Opção Tradução Objetivo

São Paulo, 12/04/2006

Circular

Nº 303-A-06

Às Agências de Viagem / Empresas Aéreas – Brasil

Assunto : Procedimentos emissão reembolsos indiretos via BSPlink

Este é um manual para o auxilio no preenchimento de reembolsos indiretos emitidos através do site do BSPLink (www.bsplink.iata.org), substituindo integralmente as orientações contidas na Circular nº 303 de 08/12/2005.

Nas páginas seguintes a sua Agência encontrará um guia para o preenchimento do formulário e outros detalhes técnicos. Esta opção de emissão de reembolsos através do BSPlink é exclusiva aos Agentes que possuem a versão avançada do BSPLink.

Segue abaixo o procedimento a ser adotado para a emissão de reembolsos pelo BSPlink: 1. Entre no BSPlink e escolha a opção “Refund Applications/RA Issue”;

2. Preencha o formulário seguindo as instruções nas páginas seguintes;

3. Após emitido o Reembolso, o BSPlink irá numerá-lo – com esta numeração, imprima o formulário; 4. Anexe todos os documentos que suportam o reembolso (cupons de vôo, REA, cartão de embarque,

etc...);

5. Reporte o documento diretamente à Empresa Aérea.

MENU DA FUNÇÃO DE REEMBOLSO NO BSPlink

Opção

Tradução

Objetivo

RA Issue Emissão de Reembolso _indireto Opção utilizada pelo Agente para emitir _{reembolsos indiretos} RA Query Consulta a Reembolsos _indiretos Permite que o Agente consulte todos os _{Reembolsos emitidos pela Agência} Refund Query By Reporting

Period Consulta a Reembolsos por Período de Processamento

Permite que o Agente consulte o status de todos os reembolsos gerados em

nome de sua Agência.

RA Supervise Supervisão de Reembolsos _indiretos Permite emitir reembolsos previamente preenchidos por outro usuário (Esta opção será descontinuada) RA Airline Permission Permissão para emissão de _{Reembolsos Indiretos} permitem o reembolso Indireto via Lista as Empresas Aéreas que

GUIA PARA PREENCHIMENTO DO REEMBOLSO NO BSPlink

1.

2.

Legendas Nome do Campo no _Formulário Tradução do Nome do _{Campo no Formulário preenchimento do Campo no Formulário} Instruções/Dicas/Comentários para o Obrigatório _(S/N) Número do

Reembolso (quadro em branco

no topo)

A numeração do Reembolso é automática e atribuída somente quando o documento é

emitido, após o preenchimento integral.

-

( 1 ) TO Para Código Numérico da Empresa Aérea para a _{qual se solicita o Reembolso.} Sim

( 2 ) Address Cia _{Empresa Aérea} Endereço da Dados da Empresa Aérea Auto

( 3 ) STAT Tipo de Tráfego Define se o documento é Doméstico ou _{Internacional} Sim

( 4 ) Address Agent Endereço da Agência _{de Viagens} Dados da Agência de Viagens Auto

( 5 ) PASSENGER NAME Nome do Passageiro Nome do Passageiro que solicita o _Reembolso Sim

( 6 ) Passenger Details Detalhes Passageiro Informar data, número de vôo e trecho _envolvido Sim

( 7 ) REASONS FOR _REFUND Razões para _Reembolso

Confirma se o reembolso é voluntário ou não (decisão do passageiro) e se o documento foi parcial ou totalmente utilizado

e quaisquer outras informações relevantes.

Sim

DOCUMENTS ENCLOSED FOR REFUND (Documentos Relacionados para Reembolso)

( 8 ) AIRLINE Empresa Aérea

Código Numérico da Empresa Aérea para quem os documentos foram originalmente

emitidos Sim

( 9 ) FORM & SERIAL Nº Número de série do _documento Número do Documento a ser reembolsado, _{sem dígito verificador} Sim

( 9a ) Document Enquiry Consulta de _documento Exibe o FAC-SIMILE do documento _{informado no (campo 9)} Não

( 10 ) CPNs Nº Cupons nº Cupons a serem reembolsados – em caso de E-Tickets, informe o nº dos segmentos

Vide abaixo dicas importantes item 4.a

Sim

( 11 ) Date of Issue Data de emissão Data em que o(s) documento(s) informado(s) _{foi(foram) emitidos (AAMMDD)} Sim

Obs: Deve ser emitido um formulário de Reembolso por documento – somente são permitidos vários documentos quando forem conjugados

ORIGINAL DOCUMENT (Documento Original – dados da Emissão Original quando o documento a ser reembolsado for uma reemissão)

