Manual de Procedimentos da CFI. DIRETOR EXECUTIVO Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes

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Manual de Procedimentos da CFI

2 DIRETOR EXECUTIVO

Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes

COLABORADORES GESTORES

Leonardo Ruffeil ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - ASCOM

Diana Rodrigues ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO - ASPLAN

Eliana Fernandes GERENCIA ADMINISTRATIVA - GA

Claudia Coelho COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE PESSOAS - CGP

Cleidy Aparecida Lopes COORDENAÇÃO DE LICITAÇÃO - CLI

Edson José Gomes COORDENAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS - CAO

Gleidson Carvalho COORDENAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS - CCS

Maria de Fátima Vieira COORDENAÇÃO DE CONTABILIDADE - CCO

Marina Matta COORDENAÇÃO JURÍDICA – CJU

Marlene Gilda Fonseca COORDENAÇÃO FINANCEIRA – CFI

Marlene Perotes COORDENAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS - CPC

Elayne Barbosa COORDENAÇÃO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - CDI

Walter dos Santos COORDENAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - CTE

Marcella Soranso COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO – CIM

Maria do Socorro Souza GERENCIA DE NEGÓCIOS E PARCERIAS - GN

Leila Figueiredo COORDENAÇÃO DE CURSOS E CONCURSOS - CCC

Luciane Figueiredo COORDENAÇÃO DE APOIO A UFPA E PARCEIROS - CAU

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APRESENTAÇÃO

A Fundação de Amparo e Desenvolvimento da Pesquisa – FADESP, visando a transparência em suas ações e ao mesmo tempo, dar acesso aos seus colaboradores sobre sua política interna, na busca incessante da excelência na prestação de seus serviços elabora este Manual de Procedimentos, cujo objetivo principal é orientar sobre os procedimentos adotados na execução dos projetos por ela gerenciados.

As orientações aqui descritas servirão de apoio aos funcionários, Coordenadores, Gestores ou Ordenadores de Despesas da Fundação, no estabelecimento de critérios e procedimentos necessários a padronização das atividades desenvolvidas. Este manual poderá sofrer ajustes e adequações, sempre que necessário, na intenção de cada vez mais fortalecer procedimentos que profissionalizem a Fundação, sem perder suas características de celeridade e eficácia na prestação de serviços.

CARACTERIZAÇÃO DA FUNDAÇÃO

MISSÃO DA FADESP

Promover a gestão de ações de pesquisa, ensino e extensão, de forma dinâmica, contribuindo para o fortalecimento da UFPA e o desenvolvimento da região Amazônica.

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4 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS POR UNIDADE GESTORA

COORDENAÇÃO FINANCEIRA - CFI

MISSÃO DA UNIDADE GESTORA

Promover a analise e execução dos recursos Financeiros, por meio de registro, desembolso e conciliação, visando a eficiência na gestão.

PROCESSOS ORGANIZACIONAIS AGLUTINADORES CARTEIRA DE CONCILIAÇÃO

CONCILIAÇÃO DIÁRIA POP Nº 01 - CFI/Concilia

CONCILIAÇÃO DIÁRIA (OUTROS BANCOS) POP Nº 02 - CFI/Concilia

CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª FASE) - (2ª FASE) POP Nº 03 - CFI/Concilia

ENCERRAMENTO DE CONTAS POP Nº 04 - CFI/Concilia

INSERÇÃO DE INFORMAÇÕES NO SISTEMA SICONV POP Nº 46 – CFI / SICONV

CARTEIRA DE CRÉDITO

LANÇAMENTO DE CRÉDITO POP Nº 05 - CFI/Crédito

REMANEJAMENTO DE CRÉDITOS POP Nº 06 - CFI/Crédito

TRANSFERÊNCIA DE VALORES POP Nº 07 - CFI/Crédito

EMPRÉSTIMO POP Nº 08 - CFI/Crédito

PASSIVO TRABALHISTA POP Nº 09 - CFI/Crédito

PPRA & PCMSO POP Nº 10 - CFI/Crédito

FECHAMENTO DA CARTA POP Nº 11 - CFI/Crédito

CÂMBIO POP Nº 12 - CFI/Crédito

COBRANÇA – COMÉRCIO ELETRÔNICA POP Nº 13 - CFI/Crédito

CARTEIRA DE PAGAMENTO DE PESSOA JURÍDICA - PJ

PAGAMENTO DE PESSOA JURIDICA E TRIBUTOS POP Nº 14 - CFI /Pgto PJ

OUTROS PAGAMENTOS POP Nº 15 - CFI/Pgto PJ

PAGAMENTO INSS POP Nº 16 - CFI/Pgto PJ

PAGAMENTO DARF ELETRÔNICO POP Nº 17 - CFI/Pgto PJ

CARTEIRA DE PAGAMENTO PESSOA FÍSICA - PF

PAGAMENTO DE PESSOAS FISICAS POP Nº 18 - CFI/Pgto PF

BAIXA DE ADIANTAMENTO POP Nº 19 - CFI/Pgto PF

BAIXA DE DIÁRIAS POP Nº 20 - CFI/Pgto PF

PAGAMENTO COM CHEQUE POP Nº 21 - CFI/Pgto PF

REGULARIZAÇÃO DE PAGAMENTO REJEITADO E DOC DEVOLVIDO POP Nº 22 - CFI/Pgto PF

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CARTEIRA DE DOCUMENTAÇÃO

DOCUMENTAÇÃO POP Nº 24 CFI/Doc

DOCUMENTOS EXTRAS POP Nº 25 CFI/Doc

ABERTURA DE CONTAS POP Nº 26 CFI/Doc

ABERTURA DE CONTAS OUTROS BANCOS POP Nº 27 CFI/Doc

FATURAMENTO

EMITIR NOTAS FISCAIS POP Nº 28 - CFI /Fat

EMITIR FATURAS POP Nº 29 - CFI / Fat

EMITIR BOLETOS POP Nº 30 - CFI / Fat

ACOMPANHAR PAGAMENTOS POP Nº 31 - CFI / Fat

COBRAR CLIENTES INADIMPLENTES POP Nº 32 - CFI / Fat

EMITIR RELATÓRIO GERENCIAL E ANALISAR DADOS POP Nº 33 - CFI / Fat ATENDER CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS POP Nº 34 - CFI / Fat

CANCELAR NOTAS FISCAIS POP Nº 35 - CFI / Fat

CANCELAR FATURAS POP Nº 36 - CFI / Fat

CANCELAR BOLETOS POP Nº 37 - CFI / Fat

COORDENAÇÃO

ATUALIZAÇÃO PAG POP Nº 38 - CFI /Coord

BBDARF POP Nº 39 - CFI /Coord

ANÁLISE DE DISPONIBILIDADE PARA PAGAMENTO FADESP E PROAP POP Nº 40 - CFI /Coord

RECEBIMENTO E ANÁLISE DE OUTROS PROCESSOS POP Nº 41 - CFI /Coord

APLICAÇÃO FINANCEIRA POP Nº 42 - CFI /Coord

DEVOLUÇÃO POR CPF POP Nº 43 - CFI /Coord

ASSINATURA DIGITAL DE CÂMBIO POP Nº 44 - CFI /Coord

LIBERAÇÃO DE EMPRESTIMO CONSIGNADO POP Nº 45 - CFI /Coord

UNIDADE GESTORA: Coordenação Financeira - CFI PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

CARTEIRA DE CONCILIAÇÃO

CONCILIAÇÃO DIÁRIA POP Nº 01 - CFI/Concilia

CONCILIAÇÃO DIÁRIA (OUTROS BANCOS) POP Nº 02 - CFI/Concilia

CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª FASE) - (2ª FASE) POP Nº 03 - CFI/Concilia

ENCERRAMENTO DE CONTAS POP Nº 04 - CFI/Concilia

INSERÇÃO DE INFORMAÇÕES NO SISTEMA SICONV (CONFIRMAR COM NILMA NUMERAÇÃO )

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6

PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº

CONCILIAÇÃO DIÁRIA Carteira de Conciliação 01 - CFI/Concilia

UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA

Coordenação Financeira - CFI Dezembro/2011 Nº 00 /

OBJETIVO Atualizar saldos

FLUXO BÁSICO

FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE

BANCO DO BRASIL

Extrato Bancário CONCILIAÇÃO

DIÁRIA

Informação GN,CCS,CGP,CCO,CPC

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Extratos Bancários Atualizados

Planilha de Créditos Atualizada Sistema GPF

ATIVIDADES DO PROCESSO − Atualização diária BBCTU

− Atualização da planilha de créditos.

− Gera a planilha de resgate, aplicação e tarifa CBR − Lança no sistema GPF - menu Financeiro

− Impressão dos extratos bancários − Análise dos extratos com o sistema − Houve inconsistência?

