MELHORES FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO INTERNA DO BRASIL

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%

MELHORES FERRAMENTAS DE

(2)

De novo o e-mail. Uma das ferramentas mais execradas por especialistas é ainda a mais utilizada pelas empresas brasileiras como sistema de comunicação interna.

O fato da tecnologia liderar as pesquisas sobre ferramentas e a eficácia da comunicação nas organizações pode ser justificado pela facilidade de utilizá-la, afinal, em geral, todos têm um e-mail e o acessam de qualquer lugar ou aparelho, pois ele se molda aos gadgets disponíveis no mercado facilmente; além de, claro, existir uma cultura sedimentada nas empresas à utilização e importância da ferramenta. Ou você nunca ouviu a frase ou variações dela: “agora sou importante, tenho um e-mail da empresa” Porém …

De acordo com especialistas, a velha caixa de entrada causa inúmeros problemas que vão desde a perda de tempo no acesso à ela até aos “vícios” de e-mail, como: armazenar nele todos os arquivos de uma função ou de uma empresa. Neste caso temos um grave problema, pois qualquer falha ou um e-mail deletado por acidente pode trazer prejuízo à empresa e aos profissionais.

Contudo, se há tanto para falar contra o e-mail, por que ainda o utilizamos? Esta é uma das questões que tentaremos responder neste material, que traz um panorama sobre como e por que as ferramentas de comunicação interna são utilizadas no país? Quais critérios foram levantados para a sua contratação? E, quais delas os profissionais de comunicação e usuários preferem utilizar?

Boa Leitura!

Ivanir França - Cultura Colaborativa

Diego Fávero | Gianluca Baldrati - Comunique-se Digital

Apresentação_

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De novo o e-mail. Uma das ferramentas mais execradas por especialistas é ainda a mais utilizada pelas empresas brasileiras como sistema de comunicação interna.

O fato da tecnologia liderar as pesquisas sobre ferramentas e a eficácia da comunicação nas organizações pode ser justificado pela facilidade de utilizá-la, afinal, em geral, todos têm um e-mail e o acessam de qualquer lugar ou aparelho, pois ele se molda aos gadgets disponíveis no mercado facilmente; além de, claro, existir uma cultura sedimentada nas empresas à utilização e importância da ferramenta. Ou você nunca ouviu a frase ou variações dela: “agora sou importante, tenho um e-mail da empresa” Porém …

De acordo com especialistas, a velha caixa de entrada causa inúmeros problemas que vão desde a perda de tempo no acesso à ela até aos “vícios” de e-mail, como: armazenar nele todos os arquivos de uma função ou de uma empresa. Neste caso temos um grave problema, pois qualquer falha ou um e-mail deletado por acidente pode trazer prejuízo à empresa e aos profissionais.

Contudo, se há tanto para falar contra o e-mail, por que ainda o utilizamos? Esta é uma das questões que tentaremos responder neste material, que traz um panorama sobre como e por que as ferramentas de comunicação interna são utilizadas no país? Quais critérios foram levantados para a sua contratação? E, quais delas os profissionais de comunicação e usuários preferem utilizar?

Boa Leitura!

Ivanir França - Cultura Colaborativa

Diego Fávero | Gianluca Baldrati - Comunique-se Digital

INFO

GRÁ

FICO

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INFO

GRÁ

FICO

Como mencionamos na abertura, o e-mail - bendito ou maldito - continua sendo a ferramenta mais utilizada pelas organizações. A tecnologia é usada para a comunicação interna em mais de 90% das empresas.

De acordo com Beatriz Pivotto, responsável pela Comunicação Interna para a América Latina da Unisys, isso ocorre primeiro pelo baixo custo, pela fácil absorção e impacto ao público alvo e principalmente pela ferramenta estar inserida no dia a dia das pessoas como algo essencial ao trabalho.

Ela explica que outras ferramentas de comunicação, mais eficazes na prática, acabam não ganhando tração, um pouco por culpa do colaborador - que tem certa “preguiça” de ir em busca da informação - ou por culpa das lideranças que ainda veem uma intranet social ou uma TV corporativa como distração e não como ferramenta de trabalho. “A gente tem uma cultura muito rígida no Brasil, que o colaborador precisa estar sempre focado no trabalho. Então, é uma questão que precisamos mudar”, comenta Beatriz.

Este ponto fica perceptível na pesquisa ao se notar uma sensação maior de eficácia das ferramentas quando a comunicação interna é gerida por um setor especializado ou terceiros.

Segundo Beatriz, esse resultado é natural, pois quando há pessoas especializadas na organização, a preocupação com a linguagem da comunicação e a mensuração dela geram insumos que alimentam as ferramentas, as tornando mais efetivas e próximas do público.

Porém, ela destaca que hoje há muitas ferramentas de comunicação no mercado; neste ponto, como lembra Renato Martinelli, é preciso olhar à sociedade e perceber que a comunicação acontece de fora para dentro e não ao contrário. Logo, se o colaborador na sua vida pessoal aprendeu a usar o Facebook, o ideal é que a ferramenta que ele vá utilizar na organização seja similar, “por que vemos muitas empresas investindo em ferramentas que não são atrativas. Então, meu conselho é: antes de investir, pensar se a ferramenta que vou adquirir vai gerar uma economia real? Ela realmente está de acordo com meu público interno? Isto é, são vários fatores que devem ser ponderados”, finaliza Beatriz.

