Organização de Eventos
Exponor 02/2009
Conceitos Básicos Conceitos Básicos
O que é um Evento?
O que é um Evento?
“Um EVENTO é um acontecimento planeado, que ocorre num dado tempo e lugar, que visa promover a relação organização anfitriã e o público de interesse com vista organização anfitriã e o público de interesse, com vista ao alcance de determinados objectivos.”j
Conceitos Básicos Conceitos Básicos
Um evento é um facto que ocorre em determinado Um evento é um facto que ocorre em determinado momento e local, com o objectivo de satisfazer necessidades específicas de:
Quem organiza – motivo de orgulho, resultado de muito esforço e dedicação, o início de um ciclo
esforço e dedicação, o início de um ciclo Quem financia – retorno do investimento
Quem participa - oportunidade, factor de auto-realização
Conceitos Básicos Conceitos Básicos
Quem assiste – um momento único, memorável, com significado especial
Quem acolhe - As diversas entidades (empresas, municípios, governo) recorrem à organização de eventos
f f ã ú
como forma de afirmação da sua imagem junto dos públicos pelos quais se interessa; para comunicar com o seu público interno e externo; para reforçar os contactos e as relações.
interno e externo; para reforçar os contactos e as relações.
Mercado de Eventos Mercado de Eventos
C á d ?
C á d ?
Como está o mercado?
Como está o mercado?
Que segmentos podemos trabalhar?
Que segmentos podemos trabalhar?
¾ Particular
¾ Empresarial
¾ Sector Público
Mercado de Eventos Mercado de Eventos
Ao contrário de outros tipos de comunicação que na sua Ao contrário de outros tipos de comunicação que na sua globalidade informa, os eventos criam emoções e laços que, quando bem comunicados, ligam os consumidores à marca
i d t
associada ao evento.
Mercado de Eventos Mercado de Eventos
As empresas procuram modos de diferenciar a sua As empresas procuram modos de diferenciar a sua mensagem e procurar um contacto mais directo e menos
«mecânico» com o seu consumidor.
Mercado de Eventos Mercado de Eventos
Roberta Medina, vice-presidente da Better World*
«As principais vantagens são as de criar diferencial, proporcionar experiências tocar a vida do consumidor de proporcionar experiências, tocar a vida do consumidor de uma forma mais pessoal, gerar identificação de valores com o cliente ou manter a fidelidade».
*A Better World é a empresa por trás de projectos como:
*A Better World é a empresa por trás de projectos como:
• Árvore de Natal Millennium bcp/SIC
• Optimus Open Air
• Rock in Rio-Lisboa
Captação/Criação p ç ç
As Organizações que pretendem utilizar os eventos como elemento estratégico, podem fazê-lo segundo duas vias:
- captação de eventos ã
- criação de eventos
Captação de eventos
Captação de eventos – candidatura a um processo de
p ç
Captação de eventos candidatura a um processo de acolhimento de determinado evento promovido por uma entidade externa.
