INTRODUÇÃO
A Resolução nº 278/2011 – PRES, modificada em parte pela Resolução nº 290/2012 – PRES, regulamenta a utilização do correio eletrônico no âmbito da Justiça Federal da Terceira Região. Para atender o disposto nesta resolução, garantindo maior disponibilidade do serviço de correio eletrônico, a Secretaria de Tecnologia da Informação redesenhou toda a configuração desse ambiente de correio para utilização do modelo Cache.
O presente tutorial procura demonstrar de forma simples e rápida, como configurar o GroupWise para trabalhar em Modo Cache, defini-lo e tirar possíveis dúvidas sobre a sua utilização.
ENTENDENDO O MODO CACHE
O modo Cache é um recurso que todo cliente de correio eletrônico, como o GroupWise, possui, nele é possível gravar uma “cópia” das mensagens no computador. Este é um dos seus principais atrativos, visto que, uma vez copiadas localmente, mesmo que o serviço de correio eletrônico seja paralisado, o usuário continuará acessando suas mensagens normalmente.
Também ocorrerá liberação de banda, pois as mensagens são armazenadas localmente e não haverá necessidade de acessar o servidor de correio cada vez que for abrir uma mensagem, agilizando a utilização dos demais recursos de rede.
Com o uso do modo cache, as mensagens não são enviadas ou recebidas no instante do envio. A cada 5 minutos o sistema conecta com o servidor de correio para transferir ou receber as novas mensagens. Caso o usuário deseje antecipar essa ação pelo sistema, basta clicar no botão “enviar/recuperar” disponível no GroupWise.
De acordo a resolução, as contas de correio sem acesso há mais de 6 meses (individuais) ou 1 ano (institucionais) serão desativadas pelo sistema, não permitindo o acesso, envio ou
recebimento de mensagens. Dica importante
O acesso a conta de correio institucional pelo mecanismo de “Proxy” não registra para o sistema como utilização da conta, sendo necessário o acesso direto a caixa institucional utilizando o login e senha da conta de correio institucional pelo menos 1 vez ao ano.
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Como lembrete, o sistema envia a mensagem abaixo com 30 e 15 dias de antecedência da data de expiração da conta de correio, nos termos da mensagem abaixo:
Mensagem importante do sistema
“O sistema do GroupWise detectou que a conta de correio $varUsuario$ não é acessada diretamente há vários meses.
Isso pode ocorrer se a conta $varUsuario$ somente for utilizada através de proxy.
Para evitar que essa conta seja desabilitada em $varDiasParaInativacao$ dias, acesse o CallCenter e troque a senha dessa conta.
A seguir, acesse-a sem utilizar proxy pelo menos uma vez.” Dica Importante – Como proceder para trocar a senha
Entre com o login e senha da conta setorial ( ex. DATE ) e troque a senha.
Entrar no Groupwise com a conta setorial ao menos 1 vez para que o sistema reconheça como conta ativa, caso contrário ficará desabilitada inclusive para acesso via Proxy.
Após proceder a troca da senha na rede ela não é sincronizada automaticamente para o
GroupWise no modo cache. Assim, o acesso a caixa de correio pela 1ª vez deve ser feita utilizando a senha anterior. Mais detalhes ver “SINCRONIZAÇÃO DE SENHAS NO MODO CACHE E MODO ONLINE DO GROUPWISE”
PREPARANDO O GROUPWISE PARA TRABALHAR EM MODO CACHE
Clicar no ícone do groupwise na área de trabalho
Quando aparecer a tela solicitando senha, clique em cancelar
Automaticamente ele irá para a janela solicitando seu login e senha Novell Digite seu login, sua senha e escolha a Opção OnLine ( OK )
Caso apareça a seguinte caixa de mensagem, solicitando Cache da Senha clique em ( Cancelar )
Pronto, seu Groupwise irá iniciar normalmente, mais logo irá solicitar que você mude para o modo cachê
Clique em ( Sim )
Na Tela seguinte, ele irá solicitar que entre novamente com sua senha da rede Novell Digite sua senha e aperte ( OK )
Caso apareça na tela uma mensagem informando sobre a caixa de cachê, clique ( OK )
Aguarde por aproximadamente 15 segundos até que ele finalize o processo de sincronismo Quando aparecer a tela abaixo, clique em ( Sim ) para reiniciar o Groupwise em cache
Quando o Groupwise solicitar novamente a senha, pode entrar com sua senha Novell.
