Ministério do Trabalho e Emprego Secretaria Executiva Coordenação-Geral de Informática CPRODWEB Controle de Processos e Documentos MANUAL DO USUÁRIO

(1)

Coordenação-Geral de Planejamento e Gestão Estratégica Coordenação-Geral de Recursos Logísticos

Coordenação-Geral de Informática Coordenação-Geral de Recursos Humanos Coordenação-Geral de Planejamento e Gestão Estratégica

Coordenação-Geral de Recursos Logísticos Coordenação-Geral de Informática Coordenação-Geral de Recursos Humanos

CPRODWEB

CONTROLE DE PROCESSOS

E DOCUMENTOS

CPRODWEB

CONTROLE DE PROCESSOS

E DOCUMENTOS

CPRODWEB

CONTROLE DE PROCESSOS

E DOCUMENTOS

(2)

Ministério do Trabalho e Emprego

Secretaria Executiva

Coordenação-Geral de Informática

CPRODWEB

Controle de Processos e Documentos

MANUAL DO USUÁRIO

(3)

PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Luiz Inácio Lula da Silva

MINISTRO DO TRABALHO E EMPREGO

Carlos Lupi

SECRETÁRIO-EXECUTIVO

André Peixoto Figueiredo Lima

SUBSECRETÁRIO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO

Arnóbio Cavalcanti Filho

COORDENADOR-GERAL DE INFORMÁTICA

Sérgio Alves Guimarães Cotia

COORDENADOR DE INFRA-ESTRUTURA

Aloyso Munhoz

COORDENADOR DE SISTEMAS

Ugo Monh

EQUIPE TÉCNICA Gabriel Lopes Melo

Gláucia Córdova Faria de Moura Luiz Antônio Cabral Costa Jorge dos Santos Valarini Jeferson Lopes Miranda Marcio Andre Farias Souza

Maria Aparecida Medeiros Gonçalves Ricardo de Oliveira Marques

ELABORAÇÃO:

Fernanda Silva Almeida Araújo de Melo Maria Aparecida Medeiros Gonçalves

REVISÃO:

Fernanda Silva Almeida Araújo de Melo Maria Aparecida Medeiros Gonçalves Steferson Inácio Rodrigues

(4)

CPRODWEB

Controle de Processos e Documentos

Versão 4.0

Manual do Usuário

1ª Edição – julho/2008

(5)

Copyright 2007 – Ministério do Trabalho e Emprego

A reprodução do todo ou parte deste documento é permitida somente com autorização

prévia e oficial do MTE.

Impresso no Brasil

1ª edição: 2008

Tiragem:150 exemplares

Coordenação de Documentação e Informação - CDIN

Esplanada dos Ministérios, Bloco F, Anexo B - Sala 236

70059-900 – Brasília - DF

Tel.: (61) 3317-6380

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) Biblioteca. Seção de Processos Técnicos (MTE)

C764 Controle de Processos e Documentos: manual do usuário. – Brasília: MTE, SE, CGI, 2008.

113 p. : il.

CPRODWEB versão 4.0.

1. Sistema de informação, manual do usuário, Brasil. 2. Documento, gerenciamento eletrônico, Brasil. I. Brasil. Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). II. Brasil. Secretaria Executiva (SE). III. Brasil. Coordenação-Geral de Informática (CGI).

(6)

Sumário

Sobre o CPRODWEB ...7

1. Entrando no CPRODWEB...8

2. Tela inicial do CPRODWEB...10

3. Pendentes recebidos...11 4. Pendentes enviados...13 5. Recebimento protocolo ...15 6. Registro e trâmite...17 6.1. Cadastro ...18 6.1.1. Interessado ...21 6.1.2. Solicitante...22

6.1.2.1. Etiqueta de protocolo parte superior da folha ...23

6.1.2.2. Etiqueta de protocolo meio da folha ...24

6.1.2.3. Etiqueta de protocolo parte inferior da folha ...24

6.1.3. Tramitação original (a partir do cadastro) ...25

6.2. Trâmite original ...28 6.3. Trâmite múltiplo...30 6.4. Trâmite cópia ...32 7. Recebimento protocolo ...34 8. Atividade...36 8.1. Anexar documento ...37 8.2. Arquivar protocolo ...38 8.3. Juntar protocolo ...40 8.4. Gerenciamento de etiquetas...41 8.5. Converter documento ...42 9. Consulta ...43 9.1. Protocolo...44

9.1.1. Resultado consulta (atalhos de navegação) ...46

9.1.1.1. Impressão de protocolo ...47

9.1.1.2. Tramitar este protocolo ...48

9.1.1.3. Protocolo ...49 9.1.1.4. Interessado...50 9.1.1.5. Solicitante...51 9.1.1.6. Trâmite...53 9.1.1.7. Informações gerais ...55 9.1.1.8. Histórico da tramitação ...56 9.2. Textual ...57 10. Relatório ...59 10.1. Termo ...60 10.1.1. Ficha de acompanhamento...60 10.1.2. Juntada de processo ...61

(7)

10.2.3. Etiqueta de protocolo...67 10.3. Geral ...68 10.3.1. Protocolo ...69 10.3.2. Tramitado e entregue ...70 10.3.3. Protocolos pendentes ...71 10.3.4. Protocolos arquivados ...73

10.3.5. Cadastro por unidade ...74

10.3.6. Tramitados entre unidades ...76

10.3.7. Movimentação por período ...77

10.3.8. Movimentação por técnicos ...78

10.3.9. Entradas/saídas...79 10.3.10. Procedências no período ...80 11. Gerenciamento...82 11.1. Localidade...83 11.1.1. País...83 11.1.2. Unidade federação ...84 11.1.3. Município...85 11.2. Desanexar protocolo ...86 11.3. Denominação ...86 11.4. Usuário ...87 11.5. Alterar ano ...90 11.6. Excluir trâmite ...91 11.7. Classificação ...92 11.7.1. Temporalidade ...92 11.7.2. Classe temporalidade ...93 11.8. Excluir protocolo...94

