O
S SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO
DOCUMENTAL DO
PODER EXECUTIVO
G ru p o d e tra b a lh o *
Introdução
A o longo dc trinta anos, clcsdc a transferência da capital federal p a ra B rasília e o in íc io d e s te decênio, a adm inistração federal foi progressivamente estruturando u m c o n ju n to d e se rv iç o s d e in fo rm a ç ã o e d o c u m e n ta ç ã o (abrangendo bibliotecas, centros de docum entação e arquivos) que a lc a n ç o u razo áv el nív el d c desenvolvim ento e prestação de serviços.
Mesmo considerando que, durante esse processo, houve equívocos e a té e m p r e e n d im e n to s d e s necessários, o seu saldo positivo colocava em segundo plano essas deficiências. Muitos desses serviços tinham surgido ainda em época anterior à m udança da capital, e o u tr o s fo ram fo rm a d o s in te i r a m e n te cm B rasília. P o u co a p o u co , a ad m in istração federal passou a contar com o apoio dc se rv iç o s d e in fo rm a ç ã o d o c u m ental cm todas as suas esferas de c o m p e tê n c ia . A lguns d e sse s
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e tra ta a situ a ç ã o d o seto r de d o cu m en ta çã o , respon sá v el p e la p re se rv a ç ã o d am e m ó ria in s titu c io n a l e d ifu s ã o dos co n h ecim en to s p r o d u z id o s no
processo de gestão p ú b lic a fr e n te à s recentes reform as a d m in istra tiv a s. A ta refa que ora se coloca p a r a a a d m in is tr a ç ã o p ú b lic a c o n siste , p r a tic a m e n te , e m c o n s tr u ir u m n o v o s e to r d e i n f o r m a ç ã o d o c u m e n ta l n o p o d e r E x e cu tivo , g a r a n t i n d o , a s s im , p r e c e i t o co n stitu c io n a l de fa c ilita r o acesso à inform ação.
serv iço s e s te n d ia m seu atendim ento a clientelas externas à adm inistração, alcançando até mesmo usuários fora de Brasília, ou se in te g ra v a m a re d e s c o o p e ra tiv a s d e â m b ito lo cal, nacional c mesmo internacional.
N ão e x istia , r e p e tim o s , u m a situação ideal. Isso o dem onstra a le itu r a d o r e la tó r io fin a l da Comissão Especial de Preservação do Acervo Documental (CEPAD), publicado pela FUNCEP em 1987, que atuou no âm bito da Comissão
RSP
Grupo de trabalhod c C o o rd e n a ç ã o d o P lan o d c Reforma da Administração Federal, duran te o governo Samcy.
As recom endações da CEPAD não foram im plem entadas c hoje, após o que se passou depois de 1990, tem os de nos debruçar sobre uma situação que, em comparação com a de seis anos atrás, apresenta-se, em geral, pior.
A pretexto de enxugar a máquina a d m in is tra tiv a e im p la n ta r a m odernidade no setor público, o go v ern o C ollor realizou a mais v io le n ta o p e ra ç ã o d e d e s o r g a n iz a ç ã o d o a p a ra to g o v e r nam ental q u e já se verificou no país. E, p o r conseqüência, atingiu p r o fu n d a m e n te o s e to r d c informação documental, em tudo q u e o c o n s titu ía : acervos, instalações, recursos hum anos e fin a n c e iro s , e s tr u tu r a o rg a n i zacional e a própria experiência acum ulada ao longo de anos dc trabalho constante.
Em levantam ento realizado pelo A rquivo N acio nal s o b re a d e s tin a ç ã o d o s fu n d o s arq u i- vísticos de onze órgãos extintos s e d ia d o s n o Rio d c J a n e ir o (empresas públicas, sociedades de e c o n o m ia m ista, a u ta rq u ia s c fundações) verificou-se que esses acervos alcançam mais de dez mil metros lineares. Em primeiro lugar está o antigo Instituto do Açúcar e
d o Álcool, com p o u c o m ais dc q u a tro m il m etro s lin e a re s d e acervo textual. Das sedes dc nove desses órgãos, em Brasília, foram id e n tific a d o s o n z e m il e q u in h e n to s m etro s lin eares d c documentos.