No decorrer da avaliação da candidatura são analisados os seguintes aspectos:
segu tes aspectos
• Espaço disponível
• Capacidade hoteleira
• AtendimentoAtendimento
• Transportes, acessibilidades, estacionamento
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• Infra-estruturas de apoio e serviços
Captação de eventos
Outros elementos que reforçam a candidatura:
p ç
•Atracções turísticas naturais e construídas Estrutura turística
•Estrutura turística
•Gastronomia
•Aeroportos, terminais rodoviários e ferroviários
•Segurança, rede comunicações
•Instalações que permitam a realização de actividades simultâneas
simultâneas
•Aspectos económicos, políticos, culturais que possam afectar o interesse dos visitantes
Criação de eventos ç
Criação de eventos
• Aproveitamento dos recursos locais
• Celebração de datas especiais
• Solicitações
Parceiros de Eventos Parceiros de Eventos
•ORGANIZAÇÃO ANFITRIÃ Ã
•COMUNIDADE ANFITRIÃ
•FORNECEDORES
•PATROCINADORES
•MEDIAMEDIA
•EQUIPA DO EVENTO
PARTICIPANTES E ESPECTADORES
•PARTICIPANTES E ESPECTADORES
Variáveis dos Eventos Variáveis dos Eventos
Apesar de possuírem elementos em comum, os eventos podem variam substancialmente em função de factores, tais como:
•Abrangência:
•Local
R i l
•Regional
•Nacional
•InternacionalInternacional
•Finalidade:
Instit cional
•Institucional
•Promocional
Variáveis dos Eventos Variáveis dos Eventos
•Dimensão:
•pequeno (até 200 Pax)
•pequeno (até 200 Pax)
•médio (200-600 Pax)
•grande (>600 Pax)
•“Mega”
•Data:
•FixoFixo
•Móvel
•Esporádico
•Área de interesse:
•ArtísticaArtística •Social
•Cultural/Lazer
•Empresarial
C i l
•Política
•Turística
•Religiosa etc
•Comercial •Religiosa, etc
Variáveis dos Eventos Variáveis dos Eventos
•Público-alvo
•Geral
•Dirigidog
•Específico
•Localização geográfica
•Localização geográfica
•Acessibilidades e rede de transportes
•Tamanho da população
•Idade da população
Variáveis dos Eventos Variáveis dos Eventos
•Grau de receptividade e participação da comunidade
•Instalações e equipamentos disponíveis
O t di í l
•Orçamento disponível
•Concorrência directa
•Duração
Tipos de Eventos Tipos de Eventos
Classificação dos eventos
Varia consoante o âmbito e a finalidade do evento Varia consoante o âmbito e a finalidade do evento.
É importante reconhecer a diversidade e tratar cada
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evento de forma diferente de acordo com as suas particularidades. Cada um possui características e
necessidades próprias correspondentes a procedimentos necessidades próprias correspondentes a procedimentos diferentes.
Tipos de Eventos Tipos de Eventos
Eventos técnicos e científicos
•Conferência
•Congresso
•Mesa redonda
•Painel Congresso
•Convenção
•Debate F ll
Painel
•Palestra ou colóquio
•Seminário Si ó i
•Follow-up
•Fórum
•Jornada
•Simpósio
•Workshop
•Comício Jornada
•Meeting •Brainstorming
Tipos de Eventos Tipos de Eventos
Eventos comerciais e institucionais Eventos comerciais e institucionais
•Exposição
•Mostra
•Feira
•lançamento de um livro
•lançamento de um livro
•Salão
•Vernissage ã
•Leilão
•lançamento primeira pedra
•Inauguração de instalaçõesInauguração de instalações
•Inauguração de retratos, estátuas e bustos
•Tomada de posse
Tipos de Eventos Tipos de Eventos
Eventos de competição Eventos de competição
•Campeonato
•Gincana
•Torneio
•Olimpíadas
•Olimpíadas
•Concursos
Tipos de Eventos Tipos de Eventos
Eventos de convivência Eventos de convivência
•Sarau
•Cocktail
•Happy hour
•Baby shower
•Baby shower
•Chá beneficência
•Banquete
•Brunch
•Coffee break
•Casamento e bodas de casamentoCasamento e bodas de casamento
•Funeral
•Festival
E tá l
•Espectáculo
Como organizar um evento de sucesso
de sucesso
1 T i ã l b t d j t
1. Ter uma visão clara e abrangente do projecto
2. Conseguir que todos os intervenientes se comprometam na concretização dos objectivos do evento
3. Definir objectivos mensuráveisj
Como organizar um evento de sucesso
