Biblioteca Digital do IPG: Relatório de Estágio Curricular – Instituto da Segurança Social (Guarda)

Daniela Cardoso dos Santos

Dezembro de 2013

Relatório de Estágio

Daniela Cardoso dos Santos

Relatório para obtenção do grau de Licenciatura em Gestão de

Recursos Humanos

Elementos Identificativos

Aluno:

Nome: Daniela Cardoso dos Santos Nº: 1010209

Licenciatura: Gestão de Recursos Humanos Contacto Telefónico: 965326275

E-mail: daniela.cs19@gmail.com

Estabelecimento de Ensino:

Escola Superior de Tecnologia e Gestão Instituto Politécnico da Guarda

Empresa Acolhedora:

Nome: Instituto da Segurança Social, Instituto Público/Centro Distrital da Guarda

Morada: Avenida Coronel Orlindo de Carvalho, 6300-680 Guarda

Contactos: 271 232 600 | Fax: 271 232 635

Duração de Estágio:

Inicio: 2 de Outubro 2013

Fim: 7 de Dezembro 2013

Orientadora de Estágio no Instituto da Segurança Social, Instituto Público/ Centro Distrital da Guarda

Grau Académico: Licenciatura em Sociologia

Carreira e categoria: Técnica Superior

Orientadora de Estágio no Instituto Politécnico da Guarda

Nome: Dr.ª Maria José Valente

“Há um tempo em que é preciso abandonar as roupas usadas, que já têm a forma do nosso corpo, e esquecer os nossos caminhos, que nos levam sempre aos mesmos lugares. É o tempo da travessia: e, se não ousarmos fazê-la, teremos ficado, para sempre, à margem de nós mesmos.”

Plano de Estágio

Estudante: Daniela Cardoso dos Santos Docente Orientador: Maria José Valente Supervisor: Maria Luísa Bento Mesquita

Atividades Planeadas

Apoio Organizacional ao nível da avaliação de desempenho Contacto com a legislação

Controlo e registo de assiduidade

Participação no arquivo de documentação de Recursos Humanos e apoio jurídico

Apoio Organizacional e preparação da formação

Atividades Planeadas e efetivamente desenvolvidas

Contacto com a Legislação

Controlo e Registo de assiduidade

Participação no arquivo de documentação de Recursos Humanos e apoio jurídico

Apoio Organizacional e preparação da Formação

Atividades Não Planeadas e efetivamente desenvolvidas

Ajudas de Custo

Apoio Jurídico

Resumo

O presente relatório de estágio surge no âmbito da disciplina estágio curricular, com o objetivo de conduzir à conclusão da Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos do Instituto Politécnico da Guarda.

O estágio realizou-se no Instituto da Segurança Social, Instituto Público/ Centro Distrital da Guarda, no Sector de Recursos Humanos e Assuntos Jurídicos e Contenciosos entre os dias, 2 de Outubro de 2013 e 7 de Dezembro de 2013.

No decorrer do estágio curricular foram desenvolvidas diversas atividades das quais se destacam: contacto com a legislação; controlo e registo de assiduidade; participação no arquivo de documentação de Recursos Humanos e Apoio Jurídico e auxílio na organização e preparação da formação.

Agradecimentos

Um estágio é mais que um período de tempo destinado a formação e à aprendizagem de uma prática profissional, é, também um momento gratificante de partilha, de colaboração e de saber entre PESSOAS. Cada um de nós, enquanto PESSOAS, tem consciência de que o SABER é fruto de conhecimento e de investigação, mas também de trocas, de opiniões e de muito mais...

Agradeço, desde logo, aos meus pais. Sem os sacrifícios deles e a renúncia aos seus sonhos para permitir os meus, nada disto seria possível.

Ao Instituto da Segurança Social, pela oportunidade de facultar-me algumas aprendizagens, complementares ao meu percurso académico.

Um agradecimento muito especial à Professora Maria José Valente orientadora de estágio e à supervisora Maria Luísa Bento Mesquita que acompanharam de perto os meus últimos momentos académicos.

Aos assistentes técnicos Manuel Soares e Luísa Andrade, efetivamente pessoas que me deram grandes ensinamentos, quer profissionais, quer pessoais. Futuramente irão ser-me muito úteis.

A todos os professores do Instituto Politécnico da Guarda e colegas de curso que muito me ensinaram nos últimos três anos, contribuindo para o meu enriquecimento profissional e pessoal.

E por fim aos meus amigos, Ana João Oliveira, Tânia Abrantes, João Madureira, Marco Alves, Filipe Marques e Ana Ramalho que sempre me acompanharam neste meu percurso académico, multiplicando alegrias e dividindo tristezas.

Índice

Elementos Identificativos ... III Plano de Estágio ... VI Resumo ... VII Agradecimentos ... VIII Lista de Figuras ... XI Lista de tabelas ... XII Índice de anexos ... XIII Acrónimos ... XIV

Introdução ... 1

Capítulo I ... 3

1. INSTITUTO DA SEGURANÇA SOCIAL, I.P. ... 4

1.1Missão, Visão e Valores ... 5

1.2Política de qualidade ... 6

1.3Objetivos estratégicos ... 7

1.4 Organização dos Serviços Centrais ... 8

1.5 Centros Distritais do ISS,I.P ... 9

1.6 Centro Distrital da Guarda ... 10

1.7 Competências do CD da Guarda ... 13 Capítulo II ... 14 2.1 Ajudas de Custo ... 15 2.1.1 Enquadramento Teórico ... 15 2.1.2 Atividades Desenvolvidas ... 16 2.2 Apoio Jurídico ... 16 2.2.1 Enquadramento teórico ... 16 2.2.2 Atividades Desenvolvidas ... 18 2.3 Formação ... 18 2.3.1 Enquadramento teórico ... 18 2.3.2 Atividades Desenvolvidas ... 22

2.4 Controlo e Registo De Assiduidade ... 24

2. 4.1 Enquadramento Teórico ... 24

Capítulo III ... 29 3.1 Apreciação Crítica ... 30 3.2 Conclusão ... 31 Bibliografia ... 32 Webgrafia ... 32 Legislação Consultada... 33

