POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DIGITAIS, DE ACORDO COM AS PERSPECTIVAS
ARQUIVÍSTICAS
RIO DE JANEIRO 2014
UFF - UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
S586 Moura, Êda Maria Bastos de.
Políticas de preservação dos documentos digitais de acordo com as perspectivas arquivísticas / Êda Maria Bastos de Moura – Rio de Janeiro. 2014
47 f.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia)- Universidade Federal Fluminense, Rio de Janeiro, 2014.
Bibliografia: f. 44-46
1. Política de preservação digital. 2. Documentos arquivísticos digitais. I. Título.
UFF-UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
ÊDA MARIA BASTOS DE MOURA
POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS DIGITAIS DE ACORDO COM AS PERSPECTIVAS ARQUIVÍSTICAS.
ORIENTADORA: Prof.ª Dra. Clarissa Moreira dos Santos Schmidt
Rio de Janeiro 2014
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense como requisito para a obtenção do grau Bacharel em Arquivologia.
ÊDA MARIA BASTOS DE MOURA
POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS DIGITAIS DE ACORDO COM AS PERSPECTIVAS ARQUIVÍSTICAS.
BANCA EXAMINADORA
____________________________________________________________________ UFF – Universidade Federal Fluminense
____________________________________________________________________ Professor
UFF – Universidade Federal Fluminense
___________________________________________________________________
Professor
UFF – Universidade Federal Fluminense
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade
Federal Fluminense como
requisito parcial para a obtenção
do grau Bacharel em
AGRADECIMENTOS
Aos meus queridos pais, minha mãe Maria Gleides Bastos pelo amor incondicional e pelas orações. Ao meu pai, por sua preocupação constante com minha segurança nas ruas perigosas da UFF. Meu agradecimento ao meu amado companheiro João Álvaro D`Ippolito que sem seu incentivo e apoio não poderia ter me formado. Para minhas irmãs Cristina Bastos e Elizabeth Bastos, meu sobrinho Nícolas e cunhado Diogenes pelas longas ausências que impediram-me de estar mais junto de vocês. À minha amiga Carla Pereira Cavalcante por ter escutando muitos “Não posso tenho prova, não posso tenho trabalho”.
Na UFF, para minha orientadora Clarissa Schmidt por sua dedicação e carinho que tem se dedicado a tão sofrida carreira magisterial, obrigada por tão preciosos ensinamentos. O amor pelo ensino transcende em todo seu caminhar.
Em particular, a Professora Lindalva Rosinete Silva Neves pela sensibilidade e carinho e para meu queridíssimo Professor Paulo Pires Queiroz que proporcionou meu maior aprendizado: que os acúmulos na produção do conhecimento não podem ser superiores aos aspectos humanos. Para outros queridos professores que guardarei minhas melhores lembranças: Antônio Vitor Botão, Aline Lacerda, Esther Luck, Joice Cardoso Ennes, Linair Campos, Margareth Silva e Marcela Sanches, Raquel Pret e Sandra Badini, cada pedacinho da aulas de vocês guardarei com saudades. Para meus amigos da turma de Arquivologia de 2011 e meus amigos bibliotecários que contraí num legado de muito carinho. Obrigada a todos.
Arquivem tudo, arquivem tudo, disso sempre restará alguma coisa! NORA, 1984.p.23
RESUMO
O presente trabalho tem como temática as Políticas de Preservação dos Documentos Arquivísticos Digitais. Conceitua a terminologia de documentos e os seus aspectos intrínsecos e extrínsecos. Enfatiza a importância dos princípios arquivísticos na elaboração de uma política de preservação institucional, diferenciando-os das outras áreas da ciência informacional. Traça um panorama da evolução tecnológica, o surgimento do computador, que culminou com debates epistemológicos acerca da natureza dos documentos no ambiente digital, apontando reflexões teórico-conceituais do patrimônio digital dentro do contexto Custodial e Pós-Custodial. Atenta para a importância da implementação de políticas e estratégias de preservação, bem como as técnicas preservacionistas. Apresenta os projetos Interpares do Arquivo Nacional, Memórias do Mundo da Unesco e o Modelo OAIS-Open Archival Information System como referência na preservação digital a longo prazo. Aponta a Computação em Nuvem, cloud computing, como a mais nova tendência de armazenamento digital e suas conexões com o patrimônio arquivistico digital.
Palavras-chaves: Documentos Digitais, Estratégias de Preservação Digital. Políticas de Preservação. Princípios arquivísticos. Tecnologias de Preservação.
ABSTRACT
The current paper concerns the Policy of Digital Archival Documents Preservation. It conceptualizes the terminology of documents and its intrinsic and extrinsic aspects. It emphasizes the importance of archival principles in the elaboration of an institutional preservation policy, differentiating them from other areas of informational science. It draws a panorama of the technological evolution, the inception of computers, which culminated in epistemological debates about the nature of documents in the digital environment, indicating theoretical-conceptual reflections of the digital assets inside the Custodial e Post-Custodial context. It calls attention to the importance of the implementation of preservation policies and strategies, as well as preservationist techniques. It presents the InterPARES project of the Arquivo Nacional, UNESCO’s Memory of de World and the Model OAIS-Open Archival Information System as reference to long term digital preservation. It emphasizes Cloud Computing as the most contemporary tendency in digital storage and its connections with the digital archival patrimony.
Keywords: Digital Documents, Digital Preservation Strategy. Preservation Policies. Archival Principles. Preservation Technologies.
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 Definição dos documentos conforme a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos...17 Quadro 2 Aspectos da preservação digital ...36 Quadro 3 Técnicas de preservação digital...37
SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ... 11 1.1 OBJETIVOS ... 12 1.1.1 OBJETIVO GERAL ... 12 1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 12 1.3 JUSTIFICATIVA ... 13 1.4 METODOLOGIA ... 16
2. DOCUMENTOS DIGITAIS E SUA PRESERVAÇÃO: O PATRIMÔNIO DIGITAL ... 17
3. VISÃO DA ARQUIVOLOGIA E BIBLIOTECONOMIA NO CONTEXTO DA PRESERVAÇÃO DIGITAL... 20
4. A ARQUIVOLOGIA TRADICIONAL OU CUSTODIAL E A ARQUIVOLOGIA MODERNA OU PÓS-CUSTODIAL: REFLEXÕES À ABORDAGEM PRESERVACIONISTA ... 22
5. AS POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO E SUAS ESTRATÉGIAS. ... 32
5.1 ALGUMAS AÇÕES DE PRESERVAÇÃO DIGITAL: INTERPARES, MEMÓRIA DO MUNDO E OAIS-OPEN ARCHIVAL INFORMACION SYSTEM. ... 38
5.2 A COMPUTAÇÃO EM NUVEM E A CONFIABILIDADE NA PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DIGITAIS ... 40
6. CONCLUSÃO ... 42
11 1 INTRODUÇÃO
Frequentemente somos confrontados com dificuldades advindas das perdas documentais em suporte eletrônico. A maioria das instituições carece de uma política de preservação de seus acervos documentais de modo que os recursos informacionais possam estar acessíveis em várias dimensões da vida histórico-social, científica e cultural de uma nação. As formas atuais de se produzir, transferir e usar as informações associadas a padrões tecnológicos cada vez mais sofisticados traduzem e provocam alterações significativas nos conceitos e práticas das organizações, métodos de trabalho e parâmetros de produtividade dos documentos arquivísticos digitais. Nesse contexto, surge a preocupação com a preservação dos documentos arquivísticos digitais.
