Estimativas apontam que, no

E

stimativas apontam que, no Brasil, cerca de 90% das empresas que passam por auditorias de software utilizam mais programas do que foi adquirido, sinalizando a grande dificuldade das companhias em controlar seus ativos. Mas não é necessário chegar a esse ponto para perceber que algo não vai bem. Se as empresas não souberem responder a simples questões – de quais ativos de software possuem o direito de uso; quais aplicativos são utilizados em seu ambiente; onde os softwares são utilizados e como estão configurados, etc. –, há indícios de problemas nesse processo.

Cientes dessa complexidade de controle, os empresários cada vez mais recorrem à prática do Gerenciamento

de Ativos de Software – do inglês Software Asset Management (SAM) – para otimizar custos e evitar riscos de compliance. De acordo com a Information Technology Infrastructure Library (ITIL), do Reino Unido, o SAM compreende “toda a infraestrutura e os processos necessários para o gerenciamento, o controle e a proteção eficazes dos ativos de software dentro de uma organização, ao longo dos estágios de seus ciclos de vida”.

O SAM, quando bem conduzido, possibilita a redução dos custos de Tecnologia da Informação (TI), limita os riscos relacionados à propriedade e ao uso de software e aumenta a eficiência da TI e dos usuários finais. De acordo com Diogo Dias, Sócio-Líder de Software Asset Management

da KPMG no Brasil, uma estratégia madura de gerenciamento de software pode possibilitar às organizações mais benefícios a partir dos contratos de licença de software, que tomam parte cada vez mais significativa dos orçamentos de TI. “Um entendimento preciso dos direitos e das utilizações de licenças permite que as empresas negociem com fornecedores a partir de uma posição de conhecimento, evitando, muitas vezes, pagar por um software desnecessário”, diz.

Ele lembra, no entanto, que a falta de conhecimento do processo pode dificultar a implementação efetiva do SAM. “Algumas empresas têm ferramentas que ajudam a controlar os ativos, mas que não atendem a todos os fornecedores de software, ou,

Mais do que um inventário das licenças instaladas nos computadores, o SAM integra uma série de processos e dados que envolvem e beneficiam múltiplas áreas da empresa Shut terstoc k/ Monk ey EDHAR

potencial

Economia

Empresas recorrem ao gerenciamento de ativos de software

para reduzir custos e evitar problemas com compliance

quando atendem, elas têm dificuldade de entender os resultados e não sabem se estão cumprindo corretamente as regras”, comenta.

O sócio da KPMG explica que a implementação de ferramenta é apenas um dos passos do gerenciamento. “O SAM inclui processos e dados abrangentes que apresentam interação entre múltiplos departamentos,

ferramentas, bancos de dados, processos e responsabilidades que dizem respeito aos ativos de software”, completa.

Cada revisão de SAM deve ser elaborada de acordo com as necessidades específicas da empresa, que variam de forma considerável. O gerenciamento pode incluir uma revisão completa da organização, de processos

Decisões a considerar:

norma ISO 19770-1 e as normas da ITIL e assistência, ou, ainda, a seleção da ferramenta de SAM ou de fornecedor ou marca específicos para otimizar as despesas relacionadas ao software.

Custos

Como o atual ambiente econômico e os altos custos estão obrigando as empresas a priorizar suas despesas de TI, especialmente os requerimentos relacionados ao licenciamento de softwares, o SAM, embora essencial, pode ser considerado um processo dispendioso. Dessa forma, algumas empresas estão optando por projetos

orçamentos à sua estratégia. O sócio da KPMG explica que um caminho para esse alinhamento é a implantação gradativa dos recursos do SAM, de modo que a companhia atinja “patamares” estáveis que poderão se expandir para esforços de integração de todo o gerenciamento.

Alguns desses patamares graduais até a implementação completa do sistema seriam: a priorização dos fabricantes e os direitos de softwares, visando manter o foco nos investimentos e na importância para os negócios em geral;

equipe para renegociações contratuais; a utilização de ferramentas de descoberta/ inventário para monitorar softwares que apresentam maiores riscos para auditorias de compliance; e ganho de visibilidade na base de ativos por meio da integração com os processos operacionais de TI. “Esses patamares, assim que forem alcançados, poderão ser utilizados como elementos básicos para o eventual desenvolvimento de um programa de SAM mais robusto, que possibilite às organizações o gerenciamento dos investimentos em softwares de forma eficaz, bem como a prevenção de multas de auditoria”, finaliza Diogo Dias.