11.9. Inserir endereço de arquivo ...94

11.10. Alterar/excluir endereço de arquivo...95

11.11. Desapensar protocolo...96

11.12. Usuário tramitou protocolo...96

11.13. Unidade...97 11.13.1. Interna/externa ...97 11.13.2. Tipo de controle...98 11.14. Procedência/interessado/solicitante...99 11.14.1. Cadastro/alteração ...99 11.15. Atributo...100 11.16. Espécie documento ...101 11.17. Situação ...102 11.18. Categoria ...102 12. Alterar senha...104 13. Consulta...106 14. Fale conosco...108 15. Sair do sistema ...110

(8)

Sobre o CPRODWEB

CPRODWEB tem como objetivo controlar os processos e documentos recebidos e expedidos pelo Ministério do Trabalho e Emprego/MTE, no que diz respeito à sua gestão documental (registro, classificação, tramitação, arquivamento, expedição, avaliação, transferência, pesquisa e gerenciamento).

Possibilita também o acompanhamento gerencial do tempo necessário à conclusão dos assuntos tratados pelos processos e documentos, favorecendo a criação de indicadores de desempenho e a conseqüente melhoria na qualidade das atividades desenvolvidas pelo MTE. O CPRODWEB tem as principais funções: anexar; juntar; converter e gerenciar etiquetas de processos e documentos.

O

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(9)

1. Entrando no CPRODWEB

ara acessar o sistema CPRODWEB, digite o endereço http://intranet/cprodweb para acesso interno e para acesso externo digite o endereço http://www.mte.gov.br (consulta on-line).

Capítulo

1

P

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(10)

1. Digite Login e Senha.

2. Clique no botão .

 O sistema mostrará a seguinte tela:

 Para obter melhor visualização das telas do sistema CPRODWEB, você deverá configurar a tela do computador para 800x600 pixels.



(11)

2. Tela inicial do CPRODWEB

o acessar o sistema CPRODWEB, você encontrará dois tipos de menu, o menu central: Pendentes Recebidos, Pendentes Enviados e Recebimento Protocolo e o menu lateral esquerdo: Registro e Trâmite, Recebimento Protocolo, Atividade, Consulta, Relatório, Gerenciamento, Alterar Senha, Consulta, Fale Conosco, Ajuda e Sair do sistema,

conforme tela seguinte:

Capítulo

2

A

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(12)

3. Pendentes recebidos

o menu central no item Pendentes Recebidos, você poderá acessar todos os documentos pendentes recebidos, conforme a seguinte tela:

1. Clique no link .

 O sistema mostrará a relação dos protocolos que estão com seus prazos de respostas vencidos.

2. Selecione o protocolo.

Capítulo

3

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante



(13)

 Na opção de Pendentes Recebidos: será informada a quantidade de processos / documentos recebidos, e que estejam pendentes, com o "prazo de resposta" expirado.

(14)

4. Pendentes enviados

o menu central no item Pendentes Enviados, você poderá acessar todos os documentos pendentes enviados, conforme a seguinte tela:

Capítulo

4

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante



(15)

2. Verifique a listagem de protocolos pendentes enviados. 3. Clique no link .

 O sistema fechará a janela.

 Na opção de Pendentes Enviados: será informada a quantidade de

processos / documentos enviados a outras unidades, e que estejam pendentes, com o prazo de resposta expirado.



(16)

5. Recebimento protocolo

o menu central no item Recebimento Protocolo, você poderá acessar todos os documentos para recebimento de protocolo, conforme a seguinte tela:

Capítulo

5

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante



(17)

1. Selecione o documento.

 O sistema mostrará protocolo recebido com sucesso.

 Na opção de Recebimento Protocolo: será informada a quantidade de

processos / documentos tramitados para a unidade de lotação do usuário que está acessando o sistema, e que ainda não foram atestados como recebidos.



(18)

6. Registro e trâmite

o menu lateral esquerdo no item Registro e Trâmite, você terá as seguintes opções: Cadastro, Trâmite Original, Trâmite Múltiplo e Trâmite Cópia, conforme a seguinte tela:

Capítulo

6

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(19)

6.1. Cadastro

Para você iniciar o cadastro, clique na opção Cadastro e será apresentada a seguinte tela:

1. Informe o tipo de protocolo.

2. Digite o Número do Protocolo até o ano corrente.  O sistema mostrará o dígito verificador.

3. Digite o Nº do documento e selecione a Espécie do documento. 4. O campo Data do documento virá preenchido com a data vigente, no

seguinte formato: dd/mm/aaaa, mas poderá ser alterado.

(20)

5. Nas informações sobre Procedência, selecione a pessoa: Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.

6. Digite o nome ou parte do mesmo e clique no botão

.

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 7. Selecione o País, UF e Município de origem do documento.

8. Nas informações sobre Dt. Receb. e Hr. Receb. virá preenchido com a data vigente e horário nos seguintes formatos respectivamente: dd/mm/aaaa e hh:mm.

9. Nas informações sobre Assunto, selecione a Classe, a Subclasse e o Grupo.

10. Digite o Assunto (Complemento). 11. Informe o tipo de Atividade.

12. Nas informações sobre Classificação (Código / Assunto), digite a classificação do documento por assunto.

 O sistema mostrará a listagem com Nome e Código dos registros encontrados.

14. Clique no botão para alterar ou incluir nova informação, em protocolo já cadastrado no sistema.

 O sistema mostrará mensagem que a inclusão foi realizada com sucesso.