As políticas de preservação a longo prazo ajudam a garantir a manutenção e segurança documental, de maneira que um acervo possa ser ativado em qualquer contexto e em qualquer época, propiciando com que os documentos arquivísticos digitais tenham as características de confiabilidade, integridade e autenticidade. Desta forma, podemos afirmar que a problemática da preservação não é limigratório às questões brasileiras, trata-se de uma preocupação crescente mundialmente.
Vários fatores ocasionam tais preocupações: consideremos que as mídias são suportes transitórios e, portanto, não confiáveis e necessitam constantes aprimoramentos, as incompatibilidades de software e hardware, por exemplo, são submetidos as mudanças periódicas devido às questões comerciais, e mesmo que possam ocasionar esporadicamente alguma compatibilidade não garantem a durabilidade por muito tempo. Há também a natureza volátil do ambiente digital e tudo que nele comporta, por isso os documentos digitais estão sujeitos a serem afetados pela ação de vírus, alterados devidos às falhas tecnológicas e pela obsolescência acelerada dos seus suportes, causa de problemas diários dentro das rotinas das instituições
Outro fator agravante é que o fabricante de um software proprietário, ou seja, licenciados pelos direitos do produtor e pagos para a obtenção dessa informação, por exemplo, protege seu código fonte e em geral esse acervo gigantesco fica armazenado de forma inadequada tornando a conversão de um programa para outro um processo mais complexo, ocasionando perdas documentais irreparáveis. Perdas estas que levam consigo as
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principais características fundamentais dos documentos arquivísticos digitais. Vale ressaltar que a preservação digital tem um alto custo, portanto, sua aplicabilidade requer políticas que sejam criteriosas e específicas. Com isto, busca-se apresentar conceituações teóricas para que estas possam ser analisadas no âmbito da preservação dos documentos arquivísticos digitais.
Isto posto, no decorrer do presente trabalho, devido às questões terminológicas ainda não consolidadas pela área, será usada a expressão documentos arquivísticos digitais para se referir a todos os documentos que tenham em sua natureza o suporte digital mesmo que esses tenham sido analógicos e submetidos ao processo de digitalização (papel ou similar). Será usada também a expressão objeto digital com a seguinte nomenclatura adotada pelo projeto InterPares, Duranti (2005): documentos eletrônicos também chamados de objetos digitais que tem por características codificação de dados em dígito binário, inscrição física da codificação de uma mídia, estrutura lógica dos dados e apresentação compreensível.
1.1 OBJETIVOS
1.1.1 OBJETIVO GERAL
Acerca dessas considerações, o presente trabalho tem por objetivo geral refletir como as políticas de preservação de documentos digitais arquivísticos são importantes para garantir que os acervos possam estar acessíveis às futuras gerações.
1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Pretende abordar a importância dos princípios da Arquivologia para garantir as qualidades essenciais dos documentos de arquivos com formato digital, bem como seus atributos para que estes possam ser visualizados e interpretados sem perdas das características essenciais dos acervos documentais. Busca também identificar, na literatura arquivística, referenciais que compõem as políticas de preservação para documentos arquivísticos digitais.
Contribuir com reflexões teóricas elementos que possam integrar as políticas de preservação digital, tais como: expor a importância dos princípios da Arquivologia no contexto dos documentos arquivísticos digitais, além da trajetória histórica da humanidade na
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preservação seus acervos, abordar a importância da definição dos objetivos na implementação de uma política de preservação digital, apontar critérios relevantes que as compõem, traçar um panorama das tecnológicas atuais de preservação, sensibilizar para necessidades das políticas de preservação digital uma vez que os documentos digitais podem ser considerados frágeis,
sujeitos a adulteração, às falhas tecnológicas e pela obsolescência acelerada dos seus suporte. Isto posto, busca-se apresentar conceituações teóricas para que estas possam ser analisadas no
âmbito dos documentos arquivísticos digitais.
1.3 JUSTIFICATIVA
Em uma análise mais investigativa, podemos observar que desde seus primórdios até os dias atuais, a Arquivologia, na busca pela cientificidade e por sua autonomia enquanto ciência desvinculada da história passou por profundas transformações epistemológicas, cujos embargos a fez tornar subsidiárias de outras ciências até o reconhecimento internacional da profissão de arquivista.
A Arquivologia foi profundamente marcada, em suas origens, pelos aspectos pragmáticos vinculados às práticas burocráticas visando à eficiência na guarda e preservação de arquivo. O objeto da Arquivologia clássica era identificado pelo conjunto documental produzido ou recebido por uma dada administração, ou seja, o arquivo propriamente dito em seu suporte material e seu conjunto documental. As principais entidades eram os documentos de arquivo definidos como artefatos físicos e as interações entre essas entidades eram considerados orgânicos por natureza. Os objetivos e a metodologia poderiam ser descritos como controle físico e intelectual dos documentos a partir do Princípio da Proveniência e o seu desdobramento na ordenação dos documentos de acordo com a organização dada pelo produtor (FONSECA, 2005, p. 56).
Tais considerações eram prerrogativas do século XX, entretanto, a Arquivologia vive hoje, no século XXI, um novo momento de crises de seus paradigmas, ou seja, diante da realidade digital à área vem questionamento se os princípios e teorias, historicamente consolidados, serão capazes de responder às questões inerentes ao documento arquivístico digital.
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Não obstante, cabe-nos reportar às elevadas considerações de como os documentos eram organizados anteriormente à Era Digital, e continuam sendo, e como tais contribuições históricas nos remetem aos questionamentos pertinentes a Preservação Digital. Valemo-nos desses préstimos para considerar que o princípio da proveniência oferece ajuda, por exemplo, às questões da organicidade e da origem dos documentos dentro de um software. Sem essa contribuição, os documentos, ficariam dispersos e sem contextualidade perdendo todas as características que compõem um documento de arquivo. Por isto, um dos mais importantes marcos daArquivologia enquanto ciência foi com o Manual dos Arquivistas Holandeses no final do século XIX, onde foi promulgado a natureza de como os documentos deveriam ser agrupados, o respeito à origem de seus produtores, e principalmente, sua proveniência. Segundo Rondinelli (2005, p. 40-42), a autora nos explicita o acontecimento:
Uma medida administrativa que alterou para sempre o tratamento os arquivos. 1841, o historiador e arquivista francês Natalis de Wally promulgou o princípio da proveniência, ao sugerir ao ministro do interior a emissão de uma circular determinando que os documentos fossem reunidos por fundos, isto é, pelos órgãos de origem. A partir desse princípio passou a ser aplicado em muitos países, mas sua consagração definitiva se deu somente em 1964, durante o V Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Bruxelas, quando se tornou um dos princípios básicos do campo do conhecimento arquivistico.
Outro evento que proporcionou considerações a respeito foi o surgimento ferramentas tecnológicas que figuraram no cenário mundial após a 2ª Guerra Mundial, quando a tecnologia computacional saiu dos limites do uso militar e começou a expansão lenta pelas instituições públicas e privadas de vários países, em particular dos Estados Unidos.
