A IMPORTÂNCIA DA DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS NA GESTÃO DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS
Afonso Morsch¹ Heitor Luís Konzen² RESUMO
Este artigo procura evidenciar a importância das Demonstrações Contábeis como ferramenta de gestão para as micro e pequenas empresas. Apresenta um estudo de caso sobre a utilidade dessas informações para as micro e pequenas empresas, devido à relevância que essas empresas assumem no nosso desenvolvimento econômico. Para fundamentar o estudo, foram usados como referenciais teóricos reflexões sobre Contabilidade de autores como Franco, Iudicibus, Marion, normas técnicas emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade, assim como informações buscadas na legislação em vigor no Brasil. A pesquisa mostra que as demonstrações contábeis são uma importante ferramenta na gestão das empresas e não apenas uma obrigação legal. A contabilidade possui ferramentas que podem repassar informações valiosas para a tomada de decisões da empresa, independente do seu porte. O trabalho também apresenta a importância da Contabilidade Gerencial devido à necessidade dos empresários em terem informações uteis para administrar suas empresas de forma eficiente. Uma administração, baseada em informações objetivas e bem elaboradas, permite uma tomada de decisões mais segura e evita riscos desnecessários as empresas.
Palavras-chave: Contabilidade, Demonstrações Contábeis, Contabilidade Gerencial, Micro e Pequenas Empresas.
ABSTRACT
This article aims to show the importance of accounting statements as management tool for micro and small enterprises. It presents a case study on the utility of that information for those companies, due its relevance to our economic development. Theoretical reflexions on accounting by authors such as Franco, Iudícibus, Marion, technical norms emitted by the Federal Council of Accounting, as well as information from Brazilian Legislation were used in order to support that study. The research shows that accounting demonstrations are an important tool for management and not only legal obligations. Accounting has tools which can pass on valuable information for the company`s decision making process, regardless of its size. This work also presents the importance of Management Accounting due the need to have useful information to effectively manage companies. An administration based on objective information, allows safer decision making and avoids unnecessary risks for the companies.
Key-words: Accounting, Demonstrations, Management Accounting, Micro and Small enterprises.
1 Introdução
Abrir uma micro ou pequena empresa no mercado brasileiro é um objetivo de muitos empreendedores. Após anos trabalhando como empregados pensam em ter seu próprio negócio, tornando-se independentes. Para isso esses empreendedores passam a desempenhar um cargo administrativo, sendo que muitas vezes possuem o conhecimento técnico da área em que pretendem atuar, mas não tem a experiência de ter exercido um cargo executivo. Acabam deparando-se com problemas de administração de pessoal, produção, compras, capital de giro, entre outros. Evitam a ajuda de especialistas, achando que o auxílio estará associado a algum custo, pois irão procurar profissionais buscando gastar pouco, utilizando o contabilista apenas para executar obrigações junto ao Fisco, como a constituição da empresa, regularização junto a órgãos burocráticos, pagar impostos, taxas e contribuições. Com isso, o empresário acaba prendendo-se a problemas rotineiros e perdendo a visão do negócio, não tendo um bom planejamento e até perdendo oportunidades.
O contador, ao qual a função básica é “produzir informações úteis aos usuários da Contabilidade para a tomada de decisões” (MARION, 2007, p.25), poderia ser um forte aliado os empreendedores, que se enquadram dentro do grupo de usuários da contabilidade. O contador, através de informações, pode ajudar na avaliação de desempenho, da tomada de decisões e até auxiliar a projetar uma expansão dos seus negócios. Essas informações podem ser repassadas aos empreendedores através das demonstrações contábeis, que representam a “exposição resumida e ordenada de dados colhidos pela contabilidade” (MARION, 2007, p.39). O objetivo dessas demonstrações é relatar aos seus usuários as informações relativas aos fatos ocorridos em um determinado período.