 O sistema mostrará a tela para inclusão de interessado.

17. Clique no botão para voltar à página anterior.

18. Clique no botão para voltar à página inicial do sistema.



(21)

 Nas informações sobre o Número do Protocolo são 05 (cinco) dígitos para identificar a unidade protocolizadora, 06 (seis) dígitos para o seqüencial do protocolo, 04 (quatro) dígitos para o ano e 02 (dois) dígitos para o dígito verificador.

 Nas informações sobre Procedência, você terá os seguintes campos: pessoa física – ao gravar os dados de um protocolo, se o nome da procedência não constar na tabela, o sistema irá incluí-lo; e pessoa jurídica - o sistema não permitirá a inclusão de um processo/documento cuja procedência não conste na tabela. A inclusão de pessoas jurídicas só poderá ser realizada pelo gestor (Coordenação de Documentação e Informação - CDIN/SPOA) do CPRODWEB.

 Nas informações sobre o Assunto, que terá três níveis: Classe Subclasse, Grupo e Assunto (Complemento) você poderá colocar as informações pertinentes ao protocolo.

 Nas informações sobre Atividade você terá as opções: meio que são as ações que viabilizam e auxiliam as ações das atividades fim e fim são as ações de desempenho específicas do órgão.

 A Temporalidade é o prazo referente à fase avaliação (destinação do processo/documento). Nas informações sobre temporalidade, você terá os seguintes campos: fase corrente – é o prazo mínimo de arquivamento do protocolo no arquivo corrente; fase intermediária - prazo mínimo de arquivamento do protocolo no arquivo central; e destinação final - destino final do protocolo (guarda permanente ou eliminação).

(22)

6.1.1. Interessado

Para você cadastrar interessado:

 O sistema mostrará tela para preenchimento do interessado. 2. Selecione o tipo Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.

3. Digite o nome do interessado ou parte do mesmo e clique no botão

.

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 4. Selecione o Atributo do interessado.

5. Digite o CPF/CGC do interessado.

6. Selecione o País, UF e Município de origem do interessado.

(23)

9. Clique no nome.

10. Clique no botão para excluir interessados.

 O sistema mostrará mensagem que o interessado foi excluído com sucesso.

11. Clique no botão para inserir novo interessado.

 Nas informações sobre Atributo você preencherá apenas se o interessado for pessoa física.

6.1.2. Solicitante

Para você cadastrar solicitante, clique no botão , o sistema mostrará a seguinte tela:



(24)

1. Selecione o tipo Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.

2. Digite o nome do solicitante ou parte do mesmo e clique no botão

.

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 3. Selecione o Atributo do solicitante.

4. Digite o CPF/CGC do solicitante.

5. Selecione o País, UF e Município de origem do solicitante

 O sistema listará as inclusões de solicitante conforme a seguinte tabela:

8. Clique no nome.

9. Clique no botão para excluir solicitante.

 O sistema mostrará mensagem que o solicitante foi excluído com sucesso.

10. Clique no botão para inserir novo solicitante.

6.1.2.1. Etiqueta de protocolo parte superior da folha

Para você imprimir etiqueta localizada na parte superior da folha, clique no botão , o sistema mostrará a seguinte tela:

(25)

 O sistema mostrará o que janela para impressão.

6.1.2.2. Etiqueta de protocolo meio da folha

Para você imprimir etiqueta localizada no meio da folha, clique no botão , o sistema mostrará a seguinte tela:

6.1.2.3. Etiqueta de protocolo parte inferior da folha

Para você imprimir etiqueta localizada na parte inferior da folha, clique no botão , o sistema mostrará a seguinte tela:



(26)

6.1.3. Tramitação original (a partir do cadastro)

Para você cadastrar o Trâmite Original, clique no botão e será apresentada a seguinte tela com alguns campos já preenchidos:

1. Clique no botão para atestar o recebimento do protocolo. 2. Digite o Número do Protocolo.

3. Clique no botão para atualizar os dados.



(27)

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 6. Digite o Nome do técnico ou parte do nome do responsável pelo

trâmite, e clique no botão .

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 7. Digite o Nº Volumes, Nº. Última Página e selecione a Situação que se

encontra o processo.

8. Nas informações sobre Despacho, digite o parecer dado pela unidade responsável pela análise do protocolo.

9. Clique na opção Acompanhamento para habilitar o campo e emitir a ficha de acompanhamento.

10. Clique no botão para excluir o cadastro de trâmite original.

 O sistema mostrará mensagem que o trâmite cadastrado com sucesso e mostrará janela com as opções relatório tramitado e entregue e ficha de acompanhamento.

12. Selecione a(s) opção(ões) Tramitado e Entregue e/ou Ficha de Acompanhamento para impressão do relatório.

 O sistema mostrará os relatórios para impressão:

(28)

 O protocolo deverá primeiro ser recebido pela unidade para depois ser tramitado.

 Na opção Unidade Remetente, os campos data e unidade são preenchidos pelo sistema.

 Nas informações sobre Novo Trâmite, você terá os seguintes campos: data do trâmite e será apresentada a data corrente pelo sistema; prazo de resposta você deverá digitar a data limite de resposta do assunto, a ser providenciada pela unidade de destino; e prazo de conclusão você deverá digitar a data prevista para conclusão do protocolo.

 Nas informações sobre Unidade de Destino você terá as opções: interna e externa. Caso a unidade de destino digitada não exista na tabela você deverá solicitar a inclusão à Coordenação de Documentação e Informação (CDIN/SPOA).

 Nas informações sobre Nome do técnico caso o nome digitado não exista na tabela você deverá solicitar a inclusão à Coordenação de Documentação e Informação (CDIN/SPOA). Não será obrigatório informar o nome do técnico.

