Plano de Comunicação

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Plano de Comunicação do Planejamento Institucional

Plano de

Comunicação

Planejamento Institucional

2018-2022

Brasília - DF, maio de 2017.

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Michel Miguel Elias Temer Lulia

Presidente da República

José Mendonça Bezerra Filho

Ministro da Educação

Paulo Monteiro Vieira Braga Barone

Secretário de Educação Superior

UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA

Reitora: Prof.ª Márcia Abrahão Moura

Vice-Reitor: Prof. Enrique Huelva Unternbäumen

Decana de Ensino de Graduação: Prof.ª Cláudia da Conceição Garcia Decana de Pós-Graduação: Prof.ª Helena Eri Shimizu

Decana de Extensão: Prof.ª Olgamir Amancia Ferreira de Paiva Decano de Assuntos Comunitários: Prof. André Luiz Teixeira Reis Decana de Administração: Prof.ª Maria Lucilia dos Santos

Decana de Gestão de Pessoas: Carlos Vieira Mota

Decana de Planejamento e Orçamento: Prof.ª Denise Imbroisi

Decana de Pesquisa e Inovação: Prof.ª Maria Emília Machado Telles Walter Fundação Universidade de Brasília

Decanato de Planejamento e Orçamento

Campus Universitário Darcy Ribeiro – Asa Norte Prédio da Reitoria, Bloco B, 1º andar

CEP: 70910-900 Brasília-DF, Brasil

Telefones: (61) 3107-0622/3107-0623/3107-0625 Fax: (61) 3274-5915

http://www.unb.br dpo@unb.br

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Decana de Planejamento e Orçamento

Prof.ª Denise Imbroisi

Diretora de Planejamento Institucional

Katia Maria da Silva

Organização:

Rayanne Iris de Souza Cristiane Moreira Brito

Equipe Técnica:

Katia Maria da Silva – Diretora de Planejamento Institucional Jorge Rodrigues Lima – Coordenador de Planejamento Institucional Rayanne Iris de Souza – Coordenadora de Monitoramento

Ana Carolina Rezende Costa – Administradora Eliane dos Santos da Rocha – Administradora Cristiane Moreira Brito – Administradora

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APRESENTAÇÃO

O Plano de Comunicação do Planejamento Institucional 2018-2022 da Universidade de Brasília (UnB) é resultado de um processo de construção coletiva e tem como característica o estímulo permanente à participação de toda a comunidade acadêmica no processo de elaboração, monitoramento e avaliação do ciclo 2018-2022 do Planejamento Institucional.

Além disso, abrange a definição das ações e estratégias de comunicação, visando assegurar a integração dos canais de comunicação formais utilizados pela UnB e dar maior publicidade ao trabalho desenvolvido por meio da parceria entre a Diretoria de Planejamento (DPL), unidade vinculada ao Decanato de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional (DPO), e as demais unidades acadêmicas e administrativas da Universidade, com ênfase na divulgação das etapas do planejamento.

Trata-se, portanto, de um instrumento de gestão, cujo objetivo é promover o Planejamento Institucional 2018-2022 da UnB por meio de um conjunto de ações coerentes e ordenadas. Dessa forma, o Plano de Comunicação foi dividido em seis partes: 1. Objetivos; 2. Público-alvo; 3. Base de Informações; 4. Ações de comunicação; 5. Cronograma;

6. Avaliação das Ações. 1. OBJETIVOS

O Plano de Comunicação do Planejamento Institucional da UnB tem como objetivos fundamentais:

 Promover o alinhamento entre as ações do Planejamento Institucional 2018-2022 e as demais ações institucionais;

 Definir ações e estratégias de comunicação para cada público-alvo integrante do planejamento da UnB, visando à ampla participação da comunidade acadêmica;

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 Estabelecer uma base de informações para acesso aos documentos e demais publicações formais relativas ao planejamento;

 Definir um cronograma de execução das ações e estratégias de comunicação e a metodologia de avaliação destas;

 Fundamentar a definição dos meios de comunicação a serem utilizados nos eventos de planejamento, incluindo ações para divulgar os produtos decorrentes desses encontros;

 Difundir a marca do Planejamento Institucional;

 Conscientizar toda a comunidade universitária sobre a importância de participar do processo de elaboração do Planejamento Institucional 2018-2022 da UnB;

 Manter os fluxos de comunicação entre a Diretoria de Planejamento (DPL/DPO) e os diversos públicos envolvidos no Planejamento Institucional;

2. PÚBLICO-ALVO

A segmentação dos diversos públicos-alvo visa promover ações adequadas para estimular o envolvimento e a participação de cada um desses grupos no processo de planejamento. Por esse motivo, é fundamental definir quem são e quais são os seus interesses no tocante ao Planejamento Institucional 2018-2022.

