5S
Sobre o Manual
O 5S é uma técnica do Lean que vai te ajudar a organizar (e manter organizado) o ambiente de trabalho.
Neste material, iremos apresentar um sucinto manual de como se implementar cada uma das 5 etapas desta técnica:
5S
Por onde começar?
Para saber o que é útil e o que não é útil devemos primeiro analisar o que é feito na rotina do ambiente que queremos organizar.
Podemos acompanhar a maioria das atividades que são realizadas rotineiramente, ou então entrevistar as pessoas envolvidas no trabalho.
Conhecendo o trabalho de rotina
• Qual é a atividade que mais se realiza aqui?
• Quais materiais/informações você precisa para realiza-la?
• Existem variações possíveis nessa atividade (mesma operação de montagem, porém com uma ferramenta diferente)?
• Quais atividades diferentes dessa você se lembra de realizar na última semana? • Quais materiais informações são necessárias?
• Quais atividades você realizou no último mês? • Quais materiais são necessários?
• Existem variações para essas atividades que demandam informações/materiais especiais?
• Onde ficam guardados todos estes materiais (os rotineiros, as variações, os semanais, os mensais, etc)?
Conhecendo a rotina de trabalho
Essas perguntas nos ajudarão bastante a saber o que é feito no dia a dia e o que é necessário para se fazer as atividades com qualidade.
Lembrem-se: faltar itens necessários ao trabalho é tão ruim quanto ter um excesso de itens disponíveis (o que chamamos de “bagunça”)
Analisando os itens disponíveis
Após entendermos o que precisamos, devemos ir até o ambiente e analisar item a item que existe lá.
Temos que ver se eles são necessários, não necessários ou esporadicamente necessários.
Analisando os itens disponíveis
Para cada item, devemos fazer as seguintes verificações:
O item é necessário?
Devemos vende-lo ou descarta-lo Com que periodicidade
ele é necessário?
Todo dia
Toda semana Todo mês
Classificar como alta utilização
Classificar como média utilização
Analisando os itens disponíveis
Depois de classificarmos cada item, devemos passar para a próxima etapa, a do Seiton (senso de organização).
5S
Por onde começar?
No Seiton, devemos organizar o ambiente. Partimos do ponto que deixamos no último S (Seiri), portanto já devemos conhecer o que é útil e o que não é e ter todos os materiais/informações classificados.
Sou útil todo dia!
Como fazemos?
Devemos seguir a seguinte lógica:
• Se algo é útil todo dia deve estar próximo do local de uso (a gaveta da mesa do escritório, o armarinho ao lado da linha, etc.);
• Se alto é útil toda semana deve estar em um “estoque” próximo, mas não tomar espaço no ambiente de trabalho (estar no almoxarifado, por exemplo);
• Se algo é raramente usado deve estar disponível em um estoque com uma clara indicação de sua localização (para o operador não ficar procurando item, devemos colocar na instrução de trabalho padrão onde este item está guardado.
Tudo disponível
Lembrem-se!
No Seiton devemos “aliviar a bagunça” do ambiente de trabalho, mas também devemos garantir que todos os materiais estejam
disponíveis, mesmo aquelas ferramentas usadas apenas uma vez por mês.
A pessoa que as utiliza precisa saber claramente onde estão guardadas!
Conhecendo a rotina de trabalho
Essas perguntas nos ajudarão bastante a saber o que é feito no dia a dia e o que é necessário para se fazer as atividades com qualidade.
Lembrem-se: faltar itens necessários ao trabalho é tão ruim quanto ter um excesso de itens disponíveis (o que chamamos de “bagunça”)
Organização no Seiton -> Exemplos
Algumas soluções padrões são bem úteis no Seiton. Podemos citar algumas delas:
O quadro de ferramentas organiza a disposição de ferramentas úteis esporadicamente em oficinas. Cada ferramenta tem seu lugar determinado. É possível resolver qualquer variação do trabalho buscando a ferramenta correta no quadro.
Organização no Seiton -> Exemplos
Prateleiras com pastas coloridas separadas por assunto são ótimas opções para se organizar itens de média utilização.
Cada cor ou posição na prateleira pode representar um tipo de trabalho ou uma variação do trabalho a ser feito. O acesso é rápido e a identificação é visual, evitando erros.
Organização no Seiton -> Exemplos
Colocar a localização de peças, informações ou pastas de computador na instrução de trabalho (ou até mesmo adicionar uma foto do local ou da tela) é uma maneira excelente de garantir que as pessoas vão acha-las. Também é bom frisar na instrução a importância de retornar as peças após o uso.
As informações estão na pasta:
Conhecendo a rotina de trabalho
Uma vez tudo organizado, devemos etiquetar e padronizar o estado de organização. Falaremos mais sobre isso no quarto S, o Seiketsu.
5S
Por onde começar?
No Seiso, temos que garantir que o ambiente sempre se mantenha limpo.
Temos duas ações que podemos tomar para isso: • Organização de uma rotina para a limpeza;
Organizando uma rotina de limpeza
Rotinas de limpeza podem ser elaboradas usando os mais diversos formulários.
Anexo nesta aula, está um exemplo em excel de um formulário de rotina de limpeza.
Organizando uma rotina de limpeza
O mais importante para se estabelecer uma boa rotina é: • Deixar claro o ambiente ou item que queremos limpar; • Deixar claro o método de limpeza;
• Deixar clara a periodicidade de limpeza; • Deixar claro o responsável pela limpeza.
Podemos adicionar outros itens também, como as ferramentas necessárias para se realizar a limpeza.
