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ROTINAS PARA
ATENDIMENTO E
ACOMPANHAMENTO DA
CONTABILIDADE
Vitória, Espírito Santo Dezembro/2016
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Sumário
1 – Contextualização: ... 3
2 – Separação dos documentos da Cooperativa: ... 3
3 – Envio das informações para fechamento da Folha de Pagamento: ... 3
3.1 – Funcionários ... 4
3.2 – Cooperados ... 4
4 – Relatórios que devem ser enviados pela Contabilidade ... 5
5 – Obrigações Acessórias ... 6
5.1 – Municipal ... 6
5.2 – Estadual ... 6
5.2.1 Documento de Informações Econômico Fiscais - DIEF ... 6
5.2.2 Declaração de Operações Tributáveis - DOT/GI-ICMS ... 6
5.2.3 EFD - Escrituração Fiscal Digital - SPED FISCAL ... 7
5.3 – Federal ... 7
5.3.1 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL (ECD) ... 8
5.3.2 Escrituração Contábil Fiscal (ECF)... 10
5.3.3 EFD-Contribuições ... 10
5.3.4 Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF ... 11
5.3.5 Declaração de Serviços Médicos e da Saúde – DMED ... 12
6 – Guarda de Documentos ... 13
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1 – Contextualização:
Constantemente recebemos consultas de Dirigentes e colaboradores de cooperativas solicitando orientações de quais documentos, necessariamente, precisam encaminhar para contabilidade gerar os demonstrativos e, quais documentos devem retornar para análise destes. Com base nessas demandas, a equipe técnica contábil do Sistema OCB-ES elaborou este manual orientativo, visando esclarecer as cooperativas registradas e adimplentes, quanto aos procedimentos básicos a serem adotados com seus prestadores de serviços contábeis.
2 –Separação dos documentos da Cooperativa:
Notas Fiscais de Entrada (consumo, aquisição de imobilizado), Saída e Serviços Prestados1;
Faturas (energia elétrica, água, telefone, internet etc);
Extratos de todas as instituições financeiras (verificar se todas as informações estão contidas no mesmo);
o Movimentação financeira (aplicações e bancárias); o Títulos descontados;
Documentos Financeiros (guias de pagamento e recebimento); o Boletos;
o Comprovantes de depósitos; o RPA’s;
o Demais documentos pagos no mês;
Relatórios Financeiros (para verificação de pagamentos e recebimentos, bem como conciliação dos pagamentos e recebimentos pendentes);
Relação de bens baixados (aqueles danificados e/ou inutilizados), que não estejam relacionados entre as notas fiscais de entrada ou saída.
3 – Envio das informações para fechamento da Folha de Pagamento:
1Alinhar junto a Contabilidade da Instituição se estas informações serão encaminhadas de forma “física” ou
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3.1 - Funcionários
Informações relativas a admissão; o Cópia de RG e CPF;
o Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos; o Carteira de Trabalho;
o Cartão do PIS (se houver);
o Livro de Registro de Empregados; o 01 foto 3x4;
o Exame médico admissional;
Demissão de funcionários (a pedido ou por dispensa); o Carta de pedido ou comunicado de dispensa; o Exame médico demissional;
Horas Extras;
Faltas;
Atestados;
Informações sobre Acidentes de Trabalho;
Entre outras a serem acordadas junto a contabilidade;
3.2 - Cooperados
Produção do Mês (horas trabalhadas, remuneração etc.);
Cópia da Ficha de Matrícula dos cooperados admitidos no mês
o Deverá conter as informações pessoais do cooperado, destacando-se entre elas: Informações previdenciárias; endereço, CPF, Identidade etc.
Caso tenham outras fonte de renda, estas deverão ser informadas a Contabilidade, para que possam realizar os respectivos descontos no que se refere a apuração dos impostos ou contribuições sobre o rendimento dos cooperados;
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4 – Relatórios que devem ser enviados pela Contabilidade
Balanço (mensal e acumulado)
Balancete (mensal e acumulado);
Demonstração de Sobras ou Perdas (mensal e acumulado);
Folha de Pagamento (Funcionários) - (Mensalmente); o Folha mensal
o Contracheques
o Resumo da Apuração (INSS e FGTS) o Arquivos enviados pelo SEFIP2
o GPS
RAIS (quando for o caso)
Folha de Pagamento dos Cooperados o Folha mensal
o Recibo de Produção Cooperativista o Arquivos enviados pelo SEFIP o GPS
2A empresa deverá guardar:
- Por 30 anos, conforme previsto no art. 23, § 5º, da Lei nº. 8.036/90, a GRF, a Relação de Estabelecimentos Centralizados (REC), a Relação de Tomadores/Obras (RET), o Comprovante de Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social, e o arquivo SEFIPCR.SFP.