Lista de Figuras

Figura 1: Organograma do ISS,I.P/CD Guarda ... 12 Figura 2: Etapas do Ciclo Formativo ... 20

Lista de tabelas

Tabela 1 – Unidades Orgânicas Centrais do ISS, I.P ………9 Tabela 2 - Constituição do Dossier

Índice de anexos

Anexo 1 - Organograma do Instituto da Segurança Social, I.P ………..35

Anexo 2 - Competências do Núcleo de Apoio à Gestão………...36

Anexo 3 - Pedido de Ajudas de Custo………...37

Anexo 4 - Pedido de Alojamento………...38

Anexo 5 - Requerimento de Proteção jurídica………...39

Anexo 6 – Certificado de Formação “ReDescobrir a SSD”..……...40

Anexo 7- Participação em Acão de Formação …...41

Anexo 8 – Lei 59/2008 de 11 de Setembro………...42

Anexo 9 – Justificação de faltas………..……...43

Acrónimos

CD Centro Distrital

DRH Departamento de Recursos Humanos

GESVEN Programa de Cadastro e Vencimento dos Trabalhadores

IP Instituto Público

IPSS Instituições Particulares de Solidariedade Social

ISS Instituto da Segurança Social

NAG Núcleo de Apoio à Gestão

RH Recursos Humanos

TIC Tecnologias de Informação e Comunicação

SSD Segurança Social Direta

NEXOS Sistema de Gestão de Assiduidade

PAF Plano Anual de Formação

SISTIME Sistema Integrado de tempo

SIADAPSistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração

Introdução

“O estágio é um locus onde a identidade profissional do aluno é gerada, construída e referida.

Volta-se para o desenvolvimento de uma ação vivenciada, reflexiva e crítica e, por isso, deve ser planeada gradualmente e sistematicamente”

Burriolla, M. (1995)

Considero que um estágio tem como missão obrigatória desenvolver competências a nível profissional, no âmbito do saber, conhecer e saber fazer e a nível pessoal, no âmbito do saber ser e do saber agir em meio laboral.

O estágio curricular proporciona diversas vantagens para qualquer estudante que consiga tirar proveito do mesmo, tais como conhecer de forma próxima a realidade laboral, diminuindo assim o choque entre vida académica e vida profissional. A confiança e a segurança aportadas tornam-se numa mais-valia para quem, futuramente, ingressar no mercado de trabalho.

O estágio realizou-se no Sector de Recursos Humanos e Assuntos Jurídicos e Contenciosos do ISS, I.P CD Guarda o que permitiu compreender o funcionamento destes dois sectores numa Instituição Pública.

Foram desenvolvidas algumas atividades das quais se destacam: contacto com a legislação, controlo e registo de assiduidade, participação no arquivo de documentação de RH (Recursos Humanos) e Apoio Jurídico e apoio na organização e preparação da formação.

O relatório é um documento executado durante e após a prática de estágio, por isso pretende aliar ação ao conhecimento, procurando dar um maior ênfase à reflexão sobre as ações praticadas.

No que se refere à estrutura do relatório, este divide-se em três capítulos: no primeiro capítulo, faz-se a caracterização da Entidade acolhedora, no segundo encontra-se o enquadramento das atividades desenvolvidas nos processos de Gestão de Recursos

Humanos e no terceiro encontram-se algumas reflexões finais sobre as contribuições que este estágio trouxe e a importância que teve para finalizar o percurso académico.

Capítulo I

CARATERIZAÇÃO DA ENTIDADE ACOLHEDORA:

INSTITUTO DA SEGURANÇA SOCIAL, I.P.

1. INSTITUTO DA SEGURANÇA SOCIAL, I.P.

O ISS, I.P (Instituto da Segurança Social, Instituto Público) é uma pessoa coletiva de direito público, dotado de autonomia administrativa, financeira e patrimonial, com natureza de IP (Instituto Público), sob a tutela do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social.

O ISS, I.P foi criado em Janeiro de 2001 com o objetivo de instituir um novo modelo de gestão de regimes de Segurança Social. As alterações foram essencialmente ao nível da organização administrativa, visando aumentar a capacidade de gestão estratégica e implementando a coordenação nacional.

As atividades do ISS, I.P cobrem todo o território nacional continental através dos Serviços Centrais, de 18 Centros Distritais, do Centro Nacional de Pensões e do Centro Nacional de Proteção contra os riscos profissionais, contando com uma rede alargada de serviços de atendimento permanentes.

O ISS, I.P rege-se pelos mesmos princípios da Administração Pública, que assentam essencialmente nas pessoas que os integram, através da adaptação a novos princípios, novos comportamentos e a novos métodos de trabalho associados às novas formas de organização.

Assim, destacam-se os seguintes princípios:

Princípio do Serviço Público

,

em que os funcionários se encontram ao serviço exclusivo da comunidade e dos cidadãos, prevalecendo sempre o interesse público sobre os interesses particulares ou de grupo;

Princípio da legalidade

,

os funcionários atuam em conformidade com os

Princípio da Igualdade, em que os funcionários não podem beneficiar ou prejudicar qualquer cidadão em função da sua ascendência, sexo, língua convicções políticas, ideológicas ou religiosas, situação económica ou condição social;

Princípio da Proporcionalidade, na medida em que os funcionários, no

exercício das suas atividades, só podem exigir aos cidadãos o indispensável à realização da atividade administrativa;

Princípio da Colaboração e Boa fé

,

pois os funcionários, no exercício da sua atividade, devem colaborar com os cidadãos, segundo o princípio da Boa fé, tendo em vista a realização do interesse da comunidade e fomentar a sua participação na realização da atividade administrativa;

Princípio da Informação e qualidade, em que os funcionários devem prestar

informações e/ou esclarecimentos de forma clara, simples e rápida;

Princípio da Lealdade, onde os funcionários devem agir de forma leal,

solidária e cooperante;

Princípios da Integridade

,

os funcionários regem-se segundo critérios como

honestidade pessoal e integridade de carácter;

Princípio da Competência e Responsabilidade, os funcionários agem de

forma responsável e competente, dedicada e critica empenhando-se na valorização profissional.

