Este manual tem como principal finalidade, ajudar os usuários no controle Abastecimento Interno e Externo.

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Data : 03/08/2009

Manual Controle Abastecimento

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Elaborado por : Rodrigo Baptistela

(11) 4022-4050 _{www.datapar.com.br}

Descrição

Este manual tem como principal finalidade, ajudar os usuários no controle Abastecimento Interno e Externo.

Relação dos Tópicos a serem vistos neste manual Controle de Abastecimento (Interno)

- Frota – Cadastro - Abastecimento

o – Posto;

o – Bombas;

o – Turnos;

o – Combustível por Agregado. Materiais – Movimentação

o – Pedido de Compra;

o – Materiais.

- Frota – Movimentação – Abastecimento

o – Requisição.

o – Lançamento;

o – Correção de Lançamentos. Controle de Abastecimento (Externo)

- Frota – Cadastro - Abastecimento

o – Posto;

- Frota – Movimentação – Abastecimento

o – Requisição.

o – Lançamento;

o – Conferência;

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Controle de Abastecimento Interno Postos

Em – Frota -> Cadastro -> Abastecimento -> Postos, cadastraremos os pontos internos para controle interno dos lançamentos.

Para cadastrarmos um posto “Interno”, na aba “Dados Cadastrais”, clique em inserir, informe a Filial, a descrição do posto e preencha as informações que constam na tela, se o fornecedor ou a filial estiver cadastrada no parceiro comercial, basta digitar o código dela no campo fornecedor que o Visual Rodopar preencherá os campos desta tela, clique em “Salvar”.

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Na aba “Complemento”, informaremos os valores acordados com o posto por tipo de combustível.

Na aba “Imagens” poderemos incluir as imagens ou fotos do posto.

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Na aba “Informações Adicionais”, poderemos colocar alguma observação ou informação complementar sobre o posto.

Na aba “Quantidade Sugerida”, poderemos especificar pelo modelo do veículo a quantidade de combustível sugerida naquele posto.

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Bombas

Em – Cadastro -> Abastecimento -> Bombas, cadastraremos as bombas referentes os postos para controle interno.

Para Cadastrarmos uma bomba, clique em inserir, informe a filial, a descrição da bomba, o posto da bomba, o tipo de combustível, a localidade, o produto, se utiliza lacre, se utiliza encerrante, o código para integração, origem do valor (“Pela Nota Fiscal” ou “Pelo tipo de Combustível”).

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Turnos

Em – Frota -> Cadastro -> Abastecimento -> Turnos, cadastraremos o turnos das bombas.

Para cadastrar um turno, clique em inserir, informe a filial, a descrição do turno, a hora inicial e final do turno, clique em “Salvar”.

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Combustível por Agregado

Em Frota -> Cadastro -> Abastecimento -> Combustível por Agregado, informaremos o valores acordados por Agregagos.

Para cadastrar um combustível por agregado, clique em inserir, informe o Agregado, o tipo de combustível e valor, clique em “Salvar”.

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Pedido de Compra (Combustível)

Em Materiais -> Movimentação -> Manutenção, iremos incluir um pedido de compra de combustível, que será aprovado pelos responsáveis.

Para inserirmos um pedido de compra de combustível, clique em incluir, informe a filial, a data do pedido, a forma de pagamento acordada, o fornecedor, clique em “Salvar”.

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Na aba “Itens”, informaremos o produto, quantidade de combustível, valor unitário e clicaremos no botão confirmar.

Na aba “Classificação”, informaremos a classificação da nota fiscal, onde foi estabelecida pelo financeiro e pela contabilidade, os dados são: Unidade de Negócio, Centro de Gasto, Centro de Custo, Classificação Sintética, Classificação Analítica e o Valor.

Volte na aba Geral e Clique no botão “Efetuar”.

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Materiais (Nota Fiscal de Combustível)

Em Materiais -> Movimentação -> Entrada, opôs aprovação do pedido e chegada do produto, daremos a entrada da nota fiscal com base no pedido de compra.

Para inserir uma nota fiscal, clique em Incluir, informe o Fornecedor, tipo N.F, Série, Nº Nota Fiscal, busque o pedido de compra, o VR preencherá todos os dados da nota fiscal, clique em Efetuar.