Se a explosão documental, nos anos 40 e 50 do século XX, havia trazido para a Arquivologia uma redefinição da disciplina e dos profissionais que nela trabalhava, a constatação que se tem é que, na atual, e assim chamada era da informação, a crescente automação do processo produtivo e o uso intensivo de recursos tecnológicos produziram tantos efeitos na geração, processamento, armazenamento, uso e acesso às informações arquivísticas, que novos, maiores e complexos desafios vêm se impondo aos profissionais, aos arquivos e a essa área de conhecimento (INDOLFO, 2007, p.41).
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Podemos considerar que durante a década de 1970, o uso do computador era limitado aos especialistas, devido à necessidade de domínio de estruturas complexas de hardware e software, cujos profissionais atuavam completamente separados das instituições. Na década de 1980, inicia-se a era da informação eletrônica, cuja repercussão na sociedade contemporânea foi tão profunda quanto veloz, trazendo duas novidades: os computadores pessoais e redes de trabalho, fator que levou vários profissionais, em particular da informação, conjecturar o que aconteceria com suas atividades profissionais uma vez que as máquinas poderiam executar, mediante o automatismo, diversas funções que até então não se imaginava ser capaz. E além, que em um sistema operacional pudesse comportar uma elevada camada de informações nessas execuções.
A partir da década de 1990 até os dias atuais, com a popularização da Internet nos meios de comunicação, os fundamentos teórico-conceituais arquivísticos passaram por uma ruptura brusca, apresentando uma nova forma de documental: o eletrônico. Segundo Theo Thomassen (1999, p.10), o novo paradigma da Arquivologia é mais do que a passagem dos documentos em papel para os documentos eletrônicos, é a passagem para uma Arquivologia pós-custódia, ou Arquivologia pós-moderna.
As questões outorgadas aos documentos arquivísticos digitais ampliaram debates mais profundos, sobre sua natureza, seu suporte, sua confiabilidade, autenticidade, a capacidade de manter sua proveniência dentro de um sistema informatizado. Esse novo formato vem apresentando muitas perguntas e suas respostas ainda apresentam-se tênues. De acordo com Indolfo (2006, p. 41):
Esse crescente volume de documentos arquivístico eletrônicos, ou digitais, como têm chamando mais recentemente, presentes em nossos sistemas informatizados, tem ampliado a preocupação sobre a gestão, sua preservação e acesso a longo prazo. Para assegurar longevidade, é essencial a inclusão e requisitos de natureza arquivísticas desde o momento da concepção desses sistemas, tornando-se imprescindível o cuidadoso controle ao longo de todo ciclo vital, de modo a garantir a autenticidade, a fidedignidade, a integridade e a acessibilidade.
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Nessa perspectiva, questões sobre a preservação digital foram relevantes no Brasil, como a Carta para Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital (2005), viabilizado pelo CONARQ junto com a UNESCO e que traz diretrizes para a preservação digital; o Projeto InterPares, Duranti (1998-2012) no Arquivo Nacional coordenado por Luciana Duranti que tem por objetivo desenvolver conhecimento teórico e metodológico que permitirá aos arquivistas preservar documentos eletrônicos a longo prazo de maneira que sua autenticidade mantenha intacta. Além do programa governamental chamado Livro Verde (2000) que tem por finalidade abordar aspectos sobre a Sociedade de Informação e incentivos à preservação do patrimônio digital.
A partir do ano de 2000, intensificou-se os debates epistemológicos sobre como preservar documentais digitais sem perder as características de documentos de arquivo, o que culminou com a criação de repositórios digitais, em especial o modelo de Preservação Digital OAIS-Open Archival Information Sistem, referência de preservação a longo prazo. Mediante tais considerações e com surgimento de novas tecnologias, ocorreram avanços consideráveis no tocante ao poder de armazenamento e transferência da informação. Entretanto, a garantia de acessibilidade e interpretação dessas informações registradas em suportes digitais encontram-se ameaçadoramente desconhecida, o que torna a preservação digital um dos principais desafios do nosso tempo.
1.4 METODOLOGIA
O presente trabalho tem como sustentação metodológica a investigação pertinente à área arquivística no exercício de identificação, sistematização e análise do repertório bibliográfico, examinando através de suas questões epistemológicas relevantes, buscando apresentar reflexões acerca da preservação dos documentos arquivísticos digitais dentro do contexto que norteiam as políticas institucionais, valendo-se de tais aspectos teórico-conceituais para alocar uma análise mais profunda. Devo esclarecer que esta obra não tem por finalidade o acréscimo ou criação conceitual daquilo já outorgado pela literatura científica da área, mas contribuir para uma releitura dos aspectos apresentados sobre a preservação de patrimônio digital. Isso posto, no que diz respeito à metodologia, consiste em uma revisão bibliográfica.
17 2. DOCUMENTOS DIGITAIS E SUA PRESERVAÇÃO: O PATRIMÔNIO DIGITAL
Com vistas a compreendermos a conceituação dos documentos de arquivos e seus suportes precisamos reportar à definição da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE do CONARQ que estão dispostos no QUADRO 1 abaixo:
Documento Informação registrada, qualquer que seja o formato ou suporte.
Documento arquivístico Produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. (Record)
Documento arquivístico digital Codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. (Digital Record).
Documento arquivístico eletrônico
Reconhecido e tratado como um documento arquivístico. (Electronic Record).
Documento digital Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. (Digital Document).
Documento eletrônico Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de um equipamento eletrônico. (Electronic Document)
QUADRO 1 Definição dos documentos conforme a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Fonte: ARQUIVO NACIONAL, 2006.
Para explicitar mais o entendimento de documentos de qualquer natureza e seus aspectos tipológicos em suporte eletrônico e como ele interagirá em uma base de dados, por exemplo, promovendo a organicidade que o sustentarão a estrutura operacional dentro de uma política de preservação, reportaremos a definição defendida por Schellenberg (2006, p. 41). O autor apresenta uma dimensão mais ampla do são documentos, segundo ele:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.
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Dessa forma, outros elementos característicos dos documentos de arquivo que devem estar em voga na hora da elaboração de uma política de preservação. Esses caracteres precisam ser criteriosamente analisados, pois estarão implícitos no momento de criar e promover os requisitos de um sistema operacional, que posteriormente guardará essas informações. Segundo Bellotto (2002, p. 24-27):
Os caracteres ou elementos externos, extrínsecos, físicos, de estrutura ou formais têm a ver com a estrutura física e com a sua forma de apresentação. Relacionam-se com o gênero, isto é, a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de seus executores se serviram para registrar a mensagem. Os caracteres ou elementos internos, intrínsecos substantivos ou de substanciar têm a ver com o conteúdo substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como a natureza de sua proveniência e função. Os caracteres ou elementos externos ou físicos são: o espaço, o volume que o documento ocupa: sua quantidade, o suporte (material sobre o qual as informações são registradas) e o formato (configuração física dos documentos de um suporte, de acordo com sua natureza e o modo como foi confeccionado) e a forma que é estágio de preparação e transmissão de um documento, o gênero (configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo).