A S ecretaria da A d m in istração Federal - SAF, o M in istério da Justiça c o Ministério da Cultura firm aram cm 1990 a P o rta ria C onjunta n ° 103, em 23/05/90, c ria n d o G ru p o d e T ra b a lh o c o m p o sto p o r té c n ic o s d e ssa s instituições, com a finalidade dc o r ie n ta r o p r o c e d im e n to arquivístico e biblioteconôm ico, a d e q u a d o à d e s tin a ç ã o d o s documentos das entidades extintas da administração pública federal. Este G ru po d c T rabalho a tu o u d u r a n te a p ro x im a d a m e n te 18 meses, orientando c definindo a d e s tin a ç ã o d o s a c erv o s arquivísticos e bibliográficos dos ó rg ã o s e e n tid a d e s e x tin ta s , produzindo relatório conclusivo onde sistematizou as informações accrca d o desenvolvim ento dos trabalhos.
Este relatório foi encam inhado, à época, aos ministros signatários da referida Portaria.
A situação em q ue se enco ntra, h o je, e sse m a te ria l n ã o é tra n q ü iliz a d o ra . R e d istrib u íd o para órgãos q u e sucederam aos
extintos, para as entidades de nível superior a que os órgãos extintos se subordinavam, para instituições afins e tam bém para o Arquivo Nacional em Brasília, to d o esse acervo corre sérios riscos.
M esm o os fu n d o s q u e foram entregues ao Arquivo Nacional em Brasília encontram -se em estado p re c á r io d e v id o à falta d e tr a ta m e n to d a d o c u m e n ta ç ã o anteriorm ente à transferência, ao espaço físico inadequado para a guarda, tratam ento e conservação, e à falta de pessoal. Observa-se que o A rquivo N acional n o Rio de Janeiro não dispõe de espaço para receber os acervos dos órgãos que foram extintos naquela cidade, não cum prindo, portanto, a destinação e s ta b e le c id a p e lo G ru p o d e Trabalho.
Em situação semelhante ficaram os a c e rv o s b ib lio g rá fic o s das b ib lio te c a s e c e n tr o s d e d o c u m e n ta ç ã o do s órgãos q u e fo ra m e x tin to s . À ex c eç ã o da CENAGRI - C o o rd e n a ç ã o d e Informação Documental Agrícola, d o Ministério da Agricultura (que in c o rp o ro u os acervos da área a g ríc o la ), o s ó rg ã o s q u e os re c e b e ra m a té h o je, em sua m a io ria , n ã o c o n s e g u ira m incorporá-los a suas coleções, por várias razões, mas, principalmente, falta de recursos hum anos e de e sp a ç o físico. E m bora existam
dados numéricos, ainda que pouco p re c is o s, s o b re os m a te ria is arquivísticos oriundos dos órgãos extintos, o mesmo não acontece no caso dos materiais bibliográficos. Ignora-se a quantidade de volumes que foram transferidos para outros órgãos, os q u e foram d o a d o s a instituições não discrim inadas ou os q u e s im p le s m e n te se extraviaram.
A lguns d o s ó rg ã o s q u e foram extintos ou tiveram sua rstru tu ra a lte ra d a m a n tin h a m b a s e s d e dados de diferentes tipos, às vezes re su lta n te s d o tra b a lh o c o o p e rativo de red es de ab ran g ên cia n a c io n a l e q u e fo rn e c ia m informações a uma ampla clientela. A esse respeito, o p residente da S o c ie d a d e d o s U su á rio s d e Informática e Telecom unicações (SUCESU), em e n tr e v is ta à imprensa, no dia 18/5/93, afirmou que o governo trata as informações com o um p ro d u to descartável e não como um patrim ônio. Óigãos p ú b lic o s são d is s o lv id o s ou fundidos e todos os dados relativos a su a e x is tê n c ia n ã o são aproveitados ou preservados.