(29)

6.2. Trâmite original

Para você iniciar a trâmite original, clique na opção Trâmite Original e será apresentada a seguinte tela:

1. Clique no botão para atestar o recebimento do protocolo.

(30)

4. Clique no botão . 5. Informe o tipo de protocolo. 6. Digite o Número do Protocolo.

 O sistema mostrará a tela do trâmite original preenchida.

 O sistema mostrará a tela do trâmite original sem dados.

9. Clique no botão para exclusão do trâmite, você visualizará o botão caso o protocolo não tenha sido recebido pela unidade de destino.

 O sistema mostrará mensagem que a exclusão foi efetuada com sucesso.

 O trâmite poderá ser excluído se tiver recebido na unidade destino.



(31)

6.3. Trâmite múltiplo

Para você tramitar diversos documentos para uma única unidade, clique na opção Trâmite Múltiplo e será apresentada a seguinte tela:

1. Informe qual o tipo de protocolo. 2. Digite o Número do Protocolo.

3. Clique no botão para adicionar os protocolos à Lista dos Protocolos.

4. Clique no botão para excluir os protocolos à Lista dos Protocolos.

5. Digite o nome da unidade ou parte do mesmo e clique no botão .

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 6. Digite o Nome do Técnico ou parte do nome do responsável pelo

assunto, e clique no botão .

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados.

 O sistema mostrará mensagem que o trâmite realizado com sucesso e mostrará janela com as opções relatório tramitado e entregue e ficha de acompanhamento.

(32)

(33)

6.4. Trâmite cópia

Para você tramitar cópia, clique na opção Trâmite Cópia e será apresentada a seguinte tela:

1. Informe qual o tipo de protocolo. 2. Digite Número do Protocolo.

3. Clique no botão . 4. Selecione a Nº de Cópia(s).

5. Digite o nome da unidade ou parte do mesmo e clique no botão .

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 6. Digite o Nome do Técnico ou parte do nome do responsável pelo

assunto, e clique no botão .

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 7. Selecione a Situação que se encontra o processo.

(34)

9. Clique na opção Acompanhamento para habilitar o campo.

 O sistema mostrará mensagem que o trâmite realizado com sucesso e mostrará janela com as opções relatório tramitado e entregue e ficha de acompanhamento.

(35)

7. Recebimento protocolo

o menu lateral esquerdo clique no item Recebimento Protocolo, conforme a seguinte tela:

Capítulo

7

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(36)

 O sistema mostrará todos os protocolos para recebimento ou tramitação, conforme a seguinte tela:

1. Selecione o protocolo.

 O sistema mostrará mensagem que o protocolo foi recebido com sucesso.



(37)

8. Atividade

menu lateral esquerdo no item Atividade, você terá a seguinte tela: Anexar Documento, Arquivar Protocolo, Juntar Protocolo, Gerenciamento de Etiquetas e Converter Documento, conforme a seguinte tela:

Capítulo

8

O

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(38)

8.1. Anexar documento

Para você anexar documento a protocolo, clique na opção Anexar Documento e será apresentada a seguinte tela:

1. Informe o tipo de protocolo. 2. Digite o Número do Protocolo.

3. Digite o Nº do Documento a ser anexado.

 O sistema mostrará mensagem de documento anexado com sucesso.

 O sistema mostrará o documento anexado, conforme a seguinte tela:

(39)

 Para anexar ao protocolo os documentos deverão estar na mesma unidade, tanto o protocolo principal quanto o(s) protocolo(s) que serão anexados, caso ao contrário o sistema mostrará a mensagem: protocolo não se encontra na unidade do usuário.

 Após a anexação de um documento, o mesmo não mais poderá ser desanexado.

 A ação de anexação deverá estar registrada fisicamente (documentada) no protocolo, conforme o formulário específico.

8.2. Arquivar protocolo

Para você arquivar ou desarquivar um protocolo, clique na opção Arquivar Protocolo e será apresentada a seguinte tela:

(40)

2. Nas informações sobre Data virá preenchida com a data vigente, no seguinte formato: dd/mm/aaaa.

3. Digite o Nº Protocolo.

 O sistema preencherá o campo da localização onde se encontra o protocolo.

4. Selecione o Endereço e o Local de arquivamento. 5. Digite o Nr. Sala como complementação do endereço. 6. Selecione o(s) Tipo(s) de acomodações para o arquivo. 7. Digite o Número associado ao tipo de arquivo;

8. Nas informações sobre Ano será apresentado o ano corrente para arquivamento/desarquivamento, caso seja necessário, altere o ano. 9. Informe o tipo de Atividade.

10. Digite a Classificação (Código/Assunto) do protocolo por assunto. 11. Digite o Despacho de acordo com o que foi feito no protocolo.

 O sistema mostrará mensagem que o arquivamento foi realizado com sucesso.

 A classificação do protocolo será obrigatória e deverá ser realizada no ato do cadastramento ou no arquivamento do mesmo.

 O despacho de arquivamento/desarquivamento deverá estar documentado no processo ou documento.

 Nas informações sobre temporalidade, você terá os seguintes campos: fase corrente - prazo mínimo de arquivamento do protocolo no arquivo corrente; fase intermediária - prazo mínimo de arquivamento do protocolo



(41)

8.3. Juntar protocolo

Para você juntar protocolo, clique na opção Juntar Protocolo e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Número do Processo ao qual será feita a juntada. 2. Nas informações sobre Data será apresentada a data corrente.