− Qual o tipo de inconsistência? − Rejeição de pagamento

− DOC devolvido pagamento de PJ ou PF − Devolução de pagamentos por CPF

− Câmbio Compra - informa a Coordenação de origem e aguarda a regularização

− Cobranças indevidas de tarifas bancárias - gera planilha em Excel e solicita estorno ao banco − Falta de lançamentos solicitados-confrontação do sistema com o extrato bancário

− Entra em contato com banco para realização do procedimento − Lista diferenças entre controle de verbas e razão

− Houve divergência?

− Verificar o dia e fazer regularização

CUIDADOS ESPECIAIS Outros Bancos-Lançamento manual na planilha de Crédito

AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE

Atraso no Recebimento do Retorno – Envia e-mail avisando os usuários do atraso.

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CONCILIAÇÃO DIÁRIA DO BB P a g a m e n to P J C o o d e n a d o ra P a g a m e n to P F C o n ci li a çã o Inicio Atualiza a Planilha de Créditos Impressão dos extratos bancários Houve inconsistencia? Qual o tipo de inconsistencia? sim Analisa o Relatório de Rejeição de pagamento Falta de lançamentos solicitados Identificação do beneficiário com reserva do valor Devolução de pagamentos por CPF Informação ao SGP da devolução do pagamento Fim Recebe a informação para reenvio de pagamento Fim Confrontação do sistema com o extrato bancário Entra em contato com o Banco para

realização do procedimento Gera planilha em excel e solicita estorno ao banco Cobranças indevidas de tarifas bancárias Fim Fim Fim Identificação da PJ com reserva de valor Gera a planilha Resgate, Aplicação e Tarifa CBR Lança no controle de verba-GPF Análise dos extratos com o sistema Informa o Setor de origem do pagamento e aguarda a regularização Informa o setor de origem e aguarda a regularização Câmbio Fim Atualização diária BBCTU NÃO Lista diferenças entre controle de verbas e razão Inicio Houve divergência? Fim Verificar o dia e fazer a regularização NÃO SIM Informa o Setor de origem do pagamento e aguarda a regularização Identificação da PF com reserva de valor Fim Recebe a informação para reenvio de pagamento É PF ou PJ? PF PJ Analisa o Relatório de Rejeição de pagamento CGP CCS Rejeição de Pagamento PJ Doc Devolvido Pagamento de PJ ou PF É PF ou PJ? Rejeição PJ Rejeição PF

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8 DETALHAMENTO DO PROCESSO: CONCILIAÇÃO DIÁRIA ATUALIZAÇÃO DIÁRIA BBCTU

− Consiste no recebimento via Gerenciador Financeira do arquivo com as movimentações efetuadas no dia anterior.

ATUALIZAÇÃO DA PLANILHA DE CRÉDITOS

− Atualização é feita no item “Identifica Crédito”, onde é selecionada a data desejada e em seguida feita a cópia dos dados gerados para Excel.

GERA A PLANILHA DE RESGATE, APLICAÇÃO E TARIFA CBR

− Ainda no item “Identifica Crédito” são geradas 3 planilhas contendo os movimentos de resgates, aplicação e cbr

LANÇA NO SISTEMA GPF - MENU FINANCEIRA

− Registrar no GPF para atualizar os saldos e movimentações IMPRESSÃO DOS EXTRATOS BANCÁRIOS

− Impressão do extrato para conciliar com maior agilidade todas as movimentações bancárias ANÁLISE DOS EXTRATOS COM O SISTEMA

− É feita análise para verificar se todos os lançamentos solicitados foram processados corretamente HOUVE INCONSISTÊNCIA?

− Verificar se ocorreu alguma inconsistência QUAL O TIPO DE INCONSISTÊNCIA?

REJEIÇÃO DE PAGAMENTO

− Informar os responsáveis das carteiras de pagamento (PF e PJ) DOC DEVOLVIDO PAGAMENTO DE PJ OU PF

− Informar os responsáveis das carteiras de pagamento (PF e PJ) DEVOLUÇÃO DE PAGAMENTOS POR CPF

− Informar coordenação do CFI

CÂMBIO COMPRA - INFORMA A COORDENAÇÃO DE ORIGEM E AGUARDA A REGULARIZAÇÃO

− Imprimir extrato da movimentação ocorrida e encaminhar ao CLI para providenciar registro no sistema.

COBRANÇAS INDEVIDAS DE TARIFAS BANCÁRIAS- GERA PLANILHA EM EXCEL E SOLICITA ESTORNO AO BANCO

− Identificar diariamente se houve cobrança de tarifas e solicitar ao banco estorno via ofício. FALTA DE LANÇAMENTOS SOLICITADOS-CONFRONTAÇÃO DO SISTEMA COM O EXTRATO BANCÁRIO

− Verificar se algum dos lançamentos solicitados não foi feito, ou ainda, se foi feito de forma incorreta. ENTRA EM CONTATO COM BANCO PARA REALIZAÇÃO DO PROCEDIMENTO

− Solicitar ao banco o processamento dos lançamentos pendentes ou correção quando for o caso LISTA DIFERENÇAS ENTRE CONTROLE DE VERBAS E RAZÃO

− Analisar diariamente o relatório, pois se houver valores registrados somente no razão causará divergência no saldo do projeto, ocasionando saldo bancário devedor, cobrança de tarifas, etc. HOUVE DIVERGÊNCIA?

− Verificar se houve alguma divergência VERIFICAR O DIA E FAZER REGULARIZAÇÃO

− Identificar o projeto, a data e qual o lançamento está causando a diferença e regularizar o mais rápido possível

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POP Nº 02 – CFI/Concilia

CONCILIAÇÃO DIÁRIA (OUTROS BANCOS) Carteira de Conciliação 02 - CFI/Concilia

OBJETIVO Atualizar saldos

FLUXO BÁSICO

INTERNET Extrato Bancário Conciliação diária

(outros bancos)

Informação GN,CCS,CGP,CDP,CCO,CPC

Planilha de Créditos Atualizada Sistema GPF

ATIVIDADES DO PROCESSO

− Entra no site do banco e imprime os extratos − Faz confrontação do sistema com o extrato bancário

− Lança manualmente os créditos na planilha de créditos e aguarda identificação do CAU − Há acordo de isenção de tarifa bancária?

− Solicita estorno de tarifa bancária − Lança no sistema GPF-menu Financeiro

− Solicita a TED ao banco para crédito do projeto devido CUIDADOS ESPECIAIS Lançamento manual na planilha de Crédito

AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Exclui da planilha créditos efetuados pelo CFI

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Manual de Procedimentos da CFI 10 FLUXOGRAMA DO PROCESSO C o n c ili a ç ã o

DETALHAMENTO DO PROCESSO: CONCILIAÇÃO DIÁRIA (OUTROS BANCOS) ENTRA NO SITE DO BANCO E IMPRIME OS EXTRATOS

− Verificar diariamente site dos outros bancos e imprimir extratos caso haja movimentação FAZ CONFRONTAÇÃO DO SISTEMA COM O EXTRATO BANCÁRIO

− Conciliar movimentações do extrato com os lançamentos do sistema

LANÇA MANUALMENTE OS CRÉDITOS NA PLANILHA DE CRÉDITOS E AGUARDA IDENTIFICAÇÃO DO CAU − Registrar na planilha de créditos os recursos recebidos nas contas para posterior identificação HÁ ACORDO DE ISENÇÃO DE TARIFA BANCÁRIA?

− Fazer verificação, pois nem todos os bancos acordaram em estornar as tarifas cobradas SOLICITA ESTORNO DE TARIFA BANCÁRIA

− Quando houver acordo, encaminhar ao banco ofício solicitando estorno das tarifas LANÇA NO SISTEMA GPF-MENU FINANCEIRO

− Quando não houver acordo, registrar as tarifas no sistema GPF SOLICITA A TED AO BANCO PARA CRÉDITO DO PROJETO DEVIDO

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POP Nº 03 – CFI/Concilia

CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª E 2ª FASE) Carteira de Conciliação 03 - CFI/Concilia

OBJETIVO

Realizar fechamento mensal dos saldos FLUXO BÁSICO

BANCO DO BRASIL CFI Relatórios Conciliação mensal (1ª e 2ª FASE) Informação GN,CCS,CGP,CDP,CCO,CPC

Planilha de Créditos Atualizada Relatório do Sistema GPF ATIVIDADES DO PROCESSO CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª FASE)

− Após atualização do BBCTU − Exportar os saldos para o Excel − Lança no GPF

− Lança todos os saldos no concilia

− Lança os saldos aplicados para gerar rendimento − Lança os rendimentos

CONCILIAÇÃO MENSAL (2ª FASE) − Impressão de relatórios − Saldos do razão

− Saldo Financeiro do concilia − Confronto entre os relatórios − Há divergências entre os relatórios? − Detectar as diferenças existentes − É possível resolver?

− Faz a regularização

− Registra no concilia para posterior regularização

CUIDADOS ESPECIAIS Exportação dos saldos após atualização do último dia do mês

Solicitar ao BB extratos de aplicações financeiras as quais incidiram IR, pois não se tem a informação pelo BBCTU

AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Demora no recebimento de extratos de outros Bancos

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Manual de Procedimentos da CFI 12 FLUXOGRAMA DO PROCESSO C O N C IL IA Ç Ã O

DETALHAMENTO DO PROCESSO: CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª E 2ª FASE) CONCILIAÇÃO MENSAL (1ª FASE)

APÓS ATUALIZAÇÃO DO BBCTU

− Após atualizar o último dia útil de movimentação bancária do mês, se deve exportar do BBCTU os saldos.

