PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES - PRODAF

PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES - PRODAF

Prezado(a) Fornecedor(a),

Este documento serve para orienta-lo (a) quanto às práticas de avaliação e monitoramento do desempenho de fornecedores contratados pelas Instituições SESC/RS e SENAC/RS.

Informamos que a partir do mês de janeiro de 2021, a necessidade das avaliações serão comunicadas nos editais de licitações, no momento da contratação via e-mail, bem como nos documentos de Ordem de Compra e/ou Serviço encaminhado pela área NAD-Compras.

Este processo está sujeito a alterações sem aviso prévio, cabendo tão somente ao SESC/RS e ao SENAC/RS a atualização da versão deste documento nos sites www.sesc-rs.com.br e www.senacrs.com.br.

Ambas as Instituições desenvolvem seus processos gerenciais alinhados ao Modelo de Excelência da Gestão (MEG), bem como à norma ISO 9001:2015. Por meio do relacionamento com sua cadeia de fornecimento tem aprimorado o desempenho nos processos que envolvem materiais e serviços adquiridos. A qualificação e o desenvolvimento dos fornecedores são fatores preponderantes para que possamos manter a competitividade em seu mercado de atuação. Nossa intenção é manter uma relação estável, transparente e de colaboração mútua com nossos fornecedores, alinhados com a missão, valores e princípios do Sesc-RS e Senac-RS. Por esse motivo, o comprometimento dos fornecedores é fundamental.

O PRODAF é um programa destinado ao desenvolvimento de fornecedores, voltado para o crescimento de todos os envolvidos na cadeia de suprimentos de materiais e serviços. Tem por objetivo criar e manter a rede de fornecedores, aprimorando o desempenho de fornecimento e a competitividade das organizações envolvidas.

Tópicos que direcionam o programa de desenvolvimento – SENAC/RS:

1. Missão: Educar para o trabalho em atividades de comércio de bens, serviços e turismo.

2. Visão: Ser a instituição brasileira que oferece as melhores soluções em educação profissional, reconhecida pelas empresas.

3. Princípios: Busca de harmonia; Consciência em ação; Transparência; Responsabilidade pelo todo; Pró-soluções; Equilíbrio de interesses; Respeito à diversidade; Sustentabilidade.

4. Política da Qualidade: Satisfazer os clientes com educação profissional de excelência; atender os requisitos das partes interessadas; praticar um sistema de gestão inovador e sustentável.

5. Atendimento das Normas de Saúde e Segurança do Trabalho: Observação e atendimento às principais normas, de acordo com o tipo de material ou serviço a ser contratado:

 NR4 – SESMT (Serviços Especializados em engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho);

 NR5 – CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes);

 NR6 – EPI (Equipamento de Proteção Individual);

 NR7 – PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde

Ocupacional);

 NR9 – PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais);

 NBR14725 – FISPQ (Ficha de Informações de Segurança de Produtos Químicos) é um documento que contém informações sobre misturas e substâncias químicas que possui informações essenciais sobre os riscos inerentes aos produtos.

6. Relacionamento: Fazer parte de uma cadeia de suprimentos, estabelecer relações de parceria e ser uma empresa confiável são fatores que requerem uma postura adequada. Para isso, o fornecedor deve apresentar um nível de organização que atenda a condições estabelecidas.

Tópicos que direcionam o programa de desenvolvimento – SESC/RS:

1. Missão: Promover ações para o bem-estar social dos trabalhadores do comércio de bens, serviços e turismo e da sociedade nas áreas de Saúde, Educação Cultura, Esporte e Lazer.

2. Visão: Até 2020, ser referência para a sociedade na promoção do bem-estar social.

3. Princípios: Busca de harmonia; Consciência de ação; Transparência; Responsabilidade pelo todo; Pró-soluções; Equilíbrio de interesses; Respeito à diversidade e Sustentabilidade.