Considerando que cada grupo possui características distintas dentro da UnB, faz-se necessário identificar a abordagem mais adequada para cada público envolvido, estimulando o sentimento de pertencimento à construção do Planejamento Institucional. Dessa forma, torna-se importante a definição de mecanismos para desenvolver a compreensão do processo de planejamento e da importância do envolvimento de toda a comunidade universitária, pois o comprometimento individual e institucional é determinante para o sucesso da implantação de planejamento.

Com base nos objetivos estabelecidos, é possível identificar que o público do Plano de Comunicação do Planejamento Institucional 2018-2022 é composto por cinco grupos: gestores, docentes, servidores técnico-administrativos, discentes e comunidade externa.

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PÚBLICO CARACTERÍSTICAS

Gestores

Incluem a administração superior da UnB, além de diretores e coordenadores de áreas. Sempre que possível devem ser impactados prioritariamente para exercerem o papel de liderança estratégica e de incentivadores do processo de planejamento. Possuem a capacidade de conhecer as especificidades de suas áreas, por este motivo são essenciais para alinhar os objetivos, indicadores e metas ao planejamento.

Docentes

Compreendem a realidade vivenciada pelo exercício da docência e pelo desenvolvimento de pesquisas técnico-científicas. Devem participar ativamente do processo de planejamento das ações institucionais, contribuindo para alcance dos resultados esperados nas atividades fins da UnB: ensino, pesquisa e extensão.

Servidores Técnico-administrativos

São corresponsáveis pela elaboração, operacionalização e avaliação do Planejamento Institucional. Devem compreender o processo de planejamento e atuar de maneira a contribuir para o alcance da missão institucional.

Discentes

É importante que percebam a importância da participação no processo de planejamento, contribuindo com a percepção do estudante da UnB. Participam das ações nas diversas etapas.

Comunidade Externa

Abrange o contato da Universidade com a sociedade. O planejamento precisa estar acessível a este segmento para que o mesmo possa perceber claramente os benefícios do Planejamento Institucional no ambiente social.

Tendo em vista que cada segmento tem formas específicas de relacionar-se com o planejamento e com a própria Universidade, é necessário estabelecer uma hierarquia de informações para que o fluxo da comunicação ocorra de forma adequada. Desta maneira, ressalta-se que cada etapa do planejamento determina o público-alvo que irá participar e receber as ações de comunicação. Posteriormente, conforme a etapa, as ações serão direcionadas para os demais interessados.

3. BASE DE INFORMAÇÕES

Os documentos e elementos que compõem a base de informações do Plano de Comunicação são o alicerce das etapas do planejamento. Na construção do Planejamento Institucional, a Universidade de Brasília adotou como referenciais estratégicos, primordialmente, o Estatuto e Regimento Geral da UnB, o Projeto Político Pedagógico Institucional (PPPI) e o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).

A seguir, apresentam-se sucintamente alguns aspectos dos documentos e elementos de informação utilizados para compor a base de informações.

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3.1 Processo de Elaboração do Planejamento Institucional UnB 2018-2022

O Planejamento Institucional da UnB para o período de 2018-2022 está em processo de elaboração com previsão de conclusão no ano de 2017. O embasamento teórico para a elaboração deste planejamento advém de pesquisas de boas práticas adotadas nas principais universidades federais do país e instituições públicas e privadas, nacionais e internacionais.

Após aprovação da proposta pela Decana de Planejamento, Orçamento e Avaliação Institucional, o projeto foi apresentado e também aprovado pela administração superior da Universidade de Brasília em reunião com a Magnífica Reitora e o Vice-Reitor. A aprovação do Planejamento Institucional 2018-2022 também ocorreu em reunião com todos os Decanos da UnB.

O novo Planejamento Institucional da UnB visa à modernização das práticas de gestão, à agilidade das ações e à transparência de todo processo de planejamento.

A figura a seguir detalha as quatro etapas do Planejamento Institucional:

Figura: Etapas do Planejamento Institucional na UnB

Fonte: DPL

As áreas iniciais que irão receber os eventos de planejamento foram dividas da seguinte forma:

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1- Áreas Institucionais: Graduação (DEG), Pós-Graduação (DPG), Pesquisa e

Inovação (DPI), Extensão (DEX) e Assuntos Comunitários (DAC).

