DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
RAFAEL CARDOSO LIMA MIRANDA
A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITAIS: UM DESAFIO ARQUIVÍSTICO
NITERÓI 2013
A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITAIS: UM DESAFIO ARQUIVÍSTICO
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADORA: PROFESSORA MARGARETH DA SILVA
Niterói 2013
M672 Miranda, Rafael Cardoso Lima.
A autenticidade dos documentos digitais: um desafio arquivístico / Rafael Cardoso Lima Miranda. – 2013.
77 f.
Orientador: Margareth da Silva.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2013.
Bibliografia: f. 60-64.
1. Documento arquivístico. 2. Documento eletrônico. 3. Análise de documento. 4. Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). I. Silva, Margareth da. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
RAFAEL CARDOSO LIMA MIRANDA
A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITAIS: UM DESAFIO
ARQUIVÍSTICO
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Professora Ms. Margareth da Silva - Orientadora Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Dra. Ana Célia Rodrigues
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Dra. Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza Universidade Federal Fluminense
Niterói 2013
Dedico o presente trabalho à memória do meu pai, Arthur Oscar Miranda Neto, e a todos aqueles que me fazem rir, chorar ou me emocionar sem fazer esforço e sem saber o porquê ou como.
AGRADECIMENTOS
Agradeço, primeiramente, a minha família, pelo apoio incondicional em toda a minha trajetória de vida.
Agradeço a minha mãe, Deise Miranda, pelo carinho, amor incondicional e conselhos que só uma mãe pode dar para um filho.
Agradeço a minha irmã, Renata Miranda, pelos puxões de orelha e as cobranças insistentes, uma vez que ela sabe que o meu melhor só é possível quando instigado e cobrado.
Agradeço às professoras, Margareth da Silva, Ana Célia Rodrigues e Joice Souza. A primeira por ter tido muita paciência com esse bonitinho que vivia perdendo prazos e atrasando a entrega de capítulos de seu trabalho de conclusão de curso e às demais professoras por terem me aceitado como estagiário da coordenação de curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense possibilitando a minha formação como arquivista.
Agradeço à funcionária e amiga, Maria Jorgina Vaz, por fazer as horas de estágio na coordenação passarem voando e resolver todas as pendências dos alunos na coordenação do curso.
Agradeço aos amigos que fiz no curso de arquivologia, Marcelo Mérida, Raquel Pret, Alexsandra Andrade, por tornar os dias na faculdade mais felizes, pela amizade e pelo carinho. Agradeço, em especial, à amiga Adriane Gadelha, que foi a pessoa que eu tive a maior felicidade de conhecer na faculdade e com quem eu mais aprendi nos últimos três anos, uma pessoa boa, valorosa, companheira, sensível e guerreira que sempre esteve disposta a me ajudar, obrigado por tudo.
Agradeço aos meus amigos de colégio, faculdade de direito e da vida, que por serem muitos não serão nomeados, por torcerem por essa minha segunda graduação, assim como sempre torceram pelas minhas vitórias e me consolaram nas derrotas.
Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste trabalho, saibam todos que o carinho e ajuda que vocês me ofertaram foi a força propulsora do término deste trabalho.
Another turning point a fork stuck in the road Time grabs you by the wrist directs you where to go So make the best of this test and don't ask why It's not a question but a lesson learned in time It's something unpredictable but in the end It's right I hope you've had the time of your life So take the photographs and still frames in your mind Hang it on a shelf in good health and good time Tattoos and memories and dead skin on trial For what it's worth it was worth all the while Billie Joe Armstrong
RESUMO
Este trabalho apresenta a questão da autenticidade dos documentos arquivísticos digitais gerados em meio eletrônico e como essa questão vêm sendo tratada pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ - através de suas Resoluções.
ABSTRACT
This work present the question of authenticity in digital records created in an eletronic enviroment and how this question is being treated by Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ - through it's resolutions.
LISTA DE ANEXOS
RESOLUÇÃO CONARQ Nº 24
... 65RESOLUÇÃO CONARQ Nº 37
... 69DIRETRIZES PARA A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE DE
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO
... 122. CONCEITOS ESSENCIAIS PARA A ANÁLISE DA AUTENTICIDADE
DIPLOMÁTICA
... 192.1. INFORMAÇÃO ... 19
2.2. DOCUMENTO ... 21
2.3. DOCUMENTO ELETRÔNICO, DOCUMENTO DIGITAL, DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL ... 22
3. A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS NO AMBIENTE DIGITAL
... 313.1. MÉTODOS PARA GARANTIR A FIDEDIGNIDADE/CONFIABILIDADE NO AMBIENTE DIGITAL ... 31
3.2. MÉTODOS PARA GARANTIR A AUTENTICIDADE NO AMBIENTE DIGITAL .. 32
3.3. OS REQUISITOS DA AUTENTICIDADE ... 34
3.4. TÉCNICAS DE AUTENTICAÇÃO ... 36
3.5. PROTEÇÃO CONTRA PERDAS E CORRUPÇÃO E CONTRA OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA ... 38
3.6. O CUSTODIADOR CONFIÁVEL ... 40
4. DIRETRIZES DO CONARQ PARA PRESUNÇÃO DE
AUTENTICIDADE DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
... 424.1. RESOLUÇÃO CONARQ Nº 37: A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS ... 42
4.1.1. Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais ... 44
4.2. RESOLUÇÃO CONARQ Nº 24: TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO DOS DOCUMENTOS DIGITAIS PARA AS INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS ... 51
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
... 57REFERÊNCIAS
... 601.
INTRODUÇÃO
Como o documento digital pode se tornar a melhor fonte de prova? O que é necessário para ele ser a melhor fonte de prova? O que vem sendo feito no Brasil para tonar isso possível? O documento digital é um dos desafios para a Arquivologia que trouxe muitas oportunidades para o debate acerca dos seus fundamentos teóricos e metodológicos.
O ser humano tem, por aspecto básico, a sua adaptação aos seus conflitos, sejam eles internos ou externos. A humanidade, em sua caminhada, apresenta mudanças que geram diferentes reações em cada uma das sociedades. Algumas direcionam suas respostas através de busca por suas necessidades, guerras, isolamento entre muitas outras.
Essas adaptações que se mostram necessárias tendem a serem documentadas para serem passadas, informadas e conhecidas por nossos descendentes. Fazemos isto por diversos motivos para enobrecer nossa história, não tornar a repetir erros do passado, validar direitos, convalidar ações.
As sociedades modernas buscaram diversas maneiras de se comunicar, envolver, englobar recursos e crescer. Em tempos primórdios, os homens, ainda, com a fala em estado de evolução, buscavam a transmissão da informação através de gestos, mímicas e ilustrações rústicas. Aos poucos, foi-se desenvolvendo a fala, esta que teve papel decisivo para um processo de dinamização na transmissão do conhecimento. A partir do momento em que as sociedades conseguiram convencionar um sistema de códigos e cifras inteligíveis, foi possível a criação dos primeiros sistemas de linguagem os quais alinhados com as mais rústicas ferramentas de exteriorização das idéias, entre elas o uso de pedras e madeiras e, posteriormente, o conhecido papel, alavancaram esse progresso.