EXPORTAR OS SALDOS PARA O EXCEL

− Exportar por meio do aplicativo do Banco do Brasil todos os saldos para planilha em Excel LANÇA NO GPF

− Lança os saldos exportados no sistema GPF. LANÇA TODOS OS SALDOS NO CONCILIA

− Lançar os saldos de conta corrente no concilia-v LANÇA OS SALDOS APLICADOS PARA GERAR RENDIMENTO

− Lançar no quadro de aplicação, com data do último dia útil do mês, os saldos das aplicações para que o sistema possa gerar os rendimentos.

LANÇA OS RENDIMENTOS

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CONCILIAÇÃO MENSAL (2ª FASE) IMPRESSÃO DE RELATÓRIOS

− Imprimir relatórios para fazer a conciliação mensal SALDOS DO RAZÃO

− Imprimir relatório de saldos do razão do mês de referência SALDO FINANCEIRO DO CONCILIA

− Imprimir relatório de saldos Financeiros do concilia do mês de referência CONFRONTO ENTRE OS RELATÓRIOS

− Confrontar os relatórios dos saldos para verificar se os saldos estão de acordo HÁ DIVERGÊNCIAS ENTRE OS RELATÓRIOS?

− Verificar se ocorreu alguma divergência DETECTAR AS DIFERENÇAS EXISTENTES

− Identificar as datas e os projetos com divergências É POSSÍVEL RESOLVER?

− Verificar a possibilidade de solução das divergências identificadas FAZ A REGULARIZAÇÃO

− Fazer a regularização o mais breve possível (efetuar lançamento, solicitar ao banco etc.) REGISTRA NO CONCILIA PARA POSTERIOR REGULARIZAÇÃO

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14 POP Nº 04 – CFI/Concilia

ENCERRAMENTO DE CONTAS Carteira de Conciliação 04 - CFI/Concilia

OBJETIVO

Encerrar contas sem movimentação bancária FLUXO BÁSICO

BANCO DO BRASIL CFI

Correio Eletrônico Encerramento de

contas

Informação GN,CCO,CPC

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

Ofício solicitando encerramento das contas previamente analisadas pelo CAU ao Banco

− Exportar para o Excel o relatório de saldo consolidado (pdr5) do BBCTU − Faz a formatação da planilha

− Filtra as contas correntes com saldos bancários e os saldos aplicados zerados

− Verifica no GPF o extrato do projeto em busca de rubricas que caracterizem encerramento − Quais rubricas?

− Verifica pendências no concilia − Há pendências?

− Identifica e regulariza

− Encaminha um e-mail ao gerente do projeto solicitando a autorização para encerramento da conta − Houve autorização?

− Cancela o encerramento

− Faz ofício e encaminha ao banco

− Recebe os documentos vindos do banco

− Faz o acompanhamento dos encerramentos no BBCTU − Faz o arquivamento dos ofícios (no CFI)

CUIDADOS ESPECIAIS

As contas de contratos da FINEP só poderão ser encerradas após 2 anos sem movimentação bancária

No caso de contas FINEP, solicitar junto com o encerramento o bloqueio da conta para não receber nenhum tipo de crédito.

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FLUXOGRAMA DO PROCESSO ENCERRAMENTO DE CONTAS C O N C IL IA Ç Ã O

Filtra as contas correntes com saldos bancários e os saldos

aplicados zerados

Verifica no GPF, o extrato do projeto, em busca de rubricas que caracterizem encerramento

Quais rubricas? 324 Devolução de Saldo 075 Transporte de Saldo Verifica pendências no concilia Faz a formatação da planilha Exporta para o Excel o

relatório de saldo consolidado (Pdr5) do BBCTU Inicio Há pendências? Identifica e as regulariza Encaminha um e-mail ao gerente do projeto solicitando a autorização para encerramento da conta sim Não Faz oficio e encaminha ao Banco Houve autorização? Cancela o encerramento não Recebe os documentos vindos do Banco Faz o arquivamento dos ofícios (no CFI) Faz o acompanhamento dos encerramentos no BBCTU Fim Fim sim GN,CCO,CPC Correio Eletrônico

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16

DETALHAMENTO DO PROCESSO: ENCERRAMENTO DE CONTAS

EXPORTAR PARA O EXCEL O RELATÓRIO DE SALDO CONSOLIDADO (PDR5) DO BBCTU − Exportar para o Excel os saldos consolidados do BBCTU

FAZ A FORMATAÇÃO DA PLANILHA

− Formatar a planilha para facilitar a seleção das contas a serem encerradas

FILTRA AS CONTAS CORRENTES COM SALDOS BANCÁRIOS E OS SALDOS APLICADOS ZERADOS − Fazer a filtragem de todas as contas com saldos zerados

VERIFICA NO GPF O EXTRATO DO PROJETO EM BUSCA DE RUBRICAS QUE CARACTERIZEM ENCERRAMENTO − Verificar no extrato dos projetos se existe movimentação nas rubricas de encerramento

QUAIS RUBRICAS?

324 DEVOLUÇÃO DE SALDO

− A existência dessa rubrica demonstra que o saldo foi devolvido a financiadora 075 TRANSPORTE DE SALDO

− É utilizada geralmente quando o projeto não presta contas VERIFICA PENDÊNCIAS NO CONCILIA

− Verificar se o projeto ainda tem alguma pendência no concilia ou GPF. HÁ PENDÊNCIAS?

− Se não houver, dar andamento ao processo, caso contrário identificar IDENTIFICA E REGULARIZA

− Identificar e resolver a pendência detectada para dar andamento ao encerramento da conta

ENCAMINHA UM E-MAIL AO GERENTE DO PROJETO SOLICITANDO A AUTORIZAÇÃO PARA ENCERRAMENTO DA CONTA

− Encaminhar a cada gerente relação de projetos para que seja autorizado encerramento das contas HOUVE AUTORIZAÇÃO?

CANCELA O ENCERRAMENTO

− Quando não for autorizado pelo GN cancelar o encerramento da conta FAZ OFÍCIO E ENCAMINHA AO BANCO

− Se for autorizado, fazer ofício com a relação das contas a serem encerradas RECEBE OS DOCUMENTOS VINDOS DO BANCO

− Recebe a documentação devidamente carimbada para acompanhar o processo FAZ O ACOMPANHAMENTO DOS ENCERRAMENTOS NO BBCTU

− Verificar diariamente no BBCTU se as contas já foram efetivamente encerradas FAZ O ARQUIVAMENTO DOS OFÍCIOS (NO CFI)

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POP Nº 46 - CFI /CONCILIA

INSERÇÃO DE INFORMAÇÕES SISTEMA SICONV CONCILIA 46 - CFI/CONCILIA

Coordenação Financeira - CFI Janeiro/2013 Nº 00/

OBJETIVO PREENCHER FLUXO BÁSICO

SICONV/CDI/ CCS E CGP Documentos Físicos e de Liquidação Inserção de informações sistema SICONV Pagamentos lançados no SICONV CPC

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

Documentos: Documentos Físicos e de Liquidação

Base Legal?

− Identificar dos comprovantes de pagamentos

− Digitaliza dos comprovantes de pagamentos*escanear − Incluir dos comprovantes digitalizados no portal siconv − Todos os dados do pagamento estão corretos? − Se não: Verificar e corrigir informações

− Se sim: Registrar o pagamento

CUIDADOS ESPECIAIS PREENCHER

AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE PREENCHER

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Manual de Procedimentos da CFI 18 FLUXOGRAMA DO PROCESSO C F I -C O N C IL IA Ç Ã O

DETALHAMENTO DO PROCESSO - INSERÇÃO DE INFORMAÇÕES SISTEMA SICONV IDENTIFICAÇÃO DOS COMPROVANTES DE PAGAMENTOS

− Identificar os comprovantes de pagamento (bordereau, guias, gepes etc.) colocando o carimbo e numeração do convênio correspondente

DIGITALIZAÇÃO DOS COMPROVANTES DE PAGAMENTOS*ESCANEAR − Efetuar digitalização da documentação identificada anteriormente INCLUSÃO DOS COMPROVANTES DIGITALIZADOS NO PORTAL SICONV

− Acessar portal do Siconv (www.convênios.gov.br/siconv) e incluir os comprovantes digitalizados TODOS OS DADOS DO PAGAMENTO ESTÃO CORRETOS?

SE NÃO: VERIFICAR E CORRIGIR INFORMAÇÕES − DETALHAR

SE SIM: REGISTRO DO PAGAMENTO

− Acessar portal do Siconv (www.convênios.gov.br/siconv), nas seguintes opções: Execução → Pagamento → Iden`ﬁcar convênio → Incluir Pagamento → Iniciar Pagamento → Selecionar Tipo do Documento (Diárias, Nota Fiscal e etc.) → Selecionar o Documento (número da nota e etc.). Conferir se as informações estão corretas. Preencher com os dados do extrato bancário os seguintes campos: Tipo do Pagamento, Tipo do documento, Número do Documento e Data do Pagamento e Salvar.