Embora o contabilista esteja presente na maioria das empresas brasileiras, é comum se deparar com micro e pequenos empresários que nunca sequer tiveram em suas mãos um balanço patrimonial para auxiliá-los na tomada de decisões, devido a isso, o objetivo desse trabalho será demonstrar a importância das informações contábeis para as micro e pequenas empresas, de forma que essas informações possam ser uma ferramenta indispensável para gestão de seus negócios e não apenas para cumprir obrigações legais. É fundamental que essas demonstrações reflitam a real situação financeira e patrimonial da empresa, podendo resultar em um aumento de vida útil, ou de um crescimento da empresa, de forma a resultar positivamente para os empreendedores, assim como para o contador, de forma que seus serviços serão mais valorizados, já que muitos empresários hoje em dia ainda pensam que a contabilidade é uma maneira fácil de trabalho, pois somente se lembram dos lançamentos e apuração de impostos, entradas e saídas de mercadorias, porem com a diversidade de empresas hoje em nosso país, pode se dizer que cada empresa tem uma contabilidade diferente, e que nenhuma é igual à outra. Uma empresa pode ter mais funcionários, outra menos, uma busca crescimento imediato, outra prefere deixar acontecer lentamente, e outros que passam tempo sem nem ao menos aparecer para se inteirar dos assuntos que podem influenciar sua empresa.
Os demonstrativos se elaborados com dados mais precisos, poderiam ser mais detalhados e objetivos, para auxiliar o empresário na gestão, porém, na visão do empresário hoje, é somente preciso querer ganhar e pagar impostos, com isso atrapalha a rotina contábil que passa a servir apenas para apuração de
impostos, o que é pode ser considerado um desperdício de tempo.
Boa parte das empresas, principalmente as micros e pequenas, encerram suas atividades ainda nos primeiros anos de existência. Consideram como principais responsáveis “a carga tributária, os encargos sociais, a falta de recursos, os juros altos, etc., fatores esses que, sem duvida, contribuem para debilitar as empresas” (MARION, 2007, p.24). Realmente esses fatores ocorrem e tem um grande peso na administração de micro e pequenas empresas, mas na verdade os problemas geralmente estão concentrados “na má gerência, nas decisões tomadas sem respaldo, sem dados confiáveis” (MARION, 2007, p.24).
A Contabilidade Gerencial é uma ferramenta que fornece informações para o andamento e continuidade das empresas, enfoca o planejamento, o controle e a tomada de decisão, é aplicada em todos os setores de uma empresa. Tem por objetivo auxiliar os empresários na tomada de decisões, sendo esse um dos maiores objetivos da Ciência Contábil, e é o contador quem fornece essas informações, que faz toda a diferença em uma decisão.
O contador deve estar preparado para auxiliar o empreendedor na definição do seu negócio, mas essa decisão não deve ficar somente nas mãos do profissional contábil. O empreendedor deve ter conhecimento de quais informações deverá solicitar ao seu contador para tomar as decisões corretamente, a fim de manter sua empresa de forma legal e rentável. Com essas informações nas mãos deverão se reunir periodicamente para avaliação do desempenho da empresa, comparando com períodos anteriores. Há uma ligação entre a Contabilidade e o processo de informação nas empresas, tendo o compromisso de transformar os fatos, em informações úteis para o planejamento, auxiliando os empresários na tomada de decisão. Se os empresários souberem usar a contabilidade no seu todo como uma ferramenta na sua tomada de decisão, será quase impossível que a empresa chegue um momento difícil sem que o empresário já não esteja ciente e preparado para a situação.
A sobrevivência das empresas está relacionada à capacidade de antever cenários adversos ou desfavoráveis, a fim de se realizar mudanças rápidas para se adaptar a novas realidades, podendo a contabilidade ser fundamental para orientar os empreendedores nas decisões que precisam ser tomadas.
2 Referencial Teórico
2.1 Conceito e Objetivo da Contabilidade
A contabilidade é uma ciência que estuda e controla o patrimônio das empresas. Para Marion “a Contabilidade é o instrumento que fornece o máximo de informações uteis para a tomada de decisão dentro e fora da empresa. Ela é muito antiga e sempre existiu para auxiliar as pessoas a tomarem decisões” (2008, p.26).
Por meio da contabilidade é possível conhecer toda estrutura econômica e financeira das entidades. Através de registros, a contabilidade acumula e resume dados relacionados com o patrimônio das empresas.
O objeto principal da contabilidade é o patrimônio da entidade. Marion define como objetivo principal da contabilidade “permitir a cada grupo de usuários a avaliação da situação econômica da entidade, num sentido estático, bem como fazer inferências sobre tendências futuras” (2007, p.26). Sua
finalidade é controlar, apurar e prestar informações sobre o patrimônio, que é composto pelos bens direitos e obrigações da empresa.