4. Política de Qualidade: Fortalecer a cultura da excelência e inovação orientada para resultados sustentáveis.

5. Atendimento das Normas de Saúde e Segurança do Trabalho: Observação e atendimento às principais normas, de acordo com o tipo de material ou serviço a ser contratado:

a) NR4 – SESMT (Serviços Especializados em engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho);

b) NR5 – CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes); c) NR6 – EPI (Equipamento de Proteção Individual);

d) NR7 – PCMSO (Programa de Controle

e) NR9 – PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais); f) NBR14725 – FISPQ (Ficha de Informações de Segurança de

Produtos Químicos) é um documento que contém informações sobre misturas e substâncias químicas que possui informações essenciais sobre os riscos inerentes aos produtos.

6. Relacionamento: Fazer parte de uma cadeia de suprimentos, estabelecer relações de parceria e ser uma empresa confiável são fatores que requerem uma postura adequada. Para isso, o fornecedor deve apresentar um nível de organização que atenda a condições estabelecidas.

 Abaixo esclarecemos as principais etapas do processo, a fim de mantermos a transparência da gestão de fornecedores adotada pelas entidades.

ITEM 1 – SISTEMÁTICA DE AVALIAÇÃO:

1.1 A cada recebimento de produto e/ou serviço a

escola/gerência/núcleo/unidade operacional solicitante realiza uma avaliação através de ícone do PRODAF disponibilizado na Intranet.

1.2 Essa avaliação deve ser vinculada à nota fiscal de recebimento dos materiais ou serviços e será analisada pela área de Contratos (quando o fornecedor possuir contrato) ou pela área de Compras (em casos de Dispensa de Licitação, Inexigibilidade e/ou Compra Única) que, juntamente com o Núcleo de Gestão (NUGE), realizarão a compilação e arquivamento dos dados a cada trimestre.

1.3 O processo de desenvolvimento junto aos fornecedores será trabalhado com os resultados mensais, com o objetivo de acompanhar e oportunizar aos contratados a identificação de melhorias de fornecimento, quando houver, e solicitando implantação de planos de ações para as devidas correções. No fechamento do ano, será realizada a média através das avaliações recebidas durante todo o período. Após essa conclusão, haverá a divulgação dos resultados aos fornecedores.

ITEM 2 – SÃO CONDIÇÕES PARA APLICAÇÃO DA METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO E MONITORAMENTO DE DESEMPENHO DE FORNECEDORES:

2.1. Todo fornecedor que obtiver contrato estará sujeito a esta metodologia. Serão considerados os fornecedores que tenham ao menos uma avaliação no ano e tenham completado no mínimo 12 (doze) meses de contrato de fornecimento.

2.2 Nos casos de fornecimento de materiais e/ou prestações de serviços via Inexigibilidade, Dispensa de Licitação ou Compra Única, só serão avaliadas as empresas que fornecerem materiais e/ou serviços críticos com valores acima de R$ 2.000,00 (dois mil reais) sob a consulta da CND (Certidão Negativa de Débitos).

2.3 Nestes casos, as avaliações serão analisadas pelo NAD-Compras, área responsável pelas compras realizadas via Inexigibilidade, Dispensa de

Licitação e Compra Única.

2.4 A solicitação de cadastro dos fornecedores sem contrato no PRODAF (Programa de Desenvolvimento e Avaliação de Fornecedores), será responsabilidade do NAD-Compras, o qual irá analisar se o fornecedor está dentro das regras para tal avaliação.

2.5 A solicitação de cadastro dos fornecedores que obtiverem contrato, será de responsabilidade do NAD-Contratos.

2.6 Toda solicitação de cadastro de fornecedores no Programa, deverá ser via demanda na Central de Serviços das Instituições diretamente ao NUGE – Núcleo de Gestão. O mesmo fará o cadastro e a área solicitante (NAD-Compras ou NAD-Contratos) só encerrará o ID (Identificador de demandas do sistema interno SESC e SENAC) quando a solicitação for concluída.

2.7 Em casos de Não Conformidades (NC) aos fornecedores que não obtém contrato, o registro no S.A.(sistema interno de gestão estratégico), bem como o envio da NC será responsabilidade do NAD-Compras.

2.8 Em casos de Não Conformidades aos fornecedores que possuem contrato, o registro no S.A., bem como o envio da NC continuará sendo responsabilidade do NAD-Contratos.

