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Manual

NewAgent

enterprise-BRAIN

Este manual de uso irá ajudá-lo na utilização de todas as funções administrativas que a NewAgent possui e assim, você conseguirá customizar seu ambiente do jeito que desejar.

Veja como é simples!

Manual

NewAgent

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Configuração Geral

Manual

NewAgent

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Cadastro de Colaboradores

Upload de Colaboradores

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Criação de Grupos de Interesse (eGroups)

Organização dos conteúdos em um Menu

Inclusão de Banners e Atalhos

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1. Na barra de administrador, localizada no topo da página, clique no ícone para abrir as opções de configuração.

2. Clique na barra com título “Região/idioma padrão”

3. Para configurar o fuso horário que o sistema deverá utilizar, escolha o seu país e em seguida, o fuso que ele deve atender.

4. Caso queira alterar o idioma padrão das telas e funções para todos os usuários, selecione no campo idioma.

5. Para carregar o seu logotipo, clique na barra “Logo”.

6. Em seguida, clique em “Selecionar arquivo” (Obs: para que não distorça a imagem, carregue seu logotipo com as seguintes medidas → 412 x 90px)

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Configuração geral

Vamos começar com a inclusão da sua marca, as especificações de fuso/idioma e, caso

queira, a inclusão de restrição de uso por um IP específico.

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7. Localize a imagem que irá carregar e clique em abrir.

8. Caso queira, é possível restringir o acesso dos usuários apenas quando estiverem em uma rede específica. (Obs: é necessário que sua rede esteja configurada com um ip fixo. Para mais detalhes, consulte sua área de TI.)

9. Para habilitar esta função, clique em IP’s, selecione o campo “Ativo” e insira o IP da rede no campo respectivo. Em descrição, informe um nome apenas para servir de identificação.

10. Para finalizar, clique em “Incluir”. | 11. Grave todas as alterações realizadas clicando no botão “Salvar”.

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1. No topo da página, clique no ícone “colaboradores” para começar o cadastro dos usuários.

2. Para adicionar um colaborador por vez, localize e clique no ícone “Novo”

3. Caso você tenha a foto do colaborador, clique no ícone do campo “Foto”. Em seguida, localize e selecione a imagem e clique em “abrir” para que ela seja carregada.

4. Preencha o campo “Nome” com o nome completo do usuário e em “Apelido” inclua o primeiro nome ou o que será exibido.

5. Informe o departamento deste colaborador no campo respectivo. Caso o departamento não exista, clique no ícone e, em seguida, escreva o nome do departamento.

6. O login de acesso do usuárioserá o email cadastrado. Inclua esta informação no campo “email corporativo”.

7. Caso queira, habilite para que o sistema envie o email de boas vindas ao usuário assim que concluir o cadastro, habilitando o campo respectivo.

Cadastro de colaboradores

Cadastre os colaboradores da sua empresa e habilite quem terá ou não acesso às funções

administrativas. Divida ou delegue atividades com outros líderes.

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8. Você pode definir o alcance de visualização deste colaborador ao restante dos usuários no campo “Ver todos usuários”.

Caso opte por Sim, este usuário conseguirá visualizar e conversar com todos da rede. Se a opção escolhida for Não, então ele só verá as pessoas que pertencem ao departamento ou grupos em que está incluído.

9. Em seguida você pode definir se este usuário terá acesso a alguma função administrativa, assim como você. Você também pode optar em não delegar nenhuma função, sendo assim ele será um usuário comum.

Para selecionar uma função, clique em cima dela no quadro

esquerdo. Caso queira retirar alguma função selecionada, no quadro direito, clique no canto superior esquerdo do ícone.

10. Faça o mesmo para vincular este usuário aos grupos no box "Acessos eGroups". Caso contrário, no momento da criação dos eGroups essa definição também pode ser realizada.

11. Para concluir, clique em Salvar.

12. Na tela inicial de “colaboradores”, você poderá editar a qualquer momento o cadastro de um colaborador clicando no ícone .