3. Digite o Nº do Processo e informe o Status, o tipo de juntada a ser realizada.

 O sistema mostrará mensagem que a juntada foi realizada com sucesso

 O sistema mostrará a tabela com documento anexado, conforme a seguinte tela:

(42)

8.4. Gerenciamento de etiquetas

Para você gerenciar etiquetas, clique na opção Gerenciamento de Etiquetas e será apresentada a seguinte tela com a unidade protocolizadora já preenchida:

1. Digite o Nº da próxima etiqueta a ser impressa. 2. Selecione a Justificativa.

 O sistema mostrará a mensagem número de etiqueta alterado com sucesso.

 O gerenciamento de etiquetas possibilita o controle da numeração das etiquetas a serem utilizadas dentro dos protocolos. Geralmente será utilizado para retroceder o número da próxima etiqueta a ser impressa, por motivo da ocorrência de problemas no momento da emissão das mesmas.



(43)

8.5. Converter documento

Para você converter documentos em processos, clique na opção Converter Documento e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Número do Protocolo.

 O sistema preencherá os campos Data Abertura, Nº do Documento, Espécie do Documento, Data Documento e Assunto/Complemento.

3. Clique no botão para finalizar.

 O sistema mostrará a mensagem documento convertido com sucesso.

 Após a realização da conversão, você não poderá mais desfazer a conversão.

(44)

9. Consulta

o menu lateral esquerdo no item Consulta, você terá a seguinte tela: Protocolo e Textual, conforme a seguinte tela:

Capítulo

9

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(45)

9.1. Protocolo

Para pesquisar protocolo, clique na opção Protocolo e será apresentada a seguinte tela:

3. Clique no botão

(46)

 Na relação os processos estarão identificados por um (P) e os documentos por um (D) à esquerda do número. Para você visualizar os dados de determinado protocolo, clique em cima do respectivo número.

 Não será obrigatório o preenchimento de todos os itens de consulta. Para consulta protocolo você deverá informar o Número do Protocolo e a Data de Abertura.





(47)

 O sistema mostrará a tela de interessado.

 O sistema retornará a tela de consulta.

9.1.1. Resultado consulta (atalhos de navegação)

Para resultado da consulta, clique no link da tela de Consultas de Processos / Documentos, o sistema mostrará a seguinte tela:

(48)

 No resultado da consulta você poderá visualizar o protocolo cadastrado e os campos já virão preenchidos automaticamente.

9.1.1.1. Impressão de protocolo

Para impressão de protocolo, clique no botão , o sistema mostrará o relatório:

(49)

9.1.1.2. Tramitar este protocolo

Para tramitação deste protocolo, clique no botão , o sistema mostrará a tela para tramitação, conforme instruções do item 6.2 trâmite original:

1. Clique no botão para atestar o recebimento do protocolo.

(50)

9.1.1.3. Protocolo

Para visualizar protocolo, clique no botão , o sistema mostrará a tela de protocolo, conforme instruções do item 6.1 cadastro:

(51)

 Você poderá visualizar todos os dados cadastrados no protocolo.

9.1.1.4. Interessado

Para visualizar interessado, clique no botão , o sistema mostrará a seguinte tela:

 O sistema retornará para a consulta de protocolo.

 O sistema mostrará tela de solicitante.

 O sistema mostrará a tela de protocolo.





(52)

9.1.1.5. Solicitante

Para visualizar solicitante, clique no botão , o sistema mostrará a seguinte tela:

1. Clique no link do solicitante.

(53)

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 4. Selecione o Atributo do solicitante, digite o CPF/CNPJ do solicitante.

5. Selecione o País, UF e Município de origem do solicitante pelo documento.

 O sistema mostrará a seguinte tabela.

8. Clique no nome.

9. Clique no botão para excluir solicitante.

 O sistema mostrará mensagem que o solicitante foi excluído com sucesso.

10. Clique no botão para inserir novo solicitante.

(54)

9.1.1.6. Trâmite

Para visualizar trâmite, clique no botão , o sistema mostrará a seguinte tela:

1. Clique no botão para atualizar os dados. 2. Informe a Unidade de Destino.

3. Digite o nome da unidade ou parte do mesmo e clique no botão

4. Digite o Nome do técnico ou parte do nome do responsável pelo assunto, e clique no botão .

(55)

7. Clique na opção Acompanhamento para habilitar o campo e emitir a ficha de acompanhamento.

8. Clique no botão para excluir o cadastro de trâmite original.

 O sistema mostrará mensagem que o trâmite cadastrado com sucesso e mostrará janela com as opções relatório tramitado e entregue e ficha de acompanhamento.

(56)

9.1.1.7. Informações gerais

Para visualizar informações gerais, clique no botão , o sistema mostrará a seguinte tela:

(57)

9.1.1.8. Histórico da tramitação

Para visualizar histórico da tramitação, clique no botão , o sistema mostrará a seguinte tela:

 O sistema retornará para a tela anteriormente acessada.

 O sistema a seguinte tela:

 O sistema mostrará a tela para nova consulta.

(58)

9.2. Textual

Para realizar consulta textual, clique na opção Textual e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Período e o Número do Documento. 2. Selecione a Espécie do documento.

 O sistema mostrará o resultado da pesquisa:

4. Clique no Nº do Protocolo.

 O sistema mostrará os dados do protocolo.

