DIRETRIZES PARA PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA MAESTRO GUERRA-PEIXE

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DIRETRIZES PARA PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA

MAESTRO GUERRA-PEIXE

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Sumário

Apresentação ... 3

Conservação preventiva ... 3

Fatores que contribuem para a deterioração ... 4

Acondicionamento... 8

A higienização dos documentos e dos móveis ... 9

Diagnóstico para conservação preventiva ... 10

Restauração e desinfestação de documentos ... 122

Digitalização ... 133

Preservação digital ... 143

Considerações finais ... 144

REFERÊNCIAS ... 155

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3 PAÇO DO FREVO

GERÊNCIA DE CONTEÚDO

NÚCLEO DE DOCUMENTAÇÃO E PESQUISA

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E PESQUISA MAESTRO GUERRA-PEIXE DIRETRIZES PARA PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DO CENTRO DE

DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA MAESTRO GUERRA-PEIXE

1. Apresentação

O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe é um espaço reservado às coleções de documentos relacionados ao Frevo e ao seu universo, que mantém sob sua guarda materiais de naturezas distintas em torno desta temática. Para que este acervo permaneça em boas condições de uso ao longo do tempo, o Centro de Documentação e Memória elaborou diretrizes para orientar as ações de conservação preventiva na intensão de reduzir potencialmente a degradação dos documentos em razão da ação humana e da natureza.

A finalidade destas diretrizes é nortear as ações em torno de práticas de conservação preventiva, no intuito de contribuir para a preservação do suporte físico e, principalmente, seu conteúdo informacional. Embora não seja possível eliminar totalmente o processo de degradação, as ações de conservação podem reduzir os riscos consideravelmente.

O acompanhamento das condições do acervo através da avaliação periódica realizada pelos componentes da equipe do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe e, quando possível, com o apoio técnico de profissionais na área de conservação e restauro, irá contribuir com a preservação das coleções. Além disto, esta avaliação irá contribuir com a própria atualização deste manual, quando necessário.

2. Conservação preventiva

Os procedimentos voltados à conservação preventiva são ações realizadas permanentemente para reduzir a deterioração natural dos documentos, com o propósito de prolongar sua vida através do controle de fatores presentes no

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4 ambiente no qual o acervo está localizado e aonde os documentos circulam. A conservação preventiva visa à preservação do acervo como um todo.

O acervo do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe é constituído por materiais de naturezas diversas, tais como documentos bibliográficos, música impressa, documentos digitais, documentos iconográficos, documentos hemerográficos e documentos arquivísticos. Para cada tipologia documental, haverá recomendações específicas para seu acondicionamento e tratamento.

Buscando identificar os procedimentos de conservação mais adequados em relação às ações da natureza e do homem, apresentam-se aqui algumas noções sobre os agentes que podem ocasionara deterioração e, em seguida, são exibidas recomendações diretas acerca do uso, higienização e acondicionamento dos documentos.

3. Fatores que contribuem para a deterioração

O desgaste dos documentos em seus variados suportes acontece naturalmente, pois o manuseio e o conjunto de fatores internos e externos oferecem riscos para os documentos. É preciso tomar conhecimento, portanto, dos agentes que podem influenciar direta ou indiretamente a degradação do suporte físico dos documentos e minimizar suas ações. São fatores que contribuem para degradação:

I - Agentes ambientais: Clima, Temperatura, Umidade Relativa do Ar, incidência de luminosidade;

II - Agentes Químicos: Poluição atmosférica;

III - Agentes Biológicos: Fungos, Insetos e Roedores; IV - Agentes Humanos: Manuseio.

V - As composições químicas do material podem agir por meio das mudanças ambientais como: clima, temperatura, umidade do ar e luminosidade. Esses agentes podem favorecer, inclusive, a presença de outros. Controlá-los é uma maneira de preservar os documentos.

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5 3.1 Ambientais

I - Umidade relativa do ar: O Recife tem clima tropical e a umidade relativa do ar (U.R.), em média, é de 73%1_{. Isto se dá pela proximidade do mar e pelo alto}

índice pluviométrico. A alta umidade relativa do ar, juntamente com os poluentes e a maresia, criam ambientes propícios para o desenvolvimento de microrganismos nos suportes informacionais.

Recomendações:

Para minimizar as ações decorrentes da alta umidade, recomenda-se uso de desumidificador de ambiente, mantendo a umidade do ar em torno de 40 a 60%. É indicado manter as janelas sempre fechadas, realizar limpeza periódica dos móveis e documentos com técnicas específicas, para que os danos possam ser minimizados, em função da redução de partículas de água no ar. Manter termo higrômetro no ambiente para acompanhar a variação e temperatura e umidade relativa do ar.