A partir desse progresso, até mesmo estas sociedades mais simples, com todas as transformações que estavam sofrendo, puderam observar a premente necessidade da criação de normas para disciplinar e regular as mais diversas relações sociais que afloravam no terreno fértil das ideias, de conhecimento para instruir outros e de toda a forma de comunicações que eram necessárias. Para tanto o homem começou a documentar seus dizeres, leis e atos, primeiro em argila e pedra, depois em papiro e papel, os primeiros suportes documentais.
Fica claro o nosso objetivo de focarmos o nosso estudo no documento. A diplomática clássica se focava na actio, fato, e, principalmente, na conscriptio, a transferência de um ato para um suporte semântico e juridicamente credível, através de critérios físicos, selos, tipos de papel entre outros e funcionais, como tipologias documentais. Uma de nossas análises se balizará no estudo da necessidade de entendermos o que é um documento arquivístico no ambiente digital, seus elementos, suas características neste ambiente que estão sendo incorporadas ao mundo arquivístico advindas de um processo de transformação da sociedade e a busca incessante da arquivística para se renovar.
Entretanto, antes é importante indicar alguns aspectos da origem do termo arquivo. A literatura arquivística concorda que a palavra arquivo remonta sua origem à Grécia antiga, archeion, que significava palácio do governo, setor documental, depósito de documentos originais, sendo que estava impregnado na palavra a noção de autoridade e comando daqueles que possuíam os documentos.
Com relação à história da arquivologia como disciplina, Rondinelli (2005, p. 40) destaca que o seu primeiro grande marco histórico é a criação do Arquivo Nacional da França, em 1790, em decorrência dos avanços da Revolução Francesa e seus ideais de liberdade, igualdade e fraternidade. Foi a primeira vez que um Estado Nacional assumia o papel de
estabelecer uma instituição específica para guarda dos documentos por meio da centralização dos documentos públicos em um só local e assegurou também o direto púbico de acesso aos arquivos.
No entanto, até a primeira metade do século XX, havia a predominância de suportes e formatos em materiais manuseados pelo tato. Com a disseminação ampla do formato digital para toda a sociedade com diferentes usos e propósitos, assiste-se a predominância de um material que não é sentido pelo tato, mas que possui materialidade, e esse fato tem que ser enfrentado por diferentes disciplinas e saberes inclusive a Arquivologia.
O século XX, o qual Hobsbawm classificou como a Era dos Extremos devido a sucessões de marcos históricos vibrantes, recebe agora, no século XXI, a alcunha de século fomentador da Era Digital O século XX foi palco de diversas transformações, mesmo se comparada com as mais diversas anteriores que já ocorreram. Em cerca de 100 anos a sociedade se transformou de maneira surpreendente. Tecnologias e armas foram desenvolvidas e que poderiam aniquilar o planeta, como também curas para as pragas e doenças mortíferas do passado. Admitimos que o impulso para essa enxurrada de desenvolvimento tecnológico veio da Guerra. Entretanto, vários dos artefatos que foram idealizados e confeccionados nesta época, que a princípio foram desenvolvidos para a aplicação bélica, como, por exemplo, o telégrafo, o rádio ou o radar. Posteriormente, todos estes aparatos encontraram serventia no mundo daqueles que somente desejam a paz, a tranqüilidade e a prosperidade da raça humana.
Nesta conjuntura, no final da década de 40, Wiener acompanhado de um grupo de outros cientistas através da Teoria da Comunicação, teoria que consiste na transmissão da informação de uma pessoa para a outra, concluiu que: “o conjunto de problemas centrados no
controle e na comunicação, tanto no tecido vivo quanto na máquina, apresentavam uma unidade essencial”.
Foi denominado todo esse campo da Teoria da Comunicação e do Controle, tanto na máquina, quanto no animal, de Cibernética, ou como prefere Garcia, a ciência do controle e da comunicação nos seres vivos, na sociedade e nas máquinas. Trata-se, em realidade, de uma interação homem-sociedade-máquina.
Lembramos que o vocábulo cibernético deriva do grego Κυβερνήτης e está intimamente ligado a noção de governador, condutor ou piloto, isto projeta a idéia daquele dotado do poder de decisão, no plano político, mas também podemos aplicar esse conceito no plano mecânico, como, por exemplo, temos a atuação do mecanismo de válvula auto-ajustável, que, nas máquinas a vapor, mantinha a velocidade constante sob as mais diversas condições.
Os Estados passaram a produzir enormes quantidades de dados informacionais na metade do século XX e, portanto, houve um boom documental, ou seja, foram criados cada vez mais documentos para que toda a informação gerada pudesse ser armazenada e acondicionada. Essa massa de informação materializada em documentos passa a ser necessária nos processos produtivos diretos e indiretos. A fim de instrumentalizar o controle desta grande massa surge o conceito de gestão de documentos (records management) nos Estados Unidos da América, que veremos mais adiante, e concentra-se o estudo de meios informáticos para facilitar tal controle e desenvolve-lo. Portanto, há a tentativa real da utilização de computadores no armazenamento e na recuperação de dados. Busca-se aqui cumprir a regra geral da Juscibernética que é otimizar. Presume-se atingir o útil com o menor gasto de energia, recursos e tempo possível.
O espaço da internet que possibilitou a troca de informações entre militares, análises de livros e descobertas entre os cientistas é o mesmo centro de discussões que permite a um contraventor buscar informações sigilosas na máquina de um terceiro, a assinatura de um contrato para a prestação de um serviço de consultoria, a publicação de um artigo, o envio de uma mensagem sigilosa, a compra de uma cafeteira ou a aposta em cassinos on-line situados em paraísos fiscais. A Internet se agregou de tal modo a estrutura de vida do homem do século XXI que o meio intangível já permeia diversos segmentos do meio tangível. E, todas essas ações geram documentos. Documentos estes que, muitas das vezes, só se materializam no universo eletrônico. Todas essas ações podem ser autênticas ou não e é dever do Poder Público assegurar que os documentos sejam criados e mantidos de forma autêntica e é a diplomática o método para avaliar e analisar a autenticidade dos documentos.
Assim, nosso estudo se concentrará no documento arquivístico e na autenticidade do documento arquivístico no ambiente digital.
Abordaremos as definições de documento arquivístico, os métodos para assegurar a autenticidade e os requisitos da autenticidade, e apresentaremos uma análise sobre os dispositivos do CONARQ que enfocam a presunção de autenticidade como uma condição necessária para as organizações assegurarem que o conjunto de documentos arquivísticos produzidos e mantidos em formato digital é autêntico: a Resolução CONARQ nº 37, de 19 de dezembro de 2012 que aprova as diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivístico digitais e a Resolução CONARQ nº 24, de 03 de agosto de 2006 que estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.
Assim, subsidiariamente, poderemos perceber a cada vez maior integração do arquivista com as diversas áreas do saber, não podendo mais o profissional capacitado estar
limitado apenas aos conhecimentos advindos diretamente da carreira por ele escolhida e em um contexto, ainda, mais amplo poderemos verificar a incidência de uma pequena parte de uma revolução social, econômica e cultural que é desencadeada pela tecnologia da informação e comunicação e que, com certeza, indicará novos rumos, com reflexos na vida pessoal de todos.
