RELATÓRIO DE ACTIVIDADES E CONTAS

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Cooperativa de Educação e Reabilitação de Crianças Inadaptadas de Fafe, CRL.

RELATÓRIO DE ACTIVIDADES E CONTAS

2010

Versão do Documento: 01

Elaborado: G.A.F. e P.D.I. em: FEV 2011

Aprovado: Direcção (Acta n.º 146) em: 24 03 2011

Assembleia Geral (Acta n.º 71) em: 28 03 2011

Comunicado: Assembleia Geral (Acta n.º 71) em: 28 03 2011

Disseminado: Entidades Reguladoras / Jornais Locais / Intranet / Secretaria em: MAR 2011 em:

Entrada em vigor a partir de: 24 03 2011 Revisão em: FEV 2012

Rua 9 de Dezembro, n.º 99 – Monte S. Jorge – 4820-161 FAFE Tel.: 253 490 830 – Fax.: 253 490 839 - E-mail.: [email protected]

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SÍNTESE DE APRESENTAÇÃO

1. APRESENTAÇÃO DA CERCIFAF ………..….……….. 3

2. ORGANOGRAMA DE GESTÃO DA CERCIFAF ….………..……… 6

3. NOTA DE APRESENTAÇÃO DO RELATÓRIO ……….. 7

4. CONTEXTUALIZAÇÃO DOS RESULTADOS …….………..……….……. 9

5. RESULTADOS GERAIS – NOTA SINTESE ………..……..…….. 11

6. OBJECTIVOS PREVISTOS / RESULTADOS ALCANÇADOS ... 17

7. QUADROS GERAIS DE ANÁLISE DE RESULTADOS ……….. 21

8. INOVAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL ... 29

9. RECURSOS MOBILIZADOS 9.1. RECURSOS HUMANOS ……… 30

9.2. FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES ……….. 34

9.3. EQUIPAMENTOS E RECURSOS MATERIAIS ……….. 35

10. ACORDOS E PROTOCOLOS ………. 39

11. AVALIAÇÃO DA CONTINUIDADE DOS SERVIÇOS ……….………….. 40

12. RECLAMAÇÕES E SUGESTÕES ……….…………. 41

13. INDICADORES DE QUALIDADE E SATISFAÇÃO ……….…... 43

14. SUMÁRIO EXECUTIVO ……….…. 45

15. BALANÇO E CONTAS DO EXERCÍCIO DE 2010 ………..…… 48

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1. APRESENTAÇÃO DA CERCIFAF

QUEM SOMOS ?

Memória Institucional

A CERCIFAF é uma Cooperativa do ramo da Solidariedade Social, com sede em Fafe, e desde a sua fundação (25 de Outubro de 1978) tem por Missão a criação de estruturas e mecanismos de apoio para promover as condições de vida e de futuro das pessoas com deficiências e incapacidades e outras partes interessadas.

É associada da FENACERCI - Federação Nacional das Cooperativas de Educação e Reabilitação.

É Instituição de Utilidade Pública, desde 1 de Dezembro de 1987.

É associada da FORMEM – Federação Portuguesa de Centros de Formação Profissional e Emprego de Pessoas com Deficiência, desde 28 de Novembro de 1991.

É medalha de Ouro da Cidade de Fafe, atribuída em 25 de Abril de 1994.

ONDE ESTAMOS ?

Sede e Instalações

As instalações centrais situam-se em Fafe, na Rua 9 de Dezembro, 99, onde funcionam a maior parte dos serviços de Educação Especial e Reabilitação, Formação Profissional, Enclave de emprego protegido, Actividades Ocupacionais, Ajudas Técnicas, Desporto Adaptado, Serviços Técnicos e Serviços Administrativos;

Na Rua Dr. Adérito Valente, em Fafe, está situado o Lar Residencial;

E na Avª 5 de Outubro, em Fafe, funciona a residência Autónoma;

Também estamos na Freguesia de Fornelos, em Fafe, onde irá funcionar o Novo Centro de Actividades Ocupacionais;

E ainda na freguesia de Medêlo, onde mantemos 2 pavilhões industriais, destinados ao funcionamento de actividades em fase de planeamento.

O QUE FAZEMOS ?

Clientes principais

Realizamos uma prestação de serviços sociais a mais de 200 clientes, que se distribuem pelas áreas da intervenção precoce na infância, educação especial e reabilitação, formação profissional e emprego, emprego protegido, financiamento de ajudas técnicas, actividades ocupacionais, desporto, lazer e ocupação de tempos livres, alojamento em estruturas de residência.

ONDE AGIMOS ?

Ãmbito de Intervenção/Território

Mantemos intervenção em 6 concelhos, num espaço de 1168,1 K2, desde o Baixo Ave (Fafe, Póvoa de Lanhoso e Vieira do Minho) ao Alto Tâmega (Cabeceiras, Celorico e Mondim de Basto) cuja população ronda os 150 mil habitantes. Trata-se de uma região com elevados índices de desemprego, baixa escolaridade, baixas qualificações e precariedade social, factores que afectam em maior grau as PCDI (cerca de 6.1 % do total de residentes) e respectivas famílias.