Ao determ inar um padrão único de organização administrativa para o setor de informação docum ental, a reform a im plan tad a cm 1990 s u b m e te u in s titu iç õ e s h e te rogêneas a um a verdadeira camisa- d e-força, sem te r em c o n ta as
RSP
Grupo de trabalhop e c u lia r id a d e s , in c lu siv e h is tóricas, de cada serviço. A proposta d e integração das atividades de b ib lio te c a s e a rq u iv o s n u m a m esm a u n id a d e g e s to ra - as coordenações de docum entação e b ib lio te c a s - n ã o se fez acom panhar de efetivas medidas d e im p le m e n ta ç ã o em to d a a adm inistração federal.
O s resultados d a reform a
1 ^ ia n te d e s te q u a d ro , e a te n d e n d o so lic ita ç ã o d o C o n s e lh o F e d e ra l d e B ib lio te c o n o m ia , em 1993, a e n tã o m in is tra -c h e fe da SAF, Luiza E ru n d in a , s o lic ito u à Escola Nacional de Administração Pública - ENAP atenção especial sobre o assunto. A Escola, então, reunindo especialistas e representantes de e n tid a d e s d e classe, p ro cu ro u caracterizar o setor de informação d o c u m e n ta l n o s ó rg ã o s in te grantes da administração direta do p o d e r Executivo, para o que foi a p lic a d o q u e s tio n á rio cm 17 ó rg ão s, a saber: M inistério da Integração Regional, Ministério da Justiça, Ministério dos Transportes e C om unicações, M inistério do Bem-Estar Social, M inistério da Ciência e Tecnologia, Ministério das Minas e Enerç»ia, Secretaria da Administração Federal, Ministério do Meio Ambiente, Ministério do T ra b a lh o , M in isté rio da
Agricultura, do A bastecim ento e da Reforma Agrária, Secretaria de Planejam ento da Presidência da R ep ú b lica, M in isté rio P ú b lic o F e d e ra l/P ro c u ra d o ria -G e ra l da R e p ú b lic a , M in is té r io d a E d u c a ç ã o e d o D e s p o r to , Ministério da Fazenda, M inistério da Saúde, M inistério da Indústria, Com ércio e Turism o e Secretaria d e A s s u n to s E s tr a té g ic o s . S o m e n te trê s ó r g ã o s n ã o responderam ao q u estionário .
Sem particularizar as d iferentes situ a ç õ e s e x p re s s a s n o s questionários respondidos, eis o que mostram os dados obtidos.
Arquivos
^ J s arquivos estão situados no â m b ito d o s ó rg ã o s d e a d m i nistração e de serviços gerais, mas em níveis hierárquicos diferentes. A penas um serviço d e a rq u iv o informou sobre a existência de um regim ento próprio, ou seja, não existe um a definição form al de atribuições.
Em a p e n a s trê s in s titu iç õ e s verificou-se a existência d e um a relação formal do arquivo com as coordenações de docum entação e biblioteca. Em geral, as relações são do tipo informal ou inexistentes.
No quesito relativo à preservação da m em ó ria a rq u iv ís tic a , as
resp o stas acerca das atividades pertinentes realizadas mostraram:
• limpeza dos docum entos: sete respostas afirmativas;
• organização dos docum entos: tam bém foram sete respostas afir mativas;
• recolhim ento ao Arquivo Na cional: quatro respostas;
• desinfestação: três respostas;
• microfilmagem: duas respostas;
• climatização: uma resposta;
• restauração: um a resposta.