Este estudo se mostra relevante para a Arquivologia, pois os estudos a respeito da autenticidade dos documentos arquivísticos no ambiente digital ainda são pouco freqüentes na literatura arquivística brasileira. Assim, essa pesquisa se justifica, pois a Diplomática pode e deve ser utilizada como método de análise dos documentos e para a identificação e a gestão dos documentos tanto no ambiente convencional quanto no digital.
Este trabalho tem como objetivo explicitar os conceitos de documento arquivístico e a importância de caracterizar a autenticidade como uma propriedade essencial de qualquer documento arquivístico. Esta pesquisa também visa verificar o que o CONARQ como órgão central da definição da política arquivística nacional e especificamente a sua Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, realizou no sentido de aprofundar ou desdobrar iniciativas que considerem a manutenção da autenticidade do documento arquivístico ao longo do tempo.
Assim sendo, a pesquisa justifica-se, pois a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais é preponderante para a gestão documental das instituições arquivísticas do século XXI, uma vez que os documentos digitais vêm tendo seu uso majorado. Seu papel torna-se decisivo no tanto no desenvolvimento de processos de trabalho em sistemas de gestão quanto no desenvolvimento de procedimentos regulares.
Este trabalho tem como metodologia a leitura de fontes bibliográficas da área de Arquivologia com alguns conceitos da Diplomática, da Arquivologia e do Direito. Foi utilizada, também, a Legislação Arquivística Brasileira disponibilizada pelo CONARQ.
O trabalho está organizado em três capítulos. No primeiro capítulo apresentamos os conceitos acerca da informação, do documento, do documento eletrônico, do documento digital e do documento arquivístico digital, os quais serão necessários para entendermos o objeto do estudo da presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.
O segundo capítulo analisará a autenticidade dos documentos arquivísticos no ambiente digital, onde veremos os métodos para garantir a fidedignidade/confiabilidade no ambiente digital, os métodos para garantir a autenticidade no ambiente digital, os requisitos da autenticidade, as técnicas de autenticação, a proteção contra perdas e corrupção e conta a obsolescência tecnológica e o custodiador confiável.
O terceiro capítulo aborda como o CONARQ, órgão central da política arquivística brasileira, vem se posicionando acerca da presunção de autenticidade dos documentos digitais focando em duas resoluções deste órgão, a resolução CONARQ nº 37 e a resolução CONARQ nº 24, pois são dois documentos representativos no tratamento da presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.
Por fim, nas considerações finais são apresentadas as conclusões com base na análise feita nos capítulos precedentes, assim como uma análise da representatividade dos documentos elaborados pelo CONARQ.
2. CONCEITOS ESSENCIAIS PARA A ANÁLISE DA AUTENTICIDADE
DIPLOMÁTICA
Antes de apresentarmos a questão da presunção de autenticidade nos documentos arquivísticos digitais, é preciso conhecer alguns conceitos que nos auxiliarão nessa análise. Veremos neste capítulo os conceitos de informação, documento, documento eletrônico, documento digital e documento arquivístico digital.
2.1 INFORMAÇÃO
Informação é uma palavra com vários significados. Portanto, vamos trazê-la para o nosso viés. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional traz a seguinte definição de informação: “elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 107).
De maneira semelhante entende o Dicionário de Terminologia Arquivística confeccionado pela Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) do Estado de São Paulo, este vê informação como um “todo e qualquer elemento referencial, contido num documento” (AAB, 1996, p. 54).
Vejamos, agora, a definição mais moderna do Projeto InterPARES 2, na publicação Diretrizes do Produtor: a elaboração e a manutenção de materiais digitais: diretrizes para indivíduos, “informação é um conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo ou espaço; e dados são as menores partes significativas e indivisíveis da informação” (InterPARES 2, 2010, p. 3).
Em que pese, sustentado essa mesma visão vem a terminologia utilizada no Glossário do Projeto InterPARES 3 definindo informação como um “conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado” 1.
Essas duas visões do conceito de informação podem ser consideradas mais contemporâneas, porque incorporam uma noção de informação como dados agrupados para serem interpretados pelo usuário/intérprete do contexto em que esses dados estão reunidos.
O Glossário Geral de Ciência da Informação da Faculdade de Ciência da Informação da Universidade de Brasília (UnB), o qual agrega diversos termos e definições relacionados aos cursos de Arquivologia, Biblioteconomia e Ciência da Informação, enumera várias interpretações para este termo, dentre as quais selecionamos as seguintes:
i) conjuntos simbolicamente significantes com a competência e a intenção de gerar conhecimento no indivíduo em seu grupo e na sociedade”.
ii) a informação é um conhecimento inscrito (registrado) em forma escrita (impressa ou digital), oral ou audiovisual, em suporte”.
iii) uma informação é um acontecimento que provoca uma redução acerca de um ambiente dado”.
Em conjunto com a percepção de informação que soma conhecimentos e permite a construção de um juízo acerca de um fato, Barreto (2009, p.1) também expõe a ideia que a informação pode ser “percebida e aceita como tal e coloca o indivíduo em um estágio melhor de convivência consigo mesmo e dentro do mundo em que sua história individual se desenrola”, ao qualificá-la como instrumento modificador da consciência humana no plano social.
1Disponível em: <http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=i&term=88>. Acesso em 23 jun
Barreto formula seu pensamento através da noção de que a informação é uma qualidade em si, pois é capaz de reduzir a incerteza percebida sobre algo. A questão debatida por ele se foca em analisar a informação enquanto forma portadora de significado com a finalidade última de criar conhecimento. Ou seja, desta maneira a informação transforma-se em um agente conciliador da elaboração de conhecimento através da mente racional humana.
A pretensão argumentativa deste autor é demonstrar que o pensamento extraído da mente humana se constitui em informação no momento em que é registrado. Todavia, realizar um cálculo de quantas serão as múltiplas interpretações possíveis a partir do processo de leitura e compreensão do intérprete é impossível. Portanto, o resultado é que cada leitor traça o seu próprio caminho objetivando alcançar o conhecimento que lhe é pretendido.
2.2 DOCUMENTO
Todos na sociedade têm uma ideia do que é e do que representa um documento. É por nós sabido que conceituar é uma tarefa árdua e de certa maneira frustrante, posto que muitas vezes ampliamos demais o conceito e deixamos brechas para outros institutos o transpassarem e, às vezes, fazemos o contrário o delimitando demais e não permitindo que alguns institutos de natureza análoga sejam admitidos. Isto posto começaremos do mais amplo e genérico conceito para depois nos aprofundarmos.