Além disso, os princípios fundamentais da Arquivologia reforçam as peculiaridades dos documentos de arquivos que devem estar dentro do legado que irá reger as políticas de preservação. Relembremos: o da proveniência, da unicidade, da organicidade, indivisibilidade. Tais conjuntos documentais arquivísticos, no contexto digital, causam grande preocupação devido a vários fatores externos não pertinentes a Arquivologia, mas enxertados nos aspectos das Tecnologias da Informação e Comunicação, TICs, e suas implementações no aspecto configural. Dentre eles: a obsolescência tecnológica, aceleração das mídias e ausência de uma política de preservação digital eficaz baseada no saber arquivísticos, de modo que as informações contidas nos documentos possam ser conservadas. A perda do patrimônio digital tem sido motivo de muita preocupação por parte das instituições. As disposições que os documentos se apresentam nas bases de dados força uma dependência tecnológica e a necessidade de uma política preservacionista.
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Atualmente, com o surgimento de novas mídias e rápida expansão informacional nos meios de comunicação ampliaram-se às reflexões acerca das questões de preservação digital. Uma imensa quantidade de documentos digitais está sendo produzida diariamente sendo esses alimentados por bases de dados. Esses volumes documentais digitais e o nascimento dos documentos eletrônicos (nato-digitais) criaram uma perspectiva diferente de como salvaguardar o patrimônio digital. As perdas dessas informações pode deixar uma grande lacuna histórica em instituição. Assim, faz-se pensar na criação de políticas de preservação de documentos que garantam a longevidade dos mesmos. Nesse sentido, o CONARQ (2004), explicita:
O artefato digital traz consigo uma fragilidade estrutural intrínseca que coloca permanentemente em risco a sua longevidade, tornando a preservação de seus conteúdos em formatos digitais um dos desafios essenciais do nosso tempo. A preservação digital, enquanto um conjunto de atividade voltadas para garantir o acesso aos conteúdos digitais por longo prazo, é, ao mesmo tempo, um desafio técnico e organizacional que se desenrola permanentemente no tempo e no espaço; seus objetivos exigem processos que portem uma intencionalidade contínua, dado que os objetos digitais não sobrevivem inercialmente, como sobrevivem as plaquetas de argila de cinco mil anos encontradas casualmente no deserto
As características documentos digitais são especiais. Por conta de instabilidade do ambiente digital, vários atributos lhe são peculiares. Um documento arquivistico digital tem um desafio constante: comprovação da autenticidade. Para entender esses atributos nos reportaremos Duranti (2005, p.10):
Fidedignidade é o grau de confiabilidade de um documento como declaração de um fato, isto é, sua capacidade de representar os fatos tratados. A Autenticidade é a confiabilidade de um documento como tal, e se refere ao fato de que um documento é o que ele parecer ser e não foi alterado ou corrompido. É responsabilidade do produtor quanto do conservador já que depende dos controles dos processos de transmissão através do espaço e do tempo. Precisão é uma característica que se refere a exatidão do conteúdo, em grande parte dependente da competência do autor e dos controles sobre os processos de registro de dados. A autenticação é entendida como definição de uma declaração, resultante tanto inserção de um acréscimo ao documento de um elemento ou de uma afirmação como usos de assinaturas digitais.
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Em um ambiente digital, os documentos tendem a ficar sujeitos a muitas adulterações e perda da sua capacidade probatória. Uma análise tipológica faz-se necessária. A tecnologia não deve determinar a solução para uma conservação documental. Antes, alinhada as questões arquivística em uma política de preservação
3. VISÃO DA ARQUIVOLOGIA E BIBLIOTECONOMIA NO CONTEXTO DA PRESERVAÇÃO DIGITAL.
As preocupações com preservação digital não se encerram em alicerçá-las dentro de um contexto, e salvaguardar essa inter-relação para que a informação arquivística não se perca. Não se trata somente em procedimentos que visam manutenção e recuperação de dados. As considerações abordadas nesta obra remetem-nos a analisar perspectivas dos profissionais da informação acerca da preservação de seus acervos no momento em que as políticas de preservação são elaboradas. Ou seja, para um arquivista todo conjunto documental digital contextualizado, por exemplo, tem função probatória, organizacional de um órgão produtor no sentido da legitimidade desse acervo. Sua integridade é preservada e através desta que se pode fazer a releitura atividades de uma instituição. Os acervos pessoais também podem servir de grande valia para consultas futuras. Contudo, no prisma biblioteconômico, os documentos de uma coleção são arranjados artificiais focados mais no conteúdo e sua representatividade do que no seu contexto. De acordo com Arellano (2008, p.38):
Dentre as práticas arquivísticas e bibliotecárias, a preservação digital é um fenômeno de maior interesse. Na perspectiva da biblioteconomia, a preservação da informação é uma atividade contínua, permitindo que o seu acesso seja permanente de longo prazo. Já na perspectiva arquivística, a informação é retida segundo critérios de permanência motivados pelas necessidades de uso para o qual ela foi criada. A diferença de abordagem também inclui uma discussão sobre a importância de arquivar apenas a parte da informação, mesmo que ela não tenha um valor de uso comprovado. Apesar das diferenças metodológicas de tratamento documental entre as subáreas da ciência da Informação (arquivologia e biblioteconomia), muitos conceitos são convergentes, seja pelo fato de a informação ser o objeto a ser tratado, ou pela mudança de ambiente (do físico para o digital) e suporte informacional em questão.
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Os bibliotecários pensam em termos de acervos como uma reunião de objetos. O objetivo é manter os documentos ou o conteúdo desses disponíveis para o futuro. O arquivista tem por atividade analisar o conjunto documental e que essa agregação tem o valor de prova e os aspectos organizacionais que possibilitam a tomada de decisão. O legado documental de uma instituição e sua produção documental é visado pelo arquivista como matéria-prima de sua função que culminará na recuperabilidade informacional no âmbito da preservação. Pensam no contexto ao redor dos processos, não de documentos isolados, mas sim de um grupo de evidências que auxiliam em decisões administrativas. Particularmente no mundo digital, os debates do arquivamento a longo prazo ficam escondidos nos sistemas burocráticos internos e na indefinição de políticas da infraestrutura técnicas das instituições. Por isto, analisar que perspectiva pelo qual a documentação será armazenada constitui uma primícia fundamental.
A perspectiva arquivística da preservação digital parte da compreensão representativa dos documentos (autenticidade, capacidade probatória, integridade das informações, contexto de produção e manutenção), dando ênfase às tarefas que as organizações e instituições arquivísticas que criam e são responsáveis pela guarda permanente desses documentos devem observar para lidar com objetos digitais. Para LAZORCHAK (2005, p. 4):
As primeiras considerações digitais sobre a preservação digital partiram da arquivologia. Fatores como tempo e custo de armazenamento de longo prazo foram adicionados a decisões sobre o volume e formato do material a ser preservado. Também foram os arquivistas que propuseram algumas das ferramentas necessárias para a proteção, cuidado e manutenção de coleções digitais. Com base no princípio de “custódia responsável” essa comunidade foi a primeira a apoiar o desenvolvimento dos repositórios digitais como sendo aqueles que reproduzem os espaços físicos dos arquivos tradicionais
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Nas considerações acima apontadas, remete-nos a considerar que algumas vezes ao elaborar uma política de preservação, há de considerar que as perspectivas têm suas variáveis do ponto de vista de outros profissionais. Por isto, os princípios arquivísticos tem a função apontar todas relações dentro de um conceito de busca eficaz para o gerador dessa produção. O serviço de busca, sua recuperação, é o que será vital, pois isola um documento sem deixar de indicar as contextualizações pertencentes.