MODO CACHE PARA CONTAS SETORIAIS
Agora que as contas departamentais também estão apresentando a mensagem de que é necessário usar o modo de Cache, informamos abaixo o passo-a-passo para que o cache seja criado sem problemas, leia-o até o final antes de iniciar e depois siga os passos na sequência que aparecem.
Clicar no ícone do groupwise na área de trabalho
1) Verifique o ID do Usuário que utiliza o microcomputador e ANOTE o endereço onde está sendo criado o cache dessa conta, conforme demonstrado na figura abaixo:
Figura 1
DICA: Crie um documento no desktop com essa informação, pois isso facilitará a localização quando necessário.
Ex Abra um Novo Documento Notepad (Bloco de Notas) e anote as informações Meu caminho de Cachê
C:\Novell\Groupwise\gwstrh7w Caminho de Cachê Setorial
C:\ Meus Documentos \ (login do setor ) Salvar documento ( ex. caminho do cachê.txt )
2) Clique no botão Online e digite o login da conta setorial. Aparecerá uma mensagem informando a necessidade de usar o modo de Cache, conforme demonstrado na Figura 2.
3) Clique no botão Sim e aparecerá a mensagem demonstrada na Figura 3.
Figura 3 4) Digite a senha da conta setorial.
5) Aparecerá a mensagem demonstrada na Figura 4. Clique no botão OK.
Figura 4
6) Aparecerá uma tela pedindo para informar o local em que o cache da conta departamental será criado. Clique na pasta amarela, para selecionar o local desejado.
Figura 5
7) Abrirá a relação de locais disponíveis, clique em Meu computador e escolha o drive D:\
Figura 6
ATENÇÃO coloque um nome fácil de ser lembrado, pois você precisará encontrá-lo toda vez que entrar na conta setorial. Como sugestão crie no Drive D:\ uma pasta chamada Cache SEDI ou Cache NUAR por exemplo.
DICA: Anote essa informação naquele documento que foi criado no passo 1, desta maneira o usuário terá os dois caminhos que ele precisará utilizar conforme a conta de correio que for acessar (pessoal ou departamental).
9) Na próxima mensagem que aparecer, Figura 7, clique no botão Sim, não clique na opção que está selecionada.
Figura 7
10) Aparecerá a tela de atualização da Caixa de Correio, Figura 8, não clique em nada e aguarde até a finalização.
Figura 8
11) Quando acabar a atualização aparecerá nova tela, Figura 9, clique no botão Sim para reiniciar o GroupWise.
Figura 9
12) Verifique se o ID do usuário é o desejado, verifique se o botão Caixa de correio em cache está selecionado e se o local que aparece está correto. Conforme demonstrado na Figura 10 e se estiver clique no botão OK.
Figura 10
IMPORTANTE: Não esqueça de informar ao usuário que quando ele for ler os e-mails da conta pessoal será necessário digitá-la no ID do Usuário e que na caixa de correio em cache deverá constar o local em o cache dessa conta foi criado (Passo 1 – Figura 1), e para ler os e-mails da conta departamental o mesmo procedimento deverá ser seguido.
DICAS IMPORTANTES
Agilizando o envio de mensagens
Espere aí um minutinho, pode parar! Quer dizer que uma mensagem vai demorar até 5 minutos para chegar ou sair na/da minha caixa postal ?!?!?!?!?! E as
mensagens urgentes?!?!?!