É intuitivo quando pensamos em documentos nos lembrarmos de uma folha de papel escrito, tangível, palpável, com plácida identificação do objeto tratado. E, é isso que nos traz o Dicionário Aurélio (1986, p. 488):
Documento. [Do lat. documentu.] S. m. 1. Qualquer base de conhecimento, fixada
materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova, etc. 2. Restr. Qualquer registro gráfico. 3. Ant. Recomendação; preceito.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – DIBRATE - (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.73), em uma visão mais técnica, define documento como unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
A visão jurídica atual se coaduna com a demonstrada pelo Arquivo Nacional. Fiquemos com o conceito de Dinamarco:
Documento, como fonte de prova, é todo ser composto de uma ou mais superfícies portadora de símbolos capazes de transmitir idéias e demonstrar a ocorrência de fatos. Esses símbolos serão letras, palavras e frases, algarismos e números, imagens ou sons e registros magnéticos em geral; o que há em comum entre eles é que sempre expressam, idéias de uma pessoa, a serem captadas e interpretadas por outras2.
2.3 DOCUMENTO ELETRÔNICO, DOCUMENTO DIGITAL, DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
Uma parcela expressiva da massa documental é hoje produzida diretamente em sistemas computacionais, os quais algumas vezes erroneamente não são identificados como documentos e, portanto o seu ciclo de vida não é controlado.
Primeiramente, cabe-nos mostrar as diferenças entre documento eletrônico e documento digital. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.75), em uma visão mais técnica, define documento eletrônico como
2 DINAMARCO, Cândido Rangel. Instituições de Direito Processual Civil. São Paulo: Malheiros, 2001, v. III,
“gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais”.
Já documento digital apresenta o seguinte conceito segundo o mesmo dicionário (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.75), “documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional”.
Portanto, podemos verificar que documento eletrônico é uma categoria onde os documentos digitais estão enquadrados.
É importante notar que os elementos constitutivos dos documentos tidos como convencionais e os documentos digitais são os mesmos. Segundo Rondinelli (2007, p. 56), os elementos constitutivos tanto dos digitais como dos convencionais são: suporte, conteúdo, forma (ou estrutura), ação, pessoas, relação orgânica e contexto.
Suporte é onde a informação do documento se materializa. No documento convencional o suporte mais comum é o papel e o suporte e a informação nele contida são indissociáveis. Já no que tange ao documento digital o suporte é um mero carregador físico totalmente dissociado do conteúdo e da forma, ou seja, apesar do suporte ser um elemento constitutivo, ele não é significativo (RONDINELLI, 2007, p. 56).
Rondinelli (2007, p. 57) analisa o conteúdo como a mensagem que é transmitida pelo documento. Veremos adiante que para um documento ser arquivístico ele deve estar fixado em um suporte, ou seja, os dados que estão contidos em bases de dados dinâmicas, ou seja, quem mudam constantemente, não podem ser considerados documentos arquivísticos. Tanto o documento tradicional quanto o documento digital conseguem transmitir seus conteúdos com êxito.
Com relação à forma, essa autora (RONDINELLI, 2007, p. 57) considera que é a representação do conteúdo do documento. Podemos ver a manifestação dela de duas maneiras, a intelectual e a física. A manifestação física consiste nos atributos presentes nos documentos que determinam a forma externa. Nos documentos tradicionais podemos vê-los nos selos, carimbos, caligrafia. Nos documentos digitais podemos perceber o mesmo no tamanho das fontes, formato, cores, idioma, sinais especiais e todo o contexto tecnológico que circunda o documento digital. É interessante perceber que, ao contrário do visto quanto ao suporte, os atributos físicos de um documento digital se constituem em elementos significativos. Já a forma intelectual compreende os atributos que representam e dialogam tanto com os elementos da ação quanto com o contexto administrativo de sua produção. Aqui concentram-se em ambos os casos, a saudação, a data, a exposição do assunto.
Ação é o componente central de um documento. É o exercício da vontade feito pelo produtor que visa elaborar, alterar, manter ou cessar uma condição ou situação. As ações ocorrem independentemente do tipo de documento (RONDINELLI, 2007, p. 58).
Pessoas são os agentes geradores de um documento. Tanto podem ser pessoas físicas ou jurídicas que se utilizam dos documentos. Nos documentos tradicionais podemos perceber três tipos de pessoas em um documento: o autor (autoridade competente para elaborar o documento), o destinatário (àquele ao qual o documento é destinado) e o escritor (pessoa que é autorizada a redigir o documento). Já no documento digital, podemos visualizar a presença de mais dois tipos de pessoa: o criador, isto é, a pessoa jurídica que se constitui em fundo arquivístico para a preservação da proveniência do documento e, também, a figura do originador, àquele que é o proprietário do endereço eletrônico ou espaço virtual a partir do qual o documento digital é transmitido, visualizado, acessado ou compilado e salvo, isto no caso dessa pessoa ser diversa do autor ou escritor do documento digital (RONDINELLI, 2007, p. 58).
Relação orgânica é mais do que um elemento constitutivo e, sim, um princípio arquivístico. Isto posto, um documento se constitui e se relaciona com um complexo de documentos que realizam a mesma tarefa para com o primeiro documento, há um inter-relacionamento intrínseco a todos os documentos. Um está ligado ao outro na medida em que todos resultam de uma mesma atividade. Essa relação orgânica fica mais visível nos documentos tradicionais através do arranjo físico de documentos, no protocolo e no código de classificação de documentos, contudo o mesmo ocorre nos documentos digitais quando da gestão eletrônica de documentos (RONDINELLI, 2007, p. 59).
Contexto é o resultado da ação geradora do documento que ocorre para uma tradução no ambiente. Contexto pode ser jurídico-administrativo, quando se refere ao plano das leis e das regras administrativas de uma instituição, de proveniência, quando refere-se à própria instituição, seus valores, objetivos, missão, de procedimentos, quando da ordem que diversas ações devem ser desenvolvidas para a formulação de um documento e o contexto documentário, quando se refere ao documento e seus elementos constitutivos. Estes são válidos tanto para os documentos tradicionais quanto para os digitais (RONDINELLI, 2007, p. 59).
Portanto, pode-se depreender que tanto os documentos convencionais e os digitais possuem os mesmos componentes.
É importante tratarmos agora de uma diferenciação que ocorre, principalmente, entre os arquivistas anglo-saxões. Essa diferença se torna visível entre os termos document e record, que podem ser traduzidos respectivamente como documento e documento arquivístico. Assim, apresentaremos ambas as definições de documento e de documento arquivístico postas pelos dicionários e glossários arquivísticos (RONDINELLI, 2007, p. 129).
O Glossário de Pearce-Moses, publicado pela Society of America Archivists - SAA, traz a seguinte definição de documento (document): Informação ou dados apresentados em um suporte, mas que não são parte de um documento arquivístico oficial 3.
O conceito de documento arquivístico do Glossário da Câmara Técnica de documentos
eletrônicos (CONARQ, 2009, p. 12) é “documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado da tal atividade, e retido para ação ou referência”.
Podemos verificar que o Glossário da SAA tem como significado de documento arquivístico (record): “Dados ou informação em uma forma fixada que é criada ou recebida no curso da atividade institucional ou individual e preservada como evidência daquela atividade para referência futura4”.