Organizando uma rotina de limpeza
É muito importante também que todos saibam quem são os responsáveis pela limpeza e os procedimentos para fazê-la.
Por isso, o responsável pelo programa de 5S deve comunicar todos os envolvidos da nova rotina.
Evitando que se suje
Além de limpar, aqui temos que privar por não sujar.
Para se conseguir isso, devemos:
• Estudar os procedimentos padrões para deixa-los mais limpos; • Treinar os colaboradores no novo procedimento;
• Melhorar continuamente o procedimento, tornando-o cada vez mas limpo.
Estudando o padrão
Estudar o padrão é muito importante:
• Em qual parte do procedimento pode ocorrer um evento que suja (derramamento de óleo, contato com alimentos, derramamento de água, geração de poeira, geração de fumaça, etc.)?
• Como poderíamos, fazendo pequenas mudanças, eliminar essa fonte de sujeira? • Qual outra alternativa para eliminarmos a fonte de sujeira?
• Se não há como eliminar, o que geralmente fazemos para limpar? • É a melhor maneira?
Novo padrão
Uma vez melhorado o padrão, de forma a evitar que se suje, ou
eliminando a sujeira gerada rapidamente, devemos treinar os
colaboradores no novo padrão. Após o treinamento, verificamos como vai o novo padrão e corrigimos eventuais erros, buscando sempre melhorá-lo.
Conhecendo a rotina de trabalho
Depois que foi trabalhado o senso de limpeza, devemos partir para o senso de higiene, saúde e bem estar – o Seiketsu.
5S
Por onde começar?
Já no Seiso, fizemos uma breve introdução sobre estudar os padrões e criar cronogramas de organização para a limpeza.
O Seiketsu, ou Senso de Higiene, Segurança e Bem Estar, tem tudo a
Por onde começar?
Nele, vamos organizar e melhorar os padrões quanto à:
• Segurança (risco de acidentes);
• Ergonomia (conforto do operador que utiliza o ambiente); • Risco de saúde a longo prazo;
Analisando a segurança
Quanto à segurança, podemos nos perguntar:
• Quais os riscos do ambiente de trabalho? (mecânicos, elétricos, químicos, biológicos)
• Por que existe esse risco? (qual etapa do procedimento promove o risco)? • Como poderemos evitar que o risco exista?
• Se não podemos mudar o padrão para eliminar o risco, como amenizá-lo? • Como conter o risco para que ele tenha um impacto pequeno?
• Qual procedimento precisamos ter para conter os efeitos do acidente uma vez que ele ocorre?
Rotina de segurança
Da mesma forma que elaboramos uma rotina de limpeza, precisamos elaborar uma rotina de segurança:
• O que deve ser feito periodicamente? • Quem deve fazer?
• Como deve ser feito? • Onde deve ser feito?
Também precisamos deixar a rotina clara e fazer com que ela seja acompanhada.
Alguns riscos clássicos com respeito à segurança
FÍSICOS Ruídos, Temperatura, Iluminação, Vibração,Umidade e Radiação.
Poeiras, Fumos, Gases, Vapores, Produtos Químicos.
QUÍMICOS
Fungos, Ofídios, Insetos, Vírus. BIOLÓGICOS
Monotonia, Postura incorreta, Repetitividade.
ERGONÔMICOS
Ergonomia e riscos de longo prazo
Da mesma maneira, analisamos os padrões para ergonomia: • A posição para a realização do trabalho é confortável?
• Pode causar danos?
• De que maneira podemos modificar o trabalho para obter uma ergonomia melhor?
• De que maneira podemos reduzir os riscos de longo prazo?
• Que ações periódicas podemos tomar para melhorar a ergonomia e a saúde a longo prazo?
Padrões
Uma vez feito isso, podemos disseminar os padrões e procedimentos entre os colaboradores.
Da mesma maneira que no Seiso, temos que estar sempre abertos para melhorar cada vez mais os padrões, entendendo suas falhas e desenvolvendo mudanças (muitas vezes criativas).
Indo além do padrão
Na próxima aula, iremos falar do último S, o Shitsuke, ou senso de autodisciplina.
Com ele, espera-se que esse espírito de utilidade, organização, limpeza e melhoria dos padrões se perpetue dentro da filosofia da organização.
5S
Por onde começar?
O Shitsuke é a cereja no bolo de todos os programas 5S.
Em geral, o implementamos
durante a implementação dos S’s
ateriores.
Por onde começar?
Fazendo com que as pessoas se sintam bem durante a implementação do programa 5S!
Se elas sentirem prazer na atividade de organizar, rever os padrões, pensar na limpeza e tudo mais, sem dúvidas elas desenvolverão o senso de autodisciplina para manter o espírito.
Deixando o 5S uma atividade agradável
Podemos fazer algumas coisas para que as pessoas sintam prazer ao implementar o 5S:
• Incentivar a participação de todos;
• Tratar cada sugestão com o devido respeito;
• Incentivar a criatividade das pessoas para resolver os problemas com os padrões;
• Recompensar boas sugestões;
Deixando o 5S uma atividade agradável
Podemos fazer algumas coisas para que as pessoas sintam prazer ao implementar o 5S:
• Reconhecer e celebrar toda e qualquer conquista alcançada;
• Ter uma comunicação clara das responsabilidades (tenha certeza que todos saibam e concordem com as ações das quais são responsáveis); • Treinar as pessoas e ensiná-los os princípios básicos do 5S;
• Ter paciência no treinamento e respeitar os limites de cada um dos envolvidos.
Em todas as atividades
Todas as atividades conduzidas no programa precisam levar em conta estes princípios.
Uma vez trabalhado isso, podemos colher os bons frutos do programa e 5S.