O grau de escolaridade dos 36 ser vidores que trabalhavam no setor de arquivos, e que correspondem a 16% do total de servidores das três áreas (arquivos, bibliotecas e protocolo) na amostra examinada, é o seguinte:
• com o prim eiro grau: 8 (22%);
• com segundo grau: 19 (57%);
• com terceiro grau: 9 (25%).
Assim, os servidores de nível uni versitário que trabalham em arqui vos correspondem apenas a 4% do total d e 222 servidores que atuam nas três áreas (arquivos, bibliote cas e pro toco lo s), identificados através d o questionário, enquan to nas bibliotecas esse percentual é d e 18%.
Ao desagregarmos esses núm eros, encontram os um a situação ainda m ais p r e o c u p a n te , p o is um arquivo co n ta com a p e n as um se rv id o r, assim m esm o com o p rim e iro grau in co m p leto . Um o utro arquivo concentra sozinho mais da m etade do pessoal com segundo grau completo, dois dos quais são técnicos em arquivos. Nesse órgão, há dois servidores licenciados.
Em suma, apenas quatro arquivos contam com pessoal d e nível uni versitário, pois dos nove com cur so d e g ra d u a ç ã o q u a tr o e stã o lotados na mesma instituição. A formação desses nove servidores n ã o c o n te m p la a á re a d e arquivologia, pois são form ados em biblioteconom ia (três), m ate mática, economia, letras, pedago gia e história (dois).
Informações referentes às condi ções dos arquivos no setor públi co, anteriores a 1990, podem ser obtidas no “Cadastro Nacional dc A rquivos F e d e ra is ”, p u b lic a d o pelo Arquivo Nacional, que faz um d ia g n ó stic o so b re o fu n c io n a m ento dos arquivos nos órgãos do poder Executivo Federal. Esse di agnóstico, agravado pelos proble mas oriundos da Reforma Admi nistrativa de 1990, não apresenta atualm ente alterações significati vas que leve à suposição de m elho ria dos serviços arquivísticos.
RSP
Grupo de trabalhoBibliotecas
^ ^ a s in stitu içõ es q u e resp o n deram ao questionário apenas uma n ã o c o n ta com serv iço d e biblioteca próprio, mas se vale da biblioteca d e uma autarquia que lhe é vinculada.
Q uanto à subordinação, oito bibli otecas estão vinculadas a órgãos de administração geral, duas ao órgão d e m odernização e informática, um a se subordina à assessoria da direção de um centro de formação de recursos hum anos e outra de p end e d e um a secretaria de n atu reza finalística.
Têm o nível de coordenação (sete), div isão (três) e serviço (um a). Numa das instituições parece que a biblioteca ainda se reveste de c a rá te r in fo rm a l. A penas um a unidade conta com regimento pró prio, e há outra que segue o regi m ento d o m inistério que foi subs tituído pelo atual.
Sobre a pergunta que tratava da existência d e o u tras bibliotecas su b o rd in a d a s ao m esm o m inis tério/secretaria, as respostas indi caram q ue cinco consultorias jurí dicas contavam com esses serviços. D ois d e p a rta m e n to s e sp ec iali zados d e um ministério também têm biblioteca, e um outro citou a biblioteca de um a em presa públi ca que lhe é vinculada. O utro mi
nistério citou a existência de bibli oteca em duas secretarias e em órgãos colegiados cujo n ú m ero não foi especificado. Não foram aqui consideradas as respostas que indicam a existência de bibliote cas especializadas fora do Distrito Federal.
O quesito que indagava sobre a existência e âm bito de atuação das coordenações de docum entação e bibliotecas (CDBs) m ostrou que das seis existentes quatro tinham atuação sobre todo o m inistério/ secretaria.
No que concerne às funções con d izen tes com a p reservação da m em ória in stitu c io n a l, a p e n a s duas bibliotecas inform aram ser d e p o sitá ria s da d o c u m e n ta ç ã o editada pelo m inistério a que se vincula. Sete b ib lio te c a s in fo r maram que fazem a encadernação dos materiais, cinco fazem restau ração e três fazem desinfestação. Uma delas dispõe de climatização.