Ainda, Gonçalvesapresenta a seguinte definição de documento de arquivo:
O documento de arquivo é, assim, o documento que um determinado organismo – seja ele pessoa física ou jurídica- produz no exercício de suas funções e atividades (“produção” que pode significar tanto a elaboração do documento pelo próprio organismo, como a recepção e guarda). (1998, p.20).
Jardim e Fonseca não se olvidam de tecer sua própria definição de documentos arquivísticos:
Os documentos arquivísticos são simultaneamente instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais. Como tal, constituem fontes primordiais de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação (JARDIM; FONSECA, 2008, p.125).
3
Disponível em: <http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=23>. Acesso em: 18 dez 2012.
4
Disponível em: <http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=54>. Acesso em: 18 dez 2010.
Por fim, para o Glossário do Projeto InterPARES5, documento arquivístico significa: “documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência”.
É possível perceber em relação ao termo documento arquivístico que as definições apresentadas pelos diversos autores e dicionários têm algumas diferenças como, a título de exemplo, a referência a dado como no Glossário da SAA e a referência a documento como no Glossário do InterPARES. Entretanto, apesar dessas diferenças, em todas as definições de documento arquivístico os aspectos que dizem respeito à sua produção no exercício das atividades de uma organização ou pessoa, bem como o caráter probatório e de evidência das atividades são o foco.
Com relação aos elementos que compõem um documento arquivístico, cabe ressaltar as contribuições do Projeto InterPARES, cujo objetivo é realizar uma pesquisa acerca da preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos. Sua proposta teórica e metodológica é fundamentalmente arquivística, conforme destaca este trecho:
A finalidade do projeto é arquivística. Neste sentido, está voltado para o desenvolvimento de sistemas de gestão e de preservação de documentos arquivísticos que assegurem a autenticidade dos documentos ao longo do tempo. Isto implica que o trabalho realizado ao longo do projeto, nas várias disciplinas, deva ser constantemente traduzido em termos arquivísticos e relacionado aos conceitos arquivísticos, que são os fundamentos nos quais são projetados os sistemas para proteger os documentos arquivísticos (InterPARES 3 Project. Methodological
Principles)6.
5 Disponível em: <http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=d&term=101>. Acesso em: 25
jul 2012.
Duranti apresenta dois pressupostos básicos que determinam a habilitação probatória e informativa dos documentos, que são: 1) que os registros documentais atestam ações e transações, e 2) que sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação. Com isso, a autora descreve as cinco características que todos os documentos arquivísticos possuem. São elas:
• Imparcialidade: os documentos registram fatos e ações do seu órgão produtor. Eles são inerentemente verdadeiros. Portanto, os documentos fornecem provas originais e asseguram as razões pelo qual são produzidos (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais). Há uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam.
Porque trazem [os registros documentais] uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem, eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns interesses não gostariam de ver revelados (DURANTI, 1994, p.51).
• Autenticidade: a autenticidade está diretamente conectada ao processo de criação, manutenção e custódia. Os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas.
A autenticidade está vinculada ao continuum da criação, manutenção e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de
agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação, [...] (DURANTI, 1994, p. 51).
• Naturalidade: “Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações” (DURANTI, 1994, p. 52). Os documentos arquivísticos não são coletados de maneira artificial, mas acumulados nas administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, e isto os dotam de um elemento de coesão espontânea, embora estruturada (organicidade).
• Organicidade: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados; os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua criação e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e sua autenticidade; os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações intelectuais.
Esse inter-relacionamento é devido ao fato de que os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades. [...]. As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único documento não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória (DURANTI, 1994, p.52).
• Unicidade: “A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.” (DURANTI, 1994, p. 52). Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence; exemplares de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos, mas cada exemplar é único em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único.
3. A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS NO AMBIENTE DIGITAL
A partir da leitura de diversos textos do INTERPARES, como Diretrizes do produtor – a elaboração e a manutenção de materiais digitais: diretrizes para os indivíduos e diretrizes do preservador - a preservação de documentos arquivísticos digitais: diretrizes para organizações e da leitura da obra da Duranti, é possível observar alguns métodos, requisitos e técnicas.
3.1 MÉTODOS PARA GARANTIR A FIDEDIGNIDADE/CONFIABILIDADE NO AMBIENTE DIGITAL
De acordo com Duranti e MacNeil (2008, p. 32), os métodos para garantir a fidedignidade e confiabilidade podem ser resumidos em dois. O primeiro é bem delimitado e pode ser subdivido em três métodos principais. Um método consiste em uma inclusão dentro do sistema de privilégios de acesso, ou seja, todo aquele que entra no sistema eletrônico, tem uma competência específica, a autoridade para compilar, classificar, anotar, ler, recuperar, transferir e/ou destruir somente certos dados ou documentos. Um segundo método trabalha com a incorporação de um “fluxo de trabalho” no sistema que apresentará a pessoa competente para cada ação, sendo que só essa pessoa específica poderá alterar esse documento específico e solicitará a criação do documento correto no tempo adequado para o desenvolvimento regular do procedimento. O último limita o acesso físico a tecnologia ou através de elementos externos como cartões magnéticos ou senhas ou, até mesmo, a biometria com o acesso por digitais, etc.
Duranti e MacNeil (2008, p. 34) consideram que o segundo tipo é focado na verificação e inclui um método principal. Projeta dentro do sistema eletrônico uma “trilha de auditoria”, ou seja, cria-se um log de todas as interações com documentos, para que todo acesso ao sistema possa ser documentado e auditado se necessário. Desta maneira quando ocorra qualquer modificação, exclusão, adição, ou uma simples leitura do documento está ação ficará marcada.
As autoras (DURANTI MacNeil, 2008, p. 36) enfatizam que o controle sobre o processo de criação do documento é mais fortalecido com a junção dessas regras de gerenciamento com os processos da atividade. Integrar os dois processos inclui: identificar todos os procedimentos relativos à atividade em si dentro de cada função da instituição, decompor cada procedimento em todas as fases padrão e determinar, para cada fase, a ação sendo realizada, a forma intelectual do documento gerado, o departamento competente para gerá-lo, sua classificação, nível de confidencialidade, a maneira de autenticá-lo, a necessidade de auditoria e sua disposição. A integração dos dois procedimentos resulta numa descrição dos documentos muito mais detalhada e especializada com associações com cada fase de cada procedimento e os requisitos ligados a ele em relação aos privilégios de acesso, classificação, registro, autenticação, auditoria e assim por diante.
3.2 MÉTODOS PARA GARANTIR A AUTENTICIDADE NO AMBIENTE DIGITAL
Segundo Duranti e MacNeil (2008, p. 30) a autenticidade está ligada ao modo, forma e estado da transmissão do documento para que possamos garanti-la no ambiente digital. O importante aqui é protegermos estes documentos para que eles não possam ser manipulados,
alterados ou falsificados após sua criação, ou seja, que o documento seja fidedigno do momento de sua criação, recebimento e retenção até o seu arquivamento ou destruição.
O modo de transmissão de um documento é a maneira pela qual um documento é movido ao longo do tempo e do espaço. Quanto mais seguro for o método de transmissão, maior a garantia de que o documento recebido é o que deveria ser.