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Para realizar esta pesquisa consideramos como conceito de MELHOR, as ferramentas mais utilizadas para

comunicação interna e a eficácia delas, comprovada em outras pesquisas. Com isso chegamos a:

Email

92,5%

43%

(News e e-mail marketing)

Intranet

44,1%

100%

Jornal Mural

42,7%

100%

Rede Social

29,7%

100%

Corporativa

Jornal impresso

28,2%

apenas utilizado em conjunto

ou digital

com outras ferramentas

TV corporativa

20,7%

100%

Aplicativo

14,8%

75%

Outros

19,2%

Ferramenta

Utilizada por

Eficácia

(considera-se o

total de respondentes) (esta métrica corresponde apenas a ferramenta específica, quando utilizada em conjunto com outras fora desconsiderada a pontuação

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Das respondentes da pesquisa:

49%

16,1%

34,9%

Grande porte

acima de 100 funcionários

Médio porte

até 100 funcionários

Pequeno porte

até 25 funcionários

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A comunicação interna

nas empresas é responsabilidade:

Departamento de Comunicação Interna

Empresas terceirizadas

Não possui um setor ou pessoa responsável

Departamento de marketing

RH

40.8%

19 .7%

1.5%

17.6%

20.3%

(8)

Das empresas de

GRANDE PORTE

(49% do total de respondentes)

3%

não possuem um setor de comunicação

destas:

33% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI 50% utilizam o e-mail e outras ferramentas

16% Jornal Mural

17% Jornal Mural e Intranet

22%

pelo setor de Marketing

destas:

96,4% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI 15,7% utilizam apenas o e-mail

21% possuem TV corporativa

22% possuem Rede Social Corporativa

73,6% se valem de mais de três ferramentas de CI

53%

tem sua comunicação feita por um setor especialista em CI destas:

96% utilizam o e-mail em suas ferramentas de comunicação 2% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI 43% possuem TV corporativa 33% possuem Redes Sociais Corporativas 89,7% se valem de mais de três ferramentas de CI

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Das empresas de

GRANDE PORTE

(49% do total de respondentes)

19%

pelo setor de RH

destas:

95,9% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI 4% apenas o e-mail

87% se valem de mais de três ferramentas de CI

3%

por fornecedor externo

destas:

100% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI 100% possuem TV corporativa 50% possuem Rede Social Corporativa 100% se valem de mais de três ferramentas de CI

(10)

Das empresas de

MÉDIO PORTE

(16% do total de respondentes)

15%

destas:

7% Jornal Mural 7% Intranet 7% Nenhuma ferramenta

20%

pelo setor de Marketing destas:

94% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI 17,6% utilizam apenas o e-mail

33%

tem sua comunicação feita por um setor especialista em CI

destas: 96% utilizam o e-mail em suas ferramentas de comunicação 3% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI 33% possuem TV corporativa 44% possuem Redes Sociais Corporativas 85% se valem de mais de três ferramentas de CI

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30%

destas:

92% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI 23% apenas o e-mail

3%

destas:

100% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI 100% possuem TV corporativa 100% se valem de mais de três ferramentas de CI

(12)

Das empresas de

PEQUENO PORTE

(35% do total de respondentes)

44%

destas:

1% App (Whatsapp, Viber, etc) 1% Rede Social Corporativa 2% Nenhuma ferramenta

18%

pelo setor de Marketing

destas:

87% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI 25% utilizam apenas o e-mail

27%

tem sua comunicação feita por um setor especialista em CI

destas: 84% utilizam o e-mail em suas ferramentas de comunicação 6% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI 18% possuem TV Corporativa 40% possuem Redes Sociais Corporativas 70% se valem de mais de três ferramentas de CI

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9%

destas:

88% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI 17% apenas o e-mail

2%

destas:

100% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI 40% possuem rede social corporativa 80% se valem de mais de três ferramentas de CI

(14)

O que diz cada departamento responsável sobre as

ferramentas utilizadas

legenda:

- Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo).

- Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor.

- Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados).

- Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação. - Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.

19,7%

Das empresas que não possuem setor

ou responsável por comunicação

47,5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas delas:

Apenas 21% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

38.6% consideram as ferramentas intermediárias

delas:

12.8% consideram as ferramentas ruins ou péssimas

delas:

100% dizem não aplicar nenhum tipo de métrica para mensurar a eficácia

(15)

legenda:

O que diz cada departamento responsável sobre as

ferramentas utilizadas

40,8%

Quando a Comunicação é feita pelo DP de CI

68.5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas delas:

56.8% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

29.5% consideram as ferramentas intermediárias delas:

52.3% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

2% consideram as ferramentas ruins (não houve menções a péssima)

delas:

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O que diz cada departamento responsável sobre as

ferramentas utilizadas

legenda:

