ANEXO II EDITAL Nº05/ PROGRAD/ DIREN/2010
1 – Título do Projeto: Automação de Fluxo de Trabalho Administrativo 2- Nome do Orientador: Autran Macêdo
3 – Unidade: FACOM
4- Curso: Bacharelado em Ciência da Computação 5- Subprograma: Experiência Institucioanal
6 – Justificativa:
(Explicitar os motivos de ordem teórica e prática que justificam o Projeto)
A comunicação digital, hoje, é uma exigência imprescindível para que uma organização tenha sucesso em suas atividades fins. As informações devem fluir de forma que todos os elementos envolvidos em um determinado processo ocorram dentro dos prazos e das normas regulamentares.
Uma empresa ou um órgão público ou privado que não tenha um sistema digital de informação (e/ou comunicação) operando de forma adequada e estratégica, tende a ficar defasada quanto a suas atividades fins. Isto decorre da perda tanto de informações quanto de prazos para o cumprimento de determinadas tarefas.
Atualmente, a maioria das organizações, dentre as quais a Universidade Federal de Uberlândia (UFU) é um exemplo, utiliza sistemas baseados em computador para a realização de seus negócios. Esses sistemas, em maior ou menor grau, procuram implementar o processo de negócio das organizações, desde a execução de uma atividade em nível de produção até uma tomada de decisão em nível estratégico.
Assim, percebe-se a necessidade dos sistemas computacionais das organizações modelarem seus processos de negócios de forma eficiente e flexível. Por eficiente, entende-se a capacidade desses sistemas manterem dados fidedignos e integrados à realidade da organização. Por flexível, entende-se a capacidade de implementarem mudanças nos processos de negócio com o menor grau possível de interrupção na operacionalidade do mesmo.
Dentro do contexto acima, percebe-se uma tendência dos sistemas computacionais das organizações integrarem informação e gerenciamento de
fluxos de trabalho. Essa integração que envolve diferentes sistemas, tarefas e
grupos de pessoas é foco de pesquisa em sistemas de workflow.
Workflow[AH] é a automação, total ou parcial, de um processo de
negócio. Essa automação pressupõe troca de documentos, informações e tarefas entre os participantes do processo, para a realização de uma ação [WfMC1]. Portanto, o objetivo de um sistema de workflow é o de auxiliar as organizações na especificação, execução, monitoração e coordenação do fluxo de trabalho em um ambiente organizacional.
Embora, a ideia de automatizar processos, propalada pelo Workflow, seja atrativa, há relatos de empresas que investiram esforços e recursos nessa tecnologia, mas que depois de algum tempo a abandonaram [C].
Diferentes razões são justificativa para tal retrocesso, desde uma má avaliação sobre a aplicação do Workflow até a complexidade das ferramentas instaladas, que demandava pessoal especializado para operá-lo.
Considerando o expoxto acima e a grande quantidade de fluxos de trabalho (processos) existente na UFU, a proposta deste projeto é avaliar a aplicação da tecnologia de Workflow na automção de processos de algumas unidades da UFU. Essa tecnologia será aplicada em uma unidade da UFU e sua efetividade será avaliada, em termos de usabilidade e de eficácia.
7 - Objetivos gerais
Avaliar a aplicação de tecnologias relacionadas a Workflow para automação de fluxo de trabalho.
Objetivos Específicos
Criar um software para automação de processos baseado em Workflow adaptável aderente aos fluxos de trabalho de algumas unidades da UFU. Automatizar um fluxo de trabalho de uma unidade adminstrativa da UFU. Analisar a efetividade da automação do fluxo selecionado junto às pessoas envolvidas com o mesmo.
8 - Metodologia:
(Descrever qual a metodologia do Projeto)
O projeto será realizado conforme as etapas abaixo. 1. Estudo de Workflow
O aluno irá estudar os conceitos de Workflow [AH] e especialmente de
Workflow de Produção [LR], que se caracteriza por ser um tipo de
workflow, no qual os processos de negócios estão bem definidos. 2. Treinamento em um Editor de Fluxo de Trabalho
Os processos de negócio necessitam ser modelados de modo que um componente de software possa realizar o fluxo do processo. A modelagem, em geral, é realizada por uma ferramenta de software conhecida como Editor de Fluxo de Trabalho. Há várias ferramentas prontas e de código aberto, contudo, arbitrariamente será a utilizada a ferramenta JaWE [T1]. O aluno irá se familiarizar com tal ferramenta e especificar um processo hipotético para fins de treinamento com a mesma.