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ESPAÇOS FÍSICOS E INSTALAÇÕES

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2. ORGANOGRAMA DE GESTÃO INSTITUCIONAL

As responsabilidades institucionais e organizacionais estão estruturadas de acordo com o seguinte Organograma:

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3. NOTA DE APRESENTAÇÃO DO RELATÓRIO

Os períodos de crise são excelentes momentos para abrandar o ritmo, olhar em redor e reflectir sobre o que se está a fazer bem, e manter, observar o que está mal, e corrigir. Também são óptimos momentos para desenvolver projectos, ouvir os parceiros com mais atenção e redireccionar os alvos do negócio para gerar novas oportunidades de crescimento.

Como todos sabem, a crise que estamos a viver já tem alguns anos e continuará por mais algum tempo ainda incerto. No entanto, convictos de que não podemos ficar a contemplar as crises e lamentar os destinos, decidimos em conjunto enfrentar a crise com a modernização dos serviços, investindo na consolidação das estruturas de apoio às pessoas e em mecanismos de sustentabilidade futura. Ao investirmos na certificação da qualidade dos serviços agimos sobre toda a organização e com todos os colaboradores envolvidos. E dessa atitude de enfrentamento dos problemas com investimento nas competências e em melhorias na qualidade de toda a organização, hoje já é possível afirmar com segurança estes dados:

 Aumentamos a nossa capacidade de prestar serviços, melhores serviços e novos serviços;

 Consolidamos a nossa rede de parceiros e aumentamos a capacidade de sinergia social;

 Beneficiamos directamente mais clientes e mais famílias, satisfazendo as suas necessidades com serviços cada vez mais especializados;

 Reforçamos o nosso contributo na comunidade com acções a favor das pessoas mais vulneráveis da sociedade portuguesa.

Com a afirmação destes dados podemos acrescentar com toda a clareza que mais não fizemos do que cumprir os princípios e valores

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fundamentais que norteiam a Missão Institucional, designadamente no que se refere ao Modelo de Intervenção direccionado para a Habilitação e Reabilitação das pessoas com deficiências e incapacidades, onde a perspectiva holística da pessoa nos obriga a agir sobre as diferentes variáveis socioeconómicas e culturais em jogo, criando condições de apoio para a melhoria da sua Qualidade de Vida.

De modo muito pragmático, consolidando as nossas forças e corrigindo as nossas fraquezas, aumentamos a capacidade colectiva para enfrentar os desafios futuros e para desviar as pedras do caminho que pretendemos seguir.

E por isso, hoje já conseguimos ver com muita clareza que os investimentos efectuados no tempo certo e nos sítios mais acertados, são a garantia mais sólida sobre o futuro que uma organização pode ter.

Está tudo feito? Não, certamente. Mas temos já muito daquilo que é essencial.

Como poderão observar em seguida, as actividades desenvolvidas e os resultados apresentados neste Relatório final ao ano de 2010 são a prova disso mesmo.

Fafe, 26 de Março de 2010

A Direcção

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4. CONTEXTUALIZAÇÃO DOS RESULTADOS

DIMENSÕES CRITICAS:

Na continuidade de um ciclo marcado pela crise geral dos países, 2010 acentuou as dificuldades sociais, económicas e financeiras das famílias, das organizações e das empresas em Portugal, provocando alterações e incertezas sobre as políticas do Estado e o desenvolvimento da sociedade.

Neste ciclo é importante observar, tanto na envolvente externa como interna, as dimensões críticas mas também as dimensões favoráveis. Assim:

a) Na envolvente externa

Na gigantesca onda de sinais de redução e apertos financeiros, os aspectos críticos ao nível da envolvente externa fizeram-se sentir sobre as organizações do sector social, e nomeadamente na CERCIFAF:

I. Ao nível da instabilidade financeira, condicionando os montantes e as formas de financiamento dos diversos serviços;

II. Na (re)negociação dos Acordos de comparticipação financeira celebrados com os organismos do Estado, limitando os rácios e o número de clientes a apoiar;

III. Pelo lançamento tardio das medidas, acrescendo que, mesmo estas são hoje menos competitivas, gerando quebras de empregabilidade das PCDI, factores que condicionaram muito o emprego;

IV. E finalmente, fizeram-se sentir na sustentabilidade das estruturas e serviços da organização para prestar serviços de qualidade com menos recursos e meios, obrigando a Instituição a criar medidas de auto-financiamento para minimizar os custos de funcionamento.

b) Internamente:

Os factores críticos externos fizeram-se sentir internamente sobre:

I. A quebra no volume de formação, por falta de atractividade dos programas e por aumento do tempo de permanência na escola regular;

II. Emprego cada vez mais difícil nas empresas, dadas as condições gerais em que estas se encontram e pelos elevados níveis de desemprego local;

III. Programas e medidas mais burocratizadas e menos competitivas, sobretudo no âmbito da inserção e emprego das PCDI;

IV. Dificuldades de gestão e em atender todos os Clientes (nomeadamente do Serviço de Intervenção Precoce e do Centro de Actividades Ocupacionais) uma vez que os acordos não contemplam todos os clientes que deles necessitam, tendo a CERCIFAF que pedir às famílias uma maior comparticipação.