1.1Missão, Visão e Valores

A Missão, Visão e Valores de uma organização traduz-se num conjunto de finalidades estratégicas que orientam a atuação da mesma. No caso da organização em relato tem-se:

Missão

A gestão dos regimes de segurança social incluindo o tratamento, recuperação e reparação de doenças ou incapacidades resultantes de riscos profissionais;

O reconhecimento dos direitos e o cumprimento das obrigações decorrentes de regimes de Segurança Social e o exercício da ação social;

Assegurar a aplicação dos instrumentos internacionais de Segurança Social e Ação Social.

Visão

Ser reconhecido como uma entidade de referência na prestação de um serviço público eficiente, de qualidade e de proximidade promovendo a coesão social.

Valores

Absoluto respeito pelos direitos, interesses e expectativas dos contribuintes e dos beneficiários;

Cortesia, honestidade e respeito pela dignidade de todos os cidadãos;

Não discriminação dos cidadãos, designadamente em função do sexo, nacionalidade, raça, religião ou condição física ou psíquica;

Equidade Social - tratamento igual de situações iguais;

Diferenciação positiva - tratamento diferenciado de situações desiguais; Motivação e empenho dos colaboradores;

Melhoria contínua; Preservação ambiental.

1.2Política de qualidade

necessidades de cada cidadão, através da prestação de um serviço eficiente e eficaz, mais próximo do cidadão, personalizado e com prazos adequados.

A adoção de um sistema de Gestão da Qualidade deve ser uma decisão estratégica, voluntária da organização. No caso do ISS, I.P encontra-se numa fase de reestruturação dos processos e atividades, de forma a obter o certificado de qualidade. Importa referir que a certificação do Sistema de Gestão de Qualidade é o reconhecimento e a demonstração do compromisso da organização ou instituição com a qualidade e satisfação dos seus clientes, reforçando a imagem institucional.

1.3Objetivos estratégicos

Os objetivos de uma Instituição devem traduzir os interesses e o resultado esperado pela mesma. Ao contrário da missão, os objetivos são quantificados de uma forma concreta, consistente e passível de concretização.

Os objetivos fixados pelo ISS, I.P subdividem-se em estratégicos primários e estratégicos subsidiários. Os primeiros são fundamentais para a Instituição e os segundos fazem parte de uma condição necessária para a realização dos objetivos primários. Assim, apresentam-se os objetivos estratégicos primários (a negrito) e os correspondentes objetivos subsidiários.

Reforçar a proteção Social

Combater a pobreza dos mais idosos; Melhorar o apoio às famílias;

Promover a desinstitucionalização de crianças e jovens.

Melhorar o desempenho da atribuição das prestações

Reduzir o tempo de processamento das prestações imediatas; Reduzir o valor das prestações indevidamente pagas;

Aumentar o grau de cumprimento contributivo

Prevenir e reduzir o incumprimento

Atuar de forma célere sobre os contribuintes devedores;

Melhorar a tempo de conclusão dos processos de incentivos ao emprego.

Melhorar e uniformizar a qualidade do Serviço

Melhorar o atendimento presencial;

Aumentar o nível de utilização das novas tecnologias;

Avaliar e melhorar o grau de satisfação dos utentes do ISS, I.P.

Aumentar a eficiência dos Serviços

Aumentar a produtividade em todos os serviços;

Formar e requalificar os RH de acordo com as necessidades do serviço; Prosseguir a gestão por objetivos e criar indicadores de desempenho para

todos os serviços;

Melhorar o tempo de resposta dos serviços centrais aos restantes serviços do ISS, I.P;

Implementar as recomendações aprovadas dos projetos de Serviços Comuns de Reengenharia de Processos;

Disponibilizar a informação contabilística num prazo mais curto;

Avaliar os sistemas de controlo interno, o desempenho dos serviços e o desenvolvimento dos processos.

1.4 Organização dos Serviços Centrais

Os Serviços Centrais constituem umas das estruturas centrais a partir dos quais o ISS, I.P desenvolve a sua atividade em todo o território nacional continental em coordenação com os 18 Centros Distritais (CD), o Centro Nacional de Pensões e, ainda, uma rede alargada de Serviços de Atendimento ao público. Os Serviços

de Apoio Especializado. A denominação destas áreas, bem como os departamentos/gabinetes que agrupam, espelham as competências que lhe estão atribuídas.

Tabela 1 – Unidades Orgânicas Centrais do ISS, I.P

Serviços Centrais do ISS,I.P

Áreas

Departamentos/Gabinetes

Operacionais

Departamento de Identificação, Qualificação e Contribuições Departamento de Prestações e Atendimento

Departamento de Desenvolvimento Social Departamento de Fiscalização

Administração Geral

Departamento de Recursos Humanos Departamento de Gestão Financeira

Departamento de Administração e Património

Apoio Especializado

Gabinete de Planeamento

Gabinete de Gestão de Informação Gabinete de Qualidade e Auditoria

Gabinete de Assuntos Jurídicos e Contenciosos Gabinete de Comunicação

Gabinete de Apoio a Programas Gabinete de Apoio Técnico

Fonte: Elaborado pela estagiária com base em informação recolhida no ISS, I.P

1.5 Centros Distritais do ISS,I.P

Relativamente aos CD, referidos em 1.4 (ver anexo 1), os mesmos dispõem dos Serviços adequados às suas Áreas de atuação, em função da sua dimensão. No caso do ISS, I.P/CD Guarda essas Áreas abrangem as Operacionais e de Administração Geral e apoio Especializado, como se pode observar na figura 1, com o organigrama que as ilustra. Essas Áreas, por sua vez organizam-se em

Unidades e Núcleos presididos respetivamente por Diretores de Unidade e Diretores de Núcleo.