3. Estudo de um Motor de Workflow
O motor de um sistema de workflow é o componente que realiza a execução de uma instância de um processo de negócio. Por exemplo, considere o processo de negócio Trancamento de Matrícula em Disciplina, de uma escola. Quando um aluno solicita um trancamento, esse processo é iniciado. É o motor que envia para o coordenador tal solicitação, em
conformidade com a definição do processo. Todas as tarefas desse processo são gerenciadas pelo motor.
Portanto, é necessário experimentar um motor de workflow. Arbitrariamente, trabalharemos como o motor Shark [T2] por ser de código aberto e livre, embora haja outros motores igualmente disponíveis [M]. 4 .Análise de componentes a serem agregados ao motor
O motor simplesmente não se configura em um sistema de workflow. É necessário integrá-lo a outros componentes de software [WfMC2]. Portanto, será necessário conhecer detalhadamente a arquitetura desse motor para que seja possível determinar como integrar esses outros componentes ao mesmo. Estimamos que necessariamente serão necessários os componentes de administração (que realiza atividades de bastidores, como reiniciar uma instância de processo), de supervisão (que apresenta informações sobre as instâncias de processos) e de caixa de entrada (que apresenta para cada usuário as tarefas que estes derverão realizar).
Os componentes que já estiverem prontos e disponíveis para uso (software livre) serão objetos de estudo. Esse estudo irá determinar se será viavel utilizá-los tal como se encontram ou adaptá-los às nossas necessidades. Caso algum componente não se enquadre a essas restrições, teremos de implementá-lo.
5. Estudo de Caso
Iremos selecionar um processo de uma unidade adminstrativa da UFU. Duas unidades se prontificaram a auxiliar neste projeto: a Secretatia de Graduação em Ciência da Computação e a Secretaria de Pós-Graduação em Química.
O processo será estudado quanto à sua finalidade e seus produtos resultantes, e posteriormente, será modelado por meio do JaWE (vide etapa 2) . Uma vez modelado o processo será submetido ao sistema implementado na etapa 4.
6. Implantação do Sistema
Uma vez concluída as etapas anteriores, teremos de implantar o sistema de workflow na unidade adminstrativa selecionada no estudo de caso. A implantação consistirá da instalação do sistema no computador do usuário, treinamento do usuário, acompanhamento deste ao longo das primeiras semanas de uso do sistema, e correção de algum eventual erro de software.
7. Análise do Estudo de Caso
Iremos analisar a efetividade da automação do processo selecionado em termos de correção e em termos de usabilidade. Queremos determinar não somente se a tecnologia está corretamente implementada. Queremos também estabelecer se os usuários se beneficiaram de tal tecnologia e de como se deu esse benefício. Caso não tenho ocorrido benefício, iremos determinar o porquê e quais correções se farão necessárias na aplicação
da tecnologia , se for o caso de correção em tal aplicação. Essa análise será realizada por meio de verificação in loco do sistema e entrevista com os usuários do sistema.
9 - Avaliação:
(Descrever a avaliação do Projeto)
A execução do projeto será acompanhada por meio de reuniões semanais, com base no cronograma, e nos produtos de cada etapa do projeto. Cada etapa do projeto tem um ou mais produtos relacionados. Essa relação é apresentada abaixo.
ETAPA PRODUTO
Estudo de Workflow - Seminário: os conceitos de workflow.
- Seminário: padrões para uma linguagem de especificação de processo.
- Seminário: especificação de um processo hipotético utilizando os padrões para linguagem de especificação de processo. Treinamento em um Editor de Fluxo
de Trabalho
- Seminário: apresentação das principais funcionalidades do editor. - Seminário: apresentação da linguagem de especificação de processo contida no editor.
- Seminário: apresentação de um processo hipotético descrito na liguagem do editor.
- Seminário: comparação sobre a expressividade da linguagem do editor contra os padrões para linguagem de especificação do processo
- Seminário: explicação do arquivo gerado pelo editor quando da edição de um processo:
Estudo de um Motor de Workflow - Seminário: a arquitetura do motor. - Seminário: execução de um processo hipotético no motor Análise de Componentes - Seminário: como agregar novos
componentes ao motor - Seminário: quais são os
componentes a serem agregados ao motor?