( 12 ) Original Issue Details Detalhes da emissão _original Vide abaixo Sim

( a ) Airline / Serial nº Código da Empresa Aérea e Número de

Série do Documento

Código numério da Empresa Aérea e número do documento automático, v-MPD

ou e-tkt original

Sim

( b ) Issuing Agent Agência Emissora Código IATA e Nome da Agência de Viagens _emissora Sim

( c ) DATE Data de Emissão original do

Documento

Informe a data de emissão original do

documento Sim

FORM PAYMENT (Forma de Pagamento)

Legendas Nome do Campo no _Formulário Tradução do Nome do _{Campo no Formulário preenchimento do Campo no Formulário} Instruções/Dicas/Comentários para o Obrigatório _(S/N)

( 13 ) FORM OF PAYMENT Forma de Pagamento documento reembolsado Selecionar a forma de pagamento do Vide abaixo dicas

importantes item 4.g

Sim

( 14 ) CASH AMOUNT Total CASH Informar o valor total (Tarifa+Taxa) pago _{CASH no documento a ser reembolsado} Sim

( 15 ) Card Type Código do Cartão de _Crédito

Informe o código de duas letras do Cartão, lembrando-se que:

• AX = American Express • SO = Sollo

• DC = Dinners Club

• CA = Mastercard (de qualquer tipo/banco)

• VI = VISA (de qualquer tipo/banco) • TP = UATP

• HC = Hypercard

Sim

( 16 ) Credit Card Number Número do Cartão de _Crédito Número Completo do Cartão de Crédito _{utilizado como forma de pagamento.} Sim

( 17 ) Exp Date Validade do Cartão _{de Crédito} Mês e Ano de Validade do Cartão de _{Crédito (MMAA)} Sim

( 18 ) Amount

Total a ser reembolsado no

cartão

Inserir valor que será levado a crédito para

o titular do cartão de crédito (TA+TX-CP) Sim

( 19 ) Não Preencher Não Preencher

Estes campos não devem ser preechidos, já que o BSP Br não aceita documentos pagos

com dois cartões de crédito simultaneamente

Não

( 20 ) TOTAL CASH & _CREDIT Total reembolso _{Cartão (PAX)} Cálculo automático efetuado pelo sistema Auto

FARE PAID / FARE USED / Tax / Penalty (Tarifa Paga/ Tarifa Utilizada/Taxas/Taxa de Serviço)

( 21 ) PARTIAL REFUND Reembolso Parcial Clicar no respectivo campo quando tratar-se _{de reembolso parcial} Sim

( 22 ) ELETRONIC TICKET e-TKT Clicar no respectivo campo quando tratar-se de emissão e-TKT Vide abaixo dicas

importantes item 4.f

Sim

( 23 ) TOUR CODE Tour Code ou Código _{do Acordo}

Informe o Tour Code existente no Documento ou o código do acordo utilizado

para crédito de Incentivos Sim

( 24 ) Customer ref. _{adicionais do cliente} Informações Preencher somente se houver instrução da _{Empresa Aérea} Não

( 25 ) Eletronic Ticket Auth _{Code autorização e-TKT} Código de mudança do status do e-tkt de “O” para “R”Informar o código REA ou SAC quando da

Vide abaixo dicas importantes item 4.f Sim

FARE PAID / FARE USED / Tax / Penalty (Tarifa Paga/ Tarifa Utilizada/Taxas/Taxa de Serviço) – Cont.

Legendas Nome do Campo no _Formulário Tradução do Nome do _{Campo no Formulário preenchimento do Campo no Formulário} Instruções/Dicas/Comentários para o Obrigatório _(S/N)

( 27 ) GROSS FARE Total da TARIFA Informar o valor da TARIFA. Sim

( 28 ) LESS GROSS FARE _USED Total de TARIFA _utilizada

Informar o total de TARIFA utilizada (reembolsos parciais atentar-se p/ item

(Campo 21)

Sim

( 29 ) Total Gross Fare _Refunded Total de TARIFA a _{ser reembolsada} Cálculo automático pelo sistema_{27 a 28)} (Campos Sim

( 30 ) Commission Comissão

Clicar no campo “Comm%” em seguida informar o percentual de comissão (ref.

