CONSTITUIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DAS EMPRESAS JUNIORES INTRODUÇÃO:
Devido à comprovação, a cada dia, da importância das Empresas Juniores no campo de experiência dos estudantes universitários, torna-se necessária a confecção deste manual, para aqueles que pretendem constituir uma Empresa Júnior, preparando passos fundamentais e também os procedimentos para rotinas de funcionamento interno.
Constituir uma Empresa Júnior e administrá-la é um grande aprendizado e teremos onde praticar os conhecimentos adquiridos na sala de aula. Parece complicado o registro de uma empresa, a burocracia exige uma verdadeira maratona por vários órgãos públicos e preparo para lhe dar com as dezenas de siglas para abertura de qualquer empresa. É trabalhoso, mas vale a pena porque esse é o nosso projeto acadêmico, a base para investir no nosso próprio negócio.
É importante saber que os procedimentos e documentos necessários para registrar uma empresa podem variar de lugar para lugar e, muitas vezes há procedimentos específicos em determinada região. No momento de legalizar sua empresa, é necessário que você busque informações detalhadas e precisas, mesmo tendo uma idéia geral das etapas do processo de registro.
Como o objetivo das Empresas Juniores não é gerar lucros e sim garantir a qualidade na formação de novos profissionais para o mercado de trabalho, esperamos com esse manual contribuir para que as Empresas Juniores sejam exemplo para os seus clientes tendo a organização interna devida.
Visto que devido a rotatividade de membros efetivos em uma Empresa Júnior, torna-se necessário a padronização dessas rotinas, para que não haja quebra de produtividade, nem encerramento de suas atividades.
Como ainda não existe legislação especifica para as Empresas Juniores , mas estas estão sujeitas a legislação vigente , a Acessória Contábil Junior UNIMONTES, procurou desenvolver este manual, visando um melhor gerenciamento na empresa em sincronia com a contabilidade para que esta atenda às necessidades gerenciais e espelhe a realidade da Empresa Júnior.
Pretende-se que a diretoria possa utilizar os controles internos como subsídios para o processo decisório na empresa; E que na mudança de gestão a nova diretoria tenha registrado todos os procedimentos para iniciar uma nova administração.
Nós acadêmicos temos que mudar, inovar e nos preparar para vencer num mundo cada vez mais competitivo, porque mundialmente vem ocorrendo nos últimos anos extraordinárias modificações na sociedade com reflexos no exercício profissional.
I – EMPRESA JÚNIOR
“A entidade sem fins lucrativos existe para transformar pessoas”
Peter Drucker
HISTÓRICO
A Empresa Júnior surgiu na França, em 1967, como parte de um projeto do governo francês para incrementar a criação de novas empresas. A primeira Empresa Júnior foi criada em Paris, na Universidade Essec de Administração.
A repercussão positiva em países como Itália, Espanha e Suíça serviu de impulso para que em Julho de 1988 a Câmara de Comércio e Indústria franco- brasileira sugerisse a implantação de associação semelhante em universidades brasileiras. A Escola de Administração de Empresas da Fundação Getúlio Vargas foi escolhida para iniciar a experiência no Brasil.
Atualmente, existem Empresas Juniores na França, Brasil, Portugal, Espanha, Itália, Inglaterra, Eslovênia, Suíça, Alemanha, Áustria, Bélgica, Dinamarca, Finlândia, Hungria, Noruega, Romênia, Grécia, Islândia, Canadá, E.U.A, República dos Camarões, Costa do Marfim, Marrocos, Senegal e outros.
Na Europa, as Empresas Juniores estão organizadas em Confederações Nacionais e em uma associação continental denominada JADE.
Na América, o Brasil é o país que possui o maior número de Empresas Juniores que estão se organizando em federações estaduais para o fortalecimento e troca de experiências. Em Minas Gerais foi fundada a FEJEMG, para organizar o projeto da Empresa Júnior junto às universidades, empresas e entidades do Estado, preparando eventos de unificação, como por exemplo os encontros estaduais.
Definição:
A Empresa Júnior é uma Associação Civil sem fins lucrativos constituída por universitários com a missão de ampliar teoria dos conteúdos ministrados, desenvolvendo trabalhos de consultoria e assessoria a empresários e empreendedores, com a orientação de professores e profissionais especializados, além de promover a excelência de preparação e estímulo da formação profissional.
ASSOCIAÇÃO CIVIL SEM FINS ECONÔMICOS:
Trata-se de uma entidade formada pela reunião de pessoas civis para trabalharem em conjunto com a finalidade de um bem comum, excetuando o lucro. As associações adquirem personalidade jurídica depois que registram seus estatutos em cartório.
EMPRESA MULTIDISCIPLINAR:
Empresa Júnior constituída por diversos cursos com a finalidade de trabalharem integrados dando suporte aos diversos projetos da empresa. Na empresa multidisciplinar, são formados grupos multidisciplinares onde cada membro destaca conhecimento em determinado assunto. Ocorre a exposição de pensamentos e visões
através de uma metodologia de trabalho que será a sustentação e a expansão da empresa.
FILOSOFIA:
Dotar organizações de metodologias e direcionar na capacitação gerencial e comportamental para que possam identificar, implementar e avaliar a estrutura organizacional como mecanismo de competitividade em um mercado mutável.
OBJETIVOS:
Sendo um instrumento de adequação profissional ao mercado de trabalho a Empresa Júnior objetiva:
• Estimular a preparação e valorização profissional dos estudantes e profissionais, prestando-lhes adequada assistência;
• Proporcionar a seus membros efetivos, condições necessárias à aplicação prática de conhecimentos teóricos relativos à sua área de formação profissional, facilitando o ingresso dos mesmos no mercado de trabalho;
• Prestar serviços nos diversos campos profissionais mediante supervisão de profissional competente;
• Valorizar alunos e professores no âmbito da própria instituição educacional, bem como no mercado de trabalho;
• Incentivar o espírito empreendedor e abrir espaço a novas lideranças;
• Desenvolver o espírito profissional, buscando assim o aperfeiçoamento contínuo e o contexto com profissionais atuantes;
• Valorizar a instituição de ensino como um todo em seu quadro social;
• Buscar capacitação do universitário, afim de torna-lo um profissional competitivo;
• Buscar a integração da Empresa Júnior com os profissionais atuantes e entidades de classe;
• Colaborar no desenvolvimento da região assessorando empresários na busca de qualificação e participação no mercado.
II – CONSTITUIÇÃO DA EMPRESA JÚNIOR
PRIMEIROS PROCEDIMENTOS
• Reuniões;
• Elaboração do Estatuto;
• Fundação da Associação.
Para constituir uma associação é preciso primeiro que ocorram reuniões para estabelecer a estrutura e os objetivos da associação. Reúnem-se estudantes interessados na constituição. É importante a indicação de um universitário para coordenar as reuniões. Este universitário deverá divulgar horários e locais acessíveis a todos os interessados. Deverão ser definidos temas para as próximas reuniões. Em cada reunião respeitam-se os objetivos para que a constituição possa fluir harmoniosamente e sem prolongamentos desnecessários.