Com relação a recursos hum anos, a área de bibliotecas apresenta um quadro m elhor do que a área de arquivos, em bora seja provável que esteja m uito aqüém da situa ção que prevaleceu nas décadas de
197Ó a 1990. Aí encontram os 107 servidores (48% d o total das três áreas), assim distribuídos:
• com prim eiro grau com pleto: 8 (7%)
• com segundo grau com pleto: 28 (26%)
• com terceiro grau completo: 61 (57%)
Do total de 69 com nível univer sitário 4 1 (59%) são form ados em biblioteconom ia, havendo ainda g rad u a d o s em história (um ), le tras (dez), d ire ito (seis), co nta b ilid a d e (u m ), a d m in is tra ç ã o (c in c o ), c o m u n i- cação social (qu atro ), m atem ática (um ), aná lise d e sistem as (um), a rq u ite tu ra (um ), econom ia (um) e e stu dos sociais (um).
Esse leque d e áreas profissionais provavelmente indica a existência d e um a parcela significativa de desvios de funções, mais do que a existência de equipes inter- disci- plinares envolvidas cm atividades de análise e difusão de informa ções, nas quais sua participação seria positiva.
Se a área d e bibliotecas é (e sem pre foi) a mais bem aquinhoada, q u an titativ am en te, em recursos hum anos, é tam bém a que a p re sen ta o m aior n ú m ero de pesso as c e d id a s a o u t r o s ó rg ã o s (dezesseis), licenciadas (quatro) e a p o sen ta d as (três). Com exce ção d e duas, as dem ais são de nível universitário.
Síntese da situação atual das bibli otecas nos órgãos do po der Exe c u tiv o F e d e ra l, s e d ia d o s cm Brasília. M useus ^ ^ p e n a s u m a in s titu iç ã o d e c la ro u p o s s u ir um m u se u , s e d ia d o no Rio d e J a n e ir o , su b o rd in ad o à C oordenação de Documentação e Biblioteca, sem fornecer maiores informações.
Protocolos
existência d e serviços de p ro tocolo foi informada p o r 11 insti tuições. Eles fazem parte dos ó r gãos de administração geral, sen do geralm ente as unidades de ní vel mais baixo na hierarquia. Duas instituições informaram a existên cia de protocolos setoriais. Uma instituição informou a existência de regim ento interno, e um a res pondeu que estava em vigor o re gim ento d o m inistério q u e deu lugar ao atual.
Dos demais dados levantados so bre os serviços de protocolo, os que m erecem ser aqui incluídos dizem respeito à situação dos re cursos hum anos. O total de servi dores lotados nos serviços de p ro tocolo é de 84 (38% do total das três áreas) e 12 (14%) têm nível universitário, assim distribuídos: ad m in istração : dois; geografia: um; biblioteconomia: dois; econo mia: um; matemática: um; ciên cias sociais: um. Um servidor não indicou sua área de formação superior.
RSP
Grupo de trabalhoC
inqüenta c dois servidores (62%) informaram possuir o segundo grau, 7 (13%) dos quais tinham formação de técnicos cie arquivo. Havia 20 (24%) servi dores com formação de primeiro grau.O núm ero de servidores licenciados é apenas um. Há ainda dois cedidos a outros óigãos, e se registra a apo sentadoria recente, na mesma uni dade, de dois servidores.
Deve-se salientar que num a insti tuição a totalidade dos servidores do protocolo é formada por pes soal cedido de outros órgãos.
Conclusões
i ^ e c o r r i d o s mais dc quatro anos da reforma administrativa enceta da pelo governo Collor, que asses- tou um golpe dilacerante cm toda a adm inistração pública brasileira, tem os hoje um a situação de indi- gência e desorganização das uni dades d o p o d er executivo respon sáveis pela provisão de serviços dc informação e documentação.