Solicitante/

legal Times de projeto Compras IT Operations Times de projeto OperationsIT

Negociação

de contratos Requisição Compras Instalação Monitoramento Reutilização Fim do ciclo de vida

SAM

framework/

processo

Of

erece suporte para negociação de contrato

Submete requisições para o S

AM

Fornece dados de comprasFornece v

alores de compras Ef

et ua alocação por depart

amento Autoriza a inst alação

Faz a reconciliação

Identifica reutilização

Identifica produto no fim de ciclo e f az follo w-up com IT Ops & Times de P rojeto

durante o ciclo de vida do software

Aplicação do SAM

• Quantidade de produtos a adquirir

• Autorização de instalação (por licenciamento) • Respostas à auditoria de fornecedores de SW

• Inventário de SWs instalados

• Eficiência operacional – redução de tempo de solicitação de instalação e diminuição da frequência de solicitações

• Redução de custos – negociações de contratos, redução de impostos (manutenção e vendas), otimização de compras

• Reutilização de ativos – realocação de ativos não utilizados para reduzir Capex e Opex

• Queda dos riscos – ajuda na segurança de compliance e redução de riscos de auditoria

Erros comuns no gerenciamento de

software

Vantagens do SAM

• Monitoramento da utilização do software

• Relatórios incompletos por meio das ferramentas de SAM

• Falta de abrangência das ferramentas de descoberta

• Informações inexatas de hardwares

• Registros incompletos de direitos de licença de software

• Subestimação do necessário para implementar uma ferramenta de SAM

• Não reconhecimento das interconexões entre os departamentos

• Eliminação das utilizações de softwares

Economias potenciais

Complexidade com r

elação à implementação

B

A

com a aplicação do SAM

1

% a

2

% Remoção de software redundante

2

% a

3

% Acurácia das ferramentas de Discovery

2

% a

4

% Cancelamento de manutenção desnecessária de softwares

4

% a

8

% Compra centralizada e formação de pool de softwares

6

% a

14

% Maior eficiência dos

softwares existentes/

alteração do ambiente para melhor utilização

“Por meio de nossas experiências, vimos que os clientes não reconhecem ‘software’ como um ativo. Por essa razão, muitos deles não estão cientes dos riscos atrelados à ausência de uma estrutura para gerenciamento nesse sentido. Na maioria dos casos, a identificação de irregularidades vinculadas a software gera surpresas desagradáveis ao cliente; por outro lado, fica claro o quão importante é a criação e o estabelecimento de uma estrutura específica para gerenciamento de software. O SAM é benéfico aos clientes, dado que essa estrutura acompanhará e também gerenciará de perto cada detalhe do licenciamento de software comercializado por determinado fornecedor, bem como as regras contratuais que resguardam o referido produto”.

De uma forma geral, as organizações conhecem os riscos

da ausência de gerenciamento de ativos de software?

Como ajudá-las a se beneficiar do SAM?

“O que observo no mercado é que as organizações não conhecem os riscos por não possuir um processo de gerenciamento dos seus ativos de software. Somente após um processo de auditoria ou até mesmo um processo judicial é que as empresas começam a pensar em gestão de software. Em muitos casos, as empresas acreditam que praticam a gestão dos seus ativos de

software, mas no fundo o que fazem é o

levantamento de um inventário das licenças instaladas em seus computadores. Ter um inventário dos softwares instalados é parte do processo – a partir deste inventário é que se poderá de fato analisar e iniciar a gestão das licenças de software. O que costumo dizer é que empresas que fazem uma boa gestão dos seus ativos sabem o que precisam de fato e, com isso, aplicam melhor seus investimentos em software em relação às que não têm um processo de SAM definido”.

“As organizações têm ciência dos riscos envolvidos na falta de gerenciamento do seu parque de software, mas apenas no que se relaciona ao uso de software sem as devidas licenças. São poucas as empresas que compreendem que não ter um controle efetivo pode gerar redundância de instalações e erros na previsão orçamentária, além da disponibilização de produtos para profissionais que não necessitam ter aquele acesso. Ainda é pequeno o número de organizações que conhecem o SAM; muitas o confundem com auditoria. Contudo, os clientes que optaram por adotar essa metodologia se beneficiaram imensamente desse controle a agora seguem a orientação do ITIL de fazê-lo ao menos anualmente”.

Elaine Cristina da Silveira

Gerente de Licenciamento

de Software da IBM Brasil

Divulgação:IBM

Antônio Eduardo

Mendes da silva

License Compliance

Manager da Autodesk

Renata Amável

Gerente do Programa de

SAM da EPG Brasil | Microsoft

Licensing Team

Divulgação: A

utodesk