Sim. Os e-mails sofrerão atraso de cinco minutos, pois, no desenho atual, o sincronismo é feito a cada 5 min. No entanto, caso haja urgência, é possível agilizar a transferência da mensagem. Na tela do GroupWise, na parte superior, clique em “Contas” e após em, “Enviar/receber...”. Este procedimento “força” o envio e o recebimento imediato de mensagens.
DICA IMPORTANTÍSSIMA! Se você acabou de enviar uma mensagem pelo GroupWise, JAMAIS desligue o seu microcomputador em seguida. Lembre-se de que a mensagem demora até 5min para sair da caixa de entrada. Portanto, se necessita sair apressado, “force” o envio com o procedimento acima descrito.
SINCRONIZAÇÃO DE SENHAS NO MODO CACHE E MODO ONLINE DO GROUPWISE
Sobre a questão das senhas... como fazer a sincronização? Não pode ser de forma automática?
Quando digitamos a senha de rede (vide figura 02) definimos que a senha do modo Cache e a do modo online (modo utilizado atualmente) são as mesmas. Infelizmente não há como realizar a sincronização das senhas automaticamente.
Ao trocar a senha de rede, a cada 120 dias conforme política interna adotada, é necessário fazer o mesmo no Modo Cache. Ao acessar o GroupWise a mensagem abaixo aparecerá (figura 05).
Figura 05
O procedimento para troca é bem simples, clique em “Sim” para sincronizar. Caso clique em “Não” será necessário utilizar a senha anterior à troca – outra janela surgirá para digitar a nova senha (figura 06).
Figura 06
Pronto! Senhas sincronizadas.
Outra dúvida ... o que acontece se eu me logar em outra máquina, preciso utilizar o modo achê também?
Correto. É possível utilizar o Modo achê em qualquer máquina, porém, caso seja utilizada apenas uma vez, o sistema permite trabalhar no Modo Online por 1 dia. No dia seguinte já torna obrigatório o uso do achê. Voltando a figura 01, percebe-se que para usar este recurso, basta clicar no botão “Não”.
Importante deixar bem claro que as mensagens, copiadas localmente, são visíveis apenas para o login que as gravou, mesmo que outras pessoas eventualmente utilizem o mesmo microcomputador.
Ok... agora me surgiram mais dúvidas... as mensagens apagadas localmente, também são apagadas do servidor? Depois de apagadas elas
podem ser recuperadas?
Conforme já mencionado, a sincronização é realizada a cada 5 minutos pelo servidor de correio. A atualização é feita por meio de comparação, ou seja, o Cache local só recebe as mensagens novas. De forma análoga, as mensagens que se encontram no servidor e não no Cache local, são excluídas automaticamente.
Toda mensagem deletada fica na lixeira por período (atualmente sete dias), expirado o prazo, as mensagens são eliminadas definitivamente e não podem ser recuperadas. Em resumo, vale a política atualmente adotada.
O NOVO AMBIENTE
O novo ambiente de correio eletrônico, desenhado e projetado pela Divisão de Redes, em parceria com a empresa Open Consult, representante da Novell, conta com 22 (vinte e dois) servidores de rede, com tecnologia de ponta, que estão preparados para atender novas demandas de forma automática. Cada servidor de rede tem capacidade para receber até 1300 contas individuais ou até 400 contas institucionais.
O ambiente atual, além da deficiência tecnológica e impossibilidade de crescimento, conta apenas com 5 (cinco) servidores de rede para atender toda a Terceira Região, TRF3, JFSP e JFMS.
A título de curiosidade e até mesmo para “frisar” a importância de uso do Modo Cache, sem este, seria necessário “dobrar” a quantidade de servidores de rede para atender a proposta de 200 Mb e 1 Gb de espaço para contas individuais e institucionais, respectivamente. Em conseqüência dificultaria a administração e seria necessário um aumento de mão de obra especializada.