A atuação dos CD desenvolve-se de forma deslocalizada, a operar na sua área de intervenção, mediante serviços locais de proximidade aos cidadãos. Ao nível de cada um dos distritos, são os serviços responsáveis pela execução das medidas necessárias ao desenvolvimento e gestão de prestações, das contribuições e da ação social.

Algumas das competências dos CD, nas suas áreas de intervenção são:

Gerir as prestações do sistema de segurança social e dos seus subsistemas;

Proceder ao reconhecimento de direitos, à atribuição e pagamento de prestações, subsídios, retribuições e comparticipações;

Assegurar o cumprimento das obrigações contributivas das entidades empregadoras e trabalhadores independentes;

Promover as acções adequadas ao exercício, pelos interessados, do direito à informação e reclamação;

Desenvolver as ações necessárias ao exercício das competências legais em matéria de apoio a menores em risco;

Planear, programar e avaliar as suas atividades, no quadro do Plano de Atividades do ISS,I.P.

1.6 Centro Distrital da Guarda

O CD da Guarda, Instituição, onde foi realizado o estágio curricular, mais precisamente no Núcleo de Apoio à Gestão, sombreado a azul no organograma

Sob o enquadramento da Lei de Bases do Sistema de Segurança Social – Lei nº 4/2007, de 16 de Janeiro, o Instituto assume um peso determinante, abrangendo o Sistema de Proteção Social de Cidadania, o Sistema Previdencial e o Sistema Complementar.

O CD da Guarda está estruturado em Áreas Operacionais e Áreas de Administração Geral e de Apoio Especializado, conforme se pode observar na Figura 1, que apresenta o respetivo Organigrama.

As áreas operacionais englobam:

Unidade de Identificação, Qualidade e Contribuições Unidade de Prestações e Atendimento

Unidade de Desenvolvimento Social

As áreas de Administração Geral e de Apoio Especializado englobam:

Núcleo Administrativo e Financeiro Núcleo de Apoio à Gestão (NAG)

1.7 Competências do CD da Guarda

Ao CD da Guarda compete a execução das medidas necessárias ao desenvolvimento e gestão de prestações, das contribuições e da ação social. A atuação do mesmo desenvolve-se de forma deslocalizada mediante serviços locais de proximidade e aos cidadãos, a operar na sua área de intervenção.

O CD da Guarda tem uma rede de 16 Serviços de atendimento ao cidadão (nos quais também se inclui o próprio serviço de Atendimento da Guarda) e um Estabelecimento Integrado, conforme ilustrado na figura 1 apresentada anteriormente.

O estabelecimento Integrado, Infantário de Manteigas Favo de Mel, assim como todos os Estabelecimentos Integrados do ISS, I.P, prosseguem modalidades de ação social integrada, visando o apoio às populações, nomeadamente nas áreas da infância, juventude, reabilitação, idosos e famílias.

Cada uma das Unidades Orgânicas e Núcleos apresentados na Figura 1 possuem competências próprias, no entanto devido ao facto de o estágio curricular se ter desenvolvido no NAG (Núcleo de Apoio à Gestão), apenas apresento no anexo 2 a totalidade das competências deste núcleo.

Capítulo II

Tarefas Desenvolvidas

Durante o Estágio

Nesta parte do relatório a estagiária pretende descrever as atividades que foram desenvolvidas de acordo com o plano de estágio. Para concretizar esse objetivo a metodologia seguida baseia-se no enquadramento prévio de cada uma dessas atividades, só a partir daí se passa à respetiva descrição. Estas atividades serão expostas com a preocupação de as integrar em termos das atividades constantes do plano, as previstas e efetivamente cumpridas.

2.1 Ajudas de Custo

2.1.1 Enquadramento Teórico

As ajudas de custo são um direito consagrado no Código do Trabalho. No seu artigo 315º lê-se “o empregador deve custear as despesas do trabalhador impostas pela

transferência temporária decorrentes do acréscimo dos custos de deslocação e resultantes do alojamento”, “o empregador pode, quando o interesse da empresa o exija, transferir temporariamente o trabalhador para outro local de trabalho se essa transferência não implicar prejuízo sério para o trabalhador.” Mais, o regime jurídico

do abono de ajudas de custo e transporte aos funcionários públicos está regulamentado no Decreto-lei nº106/1998, de 24 de Abril.

Enquadrados pelo Código do Trabalho e pelo Decreto-lei nº 106/1998, pode-se afirmar que o trabalhador pode requerer ajudas de custo se tiver que se ausentar do seu posto de trabalho, dentro ou fora de Portugal. Para o efeito a distância mínima da deslocação tem de ser pelo menos de 5 km do local onde exerce habitualmente funções. Nesse caso, o trabalhador tem o direito de ser ressarcido nos gastos com o transporte e, se necessário, com a alimentação. Quando as deslocações por dias consecutivos se realizem para além de 20 km do local onde o funcionário exerce funções, pode, também, requerer ajudas de custo no que concerne a alojamento. Para solicitar este tipo de ajuda é necessário que o requerente preencha um formulário próprio para o efeito (anexo 3).

Na hipótese de deslocações por dias sucessivos assiste ao funcionário, ainda, o direito de solicitar alojamento num Hotel até 3 estrelas, marcado anteriormente pelo Serviço. Neste caso o formulário a preencher será diferente do anterior, encontra-se ilustrado no

2.1.2 Atividades Desenvolvidas

Qualquer funcionário que precise de exercer o direito supra referido tem que se dirigir ao departamento de RH para requerer a prestação desse serviço. Aí irá proceder ao preenchimento do formulário próprio para o efeito. O preenchimento desse documento de pedido de ajudas de custo implica colocação da hora de saída e da hora de chegada, bem como o local de partida e o local de destino. O objetivo da recolha desta informação é o apuramento da percentagem correspondente ao tempo em que o funcionário esteve fora das instalações. Essa informação é registada num sistema ponto métrico.