II - Temperatura: O Centro de Documentação e Memória faz uso de aparelhos de ar-condicionado, porém eles são desligados ao final do expediente e aos finais de semana. A temperatura externa mínima é 22° e a máxima, 27°, sendo a média 25°. A temperatura interna varia de 21° (ar refrigerado) a 29° (ambiente). Recomendações:

Recomenda-se manter a temperatura interna entre 21° e 22°, propiciando um ambiente adequado a favorecer as condições ideais para a conservação dos documentos. Manter termo higrômetro no ambiente para acompanhar a variação e temperatura e umidade relativa do ar.

1_{Os dados e recomendações foram obtidos através de uma análise realizada no Centro de}

Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe, onde foram observadas temperatura, luminosidade e umidade relativa do ar utilizando os aparelhos data logger e luxímetro. O estudo foi realizado pela aluna Tatiana Coelho, do curso de Museologia, através de parceria entre o Paço do Frevo (onde a aluna é estagiária do Educativo) e o professor Bruno Melo de Araújo, do Departamento de Antropologia e Museologia da UFPE, no período de 10/07 a 18/07/2014. O trabalho é resultado do relatório de estágio da disciplina Estágio Supervisionado I.

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6 III - Luz: A incidência de iluminação excessiva pode causar amarelamento, perda da cor, deixar os documentos quebradiços, causando danos irreversíveis aos documentos. No Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe foi observado que a iluminação está acima da recomendada. A luminosidade variou entre 1. 293 lux a 4. 539 lux.

Recomenda-se reduzir a iluminação natural com cortinas, persianas ou películas nas janelas, evitando diminuir a incidência da luz do sol. Usar filtros especiais que barram a entrada de radiação ultravioleta, inclusive nas lâmpadas. Recomenda-se manter a luminosidade entre 5 a 50 lux.

3.2 Agentes químicos

I - Poluição: são elementos sólidos ou gasosos presentes no ar que podem gerar algum dano ao documento e à saúde das pessoas. São exemplos: cinzas, gases, fumaças, poeira.

Deixar janelas e portas sempre fechadas e realizar higienização periódica. Na dedetização, dar preferência a veneno em gel ou líquido.

3.3 Agentes biológicos

I - Insetos: Traças, baratas, cupins, brocas e piolhos encontram em meio aos documentos, ambiente favorável para reprodução. Eles se atraem por ambientes sujos, escuros, quentes e úmidos, se alimentam de substâncias que compõem certos tipos de documentos, como a celulose, elemento o qual o papel é constituído, por exemplo. Também se alimentam de micro-organismos. A barata geralmente se aloja em instalações hidráulicas e elétricas e podem ser atraídas por restos de alimentos.

Não ingerir alimentos no Centro de Documentação e Memória, consumir bebidas distante de documentos, realizar higienização periódica e remover do

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7 acervo qualquer material que estiver contaminado para análise e desinfestação. Realizar dedetização periódica.

II - Microrganismos: Fungos e bactérias podem se chamar também de mofo, ou bolor. As bactérias formam colônias de difícil remoção. Esses microrganismos se desenvolvem mais facilmente por meio de elevadas temperatura e umidade relativa do ar (U.R.). Alimentam-se da celulose e outras substâncias, deixam resquícios, gerando manchas nos documentos e muitas vezes se torna impossível recuperar a informação do suporte.

Não ingerir alimentos no Centro de Documentação e Memória, consumir bebidas distante de documentos, realizar higienização periódica e remover do acervo algum material que estiver contaminado. Realizar dedetização periódica e manter umidade relativa do ar de acordo com as recomendações anteriormente expostas.

III - Roedores: Os ratos geralmente se sentem atraídos por restos de alimentos ou por outros animais.

Não ingerir alimentos no Centro de Documentação e Memória, consumir bebidas distante de documentos, realizar higienização periódica e remover do acervo qualquer material que estiver contaminado para análise e desinfestação. Realizar dedetização periódica.

3.4 Agentes humanos

Manuseio e acondicionamento inadequado: Naturalmente, o uso provoca o desgaste dos documentos pela gordura e suor das mãos. O manuseio e guarda inadequada dos documentos pela equipe do Centro de Documentação e Memória e pelos usuários poderá danificá-lo. Ocasionar quedas, forçar a abertura das encadernações, ocasionar acidentes e outras ações sem cuidado acarretam em danos ao suporte.