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DIMENSÕES FAVORÁVEIS:

a) Mais e melhores condições para prestar Serviços aos Clientes Neste nível, são de realçar:

I. Os investimento concluído nas novas Estruturas e Equipamentos, proporcionando Mais e Melhores Serviços aos Clientes;

II. A normalização do funcionamento do novo Lar Residencial;

III. A Inauguração do novo CAO e a implementação de mudanças necessárias nestes serviços;

IV. Os ajustamentos efectuados nas estruturas e serviços e na prestação dos serviços, promovendo a Mudança de Colaboradores e a admissão de Mais Colaboradores.

b) Mais capacidade da Organização para enfrentar os desafios futuros Neste nível, importa enaltecer:

I. O envolvimento dos Colaboradores, dos Clientes, dos Parceiros e das Famílias, nos processos organizacionais e que interessa a todos os intervenientes da Comunidade;

II. O envolvimento dos Colaboradores na identificação dos processos de melhoria da Organização;

III. A Qualificação dos Colaboradores para a melhoria do Desempenho;

IV. Os investimentos na Certificação da Qualidade EQUASS.

c) Mais Cidadania e Participação dos Clientes

É de assinalar o extraordinário envolvimento e participação de todos os Clientes nos serviços da organização e nos assuntos da sua vida quotidiana, para além do empenho na concretização dos seus percursos de educação ou formação. Não sendo propriamente novidade (uma vez que todos os anos acontecem acções deste tipo) há no entanto aspectos inovadores que devem ser evidenciados no ano de 2010. Entre outros, são de salientar:

I. A participação ao longo do ano em acções e projectos de cidadania europeia;

II. Mais envolvimento de todos os Clientes na definição e organização dos serviços que lhes são prestados;

III. Melhor qualificação, com introdução da certificação académica e profissional.

Em conclusão, com a organização a puxar pelas energias para se alavancar no futuro, enfrentando um tsunami de sinais capaz de tolher os mais audazes, é neste quadro que devem ser lidos e contextualizados os resultados alcançados em 2010.

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5. RESULTADOS GERAIS – NOTA SÍNTESE

Como adiante se poderá observar, os resultados do desempenho técnico, obtidos ao longo do ano de 2010, são positivos, tendo em conta que mantivemos e em alguns casos aumentamos os níveis da prestação de serviços aos clientes; aumentamos a capacidade da organização para prestar e desenvolver serviços; implementamos melhorias nas estruturas físicas e nas competências dos colaboradores; e, finalmente, como já hoje sabemos, conseguimos obter a Certificação da Qualidade EQUASS, que será, como o próprio nome indica, uma garantia para a Organização e para os Clientes, acerca da qualidade dos serviços que prestamos.

RESULTADOS DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL (DADOS COMPARATIVOS ENTRE 2009-2010)

Em termos quantitativos, o quadro de indicadores de desempenho organizacional dá evidência de que, comparativamente ao ano de 2009, em 2010:

Resultados (+)

Atendemos mais Clientes do que o previsto Envolvemos mais clientes na revisão dos serviços

Aumentamos o grau de satisfação dos Clientes, Colaboradores e outras Partes Interessadas

Respondemos a mais pedidos de realização de estágios

Introduzimos mais inovação nos serviços prestados aos clientes, sobretudo introduzidas a partir das suas sugestões/reclamações

Aumentamos o número de parcerias de apoio à prestação de serviços Aumentamos o número de sugestões/reclamações apresentadas (sobretudo após a introdução do sistema interno de sugestões e reclamações)

Mantivemos a taxa de aprovação de candidaturas

Resultados (-)

Baixamos o índice de acidentes em contexto laboral (resultado positivo) Diminuímos o número de protocolos com entidades empregadoras (dado que ajuda a confirmar o estado das empresas para a empregabilidade)

Diminuímos o número de visitas técnicas à CERCIFAF

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PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS AOS CLIENTES (Por tipologia de atendimento em todas as Unidades/Serviços)

INDICADORES PREVISTO EXECUTADO DESVIOS OBS

SIP – SERVIÇO DE INTERVENÇÃO PRECOCE

Nº de Clientes atendidos 39 65 +26 Celebrado novo Acordo com S.

Social.

Nº de Avaliações/Despiste ²⁰ ³¹ ⁺¹¹ O valor estimado na previsão

resulta de uma média de valores anuais.

CER – EDUCAÇÃO ESPECIAL

Nº de Clientes atendidos ¹² ¹² ^-

CRI – CENTRO DE RECURSOS PARA A INCLUSÃO

Agrupamentos apoiados ¹² ¹¹ ^-1

Alunos apoiados ¹²⁵ ¹²⁹ ⁺⁴

CFE – CENTRO DE FORMAÇÃO E EMPREGO

Formação Profissional Inicial ⁵² ⁶² ⁺¹⁰

Formação Profissional Contínua ²⁰ ²⁰ ^-

IAOP ³⁰ ²⁰ ^-10

Apoio a Colocação (AC) ¹⁶ ¹⁹ ⁺³

Apoio Pos-Colocação (APC) ²⁴ ²⁵ ⁺¹

Enclave - Empregos ¹⁰ ¹⁰ ^-

Enclave - Estágios ¹ ² ⁺¹

CAO - CENTRO DE ACTIVIDADES OCUPACIONAIS

Apoio Ocupacional ⁶⁰ ⁶⁰ ^-

UR – UNIDADES RESIDENCIAIS

Lar Residencial ²⁰ ²⁰ ^-

Residência Autónoma ⁸ ⁸ ^-

TOTAIS 449 494 +45

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DESEMPENHO ORGANIZACIONAL (QUADROS COMPARATIVOS)

INDICADORES REALIZADO

(Ano 2010) REALIZADO

(Ano 2009) TENDÊNCIA OBS

INDICADORES DE SATISFAÇÃO

Satisfação dos Clientes 94,00 85,75 

Satisfação dos Colaboradores 77,91 76,20 

Satisfação das Partes Interessadas 95,20 83,33 

Satisfação dos Reguladores e Financiadores ^78,92 ^n.a -

Metodologia introduzida em 2010

INDICADORES DE FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES

Total de acções assistidas ⁴¹ ³⁷ 

Total de participantes ¹⁵² ³³⁶  Os valores em 2009 foram

bastante elevados em virtude das acções de capacitação organizacional no âmbito do Arquimedes e Q3.