17,6%

Quando a Comunicação é feita pelo DP de RH

44.5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas

delas:

43,9% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

40,2%consideram as ferramentas intermediárias

delas:

27% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

15,5% consideram as ferramentas ruins (não houve menções a péssima)

delas:

Aniversariante

15 março

2012 2013 2014 2015 97% META

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O que diz cada departamento responsável sobre as

ferramentas utilizadas

legenda:

20,3%

Quando a Comunicação é feita

pelo DP de Marketing

61,9%considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas delas:

33,3% consideram as ferramentas intermediárias

delas:

34,2% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

4,7% consideram as ferramentas ruins (não houve menções a péssima)

delas:

(18)

legenda:

1,5%

Quando a Comunicação é feita

por empresas terceirizadas

87,5%considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas delas:

12,5%consideram as ferramentas intermediárias

delas:

(19)

Quais

critérios

foram

utilizados

para

ad-quirir cada

ferramenta

Pela análise macro da pesquisa o

resultado sobre os critérios utilizados

como opções foram:

60% Acessibilidade: facilidade de entrega e acesso da comunicação

ao público de interesse.

49.6% Econômico: a ferramenta possui um valor atrativo e seus custos periféricos (implantação, manutenção e operação) são justos.

49% Alcance: necessidade de ter as informações disponíveis ao maior número de pessoas.

30.7% Dinamismo: a ferramenta é flexível, simples e rápida o suficiente para a

divulgação e atualização de informações, com possibilidade de transmissão em tempo real.

22.8% Colaboratividade: a ferramenta possibilita ao público disposto nela interagir de maneira rápida e de várias formas, a exemplo das redes sociais abertas.

22% Entendimento: pela apresentação da ferramenta a compreensão do público é mais clara.

20.1% Segmentação: possibilidade de direcionar a comunicação apenas aos públicos de interesse.

19% Atração: a ferramenta permite maior atração e absorção da mensagem pelo

público-alvo.

8.2% Segurança: a ferramenta possui configurações que impedem ou dificultam o vazamento de materiais da organização.

(20)

Quais ferramentas são mais eficientes

para os entrevistados?

Intranet

_{(109 citações)}

Redes Sociais

Colaborativas

(62 citações)

TV Corporativa

(52 citações)

E-mail

_{(45 citações)}

Whatsapp

(20 citações)

Revista

(9 citações)

Aplicativos

móveis

(13 citações)

Jornal Mural

(45 citações)

Jornal imprenso

(21 citações)

Newsletter (19 citações) Reuniões (11 citações)

(21)

O que eles dizem

faltar nas organizações

Colaboração

_{(92 citações)}

Interação

(12 citações)

Comunicação eficaz

(27 citações)

Acesso à comunicação

(31 citações)

Comunicação face a face

(12 citações)

Diálogo e Feedback

(12 citações)

Colaboração

(5 citações)

Linguagem visual mais atrativa

(5 citações)

Dinamicidade na comunicação

(22)

Além disso,

comentam:

Seria muito legal se a empresa pensasse

num departamento de comunicação.

Muitas empresas, possuem funcionários

qualificados para tal procedimento, mas

não reconhecem o conhecimento do

colaborador. Pensar em estratégias e

reformular um ambiente organizacional,

muitas vezes necessita saber ouvir o

público interno. Algumas empresas não

praticam esse pilar.

“

Acredito que para o desenvolvimento mais amplo da

comunicação interna ainda faltam pesquisa e

opções de novas ferramentas. Mas a Intranet é

daquelas fundamentais em qualquer empresa.

“

A ferramenta que permita interação entre o colaborador e empresa, mesmo os mecanismos que sejam considerados mais simples como jornal ou revista, penso que possa inserir ferramen-tas de apuração e clima, propiciando assim um método de disseminação da informação de mão dupla, onde o colaborador possa interagir e ser também um emissor da informação, não somente receptor; com este conceito temos a oportunidade de a comunicação ser construída de forma ampla, dando a oportuni-dade para que os "ruídos" sejam eliminados e os membros da companhia sejam os pioneiros no recebimento de quaisquer informações a serem divulgadas; criando um elo que gerador de cordialidade e confiança

“

Mais interações face a face tornariam

o resultado muito melhor.

(23)

“

O Comunique-se Digital é a agência digital do Grupo

Comunique-se, um dos maiores grupos de comunicação do

país. Nossa missão é turbinar resultados de empresas por meio

do Workr, uma plataforma na nuvem para gestão da

comunicação e da SuaTV, solução de tv corporativa, mural

digital e digital signage.

A SocialBase tem por objetivo conectar as pessoas tornando o

trabalho mais simples e produtivo nas organizações. A

empresa desenvolve uma plataforma de comunicação interna,

que promove uma cultura mais colaborativa e aumenta o

engajamento das pessoas. Além disso, a SocialBase oferece

consultoria na implantação de plataforma, possibilidade de

customização, integração com sistemas legados, suporte e

treinamento.

Esta pesquisa foi realizada, por meio digital, com 520 empresas de todo o Brasil,

no período de 25 a 29 de Abril de 2016.

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