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UNIDADE GESTORA: Coordenação Financeira - CFI PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

CARTEIRA DE CRÉDITO

LANÇAMENTO DE CRÉDITO POP Nº 05 - CFI/Crédito

REMANEJAMENTO DE CRÉDITOS POP Nº 06 - CFI/Crédito

TRANSFERÊNCIA DE VALORES POP Nº 07 - CFI/Crédito

EMPRÉSTIMO POP Nº 08 - CFI/Crédito

PASSIVO TRABALHISTA POP Nº 09 - CFI/Crédito

PPRA & PCMSO POP Nº 10 - CFI/Crédito

FECHAMENTO DA CARTA POP Nº 11 - CFI/Crédito

CÂMBIO POP Nº 12 - CFI/Crédito

COBRANÇA – COMÉRCIO ELETRÔNICA POP Nº 13 - CFI/Crédito

POP Nº 05 – CFI/Crédito

LANÇAMENTO DE CRÉDITO Carteira de Crédito 05 - CFI/Crédito

OBJETIVO

Atualizar créditos dos projetos FLUXO BÁSICO

GN

Nota Fiscal / Fatura; Distribuição em rubricas; Memorandos Lançamento de crédito Atualização dos saldos FADESP e Coordenadores dos convênios e contratos. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

Solicitações e Documentação do CAU e CFI

− Receber memorando oriundo dos outras Coordenações com NF, faturas, comprovante de depósito ou ofício.

− Identificar os valores na planilha de crédito − Efetua a transferência para o projeto devido

− Lança um AC no razão do projeto que recebeu o recurso indevido − No GPF verificar a vigência do projeto

− Distribuir os valores nos projetos, subprojetos e rubricas − Lança o razão da movimentação ocorrida

− Deleta o valor da planilha de crédito

− Assina a documentação pelo técnico responsável pelo lançamento − Aguarda outros processos para fechamento da carta

CUIDADOS ESPECIAIS Atrasos no envio das Distribuições

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20 FLUXOGRAMA DO PROCESSO

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DETALHAMENTO DO PROCESSO: LANÇAMENTO DE CRÉDITO

RECEBER MEMORANDO ORIUNDO DAS OUTRAS COORDENAÇÃOES COM NF, FATURAS, COMPROVANTE DE DEPÓSITO OU OFÍCIO.

− Trata-se de documentação necessária para o lançamento do crédito nos devidos projetos. IDENIFICAR OS VALORES NA PLANILHA DE CRÉDITO

− Trata-se da localização do valor na planilha de crédito, o que confirmará a entrada do valor em conta

corrente do projeto.

EFETUA A TRANSFERÊNCIA PARA O PROJETO DEVIDO

− Este procedimento se dá somente quando o recurso encontra-se depositado indevidamente na conta

corrente de outro projeto.

LANÇA UM AC NO RAZÃO DO PROJETO QUE RECEBEU O RECURSO INDEVIDO

− Este procedimento se torna necessário para regularização do valor que foi depositado indevidamente

na conta corrente do projeto.

NO GPF VERIFICAR A VIGÊNCIA DO PROJETO

− Trata-se da verificação para que se confirme que o projeto encontra-se em vigência DISTRIBUIR OS VALORES NOS PROJETOS, SUBPROJETOS E RUBRICAS

− Trata-se do lançamento dos valores nas rubricas e subprojetos que comporão o valor total lançado na planilha de crédito.

LANÇA O RAZÃO DA MOVIMENTAÇÃO OCORRIDA

− Trata-se do lançamento no razão, que corresponde ao valor exato que foi creditado na conta corrente do projeto.

DELETA O VALOR DA PLANILHA DE CRÉDITO

− Uma vez que o valor já se encontra lançado no projeto, é necessário que o mesmo seja excluído da planilha de crédito.

ASSINA A DOCUMENTAÇÃO PELO TÉCNICO RESPONSÁVEL PELO LANÇAMENTO − Trata-se da identificação do técnico que efetuou o lançamento do crédito. AGUARDA OUTROS PROCESSOS PARA FECHAMENTO DA CARTA

− Terminado o processo para o lançamento do crédito, a documentação permanece aguardando o fechamento de todo o processamento do dia.

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22 POP Nº 06 – CFI/Crédito

REMANEJAMENTO DE CRÉDITOS Carteira de Crédito 06 - CFI/Crédito

OBJETIVO

Ajustar lançamentos entre rubricas de projeto FLUXO BÁSICO

GN E-mail Memorando, Remanejamento de créditos Regularização das liberações dos recursos. GN

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do CAU

− Recebe memorando ou e-mail do GN − Verificar a vigência do projeto

− Faz-se o estorno na data atual de um crédito já lançado. − Lança um novo crédito no sub e rubrica indicado

− Assinar a documentação pelo técnico responsável pelo lançamento. CUIDADOS ESPECIAIS

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FLUXOGRAMA DO PROCESSO C a rt e ir a d e C ré d it o G N

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24

DETALHAMENTO DO PROCESSO: REMANEJAMENTO DE CRÉDITOS RECEBE MEMORANDO OU E-MAIL DO GN

− Trata-se de documento no qual consta a solicitação para a efetivação do remanejamento, citando o projeto, subprojeto, rubrica de origem e de destino, além do valor a ser remanejado.

VERIFICAR A VIGÊNCIA DO PROJETO

− Trata-se da observância da vigência do projeto, pois o remanejamento deve ser feito até a data da vigência.

FAZ-SE O ESTORNO NA DATA ATUAL DE UM CRÉDITO JÁ LANÇADO.

− Trata-se de fazer um estorno em um crédito lançado anteriormente LANÇA UM NOVO CRÉDITO NO SUB E RUBRICA INDICADO

− Trata-se de fazer um novo crédito, compensando o estorno do lançamento anterior. ASSINAR A DOCUMENTAÇÃO PELO TÉCNICO RESPONSÁVEL PELO LANÇAMENTO.

− Trata-se da assinatura do técnico que efetuou o remanejamento, que deve ser colocada na solicitação enviada a Coordenação Financeira - CFI.

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TRANSFERÊNCIA DE VALORES Carteira de Crédito 07 - CFI/Crédito

OBJETIVO

Realizar movimentações financeiras necessárias entre contas FLUXO BÁSICO

GN CGP E-mail Memorando Transferência de valores Registro da saída e entrada do valor transferido. GN

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do CAU, CFI e GA

− Recebe o memorando ou autorização com as devidas assinaturas. − Faz no GPF o comando para efetuar a transferência.

− Aguarda outros processos para fechamento da carta. CUIDADOS ESPECIAIS

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Manual de Procedimentos da CFI 26 FLUXOGRAMA DO PROCESSO C a rt e ir a d e C ré d it o S G P e S E P

DETALHAMENTO DO PROCESSO: TRANSFERÊNCIA DE VALORES

RECEBE O MEMORANDO OU AUTORIZAÇÃO COM AS DEVIDAS ASSINATURAS.

− Trata-se de memorando ou e-mail enviado ao Coordenação Financeira - CFI para a transferência do valor

FAZ NO GPF O COMANDO PARA EFETUAR A TRANSFERÊNCIA.

− No sistema GPF, executa-se o comando que ocasionará na transferência do valor solicitado. AGUARDA OUTROS PROCESSOS PARA FECHAMENTO DA CARTA.

(27)

EMPRÉSTIMO Carteira de Crédito 08 - CFI/Crédito

OBJETIVO

Realizar empréstimo de recurso entre contas FLUXO BÁSICO

CGP GN GA

Memorando Empréstimo Registro do valor a ser

restituído.

GN

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do CAU e CFI com ciência da GA

− Recebe o memorando ou autorização com as devidas assinaturas. − Faz no GPF o comando para efetuar o empréstimo.

− Aguarda outros processos para fechamento da carta.

CUIDADOS ESPECIAIS

O técnico deve analisar qual o valor do empréstimo realmente necessário.

O técnico deve analisar qual o valor realmente necessário, para não faltar recurso para os pagamentos, na hora em que o Banco for efetuar os débitos na c/c.

(28)

Manual de Procedimentos da CFI 28 FLUXOGRAMA DO PROCESSO C a rt e ir a d e C ré d it o C A U

DETALHAMENTO DO PROCESSO: EMPRESTIMOS DE VALORES EMPRÉSTIMO ENTRE CONVÊNIOS / CONTRATOS

RECEBE O MEMORANDO OU AUTORIZAÇÃO COM AS DEVIDAS ASSINATURAS.

− Trata-se de memorando ou e-mail enviado ao setor financeiro para efetuar empréstimos entre determinados projetos.

FAZ NO GPF O COMANDO PARA EFETUAR A TRANSFERÊNCIA.

− No sistema GPF, executa-se o comando que ocasionará na transferência/empréstimo do valor solicitado.