2.2 Demonstrações contábeis
As demonstrações contábeis objetivam fornecer informações que sejam uteis na tomada de decisões econômicas e para avaliação por parte de seus usuários em geral. De acordo com Marion, “são uma exposição resumida e ordenada de dados colhidos pela contabilidade” (MARION, 2007, p.39). O objetivo dessas demonstrações é relatar aos seus usuários as informações relativas aos fatos ocorridos em um determinado período.
As principais demonstrações contábeis são o balanço patrimonial, demonstração de resultado do exercício, demonstração de lucros e prejuízos acumulados, a demonstração de mutações do patrimônio líquido, e a demonstração de fluxos de caixa, que devem ser apresentadas de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade, emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade.
2.2.1 Balanço Patrimonial
Para Iudicíbus, o Balanço Patrimonial é a demonstração que tem por objetivo mostrar a “situação financeira e patrimonial da empresa em determinada data” (2008, p.6). Segundo Marion, “Reflete a Posição Financeira em determinado momento, normalmente no fim do ano ou de um período pré-fixado.” (2007, p.42).
O balanço patrimonial é constituído pelo Ativo, Passivo e Patrimônio Liquido. De acordo com Marion, o Ativo “São todos os bens e direitos de propriedade da empresa, que representam benefícios presentes ou benefícios futuros para a empresa”. (2007, p.42), o Passivo representa “obrigações, dividas e, num sentido mais amplo, são os financiamentos” (2007, p.45) e o Patrimônio Liquido “evidencia recursos dos proprietários aplicados no empreendimento.” (2007, p.46).
2.2.2 Demonstração de Resultado do Exercício (DRE)
A DRE é a demonstração que tem por objetivo apresentar os resultados operacionais de uma entidade em um determinado período. De acordo com Iudícibus, a Demonstração de Resultado do Exercício, “compara receitas com despesas do período, reconhecidas e apropriadas” (2002, p.198). Para Marion, é através da DRE que “observamos o grande indicador global de eficiência: o retorno resultante do investimento dos donos da empresa (lucro ou prejuízo)” (2007, p.112).
A Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados, de acordo com Iudícibus “possibilita a evidenciação do lucro do período, sua distribuição e a movimentação ocorrida no saldo da conta de Lucros e Prejuízos Acumulados” (2008, p.403). Para Marion, essa demonstração “fornece a movimentação, basicamente, de uma única conta do Patrimônio Líquido (Lucros Acumulados)” (2007, p.415).
Para Iudícibus, esse demonstrativo é importante para “demonstrar isoladamente o movimento da conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados, para não confundir sua movimentação com as do Resultado do Exercício, havendo clara definição e segregação entre ambos” (2008, p.403).
2.2.4 Demonstrações de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL)
De acordo com Iudícibus, é o demonstrativo que “faz clara indicação do fluxo de uma conta para outra e indica e origem e o valor de cada acréscimo ou diminuição no Patrimônio Líquido durante o exercício” (2008, p. 415).
2.2.5 Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC)
De acordo com Iudícibus, a Demonstração de Fluxo de Caixa “demonstra a origem e a aplicação de todo dinheiro que transitou pelo Caixa em um determinado período” (2002, p.220). Para Marion, “a Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC) indica a origem de todo dinheiro que entrou no Caixa, bem como a aplicação de todo o dinheiro que saiu do Caixa em um determinado período, e, ainda, o Resultado do Fluxo Financeiro” (2007, p.426) e ainda define que a DFC “é uma demonstração dinâmica e também esta contida no Balanço, que, por sua vez, é uma demonstração estática” (2007, p.426).
2.3 Micro e pequenas empresas
De acordo com dados do SEBRAE e DIEESE, “o bom desempenho da economia brasileira na última década, aliado às políticas de crédito, vem impulsionando a ampliação das micro e pequenas empresas (MPEs) no país” (2011, p.19). Ainda conforme levantamentos realizados pelo SEBRAE e DIESSE, “Em 2010, as micro e pequenas empresas foram responsáveis por 99% dos estabelecimentos, 51,6% dos empregos formais privados não-agrícolas no país e quase 40% da massa de salários.” (2011, p.21).
A definição de Microempresa e Empresa de Pequeno Porte está estabelecida no Art. 3º da Lei Complementar 123/2006, onde consideram-se microempresas ou empresas de pequeno porte a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário, devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no
Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso, cuja a receita bruta auferida no ano calendário se enquadre nos limites previstos na Lei.