5. Na tela de Consulta Textual, nas informações sobre Pesquisar por, você

(59)

 O sistema mostrará a seguinte opção para pesquisa:

7. Digite a Palavra Chave e clique no botão .

 O sistema mostrará o seguinte resultado:

8. Clique no Nº do Protocolo, para visualizar o protocolo.

9. Selecione a opção , para fazer pesquisa por Assunto.

 O sistema mostrará a seguinte opção para pesquisa:

10. Selecione a Classe, Subclasse e Grupo.

12. Clique no Nº do Protocolo, para visualizar o protocolo.



(60)

10. Relatório

o menu lateral esquerdo no item Relatório, você terá a seguinte tela: Termo, Etiqueta e Geral, conforme a seguinte tela:

capítulo

10

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(61)

10.1. Termo

Para você visualizar as opções de termo, clique na opção Termo e será apresentada a seguinte tela:

10.1.1. Ficha de acompanhamento

Para você emitir a ficha de acompanhamento de protocolos cadastrados / tramitados e entregues, clique na opção Ficha de Acompanhamento e será apresentada a seguinte tela:

(62)

 O sistema mostrará janela com o relatório em pdf:

4. Clique no botão para imprimir a ficha de acompanhamento.

10.1.2. Juntada de processo

Para você imprimir de certidão de juntada de processo, clique na opção Juntada de Processo, conforme a seguinte tela:

2. Clique no botão para limpar os campos.



(63)

4. Clique no botão para imprimir o termode juntada de processo.

10.1.3. Abertura e fechamento

Para você imprimir termo de abertura e fechamento, clique na opção Termo de Abertura e Fechamento e será apresentada a seguinte tela:

1. Informe o tipo do termo a ser impresso. 2. Digite o Número do Protocolo.



(64)

4. Clique no botão para imprimir o termo de abertura e fechamento.

10.1.4. Desentranhamento

Para você imprimir termo de desentranhamento, clique na opção Desentranhamento e será apresentada a seguinte tela:



(65)

3. Clique no botão para imprimir o termo de desentranhamento.

10.2. Etiqueta

Para você visualizar as opções de etiqueta, clique na opção Etiqueta e será apresentada a seguinte tela:

(66)

10.2.1. Número de etiqueta

Para você emitir e imprimir etiqueta, clique na opção Número de Etiqueta e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Nº. de Etiquetas e Original + Nº. de cópias.

3. Clique no botão para imprimir as etiquetas.

(67)

10.2.2. Número de etiquetas para cópia

Para emitir e imprimir número de etiquetas para cópia, clique na opção Número de Etiquetas para Cópia e será apresentada a seguinte tela:

2. Digite o Número do Protocolo e informe a quantidade de Original + Nº de Cópias de etiquetas.

(68)

10.2.3. Etiqueta de protocolo

Para emitir e imprimir etiqueta de protocolo, clique na opção Etiqueta de Protocolo e será apresentada a seguinte tela:

2. Nas informações sobre Posição da 1º etiqueta informe a posição para impressão.

3. Clique no botão para adicionar os protocolos à Lista dos Protocolos.

4. Clique no botão para excluir os protocolos à Lista dos Protocolos.

a. O sistema mostrará janela com o relatório em pdf:

(69)

10.3. Geral

(70)

10.3.1. Protocolo

Para você, clique na opção Protocolo e será apresentada a seguinte tela:

1. Informe o tipo de protocolo e digite o Número do Protocolo.

 O sistema mostrará o dígito verificador. 2. Digite a Data de Abertura.

3. Selecione a Espécie do Documento.

4. Digite o Número do Documento, Data do Documento e a Procedência.

5. Digite o nome ou parte do mesmo, e clique no botão

.

6. Nas informações sobre Interessado, digite o nome ou parte do mesmo, e clique no botão

.

(71)

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 8. Informe a Localização Atual.

9. Digite o Assunto do documento original.

10. Nas informações sobre Classificação digite o nome ou parte do mesmo, e clique no botão

12. Clique no botão para imprimir o protocolo.

10.3.2. Tramitado e entregue

Para emitir o relatório, clique na opção Tramitado e entregue será apresentada a seguinte tela:

(72)

2. Digite o Número do Protocolo, Data Inicial e a Data Final.

3. Nas informações sobre Unidade de Destino, digite o nome ou parte do mesmo, e clique no botão .

5. Clique no botão para imprimir o relatório.

10.3.3. Protocolos pendentes

Para emitir o relatório com protocolos pendentes, clique na opção Protocolos Pendentes e será apresentada a seguinte tela:



(73)

1. Informe o tipo de protocolo. 2. Informe a situação do protocolo.

3. Nas informações sobre Período, digite a Data Inicial e a Data Final. 4. Nas informações sobre unidade específica, digite o nome ou parte do

mesmo, e clique no botão .

 A opção Em Trâmite - significam todos os protocolos.

 A opção Com Prazo - somente os protocolos com prazo de resposta.

 A opção Específica - os protocolos com carga para a unidade deverão estar selecionados. O campo deverá ser preenchido.

 A opção Subordinada – serão selecionados os protocolos com carga para essas unidades. O campo deverá ser preenchido com o nome da unidade principal.

 A opção Técnico - serão selecionados os protocolos com carga para um determinado técnico.



(74)

10.3.4. Protocolos arquivados

Para emitir o relatório com protocolos arquivados, clique na opção Protocolos Arquivados e será apresentada a seguinte tela:

2. Nas informações sobre Unidade, digite o nome ou parte da unidade, e clique no botão .

(75)

10.3.5. Cadastro por unidade

Para emitir o relatório como os cadastros por unidade, clique na opção Cadastro por Unidade e será apresentada a seguinte tela:

2. Nas informações sobre Unidade de Origem, digite o nome ou parte do mesmo, e clique no botão .

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 3. Nas informações sobre Unidade de Destino, digite o nome ou parte do

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 4. Digite o resumo do Assunto a ser tratado no Processo/Documento. 5. Nas informações sobre Período, digite a Data Inicial e a Data Final.

(76)

 Na opção de quantitativos você terá os quantitativos de protocolos cadastrados, ordenados pelas unidades solicitadas; e na opção relação

de protocolos você terá a relação de protocolos cadastrados, ordenada

pelas unidades solicitadas.

 Na opção unidade de origem - o campo específica será a unidade específica e virá selecionado os protocolos cadastrados por esta unidade; o campo subordinada será a unidade específica e subordinada.