Sendo na forma jurídica uma associação civil sem fins lucrativos, a Empresa Júnior deverá, como entidade civil se constituir através de Estatuto e registra-lo no Cartório Civil de Pessoas Jurídicas. Deverá possuir também CGC, Inscrição Municipal e Registro no INSS.
O APOIO DA UNIVERSIDADE
Sendo uma Empresa Júnior formada por universitários que desenvolverão trabalhos assessorados pelos professores é imprescindível a participação e apoio da universidade para constituí-la.
Normalmente, a infra-estrutura é cedida pela faculdade, funcionamento a Empresa Júnior nas dependências da instituição.
É preciso contactar Reitor e Diretores, Chefes de Departamentos e professores buscando apoio financeiro, educacional e profissional na implantação e execução de tarefas.
ELABORAÇÃO DO ESTATUTO:
Depois de definidos os seus objetivos, com o apoio institucional e empresarial e com harmonia de procedimentos e pensamentos, preparam à elaboração do Estatuto.
Estatuto é o documento que conterá as regras que regerão o funcionamento da associação. Nele deverão ser definidos sua denominação, seus objetivos, duração, deveres e direitos dos membros, sua estrutura organizacional e sede, regras em caso de extinção e destinação do seu patrimônio. Deverão ser definidos ainda:
Se os estatutos são reformáveis (como e quando);
Se os membros respondem ou não subsidiariamente pelas obrigações assumidas pela associação.
A fundação da entidade é feita com uma assembléia para a qual são convocados todos os interessados. É lido, discutido e aprovado o Estatuto. Em seguida, deverá ser realizada a eleição e posse da diretoria.
Nesta Assembléia, escolhe uma pessoa para secretariar a reunião e uma dentre as pessoas que fizeram o estatuto para presidir a assembléia. Faz se a Ata de Fundação no livro de Atas e todos os presentes assinam. O livro de Ata deverá ter Termo de Abertura e Termo de Encerramento em sua primeira e última página
ALTERAÇÃO DO ESTATUTO
Levar em Cartório onde foi registrado o original e cópia do estatuto ALTERADO, assinados pelo representante legal da associação; Ata que aprovou a alteração; Requerimento assinado pelo representante legal da associação solicitando o registro.
Havendo DISSOLUÇÃO da entidade deverá ser levado ao Cartório o original e cópia do instrumento de dissolução; certidão negativa de débito com o INSS;
comprovante de comunicação de encerramento de atividades junto à Receita Federal;
requerimento solicitando a dissolução.
ORGANOGRAMA E DEFINIÇÕES DE FUNÇÕES ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A Empresa Júnior é constituída por membros honorários , membros associados e membros colaboradores.
• Membros Efetivos: São os universitários dos cursos constituídos da Empresa Júnior devidamente cadastrado.
• Membros Honorários: Toda pessoa física ou jurídica que tenha prestado ou venha prestar relevante serviço para o desenvolvimento dos objetivos da Empresa Junior.
• Membros Associados: Toda pessoa física ou jurídica que interesse na integração universidade/ Empresa Júnior e na difusão dos serviços prestados pela empresa, contribuindo financeiramente para a condução de suas atividades e alcance dos seus objetivos.
• Membros Colaboradores: Todos os alunos de outros cursos da universidade que possam colaborar de forma a desenvolver ações que sejam regularmente cadastrados como tal.
ÓRGÃOS E PODERES
Uma Empresa Júnior poderá ser estruturada hierarquicamente adequando os cargos e funções aos tipos de membros da seguinte forma:
• Assembléia Geral
• Diretoria Executiva
• Conselho Fiscal
• Grupos e Gestores e de Estudo FUNÇÕES
ASSEMBLÉIA GERAL
A Assembléia Geral é o órgão de deliberação soberano e poderá ser ordinária ou extraordinária.
E a reunião de todos os membros efetivos para votação de assuntos pertinentes a Empresa Júnior. A sua instalação e votação requer a presença de uma maioria estipulada em estatuto.
CONSELHO FISCAL
É o órgão de fiscalização da Empresa Júnior. Tem o objetivo de fiscalizar e denunciar erros, fraudes ou crimes. Zela pelo cumprimento das regras e prazos legais a cumprir.
DIRETORIA EXECUTIVA
A Diretoria Executiva é investida dos poderes de Administração e representação da Empresa Júnior, representando-a ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente, de forma a assegurar a consecução de seus objetivos observando e fazendo observar o Estatuto e as deliberações das Assembléias Gerais. Sua constituição é definida em estatuto respeitando a necessidade e realidade da Empresa Júnior. Poderá ser assim constituída:
Diretor Presidente, Diretor Administrativo, Diretor Financeiro, Diretor de Marketing, Diretor de Projetos,
Diretor de Recursos Humanos.
GRUPOS GESTORES
Os grupos gestores são uma visão empreendedora que pretende atender objetivos de autogestão. Os membros começam a compreender que podem criar seus grupos de estudo para criarem produtos para o mercado. É importante perceber que as mesmas equipes de prestação de serviços podem ser também equipes de apoio.
GRUPO DE ESTUDO
Tendo consciência que o número de projetos que se possa realizar seja de tal forma pequeno, em relação ao contingente de alunos interessados, serão criados os grupos de estudo, para se tentar equilibrar a relação mão-de-obra e trabalho. Esses grupos, vão dar suporte às equipes dos projetos, à medida em que fornecem relatórios sobre os temas em estudo.
III – LEGALIZAÇÃO DA EMPRESA JÚNIOR
1 – REGISTRO DO ESTATUTO:
CONSULTA POR NOME:
Fazer uma busca prévia do nome comercial da empresa no cartório, pois um empresa não pode ter o mesmo nome comercial de outra registrada.
CONSULTA SOBRE A POSSIBILIDADE DA EMPRESA SER INSTALADA NO LOCAL ESCOLHIDO:
Procurar a prefeitura, para saber se pode executar a atividade desejada no local escolhido, se a Empresa Júnior for instalar na própria faculdade verificar quanto a isenção do alvará de licença e funcionamento no departamento de Urbanismo.
Devido a característica de associação civil sem fins lucrativos, a Empresa Júnior tem que registrar seu estatuto no Cartório de Registro de Títulos e Documentos e Civil das Pessoas Jurídicas.
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS:
• Original e cópia da ata de fundação da empresa com visto do advogado;
• Estatuto em 3 vias de igual teor e forma com visto do advogado;
2 – INSCRIÇÃO NO MINISTÉRIO DA FAZENDA – CGC CADASTRO GERAL DE CONTRIBUITES
Local de atendimento: Delegacia, Agencia ou Secretaria da Receita Federal mais próximo da região em que a Empresa Júnior será instalada.