2.5 Contabilidade Gerencial
A Contabilidade Gerencial é o ramo da Contabilidade que tem por objetivo fornecer instrumentos a administração das empresas para auxiliar em suas funções gerenciais. Ela está relacionada à área de controle e gerenciamento, fornecendo informações para aqueles que estão dentro da empresa, de forma a auxiliar os empresários a administrar seus negócios de maneira eficiente.
A Contabilidade Gerencial pode ser uma ferramenta a ser utilizada na tomada de decisões das empresas, de forma que é mais interpretativa e relevante quanto à situação real da empresa.
De acordo Iudícibus (2006), a Contabilidade Gerencial se caracteriza por várias técnicas e procedimentos contábeis tratados na contabilidade financeira e na contabilidade custos, numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades no seu processo de tomada de decisão, sendo que o objetivo da contabilidade gerencial é atender a todos usuários internos das empresas, com informações econômicas para o processo de tomada de decisão, avaliando resultado.
De acordo com Iudícibus (2006, p.22), sobre a contabilidade gerencial recaem todos os procedimentos contábeis e financeiros ligados a orçamento empresarial, ao planejamento empresarial, ao fornecimento de informações para
a tomada de decisão.
A Contabilidade Gerencial visa identificar, mensurar, tolerar e avaliar as informações sobre a situação econômica das empresas, auxiliando a gestão para a melhor tomada de decisão. O mercado sofre constantes mudanças, e as empresas necessitam cada vez mais de informações oportunas sobre a sua situação, a fim de adequar suas operações a essas mudanças. Para Iudicíbus, ela procura “suprir informações que se “encaixam” de maneira válida e efetiva no modelo decisório do administrador” (2006, p.21).
A contabilidade gerencial tem um papel muito importante para as empresas: analisar dados que auxiliam aos administradores e todos envolvidos com a atividade das empresas, na tomada de decisão, facilitando assim resultados eficientes e ágeis, fundamentais para o processo de gestão empresarial. Ela fornece subsídios de grande valia para a administração das empresas, fazendo com que administradores consigam analisar, mensurar, interpretar as informações para a melhor tomada de decisão.
A Contabilidade Gerencial disponibiliza informações que se utilizam de dados financeiros e operacionais, gerando relatórios adequados a empresa, auxiliando e facilitando o processo decisório. As informações da Contabilidade Gerencial incluem dados estimados, que podem ser usados pelos empresários na condução das operações diárias, no planejamento das operações futuras e no desenvolvimento das estratégias de negócios. Laurentino cita que “A Contabilidade Gerencial capacita o empresário a assumir riscos, porque o conscientiza e ajuda a escolher oportunidade de mercado e promove a visão necessária sobre seu negócio.” (2008, p. 50).
auxilia o planejamento, de forma que melhora os resultados das empresas, trazendo benefícios tanto para as grandes quanto para as pequenas empresas.
3 Metodologia
Este artigo foi desenvolvido por meio de pesquisa bibliográfica, que oferece meios que auxiliam na definição e resolução de problemas já conhecidos. Segundo Marconi e Lakatos, a pesquisa bibliográfica é “um procedimento reflexivo sistemático, controlado e crítico, que permite descobrir novos fatos ou dados, relações ou leis, em qualquer campo de conhecimento” (2010, p. 43), realizada através de pesquisa em livros, publicações de artigos, dissertações e teses, onde foi possível colher, selecionar, analisar e interpretar teorias já existentes sobre o tema abordado neste trabalho. A análise desses trabalhos já existentes possibilitou um maior conhecimento sobre o assunto, sendo que a bibliografia pertinente “oferece meios para definir, resolver, não somente problemas já conhecidos, como também explorar novas áreas onde os problemas não se cristalizaram suficientemente”, (MARCONI, LAKATOS, 2010, p. 185)
A fim de proporcionar uma maior compreensão do contexto do problema, foi utilizada a abordagem qualitativa de dados, Segundo Marconi e Lakatos, "A metodologia qualitativa preocupa-se em analisar e interpretar aspectos mais profundos, descrevendo a complexidade do comportamento humano" (2010, p. 269).