Volume de horas assistidas ¹⁸⁸² ⁷¹⁶⁹ 

Média de Horas por participante ^12,38 ^21,33 

Média de horas assistidas /Colaborador ^26,13 ^83,27 

INDICADORES DE PARTICIPAÇÃO (nas actividades e serviços da Organização)

Clientes envolvidos na revisão de serviços ²²⁸ ¹⁶² 

Visitas técnicas solicitadas 6 7 

Estágios Solicitados e realizados pelos

interessados ¹⁹ ¹⁴ 

Inovações por Sugestões/Reclamações dos

Clientes ³ ^n.a 

Dado não apurado nos anos anteriores

Parcerias realizadas 8 5 

Parcerias de apoio à prestação de serviços 4 2 

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14 / 63 Protocolos celebrados com Entidades

Empregadoras

18 29 

Reclamações 8 0 

Sugestões ² ⁰ 

Tempo médio de resposta às

Sugestões/Reclamações ^{7 dias} ^--- ^-

Apesar de sempre ter sido possível não surgiam

reclamações.

INDICADORES DE EFICÁCIA E EXECUÇÃO

Taxa de execução do Plano de Actividades ^87,20 ^88,96 

Taxa de aprovação das Candidaturas apresentadas

100,00 100,00

-

Taxa de concretização do Plano de Formação e

Desenvolvimento dos Colaboradores ^111,02 ^249,80 

Taxa de concretização do Plano de Melhoria 98,00 n.a - Plano introduzido em 2010 Taxa de eficácia dos Planos Individuais (Clientes) 54,55 n.a - Nova metodologia de PI’s em

2010

Taxa de eficácia na revisão de documentos 100,00 n.a - Valor não apurado antes de 2010

Acidentes em contexto laboral ¹ ³ 

INDICADORES DE FORNECIMENTO DE SERVIÇOS

Fornecimento de Lenha (ton.) ^968.803 ^822.410  Comparação em anos anteriores:

932.303(08); 928.670(07); 057.30(06)

Resíduos Sólidos - Cartão /Papel (ton.) 278.364 270.241  279.150(08); 303.733(07); 19.237(06)

Resíduos Sólidos - Plásticos (ton.) 34.636 21.809  19.629(08);23.344(07); 25.719(06) Nota:

1 – Alguns indicadores não são comparáveis apenas porque a metodologia aplicada não se presta a comparações. Em alguns casos apenas existiam de modo empírico.

2 - Nos próximos anos temos intenção de ir adicionando novos indicadores que sejam considerados pertinentes para acompanhar e comparar, na medida em que se mostrem importantes para avaliar a eficiência e eficácia da Organização.

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6. OBJECTIVOS PREVISTOS / RESULTADOS ALCANÇADOS (ANO DE 2010)

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OBJECTIVOS PREVISTOS / RESULTADOS ALCANÇADOS

Estratégia Objectivos / Medidas - 2010 Resultados

alcançados

Grau de Cumprimento

Dimensão Estratégica - 1 Rever o modelo de

intervenção ajustando-o às tendências da envolvente, numa lógica de Centro de Recursos para a Comunidade

Obj1 Elaborar metodologias de intervenção para todas as áreas/serviços Obj2 Elaborar Modelo de Intervenção da CERCIFAF

Obj3 Identificar e elaborar Processos-Chave e Processos de Suporte Obj4 Elaborar Manual de Processos e Procedimentos

Obj5 Promover acções de envolvimento da Comunidade Obj6 Participar nas acções desenvolvidas pela Comunidade Obj7 Colaborar com as dinâmicas das Organizações

Não realizado Realizado Realizado Realizado Realizado Realizado Realizado

0,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00

85,71

Dimensão Estratégica – 1I Reajustar a oferta de serviços, adequando-a às necessidades do mercado e às condicionantes do sistema de financiamento

Obj1 Sistematizar o Diagnóstico de Necessidades Obj2 Negociar novos serviços com a Segurança Social

Obj3 Elaborar processo de acreditação - Formação de Professores Obj4 Negociar o alargamento do Protocolo Intervenção Precoce Obj5 Rever os “instrumentos formativos”

Obj6 Estruturar o processo organizativo da formação inicial Obj7 Estabelecer protocolo para mais 13 clientes CAO Obj8 Negociar alargamento do Protocolo CAO Obj9 Realizar avaliação intermédia do projecto CRI

Obj10 Avaliar a satisfação dos Agrupamentos com as acções do CRI Obj11 Concluir acções do Projecto Q3