AGUARDA OUTROS PROCESSOS PARA FECHAMENTO DA CARTA.

(29)

PASSIVO TRABALHISTA Carteira de Crédito 09 - CFI/Crédito

OBJETIVO

Reservar Recursos para obrigações trabalhistas FLUXO BÁSICO

GN Memorando /

Interface

Passivo Trabalhista Registro da

transferência para o fundo de rescisão

GN

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações e Documentação do SGP e DI.

− Recebe a documentação, assinado pela coordenação do GN, junto com a interface − Confere os valores dos documentos para ver se estão de acordo com a interface − No GPF efetua-se o comando de baixa da interface.

− Aguarda outros processos para fechamento da carta CUIDADOS ESPECIAIS

(30)

Manual de Procedimentos da CFI 30 FLUXOGRAMA DO PROCESSO PASSIVO TRABALHISTA C a rt e ir a d e C ré d it o C C D No GPF efetua-se o comando de baixa da interface Inicio Aguarda outros processos para fechamento da carta Recebe a documentação, assinado pela coordenação do SEP, junto com a

interface Confere os valores dos documentos para ver se estão de acordo com a interface Fim GN Memorando / Interface Passivo Trabalhista Registro da transferência

para o fundo de rescisão GN

DETALHAMENTO DO PROCESSO: PASSIVO TRABALHISTA

RECEBE A DOCUMENTAÇÃO, ASSINADO PELA COORDENAÇÃO DO GN, JUNTO COM A INTERFACE.

− Trata-se da documentação formal, com as informações necessárias para transferência dos valores para o fundo, assim como cópia da interface, para registro dos lançamentos no sistema GPF.

CONFERE OS VALORES DOS DOCUMENTOS PARA VER SE ESTÃO DE ACORDO COM A INTERFACE.

− Trata-se de dados contidos na documentação, que devem estar de acordo com a interface observada no sistema GPF.

NO GPF EFETUA-SE O COMANDO DE BAIXA DA INTERFACE.

− Trata-se da execução do comando no GPF, após análise da documentação, gerando um relatório que será enviado ao banco, após o fechamento, que corresponde ao fechamento da carta.

(31)

POP Nº 10 – CFI

PPRA & PCMSO Carteira de Crédito 10 - CFI

OBJETIVO

Reservar recursos para pagamento dos programas FLUXO BÁSICO

GN Memorando /

Interface

PPRA & PCMSO Registro do

pagamento

GN DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

Solicitações e Documentação do SGP e DI.

− Recebe a documentação, assinado pela coordenação do GN, junto com a interface − Confere os valores dos documentos para ver se estão de acordo com a interface − No GPF efetua-se o comando de baixa da interface

− Aguarda outros processos para fechamento da carta. CUIDADOS ESPECIAIS A interface não funciona

AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE A interface deveria gerar a movimentação financeira na carta.

(32)

Manual de Procedimentos da CFI 32 FLUXOGRAMA DO PROCESSO C a rt e ir a d e C ré d it o C C D

DETALHAMENTO DO PROCESSO: PPRA & PCMSO

RECEBE A DOCUMENTAÇÃO, ASSINADO PELA COORDENAÇÃO DO GN, JUNTO COM A INTERFACE.

− Trata-se da documentação formal, com as informações necessárias para transferência dos valores ao fundo, assim como cópia da interface, para registro dos lançamentos no sistema GPF.

CONFERE OS VALORES DOS DOCUMENTOS PARA VER SE ESTÃO DE ACORDO COM A INTERFACE.

− Trata-se de dados contidos na documentação, que devem estar de acordo com a interface observada no sistema GPF.

NO GPF EFETUA-SE O COMANDO DE BAIXA DA INTERFACE

− Trata-se da execução do comando no GPF, após análise da documentação, gerando um relatório que será enviado ao banco, após o fechamento, que corresponde ao fechamento da carta.

(33)

FECHAMENTO DA CARTA Carteira de Crédito 11 - CFI/Crédito

OBJETIVO

Imprimir as Transferências FLUXO BÁSICO

CFI Sistema GPF Fechamento da carta Emissão de relatório

final

Banco do Brasil. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

Solicitações e documentos devidamente assinados

− Após realizar todos os procedimentos que envolvam transferências entre projetos − Executa-se o comando para a obtenção dos lançamentos no GPF

− Faz-se a impressão do relatório que ocasionará a transferência entre as contas dos projetos. − Encaminha documento para assinatura

− Encaminha os documentos ao banco − Recebe os documentos vindos do banco − Faz-se a conferência de toda a documentação. − Repassa para organização de documentos

CUIDADOS ESPECIAIS

(34)

M a n u a l d e P ro ce d im e n to s d a C F I 3 4 F LU X O G R A M A D O P R O C E S S O CFI - Organização de Documentação Gerente Administrativa CFI Coordenação ou Analista Autorizado

CFI - Carteira de Crédito CFI

D E TA LH A M E N T O D O P R O C E S S O : F E C H A M E N T O D A C A R TA

(35)

APÓS REALIZAR TODOS OS PROCEDIMENTOS QUE ENVOLVAM TRANSFERÊNCIAS ENTRE PROJETOS

− Trata-se de terem sido realizados todos os procedimentos entre convênios e contratos que ocasionarão transferência entre convênios.

EXECUTA-SE O COMANDO PARA A OBTENCÇÃO DOS LANÇAMENTOS NO GPF

− Trata-se da execução do comando que permitirá a impressão de um relatório que será enviado ao banco.

FAZ-SE A IMPRESSÃO DO RELATÓRIO QUE OCASIONARÁ A TRANSFERÊNCIA ENTRE AS CONTAS DOS PROJETOS.

− Trata-se da impressão do relatório no qual constarão todas as transferências lançadas no GPF. ENCAMINHA DOCUMENTO PARA ASSINATURA

− Após a impressão do relatório, o mesmo deve seguir para a coordenação do Coordenação Financeira - CFI, assim como para a gerência, para as devidas assinaturas.

ENCAMINHA OS DOCUMENTOS AO BANCO

− Após as assinaturas no relatório impresso, os documentos devem seguir para o banco. RECEBE OS DOCUMENTOS VINDOS DO BANCO

− Depois da transferência efetuada pelo banco, a documentação deve retornar à FADESP para conferência.

FAZ-SE A CONFERÊNCIA DE TODA A DOCUMENTAÇÃO.

− Trata-se da conferência da documentação que gerou a impressão que seguiu para o banco. REPASSA PÁRA ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

(36)

36 POP Nº 12 – CFI/Crédito

CÂMBIO Carteira de Crédito 12 - CFI/Crédito

OBJETIVO

Receber e lançar recursos internacionais FLUXO BÁSICO

BANCO DO BRASIL

Ordem de Pagamento

Câmbio Crédito em Conta GN

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL 1- Solicitação de localização

2-Processo devidamente preenchido e assinado. 3-Documentação digitalizada por e-mail

− Recebe solicitação de informações sobre a chegada de recurso estrangeiro

− Solicita informações ao banco para que confirme se há alguma ordem de pagamento do exterior − Recebe do banco os documentos para regularização

− Preenche a documentação com características da ordem em nome da FADESP. − Encaminha o processo para assinatura

− Digitalizar e enviar ao CFI via e-mail.

− O CFI encaminha ao banco do Brasil via gerenciador Financeiro − Aguarda o crédito cair na conta corrente do projeto correspondente.

− Lança o crédito no projeto ( no ato do lançamento do crédito, deve-se observar a taxa do câmbio do dia em que o valor foi creditado em conta corrente.

CUIDADOS ESPECIAIS Demora na localização do Câmbio pela Agência e as vezes no CAU

Quando existe contrato o Banco entende que o recurso é para prestação de Serviço e descarta a declaração emitida pela Fadesp de Doação.

(37)

FLUXOGRAMA DO PROCESSO CÂMBIO C F I C o o rd e n a çã o o u T é cn ic o A u to ri za d o C a rt e ir a d e C ré d it o C A U Aguarda o crédito cair na conta corrente do projeto correspondente Lança crédito no Projeto (No ato do lançamento do crédito, deve-se observar a taxa do câmbio do dia em que o valor foi creditado em conta corrente.) O SAF encaminha ao BB via Gerenciador Financeiro Fim Inicio Preenche a documentação com características da ordem em nome da Fadesp Fim Houve o paagamento? Recebe do BB os documentos para regularização Solicita informações ao BB para que confirme se há alguma ordem de pagamento do exterior Recebe solicitação de informações sobre a chegada de recursos estrangeiro Encaminha o processo para assinatura

Informa ao SEP que não há registro de moeda estrangeira em

nome da FADESP

Digitalizar e enviar ao SAF via e-mail

Fim não sim SEP confirma informação sobre pagamento? não sim

Câmbio Crédito em Conta

Ordem de Pagamento GN

(38)

38 DETALHAMENTO DO PROCESSO: CÂMBIO

RECEBE SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES SOBRE A CHEGADA DE RECURSO ESTRANGERO

− O GN solicita ao Coordenação Financeira - CFI que verifique junto ao banco do Brasil se há algum valor em moeda estrangeira em nome da FADESP

SOLICITA INFORMAÇÕES AO BANCO PARA QUE CONFIRME SE HÁ ALGUMA ORDEM DE PAGAMENTO DO EXTERIOR

− A solicitação é enviada ao banco do Brasil para que nos informe sobre o possível recurso RECEBE DO BANCO OS DOCUMENTOS PARA REGULARIZAÇÃO

− A informação vinda do Banco do Brasil é enviada ao GN para que os dados sejam preenchidos. PREENCHE A DOCUMENTAÇÃO COM CARACTERÍSTICAS DA ORDEM EM NOME DA FADESP.