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8 Recomendações:

Ao manusear, ter cuidado em segurar sempre com as duas mãos. Ao colocar ou retirar materiais de caixas ou estantes, não puxá-los pelas bordas, pegar sempre pelo meio e com as mãos limpas. Usar escada para retirar ou colocar documentos em prateleiras altas. Ao abrir qualquer material impresso, não fazer de forma exagerada, não apoiar cotovelos e nem fazer uso de saliva para passar páginas. Não colocar número maior de documentos do que a prateleira, caixa ou arquivo suporta. Não ingerir alimentos perto destes materiais. Nos materiais em suporte digital, evitar ingerir alimentos e manusear com mãos sujas.

3.4.1. Etiquetagem:

A maneira ideal para identificar cada documento é colocando as etiquetas em seus invólucros, no entanto, não será possível confeccionar capas para todos os suportes de documentos. Assim, as etiquetas devem ser postas nas lombadas dos livros e revistas, a um centímetro de sua borda inferior. Identificar coleções de revistas por meio de etiquetas afixadas nas caixas de periódicos. Fazer uso das etiquetas em sacos plásticos, caixas, invólucros, envelopes ou capas de proteção para identificar documentos soltos. Caso necessite de identificação no próprio documento, fazer uso de lápis 2B, levemente.

4. Acondicionamento

É preciso considerar para a forma como os documentos serão armazenados nas estantes, nos armários, em mapotecas ou em arquivos. Cada coleção, conforme sua tipologia deverá estar bem acondicionada, para que sua guarda adequada permita proteger os documentos de possíveis agentes externos ou danos causados por mau acondicionamento.

Recomenda-se guardar documentos afastados das paredes, permitindo boa circulação de ar entre eles. Além disto, os documentos abaixo serão guardados das seguintes formas:

I - Livros, anuários, boletins impressos, serão reunidos na posição vertical, de maneira que sua lombada fique à mostra, utilizando apoio de bibliocantos. De

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9 preferência, agrupar documentos de mesmo tamanho. Documentos de dimensões maiores, acondicionar de modo horizontal, nas estantes, empilhados em, no máximo, 2 (dois) exemplares. Observar se a altura da prateleira comporta as dimensões dos documentos, sem forçá-los;

II - Revistas serão agrupadas em porta-revistas (caixas bibliográficas), na posição vertical;

III - Materiais que compõe a memória institucional do Paço do Frevo deverão ser acomodados conforme sua tipologia documental e agrupados com sua coleção em pastas ou caixas-arquivo;

IV - Para as fotografias, gravuras, partituras impressas e soltas, manuscritos ou recortes, propõe-se acomodá-los em plásticos em polietileno ou polipropileno (pastas plásticas transparentes), envelopes, ou caixas apropriadas, na posição horizontal, nas mapotecas. Guardar documentos envoltos em papel neutro.

V - Cartazes, gravuras, fotografias em dimensões maiores, deverão ser acondicionados horizontalmente, envoltos em papel neutro.

VI - Os CDs e DVDs também serão acomodados nas mapotecas ou estantes, em suas caixas ou envelopes;

VII - HDs serão armazenados nos armários. 5. A higienização dos documentos e dos móveis

A higienização dos livros e das estantes propicia condições de prolongar sua vida útil, pois as sujidades acumuladas ao longo do tempo podem causar danos irreversíveis aos documentos. Igualmente importante à atividade de higienização, é o cuidado ao realizar esse procedimento, pois quando executado de modo inadequado, também poder ser gerador de danos.

A higienização deverá ser realizada sempre que necessário. Primeiramente, o ambiente no qual o acervo se localiza deverá estar permanentemente limpo, visto que a poeira e outros agentes que se acumulam no chão são também depositados nos documentos e prateleiras.

Os móveis de aço deverão ser limpos com pano úmido com uma medida de água (50%) e outra de álcool (50%), seguido de pano seco (flanela). Os

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10 documentos só deverão voltar para as estantes ou armários quando o móvel estiver completamente seco. Os livros, revistas, partituras, boletins, anuários e fotografias deverão ser higienizados com pano seco ou trincha macia, delicadamente, iniciando a remoção dos documentos pela parte superior da estante ou da gaveta, fazendo uso de escada. Para realizar a higienização, colocar os documentos em cima de uma mesa limpa, e evitar que as sujidades passem de um documento para outro. Higienizar passando a trincha delicadamente na parte de dentro do documento nas partes externas das folhas e pano seco nas capas e invólucros, direcionando a sujeira para o lado contrário da pessoa que estiver fazendo a higienização.