- Por 30 anos, a Retificação/Protocolo de Dados do FGTS e o Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão, conforme previsto em Circular Caixa, que estabelece procedimentos pertinentes à retificação de informações, transferência de contas FGTS e à devolução de valores recolhidos ao FGTS.
- Por 10 anos, conforme previsto no art. 32, § 11, da Lei nº 8.212/91 e alterações posteriores, o Comprovante de Declaração à Previdência.
Importante: Os registros constantes do arquivo magnético SEFIPCR SFP não precisam ser impressos, salvo por exigência legal ou para permitir a comprovação do cumprimento desta obrigação.
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5 – Obrigações Acessórias
5.1 – Municipal Relatório de Apuração (Notas Fiscais informadas ao município e Apuração de ISS)
5.2 – Estadual
5.2.1 Documento de Informações Econômico Fiscais - DIEF3
o Obrigatoriedade:
Os estabelecimentos inscritos no cadastro de contribuintes do imposto, são obrigados a enviar pela internet à SEFAZ-ES o Documento de Informações Econômico-fiscais - DIEF (Art. 769-B do DECRETO N.º 1.090-R, DE 25 DE OUTUBRO DE 2002- RICMS/ES).
o Forma de envio: Arquivo Magnético
o Periodicidade e Prazo de envio:
Mensal, até o dia 12 de cada mês relativamente ao período de referência imediatamente anterior
5.2.2 Declaração de Operações Tributáveis - DOT/GI-ICMS4
o Obrigatoriedade:
Os estabelecimentos inscritos no cadastro de contribuintes do imposto ficam obrigados a entregar a Declaração de Operações Tributáveis – DOT;
3RICM ES – Art. art. 769-B e, para maiores informações, acessar o site da Secretária de Estado da Fazenda –
SEFAZ/ES.
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o Forma de envio: Arquivo Magnético;
o Periodicidade e Prazo de envio:
Anual, até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente
5.2.3 EFD - Escrituração Fiscal Digital - SPED FISCAL
o A partir de 1º de janeiro de 2014 estão obrigados à EFD ICMS/IPI todos os contribuintes do ICMS (inscritos no cadastro de contribuintes do ICMS na SEFAZ-ES), exceto os optantes pelo Simples Nacional. Com a revogação da dispensa da portaria nº 05-R/2012, fica restabelecida a obrigatoriedade à EFD ICMS/IPI do artigo 758-A do RICMS-ES/02.
o O contribuinte deverá utilizar a EFD para efetuar a escrituração do: I - Livro Registro de Entradas;
II – Livro Registro de Saídas; III – Livro Registro de Inventário; IV – Livro Registro de Apuração do IPI; V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
VI – Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente - CIAP. (Obrigatoriedade a partir de 1.º de janeiro de 2011, conforme Decreto 2.517-R de 12/05/2010).
o A partir de 1º de janeiro de 2014 o estabelecimento obrigado à EFD está dispensado da entrega dos arquivos do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA).
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5.3.1 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL (ECD)
o Segundo o art. 3º-A da Instrução Normativa RFB nº1.420/2015, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016:
I - as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea “c” do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, que no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere:
a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e a Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais); ou b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais).
II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 1995.
o O arquivo deverá conter:
I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver; II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
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O prazo de entrega foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, reproduzido abaixo:
Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
§ 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.
§ 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.
§ 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no § 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. § 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de maio do referido ano.
§ 5º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a dezembro de 2014, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2015.
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5.3.2 Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
o Obrigatoriedade: São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido, exceto:
I - As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;
II - Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;
III - As pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014;
o O arquivo deverá conter:
Este arquivo substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e apresentará as fichas de informações econômicas e de informações gerais em novo formato de preenchimento para as empresas.
Prazo: Será transmitida anualmente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira
5.3.3 EFD-Contribuições
o O arquivo deverá conter:
Informações relativas a escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da COFINS, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo
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o Prazo: O prazo de entrega da EFD, qual seja, até 10º dia útil do 2º mês subsequente.