Realizado Parcialmente realizado

Não realizado Realizado Realizado Realizado Realizado Não realizado

Realizado Realizado Realizado

100,00 50,00 0,00 100,00 100,00 100,00 100,00 0,00 100,00 100,00 100,00

77,27 Dimensão Estratégica – III

Dotar a Organização das competências e dos

profissionais ajustando-os aos

Obj 1 Efectuar a Avaliação do Desempenho dos Colaboradores Obj 2 Executar o PAFD 2010

Obj 3 Fazer levantamento de necessidades para o PAFD 2011

Realizado Ultrapassado

Realizado

100,00 111,00 100,00

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Estratégia Objectivos / Medidas - 2010 Resultados

alcançados Grau de

Cumprimento desafios definidos Obj 4 Elaborar o (PAFD) para o ano 2011

Obj 5 Elaborar Mapa de Processos

Obj 6 Elaborar quadro prospectivo de competências da CERCIFAF

Realizado Realizado Não realizado

100,00 100,00 0,00

85,16

Dimensão Estratégica – 1V Aperfeiçoar o modelo de gestão da Organização, garantindo a Qualidade e Sustentabilidade

Obj 1 Alterar a estrutura de funções e responsabilidades de gestão Obj 2 Estruturar sistema e aumentar satisfação de clientes Obj 3 Estruturar sistema e aumentar satisfação dos colaboradores

Obj 4 Criar um quadro de critérios de comparticipação (CAO e Lar Reside.) Obj 5 Estruturar informação de gestão por centros de responsabilidade Obj 6 Implementar medidas de controlo dos resultados Operacionais Obj 7 Executar volumes de intervenção com clientes, previstos em PAA Obj 8 Alargar a prestação de serviços aos clientes sem acordo (SIP e CAO) Obj 9 Manter taxas de emprego anuais > 75%

Realizado Realizado Realizado Realizado Parcialmente realizado

Realizado Ultrapassado Ultrapassado Parcialmente realizado

100,00 124,51 97,90 100,00 50,00 100,00 111,70 111,50 90,00

98,40

Dimensão Estratégica - V Reconverter e aperfeiçoar os espaços físicos e actualizar os equipamentos

Obj 1 Sistematizar e implementar procedimentos de aquisição de serviços Obj 2 Executar o Plano de Investimentos 2010

Obj 3 Elaborar Plano de Investimentos 2011

Realizado Realizado Realizado

100,00 80,00 100,00

93,33

Dimensão Estratégica - VI Inovar a imagem e os sistemas de informação e comunicação

Obj 1 Realizar actividades no âmbito do Conselho Geral

Obj 2 Aprofundar e rever formas de divulgação da imagem da CERCIFAF Obj 3 Elaborar estrutura de gestão da informação dos clientes

Parcialmente realizado Parcialmente realizado Parcialmente realizado

50,00 100,00 100,00

83,33

TOTAL 39 Objectivos 87,20

(20)

20 / 63 0

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Dimensão

Estratégica - I Dimensão

Estratégica – II Dimensão

Estratégica – III Dimensão

Estratégica – IV Dimensão

Estratégica - V Dimensão Estratégica - VI 85,71

77,27 85,16 98,4

93,33

83,33

Cumprimento dos Objectivos do Plano de Actividades

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7. Quadros Gerais de Análise dos Resultados

(De acordo com os Objectivos e Metas do Plano de Actividades)

ANO DE 2010

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22 / 63 DIMENSÃO

ESTRATÉGICA

Objectivos Operacionais previstos - 2010 Grau de Realização

Desvios

Objectivos Indicadores e Metas Resultados %

E 1.

Rever o modelo de intervenção ajustando-o às tendências da envolvente, numa lógica de Centro de Recursos para a Comunidade

1- Elaborar metodologias de intervenção da CERCIFAF

2 - Elaborar Modelo de Intervenção da CERCIFAF

3 - Identificar e elaborar por área de intervenção (8 áreas): fluxos de

articulação/informação (principalmente a informação útil do cliente);

procedimentos/orientações de trabalho e formulários

4- Elaborar Manual de Processos de Procedimentos

5 - Promover acções destinadas ao envolvimento da Comunidade

6 - Participar e colaborar nas acções desenvolvidas pela Comunidade

7 - Colaborar nas dinâmicas das organizações da educação, formação, desporto e acção social

7 Metodologias elaboradas (SIP, CRI, CER, CAO, CFE, RS, Enclave)

1 Modelo de Intervenção sistematizado e aprovado

Processos descritos por áreas de intervenção

Procedimentos e formulários a utilizar estabelecidos e

comunicados

1 Manual de Processos e Procedimentos sistematizado e aprovado

Realização de 3 acções de envolvimento da Comunidade, (Famílias, Empregadores, Agentes Sociais)

Iniciativas promovidas pelas Redes Sociais, Autarquias, Fórum da Deficiência, Associações, ou outras de relevância social e institucional.

Convites formulados e nº de participações efectivas.

Não concretizadas

Modelo de Qualidade de Vida

Definidos 2 Processos - Chave (e 3 processos de suporte.

Definidos procedimentos e formulários, com envolvência dos serviços e difusão na organização.

Aprovado Manual de Processos e Procedimentos e instruções técnicas.

Realizadas 4 acções – famílias e empregadores, e Seminário “Caminhos para a Inclusão”.

Participação nas redes de Fafe e Vieira do Minho; Fórum e Iniciativas das colectiv – Rest. da Granja e Nun´Àlvares.