Capas de CDs e DVDs serão higienizadas com pano seco (flanela) ou trincha. O próprio disco, com pano seco apropriado para este fim. Todos os cuidados deverão ser tomados para que não ocorra nenhum dano no processo de higienização.

6. Diagnóstico para conservação preventiva

Anualmente será executada a avaliação do acervo, prevista na Política de Desenvolvimento de Coleções do Centro de Documentação e Pesquisa Maestro Guerra-Peixe. Nessa atividade, será verificada a conformidade dos documentos à temática proposta, seu estado de conservação, os cuidados no acondicionamento, segurança e controle de fatores ambientais e físicos. Essa análise deverá ser realizada anualmente, mas poderá se efetivar em diferentes períodos, sempre que necessário.

A avaliação de coleções possibilita analisar as condições as quais os documentos se encontram naquele momento do diagnóstico. A atividade pode auxiliar no planejamento de mudanças estratégicas no modo de acondicioná-los ou manuseá-los, prever modificações no ambiente, temperatura, umidade relativa do ar, com a finalidade de se aproximar das condições ideais para sua guarda, tendo em vista sua preservação.

Para isto, será adotado um modelo de avaliação para salvaguarda de acervos, baseado no livro Parâmetros para a Conservação de Acervos, da Série Roteiros Práticos, n. 5, traduzido pela USP, Universidade de São Paulo (PARÂMETROS,

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11 2014). São questionários para avaliação das condições ambientais, de segurança, armazenamento, conservação, entre outros itens. Apresentam-se em anexo as fichas a serem utilizadas para avaliação, baseadas no livro e adaptadas à realidade do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe.

Recomenda-se, além disto, consultar um técnico em conservação na etapa de análise dos dados da avaliação anual, com a finalidade de propor possíveis mudanças, se necessário.

6.2 Diagnósticos de segurança

Neste diagnóstico, observam-se condições de segurança por meio da instalação de extintores de incêndio e detectores de fumaça, como estratégias para salvar o acervo em uma situação de emergência. Estes cuidados para contenção de incêndios possibilita a ação imediata, evitando a proliferação do fogo rapidamente. Ao longo da história, a destruição de museus e de suas coleções tem sido recorrente em razão da ausência de projetos de segurança contra incêndios. Tais recomendações ocasionam a detecção do problema e a contenção instantânea, evitando maiores perdas.

É aconselhada a realização de inspeções periódicas através de Corpo de Bombeiros e instalação de sistemas de segurança, tais como: extintores de espuma, ou à base de produtos halogenados (não deixam resíduos) ou água pressurizada (vaporizada), e a possível instalação de chuveiros automáticos (sprinklers), para proteção do acervo, pois possuem elementos de fácil combustão. Para a proteção de materiais elétricos, é indicado uso de extintores de pó químico seco ou de dióxido de carbono. Acionar a equipe de operações ao observar fios expostos ou qualquer outro problema elétrico. Observar a periodicidade da manutenção dos equipamentos de segurança.

6.3 Diagnósticos dos documentos

Ao detectar algum material danificado através da avaliação anual ou mesmo na rotina diária, é necessária a separação do material do restante do acervo, para que seja avaliado detalhadamente. Recomenda-se que seja preenchida uma ficha

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12 de avaliação para cada documento que apresente algum de dano ou que seja identificada a necessidade de obter algum cuidado especial. Registra-se a história dos diagnósticos, procedimentos de intervenções de pequenos reparos ou restauração os quais os suportes físicos sofreram. Apresenta-se em anexo o modelo de ficha de avaliação para documentos danificados ou infestados.

Dessa forma, haverá possibilidade de, ao longo do tempo, avaliar as intervenções pelas quais o documento passou. A ficha de avaliação pode sofrer adaptação de seu conteúdo, conforme necessidade de aprofundamento e detalhamento das informações.

Ao preencher a ficha de diagnóstico de documentos, a equipe do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe encaminhará o material para que receba seu devido cuidado. Caso não seja possível determinar que procedimento tomar em relação ao documento danificado, torna-se necessária a avaliação do técnico em conservação, para que se recomende a forma mais adequada à sua necessidade, caso esteja danificado ou infestado.

7. Restauração e desinfestação de documentos

Quando é percebido algum dano ao suporte físico do documento, é prudente tratá-lo com maior atenção para que não apresente avanço no processo de desgaste e comprometa o aproveitamento de seu conteúdo.

Restaurações são ações de reparos em documentos que já apresentam algum dano físico ou deterioração adquiridos através do uso. Estes documentos não podem continuar sendo manuseados livremente pelo risco de sofrerem um dano maior. A restauração visa o tratamento para cada item do acervo, através de intervenções com uso de técnicas de reparos maiores.