A forma de transmissão de um documento é a forma física e a maneira como é concebido intelectualmente que o documento apresenta quando é recebido. Tradicionalmente, a autenticidade é melhor assegurada com a garantia de que um documento mantenha a mesma forma através da transmissão, tanto através do tempo como do espaço.
De acordo com Duranti e MacNeil (2008, p. 31) há uma diferença perceptível quanto à transmissão entre os documentos eletrônicos e os tradicionais. O estado da transmissão de um documento se relaciona com o nível de desenvolvimento e autoridade, ou seja, originalidade, integridade e efetividade quando for inicialmente retido após ter sido feito ou recebido. Esse estado pode ser um rascunho, uma breve compilação de idéias que sofrerá alterações, um original, o documento completo e efetivo, ou uma cópia, reprodução de um documento que se assemelha ao original. O original apresenta três características: é completo, sua forma tem de ser aquela pretendida por seu autor e ou exigida pelo sistema jurídico, possui originalidade, quando é o primeiro a ser produzido na sua forma completa e é dotado de efetividade, ou seja, alcança o objetivo ao qual foi criado.
Nos documentos eletrônicos, o estado da transmissão é avaliado tendo em mente a sua trajetória. Qualquer documento que não seja nem transmitido a um destinatário nem confiado a um dossiê ou uma classe a qual pertence o documento dentro do sistema central de documentos, mas que é salvo no espaço eletrônico no qual é feito, deve ser considerado um rascunho, pois está incompleto: na verdade, o ato de transmissão de um arquivo através de
limites eletrônicos externos ou internos, necessariamente adiciona componentes ao documento que o torna completo. Qualquer documento transmitido é recebido como um original, mas é salvo no espaço do gerador como um rascunho final, porque, embora o sistema vá adicionar a hora da transmissão e a identidade do gerador, esse documento não é capaz de atingir seu objetivo e carece de efetividade. Toda vez que uma pessoa recupera um documento do sistema central de documentos, ela tem uma visão do original ou do último rascunho. Se a pessoa copia o documento para seu próprio espaço, o resultado é uma cópia imitada ao invés de uma cópia na forma do original, pois alguns dos metadados ou dos dados sobre o documento contido no perfil do documento ou em qualquer lugar do sistema, mudam. O conceito básico é que, com os documentos eletrônicos, o estado da transmissão é avaliado com base na maneira pela qual cada transmissão eletrônica afeta a forma dos documentos, cada aspecto dele, incluindo as anotações.
3.3 OS REQUISITOS DA AUTENTICIDADE
Duranti e MacNeil (2008b, p. 47) atestam que para reconhecer os requisitos da autenticidade precisamos antes conhecer os conceitos de identidade e de integridade para os documentos digitais.
A identidade trata-se de um conjunto de características de um documento ou de um documento arquivístico que permite a identificação única dentro de um grupo documental e trona perceptível a sua distinção dentre os demais.
A integridade constitui-se na qualidade de um documento ser considerado integro quando é completo e inalterado em todos os seus aspectos essenciais.
A identidade de um documento aliada à integridade formam um dos componentes de autenticidade.
Segundo o Projeto InterPARES 2 (2010, p. 5) , é importante identificar quais são os metadados de identidade e de integridade. Os primeiros nos remetem às propriedades ou atributos que expressam a identidade de um material digital. São eles: os nomes das pessoas envolvidas na confecção dos materiais digitais, caso do autor, do redator, do originador, do destinatário e do receptor; nome da ação ou assunto; forma documental; apresentação digital; data(s) de produção ou transmissão; expressão do contexto documental. Ainda existem alguns que, às vezes, são aplicáveis, como, por exemplo: indicação de anexos; indicação de direitos autorais ou outros direitos intelectuais; indicação da presença ou remoção de uma assinatura digital; indicação de outras formas de autenticação; indicação da minuta ou número da versão e existência e localização de materiais duplicados fora do sistema digital. Já os metadados de integridade permitem ao usuário descobrir que os materiais são os mesmos desde que foram criados. São eles: nome da pessoa ou unidade administrativa que utiliza os documentos; nome da pessoa ou unidade com responsabilidade primária por manter os materiais; indicação de anotações acrescentadas aos materiais; indicação de quaisquer mudanças técnicas nos materiais ou nos aplicativos responsáveis por gerenciar e prover acesso aos materiais; código de restrição de acesso; código de privilégios de acesso; código de documento vital; destinação planejada.
Assim, para Duranti e MacNeil (2008b, p. 48) a autenticidade está ligada ao modo, forma e estado da transmissão do documento para que possamos garanti-la no ambiente digital. O importante aqui é protegermos estes documentos para que eles não possam ser manipulados, alterados ou falsificados após sua criação, ou seja, que o documento seja fidedigno do momento de sua criação, recebimento e retenção até o seu arquivamento ou destruição.
As autoras concluem que caso o documento arquivístico digital possua todos esses metadados, podemos presumir que o documento é autêntico. Uma presunção de autenticidade é uma dedução que é estabelecida a partir de fatos conhecidos sobre a forma como um documento foi produzido e mantido. Uma verificação de autenticidade é o ato ou processo de estabelecer uma correspondência entre fatos conhecidos sobre o documento e os vários contextos em que foi produzido e mantido, e o fato proposto de autenticidade do documento. No processo de verificação, os fatos conhecidos sobre o documento e seus contextos oferecem as bases para apoiar ou refutar a afirmação de que o documento é autêntico.
Assim, de acordo com Duranti e MacNeil (2008b, p. 48), para garantir a atestação da autenticidade de cópias de documentos eletrônicos, o conservador deve também produzir e manter documentação referente à maneira como vem mantendo os documentos ao longo do tempo bem como a maneira como os reproduziu. Para alcançar tais requisitos temos dois grupos de requisitos: benchmark e baseline.
Os dois tipos de requisitos benchmark e baseline baseiam-se na noção de confiança no gerenciamento arquivístico e preservação de documentos. Os requisitos benchmark levam especificamente à noção de um sistema confiável arquivístico de gerenciamento de documentos, e os requisitos baseline pressupõem o papel do conservador como o de um guardião confiável.
3.4 TÉCNICAS DE AUTENTICAÇÃO
Para Duranti e MacNeil (2008b, p. 49), a autenticidade de um documento pode ser ameaçada quando ele é transmitidos através do espaço (isto é, quando existe um envio do
autor do documento ao seu destinatário ou entre sistemas ou aplicativos) ou do tempo (quando os materiais estão armazenados, ou quando o hardware ou software usado para armazená-los processá-los ou comunicá-los é atualizado ou substituído). Como a guarda de materiais digitais, para possíveis ações e referências futuras, e sua recuperação pressupõem inevitavelmente que eles atravessem fronteiras tecnológicas marcantes, ou seja, existe sempre uma nova onda tecnológica que suplanta a anterior, a inferência da autenticidade dos materiais digitais deve ser apoiada pela evidência de que estes foram mantidos utilizando todas as tecnologias e procedimentos administrativos que assegurem garantam a continuidade de sua identidade e de sua integridade, ou que, pelo menos, minimizem a um coeficiente mínimo os riscos de alterações, adições ou reduções nos dados presentes nos documentos desde quando estes mesmos documentos foram armazenados e ordenados pela primeira vez até o ponto em que eles forem acessados subsequentemente no futuro próximo.