2- Áreas de Gestão: DPO, DAF, DGP, PRC, AUD, SGP, GRE, OUV, SECOM, INT,

INFRA, VRT e SAA.

3- Órgãos Complementares: BCE, CPD, EDU, FAL e ACE. 3.2 Projeto Político Pedagógico Institucional (PPPI-UnB)

O PPPI da UnB é um documento resultante do esforço coletivo e participativo dos diversos segmentos da comunidade acadêmica. Caracteriza-se como um instrumento norteador das práticas institucionais, que inclui a definição de compromissos coerentes com a missão, visão e identidade institucionais. Com base nisso, ressalta-se a importância do alinhamento do planejamento ao PPPI-UnB e da ampliação da integração entre ensino, pesquisa e extensão a boas práticas de gestão institucional.

Atualmente, o documento encontra-se aprovado no CEPE e está aguardando encaminhamento para a SOC e posterior inclusão no CONSUNI. Em maio de 2017, foi constituída uma comissão para análise das versões, modernização do documento e alinhamento ao atual cenário em que a UnB está inserida.

3.3 Plano de Desenvolvimento Institucional 2018-2022

O PDI é um documento em que são definidas a missão da UnB e as estratégias para atingir seus objetivos e metas, servindo como instrumento de planejamento e gestão, principalmente, quanto ao estabelecimento do perfil institucional e a demarcação dos rumos da instituição, além de ser um documento obrigatório para o credenciamento/recredenciamento das Instituições Federais de Ensino Superior.

O novo PDI 2018-2022 abarcará, como pilar, a indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão, além de refletir os novos anseios e os desafios decorrentes do atual contexto nacional e internacional que a Universidade de Brasília está inserida.

Buscando dar celeridade às ações do Planejamento Institucional o novo PDI será construído durante os eventos de planejamento em 2017, simultaneamente.

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3.4 Mapa Estratégico

O mapa estratégico é parte integrante da definição das diretrizes institucionais que contemplam um processo partilhado de conhecimento sobre a Universidade por meio da revisão e aperfeiçoamento de práticas institucionais.

O mapa representa uma síntese do Planejamento Institucional em uma única imagem, elencando as estratégias da instituição. Destaca-se que o mapa estratégico é uma ferramenta simples e eficaz, que faz parte da metodologia do Balanced Scorecard (BSC). É um instrumento de gestão ligado às boas práticas, pois permite o monitoramento de perspectivas orçamentárias e não orçamentárias.

O BSC foi escolhido para ser a metodologia utilizada no Planejamento Institucional da Universidade de Brasília e seu principal objetivo é alcançar o alinhamento entre o planejamento institucional e as atividades operacionais que são exercidas, através do monitoramento e análise dos indicadores. Por ser um instrumento flexível, foi possível adaptá-lo a realidade de uma organização pública.

3.5 Plano de Comunicação

Desenvolvido pela Diretoria de Planejamento (DPL), este documento objetiva integrar as estratégias e ações de comunicação relacionadas à elaboração do novo Planejamento Institucional e a suas formas de divulgação.

3.6 Site de Planejamento Institucional

A manutenção dos fluxos de comunicação entre os públicos interessados no Planejamento Institucional inclui a criação de uma página na internet exclusiva para o planejamento. Busca-se estabelecer um local de referência para todos os interessados acessarem facilmente as informações relacionadas ao Planejamento Institucional da UnB, garantindo a integridade e a qualidade das informações.

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4. AÇÕES DE COMUNICAÇÃO

As ações de comunicação propostas foram desenvolvidas a partir da análise dos documentos norteadores do planejamento e estão atreladas aos objetivos de comunicação e público-alvo definidos. Estas ações estão baseadas em pressupostos estabelecidos com o objetivo de orientar a sua definição e forma de avaliação.

4.1 Pressupostos das ações de comunicação

O esforço para criar e posteriormente desenvolver a comunicação para o Planejamento Institucional tem impacto na sua imagem, credibilidade e na sua receptividade. Por esse motivo, a comunicação requer atenção permanente. Os pressupostos das ações de comunicação são:

 Fortalecimento do Planejamento Institucional com a criação de uma identidade visual própria e de uma marca que o identifique perante a comunidade interna e externa.

 Processos qualificados e abrangentes que devem respeitar a interação com os públicos institucionais.