O objetivo é cruzar com a informação relativa à assiduidade e à pontualidade do trabalhador num programa designado por GESVEN (Programa de Cadastro e Vencimento dos Trabalhadores). O objetivo é evitar a atribuição do subsídio de refeições nos dias em que o trabalhador esteve ausente.

2.2 Apoio Jurídico

2.2.1 Enquadramento teórico

O apoio jurídico é um serviço que visa conceder igual oportunidade de acesso à justiça e promover a igualdade de direitos aos mais desfavorecidos.

É exclusivamente destinado a cidadãos nacionais ou a residentes em qualquer país que integre a União Europeia. Relativamente às pessoas coletivas só as que não têm fins lucrativos, podem ser beneficiárias do apoio jurídico. Este processo implica avaliação minuciosa do património dos candidatos, caso o tenham. Se vier a provar-se a inexistência de rendimentos suficientes para suportar as despesas acarretadas por

Este tipo de apoio consiste especificamente no pagamento a advogados, isenção de pagamento de custas inerentes ao processo, nomeação e pagamento da compensação de patrono, pagamento faseado das taxas de justiça e atribuição de agente de execução. O pedido para o efeito deve ser efetuado corretamente e para isso, o cidadão terá que entregar o requerimento no ISS, I.P no Sector de Atendimento ao Público, onde será de imediato reencaminhado para o departamento de Assuntos jurídicos e Contenciosos, ou enviado por correio eletrónico para qualquer serviço de Atendimento ao Público do ISS, I.P. A esse requerimento devem estar anexos os documentos necessários, incluindo a digitalização de todos os documentos identificativos e da última declaração de IRS que tenha sido apresentada. Assim:

Caso se trate de um trabalhador por conta de outrem, estes devem apresentar:

Recibos de vencimento passados pela entidade patronal nos últimos seis meses. Se tiverem bens imóveis (casas, terrenos, prédios), caderneta predial atualizada

ou certidão de teor matricial passada pelas Finanças;

Cópia do documento comprovativo, se tiverem automóveis, livrete e registo de propriedade.

Caso seja trabalhador por contra própria deve apresentar:

Declarações de IVA referentes aos dois últimos trimestres; Documentos comprovativos do respetivo pagamento;

Se for beneficiário de algum subsídio/pensão deve apresentar documento comprovativo do valor atualizado;

Se tiverem bens imóveis (casas, terrenos, prédios), caderneta predial atualizada ou certidão de teor matricial passada pelas Finanças;

Cópia do documento comprovativo, se tiverem automóveis, do livrete e registo de propriedade.

O requerimento é efetuado em formulários apropriados que são disponibilizados pelos serviços da Segurança Social sem qualquer tipo de custo, (anexo 5).

designação de patrono, o requerente deve ser notificado, juntamente com a Ordem de Advogados.

Este procedimento administrativo tem a durabilidade de 30 dias contínuos, não se suspende do período de férias judiciais, se ultrapassarem os 30 dias sem que a decisão seja proferida considera-se tacitamente deferido o processo.

2.2.2 Atividades Desenvolvidas

No decorrer do estágio foi prestado apoio ao Sector de Assuntos Jurídicos e Contenciosos no que diz respeito à confirmação de protocolos, documentos referentes ao requerimento de Proteção jurídica e recibos de entrega de documentos, que diariamente chegavam ao departamento.

A análise deste tipo de processos era responsabilidade dos funcionários do Sector e posteriormente arquivados no respetivo processo, tendo por base de organização a ordem numérica.

2.3 Formação

2.3.1 Enquadramento teórico

Atualmente deparamo-nos com um mercado cada vez mais competitivo e com preocupações de eficiência e de eficácia permanentes. Para fazer face a estes desafios as organizações têm que ter acima de tudo capacidade de reação e de adaptação de modo a fazer frente às mudanças que consecutivamente vão surgindo no meio envolvente. Neste contexto, a forma como as organizações gerem os seus recursos humanos, nomeadamente as suas competências e atitudes é determinante para o seu sucesso/insucesso. A ideia de que a empresa para alcançar os objetivos a que se propõe, tem que investir apenas em equipamentos e sistemas de informação, está cada vez mais obsoleta. O sucesso da organização passa obrigatoriamente pelo aproveitamento que

Nos tempos que correm as empresas têm uma visão mais abrangente dos seus recursos humanos. Passaram a ser encarados no verdadeiro sentido da palavra, recursos humanos com valores e objetivos pessoais.

As empresas que têm uma maior taxa de sucesso são as que possuem os colaboradores mais qualificados, mais flexíveis, mais empenhados e com uma elevada aptidão a novos métodos de trabalho. A perspetiva da aprendizagem permanente é absorvida pelas empresas e torna a formação numa vertente da vida das empresas.

Assim, a gestão da formação é um conjunto de atividades coordenadas cujo intuito é monitorizar e controlar projetos formativos, numa perspetiva de otimização de resultados, procurando satisfazer as necessidades da organização e as expetativas dos seus funcionários.

A formação pelo objetivo que pretende atingir pode ser classificada em:

Formação Inicial - responde a necessidades de qualificação para que o trabalhador

desempenhe de forma assertiva uma atividade profissional.

Formação contínua/aperfeiçoamento - consiste em colmatar as deficiências

encontradas na execução de determinadas tarefas, contrariando a possibilidade de baixa produtividade.

Formação de reconversão profissional - tem origem na extinção de um posto de

trabalho, ou na sequência da aquisição de novos equipamentos que venham a substituir dada função, modificando significativamente o conteúdo da atividade.

Qualquer que seja o tipo de formação, ela desenvolve-se a partir da identificação e reconhecimento de necessidades a satisfazer, a denominada fase do Diagnóstico. Só conhecendo as necessidades se está em condições de elaborar um plano de formação, esta será a etapa do Desenho. Planeado o processo de formação há que executá-lo, isto é há que operacionalizá-lo, está-se na fase de Implementação, onde há lugar, também, ao acompanhamento do programa. Finalmente há que verificar os resultados alcançados com a formação, a fase de Avaliação. Estas são, também, as quatro etapas em que o

Instituto para a Qualidade na Formação (IQF) divide o ciclo formativo, as quais aparecem ilustradas na figura que se segue:

Figura 2: Etapas do Ciclo Formativo

Fonte: Elaboração própria

No ISS,I.P a formação profissional é o processo pelo qual os trabalhadores se preparam para exercer uma atividade profissional mediante aquisição e desenvolvimento de novas aptidões conducentes a comportamentos adequados ao desempenho profissional, e que têm como consequências a valorização pessoal e profissional.