4. A ARQUIVOLOGIA TRADICIONAL OU CUSTODIAL E A ARQUIVOLOGIA MODERNA OU PÓS-CUSTODIAL: REFLEXÕES À ABORDAGEM PRESERVACIONISTA
As fundamentações teórico-conceituais pertinentes às questões da arquivologia que inferem no processo de aplicabilidade da preservação digital devem ser criteriosamente analisadas no que diz respeito às ações que norteiam patrimônio documental, pois trata-se de um campo a ser explorado. Alguns projetam nas ferramentas tecnológicas e no seu automatismo uma parte das funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição, preservação, classificação, descrição, acesso. Acredita-se que uma parte dessas operações possa ser diluída nas praticidades da contemporaneidade e nas tecnologias das bases de dados, porque sabemos que as redes informacionais também constituem heranças de um legado institucional. Vale ressaltar que a preservação é uma das funções primordiais do saber arquivistico.
A presente obra não tem por finalidade agregar uma nova teoria a respeito da preservação digital e suas relações com a arquivística tradicional ou moderna, mas sim promover uma reflexão como essas duas correntes podem influenciar nas condições do patrimônio digital de uma instituição e como esses documentos digitais serão salvaguardados às futuras gerações.
Considera-se que as discussões teóricas são fundamentais para o amadurecimento e preenchimento, algumas vezes, de lacunas históricas e epistemológica, propiciando o crescimento da produção científica por meio de análises referentes à temática. Isto esclarecido, explanaremos o que hoje considera-se como duas principais linhas conceituais.
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Atualmente, há duas teorias/escolas principais que compõem o pensamento arquivístico contemporâneo: a Arquivologia Tradicional ou Custodial e a Arquivologia Pós-Moderna ou Arquivística Pós-Custodial.
Arquivologia Tradicional ou Custodial é formada essencialmente, por pesquisadores europeus. Desenvolveu-se, inicialmente, a partir da noção dos arquivos como fonte de pesquisa para a História. Este fato teve forte influência, ao mesmo tempo em que os arquivos históricos tornaram-se a face mais visível do objeto dessa mesma disciplina, o que ocasionou forte influência no plano teórico e prático. O objeto da arquivologia tradicional era identificado pelo conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma dada administração; era o arquivo (found d’archive) custodiado por uma instituição arquivística (FONSECA, 2005, p.55).
A Arquivologia Tradicional ou Custodial aborda a preocupação, em principal, com o vínculo de um fundo documental e sua ligação com a proveniência e ordem original, bem como as razões de sua produção. Nessa perspectiva, a custódia é do produtor. Para essa corrente, os documentos devem perpetuar íntegros e o suporte, especificamente eletrônicos, é apenas um meio pelo qual a informação é armazenada.
A partir da revolução tecnológica e científica, ocasionada em particular após a Segunda Guerra Mundial, a informação passou por um processo de crescimento exponencial conhecido como explosão informacional causando consideráveis mudanças no processo de registro, armazenamento, transmissão e acesso da informação. Junto a essas mudanças se deu origem a um novo tipo de sociedade, conhecida como Sociedade da Informação Werthein (2000, p71), trazendo consigo questões sobre a valorização da informação. Essa passou a ser um insumo e motivo pelo qual as grandes empresas do mundo capitalista passariam a tomar suas decisões. A nova perspectiva em relação à informação, anelada com as tendências tecnológicas mudaram para sempre o cenário mundial e as relações sociais. Podemos considerar que a questão paragmática entre as duas correntes teóricas está também alicerçada na perspectiva informacional proporcionada pela Sociedade da Informação que preza por economia e sustentabilidade nos aspectos informacionais. Economia, pode ser entendida no sentido físico em que os documentos estão espalhados pelo mundo em estado de deterioração e que muitas vezes de difícil recuperação. Por isso, a necessidade de armazená-los em ambiente digital. Acredita-se também que com tais ações possibilitará a minimização dos problemas de desmatamento que é ocasionado na extração do látex para a produção de papel,
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além economia dos espaços físicos das empresas onde grandes massas documentais são acumuladas. Essas reflexões se centralizavam sob na forma de preservar a informação documental, mas do que a configuração que o documento assume em sua produção. Com base nesse contexto, e com o surgimento das diversas mídias e a sua dependência, ocasionaram questionamentos à ruptura dos modelos teóricos tradicionais não só na Arquivologia, mas em outras ciências.
No início do século XIX, com o fortalecimento e autonomia da Arquivologia enquanto ciência, em particular a partir da publicação do Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos em 1889, pelos holandeses Muller, Feith e Fruin tem o arranjo e descrição de documentos de arquivos como atividades nucleares de sua teoria e prática com o objetivo de classificar, ordenar, descrever e fornecer os acessos dos documentos. O que podemos reforçar é que tais atividades têm fortalecido desde então a permanência dos fundos documentais produzidos na íntegra dentro de uma naturalidade, sem rupturas. Predominava o entendimento de preservação no seu contexto físico. Aliás, sob essa ótica, a atividade preservacionista tinha um cenário mais positivista, isto é, não havia contradições tão evidentes com o advento dos documentos digitais.
Quanto a questão do objeto arquivístico, o documento, os processos têm sentido duplo, dividindo um objeto comum em um conjunto de informações orgânicas e registradas que compõem um fundo de arquivo Com base nesses acontecimentos, surgiram princípios norteadores da arquivologia: Principio da Proveniência (Respect des fond) promulgada em 1841, em decorrência da necessidade de solucionar problemas causados pela organização temática adotada pelos arquivos nacionais franceses, tal entrave originou-se após a Revolução Francesa. É considerado regulador dos processos de representação arquivística, e talvez o método mais seguro para preservar a integridade dos conjuntos documentais. Segundo Duchein (1983, p.14).
O princípio da proveniência consiste em agrupar sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de uma pessoa física ou jurídica determinada o que chama de fundo de arquivo dessa administração, desse estabelecimento ou dessa pessoa.
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O princípio da proveniência e a função da descrição arquivística são basilares no aspecto da preservação do patrimônio digital. A proveniência tem função de salvaguardar o documento original de acordo com o contexto de produção e a descrição arquivística está relacionada a recuperação dessa informação. O conceito custodial por preocupar-se com a integridade total e absoluta do fundo de arquivo onde não há possibilidade de uma múltipla proveniência e que o fato de destes estarem submetidos a uma plataforma digital, por exemplo, não é critério de nascimento de uma nova metodologia. O controle intelectual é voltado para os princípios arquivísticos. A não aplicabilidade desses saberes nos sistemas informacionais imputa não só em meras reflexões sobre o modo como o patrimônio digital é preservado, mas implica em não estabelecer um contexto do fundo de arquivo e a ausência da relação entre o documento e o produtor. A descrição arquivística tradicional, por exemplo, ignora em si o conceito de metadados que tem por função a recuperabilidade documental. Lembramos que nenhum documento nasce do nada. Tudo tem um propósito. A perda do controle intelectual e as dificuldades de recuperação informacional surge desse panorama.