O método de investigação cientifica utilizado foi o estudo de caso, que é um método qualitativo que investiga um fenômeno em seu contexto real, utilizando múltiplas fontes de evidencia. A metodologia qualitativa tradicionalmente se identifica com o estudo de caso, que por sua vez refere-se ao levantamento com maior profundidade de determinado caso sobre todos os seus aspectos. (MARCONI, LAKATOS, 2010, p. 274) e para apresentação de possíveis soluções aos problemas levantados foi utilizada a abordagem quantitativa, que de acordo com Marconi e Lakatos “caracteriza-se pelo emprego da quantificação tanto nas modalidades de coletas de informações quanto no tratamento delas por meios de técnicas estatísticas” (2010, p. 269).
A pesquisa envolveu leitura exploratória, que, segundo Marconi e Lakatos é uma “leitura de sondagem, tendo em vista localizar as informações, uma vez que já se tem conhecimento de sua existência” (2011, p.22), pelas necessidades de enumerar e conceituar os principais tópicos sobre o tema como: conceito de contabilidade, objetivo da contabilidade, obrigatoriedade da escrituração contábil, responsabilidade solidaria do contabilista, conceito de micro e pequenas empresas, tratamento contábil para micro e pequenas empresas e a importância das demonstrações contábeis e da contabilidade gerencial para a tomada de decisão e planejamento.
4 Estudo de Caso
Este estudo foi desenvolvido na empresa Personal Contabilidade e Assessoria Ltda, localizada em Santa Cruz do Sul – RS. Fundado em 27 de março de 1995, atua na área de prestação de serviços contábeis e assessoria empresarial para clientes de Santa Cruz do Sul e região, e atualmente conta com cinco funcionários. Como clientes, dispõe de empresas de pequeno e médio porte, das mais diversas áreas, sendo em sua grande maioria optantes pelo regime do Simples Nacional.
4.2 Analise de Dados
O objetivo deste estudo é demonstrar a importância das demonstrações contábeis como ferramenta de gestão para as micro e pequenas empresas, sendo que seu numero vem crescendo a cada ano, gerando um grande número de empregos, passando a ter uma grande importância no cenário econômico nacional. Porem muitas das micro e pequenas empresa não conseguem se manter no mercado, sendo a falta de planejamento e informação o principal motivo pelo seu insucesso. Não basta apenas ter as informações, é necessário saber interpretá-las a fim de utilizá-las como uma ferramenta que possa auxiliar a sua gestão.
Os micro e pequenos empresários tendem a ter uma forte resistência quanto a apresentação de informações reais de suas empresas, por considerarem essas informações irrelevantes, ou por considerarem o contador responsável apenas por apurar impostos e cumprir obrigações legais perante o Fisco. É fundamental que os clientes estejam cientes que a função do contador não se restringe a suprir as obrigações legais da empresa, mas que pode ser um forte aliado na administração de seus negócios, pois o crescimento da empresa será positivo tanto para empreendedores quanto para seu contador.
Em alguns casos, o contador, por algum motivo, pode deixar alguma informação para trás, não fazendo o seu trabalho de forma completa, logo, o profissional contábil deverá estar capacitado para poder oferecer seus serviços, pois é responsável pela geração de informação ao processo decisório, estratégico das empresas. Deve-se caracterizar como um profissional capaz de planejar, organizar, liderar e dirigir as atividades de controle de gerenciamento contábil nas empresas. Também podem ocorrer erros por parte dos clientes, que por falta de organização ou por resistência, torna as demonstrações irreais, de forma que não poderão auxiliar na gestão das micro e pequenas empresas.
4.3 Importância das demonstrações contábeis para as micro e pequenas empresas
Grande parte das micro e pequenas empresa são administradas por seus sócios, que na sua maioria não possuem formação contábil, nem de gestão de negócios, dificultando o controle administrativo das suas empresas. A falta de planejamento e de informações de mercado é o grande responsável pelo desaparecimento dessas micro e pequenas empresas. Segundo Chér, as empresas “sobrevivem apenas tentando resolver os problemas quando eles aparecem”. (1990, p. 40). A legislação vigente no Brasil possibilita um tratamento diferenciado à contabilidade para as micro e pequenas empresa, mas a permissão legal de adotar uma escrituração contábil simplificada não desobriga essas empresas de manter escrituração contábil uniforme. Devido ao esse tratamento diferenciado, os gestores dessas micro e pequenas empresas não se preocupam com a integridade de seus registros e acabam fazendo apenas a escrituração dos demonstrativos exigidos por Lei, sem a menor preocupação com a responsabilidade da contabilidade.
