MANUAL DE DISCREPÂNCIAS SISTEMA SOI - C3

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Manual de Discrepância VCE – Parts Logistics

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Liaison GTO/LS Ago/15 01 1 (19)

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MANUAL DE DISCREPÂNCIAS

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ÍNDICE

1.INCLUSÃO DE DISCREPÂNCIA...03

2.ALTERAÇÃO DOS DADOS DA DISCREPÂNCIA...05

3.CONSULTA ÀS DISCREPÂNCIAS...05

4. CASOS ESPECIAIS DE INCLUSÃO DE DISCREPÂNCIA...08

4.1 PEÇA RECEBIDA SEM NOTA FISCAL...08

4.2 PEÇA TROCADA (FATURADA PEÇA A CHEGOU PEÇA B...09

4.3 PEÇA COM PROBLEMA DE PREÇO...11

5.CÓDIGO RAZÃO OU MOTIVO DA DISCREPÂNCIA...12

5.1 DESCRIÇÃO DOS CÓDIGOS RAZÃO ...12

5.2 UTILIZAÇÃO DOS CÓDIGOS RAZÃO ...12

6.CÓDIGO DE SOLUÇÃO...15

7.CÓDIGO DE AUTORIZAÇÃO ...15

8.CÓDIGO DE TRANSPORTE...16

9.PRAZO PARA INCLUSÃO DA DISCREPÂNCIA...16

10 PRAZO DE ANÁLISE DA DISCREPÂNCIA...16

11.INFORMAÇÕES IMPORTANTES ...17

12.CONTATOS...19

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Este manual visa fornecer subsídios para emissão de Discrepâncias, de acordo com as instruções descritas abaixo. Todo distribuidor, após receber as mercadorias adquiridas da VOLVO LOGISTICS SERVICES C3, deve efetuar a conferência física dos itens faturados na nota fiscal. Caso sejam detectadas divergências relacionadas ao transporte, deve-se seguir as instruções do Manual de Sinistro de Transporte.

1. INCLUSÃO



Selecionar

Informar um dos 3 campos

Número do pedido diferença Letras maiúsculas de minúsculas – até 7 dígitos



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1º Selecionar a peça

2º clica em acrescentar na discrepância

passar o mouse sobre os números para visualizar o significado

de cada código razão

Dar um nome para esta discrepância

Quantidade reclamada

Selecionar código razão

(Motivo e solicitação)

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2. ALTERAÇÃO DOS DADOS DA DISCREPÂNCIA

Não se pode alterar uma discrepância após inserção. Contactar o orderdesk para alteração manual no sistema interno da Volvo.

3. CONSULTA ÀS DISCREPÂNCIAS

Selecionar

Campo comentários é obrigatório. Até 60 dígitos. Se maior que isso, enviar por e-mail para

adm.rrpc3@volvo.com, mencionando o número da Discrepância

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Situação 0: discrepância gravada pelo distribuidor, ainda não respondida pela fábrica. Situação 6: DR respondida pela fábrica,

Situação 9: problemas na DR, informe Order Desk

As últimas 3 colunas sempre ficarão zeradas

.

Data do crédito ou da recusa Código da RRP no SOI apenas.

Selecionar para maiores

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Número da RRP/Discrepâncias no C3, que deve ser informada ao adm.rrpc3@volvo.com em caso de consultas

Número da DR no SOI

Exemplo da comunicação por e-mail

Sempre que uma atualização na Discrepância é colocada no sistema, o responsável pela gravação do pedido receberá um e-mail automático

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4. CASOS ESPECIAIS DE INCLUSÃO DE DISCREPÂNCIA 4.1 Peça recebida sem NF (“add empty line”)

Peça recebida sem NF (“add empty line”)

Informar um número de NA de qualquer outro pedido existente para esta casa

Informar número da peça recebida sem NF. Se chegou sem identificação, escrever PN 100

(Unknown)

1º CLICAR EM “ADD EMPTY LINE”

Obrigatório comentário

Depois de colocar o comentário, clicar em enviar a discrepância

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Peça recebida sem NF (“add empty line”)

