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Polylechnic of GuaritaRELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas
Ana Rita Santos Susana dezembro 12018
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a - a-i. •.
---ESCOLA SUPERIOR DE EDUCAÇÃO, COMUNICAÇÃO E DESPORTO
Relatório de Estágio Curricular
Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas
Ana Rita Santos Susana
Ultrapassar barreiras e ir além. Acreditar que é possível e alcançar. Não desistir, jamais. Vencer os desafios, sempre. Você é bem mais capaz do que imagina.
Cláudio M. Assunção1
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Ficha de identificação
Nome do Discente/ Estagiário: Ana Rita Santos Susana Curso: Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas Nº de aluno: 5008389
Coordenador de Estágio: Mestre Guilherme Francisco Rosa Monteiro
Grau Académico: Mestre em Relações Internacionais - Universidade Técnica de Lisboa
Instituição formadora: Instituto Politécnico da Guarda/ Escola Superior de Educação,
Comunicação e Desporto
Endereço: Av. Dr. Sá de Carneiro 50, 6300-559 Guarda Telefone: 271220135; Fax: 271220111; E-mail: ipg@ipg.pt Diretor da ESECD: Professor Doutor Pedro José Arrifano Tadeu Diretor de Curso: Professor Doutor Joaquim Manuel Fernandes Brigas Instituição de Estágio: Câmara Municipal da Covilhã
Endereço: Praça do Município 6200-151 Covilhã Telefone: 275 330 600
Site: www.cm-covilha.pt
Tutor de Estágio: Dra. Cristiana Maria Gonçalo Dinis Terras Grau Académico: Licenciatura em Comunicação Social Período de Estágio: 21 de junho a 21 de setembro de 2018 Total de Horas: Três meses- 1680 horas
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Agradecimentos
Os mais sinceros e reconhecidos agradecimentos:
Ao Instituto Politécnico da Guarda e à Câmara Municipal da Covilhã por me terem proporcionado experiências tão enriquecedoras, tanto a nível académico, como a nível profissional, destacando o período de Erasmus, experiência inolvidável.
Ao Professor Doutor Joaquim Brigas por todo o contributo ao longo dos anos, por ter acreditado e apoiado sempre o meu percurso académico, incentivando-me a realizar várias tarefas e atividades, e por estar sempre disponível como diretor de curso para ajudar na resolução de problemas.
Ao Professor Guilherme Monteiro, por todo o conhecimento transmitido, que ajudou, a todos os níveis, no meu crescimento pessoal, cultural e profissional. Pela cultura geral que apresentava em todas as aulas e por todos os conselhos fornecidos ao longo do ano letivo. À Professora Doutora Regina Gouveia, por toda a disponibilidade, apoio e carinho demonstrados, desde o local de ensino, até aos dias de hoje, na Câmara Municipal da Covilhã. No presente, continua a ajudar-me em tudo o que preciso. Admira-me toda a sua capacidade de conseguir resultados em cada atividade que realiza, a sua garra, ambição e personalidade. Procura todas as possibilidades para concretizar o que tem em mente, sempre da melhor maneira.
À minha supervisora, Cristiana Terras, e aos meus colegas do Serviço, João Sardinha, João Rocha, Rui Salcedas, Rodrigo Marques e Teresa Monteiro, pois a união desta equipa, a ajuda e apoio que todos me deram desde o primeiro dia de estágio até aos dias de hoje e todo o incentivo e valorização que a minha supervisora e restantes colegas me transmitem de forma sincera sobre o meu trabalho motivaram-me, dia após dia, a querer fazer mais e melhor. À minha família, Cristina Santos, Catarina Santos e Henriqueta Susana, por toda a ajuda, apoio e incentivo que me deram ao longo dos três anos. Ao meu namorado, Marco Cabo, por todo o apoio, pelo que somos e pelo que conquistámos. À minha amiga Alessia Gil por toda a ajuda e amizade.
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Resumo
O estágio curricular foi realizado no Serviço de Comunicação e Relações Públicas na Câmara Municipal da Covilhã e o presente relatório tem como objetivo apresentar e descrever todas as atividades realizadas, aplicando os conhecimentos instruídos ao longo da licenciatura em Comunicação e Relações Públicas.