O Projeto InterPARES 2 (2010, p. 6) considera que algumas técnicas de autenticação dependentes de tecnologia, tais como a criptografia, são usadas para fornecer um mecanismo tecnológico que garanta a autenticidade dos materiais digitais. Uma destas técnicas criptográficas mais conhecidas é a assinatura digital, que pode ser utilizada quando os documentos são transmitidos entre as pessoas, os sistemas ou os aplicativos, para declarar sua autenticidade em um determinado momento. No entanto, é necessário que se tenha certos cuidados, uma vez que existe a probabilidade das assinaturas digitais tornarem-se obsoletas e, em virtude do seu objetivo e de sua funcionalidade inerente, elas não podem ser migradas junto com os documentos aos quais estão anexadas quando da atualização de versões ou mudança de programa de leitura.
Técnicas de autenticação não dependentes de tecnologia são as corretas implementações e usos das recomendações vistas no capítulo anterior. As recomendações são cumulativas: quanto maior o número de recomendações seguidas e maior o grau de satisfação
de cada uma delas, maior a presunção de autenticidade. Contudo, é sensato implementarmos, sempre que possível, técnicas de autenticação apoiadas em políticas e procedimentos administrativos independentes de tecnologia e/ou neutros.
3.5 PROTEÇÃO CONTRA PERDAS E CORRUPÇÃO E CONTRA OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA
O Projeto InterPARES 2 (2010, p. 11 e 12) apresenta dois tipos de estratégia que podemos seguir para proteger os dados. A primeira é a estratégia de manutenção, que diz respeito ao mínimo necessário para proteger e manter a acessibilidade de cópias autênticas de documentos arquivísticos digitais. Uma boa estratégia de manutenção garante que os componentes digitais dos documentos existirão por tempo suficiente para que as estratégias de preservação possam ser aplicadas. Podemos listar algumas atividades que dizem respeito à manutenção: atribuição clara de responsabilidades técnicas pelo sistema, fornecimento da infraestrutura técnica adequada para manutenção do sistema, manutenção, suporte e substituição do sistema, quando necessário for transferência regular de dados para novos meios de armazenamento de dados eletrônicos, a adoção de condições adequadas para os meios de armazenamento, evitar a redundância e localização geográfica de documentos e cópias, investir capital na segurança do sistema e criar um plano para casos de desastre.
A segunda é a estratégia de preservação que nada mais é do que um conjunto coerente de objetivos e métodos que visam à manutenção, ao longo do tempo, dos componentes digitais e das informações a eles relacionadas, e para a reprodução dos documentos arquivísticos autênticos e/ou agregações arquivísticas relacionados a esses componentes e informações.
Para alcançar esse objetivo, devem ser seguidas algumas diretrizes. Podemos fazer uso de padrões o que acarreta uma maior probabilidade de estabilidade, um suporte mais duradouro, simplificando aplicações e maximizando o sucesso de determinadas estratégias. Temos dois tipos de padrões, os padrões conhecidos como de fato, que são aqueles comumente usados pelos usuários em geral e os padrões conhecidos como de direito, que são aqueles adotados por órgãos oficiais de padronização, como, a título de exemplo, a Associação Brasileira de Normas Técnicas. Exigir a criação de formatos autodescritivos, utilizar a técnica de encapsulamento, restringir a quantidade de formatos a serem geridos para melhor alcançarmos uma padronização e a utilização da técnica de conversão de documentos eletrônicos em detrimento de uma simples atualização.
Um aspecto importante destacado pelo Projeto InterPARES 2 (2010, p. 12) diz respeito à parte física e à leitura dos documentos eletrônicos pelos softwares. É de extrema importância que seja preservada a tecnologia que os gerou, ou seja, não destruindo os softwares e hardwares originais, assim como, criar confiança na compatibilidade reversa ou descendente, apostar na reengenharia de software como ferramenta, criar mecanismos que possibilitam acesso temporário a um documento quando necessário e estudar o uso da emulação de softwares para a redução de custos de transferência de dados de um sistema para outro. Além disso, é vital criar abordagens não digitais em caso de risco, ou seja, caso haja risco da perda de documentos podemos trazê-los para o papel ou para o microfilme e temos que considerar também a restauração de dados que é quando buscamos recuperar dados de suportes degradados, quebrados, avariados, totalmente destruídos ou, até mesmo, obsoletos.
3.6 O CUSTODIADOR CONFIÁVEL
Duranti e MacNeil (2008b, p. 49) consideram que o papel do custodiador é como o de um guardião confiável, portanto a função permanece com a mesma função vital hoje como na antiguidade. Como guardiãs confiáveis de documentos, as instituições arquivísticas antigas sustentavam e davam crédito às relações contratuais entre cidadãos. Também davam crédito ao contrato social implícito entre cidadãos e estado por meio da preservação de documentos de ações passadas do estado com base nas quais o estado poderia ser responsabilizado. Hoje, o papel do conservador como guardião confiável é também análogo ao do guardião confiável neutro de documentos numa contratação eletrônica. Um guardião confiável neutro de documentos é uma pessoa jurídica ou física com a missão de manter de maneira independente os documentos dos parceiros de permuta de dados eletrônicos.
De acordo com Duranti e MacNeil (2008b, p. 49) o principal motivo para se ter um guardião neutro confiável de documentos é a de aumentar a probabilidade de os documentos de uma transação eletrônica serem aceitos como evidência em um tribunal. Para ser considerado um custodiador confiável de documentos, a pessoa deve possuir, dentre outros vários motivos, que não possui nenhuma razão para alterar os documentos guardados; que não há nenhum interesse em permitir que outros alterem os documentos; e que é capaz de implementar procedimentos de segurança compatíveis com os padrões necessários de integridade e precisão.
Em outras palavras, para Duranti e MacNeil (2008b, p. 49) um custodiador confiável é um profissional – ou um grupo de profissionais, como um arquivo ou uma sociedade histórica comunitária – que tem formação em manutenção e preservação de documentos, e que
preferencialmente não tem relação com o conteúdo dos documentos ou interesse em permitir que outros os manipulem ou destruam.
No exemplo de pequenas organizações ou unidades administrativas, o custodiador pode ser a pessoa responsável por manter, organizar e armazenar os documentos durante seu uso ativo. No caso de indivíduos que implementam a manutenção de seus próprios documentos, a pessoa encarregada da preservação deve ser um arquivista ou um bibliotecário, seja de um centro de documentação ou simplesmente um profissional da área. Em todos os casos, como visto anteriormente, uma estratégia de preservação deve ser definida o mais cedo possível, porque os materiais digitais que não se tornarem logo objetos de preservação e não forem cuidados de forma proativa não serão preservados. A aderência estrita a estas diretrizes, portanto, facilitará a preservação em longo prazo.