A partir das informações obtidas na atividade de avaliação de documentos para análise das condições físicas, será possível identificar que tipo de tratamento cada documento necessitará receber.

Documentos que estiverem danificados devem ser separados e enviados para serem restaurados. Os procedimentos de restauro devem ser realizados por

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13 profissional capacitado, com domínio sobre as técnicas utilizadas. Devem ser respeitadas as integridades histórica, física e estética do documento. No caso de documentos armazenados em meios digitais que apresentarem algum dano, transferir imediatamente seu conteúdo para um novo suporte, uma nova mídia.

Cada intervenção de reparo ou restauro, as informações devem ser incluídas na ficha de avaliação do documento. É importante salientar que a ação de restauração de documentos deve ser realizada apenas excepcionalmente, pois a conservação deve ser a primeira opção.

Nos documentos infestados, mantê-los isolados até obter avaliação do conservador ou restaurador. Submeter ao conservador para análise e encaminhamento para o tratamento adequado. No caso de infestação geral do acervo, é recomendada a contratação de empresa especialista em dedetização para pragas de insetos para lidar com o problema de forma profissional. Se possível, o técnico em conservação deverá acompanhar o processo.

8. Digitalização

É o processo de conversão dos documentos que estão no formato impresso para o formato digital. A digitalização de documentos raros ou em mau estado de conservação é uma maneira de disponibilizar suas informações em meio digital para que seu suporte original seja preservado. Assim, é importante perceber que a intensão é realizar a transferência de suporte para que o conteúdo do documento seja preservado.

A digitalização deve ser feita uma única vez visando a preservação do documento físico. Deve ser usada resolução de 300 dpi (pontos por polegada) para imagens, pois é uma resolução razoável para visualização, reprodução simples e armazenamento. As imagens podem ser digitalizadas em formato JPEG e armazenadas em formato TIFF. No caso da digitalização de textos, recomenda-se fazer em PDF. Armazenar imagens e demais documentos no servidor do Paço do Frevo.

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14 9. Preservação digital

A vantagem da digitalização, além de preservar documentos originalmente gerados em outros meios ou documentos que já nascem em formato digital, é dar suporte às pesquisas através de seu acesso sem que o pesquisador necessite estar presente no Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe.

Documentos em suportes magnéticos sofrem as mesmas ameaças e precisam ser preservados igualmente, como qualquer outro tipo de suporte. Os cuidados de armazenamento, uso e higienização devem ser obedecidos, tais quais as recomendações anteriores.

Recomendações

Os documentos do Centro de Documentação serão armazenados no servidor do Paço do Frevo. Porém quando não for possível esse tipo de armazenamento, recomenda-se o uso de CDs, HDs e DVDs, preocupando-se sempre com a possibilidade da obsolescência do meio e a migração de mídia. Utilizar como aliado desse processo, o sistema Alexandria Online ou sistema equivalente, inserindo nesse instrumento os documentos digitalizados para que sejam utilizados pelos usuários. Relatar todo processo de digitalização ou criação do documento digital, para que se documente o histórico do material, garantindo a permanência das informações neles contidas, sua reprodução ou transferência de mídia, com maior qualidade. Manter cópias de segurança.

10. Considerações finais

As ações de conservação preventiva tem grande importância na manutenção da atenção nos cuidados do tratamento de cada documento e do acervo como um todo. Estas diretrizes deverão ser seguidas permanentemente.

Este documento é um instrumento para auxiliar na conservação das coleções do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe. Sua atualização deverá ser feita anualmente ou sempre que houver necessidade.

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15 REFERÊNCIAS

CASSARES, Norma Cianflone. Disponível em:

<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf5.pdf>. Acesso em: 27 mai. 2014.

CASSARES, Norma Cianflone. Política de preservação de documentos arquivísticos. São Paulo: Arquivo do Estado de São Paulo; ABER, 2011. Disponível em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/ciclopalestras9.pdf>. Acesso em: 19 mai. 2014.

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA MAESTRO GUERRA-PEIXE. Política de Desenvolvimento de Coleções. Recife: Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe do Núcleo de Pesquisa e Documentação/ Gerência de Conteúdo do Paço do Frevo, 2014.

CONSERVAÇÃO preventiva de documentos em arquivos: uma abordagem inicial. In: GESTÃO DE PROTOCOLO, EXPEDIENTE E ARQUIVO, 1. Pirassununga (SP):

GEPEA, 2008. Disponível em:

<http://www.usp.br/arquivogeral/noticias/conservacao.pdf>. Acesso em: 22 mai. 2014.