 Nas informações sobre unidade de destino - o campo específica: aparecerá selecionados os protocolos cadastrados por esta unidade; e no campo subordinada aparecerá selecionados os protocolos cadastrados por esta unidade.



(77)

10.3.6. Tramitados entre unidades

Para emitir o relatório com os protocolos tramitados entre unidades, clique na opção Tramitados entre Unidades e será apresentada a seguinte tela:

2. Clique em uma das opções: Última Tramitação ou Todas Tramitações. 3. Informe se é Quantitativo ou Relação de Protocolos.

4. Nas informações sobre Unidade de Origem, digite o nome ou parte do mesmo, e clique no botão .

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 5. Nas informações sobre Unidade de Destino, digite o nome ou parte do

 O sistema mostrará listagem com os nomes já cadastrados. 6. Digite o resumo do Assunto a ser tratado no Processo/Documento. 7. Nas informações sobre Período, digite Data Inicial e a Data Final.

(78)

10.3.7. Movimentação por período

Para você emitir o relatório, clique na opção Movimentação por Período, conforme a seguinte tela:

1. Selecione o Mês e o Ano. 2. Informe o tipo de protocolo.



(79)

10.3.8. Movimentação por técnicos

Para você emitir o relatório, clique na opção Movimentação por Técnicos, conforme a seguinte tela:

1. Digite a Data inicial e a Data final da pesquisa.



(80)

10.3.9. Entradas/saídas

Para você emitir o relatório das entradas/saídas, clique na opção Entradas/Saídas, conforme a seguinte tela:

(81)

2. Nas informações sobre Período de Entrada, selecione Entrada ou Saída. 3. Digite o período de pesquisa, a data inicial na opção De e data final no na

opção Até, no seguinte formato (dd/mm/aaaa). 4. Informe a Situação.

5. Digite Passados por para informar a última unidade de trâmite.

6. Digite a Procedência do trâmite, o nome do Interessado pelo protocolo e a Localização atual (Técnico) onde o técnico está locado.

 O sistema mostrará janela com o relatório em pdf.

10.3.10. Procedências

no período

Para você emitir com as procedências no período, clique na opçãoProcedências no Período e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o nome do Usuário ou parte do mesmo, e clique no botão .

 O sistema mostrará os nomes cadastrados.

2. Nas informações sobre Período, digite a data inicial da pesquisa e a data final.



(82)

(83)

11. Gerenciamento

o menu lateral esquerdo no item Gerenciamento, você terá as seguintes opções: Localidade, Desanexar Protocolo, Denominação, Usuário, Alterar Ano, Excluir Trâmite, Classificação, Excluir Protocolo, Inserir Endereço de Arquivo, Alterar/Excluir Endereço de Arquivo, Desapensar Protocolo, Usuário Tramitou Protocolo, Unidade, Procedência/Interessado/Solicitante, Atributo, Espécie Documento, Situação e Categoria, conforme a seguinte tela:

capítulo

11

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(84)

11.1. Localidade

Para você visualizar as opções de localidade, clique na opção Localidade, conforme a seguinte tela:

11.1.1. País

(85)

1. Digite o Código do país e a Descrição (nome).

 O sistema mostrará a mensagem de inclusão realizada com sucesso.

3. Clique no país.

 O sistema preencherá os campos Código e Descrição.

 O sistema mostrará a mensagem que a exclusão foi realizada com sucesso.

11.1.2. Unidade federação

Para você incluir na tabela de unidade da federação, clique na opção Unidade Federação e será apresentada a seguinte tela:

(86)

1. Selecione o País de origem.

2. Digite a Sigla e o nome da Unidade Federação.

4. Clique no país.

 O sistema preencherá os campos País, Sigla e Unidade Federação.

11.1.3. Município

Para você incluir na tabela de município, clique na opção Município e será apresentada a seguinte tela:

1. Selecione o País e a Unidade Federação.

2. Digite o Município do estado selecionado pelo campo unidade federação. 3. Digite o Código ECT.



(87)

11.2. Desanexar protocolo

Para você desanexar protocolo, clique na opção Desanexar Protocolo e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Protocolo e o Protocolo a ser Desanexado.

 O sistema mostrará a mensagem protocolo desanexado com sucesso.

11.3. Denominação

Para você incluir denominação, clique na opção Denominação e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite a Descrição da denominação.

 O sistema mostrará a mensagem denominação cadastrada com sucesso.



(88)

11.4. Usuário

Para você incluir usuário no sistema, clique na opção Usuário e será apresentada a seguinte tela:

1. Nas informações sobre Dados Pessoais, digite Nome do usuário, o Login e a Senha.

2. Informe o Tipo, digite o Apelido e o E-mail do usuário.

3. Digite a Unidade ou parte e clique no botão .

 O sistema mostrará listagem os nomes já cadastrados. 4. Digite a Mensagem.

5. Clique no botão .

(89)

6. Informe a opção Permissões e selecione o Nível de permissão do usuário. 7. Nas informações sobre Específicas, você terá a opções: Puxada Interna,

Arquivamento em Subor. e Exclusão de Protocolo, selecione conforme a permissão do usuário.

8. Nas informações sobre Módulos do Sistema, selecione as permissões do usuário, conforme a seguinte tela:

(90)

(91)

 O sistema mostrará a mensagem usuário cadastrado com sucesso.

11.5. Alterar ano

Para você alterar ano, clique na opção Alterar Ano e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Ano.

 O sistema mostrará mensagem ano alterado com sucesso.



(92)

11.6. Excluir trâmite

Para você excluir trâmite, clique na opção Excluir Trâmite e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Protocolo.

(93)

 O sistema perguntará se deseja excluir o trâmite.