- Relatório: requisitos e arquitetura de cada componente; projeto de
interface entre os componentes e o motor; IHC de cada componente. - Software: seleção ou
implementação de cada compomente - Software: agregação dos
compomentes ao motor, produzindo um sistema de gerência de workflow (SGWf).
Estudo de Caso - Relatório: descrição da unidade
administrativa selecionada para sediar o SGWf; e descrição do processo adminstrativo objeto da automação proporcionada pelo SGWf.
- Teste: execução do processo selecionado
Implantação do Sistema - Software: instalação do SGWf - Treinamento: como utilizar e como acompanhar o processo
automatizado
Análise do Estudo de Caso - Relatório: resultado da implantação do SGWf.
10 - Número de bolsas solicitadas: 1 (uma) 11 - Participantes do Projeto:
(Detalhar as atividades de cada membro da equipe)
Nome Função (orientador/ colaborador) Curso
Autran Macêdo Orientador Bach.C.Computaç
ão
--- ---
---12 – Impacto do Projeto:
(Descrever os possíveis impactos e resultados esperados ao final do projeto; assim como a forma de difusão dos resultados do projeto)
Impacto
Esperamos que ao final do projeto tenhamos obtido um resultado afirmativo da aplicação de técnicas de workflow na automação do fluxo de trabalho da unidade administrativa selecionada. Assim ocorrendo,
−o software utilizado nessa unidade poderá ser utilizado também em demais unidades similares da UFU;
−a automação de diversas unidades da UFU irá contribuir para agilidade e eficiência da realização das atividades administrativas da UFU;
−o sucesso esperado por este projeto irá minimizar o uso do papel normalmente envolvido nessas atividades;
−a UFU poderá liderar a automação administrativa entre as demais IFES e se tornar uma referência nesse tipo de automação.
Difusão
Esperamos que os resultados do projeto sejam divulgados por meio de artigos em conferência ou revista. Além disso, esperamos registrar o software resultante junto ao INPI para que a UFU, o aluno bolsista e o coordenador do projeto sejam os detentores da autoria do software.
13 – Cronograma de execução:
(Apresentar uma planilha de datas (mensal), contendo a descrição de cada fase de execução do projeto)
Atividades do Cronograma (Ativ.) 1) Estudo de Workflow
2) Treinamento em um Editor de Fluxo de Trabalho 3) Estudo de um Motor de Workflow
4) Análise de componentes a serem agregados ao motor 5) Estudo de caso
6) Implantação do sistema 7) Análise do Estudo de Caso
Ativ. 2009 2010
Set. Out. Nov. Dez. Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago.
1 x 2 x 3 x 4 x x x x x x x 5 x x 6 x x 7 x x x
14 - Referências: (Seguir normas da ABNT)
[AH] AALST, Wil van der & HEE, Kees van. Workflow Management: models, methods and systems. MIT Press, 2004.
[C] CRUZ, Tadeu José Costa Santos. Uso e Desuso de Sistemas de Workflow. Dissertação de mestrado, COPPE/UFRJ, Programa de Engenharia de Produção, 2005.
[LR] LEYMANN, Frank & ROLLER, Dieter. Production Workflow: concepts and techniques. Prentice-Hall, 2000.
[M] Manageability. Open Source Workflow Engines Written in Java. In: http://www.manageability.org/blog/stuff/workflow_in_java
Acessado em 16/junho/2010
[T1] Together. Enhydra JaWE - Open Source Java Swing graphical
native WfMC XPDL editor. In:
http://www.together.at/prod/workflow/twe Acessado em: 16/junho/2010.
[WfMC1] WORKFLOW MANAGEMENT COALITION. Terminology & Glossary. Relatório TC-1011. 1999. In: http://www.wfmc.org/Download-document/WFMC-TC-1011-Ver-3-Terminology-and-Glossary-English.html Acessado em: 12/junho/2010.
[WfMC2] WORKFLOW MANAGEMENT COALITION. Reference Model. http://www.wfmc.org/reference-model.html Acessado em:
16/junho/2010.
Data