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA:
• FCPJ – Ficha de Cadastro de Pessoa Jurídica;
• Xerox do Estatuto autenticado pelo Cartório;
• Xerox da Ata de eleição do presidente;
• Xerox do CPF e Carteira de Identidade dos diretores executivos;
• Xerox dos recibos de entrega de declaração do IRPF – Imposto de Renda Pessoa Física dos diretores quando for o caso, se não levar declaração de isenção do IRPF;
• Comprovante de resistência dos diretores;
• Comprovante de localização da empresa.
3 – INSCRIÇÃO NO INSS – INSTITUTO NACIONAL DE SEGURIDADE SOCIAL Quando a empresa é registrada no Cartório é obrigado ter registro no INSS.
DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA
• Certificado de matrícula e alteração – CMA;
• Cartão de CGC.
4 – INSCRIÇÃO MUNICIPAL Local: Prefeitura Municipal
Esta é a etapa final da legalização da empresa, onde então vai requerer:
• Alvará de licença e funcionamento;
• Inscrição Municipal.
A taxa de alvará de licença também deve ser recolhida. No entanto a maioria das Empresas Juniores encontram-se dentro das próprias faculdades, portanto consulte o departamento de urbanismo de seu município para saber se sua Empresa Júnior está ou não isenta, explicando que está funcionando dentro da faculdade.
Para a empresa ser considerada de UTILIDADE PÚBLICA MUNICIPAL é necessário que um vereador apresente um projeto na câmara municipal.
Para a liberação do alvará de licença e funcionamento pela prefeitura. A Empresa Júnior deverá requerer o impresso do talonário de notas fiscais.
IV- TRIBUTAÇÃO DA EMPRESA JÚNIOR – IMPOSTOS INSCIDENTES
De uma forma geral os impostos devidos pelas empresas são: o IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica, a Contribuição Social, PIS – Programa de Integração Social, Confins – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social, ISS – Imposto Sobre Serviço, ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, etc. Portanto, mesmo a Empresa Júnior sendo isenta de partes destes tributos, ela deverá obedecer uma série de normas para que continue com a isenção;
E este é o objetivo deste trabalho, em esclarecer estas normas de uma maneira simples com os impressos necessários.
IRRF IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE
Quando uma empresa de prestação de serviços na qual dependa de profissionais devidamente habilitados (Empresa de Assessoria Administrativa, Econômica, contabilidade, advocacia, engenharia, medicina, etc) prestar serviços para a Empresa Júnior, na nota fiscal deverá ter descontado 1,5% de IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte, na qual serão repassados para o governo através de um documento denominado DARF (documento arrecadação de receitas federais), com código 1708, portanto o que acontece neste caso é apenas um repasse de recursos, não é um pagamento de imposto de renda, o que é muito confundido.
COFINS – CONTRIBUIÇÃO PARA FINANCIAMENTO DA SEGURIDADE SOCIAL
A Empresa Júnior é isenta deste tributo que incide sobre as receitas de doações e contribuições, porém alertamos que as receitas oriundas de prestação de serviços (as constantes nas notas fiscais) que também são operacionais é devido a cofins (alíquota de 2%) podendo ser excluídas da base de cálculo as notas canceladas.
PIS – PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL
A Empresa Júnior é isenta deste tributo que incide sobre a receita, porém se a empresa contratar funcionários (devidamente registrados, obedecendo as normas trabalhistas) ela deverá pagar este tributo sendo a alíquota de 1% sobre a folha de pagamento bruta.
INSS – PATRONAL
A Empresa Júnior será isenta deste tributo que incide sobre a folha de pagamento exceto nos casos em que tenha empregados registrados e regidos pela CLT, desde que obedeçam as normas. Porém o INSS descontado do funcionário deverá ser repassados para o INSS de acordo com a tabela vigente.
O documento de recolhimento é a GRPS – Guia de Recolhimento da Previdência Social.
INSS Autônomo Lei complementar N° 84
A Empresa Júnior esta obrigada a recolher para o INSS, este tributo que incidirá sobre todos os serviços prestados por pessoa física, autônomo, profissional liberal. A Contribuição será de 15% sobre o valor dos serviços prestados, podendo a
critério da empresa ter como base de cálculo a faixa de contribuição que estiver o beneficiário dos serviços, neste caso para efeito de um bom planejamento tributário vale a pena confrontar as duas bases de cálculos e recolher o menor.
FGTS (FUNDO DA GARANTIA POR TEMPO SERVIÇO)
O FGTS é devido no caso da empresa ter funcionários registrados, pois o FGTS são recursos que futuramente serão dos empregados.
I.S.S. – IMPOSTO SOBRE SERVIÇO
É um imposto municipal, cobrado pelas receitas de prestação de serviços, ele é devido de acordo com a legislação municipal onde estiver a Empresa Júnior, portanto é perfeitamente possível obter a isenção deste tributo, para isso deve ser reconhecida a UTILIDADE PÚBLICA.
ISS SOBRE SERVIÇOS PRESTADOS POR TERCEIROS
Quando uma empresa prestar serviços para Empresa Júnior e não emitir a nota fiscal e sim um recibo de serviço prestado, a Empresa Júnior deverá descontar o ISS na fonte de acordo com a alíquota especifica e legislação municipal em que estiver a Empresa Júnior.
É o mesmo caso para pessoa física (exceto estagiários) que preste serviços para Empresa Júnior.
DECLARAÇÕES OBRIGATÓRIAS
IRPJ – IMPOSTO DE RENDA DA PESSOA JURÍDICA
A Empresa Júnior por ser entidade sem fins lucrativos não está sujeita ao Imposto de Renda nem a contribuição social, desde que observadas determinadas condições:
• Não remunerem os seus dirigentes e não distribuam qualquer parcela de seu patrimônio ou de suas rendas, a título de lucro ou participação no resultado;
• Apliquem integralmente os seus recursos na manutenção e no desenvolvimento dos objetivos sociais;
• A empresa deverá manter escrituração de suas receitas e despesas em livros revestidos das formalidades capazes de assegurar sua exatidão, (observando que a nota fiscal simplificada e o cupom de máquina registradora não são considerados documentos hábeis para comprovar despesas operacionais, conforme o entendimento do fisco, inciso I ao IV, parágrafo 2° e caput do art 159 do RIR/94);
• Prestem as repartições lançadoras do imposto as informações legalmente determinadas e recolham os tributos retidos sobre os rendimentos por ela pagos ou creditados.
OBS: Os diretores só fazem jus ao recebimento de bolsa auxílio como estagiários se trabalharem nos projetos da empresa sendo membros efetivos.
PERDA DO DIREITO DA ISENÇÃO
A Empresa Júnior perderá de pleno direito, a isenção do imposto de renda pessoa jurídica se deixarem de atender as condições constantes das letras “a” e “b”
supra.