5.3.4 Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
o Objetivo:
Declaração feita pela FONTE PAGADORA (neste caso as cooperativas), com o objetivo de repassar à Secretaria da Receita Federal do Brasil as seguintes informações:
Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no País;
O valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior;
Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial. o Obrigatoriedade:
Art. 2º5 Estarão obrigadas a apresentar a Dirf 2017 as seguintes pessoas
jurídicas e físicas:
I - que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), ainda que em um único mês do ano-calendário, por si ou como representantes de terceiros:
(...)
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o Prazo:
Art. 9º6 A Dirf 2017, relativa ao ano-calendário de 2016, deverá ser
apresentada até as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, de 15 de
fevereiro de 2017. (grifo nosso)
Por meio da DIRF, serão elaborados os Informes de Rendimentos7 dos cooperados, funcionários
e/ou autônomos, que receberam qualquer rendimento da instituição, sendo esta informação indispensável para o preenchimento da Declaração de Imposto de Renda 2017.
5.3.5 Declaração de Serviços Médicos e da Saúde (DMED)8
o Objetivo:
Foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 985, de 22 de dezembro de 2009. Deve ser apresentada por pessoa jurídica ou pessoa física equiparada a jurídica nos termos da legislação do Imposto sobre a Renda, desde que seja:
Prestadora de serviços médicos e de saúde;
Operadora de plano privado de assistência à saúde; ou
Prestadora de serviços de saúde E operadora de plano privado de assistência à saúde.
o O arquivo deverá conter:
Devem ser informados na Dmed os valores recebidos de pessoas físicas, em decorrência de pagamento pela prestação de serviços médicos e de saúde, e plano privado de assistência à saúde.
6 INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1671, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2016 7 INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1522, DE 05 DE DEZEMBRO DE 2014 8Perguntas e Respostas Dmed
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No caso de valores recebidos em decorrência de pagamento pela prestação de serviços médicos e de saúde, devem ser informados:
Valores pagos por pessoa física; Planos individuais ou familiares; Planos coletivos por adesão; o Prazo:
A Dmed 2017, com informações referentes ao ano-calendário de 2016, deverá ser entregue até as 23h59min59s, horário de Brasília, até o dia 31 de março de 2017, salvo alterações posteriores a este documento.
6 - Guarda de Documentos
A guarda dos documentos contábeis deverá observar o disposto nos regulamentos e legislações em vigor, aos quais orientamos atenção ao apresentado no seguinte endereço:
http://www.boletimcontabil.com.br/zallocco/site/tabela-temporalidade-doc-contabil.pdf. Desta forma, torna-se necessário o acompanhamento relativo a guarda dos documentos contábeis e financeiros, como forma de atendimento ao fisco e demais agentes fiscalizatórios, observando-se ainda os prazos dispostos no endereço anterior, visto que, a mera alegação de desconhecimento quanto aos períodos em destaque, não exime a instituição de possíveis sanções.
7 – Conclusão
Acreditamos firmemente que a relação entre contabilidade e cooperativa deve ser de extrema confiança. Primando assim pela excelência, no que se refere ao resultado final, ou seja, que estas representem fidedignamente a realidade dos fatos e possam vir a servir de base para a tomada de decisões.
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Ressaltamos ainda que o presente instrumento, visa apresentar as principais informações a serem observadas na relação CLIENTE X CONTADOR, estando passiveis de alterações, a depender da relação entre as partes, bem como destacamos a necessidade quanto ao acompanhamento dos dispositivos emitidos pelos entes regulatórios, dos ramos sujeitos a regulamentação, aos quais destacam-se: BACEN, ANS, SUSEP e ANTT.
Com base nos itens apresentados, nos cabe ressaltar a importância quanto ao disposto no contrato de prestação de serviços contábeis, documento que elenca todas as atividades pactuadas entre as partes, objetivando assim a maior clareza quanto a execução dos serviços contábeis.
Certos de contarmos com o comprometimento de todos Cooperativistas do nosso Estado, agradecemos antecipadamente o apoio e cooperação, bem como permanecemos a disposição para dirimir quaisquer dúvidas acerca do acima exposto.
Saudações Cooperativistas,
ESTHÉRIO SEBASTIÃO COLNAGO CARLOS ANDRÉ SANTOS DE OLIVEIRA
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RESIDENTES
UPERINTENDENTERAYNER DA SILVA SANTOS
GERENTE
GERÊNCIA DE DESENVOLVIMENTO COOPERATIVISTA
GUSTAVO BERNARDES RAPHAEL MARTINS VICTOR LIMA
Analista Contábil Analista Contábil Analista Contábil CRC-ES 018.280/O-2 CRC-ES 017.710/O-0 CRC-ES 017.308/O-0