11.7. Classificação

Para você visualizar as opções de classificação, clique na opção Classificação e será apresentada a seguinte tela:

11.7.1. Temporalidade

Para você visualizar a tabela de classe de temporalidade, clique na opção Temporalidade e será apresentada a seguinte tela:

(94)

1. Digite o Código, Número da classe. 2. Selecione a Classe.

3. Digite a Fase Corrente e a Fase Intermediária da classe. 4. Selecione a Destinação Final.

5. Informe o tipo de Atividade e digite a Observação.

11.7.2. Classe temporalidade

Para você incluir na tabela de classe de temporalidade, clique na opção Classe Temporalidade e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite a Descrição da classe de temporalidade.

 O sistema mostrará a mensagem que a inclusão foi realizada com sucesso.



(95)

11.8. Excluir protocolo

Para você excluir protocolo, clique na opção Excluir Protocolo e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Protocolo.

 O sistema mostrará a mensagem que o protocolo foi excluído com sucesso.

11.9. Inserir endereço de arquivo

Para você inserir endereço de arquivo, clique na opção Inserir Endereço de Arquivo e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Endereço para arquivo.

 O sistema mostrará a mensagem que o endereço foi inserido com sucesso.



(96)

11.10. Alterar/excluir endereço de arquivo

Para você alterar e excluir endereço de arquivo, clique na opção Alterar/Excluir Endereço de Arquivo e será apresentada a seguinte tela:

1. Clique no botão para alterar o endereço.

2. Altere o endereço.

 O sistema mostrará a mensagem que o endereço foi alterado com sucesso.

4. Clique no botão para excluir endereço.

 O sistema mostrará a mensagem que o endereço foi excluído com

(97)

11.11. Desapensar protocolo

Para você desapensar protocolo, clique na opção Desapensar Protocolo e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Protocolo e o Protocolo a ser Desanexado. 2. Selecione o Tipo de Juntada.

 O sistema mostrará a mensagem que foi o protocolo foi gravado com sucesso.

11.12. Usuário tramitou protocolo

Para você visualizar o que o usuário tramitou de protocolo, clique na opção Usuário Tramitou Protocolo e será apresentada a seguinte tela:

(98)

1. Digite o Protocolo

 O sistema mostrará a mensagem que foi o protocolo foi gravado com sucesso.

11.13. Unidade

Para você incluir unidade, clique na opção Unidade e será apresentada a seguinte tela:

11.13.1. Interna/externa

Para você incluir unidades, clique na opção Interna/Externa e será apresentada a seguinte tela:

1. Clique em uma das opções: Informações Gerais, Características ou Subordinadas.



(99)

3. Informe a Protocolizadora.

4. Selecione o Tipo Controle do gerenciamento de unidades e o Nível do perfil.

 O sistema mostrará a mensagem inclusão realizada com sucesso. 6. Nas informações sobre Características, informe as características,

conforme a seguinte tela:

11.13.2. Tipo de controle

Para você incluir na tabela de tipo de controle, clique na opção Tipo de Controle e será apresentada a seguinte tela:

(100)

1. Digite o Código do tipo de controle e a Descrição.

 O sistema mostrará a mensagem inclusão realizada com sucesso.

11.14. Procedência/interessado/solicitante

Para você visualizar a opção procedência, clique na opção Procedência/Interessado/Solicitante e será apresentada a seguinte tela:

11.14.1. Cadastro/alteração

Para você cadastrar ou alterar, clique na opção Cadastro/Alteração, conforme a seguinte tela:

1. Selecione o Status.



(101)

11.15. Atributo

Para você incluir na tabela de atributo, clique na opção Atributo e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Código e a Descrição.

3. Clique no Código do atributo.

 O sistema preencherá o Código e Descrição. 4. Clique no Código do atributo para exclusão.



(102)

11.16. Espécie documento

Para você incluir na tabela de espécie de documento, clique na opção Espécie Documento será apresentada a seguinte tela:

1. Digite o Código e a Descrição da espécie de documento.

3. Clique no código.

(103)

11.17. Situação

Para você incluir na tabela de situação, clique na opção Situação e será apresentada a seguinte tela:

1. Digite a Descrição da situação e informe o Status.

3. Clique no código.

11.18. Categoria

Para você incluir categoria, clique na opção Categoria e será apresentada a seguinte tela:

(104)

1. Digite a Descrição da categoria.

 O sistema mostrará a mensagem que a categoria foi cadastrada com sucesso.

3. Clique na descrição.

 O sistema mostrará a mensagem que a categoria foi excluída com sucesso.

(105)

12. Alterar senha

o menu lateral esquerdo no item Alterar Senha, você poderá alterar a senha do sistema, conforme a seguinte tela:

capítulo

12

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(106)

1. Clique na opção .

2. Digite a Senha Atual e a Nova Senha. 3. Confirmar Nova Senha.

 O sistema mostrará a mensagem que a senha foi alterada com sucesso.

(107)

13. Consulta

o menu lateral esquerdo no item Consulta, você utilizará as instruções do item 9.1 protocolo e você poderá consultar documento ou processo, conforme a seguinte tela:

capítulo

13

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(108)

1. Informe o tipo de documento.



(109)

14. Fale conosco

o menu lateral esquerdo no item Fale Conosco, você poderá enviar e-mail, conforme a seguinte tela:

capítulo

14

N

Í C O N E S



Procedimento



Ação do Sistema



Observação



Importante

(110)

2. Digite o Nome Completo, Seu E-mail e a Descrição.

 O sistema mostrará a mensagem que o e-mail foi enviado com sucesso e você receberá e-mail automaticamente.

(111)

15. Sair do sistema

o menu lateral esquerdo no item Sair do Sistema, você poderá sair do sistema, conforme a seguinte tela: 1. Clique na opção .  O sistema fechará.