O ícone “opções” , logo ao lado, oferece a possibilidade de reenviar a senha de acesso a este usuário ou o email de boas vindas.

Cadastro de colaboradores

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Dica: Utilize o ícone “boas vindas” para reenviar o email de boas vindas a todos usuários cadastrados.

1. No topo da página, clique no ícone “colaboradores” .

2. Em seguida, clique no ícone “Importar colaboradores”

3. Primeiro, clique no botão “Download” para obter a planilha com os campos necessários referente ao cadastro

dos usuários.

4. Abra a planilha e preencha, no mínimo, os campos obrigatórios para a inclusão: Nome, sobrenome, email, departamento e acesso.

5. Após o preenchimento da planilha, salve com o mesmo nome.

6. A seguir, retorne à plataforma, clique no botão “upload” e selecione a planilha preenchida.

7. Clique em “Confirmar” após o sistema informar que a planilha foi carregada com sucesso.

Upload de colaboradores

É possível realizar o cadastro de todos os usuários de uma vez. Saiba como.

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Dica: Utilize a coluna “Acesso” para definir no momento do upload das informações, quais usuários já estarão com ou sem acesso ao ambiente. Ou seja, você poderá escolher cadastrar todos usuários mas o acesso de alguns deles, ser habilitado somente depois.

(Obs: caso alguns dos campos obrigatórios estejam em branco ou preenchido

incorretamente, será informado no momento do upload. Abra a planilha, corrija as informações e repita o processo a partir do passo 6).

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Crie grupos de trabalho por um determinado projeto ou interesse e tenha acesso aos acervos

de conteúdos que este grupo gerou.

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1. No topo da página, clique no ícone “eGroups” .

2. Para adicionar um novo eGroup, localize e clique no ícone “Novo” .

3. No campo Nome, identifique como será chamado este grupo. (ex.: Nome de um projeto, um assunto que envolva diferentes áreas, etc)

4. Em Descrição, informe qual o objetivo deste grupo, assuntos que devam ser tratados, entre outros detalhes que queira registrar.

5. Você pode habilitar a comunicação entre os integrantes desse grupo também por eSend, o chat interno da NewAgent. Para isso, clique na caixa de seleção

“Visível para o eSend”

6. Agora, vamos incluir os participantes deste eGroup!

Logo abaixo da caixa “Participantes” você encontra a opção “Selecionar público”. Clique nela para abrir a lista dos departamentos que cadastrou anteriormente quando inseriu os outros usuários. Clique no departamento e depois em cima dos

colaboradores que farão parte deste grupo.

7. Para desfazer a seleção de algum usuário, clique no canto superior esquerdo da imagem dele, dentro do box “Participantes”.

Caso você queira selecionar todos usuários de um departamento, clique em “Selecionar todos”.

8. Para concluir, clique em “Salvar”.

Criação de Grupos de interesse (eGroups)

Dica: Crie grupos para assuntos que envolvam pessoas de diferentes áreas. Lembre-se caso você queira divulgar um assunto para o Marketing, não é preciso criar um grupo. Basta selecionar o departamento Marketing quando criar o ePost. 3 4 5 6 8 V 1.0

Você mesmo pode criar o menu que será utilizado pelos colaboradores da empresa para

armazenar os tipos de conteúdos que serão publicados na NewAgent.

Categorias

1. Primeiro começamos criando as categorias.

Para isso, no topo da página, clique no ícone “categoria”.

2. Em seguida, clique no ícone “novo”.

3. Inclua no campo “Nome”, o nome dessa categoria.

Ex.: Materiais de marketing, Formulários, Processos, etc. 4. Para concluir, clique em “Salvar”.

Subcategorias

1. Agora vamos criar as subcategorias.

Clique no ícone “subcategorias” ,na barra de administrador.

2. Logo após, clique em “novo” .

3. No campo “Nome”, digite o nome dessa subcategoria.

4. Em seguida, selecione no campo “categoria” onde aparecerá

esta subcategoria. Ex.: categoria = Materiais de Marketing; subcategoria = E-mails marketing. 5. Para finalizar, clique em “Salvar

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Organizando seus conteúdos em um Menu

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Banners

1. Para começar, no topo da página, clique em “Banners” .

2. Clique no ícone “novo” para carregar um novo banner.

3. Inclua no primeiro campo “nome” uma identificação apenas para facilitar a sua localização quando houver mais de um banner

carregado.