HENN, Gustavo. et al. Proteção contra incêndios: aplicação da NR 23 em bibliotecas universitárias setoriais. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS

UNIVERSITÁRIAS, 15., 2008. São Paulo. Disponível em:

<http://www.sbu.unicamp.br/snbu2008/anais/site/pdfs/3136.pdf>. Acesso em: 26 mai. 2014.

OGDEN, Sherelyn (Ed.) Armazenagem e manuseio. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, 2001. Disponível em: <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/media/CPBA%201%20a%209%20 Armazenamento.pdf>. Acesso em: 21 mai. 2014.

OGDEN, Sherelyn (Ed.). Procedimentos de conservação. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, 2001. Disponível em: <

http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/media/CPBA_10_A_12_Conserva%C 3%A7%C3%A3o.pdf>. Acesso em 19 mai. 2014.

PARÂMETROS para conservação de acervos. – [São Paulo]: Editora da

Universidade de São Paulo: [Fundação] Vitae, [2004.]. (Museologia. Roteiros

Práticos, 5.). Disponível em:

<http://www.usp.br/cpc/v1/imagem/download_arquivo/roteiro5.pdf>. Acesso em: 19 mai. 2014.

SANT’ANNA, Marcelo Leone. Os desafios da preservação de documentos públicos digitais. In: Portal de e-governo, inclusão digital e sociedade do conhecimento.

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Santa Catarina. Disponível em: <

http://egov.ufsc.br/portal/sites/default/files/anexos/27269-27279-1-PB.pdf>. Acesso em 19 mai. 2014.

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18 Exemplo de ficha de avaliação para documento danificado:

Ficha de avaliação para conservação 1.Identificação da obra:

2.Tipologia:

3.Localização no acervo: 4.Conservação:

Regular ( ) Ruim ( ) Péssima ( ) Comentários:

5.Tipo de Dano:

6.Tipo de procedimento a ser adotado:

Reparo ( ) Restauração ( ) Desinfestação ( ) Comentários:

7.Materiais utilizados na intervenção: 8.Técnico de responsável:

9.Técnica empregada no procedimento:

10.Prazo para reparo, restauração ou desinfestação: 11.Informações adicionais:

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19 Questionários para avaliação

1. POLÍTICA INSTITUCIONAL

1. Foi feita uma avaliação do acervo para identificar as prioridades de preservação e esta é usada no desenvolvimento do programa de preservação?

( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:

2. Os responsáveis diretos pela preservação dos documentos são consultados na elaboração das políticas institucionais relevantes?

3. Alguma bibliografia sobre preservação de documentos é usada como base para o desenvolvimento da política de preservação? Quais?

4. Faz-se uma revisão anual da estratégia de cuidados com o acervo, o que contribui para a revisão de políticas e programas, garantindo que todos os melhoramentos na totalidade dos cuidados com o acervo sejam planejados?

5. A instituição trabalha no sentido de alcançar padrões sugeridos na bibliografia consultada para o cuidado com itens especiais de acervos de arquivos e bibliotecas?

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20 2.ARMAZENAMENTO

1. A guarda das coleções obedece à Política de Preservação de Documentos?

2. Há espaço suficiente para as necessidades de armazenamento atuais e futuras? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

3. Objetos que requerem cuidados especiais quanto à preservação foram identificados, e foram providenciadas as condições ambientais apropriadas?

4. O acervo é mantido em organização satisfatória em estantes e armários? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

5. Os objetos estão posicionados de maneira segura em estantes ou gavetas, em embalagens não tão justas a ponto de causar danos físicos?

6. Há um espaço específico para reserva técnica? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

7. As áreas de depósito reservadas ao acervo são usadas unicamente para este propósito (reservas técnicas) e nelas nenhum material não pertencente ao acervo é armazenado?

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21 2. ARMAZENAMENTO

8. Livros muito grandes são guardados horizontalmente, quando possível, e empilhados no máximo dois a dois?

9.Livros são empilhados por períodos prolongados antes de passarem pelo processamento técnico? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

10. Livros ou volumes são guardados apoiados sobre a lombada? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

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22 3. AQUISIÇÃO

1.O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe tem uma política escrita que inclui aquisição, avaliação e descarte?

2. As necessidades de preservação dos itens a serem incorporados ao acervo são avaliadas ao adquiri-los?

3. Busca-se consultar comissão de avaliação quando se esboça ou revisa uma política relacionada à aquisição, avaliação e descarte?

4. São mantidos registros do uso/situação dos itens do acervo? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

5. O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe tem um sistema alocado para monitorar a utilização de suas coleções? Essas informações são usadas para fundamentar o planejamento de preservação e conservação?