4 P i t t i i l d d
de sucesso
4. Possuir uma estrutura organizacional adequada e flexível
5. Uma equipa de trabalho motivada e multifacetada
6. Bom relacionamento interpessoal
7 Capacidade de resposta e improviso 7. Capacidade de resposta e improviso
Como organizar um evento de sucesso
8. Equipa profissional e qualificada
de sucesso
9. Um coordenador de projecto com capacidades dep j p liderança e personalidade
10.Esforço coordenado e de equipa, funcionando dentro dos limites orçamentais e utilizando os recursos disponíveis de forma consciente e concertada
Como organizar um evento de sucesso
11 Li h d i ã fi i t
de sucesso
11.Linhas de comunicação eficientes
12.Criação de uma boa imagem pública
13.Estratégias de divulgação e promoção eficazes e com impacto
Como organizar um evento de sucesso
14 Planos de contingência
de sucesso
14.Planos de contingência
15.Atenção aos pormenores
16.Criatividade e inovação
17.Gestão eficiente do tempo
Como organizar um evento de sucesso
18.Um compromisso total com o atendimento ao cliente
de sucesso
19.Sistemas permanentes de controle e monitorizaçãop ç
20 Uma atmosfera de união entusiasmo e de conjugação 20.Uma atmosfera de união, entusiasmo e de conjugação
de esforços
Como organizar um evento de sucesso
21.Planeamento detalhado e documentado num
de sucesso
cronograma de acções
22.Uma avaliação minuciosa e realista após o evento
23.Efectuar pesquisas de mercado
Como organizar um evento de sucesso
24.Análise SWOT
de sucesso
25 Análise da concorrência 25.Análise da concorrência
26.Planeamento logístico
27.Procedimentos de emergência
Como organizar um evento de sucesso
de sucesso
28.Sinergias locais
29.Politica agressiva de angariação de patrocínios
Etapas aplicáveis a todos os Eventos
Não obstante as particularidades inerentes a cada evento,
Eventos
existem etapas fundamentais aplicáveis a todos.
Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia e dê inicio à acção.
R i ã ( h t t i )
• Revisão (se houve eventos anteriores)
• Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)
Etapas aplicáveis a todos os Eventos
Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais
Eventos
Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais à realização do eventoç
•Identificação das metas e objectivos do evento
•Realização de um estudo de viabilidade/diagnóstico
•Inventariação das necessidades de implementação
Etapas aplicáveis a todos os Eventos
Eventos
•Definição do cronograma de acções a desenvolver
•Assegurar o financiamento – patrocínios
•Definição das estruturas operacionais e contratação dos Definição das estruturas operacionais e contratação dos recursos humanos necessários
•Definição de planos de contingência e sistemas de controle
Etapas aplicáveis a todos os Eventos
Eventos
•Marketing do evento
Revisão detalhada de todos os pormenores
•Revisão detalhada de todos os pormenores
•Operacionalização do evento de acordo com o planeamento p ç p efectuado
•Análise e avaliação
•Elaboração do relatório
Fases
Fases da da Organização Organização
Concepção
Planeamento
Operacionalização
(Pré Evento, Evento e Pós Evento)Avaliação
Resumo
Concepção
•Revisão (se houve eventos anteriores)
Resumo
•Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)
Planeamento (mais complexa, mais demorada, mais trabalhosa)
•Objectivos Objectivos
•Specific
•Measurable
•Achievable R li ti
•Realistic
•Timed
•Estudos de viabilidade (só nos grandes eventos)
•Inventariação dos recursos necessários a implementação do mesmo e ta ação dos ecu sos ecessá os a p e e tação do es o
•Orçamento Provisional (custos e receitas)
•Calendarização de tarefas (cronograma)
•Definição estrutura operacional (organograma) D fi i ã d Pl d ti ê i
•Clipping
Agradecimentos
•Definição de Planos de contingência
•Marketing do Evento
Operacionalização (pré-evento/evento/pós-evento)
•Agradecimentos
•Pagamentos
•Desmontagens
•Press release c/ nºs do evento
Avaliação
evento