4. DIRETRIZES DO CONARQ PARA PRESUNÇÃO DE
AUTENTICIDADE DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos tem grande visibilidade no plano arquivístico nacional, em virtude das suas iniciativas e publicações a respeito do tema da gestão e da preservação dos documentos arquivísticos digitais. Neste sentido, analisaremos a Resolução CONARQ nº 37, de 19 de dezembro de 2012, que aprova as diretrizes para a presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, e a Resolução CONARQ n º 24, de 03 de agosto de 2006, que estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas. Serão apresentados os principais aspectos que envolvem o tema da presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais presentes nessas duas resoluções.
4.1 RESOLUÇÃO CONARQ Nº 37: A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
A resolução em sua considerata enfatiza a importância da gestão documental, relembra a Lei de acesso à informação, nº 12.527, com a necessidade de o profissional arquivista estar sempre pronto para fornecer a informação ao usuário requerente e, também, da proteção diferenciada que os diversos documentos de arquivo são merecedores.
A seguir lembra a finalidade do próprio CONARQ, ou seja, definir a política nacional de arquivos públicos e privados, assim como, prestar orientação normativa para uma boa gestão documental e a proteção aos documentos de arquivos independentemente da forma ou suporte em que a informação esteja registrada.
A eficácia administrativa e a modernização da administração pública não são esquecidas e assim as resoluções propõem uma organização constante dos arquivos e o gerenciamento regular das informações nele contidas.
Os documentos arquivísticos digitais produzidos por cidadãos e pelas organizações públicas e privadas já são uma realidade e, portanto, cada vez mais organizações e cidadãos dependem do documento digital como fonte de prova, de informação e para garantia de direitos.
Um dos aspectos destacados por essa resolução diz respeito aos diversos tipos e formatos em que os documentos digitais são apresentados como texto, imagem fixa ou em movimento, áudio, base de dados, planilha e outras num repertório de possibilidades múltiplas.
Outro aspecto relevante é a autenticidade dos documentos digitais, já que esses documentos são suscetíveis à alteração, lícita ou ilícita, à degradação física e à obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos, que põem em risco a autenticidade dos documentos e, portanto, comprometem a credibilidade das organizações produtoras de documentos.
Além disso, essa resolução assinala que os objetivos de uma gestão arquivística de documentos realizada com excelência são garantir a produção, a manutenção e a preservação de documentos arquivísticos confiáveis e autênticos, independentemente da forma ou do suporte adotados.
Por último, a considerata destaca a importância da Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006 do CONARQ, que estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.
Já no dispositivo, art. 1º, a Resolução aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais, que tem por finalidade instrumentalizar os produtores e custodiadores de documentos arquivísticos para a presunção de autenticidade dos documentos digitais e que esta autenticidade deve estar apoiada em procedimentos regulares da gestão arquivística de documentos.
4.1.1 Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais
As Diretrizes que foram aprovadas pela Resolução CONARQ nº 37 apresentam inicialmente uma abordagem sobre o risco que os documentos arquivísticos digitais sofrem em sua autenticidade sempre que eles são transmitidos através do espaço, ou seja, entre pessoas e sistemas ou aplicativos, ou através do tempo, isto é, armazenagem contínua ou atualização/substituição de hardware/software usados para armazenar, processar e comunicar os documentos.
O problema da obsolescência tecnológica na guarda de documentos arquivísticos digitais é analisado e esse documento afirma que a presunção da sua autenticidade deve se apoiar na evidência de que eles foram mantidos com uso de tecnologias e procedimentos administrativos necessários para assegurar que o documento manteve os elementos que compõem a autenticidade, ou pelo menos minimizar os riscos que o documento corre com relação à autenticidade. De um lado, as Diretrizes apresentam os elementos de identidade como data, nome do produtor, nome do destinatário, e de outro os elementos que permitem inferir que os documentos são os mesmos desde que foram produzidos, chamados de metadados de integridade como, por exemplo, prazo de guarda, restrição de acesso.
Identidade é o conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo).
Com relação ao conceito de integridade, esta é definida pelas Diretrizes (CONARQ, 2012, p. 2) como:
Integridade é a capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos.
Assim, a identidade e a integridade do documento arquivístico são consideradas como componentes da autenticidade e portanto importantes para inferir a respeito da presunção de autenticidade dos documentos de uma organização.
Além disso, para se presumir que um conjunto de documentos arquivísticos digitais é autêntico é necessário que seja confirmada a existência de uma cadeia de custódia ininterrupta desde o momento de sua produção até a sua transferência para uma instituição arquivística responsável pela sua preservação permanente. As Diretrizes definem cadeia de custódia ininterrupta (CONARQ, 2012, p.1) como:
linha contínua de custodiadores de documentos arquivísticos (desde o seu produtor até o seu legitimo sucessor) pela qual se assegura que esses documentos são os mesmos desde o início, não sofreram nenhum processo de alteração e, portanto, são autênticos.
Por outro lado, as Diretrizes enfatizam algumas dificuldades que os documentos arquivísticos digitais apresentam para inferir sobre a presunção de autenticidade, como a facilidade de duplicação, distribuição, renomeação, reformatação ou conversão, além da possibilidade de serem modificados e falsificados sem deixar rastros aparentes para leigos. As Diretrizes consideram que (CONARQ, 2012, p.1):
As características físicas de documentos digitais, isto é, suporte e cadeias de bits neles registradas, podem mudar ao longo do tempo. A mudança de suporte não compromete a autenticidade do documento digital porque, nesse caso, diferentemente dos documentos não digitais, forma e conteúdo estão desvinculados do suporte.
Assim, esse documento orienta que a presunção de autenticidade do documento arquivístico digital é realizada por meio da análise da sua forma e do seu conteúdo, sem deixar de frisar que esta não se restringe apenas ao estudo das características físicas ou soluções tecnológicas, mas é vital a análise sobre o ambiente de produção e a manutenção, uso e preservação dos documentos.
As características físicas dos documentos digitais podem ser alteradas, isto é, suporte e cadeias de bits neles registradas podem mudar ao longo do tempo e podem ser alteradas por adoção de medidas que assegurem a estabilidade do documento como as conversões. O que não pode ocorrer são mudanças na estrutura conceitual, isto é, na apresentação do documento. A mudança de suporte não compromete a autenticidade do documento digital, uma vez que forma e conteúdo estão desvinculados do suporte (CONARQ, 2012, p.1):
o documento arquivístico digital é o objeto conceitual, isto é, aquele normalmente apresentado em dispositivo de saída (monitor, caixa de som), e não o objeto físico (as cadeias de bits registradas em um suporte). As cadeias de bits são necessárias para que o documento arquivístico seja apresentado, mas não se constituem nesse documento.
As Diretrizes apresentam na seção II os conceitos utilizados em sua elaboração, tais como: autenticidade, identidade, integridade, autenticação, documento autêntico, documento arquivístico, documento digital, documento arquivístico digital, forma, conteúdo, composição, presunção de autenticidade e confiabilidade
A seguir o documento faz uma distinção entre autenticidade legal, diplomática e histórica. As Diretrizes (CONARQ, 2012, p.3) consideram que os documentos legalmente autênticos “são aqueles que dão testemunho sobre si mesmo em virtude da intervenção,