2.9 Será responsabilidade do NAD-Compras informar às

escolas/gerências/núcleos/unidades operacionais via e-mail, bem como nas OC’s (Ordem de Compra) e OS’s (Ordem de Serviço) os fornecedores que deverão ser avaliados no programa.

2.10 Os fornecedores que prestarem serviço e/ou fornecerem materiais para ambas as casas, conjuntamente, também poderão ser avaliados no Programa.

2.11 Não serão avaliados contratos de locação de imóveis.

ITEM 3 - REQUISITOS AVALIADOS PARA MENSURAÇÃO DE DESEMPENHO DO FORNECEDOR

3.1 Material:

 Problemas com o material fornecido;

 Em quais situações:

 Problemas de comunicação no decorrer do contrato;  Falta de atendimento à legislação específicas;  Descumprimento de cláusula contratual;  Entregas parciais;

 Temperaturas não conformes;

 Atraso ou falta de entrega de documentação complementar;  Entregas em atraso;

 Produtos vencidos;

 Falta de apresentação de garantia contratual;

 Produto com especificações diferentes daquelas solicitadas;  Entrega de produto com marca divergente da contratada;

 Reclamações de clientes referente ao assunto;  Material de acordo com o contratado;

 Cliente deixou de ter sua necessidade atendida;

 Outros aspectos contratuais e de relacionamento (parceria).

3.2 Serviço:

 Problemas na prestação de serviço;

 Em quais situações:

 Serviço prestado em desacordo com o contratado;  Conhecimento técnico precário;

 Atraso ou falta de entrega de documentação complementar;

 Vigilância – Faltas ou atrasos de pagamentos de salários dos funcionários;  Serviço realizados fora do prazo contratado;

 Falta de atendimento à legislação específicas;  Falta de apresentação de garantia contratual;  Descumprimento de cláusula contratual;

 Problema de comunicação no decorrer do contrato;  Falta de utilização do uniforme (quando solicitado);  Vigilância – Faltas ou atrasos de pessoal;

 Outro. Indique:

 Reclamações de clientes referente ao assunto;  Serviço de acordo com o contratado;

 Cliente deixou de ter sua necessidade atendida;

 Outros aspectos contratuais e de relacionamento (parceria).

ITEM 4 - AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO E TRATATIVAS DE NÃO CONFORMIDADES NO FORNECIMENTO:

4.1 Somente serão abertas e enviadas novas Não Conformidades para fornecedores que obtenham nota abaixo de 8,5% referente ao mês de fornecimento. Será concedido um prazo de 5 (cinco) dias úteis para a apresentação de um plano de ação ou a solução imediata do problema apresentado, o que deverá ser formalizado dentro do prazo estipulado na Não Conformidade.

4.2 Caso o fornecedor não responda a NC – Não Conformidade, poderá receber comunicado formal via e-mail informando as penalidades que constam nos documentos de contratação (Contrato, OC e OS).

4.3 É responsabilidade do NAD-Compras controlar o prazo estipulado ao fornecedor que não possui contrato para envio de Plano de Ação ou solução do problema. Caso o processo não ocorra desta forma, é passível de NC – Não Conformidade à área.

4.4 É responsabilidade do NAD-Contratos controlar o prazo estipulado ao fornecedor que possui contrato para envio de Plano de Ação ou solução do problema. Caso o processo não ocorra desta forma, é passível de NC – Não conformidade à área.

4.5 O colaborador da Escola/Gerência/Núcleo/Unidade Operacional que receber o material e/ou serviço e identificar o descumprimento das exigências estabelecidas será o responsável por avaliar o fornecedor.

Se o plano de ação não for cumprido pela contratada, ou a mesma se omitir na resolução do problema apresentado, o descumprimento contratual poderá ser objeto de notificação, assegurando o contraditório e a ampla defesa do fornecedor, para apresentação de manifestação, caso queira, no prazo estipulado no item 6.1 deste manual. Além disso, poderão ser aplicadas as sanções previstas no Regulamento de Licitações e Contratos do SESC, instituído pela Resolução nº 1252/2012 e pelas disposições contidas no Regulamento de Licitações e Contratos do SENAC, instituído pela Resolução nº 958/2012.