O fator norteador da constituição do fundo é o princípio da proveniência: a origem do documento em um dado órgão gerador e o que ele representa, no momento de sua criação, como instrumento que possibilitará a consecução de uma atividade dentro de uma função, que cabe ao referido órgão gerador no contexto administrativo no qual atua, ou que provará comprimento dessa atividade. (BELLOTO, 2006, p.28)
Nessa linha, a proveniência é um dos princípios mais relevantes no contexto de preservação digital, contudo, sem os demais princípios o patrimônio digital não receberia sequer essa terminologia, pois os documentos estariam contextualização nos sistemas informacionais. As próprias montagens das plataformas digitais devem ser elaboradas voltadas para os tais princípios e na observância os requisitos, por exemplo, o e-ARQ do Arquivo Nacional. Assim sendo, explicaremos, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, (BELLOTTO 1998. p.127-136) tais princípios:
26 Organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas. Proveniência é o princípio pelo qual os arquivos devem ser organizados, isto é, em obediência à competência e atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos, mantendo sua individualidade, não se devendo misturar documentos, enquanto produção/acumulação de origens diversas. Unicidade, a qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito de forma, espécie ou tipo, conservam caráter único em função de seu contexto de origem. Entende-se por indivisibilidade ou integridade arquivística a característica derivada do princípio da proveniência segundo a qual um fundo de arquivo (isto é, o conjunto documental acumulado por determinada entidade) deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido. Outro princípio diferenciador dos arquivos é o da cumulatividade, isto é, o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. A teoria das três idades é a sistematização das características dos arquivos correntes (arquivos ativos, com documentos em vigência, de uso administrativo); dos intermediários (arquivos semiativos que aguardam prazos de eliminação ou recolhimento aos arquivos históricos) e dos permanentes (arquivos inativos para administração).
As justificativas para esses princípios veio perpetuar, desde a segunda metade do século XIX, a natureza orgânica dos acervos, pois parece lógico que assim o proceda. O princípio da proveniência é visto como um estreitamento natural de uma atividade com o organismo que o gerou. Essa relação intrínseca mapeada também pelos nexos com outros fundos é que constitui tradicionalmente o fundo de arquivo. As críticas sobre o princípio vêm algumas vezes de sua aplicabilidade, e não dá sua teoria. Em relação com a preservação dos documentos digitais, o princípio da proveniência aponta para a natureza dos documentos e sua relação orgânica e como está não pode ser desvinculada na adoção de uma política de preservação. Segundo Cunninghan (2007, p.77):
Como todo arquivista sabe, o que distingue os arquivos de outras fontes de informação é que seu significado e valor derivam de sua proveniência. Se não se sabe a proveniência de um documento, então o documento não pode ser mais do uma fonte descontextualizada de informação, um objeto de informação que é, em grande parte, desprovido de significado amplo. O conhecimento da proveniência de um documento possibilita que este seja usado como evidência de atividades, para o que é essencial saber quem o produziu ou recebeu e para qual propósito.
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Devido à importância atribuída à sua comprovação e efetividade pela comunidade científica, o princípio foi rapidamente adotado por outros países, que incorporaram às suas práticas e teoria no momento da classificação e organização. Neste âmbito, a partir do anúncio do princípio da proveniência e do conceito de fundo, o trabalho do arquivista moderno passa a ser livre de interpretações, uma vez que não há outra maneira de ver o documento, que não por meio das relações que esse estabelece com seu produtor. Segundo essa teoria, a naturalidade é o que compõe um fundo de arquivo, assim visto, não há não outra margem de contestação.
Nesse sentido, a forma e o conteúdo, a natureza física dos documentos, são indispensáveis na composição de um fundo documental. Não há a preocupação com o tipo de suporte, tal como os documentos em argila e papel, pois tem forma rígida e constante. A salvaguarda e preservação dos conteúdos é linear e livre do campo das incertezas e as inconstâncias midiáticas. A tecnologia tem sentido agregador, vista de maneira superficial. Os documentos de arquivos são vistos como subproduto inocente, neutro e imparcial de uma atividade. Os documentos eletrônicos são vistos como simples suportes como fora em outrora o pergaminho e a pedra. O mundo virtual é visto como facetas ainda inexploradas. Não há consideração acerca da instabilidade de um documento digital, que causa insegurança. Contudo, um dos maiores diferenciais desse suporte ao qual a própria Arquivologia não encontrou sua versão é justamente a mutabilidade que esse representa.
A Arquivologia Pós-Custodial ou Moderna teve sua fundamentação teórica a partir da final da década de 1980, por Taylor Hugh, devido às mudanças do suporte físico para o digital. Observando o contexto histórico da época, com a entrada dos computadores nas empresas e as novas descobertas desta maquinaria veio a causar uma revolução de conceitos. O que aconteceria com os documentos em papel? Até que nível o computador e seus sistemas operacionais infeririam nas funções arquivísticas?
A teoria Pós-Custodial é uma abordagem pós-moderna cujo cunho principal deriva do fato de repensar nas relações existentes entre os criadores dos documentos visando permitir ao arquivista uma melhor compreensão função, do processo e da atividade que gerou o documento num ambiente eletrônico. O princípio da proveniência no contexto da preservação digital é visto na concepção de virtualidade e flexibilidade. Entende-se que há múltiplas proveniências devido a uma imensidade de documentos eletrônicos nas bases de
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dados e que vários produtores necessitam desses documentos em suas necessidades institucionais, então entende-se que essas multiplicidades deve fazer sentido no momento que não se pensa mais nos arquivos como algo rígido e imutável, mas pensado em séries e unidades funcionais. O foco passa a ser externo e não mais interno, leva-se em conta o contexto e o processo do documento, não sua origem. Nisso, princípio da ordem original também é discutido. Há aceitabilidade de uma intervenção por parte dos sistemas de informação. O sistema de classificação perde sua integralidade. O controle intelectual é superior a esse.
A partir deste novo quadro teórico-metodológico surgem novas possibilidades e perspectivas de estudos diferenciados, temas que até então não são discutidos pela literatura, e que podem vir a contribuir com a consolidação da teoria e criar frentes de pesquisa inéditas com o intuito de buscar soluções para as complexidades dos problemas apresentados. De acordo com Lopez (2009, p.132):
A arquivística tradicional é uma construção contraditória. A primeira contradição consiste em manter os princípios e teorias fundamentais da arquivística como um conjunto, e de recusar, sistematicamente, o papel de uma disciplina independente. A segunda corrente/escola, considerada por alguns como moderna, é identificada como Arquivologia Pós-Moderna ou Arquivística Pós-Custodial, oriunda principalmente, do trabalho de pesquisadores canadenses, que aproximam a Arquivística dos métodos de compreensão e estudo próprios das Ciências Humanas. Atualmente, é composta por três perspectivas de estudo: a Arquivística Integrada – liderada pelas figuras de Jean-Yves Rousseau e Carol Couture –, a Arquivística Funcional – fundamentada principalmente na avaliação e proveniência, liderada por Terry Cook – e a Diplomática Contemporânea, liderada por Luciana Duranti. No que diz respeito a autores provindos das correntes de pensamento canadenses. Estes autores discutem mudanças de paradigmas na disciplina, como no contexto de produção de documentos, em virtude do aumento do uso de tecnologias, e pela atual natureza da produção dos documentos, inferindo que não existe, em hipótese alguma, naturalidade na guarda, no processamento e no conteúdo.
