C O N H E Ç A N O S S A S S O L U Ç Õ E S E M S I S T E M A S E O U T S O U R C I N G
O M A I S C O M P L E T O SISTEMA
DE AUTOATENDIMENTO
TRILHA DE A U D I T O R I A I N T E G R A D A
SISTEMAS
100% W E B
ATENDIMENTO
D I F E R E N C I A D O
Atuando no mercado desde 2005, a Acta Previdência conquistou excelência na prestação de serviços através de sistemas de última geração.
Buscamos soluções inovadoras, mantemos o foco permanente na qualidade e no atendimento exclusivo.
A Acta Previdência oferece o serviço de outsourcing desde o ano de 2007 com absoluto sucesso. Este sucesso é fruto de um processamento ágil, com prazos cumpridos e resultados precisos. Passamos, neste período, por rigorosas auditorias que confirmaram a qualidade de nossa operação. Nossos resultados podem ser acompanhados diretamente pela web com total transparência e clareza do que está sendo entregue ao cliente. Esta transparência permite inclusive, caso seja de interesse do cliente, que qualquer módulo do sistema seja processado pela própria entidade. Em um modelo de operação onde o processamento está claramente documentado e o sistema disponível via web, a entidade pode realizar parte do processamento pelo período que achar conveniente ou apenas acompanhar e ter acesso a pontos críticos da operação.
Nossos sistemas estão instalados em servidores exclusivos e alocados em data centers que contam com os mais modernos recursos de segurança e equipamentos de última geração. Atendemos aos mais exigentes padrões de blindagem de informações e segurança em TI. Disponibilizamos backups diários da base de dados para que a EFPC mantenha também sua própria política de segurança. Nossos servidores oferecem ainda o ambiente de homologação que reproduz o ambiente de produção com uma versão da base de dados posicionada no dia imediatamente anterior.
Assim, os usuários de nossos sistemas têm diária e automaticamente sua base de dados “replicada” em ambiente isolado que permite testes e simulações de seus processos e funcionalidades sem riscos de alterações na base de produção. Novas versões de sistema também ficam disponíveis no ambiente de homologação para validações antes de serem implantadas em produção.
O sistema ActaPrev foi desenvolvido a partir da experiência de seus sócios acumulada ao longo de vários anos no mercado de previdência complementar e conta com os mais modernos recursos da tecnologia atual. Veja alguns dos diferenciais de nosso sistema:
CONHEÇA
SISTEMA
100% WEB
O sistema já foi concebido para operar totalmente através da internet, sua arquitetura integrada, com um banco de dados único, permite o processamento em tempo real das operações realizadas pelos participantes na web. O sistema é compatível com os browsers mais utilizados no mercado (Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox e Apple Safari).
TRANSPARÊNCIA E
RASTREAMENTO TOTAL
DAS ENTRADAS DE
DADOS REALIZADAS
Nenhuma das entradas de dados efetuadas no sistema altera diretamente as informações cadastrais e financeiras da entidade. Os dados digitados são armazenados inicialmente em registros intermediários de logs e somente após confirmação e/ou autorização da transação são de fato efetivados. Até mesmo os processos de autorização e efetivação das transações são registrados em logs. Todos os registros de logs identificam data, hora e usuário responsável pela transação.AUTORIZAÇÃO ESPECIAL
EM PONTOS CRÍTICOS
DA OPERAÇÃO
Nosso sistema possibilita a configuração de consistências com alçada de liberação. Assim, garantimos que pontos críticos de processamento tenham continuidade apenas após serem liberados pelo responsável autorizado.
TRILHA DE AUDITORIA
DOS PROCESSOS E
CÁLCULOS REALIZADOS
O sistema é estruturado de forma a permitiro acompanhamento, etapa a etapa, de todo o processamento realizado. Todos os cálculos efetuados são armazenados para consulta e rastreamento de seus resultados, incluindo também as operações intermediárias e parciais.
CONSTRUÇÃO DINÂMICA
DE RELATÓRIOS
O sistema ActaPrev fornece recursos para configuração de relatórios por seus usuários sem que para isto sejam necessários conhecimentos técnicos em Tecnologia da Informação. O construtor de visualizações permite as seguintes configurações:
Os relatórios criados podem ser salvos permitindo a visualização das informações referentes a processamentos passados e/ ou futuros. Estes relatórios se vinculam aos usuários que os construíram, de forma a impedir que outras pessoas os alterem indevidamente. • • • • • •
Campos a serem exibidos Filtros a serem aplicados Ordenação dos campos Identificação dos campos que permitem pesquisa Configuração dos campos a serem totalizados ou agrupados Definição de janelas com resumos e/ou totalizações de informações
CHECAGEM AUTOMÁTICA
NOS REPROCESSAMENTOS
Os resultados financeiros dos processamentosmensais, após conferência, são confirmados e registrados pelo usuário. Em caso de reprocessamento, o novo resultado apurado é automaticamente comparado com o que foi confirmado e registrado. As diferenças identificadas são apresentadas individualmente no nível mais analítico dos valores.