4. Continue, incluindo no campo “URL” um link que o usuário será levado ao clicar na imagem. Ex.: hotsite de produtos, nova página da empresa, vídeo no youtube, etc.

Caso queira, você pode programar a exibição para uma data futura e uma data em que este banner deverá sair do ar. Obs.: Este campo não é obrigatório.

5. Selecione a opção “Abrir em nova janela” para que o link seja aberto em uma nova págin

6. Selecione a imagem clicando em “Selecionar arquivo”, localize o arquivo e clique em “Abrir”. Obs.: Siga as especificações divulgadas nesta tela “Dimensão 612 x 74 px. Formatos: jpg, gif, png”

6. Clique em “Salvar” para finalizar.

Carregue banners e atalhos para melhorar ainda mais a comunicação interna e facilitar o

acesso a ferramentas ou sites que os usuários acessam diariamente, respectivamente.

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Inclusão de Banners e Atalhos

Dica: Carregue mais de um banner para ser divulgado no mesmo intervalo de tempo e assim, durante a navegação na plataforma eles serão exibidos de forma aleatória.

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Atalhos

1. Para começar, no topo da página, clique em “Atalhos”. 2. Clique no ícone “novo” para carregar um novo atalho.

3. Digite um “nome” para identificar este atalho quando houver mais de um carregado.

4. Em seguida, inclua no campo “URL” o link deste atalho, sendo um site ou alguma ferramenta online que tenha um link para acessar.

5. Caso queira, você pode programar a exibição para uma data futura e uma data em que este banner deverá sair do ar. Obs.: este campo não é obrigatório. 6. Você pode optar por carregar o atalho mas não habilitá-lo ainda. Caso contrário, selecione a opção “Ativo” para que seja exibido aos usuários após salvar.

7. Selecione a opção “Abrir em nova janela” e assim, ao clicar, o link será aberto em uma nova página.

8. Selecione a imagem clicando em “Selecionar arquivo”, localize o arquivo e clique em “Abrir”. Obs.: Siga as especificações divulgadas nesta tela “Dimensão 48 x 48 px”

Carregue banners e atalhos para melhorar ainda mais a comunicação interna e facilitar o

acesso a ferramentas ou sites que os usuários acessam diariamente, respectivamente.

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Inclusão de Banners e Atalhos

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1. No topo da página, clique no ícone “Relatórios”

2. Primeiro defina o ano e o mês que quer emitir o relatório utilizando os campos respectivos.

3. Para visualizar a quantidade total de acessos por usuário no mês, selecione a opção “Ver todos” da coluna “Usuários” e, em seguida, clique no botão “Visualizar”.

4. Caso queira, saber detalhes de data/hora dos acessos, clique no ícone ao lado do nome do colaborador.

5. Para ter as informações agrupadas por departamento, primeiro escolha se quer ver o relatório em lista ou gráfico na coluna “Departamentos” e, em seguida, clique em “Visualizar”.

6. Se optar pela visão por lista, é possível acessar mais detalhes, clicando no ícone ao lado do nome do departamento.

7. Por fim, é possível saber quais foram os usuários quemais publicaram posts no período consultado, selecionando a visualização por lista ou gráfico na coluna “Conteúdos”. Logo após, clique em “Visualizar”.

8. Se optar pela visão por lista, é possível visualizar os títulos dos posts, clicando no ícone ao lado do nome do colaborador.

Visualize detalhes das atividades que os usuários realizam na NewAgent: número de

acessos, quantidade de posts realizados, agrupados por departamento ou individualizados.

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Visualização de Relatórios de Acesso

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Agora é só começar a usar para perceber o aumento que você terá na sua produtividade e todos outros benefícios que a NewAgent pode trazer no seu cotidiano.

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+55 11 2847.4777