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Na sintética análise das correntes teóricas acima apresentadas permitem dialogar que o pensamento na área vem se alterando e alguns conceitos antes tidos como consolidados estão sendo questionados. Trata-se de diferentes pontos de vista, embora em alguns momentos elas se relacionam e depois se contrapõem. Isto porque, a Arquivística Moderna não poderia discutir ou refutar aspectos sem que a Arquivística Tradicional tivesse iniciado seus estudos.
Tais refutações ganham fulcro nas seguintes considerações: Uma vez que é tudo social e culturalmente construído no mundo pós-moderno, desconstruir e reformular parecer ser a melhor forma de refletir a diversidade de produção e organização do conhecimento. Os documentos de arquivos devem ser entendidos como entidade social e culturalmente construída, um símbolo moldado pelo autor com objetivo específico, longe de ser um subproduto inocente e imparcial. Consequentemente, a organização e a descrição desse conhecimento não devem ser estudadas como processos neutros e livres de influências funcionais e sociais. (TOGNOLI, 2012. p.83)
A partir da perspectiva pós-moderna o significado do conjunto documental muda ao longo de tempo de acordo com os usos que cada pessoa pretender fazer dele. Passa a ter uma conotação mais voltada para os contextos social, organizacional e funcional de uma instituição que vive em constante mudança. Entende-se que o fluxo documental é simultaneamente imaterial e dinâmico. A organicidade não se perder, mas começa-se pensar menos em arranjos e descrição de maneira estática e definitiva, havendo sempre a necessidade de ligar o documento ao contexto, por isso, a proveniência assumirá um caráter múltiplo, pois o documento é confeccionado para apoiar várias atividades no momento da criação, várias instituições e pessoas. O princípio da proveniência e da ordem original devem ser analisados enquanto algo conceitual e dinâmico, e não enquanto entidade física. Nesse caso, o fundo como nível máximo da representação, só será valido em uma pequena instituição. Nas grandes multinacionais cujo gerenciamento operacional querer outra dinâmica não será possível tal feito. No sentido de preservação digital, também será complexo guardar em um único repositório documentos eletrônicos de valor permanente. O controle da informação preservada deve ser mais intelectual do que físico.
30 Com essa abordagem de modelo estrutural e funcional encontra fulcro no Sistema de descrição dos Arquivos Nacionais da Austrália onde se entende de documentos como organismos dinâmicos e virtuais em constante evolução. O sistema de descrição dos Arquivos Nacionais da Austrália desde a publicação de Peter Scott em 1966 ignora o conceito de fundo descrevendo as séries de documentos como o principal nível de classificação e o item documental como o segundo nível. Segundo Scott, (há alguns problemas apresentados na aplicação do conceito de fundo nos arquivos, por exemplo, quando um fundo é criado a partir de documentos transferidos de outro órgão o risco é que eles possam perder a ordem original; ou quando séries parecidas são criadas por órgãos diferentes na mesma organização) que só podem ser solucionado com aplicação das séries como categoria principal. Em relação à definição de fundo enquanto conjunto documental produzido ou recebido por um órgão, enquanto entidade física funciona como algo originalmente artificial, no sentido de que o arquivista “monta” um arquivo que originalmente não existia enquanto um conjunto de documentos produzidos por uma mesma pessoa em função de uma mesma atividade. (TOGNOLLI, 2012, p.87).
Na perspectiva da preservação digital e sua política, é criterioso analisarmos todos os aspectos dessas duas correntes. Não é tão somente cunho para debate acadêmico. Ao preocupar-se com a preservação a longo prazo, o que será enfocado é o que perpetuará. Como este documento será recuperado num meio de um sistema operacional de séries? A relação visceral com o órgão produtor, como fica esse acervo? E o contexto, poderá se perpetuar? Ao encapsular um documento, por exemplo, deve-se focar somente na preservação da informação arquivística? E isso será garantia de sua recuperação? A estrutura do documento e suas tipologias, perdendo-se, como serão as formas de identificar o produtor? A certificação digital será garantia de uma autenticidade documental? E o que pensar da descrição e do arranjo se um fundo deve estar ligado ao seu criador? Segundo Cook:
Se o conceito de fundo está ligado principalmente ao criador, obscurece criações múltiplas e complexas ao atribuir os documentos física e intelectualmente a fundos únicos, durante o arranjo e descrição, distorce a proveniência e, portanto, mina propósito o propósito central da descrição (COOK, 1993, p. 24-37).
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Ao imaginar que um conjunto documental não tem em sua criação a naturalidade, leva então em consideração que a própria maneira de arranjá-lo e descrevê-lo já é por si só artificial, que a criação de documento tem um propósito, logo há uma reflexão sobre essa mutabilidade “autorizada” no momento da preservação digital. Tal projeção encontra fulcro nas ideias de Yeo:
As distinções rígidas entre orgânico e artificial são insuportáveis; nós temos um continuum, de conjuntos compostos inteiramente de documentos gerados durante a vida ou trabalho de um indivíduo àqueles cujos conteúdos foram totalmente adquiridos a partir de fontes externas. Ultimamente qualquer agregação que resulte de uma ação humana consciente é uma criação artificial. (YEO, 2012, p. 47).
Isso exposto, podemos reiterar que qualquer que seja a particularidade das teórico-conceituais de ambas correntes, estas sempre serão motivo de análise ao abordamos a elaboração de um projeto de preservação digital. O acervo precisa ser preservado como função de prova, evidência das ações de uma instituição ou pessoa. Suas políticas devem estar sempre focadas em atender as respostas sociocultural, administrativa e histórica de uma nação ou instituição. O acesso deve ser aberto de modo que a tecnologia aplicada garanta a recuperação. Atender a demanda sempre será a teoria principal, pois não nos cabe instituir “os achismos” acadêmicos mas sim resguardar a memória e as funções pelas quais os documentos são produzidos. Uma política de preservação de documentos digitais deve alocar todos os recursos disponíveis tanto financeiros quanto humanos, sabendo que este é um projeto contínuo. Não se encerra em si mesma, pois os fluxos documentais crescem de maneira vertiginosa no ambiente digital. A todo instante, milhares de documentos estão sendo produzidos ou alimentados em bases de dados. A necessidade de uma política de preservação é um fator não de cunho dialético das universidades, mas fator emergencial e agravante nas empresas. A maneira como essa informação é tratada e armazenada tem sido motivo de muitas preocupações de arquivistas, produtores e outros profissionais de maneira em geral. A informação é um bem. O documento tem valor não só arquivístico como financeiro. A economia deste nos remetem também às questões de como essa informação é armazenada. Imaginarmos uma rigidez na política de preservação não é solução para inúmeros problemas que apresenta no decorrer de sua implementação. Portanto, assim como o estudo da natureza dos documentos digitais e sua preservação ainda é um campo a ser explorado, as teorias
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Custodial e Custodial tem um longo caminho de debates e estudos que não irão enfraquecer a Arquivística, antes, serão motivos de enriquecimentos complementares que fortalecerão o saber.