6. O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe ao revisar suas Diretrizes de Conservação Preventiva, comunica todas as irregularidades identificadas em conservação e no cuidado com o acervo?

7. Itens não essenciais ao acervo, que não poderiam ser acolhidos pela instituição no momento, são identificados e sua guarda é avaliada e reconsiderada?

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23 3. AQUISIÇÃO

8. Somente aqueles itens cuja conservação em longo prazo pode ser garantida são incorporados ao acervo?

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24 4. FUNCIONÁRIOS E SERVIÇOS

1. A instituição recebe regularmente consultoria de um conservador ou especialista em salvaguarda de acervos?

2. Todos os componentes da equipe do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe trabalham nas tarefas relacionadas aos cuidados com o acervo?

3. Todo conservador ou serviço de conservação contratado para oferecer consultoria ou serviços têm formação adequada e experiência comprovada?

4. Especificações para serviços terceirizados, tais como encadernação, embalagem ou transporte, são formuladas sob consulta a um conservador ou especialista em salvaguarda de acervos?

5. As informações sobre as práticas no cuidado com acervos estão disponíveis para toda a equipe? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

6. Os funcionários ou prestadores de serviço de limpeza que limpam as áreas de reservas técnicas e o seu mobiliário receberam treinamento?

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25 4. FUNCIONÁRIOS E SERVIÇOS

7. A equipe responsável pelo armazenamento das coleções está ciente dos riscos causados por condições ambientais inadequadas?

8. Os funcionários são capazes de reconhecer sinais de infestação, umidade excessiva e mofo e agir prontamente conforme procedimentos recomendados quando esses sinais são descobertos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

9. A higienização dos documentos é realizada pelos profissionais do Centro de Documentação e Memória?

10. Há monitoramento e controle ambiental? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

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26 5. MOBILIÁRIO

1. Todas as estantes são estáveis, bem ajustadas e fortes o suficiente para suportar o peso total de seus conteúdos?

2. Os objetos podem ser alcançados nas estantes mais altas de maneira segura ou, em caso negativo, há equipamento apropriado disponível para o acesso a objetos nas estantes e prateleiras altas?

3. Todas as estantes são profundas o suficiente para dar apoio aos objetos por inteiro? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

4. As estantes oferecem armazenamento eficaz e seguro ao acervo como um todo, não importando o tamanho ou o formato dos objetos?

5. Sempre que apropriado, o material de arquivo é guardado de acordo com seu formato? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

6. A altura dos armários e compartimentos impede o acesso ou recolocação dos objetos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

7. Há espaço suficiente entre o piso e a prateleira inferior, reduzindo o risco de danos em inundações e permitindo a limpeza?

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27 5. MOBILIÁRIO

8. As gavetas de armários e os compartimentos não estão excessivamente cheios e podem ser abertos livremente, sem riscos aos objetos neles guardados?

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28 6. ETIQUETAS

1. Etiquetas colocadas nos finais de compartimentos ou em prateleiras são claras e precisas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

2. Todos os compartimentos, armários, prateleiras e caixas são claramente numerados e etiquetados com tinta resistente à luz e a água?

3. Anualmente faz-se uma inspeção para assegurar que toda etiquetagem e marcação estão sendo feitas dentro do padrão requerido?

4. Caixas, sacos plásticos e pastas são claramente marcados para indicar seus conteúdos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

5. A tinta dos carimbos de segurança usada em itens de biblioteca não é solúvel em água? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

6. Itens com necessidades especiais de armazenamento são identificados? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

(29)

29 7. MANUTENÇÃO

1. O Centro de Documentação e Memória é limpo regularmente? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

2. O consumo e o armazenamento de alimentos são restritos às áreas distantes do acervo? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários: .

3. O Centro de Documentação e Memória mantém um registro do monitoramento e dos tratamentos de infestações por pragas, tanto de itens individualmente quanto de coleções e edifícios?

4. Todos os itens que mostrem sinais de infestação por pragas são isolados do resto do acervo até que tenham recebido tratamento?

5.Medidas corretivas são tomadas para lidar com qualquer problema de ordem de infestação identificado?

6. Busca-se consultoria de um conservador ou especialista em salvaguarda de acervos se infestações por pragas, umidade excessiva ou mofo são encontradas?

7. Todos os itens recém-chegados à instituição são colocados numa área de quarentena para inspeção de infestações por pragas e mofo e para qualquer outro tratamento necessário?

