.

Agora a guia já está cancelada e os limites, tanto do segurado, como do prestador, foram res-taurados. A impressão do Comprovante de

Cance-lamento é opcional, podendo ser feita caso o

clien-te exija uma garantia de que a guia foi cancelada e não será cobrada. Este documento NÃO deve ser enviado ao IAPEP.

8 IMPRESSÃO DE 2ª VIA

Caso ocorra algum imprevisto e não seja possível imprimir a guia no momento da confir-mação, é possível fazer a re-impressão do compro-vante. A 2ª via também pode ser necessária quan-do alguma guia é perdida ou extraviada.

Identifique o segurado com a sua matrícula e dependência (campos Matrícula e Dependência). Para prosseguir, clique em Avançar.

Caso não seja encontrada nenhuma guia, o sistema mostra uma mensagem de erro, informan-do que não existem guias para aquele segurainforman-do.

2 ESCOLhER GUIA

No segundo passo, são mostradas as guias disponíveis para segunda impressão. Observe que aparecem somente as guias agendadas, confirma-das ou cancelaconfirma-das. Escolha a guia desejada, clican-do no círculo correspondente da última coluna (coluna Marque). Para visualizar a guia, clique em

Avançar.

3 IMPRIMIR GUIA

Finalmente, a guia selecionada é mostrada e está pronta para ser impressa. Observe que a guia é semelhante à original; a única diferença é a identificação “2ª via”, no canto superior direito do papel.

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9 LISTAGEM DE GUIAS

Permite que o prestador tenha controle so-bre as guias que já foram inseridas no sistema.

1 BUSCAR GUIAS

Para iniciar, informe as datas inicial e final (campos Data Inicial e Data Final) a que a lista-gem deve se referir. Por exemplo: para obter uma listagem dos atendimentos do mês de setembro de 2006, use as datas 01/0/2006 e 0/0/2006; para uma listagem de guias do dia 0 deste mesmo mês, preencha com 0/0/2006 em ambos os campos.

2 RESUMO DE GUIAS

O sistema, mostra, então as guias encontra-das para o intervalo de datas especificado. Na se-ção Informações Gerais, são informadas o número de guias, bem como a soma de seus valores. En-tretanto, estes números não contabilizam todas as guias; somente são consideradas as guias válidas (agendadas e confirmadas).