Processamento do documento)

Sim

( 31 ) TAX Taxas de Embarque

Inserir as Taxas de Embarque, sendo código da taxa com duas letras (Ex. BR, YC, etc) e valor correspondente em Reais

(BRL)

Sim

( 32 ) TAX (XT Tax Detail) Detalhamento taxa _XT Inserir todas taxas que compõe a taxa “XT”, _{vide abaixo Dicas Importantes item 4.e} Sim

( 33 ) Cancellation Penalty Taxa de Serviço (CP) Inserir o valor correspondente a Taxa de _{Serviço conforme regras tarifárias} Sim

( 34 ) REFUND TO _PASSENGER Reembolso para o _Passageiro Valor líquido a ser reembolsado Auto

4.

a) Reembolsos de V-MPD´S = No campo (10) “Cpns” deve ser indicado somente o cupom “1”, os outros campos não devem ser indicados.

b) Consultas de reembolsos = Permite a pesquisa de processos de reembolso emitidos pela

Agência (RFN indireto) ou Empresa Aérea (RFN direto), conforme opções abaixo:

I. RA Query - Permite que o Agente consulte todos os Reembolsos emitidos diretamente pela Empresa Aérea.

II. RA Query by Reporting Period- Permite que o Agente consulte a situação de todos os reembolsos emitidos ou rejeitados para agência num determinado período de vendas (Relembrando que os períodos informados no BSPlink são por padrão “SEMANAIS”).

III. RA Supervise - Permite que o Agente consulte todos os Reembolsos por ordem de documentos ou Empresa Aérea ou número dos reembolsos;

IV. RA Permision - Permite que o Agente consulte quais Empresas Aéreas permitem a

emissão de reembolsos (RA ISSUE) via BSPlink;

c) Consultas de reembolsos REJEITADOS = Caso o reembolso em questão não seja localizado

na consulta anterior, acesse a opção DOCUMENT QUERIES e selecione o item Rejected Documents, em seguida selecione o período que o processo de reembolso foi emitido. Caso tenha sido rejeitado de processamento será listada a razão. Neste caso, contatar a respectiva Empresa Aérea para devidos ajustes.

d) Taxas = Em sua grande maioria, as taxas são representadas por códigos de 2 letras (BR, US,

FR, XA, etc..). Estas devem ser descriminadas nos respectivos campos (31) TAX, atentar-se para as informações que seguem abaixo :

• XF Deve sempre ser lançada seguida do código do aeroporto/cidade destino, seguido do valor em moeda local do aeroporto do país. Por exemplo: XFNYC4. Se for lançado

somente XF, o BSPlink impedirá a emissão do documento.

• XT Utilizada para consolidar diversas taxas quando já não mais há espaço para continuar a detalhá-las. Em função disso, no formulário de Reembolso do BSPlink, ela somente deverá ser utilizada no último campo de Taxas e somente se todos os demais estiverem preenchidos. Mesmo assim, o BSPlink abrirá uma nova janela para que o valor lançado como XT possa continuar a ser detalhado.

Conforme ilustração ao lado, ao selecionar a taxa “XT”, abrirá uma nova janela solicitando que seja demonstrada sua composição; Importante:

Caso o bloqueador de pop up de sua máquina esteja “ativo” no internet explorer, esta janela não abrirá, caso em que o bloqueador deverá ser desativado;

É de extrema importância que as taxas sejam sempre detalhadas já que o código delas indica o destinatário da mesma e, no caso dos reembolsos, de quem ela deverá ser recuperada pela Empresa Aérea.

e) Reembolsos de documento emitidos contra cartão de crédito (parcial ou integralmente)

Conforme detalhado nos quadros acima, o campo (27) GROSS FARE deve ser sempre preenchido com o valor de Tarifa Total do Documento a reembolsar (Cash). O campo (18) info CC (amount), entretanto, deve ser preenchido refletindo somente a somatória dos valores (tarifa+taxas) quando de emissões contra cartão de crédito. Sendo assim:

• Se o documento tiver sido pago integralmente à vista, os campos (15 a 18) devem permanecer em branco (zerado);

• Se o documento tiver sido pago integralmente a crédito, o campo (18) deve ser igual à somatória da tarifa+taxas e o Campo 14 deve ser deixado em branco.

• Se o documento tiver sido pago parte à vista e parte à crédito, o campo (18) deve refletir a parte da tarifa que foi paga contra cartão de crédito e o saldo residual (tarifa+taxa/CASH) deverão ser preenchidos utilizando-se os campos (27 a 34) o total de Tarifa CASH deve ser mencionado no Campo 14.

f) Electronic Ticket auth Code (Campo 25)

Este campo sempre deverá ser preenchido com o número do “REA” ou “SAC” gerado pelo sistema de emissão, caso seu sistema não gere esta informação então este campo deverá ser preenchido com a seguinte informação: Code not Known.

g) Form of Payment (Campo 13)

Quando tratar-se de forma de pagamento “GR-Órgãos Governamentais”, selecionar opção “Cash” em seguida informar no Campo 7 a forma de pagamento, seguido do número da requisição GR e Órgão do Governo (Ex.: FOP GR REQ. 000123 FUNAI)

Desde já gratos pela atenção, colocamo-nos à sua disposição para o esclarecimento de qualquer dúvida por meio do e-mail [email protected]

Atenciosamente, Gerência

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