Perdendo a isenção a empresa passa a ser tributada normalmente como qualquer empresa, podendo fazer a opção pelo lucro real ou presumido, casos estes que não vamos entrar em detalhe por entendermos que não é de interesse da empresa em infringir as normas citadas acima.
PRAZO PARA APRESENTAÇÃO DA DECLARAÇÃO DE ISENÇÃO
A empresa deverá entregar obrigatoriamente até o último dia útil do mês de junho da receita federal a declaração de isenção do imposto de renda, sendo este o documento que comprova perante a receita federal e terceiros a isenção.
No ato de entrega da declaração, deverá ser apresentado o “cartão de CGC”
ou documento que o substitua.
PROVA DE ISENÇÃO
A apresentação anual, da Declaração de Isenção do Imposto de Renda Pessoa Jurídica no prazo estabelecido, comprovada pela autenticação no respectivo recibo de entrega, substitui plenamente o pedido de reconhecimento de isenção, bem como a apresentação da Declaração de Rendimentos.
Este documento servirá inclusive para efeito de não incidência do IRRF sobre as aplicações financeiras da Empresa Júnior. Para isso deverá ser entregue para o banco xerox da declaração que comprove a isenção.
OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
As isenções concedidas as pessoas jurídicas não as dispensam do cumprimento das demais obrigações previstas na legislação do Imposto de Renda, especialmente as relativas a retenção e ao recolhimento de impostos sobre rendimentos pagos a prestação de informações.
Quanto a prestação de informações é importante ressaltar as seguintes obrigações acessórias:
• DIRF anual – Declaração de Imposto de Renda na Fonte: É uma demonstração obrigatória. Nela a Empresa Júnior informará a receita federal os rendimentos pagos ou creditados e respectiva retenção na fonte. Conterá o nome, CPF, o valor do rendimento, e IRRF, de todos os beneficiários (pessoas físicas ou jurídicas que receberem dinheiro da Empresa Júnior e esta reteve o IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte), esta declaração deverá ser entregue até o mês de março do ano subseqüente e o dia da entrega será de acordo com o número do CGC da empresa. O disquete com o programa poderá ser obtido na receita federal.
• DCTF – Declaração de Contribuições e Tributos Federais: É uma demonstração trimestral onde constará todos os tributos e contribuições devidos pela empresa, esta declaração é obrigatória quanto o valor dos tributos e contribuições a declarar seja superior a R$ 10.000,00, ou receita bruta superior a R$ 200.000,00. O prazo para entrega será no terceiro dia útil do segundo mês subseqüente ao trimestre em disquete.
• Declaração de Rendimentos: A Empresa Júnior deverá entregar a todos seus beneficiário (pessoa física ou jurídica que receberam dinheiro da Empresa Júnior durante o ano) os rendimentos recebidos e IRRF. O prazo de entrega é até 28 de fevereiro do ano subseqüente.
RAIS – RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS
De acordo com o Decreto n°76900, de 23-11-75, todo empregador deverá fornecer às entidades governamentais da área social, por meio das RAIS, as informações solicitadas referentes a cada um de seus empregados, com os quais manteve relação de emprego durante qualquer período do ano base.
A Empresa Júnior mesmo na possuindo empregados, é obrigada a entregar a RAIS negativa.
Como informar:
As informações devem ser fornecidas por:
• Disquete;
• Fita magnética;
• Formulário oficial impresso.
Prazo e local para entrega das informações:
Em disquete, fita magnética ou formulários:
INÍCIO – 02 de Janeiro TÉRMINO – 25 de Março
OBS: Havendo necessidade de retificar as informações prestadas o prazo de entrega para a RAIS RETIFICAÇAO é 10 de abril e só será feita em disquete.
O local de entrega da RAIS é condicionada à forma de encaminhamento das informações.
• DISQUETE – Agência do Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal e filiais e núcleos do SEPRO.
• FITA MAGNÉTICA – Filiais e núcleos do SEPRO.
• FORMULÁRIO OFICIAL IMPRESSO – Agências da Caixa Econômica Federal e Banco do Brasil.
Penalidades:
De acordo com a legislação vigente quem não entregar a RAIS dentro do prazo estabelecido, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeita a multas de quatrocentas a quarenta mil UFIR.
EXIGÊNCIA DA LEGISLAÇÃO COM RELAÇÃO AS DOAÇÕES
Para a empresa receber doações ela deverá obrigatoriamente fornecer a empresa doadora uma declaração, na qual constará que os recursos recebidos serão integralmente aplicados na empresa, e se for em dinheiro, essas doações deverão ser feitas mediante crédito em conta corrente bancária , diretamente em nome da Empresa Júnior. Jamais deverão os recursos recebidos ser via caixa da empresa.
A falsidade na prestação das informações contidas nesta declaração constitui crime de falsidade ideológica na forma do art. 299 do Código Penal, e também crime contra ordem tributária na forma do art 1° da lei n°8137/90.
V – ADMINISTRAÇÃO DE UMA EMPRESA JÚNIOR PLANEJAR É PRECISO!!!!
O planejamento empresarial consiste em:
• Identificar suas necessidades;
• Analisar seus riscos;
• Conhecer suas prioridades e necessidades;
• Definir onde a empresa vai chegar e estabelecer a forma (como?) e o tempo (quanto?);
• Ter formas de avaliar o resultado e o percurso.
Não faça planos complexos e sofisticados, mas indicativos, práticos e objetivos que lhe direcione a ação para as prioridades e os resultados pretendidos.
Toda empresa precisa ter seu planejamento estratégico para nortear suas ações.
MODELO DE PLANEJAMENTO PARA EMPRESA JÚNIOR PLANEJAMENTO:
A Empresa Júnior, como toda e qualquer organização, precisa cumprir seu papel. Para tanto faz necessário a utilização de técnicas administrativas que assegurem uma ação empreendedora, que agregue valor à formação universitária e provoque mudanças no seu ambiente.
Uma técnica administrativa que tem que ser utilizada pelos diretores da Empresa Júnior é o PLANEJAMENTO. O planejamento quando elaborado pela diretoria da Empresa Júnior é a garantia do envolvimento e compromisso com uma gestão que tem o propósito de ser bem administrada.
Imagine um Empresa Júnior que aja sem traçar o caminho?
Certamente perderá seu rumo e não atingirá seu fim último: a satisfação das pessoas. Planejar é na verdade um caminho traçado perante expectativa dos diretores e obviamente devem ser analisados à luz da realidade interna e externa da organização, já que esta influencia e é influenciada pelo meio onde atua.
O primeiro passo quando uma diretoria toma posse de ser reunir com o objetivo de elaborar seu planejamento estratégico. É fundamental que a própria diretoria elabore o planejamento visto que a implementação também é função da diretoria.
Neste instante entra a administração estratégica, pois os diretores ao elaborar o planejamento criam internamente um envolvimento e compromisso com a implementação das ações necessárias.