O ISS,I.P relativamente à participação dos seus colaboradores nessa formação profissional, tem vários objetivos, tais como:

Ciclo Formativo

Diagnóstico

Desenho

Implementação

Quanto à concretização da Formação tem diversas formas de se fazer:

Cursos/Ações de formação de curta, média ou longa duração; Seminários;

Ações de sensibilização e/ou informações

A formação no ISS,I.P assume várias formas de se fazer:

Formação presencial; Formação a distância;

Formação em contexto de trabalho

No ISS, I.P existem dois tipos de formação:

Formação Interna – é promovida pela Instituição, podendo os formandos ser externos, de sectores públicos.

Formação Externa - é promovida por entidades que organizam iniciativas ou vendem formação com interesse para a melhoria da qualificação profissional dos recursos humanos. Assume uma dimensão complementar à que se desenvolve internamente com vista à adequada atualização científica e técnica dos trabalhadores em áreas específicas, satisfação de necessidades e aspirações concretas de valorização pessoal e profissional desses trabalhadores refletindo-se necessariamente nos níveis de motivação e desempenho organizacional.

Diagnóstico das necessidades: este tipo de avaliação é de inteira responsabilidade do

ISS, I.P, com a ajuda de todas as Unidades Orgânicas. É da competência do DRH em parceria com o CCF (Centro de Competências para a Formação), proceder à atualização anual no que concerne ao diagnóstico de necessidades de formação.

Todos os anos, até ao final do mês de Novembro, é elaborado pelo DRH, mediante apoio dos serviços do CCF, o PAF (Plano de Ação de Formação), que integra a formação interna e externa a desenvolver no ISS, I.P para o ano civil seguinte. É elaborado com base no levantamento de necessidades de formação efetuado junto de diversos serviços e nas orientações estratégicas de desenvolvimento de RH definidos pelo Conselho Diretivo do ISS, I.P.

Este processo implica, ainda, os dados avaliativos do SIADAP (Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho da Administração Pública) de forma a identificar possíveis anomalias na execução das atribuições laborais. O objetivo é potenciar o desenvolvimento de competências que aplicadas ao trabalho geram uma melhoria na produtividade. Revelando que que a avaliação de desempenho e o diagnóstico das necessidades de formação se complementam.

No decurso do estágio curricular a estagiária teve oportunidade de frequentar um Curso de Formação profissional cujo temafoia “ReDescobrir a SSD”, (anexo 6). O principal objetivo da formação prendia-se com “conhecer a panóplia de serviços que a SSD

oferece nomeadamente às pessoas singulares e coletivas, através da internet”. Qualquer

formando deste curso, ao tomar conhecimento do potencial de serviços, passaria a poder aconselhar os utentes a usufruir dos serviços da Segurança Social sem necessidade de se deslocarem aos Serviços de Atendimento Presencial. Por exemplo, revelar aos utentes a possibilidade de utilizarem a internet para, consultar informação pessoal registada no sistema de informação, alterar alguma informação ou propor à Segurança Social que a mesma seja alterada.

2.3.2 Atividades Desenvolvidas

A organização de pastas com material destinado a formandos para uma formação ECDL (European Computer Driving Licence) e a organização de um dossier técnico pedagógico, foram duas das atividades desempenhadas. A formação ECDL certifica internacionalmente os formandos em competências nas TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação), orientadas para o mercado de trabalho, que atesta que o seu detentor possui as competências e conhecimentos que lhe permitem utilizar eficaz e produtivamente as principais aplicações informáticas para o computador. Com um padrão de competências definido e reconhecido internacionalmente, a Certificação ECDL assegura aos seus detentores a mobilidade do reconhecimento das suas

2. Utilização de Computadores e Gestão de ficheiros 3. Processador de Texto

4. Folhas de Cálculo 5. Base de Dados 6. Apresentações

7. Internet e Correio eletrónico

Os interessados deveriam preencher um formulário (anexo 7) com os seus dados pessoais e assinalar os módulos que pretenderiam frequentar. Essa informação servia, posteriormente, para a emissão dos respetivos certificados da formação, para cada participante, pela delegação de Lisboa. Esses certificados, no caso dos colaboradores a prestar serviço no CD da Guarda, ficavam arquivados no processo individual dos funcionários participantes.

Os dossiers técnico-pedagógicos, elaborados pela estagiária para organização das ações de formação, obedecem uma estrutura constituída por vários separados comuns às diversas ações de formação, como se ilustra na tabela seguinte:

Tabela 2 - Constituição do Dossier Técnico-Pedagógico de uma Ação de Formação

Programa de Formação

Programa

Cronograma

Processo individual dos

formadores

Ficha do Formador

CV, fotocópia do cartão de cidadão

Documentos relativos aos

formandos

Recrutamento e seleção dos formandos

Lista dos Formandos Fichas dos participantes

Regulamentos de Formação

Regulamento de formação

Tomada de conhecimento

Registo de Presenças e Sumários

Folha de Presenças

Folhas da Justificação de Faltas

Avaliações

Avaliações e Resultados Finais

Avaliação pelo(s) formador (es) Avaliação pelos formandos Relatório da Acção

Cópias dos Certificados

Diversos

Ficha de Caracterização da sala

Documentação Distribuída Ocorrências

Fonte: Elaboração própria com base em informação retirada do ISS,I.P

2.4 Controlo e Registo De Assiduidade

2. 4.1 Enquadramento Teórico

O horário de trabalho corresponde às horas de início e fim de uma atividade profissional praticada diariamente. Os funcionários devem apresentar-se ao serviço de acordo com o horário que lhe foi atribuído, não podendo ausentar-se do mesmo, caso contrário sujeitam-se a uma falta, salvo se o fizer com a autorização do respetivo superior hierárquico.