− O preenchimento dos dados deve ocorrer e os anexos devem acompanhar a documentação para sua digitalização e transmissão dos dados ao Banco do Brasil.

ENCAMINHA O PROCESSO PARA ASSINATURA

− Após o preenchimento do documento enviado pelo Banco do Brasil e anexado o contrato e a declaração, a documentação segue para assinatura da coordenação do Coordenação Financeira - CFI e pela gerência.

DIGITALIZAR E ENVIAR AO CFI VIA E-MAIL.

− Trata-se da digitalização de todo o processo e os dados transferidos para o CFI O CFI ENCAMINHA AO BANCO DO BRASIL VIA GERENCIADOR FINANCEIRA

− Após a recepção do processo digitalizado, o CFI encaminha ao Banco do Brasil através do Gerenciador Financeira para a devida análise por conta do Banco do Brasil.

AGUARDA O CRÉDITO CAIR NA CONTA CORRENTE DO PROJETO CORRESPONDENTE.

− O crédito do valor será lançado na conta da FADESP, tão logo o processo esteja aprovado pelo Banco do Brasil, além da taxa da conversão aceita.

LANÇA O CRÉDITO NO PROJETO ( NO ATO DO LANÇAMENTO DO CRÉDITO, DEVE-SE OBSERVAR A TAXA DO CÂMBIO DO DIA EM QUE O VALOR FOI CREDITADO EM CONTA CORRENTE.

(39)

COBRANÇA – COMÉRCIO ELETRÔNICO Carteira de Crédito 13 - CFI/Crédito

OBJETIVO

Receber e registrar pagamentos via Cobrança FLUXO BÁSICO

BANCO DO BRASIL

Arquivo Eletrônico Cobrança – comércio

eletrônico Atualização dos saldos FADESP e Coordenadores dos convênios e contratos. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

Arquivos recebidos via Gerenciador Financeiro Extratos Bancários atualizados

− Acessar o gerenciador Financeiro, no arquivo retorno selecionar CBR 643 − Criar uma nova pasta no CFI cobrança CBR 643 e IEDCBR para receber o arquivo

− Após recebimento do arquivo, buscar a pasta criada e copiar somente os arquivos com mais de 1 KB. − No CBR em GPF SERVER cola os arquivos atuais para serem lidos pelo GPF

− Anotar o número das contas correntes do projeto para imprimir as capas da cobrança

− Faz a impressão das capas das cobranças no gerenciador Financeira e busca o número do projeto na listagem de cursos.

− Imprime o relatório de inconsistência no GPF

− No GPF ir para o módulo de extensão para anotar o número da matrícula e a parcela que está sendo paga

− No módulo de extensão dar a baixa nos boletos com os dados anotados anteriormente juntamente com o valor do título (+) acréscimos / (-) abatimentos.

− Imprimem a listagem dos boletos pagos e anexa as suas respectivas capas − Verificar a vigência do projeto

− Lançar as cobranças no controle de verbas

− Deve ser impresso a tela de taxa gerada pelo GPF acrescida pelo número do projeto − Faz o lançamento das inconsistências no razão

− Nas capas da cobrança deve-se colocar a data e assinatura do responsável pelo lançamento. − Encaminha as capas das cobranças para a organização de documentos

CUIDADOS ESPECIAIS

(40)

COBRANÇA – COMÉRCIO ELETRÔNICO

Acessar o Gerenciador Financeiro, no Arquivo Retorno selecionar CBR 643

Criar uma nova pasta no

SAF COBRANÇA CBR 643 e IEDCBR para receber o

arquivo

Após recebimento do arquivo buscar a pasta criada copia somente os arquivos com

mais de 1kb

No CBR em GPFSERVER cola os arquivos atuais para

serem lidos pelo GPF

Imprime o relatório de inconsistência no GPF Anotar o número das contas correntes do projeto

para imprimir a capas das cobranças

Faz a impressão das capas das cobranças no Gerenciador Financeiro e busca o número do projeto na listagem de cursos Inicio Houve inconsistência? No GPF ir para o módulo de extensão para anotar o número da

matrícula e a parcela que está sendo paga

No módulo de extensão dar a baixa nos boletos com os dados anotados anteriormente juntamente

com o valor do título (+) acréscimos/ (-)abatimentos Imprime a listagem dos boletos pagos e anexa as suas respectivas capas Verificar a vigência do Projeto Lançar as cobranças no Controle de Verbas

Deve ser impresso a tela de taxa gerada pelo GPF acrescida pelo número do

projeto

Faz somente o lançamento das tarifas de

cobrança no controle de verbas (PDE) no razão quem lança é a

Conciliação

Faz o lançamento das inconsistências no razão

Nas capas da cobrança deve-se colocar a data e

assinatura do responsável pelo

lançamento

Encaminha as capas das cobranças para o organização de

documentos

Fim não

sim

Arquivo Eletrônico FADESP e Coordenadores dos

convênios e contratos. Cobrança – comércio eletrônico

BANCO DO BRASIL Atualização dos

(41)

DETALHAMENTO DO PROCESSO: COBRANÇA – COMÉRCIO ELETRÔNICO,

ACESSAR O GERENCIADOR FINANCEIRO, NO ARQUIVO RETORNO SELECIONAR CBR 643

− Trata-se de acessar o gerenciador Financeiro do Banco do Brasil e receber os arquivos referentes ao pagamento dos títulos e gru´s no dia útil anterior.

CRIAR UMA NOVA PASTA NO CFI COBRANÇA CBR 643 E IEDCBR PARA RECEBER O ARQUIVO

− Cria-se uma pasta a cada dia para a guarda da movimentação recebida pelo gerenciador Financeira APÓS RECEBIMENTO DO ARQUIVO, BUSCAR A PASTA CRIADA E COPIAR SOMENTE OS ARQUIVOS COM MAIS DE 1 KB.

− Os arquivos que não possuírem mais de 1 KB podem ser deletados, pois não serão utilizados NO CBR EM GPFSERVER COLA OS ARQUIVOS ATUAIS PARA SEREM LIDOS PELO GPF

− Uma cópia dos arquivos recebidos deve ser colocada na rede para a devida leitura pelo GPF ANOTAR O NÚMERO DAS CONTAS CORRENTES DO PROJETO PARA IMPRIMIR AS CAPAS DA COBRANÇA

− É necessário entrar em cada arquivo recebido para anota o número da conta corrente que recebeu o crédito.

FAZ A IMPRESSÃO DAS CAPAS DAS COBRANÇAS NO GERENCIADOR FINANCEIRA E BUSCA O NÚMERO DO PROJETO NA LISTAGEM DE CURSOS.

− Após as anotações dos números das contas, é necessário imprimir as capas das cobranças pelo gerenciador Financeiro.

IMPRIME O RELATÓRIO DE INCONSISTÊNCIA NO GPF

− Trata-se de um relatório emitido automaticamente pelo GPF, referente aos pagamentos que o sistema não registrou.

NO GPF IR PARA O MÓDULO DE EXTENSÃO PARA ANOTAR O NÚMERO DA MATRÍCULA E A PARCELA QUE ESTÁ SENDO PAGA

− Trata-se de uma consulta para se identificar os pagamentos que ocasionaram inconsistência. NO MÓDULO DE EXTENSÃO DAR A BAIXA NOS BOLETOS COM OS DADOS ANOTADOS ANTERIORMENTE JUNTAMENTE COM O VALOR DO TÍTULO (+) ACRÉSCIMOS / (-) ABATIMENTOS.

− Trata-se do registro dos pagamentos para os casos que geraram inconsistência. IMPRIME A LISTAGEM DOS BOLETOS PAGOS E ANEXA AS SUAS RESPECTIVAS CAPAS

− Emite-se uma listagem de todos os pagamentos registrados. VERIFICAR A VIGÊNCIA DO PROJETO

− Trata-se de uma consulta para saber se o projeto que recebeu o crédito permanece em vigência. LANÇAR AS COBRANÇAS NO CONTROLE DE VERBAS

− Trata-se do lançamento do crédito no GPF.

DEVE SER IMPRESSO A TELA DE TAXA GERADA PELO GPF ACRESCIDA PELO NÚMERO DO PROJETO − Trata-se da emissão da tela que demonstra os empenhos gerados devidos aos créditos lançados. Trata-se do registro no GPF pela tarifa gerada pelo crédito de cobrança.