A Diretoria da Empresa Júnior deve ter consciência que é fundamental convidar professores do seu departamento para auxiliar.
ATENÇÃO : AUXILIAR E NÃO FAZER!
“Em muitas organizações sem fins lucrativos, o planejamento é um exercício intelectual. Você prepara uma pasta lindamente encadernada, coloca-a na estante e deixa lá. Todos se sentem virtuosos, pois fizeram o planejamento. Porém enquanto o planejamento não se transformar em trabalho real você nada fez.”
Drucker, F. Peter. Administração sem fins lucrativos.
Editora pioneira.
No seu próprio livro Peter F. Drucker deixa claro qual a expectativa das instituições sem fins lucrativos, é um ser humano mudado. As instituições sem fins lucrativos são agentes de mudança humana.
MISSÃO:
É a vontade da Empresa Júnior, o motivo pelo qual ela existe. Não está diretamente relacionada com o Estatuto Social da empresa, é na realidade muito mais ampla e envolve inclusive expectativas.
Ao refletir sobre a missão a Empresa Júnior deve ter clareza de que ao atingi-la posteriormente, esta deverá provocar mudanças. Não será a beleza de uma declaração de uma missão que a torna fundamental, e sim sua capacidade de mover a Empresa Júnior para ser agente de mudança. Percebo que para realizar uma missão real, os diretores da Empresa Júnior precisam ter uma característica chave: visão.
EXEMPLOS DE MISSÃO:
• Desenvolver e transformar as Empresas Juniores em autênticos centros de qualidade em consultoria, sendo suporte para o cumprimento do papel do Projeto Empresa Júnior;
• Desenvolver e transformar em autênticos profissionais os acadêmicos, contribuindo para o desenvolvimento regional.
FILOSOFIA:
A Empresa Júnior deve determinar seus valores. O suporte para qualquer tomada de decisão são valores estabelecidos pela Empresa Júnior:
• Que valore são vivenciados na relação com nossos clientes?
• Como vamos agir uns com os outros?
• Qual a cultura existente?
• É a idéia?
Deficiências e limitações/ qualidade
Para se concluir para que serve a Empresa Júnior é necessário analisar o ambiente, identificar deficiências e limitações e os pontos fortes que devem ser aproveitados.
O ambiente que circunda uma Empresa Júnior é formado pelos clientes, membros efetivos, universidade, parceiros. É com este foco que um Empresa Júnior estabelece relações, influencia e certamente é influenciada.
Se uma Empresa Júnior pretende oferecer um trabalho de qualidade para seus clientes e não oferece treinamento para seus membros e nem possui um computador, pode-se dizer que aí está uma deficiência.
Os clientes foram pesquisados para identificar pontos fortes e fracos da atuação?
A partir desse conhecimento da realidade interna e externa que os diretores da Empresa Júnior podem ficar sensibilizados e criarem internamente propósitos para atuarem.
OBJETIVOS:
Os diretores da Empresa Júnior ao assumirem uma gestão estão motivados e têm seus anseios. É preciso identificar estes anseios. Ao final da gestão que se quer atingir.
O objetivo se diferencia da missão porque é algo que se estabelece para ser atingido durante aquela gestão, é um compromisso da equipe em executar.
Ao se estabelecer objetivos a Empresa Júnior deve estar atenta as oportunidades e criar objetivos novos para uma realidade que requer mudanças. Deve se ficar atento para não querer alcançar o mundo, pois objetivos devem ser claros e simples e precisam ser atingidos. Pergunta prática: O que precisa ser construído na Empresa Júnior?
Os objetivos não podem ser somente idéias distantes da realidade, tem que ser operacionais. O presidente da Empresa Júnior precisa adquirir a habilidade de reconhecer os objetivos necessários da Empresa Júnior e, ao mesmo tempo, identificar objetivos individuais de cada membro da equipe e saber porque estão ali. O seu carisma está na capacidade de unificar os objetivos individuais com os objetivos organizacionais da Empresa Júnior, assim pode-se fazer com que os membro da equipe se identifiquem com aquilo que a Empresa Júnior precisa fazer para alcançar, ou seja, aproximar de sua missão.
EXEMPLO DE OBJETIVOS:
• Investir na formação dos membros efetivos;
• Fortalecer a marca Empresa Júnior.
ESTRATÉGIA:
A estratégia é o caminho ou ação escolhida para alcançar os objetivos. Após definir os objetivos da gestão da Empresa Júnior, seus diretores devem estabelecer como atingir estes objetivos.
Quais são as estratégias?
Se um dos objetivos é investir na formação dos membros efetivos, pode-se perguntar como chegar até o fim.
Objetivo 1 – Investir na formação dos membros efetivos
Estratégia: Oferecer treinamentos utilizando a estrutura da universidade e a experiência dos membros efetivos.
É possível levantar mais de uma estratégia para um objetivo e depois escolher aquela que melhor se adequar, conforme a visão da diretoria.
Metas: Meta é uma ação concreta a ser feita que quantifica os objetivos. Este é um passo decisivo que a diretoria deve ter atenção para não se equivocar.
A decisão de oferecer treinamentos foi tomada; então supõe-se que a diretoria deverá saber quais as deficiência/ limitações e definir quando fornecer os cursos, quem se responsabilizará e quanto custará.
A diretoria da Empresa Júnior deve ter claro que neste momento são definidas ações concretas e operacionais que é um atestado de declaração da equipe com o compromisso que assumiram como diretores.
É no momento de estabelecer as metas que se traçam desafios do dia a dia, desafios estes imprescindíveis para o alcance dos resultados. É a soma individual de cada meta que comporá o resultado final almejado pela equipe.
Cada estratégia é desdobrada e surgem aspectos quantitativos de sua implantação: cronograma, fluxograma, orçamentos...
Este é um modelo eficaz de planejamento de uma Empresa Júnior. É um processo que alia a técnica administrativa a uma gestão estratégica que tem como base o envolvimento e o compromisso da diretoria, pois são pessoas que definem o caminho a ser seguido e tomam as decisões.
O processo fundamental para ser seguido, no entanto é coerente se ter flexibilidade para implementar e jamais perder de vista que o processo é cíclico. Para não se perder de vista o caminho a diretoria da Empresa Júnior deve fazer reuniões de avaliação , que podem ser trimestrais ou semestrais. A idéia é que seja uma reunião separada do local de trabalho, onde a equipe possa estar tranqüila para refletir e até aconselhável que após a reunião se faça uma confraternização.
A gestão estratégica começa a ser efetivada quando a diretoria transmite o modo eficaz aos associados e parceiros o planejamento, e conquista o apoio de todos para o alcance de resultados.
O planejamento para ser realidade precisa ser conhecido e deve permear envolvidos com a Empresa Júnior.
A efetivação do grau de seriedade e profissionalismo da gestão da Empresa Júnior precisa ser medida. Meça resultados: Para se medir a eficácia do trabalho a diretoria deve ao final da gestão elaborar o relatório. O relatório da gestão deve confrontar o planejamento x o realizado tantos em termos quantitativos como qualitativos.