Diante disso, os empreendedores não utilizam a contabilidade como uma ferramenta para auxilio de sua gestão, devido a não registrar todos os fatos ocorridos nas operações da empresa, acabam repassando informações parciais, de forma que as demonstrações não serão capazes de refletir a posição patrimonial real da empresa, não podendo ser utilizadas na tomada de decisão. As demonstrações contábeis, se refletirem a real situação financeira e patrimonial da empresa, podem ser utilizadas como suporte na tomada de decisão, resultando em um aumento de vida útil, em crescimento e aumento de lucro da empresa. Segundo SILVA “Uma empresa sem Contabilidade é uma entidade sem memória, sem identidade e sem as mínimas condições de sobreviver ou de planejar seu crescimento.” (2002 p.23). SILVA ainda destaca que “O empresário necessita de informações para a tomada de decisões. A Contabilidade oferece dados formais, científicos e universais, que permitem atender a essa necessidade.” (2002 p.24).
O objetivo das demonstrações contábeis para as micro e pequenas empresas é oferecer informações sobre a posição financeira, o desemprenho e os fluxos das empresas, sendo muito útil para a tomada de decisão. Segundo Schnorr, “a contabilidade é, sob determinados aspectos, necessária, oportuna e imprescindível” (2008, p.28)
Segundo Cher (1990), se o empresário conhecer a função da contabilidade, pode empregá-la em suas rotinas, podendo ela ser importante para o sucesso de seu negócio. Segundo Raza “o empreendedor deve tornar a sua Contabilidade uma fonte de informações para que possa tomar decisões seguras e coerentes com seu negócio” (2008 p.17).
Existe uma forte ligação da Contabilidade com o processo de informação e comunicação nas empresas, não estando limitada a registrar os dados que afetam o patrimônio da empresa, mais tendo o compromisso de transformar esses fatos contábeis, em informações que sirvam de base para projeções, comparações, controles, planejamento, enfim, que auxiliem a gestão e a tomada de decisão.
4.4 Benefícios da contabilidade gerencial para as micro e pequenas empresas
As pequenas e médias empresas, muitas vezes, são desprovidas de apoio contábil em sua administração, buscando nela apenas cumprir exigências fiscais e acessórias que a legislação impõe, de forma que a contabilidade poderia auxiliar a administração dessas empresas com informações uteis ao seu planejamento. A contabilidade gerencial pode tornar-se uma ferramenta indispensável para as micro e pequenas empresas que desejam crescimento. Crepaldi (2006) destaca que as empresas de pequeno porte normalmente são administradas pelos próprios sócios, que tem formação técnica ligada ao seu negócio, mas não possuem formação administrativa de gestão, como administração, finanças, economia, marketing etc. E essa falta de conhecimento tem levado um grande número de falências, recuperações judiciais e encerramento das pequenas empresas nos seus primeiros anos de vida. Outro fato constatável nos pequenos negócios é a não utilização de planejamento, tanto a curto, quanto ao longo prazo. Não são planejadas as vendas, compras, receitas, custos, lucros, entre outros fatos.
Para Chér (1990, p. 40), as micro e pequenas empresas “sobrevivem apenas tentando resolver os problemas quando eles aparecem”. Não são estabelecidas metas e estratégias para alcançar situações desejadas. A contabilidade é a maior fonte de informação patrimonial da empresa, sendo assim possibilita um acompanhamento real da vida da empresa, podendo assim traçar novos objetivos e metas. De acordo com Longenecker, “a falta de aptidão em sistemas contábeis é um fator básico de insucesso entre pequenas empresas” (1998, p.515), sendo que os administradores precisam de informações precisas, oportunas e significativas, para poder serem utilizadas em seu processo decisório.
É fundamental que a empresa possua ferramentas capazes de avaliar seu desempenho, não se utilizando apenas de dados passados, mas sim de projeções, a fim de tomar decisões, projetando seus fluxos de caixa, identificando o ponto de equilíbrio financeiro, que pode ser considerado um indicador de segurança para empresa, sendo que mostra o quanto é necessário vender para que as receitas igualem os custos.
4.5 Análise e Discussão de Resultados
No presente trabalho, ficou evidenciado que a as micro e pequenas empresas tendem a apresentar certa resistência quanto a utilização das informações contábeis no seu processo gerencial, mantendo o controle administrativo em suas mãos, de forma que procuram o profissional contábil com o intuito de regularizar suas empresas e cumprirem uma obrigação legal. Devido a esta forte resistência, um grande numero de micro e pequenas empresas não conseguem se manter fortes no mercado, o que leva ao encerramento de suas atividades.