FAZ O LANÇAMENTO DAS INCONSISTÊNCIAS NO RAZÃO

− Trata-se do lançamento manual no razão das inconsistências

NAS CAPAS DA COBRAÇA DEVE-SE COLOCAR A DATA E ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELO LANÇAMENTO. − Trata-se da assinatura do técnico que efetuou os lançamentos no GPF.

ENCAMINHA AS CAPAS DAS COBRANÇAS PARA A ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS − Trata-se do encaminhamento do processo de cada crédito lançado para o CDI.

(42)

42 UNIDADE GESTORA: Coordenação Financeira - CFI PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

CARTEIRA DE PAGAMENTO DE PESSOA JURÍDICA - PJ

PAGAMENTO DE PESSOA JURIDICA E TRIBUTOS POP Nº 14 - CFI /Pgto PJ

OUTROS PAGAMENTOS POP Nº 15 - CFI/Pgto PJ

PAGAMENTO INSS POP Nº 16 - CFI/Pgto PJ

(43)

POP Nº 14 – CFI/Pgto PJ

PAGAMENTO DE PESSOA JURIDICA E TRIBUTOS Carteira de Pagamento PJ 14 - CFI/Pgto PJ

OBJETIVO

Realizar Pagamento de Gastos dos Projetos com PJ e tributos FLUXO BÁSICO

CCS CDP CGP Processos e interface de pagamento e arquivos eletrônicos Pagamento de pessoa jurídica e tributos Documentos para Pagamento Bancos em geral DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

Processo para pagamentos Interface

− Recebimento dos lotes com os processos e os impostos das NF’s do Coordenação CCS/ CDP/CLI/CCO, dos encargos sociais do CGP.

− Organização dos processos por ordem de projeto

− Verifica se os pagamentos serão efetuados por cheque, bordereau, BBPAG . − Pagamento com cheque

− Baixa das interfaces no cv e razão manualmente dos cheques emitidos − Pagamentos pelo aplicativo BBPAG

− Transmissão dos arquivos do BBPAG

− Baixa as interfaces no cv e razão manualmente dos pag’s emitidos − Pagamento por bordereau

− Baixa as interfaces dos encargos sociais do CGP − Confirma os pagamentos no controle de verba

− Imprime o relatório de critica de todos os pagamentos (PJ,PF e encargos sociais) da conta pagadora e do INSS

− Emite os cheques da conta pagadora e do INSS no montante dos boletos, faturas e impostos − Gera e imprime o bordereau; dar baixa no razão.

− Prepara o arquivo do bordereau antes de transmitir

− Transmite o arquivo do bordereau ao banco via Gerenciador Financeiro − Encaminha para assinatura da coordenação do CFI e gerência

− Encaminha ao banco os pagamentos/documentações emitidas

− Recebimento dos pagamentos/documentações enviadas ao banco no dia anterior

− Pagamento e regularizações por cheque: fornecedores; rescisões contratuais/GRRF; devolução de saldo e SP.

− Pagamentos e regularizações por BBPAG: fornecedores e rescisões contratuais CUIDADOS ESPECIAIS

Em pagamentos fora dos padrões, devem vir com observações claras e objetivas. Os processos devem vir, separados por projetos.

(44)

44

AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Pagamentos fora dos padrões devem vir com CHAMADAS/OBSERVAÇÕES

Caso o setor de origem não realize os ajustes necessários o pagamento deverá ser excluído da listagem. FLUXOGRAMA DO PROCESSO

(45)

DETALHAMENTO DO PROCESSO: PAGAMENTO DE PESSOA JURIDICA E TRIBUTOS

RECEBIMENTO DOS LOTES COM OS PROCESSOS E OS IMPOSTOS DAS NF’S DA COORDENAÇÃO CCS/ CDP/CLI/CCO, DOS ENCARGOS SOCIAIS DO CGP.

− Recebe os lotes encaminhados pelas Coordenações, contendo a relação das NF’s digitadas, recibos e ofícios dos coordenadores solicitando compra ou serviços, as guias dos encargos e interfaces.

ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS POR ORDEM DE PROJETO

− Organiza todos os processos de pagamentos por ordem de projeto para conferência dos mesmos VERIFICA SE OS PAGAMENTOS SERÃO EFETUADOS POR CHEQUE, BORDEREAU, BBPAG .

− GN para os processos que serão pagos por Bordereau, cheque ou BBPAG. PAGAMENTO ATRAVES DE CHEQUE

− Verifica se o projeto possui talão de cheques, caso contrário solicita junto ao banco para realização do pagamento, utilizando o sistema de cheque e encaminha para assinatura

BAIXA DAS INTERFACES NO CV E RAZÃO MANUALMENTE DOS CHEQUES EMITIDOS − Confirma os pagamentos emitidos com cheque no sistema GPF (CV e Razão) PAGAMENTOS ATRAVES DO BBPAG

− Acessa o sistema BBPAG para inclusão e geração dos pagamentos e encaminha para assinatura TRANSMISSÃO DOS ARQUIVOS DO BBPAG

− Utiliza o Gerenciador Financeiro para a transmissão dos arquivos do BBPAG. BAIXA AS INTERFACES NO CV E RAZÃO MANUALMENTE DOS PAG’S EMITIDOS

− Confirma os pagamentos emitidos pelo BBPAG no sistema GPF (CV e Razão) PAGAMENTO ATRAVÉS DO BORDEREAU

− Emite pelo sistema GPF o relatório das NF’s e encargos do CCS e CDP do dia para conferência, podendo serem excluídos/manutenção nos processos que apresentarem problemas.

BAIXA AS INTERFACES DOS ENCARGOS SOCIAIS DO CGP

− Recebe as interfaces e guias dos encargos, para verificação e confirmação dos mesmos no GPF. CONFIRMA OS PAGAMENTOS NO CONTROLE DE VERBA

− Confirma todas as NF’s e encargos, após as verificações e correções no sistema GPF(CV)

IMPRIME O RELATÓRIO DE CRITICA DE TODOS OS PAGAMENTOS (PJ,PF E ENCARGOS SOCIAIS) DA CONTA PAGADORA E DO INSS

− Imprime no sistema GPF o relatório contendo todos os pagamentos/encargos confirmados no CV para ultima verificação antes de gerar o Bordereau.

EMITE OS CHEQUES DA CONTA PAGADORA E DO INSS NO MONTANTE DOS BOLETOS, FATURAS E IMPOSTOS

− Emite os Cheques da Conta Pagadora e do INSS, com os boletos, faturas, guias dos encargos em anexo e encaminha para a assinatura.

GERA E IMPRIME O BORDEREAU; DAR BAIXA NO RAZÃO.

− Imprime no sistema GPF o relatório do Bordereau e a baixa no razão referente o movimento do dia PREPARA O ARQUIVO DO BORDEREAU ANTES DE TRANSMITIR

− Salva uma copia do arquivo, para fazer alterações referentes ao CNPJ (Programa TEXPAD) e CPF (manualmente).

TRANSMITE O ARQUIVO DO BORDEREAU AO BANCO

− Envia através do Gerenciador Financeira o arquivo após as devidas alterações (TEXPAD e Manualmente)

ENCAMINHA PARA ASSINATURA DA COORDENAÇÃO DO CFI E GERÊNCIA

− Encaminha para assinatura o Bordereau, as Autorizações da Conta Pagadora e INSS e os Cheques emitidos.

(46)

46

ENCAMINHA AO BANCO OS PAGAMENTOS/DOCUMENTAÇÕES EMITIDAS

− GN para os documentos após a assinatura e encaminha os mesmos ao Banco.

RECEBIMENTO DOS PAGAMENTOS/DOCUMENTAÇÕES ENVIADAS AO BANCO E ARQUIVAMENTO

− Recebe do Banco os pagamentos /documentações encaminhadas no dia anterior, devolve algumas documentações a seus emitentes e o restante é anexado ao movimento para posterior encaminhamento ao Coordenação de arquivo (CDI).

PAGAMENTO E REGULARIZAÇÕES POR CHEQUE: FORNECEDORES; RESCISÕES CONTRATUAIS/GRRF; DEVOLUÇÃO DE SALDO E SP.

− Utiliza o programa de Cheque para realizar os pagamentos/regularizações

PAGAMENTOS E REGULARIZAÇÕES POR BBPAG: FORNECEDORES E RESCISÕES CONTRATUAIS

− Utiliza o programa BBPAG para realizar os pagamentos/regularizações dos projetos que não podem utilizar cheque.

(47)

POP Nº 15 - CFI/Pgto PJ

OUTROS PAGAMENTOS Carteira de Pagamento PJ 15 - CFI/Pgto PJ

OBJETIVO

Realizar Pagamento de Gastos dos Projetos em geral FLUXO BÁSICO

CCS CGP CPC

Processos, e-mail e Memorandos

Outros pagamentos Cheque Bancos em

geral DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

− Receber as cauções do CLI − Cauções em apólice (garantia) − Cauções em cheque (garantia)

− Receber os reembolsos de vales postais do correio − Vale postal em espécie ou em cheque

− Receber devoluções de saldo do CPC − Lança no cv e razão manualmente

− Receber solicitação de pagamento (SP) do CCS. − Lança no cv e razão manualmente

− Receber rescisões contratuais/GRRF do CGP − Baixa as interfaces no cv e razão manualmente

− Pagamentos rejeitados ou doc’s devolvidos de fornecedores; rescisões contratuais/GRRF; devolução de saldo e SP.