Acervos desmantelados, estruturas administrativas ainda por definir o u d e fin id a s d e m o d o insatisfatório, dispersão c perda de recursos hum anos que detinham significativa experiencia, um esta do geral dc apatia em face da coi sa pública, prejuízos insanáveis para atividades cooperativas que eram realizadas em âmbito local,
nacional e tam bém internacional, redução violenta dos recursos or çamentários para os serviços que não foram ex tin to s, d esíd ia no c u m p rim e n to da d e te rm in a çã o constitucional em relação à gestáo da docum entação governam ental e a p re s e rv a ç ã o d a m e m ó ria institucional, enfim, um elenco de mazelas deixadas p o r um a adm i nistração irresponsável.
A tarefa que ora se coloca para a adm inistração pública consiste, praticam ente, em c o n stru ir um novo setor de informação d o cu m ental do po der Executivo. Não se pode sim plesm ente reivindicar um retom o ao estado anterior a esse d e sm a n te la m e n to , o q u a l tam b é m n ã o e ra d e to d o satisfatório. Im põem -se m edidas q ue sejam viáveis e inovadoras; q ue im pliquem um a redefinição do papel dos serviços dc inform a ção d o c u m e n ta l em face d a s tecnologias de informação e com u nicação atualm ente disponíveis no país; que reconheçam e se subm e tam à função axial q ue têm os u su ários cm qualquer serviço de in formação; que trate as propostas de cooperação e integração com o pressupostos essenciais das ativi dades de informação; e, finalm en te, que essas m edidas incluam o estabelecim ento de um a política formal, com base legal e legitim a da pelo consenso, que vise ao d e senvolvimento e operação dos ser viços dc informação docum ental do p o d e r Executivo. Q u a lq u e r ação visando qualquer um desses objetivos haverá de privilegiar:
♦ p o lític a d e in fo rm a ç ã o docum ental para o setor público;
♦ estruturação administrativa do setor de informação documental no p o d e r Executivo; ♦ capacitação e desenvolvimento de recursos humanos. Resum en LOS SERVICIOS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL DEL PODER EJECUTIVO
Retrata la situación dei sector de docum entación, responsable de la p r e s e rv a c ió n d e la m em ó ria in s titu c io n a l y d ifu sió n d e los conocim ientos p roducidos en el proceso de gestión pública ante las recientes reformas administrativas. La tarea que ahora se presenta a la aclm inistración pública consiste, p rác tic a m e n te, en c o n s tru ir un nuevo sector de información docu m e n ta l en el p o d e r E jecutivo, asegurando, así, precepto constitu cional de facilitar el acceso a la información.
Abstract
THE DOCUMENTAL
INFORMATIVE SERVICES FROM THE EXECUTIVE BRANCH
This article protraits the docum en tal secto r o f the adm inistration, w h ich p re s e rv e s in s titu tio n a l
memory and difusing knowlcdge produced in the process o f public management, in face of the recent administrative reforms. The task that public adm instration now fa ces is, pratically, to build a new sector of docum ental information in the Executive B ranch, th u s a s s u rin g th e c o n s titu tio n a l principie of facilitating access to information.
* G rupo d e Trabalho que elabo rou este docum ento:
A d e la id e R am o s e C ô rte (ENAP),Aglay T e ix e ira L eite (ENAP), A na M aria V a re la Cascardo Cam pos (Arquivo Na cional), A ndresa d e M oraes e Castro (SEPLAN/PR), A ntonio Agenor B riquet de Lemos (con sultor), Célia Maria de A lm eida (CRB-1/ENAP), Elaine M arinho Faria (CFB), H eloisa P ríncipe (IBICT), Sabrina M ascarenhas FaUuh (IBICT), Verone G onçal ves C au v ille (SEPLAN/PR) e Z e n e id e d e S o u s a P a n to ja (CFB).