Este recurso permite, por exemplo, que em uma folha de benefícios as diferenças resultantes de um reprocessamento sejam identificadas para cada um dos beneficiários, considerando um a um, todos os seus itens de provento e desconto.
ACESSO PARA AS
EQUIPES DE RH DAS
PATROCINADORAS
As equipes de RH das patrocinadorastêm permissões diferenciadas que possibilitam consultas e transações restritas a uma ou mais localidades das patrocinadoras. O sistema permite também download e upload de arquivos de interface com as patrocinadoras tais como contribuições, cobrança e desconto de empréstimos. Os downloads e uploads de arquivos têm geração automática de e-mails de aviso para as equipes da patrocinadora, da entidade e prestadores de serviço envolvidos com registros de logs identificando usuário, data e hora.
TEMPO REDUZIDO
DE PROCESSAMENTO
Mesmo gerando grande quantidade deinformações para consulta (trilhas de auditoria e cálculos parciais) o ActaPrev é extremamente veloz. Abaixo exemplificamos os tempos de processamento para uma folha de benefícios com cerca de 2.500 participantes:
2’
11”
43”
5”
20”
CÁLCULO DA FOLHA
(todos os proventos e descontos) EMISSÃO DO LÍQUIDO BANCÁRIO EMISSÃO DO ARQUIVO DO HOLERITE
TEMPO TOTAL DE PROCESSAMENTO*
*os tempos de processamento apresentados correspondem à 1ª execução após um grande período de inatividade do sistema. Os processamentos seguintes, através de otimização de recursos do banco de dados, são ainda mais velozes.
HISTÓRICOS DE DADOS
CADASTRAIS PASSADOS E
ALTERAÇÕES REALIZADAS
Nosso sistema mantém histórico de todosos dados e situações de plano alterados durante os processamentos realizados mês a mês. O histórico dos processamentos passados, inclusive memórias de cálculo, também ficam disponíveis para consulta.
EXTRATO DE
DESLIGAMENTO
PARA TODOS OS
PARTICIPANTES ATIVOS
O sistema disponibiliza via web, no sitedo participante, as elegibilidades a benefícios e institutos legais não só para participantes demitidos, mas também para participantes ativos, autopatrocinados e em BPD. Mensalmente são simuladas as demissões dos participantes ativos e, de acordo com as elegibilidades definidas no regulamento do plano, são informadas as opções habilitadas para cada participante.
Também os participantes autopatrocinados e em BPD podem visualizar a qualquer momento a quais benefícios e institutos legais e obrigatórios estão elegíveis.
As informações apresentadas podem ser impressas pelo participante para assinatura e entrega à fundação.
MENU APRESENTADO COMO
UM FLUXO DOS PROCESSOS
O menu de opções do sistema ActaPrev éapresentado em uma única página web como um fluxo de processos. Ao selecionar um dos módulos, o sistema lista todas as opções na sequência da execução, indicando o status do processo, data e hora da última execução e, ainda, eventuais inconsistências criticadas. A ordem de processamento das opções é assim, intuitiva, sempre da opção mais ao topo da página descendo em direção ao fim da mesma. Os módulos do sistema podem ser processados em lote, bastando um único click para que toda a sequência de opções seja reprocessada. Garantimos assim que nenhuma opção tenha sido executada fora da sequência correta ou que tenha sido deixada de ser executada.
AUTOATENDIMENTO
A Acta Previdência é pioneira no desenvolvimento de um exclusivo sistema de autoatendimento. Através de uma interface intuitiva em que o sistema controla e exibe passo a passo todas as etapas do processo, o participante (ou RH de Patrocinadora) realiza uma série de transações online, desde a atualização cadastral e alteração de contribuição, até o requerimento de benefícios.
As transações efetuadas geram formulários
impressos que espelham todas as informações digitadas e possuem um código único de autenticação eletrônica. De posse do formulário, assinado pelo participante, basta a fundação autenticá-lo em nosso site, informando a autenticação eletrônica para que a transação seja processada pelo sistema. Os formulários das transações efetivadas ficam disponíveis para consultas futuras, gerando assim um histórico dos requerimentos feitos pelo participante ao longo de sua participação no plano.
ADESÃO DE NOVOS PARTICIPANTES REQUERIMENTO DE BENEFÍCIOS,
RESGATES E PORTABILIDADES RECADASTRAMENTO ANUAL DE ASSISTIDOS ATUALIZAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS,
DEPENDENTES E BENEFICIÁRIOS ALTERAÇÃO DA FORMA DE RECEBIMENTO DOS BENEFÍCIOS (Incluindo prazo de pagamento ou percentual de recebimento) ALTERAÇÃO DE PERFIL DE INVESTIMENTO CONCESSÃO, QUITAÇÃO E AMORTIZAÇÃO DE EMPRÉSTIMOS ALTERAÇÃO DE PERCENTUAIS DE CONTRIBUIÇÃO E OPÇÃO POR CONTRIBUIÇÃO VOLUNTÁRIA ELEIÇÕES DO CONSELHO DELIBERATIVO E FISCAL