 Alinhamento das ações aos cinco princípios norteadores do Planejamento Institucional, são eles:

 Respeito à diversidade institucional: busca-se compreender as especificidades de cada área dada a diversidade das unidades que integram a UnB;

 Participação e colaboração: o processo pauta-se pela participação da comunidade acadêmica no desenvolvimento colaborativo dos objetivos da instituição;

 Alinhamento: o planejamento é orientado pelo alinhamento dos objetivos de cada unidade a diretrizes institucionais;

 Comunicação: a promoção e divulgação do planejamento em todas as etapas; e

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 Continuidade: pauta-se pela continuidade do processo de planejamento expressa no monitoramento e na avaliação contínua da efetividade das ações.

4.2 Ações do Plano de Comunicação

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AÇÕES DE COMUNICAÇÃO Parceria com a Secretaria de Comunicação

Unidade Responsável Produtos Canal de Veiculação

SECOM E DPL

Orientações gerais sobre a comunicação visual e imagem institucional

Todos os documentos publicados em meio físico e virtual e materiais gráficos

Criação da identidade visual e marca do Planejamento Institucional Padronização de documentos administrativos (templates)

Elaboração de notícias sobre os eventos do Planejamento Institucional “Fique por Dentro”, Página da UnB (site institucional) e UnB Hoje

Disponibilização de fotógrafos para os eventos do Planejamento Institucional Site do Planejamento Institucional, Página da UnB (site institucional), Facebook

Produção de conteúdo em mídia social _Facebook

Comunicação Visual – Demais Áreas

Unidade Responsável Produtos Canal de Veiculação

DPL/CPD (SSI)

Criação de página exclusiva para informações relacionadas ao Planejamento Institucional, contendo: notícias, agenda de eventos, comunicação em geral, consulta pública e documentos do planejamento

Site do Planejamento Institucional

E-mail institucional para o Planejamento Informe Rede/InfoUnB

DPL

Criação do Plano de Comunicação Site do Planejamento Institucional

Realização de eventos de Planejamento Workshops

Divulgação da marca do Planejamento Materiais gráficos impressos, Site do Planejamento

Institucional, notícias e mídias sociais DPO e Reitoria Vídeo Institucional - Importância do Planejamento

Site do Planejamento Institucional e Página da UnB (site institucional)

Divulgação nos eventos do Decanato sobre o novo planejamento Eventos do DPO, CPLAD e CONSUNI

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5. CRONOGRAMA

O cronograma tem como referência o ano de 2017 e inclui as atividades necessárias para o desenvolvimento do Plano de Comunicação.

Cronograma de Execução do Plano de Comunicação

Ações abr/17 mai/17 jun/17 jul/17 ago/17 set/17 out/17 nov/17 dez/17 Orientações gerais sobre a comunicação visual e

imagem institucional

Criação da identidade visual e marca do Planejamento

Institucional

Padronização de documentos administrativos

(templates)

Elaboração de notícias sobre os eventos do

Planejamento Institucional

Disponibilização de fotógrafos para os eventos do

Planejamento Institucional

Produção de conteúdo em mídia social

Criação de página exclusiva para informações

relacionadas ao Planejamento Institucional

E-mail institucional para o Planejamento Criação do Plano de Comunicação Realização de eventos de Planejamento Divulgação da marca do Planejamento Vídeo Institucional

Divulgação nos eventos do Decanato sobre o novo planejamento

Kit com pasta e bloco de anotações e banners Planejamento das ações de comunicação para 2018

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6. AVALIAÇÃO DO RESULTADO DAS AÇÕES

Neste tópico, são apresentadas as formas de avaliação e a periodicidade de análise dos resultados das ações de comunicação e seus respectivos canais de veiculação.

Avaliação dos Resultados das Ações do Plano de Comunicação

Resultados das Ações Forma de Avaliação Periodicidade de Avaliação dos Resultados Alcançados Acesso aos documentos da base informações

do Planejamento Institucional

Nº de downloads dos arquivos

no site Mensal

Acesso ao site do Planejamento Institucional Nº de acessos Mensal/Anual

Impacto das publicações em mídias sociais

Nº de curtidas e compartilhamentos no Facebook

Mensal

Participação nos eventos de Planejamento Nº de participantes das reuniões e workshops

Sazonal, conforme cronograma do Planejamento

Institucional

Vídeo Institucional Nº de visualizações Mensal

Divulgação do Planejamento Institucional em demais meios de comunicação

Nº de acessos às notícias públicas no “Fique por Dentro”, na Página da UnB (site institucional) e no UnB Hoje

Sazonal, conforme publicação das notícias