Múltiplas participações ao longo do ano, destacando as Escolas, Conselhos Gerais dos 4 Agrup. de Fafe e

Barroselas.

0,00

100,00

Considerou-se inoportuno rever as metodologias.

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23 / 63 DIMENSÃO

ESTRATÉGICA

Desvios

E II.

Reajustar a oferta de serviços, adequando-a às necessidades do mercado e às condicionantes do sistema de financiamento

1 - Sistematizar o Diagnóstico de Necessidades dos clientes actuais e potenciais da CERCIFAF

2 - Negociar com a Segurança Social a proposta de criação do SAVI – Serv. de Apoio à Vida Independente

3 - Elaborar processo de acreditação da CERCIFAF para a Formação Contínua de Professores

4 - Negociar o alargamento do Protocolo actual no âmbito da Intervenção Precoce

5 - Rever os “instrumentos formativos”

6 - Estruturar o processo organizativo da formação inicial

7 - Estabelecer protocolo para mais 13 clientes CAO

8 - Negociar alargamento do Protocolo no âmbito do CAO para mais 20 clientes

1 Diagnóstico de Necessidades elaborado e aprovado

Nº de actividades/acções com a Segurança Social e outros actores

1 Processo de acreditação elaborado

1 Protocolo para mais 21 clientes

Instrumentos Formativos revistos e actualizados

Processo organizativo da Formação Inicial sistematizado e aprovado

1 Protocolo para mais 13 clientes

Nº de actividades/acções com a Segurança Social e outros actores

Realizado, documentado e aprovado documento.

Realizadas 3 reuniões com Seg. Social de Braga.

Renegociados 2 acordos (CAO e SIP).

Não Realizado.

Acordado em 2010. Realizado novo acordo já em 2011 para abranger 65 clientes SIP, com alargamento a mais concelhos.

Revistos e aplicados novos instrumentos de planeamento, programação e avaliação.

Concretizado. Candidaturas apresentadas para o novo desenho.

Alargado o acordo CAO de 47 para 60 clientes, em função do início de funcionamento na nova estrutura física.

Não Realizado.

100,00

50,00

0,00

100,00

0,00

SAVI continua por aprovar.

Realizadas 2 reuniões de trabalho, embora ainda não exista processo de acreditação.

Dificuldades financeiras da Seg. Social.

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24 / 63 DIMENSÃO

ESTRATÉGICA

Desvios

(Continuação) E II.

9 - Realizar avaliação intermédia do projecto CRI

10 - Avaliar a satisfação dos Agrupamentos com as acções desenvolvidas no âmbito do CRI

11 - Concluir acções do Projecto Q3

Produzir Relatório de Avaliação Envolver Técnicos do CRI e dos Agrupamentos de Escolas.

Concretizar 2 acções de avaliação (interna e externa) envolvendo técnicos dos 11 Agrupamentos de Escolas.

Produzir um documento com informação sistematizada das actividades/apoios às escolas

Reunião final e Dossier de encerramento concluído e aprovado

Realizado. Relatório produzido.

Realizada avaliação interna, com envolvimento dos técnicos da CERCIFAF e Agrupamentos apoiados.

Realizada avaliação externa com envolvimento da DREN.

Relatório apresentado à DREN.

Dossier concluído e entregue.

Certificados de formação entregues aos participantes.

100,00

100,00 Faltaram apenas 3 certificados de que se pediu o envio à AIP para entrega aos formandos em falta.

E III.

Dotar a

Organização das competências e dos profissionais ajustando-os aos desafios

definidos

1- Efectuar a Avaliação do Desempenho dos Colaboradores

2 - Executar o PAFD 2010

3 - Fazer Levantamento de necessidades de desenvolvimento e formação para o PAFD 2011

100% dos colaboradores avaliados Relatório de Avaliação do

Desempenho

Atingir 90% do plano executado 25% de colaboradores abrangidos

1 Relatório de Necessidades de desenvolvimento e formação dos colaboradores

Realizado

Ultrapassado

Realizado, com envolvimento e participação de todos os colaboradores

100,00

111,00

100,00

Realizadas mais acções externas de formação não previstas e consideradas necessárias.

(25)

25 / 63 DIMENSÃO

ESTRATÉGICA

Desvios

(Continuação) E III.

4 - Elaborar o Plano Anual de Formação e Desenvolvimento dos Colaboradores (PAFD) para o ano 2011

5 - Elaborar Mapa de Processos de Procedimentos

6 - Elaborar quadro prospectivo de competências da CERCIFAF, para fazer face aos novos desafios

PAFD sistematizado, aprovado e comunicado

1 Manual de Processos e Procedimentos sistematizado e aprovado

Documento sistematizado das competências requeridas

Realizado

Realizado, com envolvimento de toda a equipa da Gestão da Qualidade.

Não realizado

100,00

0,00 ^Decididorealizar em 2012.

E IV.

Aperfeiçoar o modelo de gestão da Organização, garantindo a Qualidade e Sustentabilidade

1 - Alterar a estrutura organizacional e sistematizar funções e responsabilidades

2- Estruturar sistema de avaliação da satisfação de clientes e significativos e aumentar a sua satisfação.

3- Estruturar sistema de avaliação da satisfação dos colaboradores e aumentar a sua satisfação.