É importante ressaltar que se de fato as reuniões forem realizadas e as ações corretivas ao longo da gestão, a tendência é se chegar a um relatório que demonstre a consolidação de resultados.
Para exemplificar, pode-se afirmar que o número de consultorias é um fator de avaliação, mas basicamente tem que perguntar: quantos membros efetivos efetuaram? Como foi esta atuação? Qual o grau de satisfação dos clientes?
Em síntese, o processo de planejamento é um dos mecanismos que a diretoria da Empresa Júnior de utilizar na firme intenção de conduzir uma proposta séria e que elevará a marca Empresa Júnior, agregando assim valor à vida das pessoas.
REGIMENTO INTERNO:
No regimento interno precisa está definido os direitos e deveres da diretoria, dos membros efetivos e organização da empresa.
O regimento interno vai ser de acordo com a necessidade de cada Empresa Júnior;
MANUAL DE PROCEDIMENTOS:
Todos os projetos desenvolvidos pela empresa tem que se elaborado um
“manual de procedimentos pelos participantes do mesmo, informando as etapas para conclusão do projeto.
A importância da elaboração de manual de procedimentos na empresa é para que todos possam fazer o projeto e não uma ou duas pessoas deter a informação.
VI – NORMAS, ROTINAS E PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS
CONTROLES INTERNOS E INFORMAÇÃO:
Conhecer a empresa é conhecer sua contabilidade
Devido a Rotatividade de membros efetivos nas Empresas Juniores, é importante um sistema de controle e informação.
A empresa precisa de controles contábeis apropriados, precisos e atualizados e para isso é necessário que a Empresa Júnior tenha um contador que desenvolverá um sistema de contabilidade, para mostrar o que está acontecendo na empresa e servir de base para tomadas de decisões quanto à administração dos recursos e resultados.
Para que a contabilidade espelhe a realidade da empresa é necessário que a mesma tenha controles internos.
O que são controles internos e importância dos mesmos para a Empresa Júnior:
Os controles internos compreende o plano de organização e conjunto coordenados dos métodos e medidas, adotadas pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e o grau de confiança de seus dados contábeis, bem como promover a eficiência operacional.
Um sistema de controle interno que funcione adequadamente constitui a melhor proteção, para a empresa, contra as fraquezas humanas. As rotinas de verificação e revisão são características de um bom controle interno, que reduzem a possibilidade de que erros ou tentativas fraudulentas permaneçam encobertas por muito tempo e permitem à administração possuir maior confiança nos dados. O objetivo principal do controle interno é proteger o patrimônio da empresa.
Daremos a seguir alguns controles que poderá ser facilmente adotadas e que darão excelente retorno e objetividade e segurança. Estes controles estarão ajudando a ver se os seus objetivos estão sendo alcançados.
Desenvolva-os com seriedade e persistência, organize as informações e analise com a freqüência necessária.
Os modelos apresentados, poderão ser adaptados, aperfeiçoados ou até mesmo a utilização de outros; Se o controle for insuficiente é perigoso, mas se ele for excessivo pode sufocar, o importante é que a empresa tenha um sistema de controle interno que funcione adequadamente contribuindo para a organização e sucesso da Empresa Júnior.
Controles que o Diretor Financeiro precisa saber e ter:
Definição de documento legal;
• Assegurar-se se haverá dinheiro em caixa ou bancos para cumprir com os compromissos da empresa;
• Contas a receber;
• Investimentos que pode fazer na empresa e membros efetivos.
Sabe-se que a Empresa Júnior não visa o lucro, mas precisa de recursos financeiros; então os primeiros passos a serem tomados na organização de uma empresa dizem respeito às entradas e saídas de dinheiro na competência (se são
Antes do diretor financeiro fazer qualquer movimentação com os recursos financeiros da empresa, precisa saber que: todos os pagamentos e recebimentos da empresa, tem que ser comprovados com documentos legais e hábil.
DOCUMENTO LEGAL E HÁBIL:
Para que um documento seja hábil, é necessário que o mesmo seja:
• Idôneo;
• Devidamente preenchido, ou seja, com a discriminação cabível;
• Vinculado com atividade da empresa;
• Sem rasuras, borrões ou emendas;
Documentos Legais:
• Notas de entrada, saída e prestação de serviços;
Exemplo:
Compra de uma máquina de calcular para a Empresa Júnior, a vista, precisa ter nota fiscal para comprovar a aquisição do bem, e se o pagamento for em cheque tem que ser nominal a empresa vendedora e a prazo somente com duplicata.
Recebimento de clientes, a Empresa Júnior tem que emitir a nota para comprovar a prestação do serviço.
CUIDADOS INDISPENSÁVEIS NA EMISSÃO DE CHEQUES
• Todo cheque tem que ser emitido com carbono, no formulário cópia cheque;
• Ter a descrição da operação clara e de acordo com o documento e banco de movimentação;
• Os cheques devem ser nominal;
• Nas cópias de cheques devem conter o número do cheque e também devem ser assinadas pelas pessoas autorizadas a assiná-lo;
• Os documentos devem ser grampeados com a cópia de cheque que o justifique.
CONTROLE DE CONTA BANCÁRIA
A conta bancária aberta pela empresa tem que ser previamente autorizada pela diretoria e registrada no livro de atas, informando as pessoas que podem assinar pela empresa.
O registro de controle de bancos ou controle de contas correntes é um importante aliado do diretor financeiro, porque é através dele que poderá conferir a movimentação financeira com o extrato emitido pelos bancos periodicamente, o que chamamos de conciliação bancária.
As movimentações ocorridas nas contas bancárias devem ser cuidadosamente registradas e controladas no livro ou formulários de contas correntes, que sendo feito diariamente o diretor saberá qual o saldo que terá no banco evitando devolução de cheque e pagamento de tarifas, fornecendo segurança e rapidez de informações sobre os valores disponíveis nos bancos.
Nos lançamentos de pagamentos com cheques, tem que anotar o número do cheque, o histórico e o valor, lançar os depósitos, os débitos automáticos, as tarifas bancárias e os eventuais estornos.
Quando chegar o extrato, faça a conferência de todos os valores, lance aqueles que aparecem somente no extrato (com débito automático, cobrança bancária e tarifas) e acerte o saldo, corrigindo eventuais erros.
Se houver mais de uma conta sendo utilizada para o movimento financeiro da empresa, controle cada uma em um livro, ficha ou caderno separada.
Este controle de conta bancária, junto com o controle de caixa, vai servir como fontes de dados para um relatório de despesas, visto a totalidade dos gastos da empresa ser paga via cheque, débito automático ou caixa.
Serão lançados os valores correspondentes aos:
• Cheques emitidos;
• Depósitos realizados (não esquecer de relacionar os cheques depositados) incluindo, quando houver o n° do recibo de depósito emitido pelo banco;
• Recebimentos on line;
• Despesas financeiras.