(30)

30 7. MANUTENÇÃO

8. Qualquer tratamento com pesticida realizado está de acordo com as legislações de saúde e segurança pertinentes?

9. Extintores de incêndio são inspecionados regularmente? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

10. O sistema de detecção de fumaça é inspecionado regularmente: ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

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31 8. MANUSEIO E USO DO ACERVO

1. Todos os funcionários recebem informações sobre os danos que podem ser causados às coleções pelo uso de materiais de escritório como fitas adesivas, elásticos e clipes?

2. Há um meio disponível para registrar danos ao acervo observados e relatados pelos funcionários, leitores ou pesquisadores?

3. Diretrizes sobre boas práticas no manuseio de coleções são apresentadas de maneira visível e com destaque na sala de leitura e área de estudo?

4. São dadas a todos os novos leitores e pesquisadores instruções sobre o manuseio de coleções? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

5. Itens que requeiram proteção especial no manuseio são claramente identificados, preferencialmente por uma etiqueta na embalagem protetora?

6. Fornecem-se aos pesquisadores luvas adequadas ao manuseio de qualquer item que exija esse tipo de procedimento?

7. As superfícies em que se trabalha têm o tamanho adequado para apoiar o material por inteiro quando em uso?

(32)

32 9. MONITORAMENTO E CONTROLE AMBIENTAL

1. A maior parte do acervo é abrigada sob proteção contra condições ambientais extremas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

2. Há um programa para medir os níveis de umidade relativa do ar, temperatura e iluminação (visível e ultravioleta) em salas de exposição e reservas técnicas?

( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

3. Todos os dados ambientais coletados, tais como medições locais de níveis de temperatura e umidade ou iluminação, são registrados e mantidos?

Comentários:

4. Os registros do monitoramento ambiental são avaliados periodicamente?

Comentários:

5. Medidas simples são tomadas para melhorar o ambiente, tais como manter as portas fechadas, redirecionar luzes, colocar capachos nas entradas e controlar os níveis de temperatura e luminosidade?

Comentários:

6. O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe determinou o nível de controle ambiental (temperatura, umidade relativa do ar, iluminação e poluentes) a ser alcançado em todas as áreas que abrigam coleções?

Comentários:

7. Os registros de monitoramento ambiental, de temperatura e umidade relativa do ar são mantidos por 5 anos, examinados periodicamente, sendo elaborado um resumo?

Comentários:

8. As necessidades de monitoramento e controle ambientais do acervo são revistas a intervalos regulares? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

(33)

33 9. MONITORAMENTO E CONTROLE AMBIENTAL

9. Os itens são expostos e armazenados longe de aquecedores, saídas de ar condicionado e janelas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

10.A exposição geral à luminosidade de itens fotossensíveis é reduzida tanto quanto possível? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

11. Anteparos, persianas, películas ou cortinas são usados para reduzir a luminosidade em todas as áreas que abrigam coleções?

12. A luz do sol não incide diretamente em nenhum item enquanto este se encontra em exposição? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

(34)

34 10.CONSERVAÇÃO E RESTAURO

1. O programa de conservação é regularmente revisto para definir e reavaliar metas claras e para averiguar o quanto as recomendações prévias foram implementadas?

2. Itens e acervos que requeiram proteção física foram identificados? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não

Comentários:

3. O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe tem registros de tratamento de conservação?

4. Itens sensíveis ou vulneráveis são identificados e essas informações são centralizadas num banco de dados?

5. A instituição mantém registros, inclusive fotográficos, dos tratamentos de conservação ou serviços de encadernação realizados tanto interna quanto externamente?

6. Qualquer higienização ou pequeno reparo do acervo é realizado por profissionais orientados segundo as instruções das Diretrizes de Preservação de Documentos?

Comentários:

7. Mantêm-se registros de todo serviço terceirizado de encadernação realizado, inclusive detalhes sobre os materiais e técnicas usadas?

Comentários:

8. Os procedimentos de conservação são registrados conforme os padrões recentes da bibliografia internacional especializada?

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35 11. REPRODUÇÃO E DIGITALIZAÇÃO

1.A instituição avaliou os equipamentos e técnicas apropriados para as reproduções de itens frágeis ou muito utilizados?

2. Os procedimentos, padrões e inovações da tecnologia de preservação digital são regularmente revistos?

3. Todo equipamento usado para reproduções, como câmaras, scanners ou computadores, é protegido da poeira?

4. O processo de digitalização é realizado se houver probabilidade de causar danos ao item original? Em casos como este, um trabalho preparatório de conservação é incluído como parte do programa de digitalização?

5. Os documentos digitalizados atendem às recomendações da Política de Conservação do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe?