2.2.2 Workshops de requisitos

2.2.2 Workshops de requisitos

Os workshops ou oficinas de requisitos constituem uma das técnicas mais poderosas para a extração de requisitos.

Eles reúnem todos os stakeholders durante um período curto mas intensivo e focado. A técnica de brainstorming é o instrumento mais utilizado durante o workshop.

Parece claro que, quanto maior o leque de técnicas que o grupo de desenvolvimento aplicar no levantamento de requisitos, mais eficiente e eficaz ele será nesta tarefa.

No entanto, é comum não ter muito tempo para isso e precisar escolher uma única técnica para dar conta do recado.

Nesse contexto, se tivermos que selecionar uma única técnica, uma que puder ser aplicada e todas as circunstâncias independentemente do contexto e do período de tempo disponível, será o workshop ou oficina de requisitos.

O workshop de requisitos deve ser concebido com o intuito de encorajar o consenso sobre os requisitos da aplicação e conseguir concordância rápida entre as partes.

Esta técnica reúne num mesmo local os principais stakeholders do projeto durante um curto período de tempo, tipicamente de um ou dois dias.

A participação de um facilitador externo com experiência em levantamento de requisitos potencializa os resultados do workshop.

Um workshop bem elaborado e conduzido tem uma série de vantagens, a seguir:

•

Ajuda a construir um time propriamente dito, comprometido com um objetivo comum: o sucesso ou o fracasso do projeto;

•

Todos os stakeholders têm o seu espaço de contribuição . Nenhum deles é deixado de lado;

•

A técnica leva à concordância entre os stakeholders e os desenvolvedores em relação a o que a aplicação deverá fazer;

•

Pode expor e resolver questões políticas que possam interferir no sucesso do projeto;

•

O resultado, uma definição preliminar do sistema no nível dos aspectos, fica pronta

imediatamente.

Planejamento

A preparação do workshop é fator crítico para o sucesso do mesmo. “Vender a ideia”

Esta tarefa costuma encontrar resistência nas organizações com respostas tais como:

•

“Não vamos conseguir por todas essas pessoas chave ao mesmo tempo no mesmo

local.”;

•

“Outro workshop não...!”;

•

“Você nunca vaio conseguir trazer 'fulano' para a reunião!”

Não desanime! Se a equipe for forte e robusta na justificativa dessa solicitação, ela encontrará eco nos interessados.

Assegurar a participação dos stakeholders certos

A identificação dos principais usuários diretos e demais stakeholders é o maior desafio do levantamento de requisitos e, também, do workshop.

Isto implica, por um lado, identificar quias os perfis que têm contribuição a dar e, por outro, quem deve ter suas necessidades atendidas para o sucesso do projeto.

Cuidar dos aspectos logísticos

Isto envolve desde planejar os convites, as viagens, a estadia, ... até a iluminação e os demais aspectos que deverão garantir qualidade e conforto ao local onde a reunião irá ocorrer.

O profissionalismo nestes aspectos é determinante no sucesso da reunião.

Material de apoio e motivação

O envio de material aos participantes com antecedência aumenta a produtividade de workshop. Há diversos tipos de material útil como apoio aos workshops:

1. Informação de especificação do projeto: Isto pode incluir:

• rascunhos de documentos de requisitos,

• listas itemizadas de aspectos sugeridos, • cópias de entrevistas com usuários potenciais, • relatos de analistas sobre tendências na indústria, • relatórios de sistemas existentes,

• diretrizes gerenciais, entre outras coisas.

Este material deve ser selecionado com muito cuidado para garantir a sua utilidade;

2.

Estímulo a contribuições abertas (não “quadradas”): É interessante esquecer durante

um tempinho das restrições impostas e tentar dar lugar à imaginação, à criatividade. Com esse intuito, leve seus insights sobre o sistema e, também, artigos provocantes e estimulantes sobre o processo criativo.

Uma ressalva importante se refere à antecipação com a qual o material deve ser enviado aos participantes. Para que eles o leiam e, também, não tenham tempo de esquecê-lo, ele deve ser enviado entre uma semana e dois dias antes do início do workshop.

Um “Exemplo de memorando de chamada a um workshop” é proposto por Leffingwell e Widrig.

Escolha do facilitador

É recomendável que a escolha do facilitador seja a de alguém externo à organização e ao conjunto de stakeholders do sistema. Também é desejável que ele tenha familiaridade com a atividade de levantamento de requisitos. Como isto não é muito fácil, escolha uma pessoa que tenha as seguintes características:

• tenha sido treinada sobre o processo;

• tenha demonstrado capacidade de construção de consenso e ou habilidades de construção de equipes;

• seja suficientemente forte para coordenar reuniões desafiadoras, duras.