Manual de funções e

responsabilidades sistematizado e aprovado

Sistema implementado

Volume de clientes/significativos satisfeitos ≥70%

Sistema implementado Grau de satisfação dos colaboradores ≥80%

Elaborado, aprovado e implementado, um novo Organograma contendo uma Descrição das Funções e

Responsabilidades de Gestão de todos os Órgãos e Chefias das Unidades e Serviços.

Criado, aprovado e implementado para CAO e UR

Parcialmente realizada.

Implementado Tableau de Bord de controlo dos resultados operacionais e de desempenho Organizacional.

100,00

124,00

125,02

97,90

100,00

+ 24

+25,2

- 2,1

Não prevista em PA.

(26)

26 / 63 DIMENSÃO

ESTRATÉGICA

Desvios

(Continuação) E IV.

4- Criar um quadro de critérios de comparticipação dos clientes (CAO e Residência)

5- Estruturar sistema de informação de gestão por centros de responsabilidade (Serviços)

6- Implementar medidas de execução/controlo conducentes à melhoria dos resultados operacionais

7- Executar os volumes de intervenção e actividades com clientes previstos nas respectivas valências/serviços

8- Alargar a prestação de serviços aos clientes sem acordo (SIP e CAO)

Sistema de comparticipação dos clientes (CAO e Residência) sistematizado e aprovado Sistema de informação de gestão por centros de responsabilidade sistematizado e aprovado

Controlo dos Resultados Operacionais

CFE: 52 clientes formação inicial CFE: 20 clientes formação contínua CFE: 75 400 h – Vol. F. inicial CFE: 1500 h – Vol. F. Contínua CAO: 47 clientes (C/ acordo) S I P: 39 Clientes (C/acordo) C RI: 11 Agrup. protocolados Enclave: 10 Regime Emp Protegido Enclave: 1 Estagiário

SIP - 21 Clientes (S/acordo) CAO - 13 clientes (S/acordo)

Envolvidos 62 Envolvidos 20 Realizadas 69.242 Realizadas 1.500 Realizado 60 Realizado 65

Realizado 11 Agrupamentos Realizado 10

Realizado 1 estágio Realizado (+26)

Realizado (+13)

Realizado parcialmente Realizado parcialmente

100,00

50,00

100,00

119,23 100,00 91,83 100,00 127,65 166,66 100,00 100,00 100,00

123,80 100,00

Decidido aguardar a publicação do novo SNC para introduzir melhorias na gestão financeira

No conjunto da execução prevista observa-se um desvio de +11,70

+ 66,66% , acrescendo ainda 31 avaliações e despiste (não previstas na actividade do SIP)

(27)

27 / 63 DIMENSÃO

ESTRATÉGICA

Desvios

(Continuação) E IV.

9- Manter taxas de emprego anuais > 75% Tx de colocação nas empresas Nº de contratos celebrados com formandos

90,00 90,00

As taxas de colocação reduziram pelo facto de as novas medidas e apoios à integração terem parado no IEFP.

E V.

Reconverter e aperfeiçoar os espaços físicos e actualizar os equipamentos

1- Sistematizar e implementar

procedimentos de aquisição de serviços

2- Executar o Plano de Investimentos 2010

Medidas e procedimentos

implementados para cumprimento do Código dos Contratos Públicos.

Acções de formação no âmbito do CCP

100% do Plano de Investimentos 2010 executado

Nº de concursos de obras e aquisições de

equipamentos/mobiliário no Lar Residencial concluídos

Nº de concursos de obras e aquisições de

equipamentos/mobiliário no CAO (Fornelos) concluídos

Implementados procedimentos administrativos e técnicos de aquisição e contratação de serviços (regime simplificado) para a contratação pública.

Realizadas 2 acções:

1.Contratação Pública: Orientações e Procedimentos (9 técnicos)

2.Utilização da Plataforma VortalGOV (2 técnicos responsáveis).

Executado Parcialmente Das 5 medidas do Plano de investimento foram executadas 4;

Concursos de acordo com o CCP;

Dossier contém todas as propostas e documentação dos concursos efectuados e aceites.

Executadas alterações sobre a reconversão dos espaços físicos (concretamente do CAO e CER);

Efectuada mudança para Fornelos;

100,00

80,00% A viatura de 9 lugares prevista, só foi adquirida em 2011, por indisponib.

financeira.

(28)

28 / 63 DIMENSÃO

ESTRATÉGICA

Desvios

(Continuação) E V.

3- Elaborar Plano de Investimentos 2011

Nº de propostas de aquisições e/ou investimentos, aceites.

Documentos de alterações e/ou reconversões introduzidas nos espaços físicos

Plano de Investimentos 2011 elaborado e aprovado

Efectuadas mudanças internas.

Realizado e aprovado conjuntamente com o Plano de Actividades 2011.

100,00

E VI.

Inovar a imagem e os sistemas de informação e comunicação

1- Realizar actividades no âmbito do Conselho Geral

2- Aprofundar e rever formas de divulgação da imagem da CERCIFAF

3- Elaborar estrutura e desenho para o sistema de gestão da informação dos clientes

1 Acção do Conselho Geral Nº de reuniões realizadas

Propostas/documentos produzidos

Nº de medidas/deliberações tomadas

Documentos produzidos Alterações efectuadas

Desenho do Sistema de gestão da informação dos clientes

sistematizado e aprovado

Objectivo parcialmente realizado.