4.2 Peça trocada (“faturou peça A, mas chegou peça B”)

Para este código-razão o SOI

não mostrará o preço da peça Mandatório preencher _{campo comentários}

Localize a peça “A” e “acrescente à discrepância atual”, automaticamente irá abrir uma linha para a peça B

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Peça trocada (“faturou peça A, mas chegou peça B”)

Acrescente a peça B

DR da peça A será automaticamente recusada, tudo será respondido na peça B

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Peça trocada (“status da peça B”)

4.3 Peça com problemas de preço

Utilizar código motivo 72 e escrever “preço “ no campo comentários

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5. CÓDIGO RAZÃO OU MOTIVO DA RECLAMAÇÃO

Os códigos razão são compostos de dois dígitos, os quais devem ser obrigatoriamente preenchidos, com códigos corretos, caso contrário a reclamação não será aceita.

5.1 DESCRIÇÃO DOS CÓDIGOS RAZÃO

5.2 UTILIZAÇÂO DOS CÓDIGOS RAZÂO

Peça recebida a menor ou não recebida, utilizar código “00”

“00”: Utilizar quando o número de peças recebidas é menor do que o número de peças faturadas. Neste caso a peça faltante será enviada por simples remessa após a aprovação da Discrepância.

Atenção: Para casos de extravio de volumes por parte da transportadora, solicita-se

que sigam as instruções detalhadas no Manual de Sinistros.

Peça recebida a maior, utilizar código “11” ou 12”

“11”: Utilizar quando o numero de peças recebidas é maior do que o número de peças faturadas e o concessionário / distribuidor deseja manter as peças em estoque. Neste caso será enviada a nota fiscal referente à diferença das peças recebidas para regularização de estoque.

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“12”: Utilizar quando o número de peças recebidas é maior do que o número de peças faturadas e o concessionário / distribuidor deseja somente devolver a peça a Volvo Parts. Neste caso será autorizado o envio da peça por simples remessa.

Peça recebida sem nota fiscal, utilizar código “11” ou “12”

“11”: Utilizar quando foi recebido pelo concessionário / distribuidor um volume sem nota fiscal ou nota fiscal extraviada e o concessionário / distribuidor deseja manter as peças em estoque. Neste caso será enviada pela Volvo Parts uma nota fiscal para regularização do estoque.

“12”: Utilizar quando foi recebido pelo concessionário / distribuidor um volume sem nota fiscal ou nota fiscal extraviada e o concessionário / distribuidor deseja somente devolver o volume a Volvo Parts.

Observação: Neste caso informar somente o número da peça (part number),

quantidade reclamada, código razão e classe do pedido.

Peça trocada, utilizar código “20” , indicando na 2ª. peça “21” ou “22”

“21”: Utilizar quando a peça entregue não é a mesma que consta na nota fiscal, porém o concessionário / distribuidor deseja manter a peça recebida em estoque. Neste caso será enviada a nota fiscal para regularização do estoque e a peça correta por simples remessa.

“22”: Utilizar quando a peça entregue não é a mesma que consta na nota fiscal e o concessionário / distribuidor deseja somente devolver a peça a Volvo Parts.

Atenção: Se a peça recebida trocada não possuir número de identificação marcado, enviar

fotos. O processo de envio (retorno) deverá ser feito em até cinco dias úteis a contar da data de resposta da reclamação, podendo a Volvo, após análise ou descumprimento do prazo de retorno, recusar a reclamação e retornar a peça para o concessionário / distribuidor.

Peça com problema de preço, utilizar código “72”

“72”: Utilizar quando o preço na nota fiscal é diferente do preço do sistema e o concessionário / distribuidor deseja que a nota fiscal seja regularizada. A autorização prévia deve ser acordada com o representante comercial antes de ser incluída a reclamação.

Atenção: Deve constar no campo Observação que a Discrepância foi acordada com o

representante comercial, caso contrário, a Volvo Parts recusará a reclamação de regularização.

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Peça recebida com defeito, utilizar código “42”

“42”: Utilizar este código quando a peça apresenta um defeito de qualidade referente à aplicação e o concessionário / distribuidor deseja somente devolver a peça a Volvo Parts, não sendo efetuada a substituição.