Se for necessário que alguém do time seja o facilitador, ele não deve contribuir na discussão com ideias e temas no workshop, pois isso poderia desvirtuar a construção do consenso.

Responsabilidades do facilitador

As responsabilidades do facilitador incluem as seguintes: • Estabelecer um tom profissional e objetivo à reunião; • Começar e suspender a reunião em tempo hábil; • Estabelecer e reforçar as regras do encontro;

•

Introduzir as metas e a agenda do workshop; • Coordenar as reuniões e manter o grupo “na trilha”;

• Facilitar processos de decisão e construção de consensos, mas evitando contribuir no conteúdo;

• Coordenar todas as facilidades e as questões logísticas para assegurar que o foco fique sempre na agenda;

•

Garantir que todos os stakeholders participem e a sua contribuição seja considerada; • Controlar comportamentos inaceitáveis e improdutivos.

Definição da agenda

A agenda do workshop é dependente de cada projeto particular. No entanto, há um padrão que costuma ser útil (“Amostra de agenda para um workshop de requisitos”)

período item descrição

8:00 às 8:30 introdução Revisar agenda, facilidades e regras

8:30 às 10:00 contexto Apresentar o estado do projeto, as necessidades, os resultados das entrevistas de usuários e demais 10:00 às 12:00 brainstorming Explicar aspectos de brainstorming para o projeto 12:00 às 13:00 almoço

13:00 às 14:00 brainstorimng Resgatar e continuar com as contribuições abertas 14:00 às 15:00 definição de

aspectos

Escrever definições de 2 ou 3 sentenças de cada aspecto 15:00 às 16:00 priorização Priorizar aspectos

16:00 às 17:00 fecho Resumir e atribuir ações, registrar aspectos futuros

Execução do workshop: problemas e “ciladas” da atividade

Os motivos que explicam as dificuldades dos workshop ficam bem expostos durantes os mesmos. O ambiente pode ficar politicamente pesado, agressivo ou ambos. Existem heurísticas que podem ser utilizadas para minimizar problemas passados presentes e futuros durante o workshop.

Os tickets do workshop podem parecer a primeira vista chatos e muito infantis, mas costumam ajudar a resolver este tipo de problema:

•

cada participante recebe 1 único ticket de “chegada atrasada”. Se ele se atrasar mais de uma vez, “paga prenda” ou contribui com uma caixa para algum fim preestabelecido;

•

cada participante recebe 1 único ticket que lhe dá direito a “uma batida em alguém”. Isto

pode parecer estímulo à agressividade, mas, ao contrário, expõe de forma leve as animosidades entre os departamentos ou as pessoas;

•

cada participante recebe 2 tickets de “grande ideia!” que ele precisa distribuir durante o workshop a participantes que contribuam, ao seu ver, de maneira especial;

•

1 único ticket de “5 minutos de fala” vai sendo dado a um e outro participante pelo mediador, como forma de assegurar a participação significativa de todos os perfis envolvidos.

Problemas e soluções na realização do workshop

Problema Solução • É difícil recomeçar depois do almoço e do lanche do meio da tarde;

•

Stakeholders chave podem se atrasar e comprometer a retomada do trabalho

•

O facilitador deve manter um timer na cozinha ou restaurante onde o pessoal almoçar;

• Os intervalos devem ser com tempo marcado e respeitado;

•

Os tickets de atraso devem ser usados uma única vez por

participante.

• Há pessoas que, por ansiedade ou

arrogância, tendem a monopolizar o tempo e o espaço das reuniões

•

O facilitador deve ser rígido na contagem do tempo e no repasse do ticket dos “5 minutos de fala”;

•

Adicionalmente, é importante identificar eventuais contribuições que podem ter relevância mas não para o momento ou o objetivo do workshop e que, portanto, devem ser deixadas em stand by. • Pode ocorrer a falta de

contribuições dos participantes.

•

O facilitador deve aproveitar os tickets “5 minutos de fala” e “grande ideia” para assegurar que ninguém fique alheio à

discussão e, também, que todos tenham sido ouvidos em relação às suas necessidades. • Pode haver comentários negativos, comportamentos deselegantes, brigas desagradáveis.

•

O facilitador deve usar os tickets “uma batida em alguém” até que eles se esgotem;

•

Pode ser estipulada uma quantia de contribuição à caixa de doações para eventuais brigas posteriores ao esgotamento dos tickets.

• Após o almoço as energias somem.

• O facilitador deve fazer o que for necessário para reiniciar as atividades e manter a reunião ativa;

• Servir alguma coisa apetitosa costuma ajudar a melhorar o ânimo e a aumentar o envolvimento afetivo com as tarefas propostas.