. Como o problema analisado foi à falta de utilização das demonstrações contábeis pelas micro e pequenas empresas como ferramenta no analise, planejamento e tomada de decisões, desenvolveu-se duas planilhas que
possam ser inseridas dentro das micro e pequenas empresas, sendo essas planilhas formuladas com base nos demonstrativos contábeis, mas que sejam simplificadas e com termos do dia a dia das empresas, facilitando seu manuseio e seu entendimento.
Para efetuar a análise de resultados, as planilhas foram inseridas em um dos clientes do escritório objeto de estudo.
A primeira planilha apresenta o calculo de custo com empregados, onde deverá ser inserido o salário base do empregado e mencionado caso seja pago algum adicional ao mesmo, sendo que a planilha ira calcular todos os custos, como encargos com Previdência Social, FGTS, provisões de férias e 13º entre outros, demonstrando o custo efetivo com empregados. Essa planilha apresenta a possibilidade de simular varias faixas de salário, assim como informar o numero de empregados por faixa, sendo que está apresenta o custo efetivo unitário e total, assim como um comparativo entre os custos de acordo com o regime tributário adotado pela empresa.
FIGURA 1 – Planilha de Custos com empregados Fonte: Próprio Autor
O objetivo dessa planilha é evidenciar o efetivo custo com empregados, levando em conta todas as provisões, de acordo com o relato apresentado, ficou bem claro os custos com empregados, de modo que a empresa não só tem uma estimativa do custo em percentuais, mas detalhado o valor de cada provisão, podendo verificar qual tem maior impacto. Dependendo o tamanho da empresa, a contração ou a redução do quadro de empregados, pode gerar um grande impacto, sendo necessário um adequado planejamento, para evitar surpresas, principalmente no momento de desligamentos, onde geralmente as micro e pequenas empresas são pegas desprevenidas, tendo que efetuar um grande desembolso sem o devido planejamento. Conforme relatado pelo gerente de empresa onde foi efetuada a implantação das tabelas, o contador apresentava um custo de percentual em cima do salário base do empregado, mas pela planilha esses valores ficaram bem explicados. O mesmo mencionou que já tinha conhecimento de previsões de férias e 13º salário, porem alguns itens, como provisionar uma fração referente a aviso prévio indenizado e a multa de FGTS eram de total desconhecimento por parte do empresário. Como sugestão, foi repassada a possibilidade de informar o numero de meses de vinculo do empregado, a fim de estimar o valor acumulado, não somente o quanto impactaria mensalmente os custos com empregados.
A segunda planilha apresenta o calculo do custo operacional, iniciando com a informação da receita da empresa, que na planilha passa a ser apresentado como faturamento, dividindo em vendas e serviços, sendo necessária a divisão para fins de cálculo dos tributos incidentes sobre a receita. Seguindo a linha do Demonstrativo de Resultado do Exercício, em segundo momento a planilha apresenta o calculo de impostos incidentes sobre as receitas. Esse item pode sofrer alterações de acordo com o regime tributário, sendo que esse ao ser selecionado, já habilitaria apenas os campos correspondentes a forma de tributação. Alguns impostos podem sofrer variações de acordo com uma série de fatores, como faturamento, tipo de produtos, entre outros fatores, de forma que a sugestão foi criar uma alíquota média, com base em meses anteriores, a fim de facilitar o preenchimento das informações. Em
seguida a planilha apresenta o custo com mercadorias vendidas, de forma que para esse calculo deverá ser inserida uma margem de lucro estimada, para a planilha calcular o custo de aquisição das mercadorias, sendo que esse valor não se refere as compras do mês, e sim ao custo dos produtos ou mercadorias vendidas, sendo que os estoques não refletem no resultado do mês. No próximo item apresentamos os custos operacionais, representados nas tabelas como gastos, sendo que esses campos podem ser configurados de acordo com as atividades da empresa, assim como especificar esses custos, de forma que foi inserido um campo para determinar se cada um destes custos é fixo ou variável, item que também varia de acordo com atividade da empresa. A partir dessas informações, o propósito seria apresentar o ponto de equilíbrio da empresa, assim como mostrar o resultado operacional, sendo que essa planilha poderia ser utilizada como acompanhamento da situação da empresa, assim como efetuar um planejamento.