2

2 Propostas; 1 Regulamento

Medidas e deliberações tomadas:

1. Inclusão no Organograma de funções e responsabilidades;

2. Uniformização da linha gráfica dos documentos, viaturas, folhetos, email e outras fontes;

3. Revisão das fontes de informação interna e comunicação externa;

4. Criada referenciação dos modelos documentais.

Aprovada e adquirida Base de dados de gestão da informação dos Clientes, estando em curso a formação dos colaboradores para a sua

implementação.

50,00

100,00

Não executada por dificuldades de contacto e reunião dos membros deste Conselho Geral.

(29)

29 / 63

8. INOVAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

Todas as melhorias implementadas no ano de 2010 no contexto da Capacitação Organizacional e com vista à obtenção da Certificação da Qualidade EQUASS foram fundamentalmente acções inovadoras.

O balanço dos resultados decorre, por isso, do mapa de acções planeadas e executadas, sendo de salientar os seguintes domínios e incidência as inovações:

Domínios da Inovação Estratégia Incidência

Qualidade da Gestão e

Gestão da Qualidade

Redefinição da Missão, Visão e Valores Revisão do Organograma de Gestão Regulamentação do Conselho Geral Redefinição das funções e responsab. de gestão

Criação do Modelo de Intervenção Definição de Processos-chave e de suporte Criação de Manual da Qualidade Revisão do Código de Ética

Carta dos Direitos

Política de Recrutamento e selecção Arquitectura do sistema documental Estratégia de Inovação e Melhoria Contínua

Gestão Organizacional

Monitorização e Avaliação

Criação de um Tableau de Bord e definição dos Indicadores de controlo e

acompanhamento

Grelha de Aval. do desempenho organizacional Avaliação da Satisfação Avaliação das Aprendizagens

Avaliação dos Impactes

Instrumentos de gestão

Participação e

envolvimento de todos os Clientes, Colaboradores e Outras Partes Interessadas

Criação de vários Sistemas de gestão Manual de Processos e Procedimentos Implementação de mecanismos de participação

Planos de Formação e Desenvolvimento Sugestões e Reclamações

Valor Acrescentado das Parcerias

Clientes Colaboradores

Famílias Parceiros Empregadores

Financiadores Comunidade

Comunicação e Divulgação

Bases de dados de gestão operacional Gestão e partilha de informação Disseminação da informação

Interna Externa

(30)

30 / 63

0 5 10 15 20 25 30 35

Téc. Gestão Téc. Apoio à Gestão Coord./Resp. Serviços Téc. Habilit/Reabilit.

Téc. Administrativos Prof. Apoio e Manut.

Quadro da Organização

Total M H

9. RECURSOS HUMANO

9.1. Recursos Humanos

O quadro de Recursos da Organização CERCIFAF envolvido na prestação de serviços em 2010 foi o que seguidamente se apresenta:

GRUPOS PROFISSIONAIS

Quadro da Organização (Em Dez.2010)

Docentes com Destacamento (ME)

Total de Colaboradores em 2010

H M Total H M Total H M Total

Téc. Gestão 2 1 3 2 1 3

Téc. Apoio à Gestão 1 3 4 1 3 4

Coord./Resp.

Serviços 1 4 5 0 5 5

Téc. Habilit/Reabilit. 10 23 33 0 2 2 10 25 35

Téc. Administrativos 2 3 5 2 3 5

Prof. Apoio e Manut. 9 14 23 10 13 23

TOTAIS 25

34,2%

48 65,8%

73 100%

0 2 2 25

33,33%

50 66,66%

75 100%

(31)

31 / 63 Téc. Gestão

Téc. Apoio à Gestão Coord./Resp. Serviços Téc. Habilit/Reabilit.

Téc. Administrativos Prof. Apoio e Manut.

1

1 1

2

1

Entradas em 2010

H M

Téc. Gestão Téc. Apoio à Gestão Coord./Resp. Serviços Téc. Habilit/Reabilit.

Téc. Administrativos

Prof. Apoio e Manut. 1

Saídas em 2010

H M

Fluxo de entradas /saídas de pessoal do quadro

Como se observa, o quadro de colaboradores que exercem funções na CERCIFAF é maioritariamente feminino, correspondendo a quase dois terços do efectivo. Observa-se também uma grande estabilidade nos efectivos, notando-se um ligeiro crescimento nas admissões em 2010 pelo facto de terem entrado em funcionamento as novas estruturas de Residência e o novo Centro de Actividades Ocupacionais.

O maior consumo de recursos da Organização são Técnicos de Intervenção (Téc. Habilit/Reabilit), com qualificações específicas nas diferentes áreas de educação, formação, ocupação e reabilitação. O segundo grande grupo corresponde a profissionais que prestam serviços de apoio e manutenção nos diferentes serviços (vigilância, alimentação, limpeza, enclave de serviços (lavandaria, corte e distribuição de lenha, papel…).

GRUPOS PROFISSIONAIS

ENTRADAS NO ANO (2010)

SAÍDAS NO ANO

(2010) MOTIVO DAS SAÍDAS

H M Total H M Total

Téc. Gestão

Téc. Apoio à Gestão 1 1

Coord./Resp. Serviços

Téc. Habilit/Reabilit. 1 2 3 Téc. Administrativos

Prof. Apoio e Manut. 1 1 2 1 1 Reforma por invalidez

TOTAIS 2 4 6 1 1