− Pagamento e regularizações por cheque: fornecedores; rescisões contratuais/GRRF; devolução de saldo e SP.

− Lança no cv e razão manualmente

− Pagamentos e regularizações por BBPAG: fornecedores e rescisões contratuais − Transmissão dos arquivos do BBPAG

− Baixa as interfaces no cv e razão manualmente dos pag’s emitidos

− Atendimento a fornecedores acerca de pagamentos via balcão: (Recebimento e informação).

CUIDADOS ESPECIAIS

Em pagamentos fora dos padrões, devem vir com observações claras e objetivas.

(48)

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DETALHAMENTO DO PROCESSO: OUTROS PAGAMENTOS RECEBER AS CAUÇÕES DO CLI

− Recebe o Memorando com apólice ou cheque das Cauções do CLI CAUÇÕES EM APÓLICE (GARANTIA)

− Recebe o Memorando com a apólice em anexo para guardar no cofre até a finalização da Obra CAUÇÕES EM CHEQUE (GARANTIA)

− Recebe o Memorando com o cheque em anexo e manda depositar no projeto 4/00, faz um aviso de credito para lançar no cv e razão.

RECEBER OS REEMBOLSOS DE VALES POSTAIS DO CORREIO

− Recebe através do e-mail os vales postais pendentes na agência do Correio, faz uma autorização para receber os mesmos faz-se um deposito no projeto 1/10, emite um aviso de credito para lançar no cv(estorno) e razão. VALE POSTAL EM ESPECIE OU EM CHEQUE

− Faz um deposito no projeto 1/10(Recursos Próprios), depois emite um aviso de credito para lançar no cv(estorno) e razão (AC).

RECEBER DEVOLUÇÕES DE SALDO DO CPC

− Recebe os memorando com GRU em anexo ou solicitação de deposito em c/c da financiadora, depois emite cheque para pagamento.

LANÇA NO CV E RAZÃO MANUALMENTE

− Confirma as devoluções de saldos emitidas através de cheque no sistema GPF (CV e Razão) RECEBER SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO (SP) DO CCS.

− Recebe as SP (para deposito em c/c do fornecedor ou pagamento do boleto) e emitir cheque para pagamento, depois entregar copia dos comprovantes/boleto no CCS (comprador).

LANÇA NO CV E RAZÃO MANUALMENTE

− Confirma as SP emitidas através de cheque no sistema GPF (CV e Razão) RECEBER RESCISÕES CONTRATUAIS/GRRF DO CGP

− Recebe do SGP as Rescisões (para deposito em c/c ou em espécie) e guias da GRRF, emitir cheque para pagamento, depois entregar os depósitos/GRRF ao CGP.

BAIXA AS INTERFACES NO CV E RAZÃO MANUALMENTE

− Confirma rescisões/GRRF emitidas através de cheque no sistema GPF (CV e Razão)

PAGAMENTOS REJEITADOS OU DOC’S DEVOLVIDOS DE FORNECEDORES; RESCISÕES CONTRATUAIS/GRRF; DEVOLUÇÃO DE SALDO E SP.

− Informa à Coordenação responsável pelo envio do pagamento (CCS, CGP, CPC) as inconsistências apresentadas para as devidas regularizações.

PAGAMENTO E REGULARIZAÇÕES POR CHEQUE: FORNECEDORES; RESCISÕES CONTRATUAIS/GRRF; DEVOLUÇÃO DE SALDO E SP.

− Utiliza o programa de Cheque para realizar os pagamentos/regularizações LANÇA NO CV E RAZÃO MANUALMENTE

− Confirma todas as regularizações emitidas através de cheque no sistema GPF (CV e Razão) PAGAMENTOS E REGULARIZAÇÕES POR BBPAG: FORNECEDORES E RESCISÕES CONTRATUAIS

− Utiliza o programa BBPAG para realizar os pagamentos/regularizações dos projetos que não podem utilizar cheque.

TRANSMISSÃO DOS ARQUIVOS DO BBPAG

− Utiliza o Gerenciador Financeiro para a transmissão dos arquivos do BBPAG. BAIXA AS INTERFACES NO CV E RAZÃO MANUALMENTE DOS PAG’S EMITIDOS

− Confirma todas as regularizações emitidas através do BBPAG no sistema GPF (CV e Razão) ATENDIMENTO A FORNECEDORES ACERCA DE PAGAMENTOS VIA BALCÃO

− Verifica se é alguma informação ou recebimento de pagamento SE FOR RECEBIMENTO

− Solicita a documentação necessária para o recebimento (copia do contrato social, RG e CPF do sócio ou se for terceiros uma autorização emitida pelo sócio da empresa) e efetua o pagamento em cheque ou espécie. SE FOR INFORMAÇÃO

(50)

50 POP Nº 16 - CFI/Pgto PJ

PAGAMENTO INSS Carteira de Pagamento PJ 16 - CFI/Pgto PJ

Coordenação Financeira - CFI Dezembro /2011 Nº 00 /

OBJETIVO

Realizar Pagamento de Obrigação junto ao INSS FLUXO BÁSICO

CCS CGP

Processos e interface de pagamento, Guias

dos encargos

Pagamento INSS Bordereau Bancos do

Brasil DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

− Recebimento de interface e guia INSS − Alteração do cadastro no sistema GPF − Baixa as interfaces no cv e razão − Salário maternidade

− Emite o cheque da conta do INSS no montante da guia − Gera e imprime o bordereau; dar baixa no razão.

CUIDADOS ESPECIAIS

Análise cuidadosa para evitar REJEIÇÃO, para evitar multa que é altíssima.

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52 DETALHAMENTO DO PROCESSO: PAGAMENTO INSS RECEBIMENTO DE INTERFACE E GUIA INSS

− Recebe as interfaces e guias do CGP ALTERAÇÃO DO CADASTRO NO SISTEMA GPF

− Precisa fazer alteração no cadastro Geral do GPF em relação à conta, Altera-se da CTA Pagadora (99.149-X) para a Conta do INSS (99.187-2).

BAIXA AS INTERFACES NO CV E RAZÃO

− Verifica se os valores estão corretos e baixos no GPF (CV), a baixa no razão será através do Bordereau.

SALARIO MATERNIDADE

− Verifica se houve salário maternidade no mês, em caso afirmativo faz-se uma devolução para o convênio de origem através do GPF (Manutenção na Carta).

EMITE O CHEQUE DA CONTA DO INSS NO MONTANTE DA GUIA

− Emite Cheque da Conta do INSS com a(s) guia(s ) em anexo e encaminha para a assinatura. GERA E IMPRIME O BORDEREAU; DAR BAIXA NO RAZÃO.

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POP Nº 17 - CFI/Pgto PJ

PAGAMENTO DARF ELETRÔNICO Carteira de Pagamento PJ 17 - CFI/Pgto PJ

OBJETIVO

Realizar Pagamentos de Obrigações Tributárias FLUXO BÁSICO

CCO CGP CCS - Arquivos eletrônicos - Interface Pagamento DARF eletrônico

Informação eletrônica Bancos do

Brasil DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL

Interface Arquivo

− Recebimento de arquivo via e-mail − Transmite o arquivo ao banco − Recebimento de interface do CGP − Recebimento de interface do CCS − Baixa as interfaces no cv e razão

− Gera e imprime o bordereau; dar baixa no razão.

CUIDADOS ESPECIAIS

Todos os projetos têm que está com saldo, para evitar rejeição, pois só pode ser pago no dia do vencimento, evitar pagamento de multa.

Não há necessidade de fazer autorização para débito, porque o arquivo enviado ao banco substitui as mesmas.

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DETALHAMENTO DO PROCESSO: PAGAMENTO DARF ELETRÔNICO RECEBIMENTO DE ARQUIVO VIA E-MAIL

− Recebe através de e-mail do CCO os arquivos referentes aos DARF Eletrônicos (IRPJ/IRRF e PIS S/FOLHA) e salvos em uma pasta no arquivo /C:

TRANSMITE O ARQUIVO AO BANCO

− Envia através do Gerenciador Financeira o arquivo após as devidas alterações RECEBIMENTO DE INTERFACE DO CGP

− Recebe as interfaces do CGP RECEBIMENTO DE INTERFACE DO CCS

− Recebe uma interface do CCO referente ao IRPJ do CCS onde os valores já se encontram baixados no sistema GPF (CV)

BAIXA AS INTERFACES NO CV E RAZÃO

− Verifica se os valores estão corretos e baixos no GPF (CV), a baixa no razão será através do Bordereau.

GERA E IMPRIME O BORDEREAU; DAR BAIXA NO RAZÃO.