ITEM 5 – MENSURAÇÃO DE NOTAS:

5.1 Nota entre 0 e 8,49 - Fornecedor desqualificado:

Deve passar pelo Programa de Desenvolvimento, onde o fornecedor receberá uma Não Conformidade via e-mail informando os seus descumprimentos e terá um prazo de 5 dias úteis para apresentar um Plano de Ação ou solução imediata do problema, comprometendo-se com o resultado, sob pena de suspensão do direito de fornecer à empresa a qual ocorrer o problema (SESC/RS ou SENAC/RS).

5.2 Nota entre 8,5 e 9,49 - Fornecedor parcialmente qualificado:

Trabalhar com oportunidades de melhorias para atingir a meta proposta. Poderá receber registro de Não Conformidade e, neste caso, deverá apresentar plano de ação para as devidas correções.

5.3 Nota entre 9,5 e 10 - Fornecedor qualificado:

Atende às expectativas, contribuindo de maneira decisiva para o alcance dos resultados do SESC e SENAC/RS.

Observações: Fornecedores que permanecerem com índices insatisfatórios na maioria das avaliações poderão ter seus contratos rescindidos.

ITEM 6 - NOTIFICAÇÃO DO FORNECEDOR E AÇÕES CORRETIVAS:

6.1. A notificação tem por objetivo informar ao fornecedor a identificação de qualquer descumprimento dos requisitos estabelecidos na contratação, e conceder prazo de 5 dias úteis para apresentar sua proposta ou a regularização da contratação.

6.2 O prazo para resposta do fornecedor terá início após a confirmação de recebimento da notificação, ou qualquer outro meio que evidencie o início da tratativa e ciência da contratada acerca do descumprimento contratual evidenciado.

6.3. As ações corretivas devem ser realizadas dentro do prazo previsto na notificação, sempre acompanhadas das evidências que comprovem a resolução do problema.

ITEM 7 - REGRAS PARA CLASSIFICAÇÃO DO DESEMPENHO DE FORNECEDORES:

7.1. Todo novo fornecedor, ao ser contratado e devidamente autorizado para início da prestação do serviço ou fornecimento de material, tem seu desempenho

inicial definido em 100%.

7.2. Esta pontuação individual equivale a uma única nota global dentro da entidade, ou seja, independente de quantidade de Escolas/Gerências/Núcleos atendidas, bem como a frequência do fornecimento, o desempenho de cada fornecedor é avaliado como um todo, sendo que a cada registro de fornecimento não conforme este fornecedor terá sua pontuação reduzida, podendo ficar abaixo da média satisfatória (85%).

7.3 O conceito atribuído é atualizado automaticamente a cada novo registro, porém a redução de pontos é cumulativa pelo período de 12 (doze) meses e depois de encerrado o ciclo, o fornecedor volta a ter sua pontuação em 100% e somente terá sua pontuação reduzida a partir do descumprimento dos requisitos estabelecidos.

Ao final do ano, é realizada a média dos 12 (doze) meses e finalizada a pontuação de cada fornecedor para o ano.

ITEM 8 - COMUNICAÇÕES DO DESEMPENHO AO FORNECEDOR:

8.1 O fornecedor que obtiver contrato será comunicado trimestralmente via e- mail sobre o seu desempenho, seja qual for o seu resultado do período.

ITEM 9 - MONITORAMENTO DE DESEMPENHO DO FORNECEDOR

9.1. As áreas NAD-Compras e NAD-Contratos do Departamento Regional irão acompanhar a evolução dos respectivos indicadores, a fim de identificar o desenvolvimento dos seus fornecedores, e as melhorias proporcionadas pelo sistema de avaliação aplicado, tendo em vista a identificação e tratativa dos entraves identificados durante o ciclo.

ITEM 10 – RECONHECIMENTO:

10.1 Anualmente, os fornecedores qualificados do ano anterior, que obtiverem contrato serão reconhecidos como “Destaques do Ano”. Estes devem ter ao menos uma avaliação no ano e ter completado no mínimo 12 meses de contrato de fornecimento.

Este manual entra em vigor a partir do dia 01 de janeiro de 2021. Você pode acessa-lo pelos links https://www.sesc-rs.com.br/fornecedores/ (SESC/RS) e https://www.senacrs.com.br/prodaf.asp (SENAC/RS).