.

No CD da Guarda, os horários dos trabalhadores são de diversas ordens. Tem-se:

Horário Desfasado – é aquele que, embora mantendo inalterado o período normal de trabalho diário, permite estabelecer horas fixas diferentes de entrada e de saída, serviço a serviço ou para determinado grupo ou grupos de pessoal, e sem possibilidade de opção

modalidade não são permitidas tolerâncias, salvo em casos excecionais e mediante autorização do respetivo superior hierárquico. Este tipo de horário, é cedido aos trabalhadores que têm a seu cargo filhos menores de 12 anos, lei n.º 59/2008, de 11 de Setembro.

Trabalho por turnos – aquele em que, por necessidade do regular e normal funcionamento do serviço, possibilita a prestação de trabalho em pelo menos dois períodos diários e sucessivos, sendo cada um de duração não inferior à duração média diária de trabalho. A prestação de trabalho por turnos obedece a determinadas restrições tais como:

(1) Os turnos são rotativos, estando o respetivo pessoal sujeito à sua variação

regular;

(2) Nos serviços de funcionamento permanente não podem ser prestados por

mais de seis dias consecutivos de trabalho;

(3) As interrupções a observar em cada turno devem obedecer ao princípio de

que não podem ser prestadas mais de cinco horas de trabalho consecutivo;

(4) As interrupções destinadas a repouso ou refeição, quando não superiores a

30 minutos, consideram-se incluídas no período de trabalho;

(5) O dia de descanso semanal deve coincidir com o Domingo, pelo menos uma

vez em cada período de quatro semanas; e salvo casos excecionais, como tal reconhecidos pelo dirigente do serviço e aceites pelo interessado, a mudança de turno só pode ocorrer após o dia de descanso.

Este tipo de horário, não é praticado atualmente por nenhum trabalhador na Instituição Segundo informações da orientadora no Centro Distrital da Guarda, em tempos este horário era praticado pelos funcionários da Informática. Atualmente, como a nível informático é quase tudo centralizado em Lisboa, tornou-se desnecessária a prática de turnos nesse serviço.

Horário Rígido - é aquele que, exigindo o cumprimento da duração semanal do trabalho, se reparte por dois períodos diários, com horas de entrada e de saída fixas idênticas, separados por um intervalo de descanso.

Isenção de horário – correspondente aos trabalhadores que ocupam cargos

semanal de trabalho legalmente estabelecida, lei nº 59/2008, de 11 de Setembro, artigos 139º e 140º (anexo 8).

2. 4.2 Atividades Desenvolvidas

A obediência ao horário de trabalho, assiduidade e pontualidade, deve ser verificado através de um sistema de registo automático. A falta de registo nos equipamentos de controlo é considerada ausência, salvo nos casos de avaria ou quando o trabalhador comprove que houve erro ou lapso justificável da sua parte. Assim, neste caso, a irregularidade tem que ser submetida à apreciação do superior hierárquico, em impresso a preencher pelo próprio.

O controlo e registo da assiduidade dos funcionários do CD da Guarda são realizados no Sector de Recursos Humanos através de mapas de presença manuais, ou através de picagens de ponto, sendo a picagem o mais usual.

Esta aplicação permite no final de cada mês produzir relatórios de assiduidade e pontualidade referentes ao total de funcionários.

No futuro, a assiduidade será registada a partir do sistema NEXOS (Sistema de Gestão de Assiduidade), um sistema que permite o controlo de assiduidade dos funcionários através das impressões digitais dos mesmos.

No que diz respeito a esta matéria a Lei nº59/2008 de 11 de Setembro, lei que pela qual se rege o regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas, engloba o Artigo 184º que trata das “faltas”.

As faltas são injustificadas ou justificadas:

 Faltas Justificadas: São faltas justificadas aquelas que derivam de um motivo atendível, ligado ao trabalhador ou aos seus familiares que justificam a sua não comparência ao trabalho e que, se devidamente comunicadas, não constituem violação do dever de assiduidade. As faltas justificadas quando previsíveis têm que obrigatoriamente ser comunicadas à entidade empregadora com um prazo mínimo de cinco dias. De entre os vários motivos que podem levar um funcionário a faltar ao seu serviço, e que estão apresentadas no modelo de justificação de faltas do Sector de Recursos Humanos do CD da Guarda, destacam-se dois tipos: as faltas por motivo de falecimento de parentes ou afins e as faltas por conta do período de férias.

No Artigo 187.º da Lei n.º 59/2008, de 11 de Setembro, (anexo 8) consta que é falta justificada quando o funcionário não comparece ao serviço derivado a um falecimento por parte do cônjuge, pais filhos, sogros ou genros, tendo este direito a 5 dias consecutivos caso o familiar seja de 1º grau, se for de 2º grau, avós, irmãos, cunhados, os dias reduzem para dois.

De acordo com o Artigo 188.º da mesma Lei, Lei n.º 59/2008, de 11 de Setembro,

(anexo 8), o trabalhador pode faltar dois dias por mês por conta do período de férias, até ao máximo de 13 dias por ano, os quais podem ser utilizados em períodos de meios-dias. As faltas por conta do período de férias devem ser comunicadas com uma antecedência mínima de vinte e quatro horas ou, no caso de não ser possível, poderá ser comunicado no próprio dia. No entanto, estas estão sujeitas a uma autorização, que pode ser recusada, se forem suscetíveis de causar prejuízo para o normal funcionamento do serviço.

A justificação de faltas dos colaboradores, como já foi referido, é realizada através de um modelo próprio, (anexo 9) que deve ser preenchido pelo colaborador, onde deve indicar o motivo da ausência e o respetivo comprovativo (dependendo do motivo a justificar). Esta informação também é registada no sistema ponto métrico SISTIME (Sistema Integrado de Tempo) assim como no programa de vencimento (GESVEN), para desta forma se conseguir fazer o controlo da atribuição do subsídio de refeição.