Atenção: No caso de defeito o concessionário / distribuidor deve informar o tipo de

defeito constatado. A peça deverá retornar a Volvo para analise. O processo de envio (retorno) deverá ser feito em até cinco dias úteis a contar da data de resposta da reclamação, podendo a Volvo, após análise ou descumprimento do prazo de retorno, recusar a reclamação e retornar a peça para o concessionário / distribuidor. Defeitos detectados em bancada de teste ou após aplicação proceder reclamação via garantia mediante RG (Registro de Garantia).

Peça danificada devido ao acondicionamento, utilizar código “42”

“42”: Utilizar quando detectado que a peça recebida foi danificada devido ao acondicionamento e o concessionário / distribuidor deseja receber uma nova peça para substituição.

Procedimento: É indispensável o envio de fotos para Adm.rrpc3@volvo.com, quando autorizada devolução, a peça deverá retornar a Volvo para análise. O processo de envio (retorno) deverá ser feito em até cinco dias úteis a contar da data de resposta da reclamação, podendo a Volvo, após análise ou descumprimento do prazo de retorno ou não envio das fotos, recusar a reclamação.

Atenção: Para casos relacionados a avarias em volume, relacionados a transporte,

vide Manual de Sinistros.

Observação: Todas as cabines, pára-brisas, painéis, portas, capôs, pára- choques e peças de

grande volume são verificados na expedição do C3 e não serão aceitas reclamações posteriores ao recebimento pelo concessionário / distribuidor. No campo observações deve descrever o problema identificado.

Devolução de compra - Buy Back – Utiliza o código “62”

“62”: Utilizar este código quando as peças devem ser retiradas do estoque do concessionário / distribuidor devido a processo de recompra.

Atenção: No campo Observação o concessionário / distribuidor deve informar qual

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Erro de compra ou cancelamento do pedido, utilizar código “72”

“72”: Utilizar este código quando a peça recebida foi comprada por engano ou divergências de informações do sistema. Descrever no campo observações o motivo da solicitação da reclamação.

Peça incompleta, utilizar código “82”

“82”: Utilizar quando uma peça ou kit foi entregue com partes faltantes e o concessionário / distribuidor deseja receber uma nova peça completa ou componente faltante mediante analise da Volvo Parts.

Atenção: No campo observações informar qual o componente faltante e se

aplicável, informar seu código. Quando a peça possuir etiqueta de OM (Ordem de Montagem), esta deverá ser informada para identificação do lote.

Peça com defeito, utilizar código “92”

“92”: Utilizar quando uma peça foi entregue com defeito e o concessionário / distribuidor deseja devolver a peça mediante analise da Volvo Parts.

Atenção: Importante que se encaminhe fotos indicando o problema em questão:

adm.rrpc3@volvo.com

6. CÓDIGO DE SOLUÇÃO

O campo “código de solução” é preenchido pela Volvo, e informa ao concessionário / distribuidor a disposição dada à reclamação após análise da Discrepância pelo setor de Qualidade.

21 - Entrega a ordem (envio em simples remessa) 22 - Cortesia

23 - Venda

24 - Cortesia (Componente)

25 - Advance de Garantia (devolução em garantia) 26 - Recusado

30 - Recolhimento

32 - Regularização de preço 99 - Outros

7. CÓDIGO DE AUTORIZAÇÃO

O campo “código de autorização” é preenchido pela Volvo Parts e informa ao concessionário / distribuidor a disposição que será dada à peça reclamada.

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11 - Devolução de Compra

12 - Devolução em Simples Remessa

13 - Retorno para análise conforme Discrepância -C3 14 - Retorno de Advance de Garantia

15 - Devolução de Compra (somente Nota Fiscal)

8. CÓDIGO DE TRANSPORTE

Informa ao concessionário / distribuidor sobre o pagamento do transporte nos casos de retorno da peça a Volvo Logistics Services C3.

Pago (P) - pago pelo cliente/concessionário / distribuidor. A Pagar (A) - a pagar pela Volvo Logistics Services C3.