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Requisição

Em -> Frota -> Movimentação -> Abastecimento -> Requisição, incluiremos as requisições de abastecimento interno.

Para inserirmos uma requisição de abastecimento, clique em incluir, informe a data, o Posto de Abastecimento, o Veículo, o tipo de combustível, a linha itinerária, Km Atual do Veículo, a quantidade de combustível e clique no botão “Salvar”.

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Lançamento

Em Frota -> Movimentação -> Abastecimento -> Lançamento, iremos lançar os abastecimentos, vindo de uma requisição ou não.

Para lançar um abastecimento, clique em incluir, informe o número da requisição de abastecimento se existir, o VR importará os dados da requisição, informe o nº do documento, a data do abastecimento, o Km Atual e clique em “Salvar”, o VR perguntará se deseja efetuar, clique em “Sim”.

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Correção de Lançamentos

Em Frota -> Movimentação -> Abastecimento -> Correção Lançamento, temos a opção de acertar alguns lançamentos que foram digitados de forma incorreta.

Para acertarmos um lançamento de abastecimento, clique em “BUSCAR”, com a ajuda dos filtros selecione o registro a ser corrigido, faça as alterações necessárias e clique no botão

“Salvar”.

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Controle de Abastecimento (Externo) Postos

Em – Frota -> Cadastro -> Abastecimento -> Postos, cadastraremos os pontos externos para controle externo dos lançamentos.

Para cadastrarmos um posto “Externo”, na aba “Dados Cadastrais”, clique em inserir, informe a Filial, a descrição do posto e preencha as informações que constam na tela, se o fornecedor ou a filial estiver cadastrada no parceiro comercial, basta digitar o código dela no campo fornecedor que o Visual Rodopar preencherá os campos desta tela, clique em “Salvar”.

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Na aba “Complemento”, informaremos os valores acordados com o posto por tipo de combustível.

Na aba “Imagens” poderemos incluir as imagens ou fotos do posto.

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Na aba “Informações Adicionais”, poderemos colocar alguma observação ou informação complementar sobre o posto.

Na aba “Quantidade Sugerida”, poderemos especificar pelo modelo do veículo a quantidade de combustível sugerida naquele posto.

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Requisição

Em -> Frota -> Movimentação -> Abastecimento -> Requisição, incluiremos as requisições de abastecimento externo.

Para inserirmos uma requisição de abastecimento, clique em incluir, informe a data, o Posto de Abastecimento, o Veículo, o tipo de combustível, a linha itinerária, Km Atual do Veículo, a quantidade de combustível e clique no botão “Salvar”.

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Lançamento

Em Frota -> Movimentação -> Abastecimento -> Lançamento, iremos lançar os abastecimentos, vindo de uma requisição ou não.

Para lançar um abastecimento, clique em incluir, informe o número da requisição de abastecimento se existir, o VR importará os dados da requisição, informe o nº do documento, a data do abastecimento, o Km Atual e clique em “Salvar”, o VR perguntará se deseja efetuar, clique em “Sim”.

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Conferencia

Em Frota -> Movimentação -> Abastecimento – Conferência, realizaremos a conferência dos lançamentos com o valor da nota fiscal enviada pelo Posto.

Para realizar a conferência, informe o Posto, período de acerto, filial do documento, data emissão da nota fiscal, data de entrada da nota, série e numero. Selecione os abastecimentos, a somatória deverá bater com o valor da nota fiscal.

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Na aba “Fiscal”, informe o código fiscal, o grupo fiscal, Vlr. Contábil, Base de Cálculo, Aliquota de ICMS, clique no botão confirmar.

Para finalizar, clique no botão “Efetuar”, o sistema irá validar as informações e lançar a nota fiscal no contas à pagar.

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Correção de Lançamentos

Em Frota -> Movimentação -> Abastecimento -> Correção Lançamento, temos a opção de acertar alguns lançamentos que foram digitados de forma incorreta.

Para acertarmos um lançamento de abastecimento, clique em “BUSCAR”, com a ajuda dos filtros selecione o registro a ser corrigido, faça as alterações necessárias e clique no botão

“Salvar”.