Toda a informação referente às presenças é guardada em arquivos divididos por temas e pelos diferentes meses do ano. Se por algum motivo ou lapso não for realizada a marcação no ponto métrico pelo funcionário, este tem que a justificar (sob pena de ser considerada ausência), preenchendo um formulário próprio para o efeito, (anexo10) e entregando no Sector de Recursos Humanos, devidamente assinado pelo seu superior hierárquico. Por norma, os motivos de maior destaque para esta ocorrência, são o esquecimento de picar o relógio ou a avaria do mesmo. No caso de a justificação ser aceite, a informação é atualizada no sistema ponto métrico, para posterior atualização da assiduidade do funcionário.

No início de cada mês, o Sector de Recursos Humanos, através dos registos do relógio de ponto, analisa as faltas (absentismo) de cada trabalhador, referentes ao mês antecedente, remetendo-os de seguida para os respetivos chefes de Equipa para a realização dos mapas de produtividade de cada trabalhador.

Durante o período de estágio, realizou-se a análise das faltas dos trabalhadores da Instituição. Verificava-se se estavam devidamente justificadas e se estavam bem atribuídos os respetivos códigos relacionados com o motivo da falta. Verificava-se também se existia alguma falta de picagem ou desfasamento das horas de trabalho.

Capítulo III

3.1 Apreciação Crítica

Com a elaboração do relatório foi possível à estagiária uma ponderação sobre todo o trabalho e atividades desenvolvidas no decorrer do estágio, bem como a revisão de alguns conteúdos programáticos do curso.

Por todas as tarefas desenvolvidas neste Estágio, este revelou-se uma experiência bastante compensadora, pela oportunidade de aplicar na prática os conhecimentos adquiridos ao longo do curso. É de evidenciar que a Instituição proporcionou a realização das tarefas constantes do plano de estágio, sem impor qualquer entrave.

A centralização dos serviços em Lisboa faz com que o ISS.I.P/ CD Guarda seja uma Instituição onde os trabalhadores não possuem autonomia para determinadas decisões, o que aporta a desvantagem de falta de celeridade dos processos e a impossibilidade de inovar, uma vez que os serviços estão regulamentados. Ainda que essa centralização seja um garante do cumprimento dos princípios porque se rege o ISS, I.P, nos 18 centros que constituem a sua estrutura.

A identidade de qualquer organização mede-se pela imagem que ela transmite para o exterior. Mas essa identidade tem de ser construída através da comunicação e inter-relação clara e cordial entre os colaboradores internos, os quais têm um papel fundamental neste processo. Neste enquadramento, a estagiária observou, ao longo do período em contexto de trabalho, alguma falha de comunicação entre chefias e trabalhadores

Um aspeto menos positivo que a estagiária notou, foi sem dúvida a duração do estágio, quatrocentas horas é um período bastante reduzido para uma integração

3.2 Conclusão

Realizar um estágio é sem dúvida uma experiência única e gratificante. Para além de proporcionar uma aprendizagem contínua e uma aptidão para desenvolver eficazmente algumas atividades profissionais, é também uma possibilidade de enriquecimento profissional e pessoal.

A licenciatura em Gestão de Recursos Humanos coligada à prática, resultou num enriquecedor contacto interpessoal, bem como uma visão diferente que permitiu uma maior aproximação com a realidade no que diz respeito aos mecanismos que fazem parte do mundo das organizações.

No caso do ISS, I.P/ CD Guarda, a centralização da maioria das funções direcionadas ao Departamento de Recursos Humanos impossibilitou uma maior perceção do processo de funcionamento de diversas atividades, tais como o processamento salarial e o processo de seleção e recrutamento. Teria sido uma mais-valia no que concerne à aprendizagem.

O compromisso da estagiária passava por participar nas tarefas desenvolvidas no Departamento de Recursos Humanos do ISS, I.P. mediante as condições disponíveis, as quais contribuíram para um trabalho profícuo e produtivo.

Considera-se, por tanto, que foi cumprido com dedicação o serviço que lhe foi proposto.

Bibliografia

 Chiavenato, I. (2000). Recursos Humanos. São Paulo: Editora Atlas, S.A  Figueiredo, Elisa, Apontamentos da disciplina de Gestão da Formação, ano

letivo 2011/2012

 Manual de Acolhimento do Instituto da Segurança Social  Código do Trabalho

Webgrafia

 http://www.portaldaempresa.pt/CVE/pt/Geral/faqs/Recursos_Humanos/F

altas/ (Data de acesso: 15 de Maio a 20 de Junho 2013)



https://www.google.pt/webhp?sourceid=chrome-

instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=o%20que%20s%C3%A3o%20faltas%20justificadas

(Data de acesso: 28 de Abril a 20 de Junho 2013)



http://meusalario.uol.com.br/main/emprego/falta-justificada-nao-pode-ser-descontada-do-salario (Data de acesso: 15 de Maio a 20 de Junho

2013)

 http://www.portaldeauditoria.com.br/tematica/rotinastrab_faltasjustificad

asenao.htm (Data de acesso: 15 de Maio a 20 de Junho 2013)

http://gravidezdiario.blogspot.pt/2012/04/artigo-249-do-codigo-do-Legislação Consultada

 Assembleia da República, Lei n.º 53/2006, Lei da Mobilidade. Diário da República, de 7 de Dezembro.

 Assembleia da República, Lei n.º 59/2008, Regime de Contratos de Trabalho em Funções Públicas. Diário da República, de 11 de Setembro.  Assembleia da República, Lei n.º 106/98, Regime Jurídico do Abono de

Anexo 1

Anexo 2

Anexo 3

Anexo 4

Anexo 5

Anexo 6

Anexo 7

Anexo 8

Lei nº 59/2008, 11 de Setembro

Artigos nº 139º Condições de isenção de horário de trabalho

140º Efeitos da isenção de horário de trabalho

187º Faltas por motivo de falecimento de parentes ou afins;

Anexo 9

Anexo 10