OBS: Faz-se necessária a realização periódica da conciliação bancária, comparando o extrato da conta corrente com o registro mantidos pela empresa. A finalidade é certificar-se da exatidão dos saldos bancários, bem como detectar as possíveis divergências entre as informações bancárias e os controles da empresa.
Nos casos em que as pessoas autorizadas a assinar cheques deixar Empresa Júnior, deve ser feita comunicação imediata nesse sentido aos bancos e providenciar a mudança.
MODELO
1. Anotar o nome do banco;
2. Anotar o n° da conta corrente;
3. Anotar a data da operação;
4. Anotar o histórico da operação e o número do cheque emitido;
5. Valores da operação por à DÉBITO (entradas no banco – depósitos);
6. Valores da operação de CRÉDITO (pagamentos co cheques);
7. Saldo apurado (saldo anterior + entradas – saídas);
8. Anotar o D se o saldo for devedor e C se o saldo for credor.
CONTROLES DE CAIXA
Entendemos por caixa o controle do papel-moeda na empresa, diferenciando-o dos saldos bancários. Mesmo que a empresa faça todos os seus pagamentos em cheque, consideram-se Entradas de caixa os cheques recebidos em pagamento, e Saídas de Caixa, o depósitos feitos (tanto em dinheiro com em cheques de clientes) na conta bancária.
É preciso controlar o que entra e o que sai do caixa, no livro ou formulários de movimento de caixa. O controle pode ser feito até em um caderno comum ou num caderno de contas correntes. O importante são os dados a serem controlados:
• O que entrou em dinheiro ou em cheque (recebimentos de mensalidades, recebimentos de doações em dinheiro ou cheque);
• A discriminação das despesas pagas em dinheiro;
• Quaisquer outras saídas em dinheiro;
• O quanto foi depositado e em qual banco;
• O quanto havia no caixa no início do dia (saldo anterior);
• O quanto ficou para o dia seguinte (saldo atual).
Oferecendo uma visão dos volumes de dinheiro disponíveis e o que são gerados e despendidos mensalmente.
O preenchimento é simples e deve ser feito em duas vias com carbono (1.ª vai para contabilidade e 2.ª, arquivo da empresa) e relacionar todas as movimentações feitas em dinheiro na Empresa Júnior;
Deve ser iniciar uma folha em cada dia ou mês dependendo do movimento da empresa, e se o espaço for insuficiente, fazer o transporta para a próxima folha.
1. Na primeira coluna (Doc. N°/ data) é colocado o número de ordem do documento a ser relacionado.
2. Na segunda coluna (histórico) são discriminados o tipo de operação (recebimento ou pagamento) e o seus dados (nome do cliente ou fornecedor, tipo de documento e seu número) e data; As demais colunas são utilizadas para os valores;
3. Coluna de Entradas: soma das entradas por dia;
4. Coluna das Saídas: soma das saídas por dia.
Os documentos comprovantes de cada operação devem ser anexados á folha destacável e depois arquivados.
No final do dia ou mês é feita a totalização: somam-se as entradas e as saídas, anotam-se os saldos anterior e atual e na última linha é feita a soma de conferência:
os valores listados na coluna de Entradas devem ter a mesma soma que os valores listados das Saídas, e a coluna auxiliar mostrará a soma das colunas entradas e saídas antes de incluir os saldos anterior e atual, conforme se pode ver no modelo.
Se os totais não forem iguais, é preciso conferir tudo novamente, para encontrar o erro. Primeiro conferem-se as somas e depois, se ainda persistir a diferença comparam-se os valores anotados na coluna auxiliar com os documentos, pois algum valor pode ter sido copiado incorretamente.
O saldo atual (saldo no final do dia ou mês) deve ser transportado para a folha referente ao próximo dia no fim da coluna de Entradas, como Saldo anterior.
Esse mesmo Saldo Atual pode ser detalhado, no canto inferior esquerdo da folha, de modo que possa saber a composição dos valores (se em dinheiro, cheque, adiantamentos, etc).
COMO ENTRADAS NO CAIXA CONSIDERAM-SE:
• Recebimentos de mensalidades;
• Vendas de apostilas ou ingressos para qualquer evento;
• Recebimento de doações em dinheiro.
Todos os recebimentos em dinheiro e em cheque; E eventuais retiradas no banco para suprimento do caixa devem ser anotadas no caixa como entradas e ter documentação comprobatória para justificar sua origem.
Quanto se recebe parte de uma nota fiscal, deve-se emitir um recibo, informando o valor, o nome da empresa pagadora, a data e o número da nota fiscal referente a essa parte de pagamento.
OBS: Não são lançados no caixa, os valores recebidos por cobrança bancária on line, os quais entram diretamente na conta bancária e serão anotados apenas no controle bancário.
Nunca se deve dar entrada no caixa sem o devido comprovante.
COMO SAÍDAS NO CAIXA CONSIDERAM-SE:
Todos os pagamentos efetuados, inclusive adiantamento para viagem em dinheiro para despesas cujos comprovantes virão depois; Depósitos feitos na conta bancária, pois é um dinheiro que saiu do caixa, indo para o banco.
Todo pagamento deve ser feito contra o documento que comprove a sua origem, para justificar a saída do dinheiro do caixa. Alem de dificultar a contabilidade, o pagamento sem comprovante pode representar um desvio de dinheiro em caixa.
Atenção: caixa pode ficar zerado, mas nunca pode ter saldo negativo, porque se não tem dinheiro em caixa como fazer pagamentos?
ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE CAIXA E BANCOS
• Por Ordem Cronológica;
• Obedecer uma ordem de lançamentos nos livro caixa e contas correntes;
• Observar o valor do documento com o valor lançado no livro;
• Os saldos das contas caixa e bancos devem ser conciliados mensalmente com os extratos bancários e controle de caixa. Os procedimentos de conciliação podem constituir uma comprovação ou uma revisão das operações de caixa;
• Todo extrato bancário deve ser conferido e arquivado com os documentos do respectivo mês.
OBS: Para melhor controle, organização e clareza nos lançamentos mensais, aconselha-se fazer todos os pagamentos com cheque por via bancária e todos os recebimentos possíveis por caixa e em seguida deposita-los no banco.
CONTROLE DE CONTAS A RECEBER:
É o controle dia a dia das contas a serem recebidas:
• Mensalidades dos membros efetivos
• Prestação de serviços a prazo;
Registra-se a data atual, a data da emissão da nota fiscal, o cliente, o número do documento emitido, o valor da nota a vencer, a data do seu vencimento e o valor total do dia, a soma mensal a ser recebida.
CONTROLE DE CONTAS A PAGAR:
É usado para registrar as contas a serem pagas, controlando o dia da compra a prazo, o fornecedor, o número da nota fiscal/ duplicata/ fatura, o valor a ser pago, o dia do vencimento e o dia do real pagamento.