5. AS POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO E SUAS ESTRATÉGIAS.
A realização de uma política de preservação dos documentos digitais é uma questão em voga na área dos arquivos, pois trata-se de uma tarefa que abrangem várias vertentes, dentre elas às questões pertinentes a natureza pelo qual este conjunto documental é preservado, ou seja, no ambiente digital. O aspecto da avaliação, descrição e fragilidade do suporte, neste caso, incluídos a dependência da tecnologia, gera um clima de insegurança ao abordar a temática. A avaliação é de fundamental importância na confecção de um plano de preservação. O que preservar? A tendência das instituições públicas é preocupa-se não só com o valor probatório intrínseco dos documentos e suas funções, mas com a questão cultural, porque os bens contidos imprimem toda a história da sociedade, suas crenças e seus costumes. Não raro, as políticas de preservação são voltadas para a guarda dos acervos culturais. Estes acervos englobam não só em arquivos, mas museus, bibliotecas, centro de documentação, etc.
A descrição é outra atividade que temos que levar em consideração pois é o que viabilizará as informações contidas na hora da pesquisa. No ambiente tecnológico está atrelada aos metadados de preservação que possibilitam uma desconexão com a informação a ser preservada. É essencial no momento de encapsular esse patrimônio digital, isto é, no momento em que o englobe informacional é guardado às futuras gerações. A dependência tecnologia também é outro fator que gera insegurança no momento da preservação digital porque não há um limite para as invenções tecnológicas e suas ações. Lembremos que a preservação não encerra em si mesma, ao contrário, está submetida a constantes mutações. Quanto à instituição privada, a questão da preservação está focada em função de prova que este documento tem. De qualquer maneira, independentemente de qual tipo de instituição a qual o patrimônio é preservado, deve-se alocar recursos matérias, físicos e humanos, bem como promover intercâmbio com outras instituições que permitirão a execução de um trabalho mais satisfatório, além da realização de convênios e acordos em trabalho conjunto
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que possibilitarão também, dentro outras coisas, a divulgação do fazer preservacionista. A ampla divulgação de uma política de preservação dentro das instituições propiciará condições para a tomada de consciência da importância de cada profissional da instituição no processo de trabalho preservacionista, independente da sua função específica, de modo que se sintam agente dessa complexa atividade. O interessante numa política de preservação é que ela seja capaz de envolver todos os profissionais. No que diz respeito às políticas nas instituições públicas Jardim as define como:
O conjunto de premissas, decisões e ações, produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social, que completam os aspectos (administrativos, legal, científico, cultural e tecnológico, etc.) relativos à produção, uso e preservação da informação arquivística de natureza pública ou privada. Políticas públicas arquivísticas devem ser setoriais (em função das características de produção dos arquivos, tipologia, utilização, demarcação administrativa etc.) e podem apresentar uma configuração nacional, regional ou local. (JARDIM, 2006, p.10).
Ao atentarmos para as questões de uma política de preservação, devemos compreender que nem tudo deve ser preservado e recorremos a diversos profissionais no momento de decidir o que deve ser feito, respeitando os aspectos legais, a tabela de temporalidade inseridas nos planos de classificação. Sendo esta política submetida à Comissão de Avaliação e a subordinação do CONARQ e segundo a Lei 8.159 (BRASIL, 1991). Neste contexto, alguns questionamentos se impõem. Segundo Silva (2012.p.131):
Qual o papel da preservação entendida esta como uma função arquivística? E nessa circunstância, onde a preservação pode ser enquadrada?
Qual é a relação entre a gestão de documentos e preservação?
Qual é o papel do arquivista na preservação dos acervos sob sua responsabilidade?
Se preservar também significa escolher e decidir, de que forma o arquivista pode participar dessas escolhas e decisões?
E as questões financeiras, o abastecimento das rubricas orçamentárias, as disputas por verbas, são parte do papel e das responsabilidades dos arquivistas em relação à preservação nos arquivos?
Se a preservação for entendida como um “produto” que é “vendido” hoje para uma “entrega” que nunca se concretiza totalmente, como proceder?
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A função de preservação de digital não deve ter dupla interpretação. Todos os seus requisitos devem estar pré-estabelecidos de modo a consideramos efetivamente o que é uma política de preservação. Dito isto, de modo a definirmos o que explanamos como preservação digital, valemo-nos das ideias de Ferreira (2006. p.20):
A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação digital permaneça acessível e com qualidades de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da utilizada no momento da criação.
Para que esta preservação aconteça são necessários uma série de critérios. Uma política de preservação de documentos digitais consiste na criação de um documento formal de planejamento estratégico, onde são definidos procedimentos, normas e estratégias que estabeleçam uma estrutura técnica e organizacional que permite preservar os documentos digitais continuamente, conservando sua forma física, elementos intrínsecos e extrínsecos, e a informação arquivística que os mantenha autênticos, íntegros e acessíveis. Além da definição dos procedimentos e estratégias de preservação, uma política estabelece como estes serão implementados. E para definir uma política de preservação consideram-se as atividades de gestão documental.
Diferentemente dos arquivos físicos, outros aspectos devem ser analisados dentro do contexto de preservação digital. As estratégias operacionais, como migração de suporte, por exemplo, e o refrescamento do meio, preservação física, e a conversão dos formatos, a emulação, que é a preservação lógica e a preservação do conteúdo, também chamada de informação arquivística. Há os metadados de preservação que devem estabelecer uma clara definição dos aspectos descritivos para posterior recuperação.
A definição de uma política de preservação envolve, geralmente, todas as facetas de um arquivo. Implica na criação de políticas de avaliação e seleção de materiais, a identificação de esquemas de metainformação apropriados (metainformação descritiva, técnica, de disseminação, estrutural e de preservação), a definição de estratégias de preservação adequadas a cada classe de objetos digitais, a criação de planos de sucessão para a eventualidade da organização detentora da informação interromper a sua atividade, a utilização de modelos sustentáveis de financiamento, entre outros (FERREIRA, 2006, p. 66)
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As medidas de preservação digital devem garantir que o objeto digital, permaneça acessível. Preservar por si só não garante seu objetivo principal. Preserva-se para dar acesso. Preserva-se para o presente, para o passado, para o futuro. Preserve-se para as decisões administrativas. Preserva-se para o cidadão comum e para o direito. Os aspectos da preservação vão muito além de uma questão tecnológica e conceitual acadêmica. Preserva-se para a Memória, pois o ser humano não traz consigo mecanismo algum que possa registrar as ações que não sejam por meio de um suporte. Vale lembrar que um objeto digital, entendido como documento, pode ser decomposto dos elementos essenciais que o compõem. Seu layout pode ser facilmente alterado.
A preservação digital compreende mecanismos que permitem o armazenamento em repositórios de dados digitais que garantam a perenidade dos seus conteúdos, integrando a preservação física, lógica e intelectual dos objetos digitais. (ARELLANO, 2004, p.15)
Por isso, é necessário atendar para os aspectos pertinentes à preservação. A instabilidade, a forma de armazenamento, transporte dessas informações e sua manutenção devem ganhar maior destaque nos aspectos que estão inseridos em uma política de preservação. E apesar da reprodutibilidade garantir uma certa invulnerabilidade documental, seus suportes estão longes de serem eternos. Esses aspectos apresentam um fluxo contínuo, pois a demanda é muito maior que a oferta, isto é, o crescimento desse patrimônio digital é mais veloz que podemos supor. Considerando que, nem sempre um cenário de uma política pública de preservação digital vai parecer favorável, pois é sabido que as condições dos acervos públicos nesse particular, encontram-se em condições precárias.