FIGURA 2 – Planilha de Custo Operacional Fonte: Próprio Autor
Conforme relato do empresário que utilizou as tabelas apresentadas, essa planilha possui uma linguagem mais pratica, e de fácil entendimento, sendo que muitos empresários não conseguem analisar um Balanço Patrimonial e um Demonstrativo de Resultado do Exercício. Verificou-se a dificuldade em definir os custos e despesas entre fixos ou variáveis. Com ela foi possível identificar o custo operacional da empresa, e quanto cada despesa impacta no resultado da empresa. Foi possível verificar em qual momento a empresa pode obter seu ponto de equilíbrio. Pode-se demonstrar que nem todo desembolso pode ser considerado como uma despesa do período. Muitas vezes os empresários confundem o resultado econômico do período com o seu fluxo de caixa. Sendo esse um ponto que poderia ter sido explorado e também ser implantado dentro das micro e pequenas empresas, sendo esse um demonstrativo importante para o planejamento dessas empresas.
Poder levar as informações contábeis para dentro das empresas, as planilhas foram a solução apresentada para evidenciar aos empresários a importância de inserção das demonstrações contábeis dentro da gestão dessas empresas, de forma a evidenciar que a contabilidade não é apenas uma obrigação legal e sim um suporte para o processo gerencial de qualquer
empresa, independente do seu porte, para que a partir da demonstração da importância da contabilidade na gestão das micro e pequenas empresa, possa haver uma valorização do profissional contábil, sendo produtivo para o contador e para os empreendedores.
5. Considerações Finais
As informações contábeis são de suma importância no auxílio dos processos administrativos, planejamento e tomada de decisão. Embora essa seja uma das funções básicas da contabilidade, o novo código civil brasileiro trouxe um ponto que influencia diretamente na relação do contador com seus clientes, pois trata da responsabilidade solidária do contabilista. Essa responsabilidade faz com que o contador responda civil e criminalmente, juntamente com os administradores das empresas, sendo que as partes que se sentirem lesadas, inclusive o fisco, podem acionar inclusive o patrimônio pessoal do profissional de contabilidade.
Um fato que leva os empresários a omitir informações é a intenção de sonegação fiscal, que pode ser originada pela descrença do destino da aplicação de recursos por parte do governo ou pelo desejo de reduzir o valor de seus impostos, sendo essa uma prática ainda usada, mas que se torna cada vez mais arriscada, devido ao fisco estar aumentado seus controles, através de cruzamento de informações. Essa sonegação traz enormes prejuízos, não somente aos empresários, que perdem uma ferramenta fundamental para a gestão de seus negócios, mas também é prejudicial ao governo e, por extensão, a população como um todo. Além de ser uma desvantagem desleal em relação aos concorrentes, a sonegação pode retirar ou reduzir o investimento do poder publico em áreas como à educação, saúde, segurança, entre outras.
Além de prejudicar a utilização das demonstrações contábeis, a omissão de informações pode trazer riscos ao profissional contábil, sendo que ele responde solidariamente por erro, dolo, ou má-fé. Desta forma, balanços falsos ou simulados implicam na responsabilidade do profissional da contabilidade junto com o administrador por em todas as situações possíveis, inclusive em ações na justiça civil e na justiça criminal. O artigo 1177 do Código Civil trata da responsabilidade civil do contabilista. Caso o erro contido no balanço tenha sido involuntário, causado por imperícia, o profissional deve responder a quem prestou o serviço. Se o contador tiver conhecimento do erro ao divulgar o balanço, ele responderá à Justiça e outras entidades da mesma forma que o proprietário da empresa. Esta medida exige mais do que nunca a necessidade de uma parceria transparente e organizada entre clientes e contadores, uma vez que o destino de ambos depende da responsabilidade com que se organiza a
contabilidade da empresa.
Em um mercado disputado prevalecem às empresas melhor estruturadas gerencialmente. Independente do seu porte, o uso das informações contábeis pode ser uma importante ferramenta no seu planejamento estratégico, podendo assim alcançar suas metas e se manterem fortes e competitivas, sendo que micro e pequenas empresas se preocupam mais com a sobrevivência do que com o crescimento. A contabilidade possui as ferramentas necessárias para fornecer aos empreendedores informações valiosas, sendo essencial para o desenvolvimento de qualquer negócio, oferecendo inúmeros subsídios para a tomada de decisão, sendo um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer negócio.
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