9. PRAZO PARA INCLUSÃO DA DISCREPÂNCIA

O prazo para solicitação de garantia, RRPR, deve obedecer aos seguintes prazos estabelecidos:

Pedidos Classe Zero, código razão “0”, “1”, “2” e “8”: sete dias da data do faturamento. Pedidos demais classes: trinta dias da data do faturamento.

Peças com defeito e incompleta não possuem prazo para reclamação desde que não se enquadrem em: cabines, pára-brisas, painéis, portas, capôs, pára- choques e peças de grande volume, pois estas devem ser verificadas no ato do recebimento.

Atenção: O processo de envio (retorno) deverá ser feito em até cinco dias úteis a

contar da data de resposta da reclamação, podendo a Volvo, após análise ou descumprimento do prazo de retorno, recusar a reclamação e retornar a peça para o concessionário / distribuidor

10. PRAZO DE ANÁLISE DA DISCREPÂNCIA:

O prazo para análise da Discrepância, deve obedecer aos seguintes prazos estabelecidos:

Classe 0 e 1: resposta D+1 Outras classes: resposta D+2

Atenção: Quando solicitado pela Volvo o retorno da peça, a Discrepância de origem será

considerada finalizada somente após a analise da peça pela Volvo dentro do prazo estabelecido para retorno no item (9).

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11. INFORMAÇÕES IMPORTANTES

Nas devoluções de compra de peças, é imprescindível anexar cópia das notas fiscais de venda e a Discrepância.

Os valores constantes nas notas fiscais de devolução devem ser exatamente os mesmos da nota fiscal de venda da VOLVO PARTS C3 (valor unitário, alíquota do IPI, a alíquota do ICMS e o valor de ICMS). No campo informações complementares é obrigatório informar o número da nota fiscal VOLVO PARTS C3 a que se refere à devolução, bem como o número da Discrepância. Caso o processo não seja seguido o recebimento pela Volvo Parts será recusado e a peça devolvida.

Nos processos de substituição em garantia enviar em anexo a cópia da Discrepância.

As devoluções de peças quanto à embalagem devem seguir os mesmos padrões de acondicionamento constantes no Manual de Recompra / Buy back.

Lembramos que é muito importante que as reclamações sejam feitas com base na nota fiscal recebida para que a avaliação interna seja realizada em relação a documentação interna correspondente da Volvo Parts.

Crédito para as RRP’s é feito em até 7 dias depois do recebimento da peça no C3. Necessário considerar o tempo de trânsito da casa ao C3. Consultas com o

adm.p2p.c3@volvo.com

Erro de catálogos (não dá certo a aplicação), entrar em contato com o Help Desk.

Observação: Para Truck/Bus, quando a RRPR/Discrepância for referente à Veículo Viking ou

Simples Remessa a classe do pedido mencionada na inclusão da reclamação deve ser classe 4.

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Data de permissão de devolução: Vai apenas aparecer para cód. autorização 9911/9915/20/2311.

Somente é informada quando é autorizado um retorno de peça. A data é data da aprovação da Discrepância + 30 dias

Tipo de frete: Pago pela Volvo ou a Pagar

Data da Fatura original

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12. CONTATOS

Em caso de dúvida quanto à reclamação entrar em contato com:

VOLVO Logistics Services C3

Distribution Center Quality

E-mail…….:adm.rrpc3@volvo.com Telephone :+55 41 3317-7832 Telephone :+55 41 3317-4941

Operation Support RRP

VOLVO Construction Equipment

Orderdesk

E-mail...: Order.desk@volvo.com

E-mail...: help.vcesa@volvo.com (apenas para dúvidas técnicas peças Volvo)

VCE SDLG

Orderdesk SDLG

E-mail...: sdlg.parts@volvo.com

E-mail...: support.parts.sdlg@volvo.com (apenas para dúvidas técnicas peças SDLG)

VCE

13. DADOS DO NOVO C3 VOLVO DO BRASIL VEÍCULOS LTDA

ROD BR 277, Nº 8307 – BORDA DO CAMPO – SÃO JOSÉ DOS PINHAIS – PR CEP : 83075-000.

CNPJ : 43.999.424/0006-29

INSCRIÇÃO ESTADUAL : 1014481938 INSCRIÇÃO MUNICIPAL (SJP – PR) : 63110