• Pagamento de bolsa auxílio a membros efetivos;
• Recolhimento do ISS;
• Contribuição a entidades de classe;
• Despesas com viagens;
• Pagamento do seguro obrigatório – estagiário.
Você percebeu como é fácil ter sempre a mão instrumentos para avaliar e tomar decisões acertadas?
Tudo se resume em anotar, dia a dia, todos os fatos financeiros da empresa.
Da anotação desses dados e do adequado tratamento, surgem informações gerenciais, ou seja, as informações que a diretoria executiva precisa para prever e planejar as atividades da Empresa Júnior.
Tomar decisões a respeito de compras, desenvolvimento de projetos, tudo isso exige informação. E essa informação não vem de fora, ela tem que ser obtida dentro da própria empresa.
O sistema de controle aqui sugerido pode lhe dar informações necessárias para a tomada de decisões. Só que tem um porém... É absolutamente necessário atualizar este sistema diariamente. Sim diariamente, pois quando um médico receita um comprimido por dia durante 30 dias , não podemos tomar os 30 comprimidos no primeiro e no último dia, de um vez só, nem em duas vezes de 15 ou três vezes de 10 comprimidos cada.
Da mesma forma o controle dos dados da empresa: se formos acumulando dados cresce geometricamente a cada dia que passa, o que terminará por inviabilizar a sua execução.
Esse sistema de controle não exige mais do que alguns minutos diários para sua atualização e o volume de dados de um dia é relativamente pequeno podendo o empresário júnior fazer diariamente para não perder ou ter acumulo de informações.
PROCEDIMENTOS NECESSÁRIOS COM VIAGENS POR MEMBROS DA EMPRESA
VIAGEM A SERVIÇO OU PARA REPRESENTAR A EMPRESA: Afastamento temporário de pessoal do seu local de trabalho para outra localidade.
Quando diretores ou membros efetivos da Empresa Júnior precisam viajar a serviço ou para representar a empresa, o diretor financeiro deve tomar algumas providências:
Fazer adiantamento da viagem:
Será considerado um adiantamento de viagem com no mínimo três dias de antecedência para os membros efetivos ou diretores da Empresa Júnior.
Caso não ocorra o prévio adiantamento, quem viajou faz a prestação de contas e a Empresa Júnior faz o acerto com o membro efetivo com os devidos documentos comprobatórios.
Beneficiário: Membro efetivo e Diretores.
Diária: Valor fixo isento de cmprovação. A diária serve para pagamento de despesas com alimentação, locomoção dentro da cidade, telefone.
O valor da diária deverá ser definido por cada Empresa Júnior.
Passagem: As passagens serão concedidas pela Empresa Júnior e os bilhetes correspondentes deverão ser anexados à prestação de contas.
Hospedagem: Não está incluída na diária portanto sua comprovação será através da nota fiscal do hotel e anexada a prestação de contas.
Combustível: Vr. Fixo para reembolço do combustível utilizado em viagens de carro.
Os Abastecimentos ocorridos durante a viagem deverão ser comprovados por nf. Do estabelecimento fornecedor em nome da Empresa Júnior.
Prestação de Contas:
Deverão ser feitas até três dias após a realização da viagem. Anexando toda a documentação comprobatória da despesa.
RELATÓRIO DE VIAGEM
Documento elaborado pelo beneficiário, após a viagem realizada, apresentando junto a prestação de contas.
OBS: Deve ser feito em duas vias carbonadas e impresso tipograficamente.
MEMBROS EFETIVOS QUE TRABALHAM NOS PROJETOS NA EMPRESA JÚNIOR
ESTÁGIO
Os membros efetivos que forem trabalhar nos projetos na Empresa Júnior, deve ser feito um termo de estágio com os mesmos antes de iniciarem o projeto sendo remunerado ou não.
CONDIÇÕES PARA REALIZAÇÃO:
Alunos regularmente matriculados e que venham freqüentando, efetivamente o curso.
A realização do estágio dar-se-á mediante termo de compromisso celebrado entre o estudante e a parte concedente, com interveniência obrigatória da Instituição de Ensino.
CARGA HORÁRIA
A jornada do estágio não está definida em lei: Caberá à empresa, à escola e ao estudante sua definição. Entretanto estabelece a lei que “a jornada de atividades em estágio a ser cumprida pelo estudante deverá compatibilizar-se com seu horário escolar e com o horário da parte em que venha acontecer o estágio”.
Duração: a lei não fixa tempo máximo que poderá o estudante estagiar. A competência para determinar esse tempo é exclusivamente da escola, pois é esta a responsável pela organização e fiscalização das atividades.
SITUAÇÃO DO ESTAGIÁRIO
Estagiário não é empregado. A legislação em vigor estabelece:
“Estágio não cria vinculo empregatício de qualquer natureza e o estagiário poderá receber bolsa, ou outra forma contra a prestação que venha a ser acordada,
Portanto precisa ter três “instrumentos jurídicos” de suma importância:
• Termo de Compromisso de Estágio;
• Certificado Individual de Seguro;
• Convênio com a Instituição de Ensino.
A existência e a concessão da bolsa-auxílio durante a realização do estágio deve ser entendida como elemento motivador para a prática profissional. Desta forma ela não constitui em obrigatoriedade por parte da empresa.
Base legal: Decreto 87.497 de 18/08/1982 e Lei 6494 – 07/12/77 regulamentada pelo decreto.
TERMO DE COMPROMISSO DE ESTÁGIO (em anexo)
VII – A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE NA EMPRESA JÚNIOR
A Contabilidade como técnica destinada a estudar e controlar o patrimônio das entidades, do ponto de vista econômico-financeiro, tem o objetivo de fornecer informações sobre o estado patrimonial e sias variações ocorridas em um dado momento. Entre os inúmeros serviços prestados pela contabilidade, pode se destacar o estudo, o controle e a divulgação através das demonstrações contábeis financeiras.
Considerando que, as empresas se tornam uma das mais complexas e notáveis entidades societárias que a criatividade dos homens constituíram.
Tendo em vista a grande diversidade, as empresas apresentam uma gama de complexidade por serem diferentes e, ainda com as variedades de tecnologias e insolvências setoriais.
Como as Empresas Juniores não fogem à regra, os componentes gestores destas atividades necessitam de informações sobre o andamento da administração das Empresas Juniores.
Assim sendo, a contabilidade torna-se imprescindível aos vários segmentos da sociedade, tais como: Investidores, sócios, fornecedores, bancos, clientes, Organizações governamentais, fisco; enfim, ansiosos de informações confiantes de organizações e controles.
Desta feita, a contabilidade atesta o nível da administração de sua forma de conduta ética qualificando os usuários ao senso crítico da evolução das atividades empresariais.
José Henrique Barbosa de Oliva Contador, Administrados, Professor e Assistente na Acessoria Contábel Júnior