As minhas funções passaram por realizar três clipping’s temáticos: sobre a Câmara Municipal da Covilhã, o Wool-Festival de Arte Urbana e a página do Facebook da autarquia. Estive presente em reuniões de Câmara e Assembleias Municipais, ouvindo as declarações aos Órgãos de Comunicação Social. Foi da minha responsabilidade a criação de vários documentos necessários na melhoria e organização da equipa do Serviço de Comunicação e Relações Públicas. Escrevi notas de imprensa enviadas para todos os jornais regionais e alguns nacionais. Participei em vários eventos, realizei assessoria na gestão de redes sociais e do site do município, fui responsável pela plataforma egoi e, por último, efetuei a cobertura fotográfica de vários eventos. É de salientar que, em todas as tarefas, foi tida em consideração a transparência da Câmara Municipal da Covilhã, percebendo a clara separação da componente institucional e política.
Assim, o estágio curricular aportou claros benefícios para a minha experiência profissional, permitindo desenvolver competências de um profissional de Comunicação e Relações Públicas.
Palavras-chave: Comunicação; Relações Públicas; Câmara Municipal da Covilhã;
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Abstract
My curricular internship was performed at the Communication and Public Relations Department at the Covilhã City Hall and the main objective of this report is to present and describe all the activities carried out, applying all the knowledge acquired throughout the degree in Communication and Public Relations.
My main roles were to develop three thematic clippings: 1) Covilhã City Hall, 2) Wool-Festival of Urban Art and 3) the Facebook page of the autarchy. I was present at several meetings of the City Hall and Municipal Assemblies, hearing the statements to the Media. It was also in my responsibility the creation of several necessary documents for the improvement and coordination of the Communication and Public Relations Service team. Furthermore, I wrote press releases to all regional and some national newspapers. I participated in various events, gave advice on managing social networks and the city’s website, was responsible for the “egoi” platform and, finally, made photographic coverage of numerous events. It is noteworthy that, in all matters, it was took into account the transparency of the City Hall. Thereby, the clear separation of the institutional and political component was revealed to be critical for the success of my work, guarantying impartiality in all the tasks performed.
Therefore, this internship brought clear benefits for my professional experience, allowing me to develop competencies in all the tasks related to a Communication and Public Relations professional.
Key words: Communication; Public Relations; City Hall of Covilhã; Clipping; Social
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Índice Geral
Ficha de identificação... i Agradecimentos ... ii Resumo ... iii Abstract ... iv Índice Geral ... vÍndice de figuras ... vii
Índice de tabelas ... vii
Lista de acrónimos e siglas... viii
Glossário ... ix
Introdução ... 1
Capítulo I- Enquadramento Organizacional da Câmara Municipal da Covilhã ... 3
1. Concelho da Covilhã ... 4
2. Câmara Municipal da Covilhã ... 5
2.1. Missão, visão e valores ... 5
2.1.1. Missão, Visão e Valores da Câmara Municipal da Covilhã ... 6
2.2. Ergonomia ... 7
2.3. Estrutura Organizacional ... 9
2.4. Identidade Visual ... 12
2.5. Os públicos-alvo de uma autarquia ... 15
2.6. Comunicação Interna ... 17
2.7. Comunicação Externa ... 18
2.8. Análise SWOT ... 19
Capítulo II- Estágio Curricular ... 23
1. Plano de Estágio ... 24
2. Atividades Desenvolvidas ... 24
2.1. Modelo/Instruções de Clipping: ... 25
2.2. Base de dados de Imprensa Regional e Nacional ... 28
2.3. Reunião de Câmara ... 28
2.4. Assembleia Municipal ... 30
2.5. Welcome Center/Tinturaria ... 30
2.6. Tabela do fecho da edição de jornais ... 32
2.7. Base de dados no Egoi- Email and Multichannel Marketing Logo ... 32
2.8. Notas de Imprensa ... 33
2.9. Edição/Publicação no site e Facebook ... 34
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2.11. Tabela de planeamento dos eventos ... 37
2.12. Participação nos eventos ... 38
2.12.1. Exposição “Universos do Sagrado” ... 39
2.12.2. “Café Literário” com Pedro Mexia ... 39
2.12.3. Feira de São Tiago ... 40
2.12.4. “Verão no Centro Histórico” ... 41
2.12.5. Ação de sensibilização “O sol é nosso amigo” ... 42
2.13. Proposta de Instagram ... 43
Reflexão Final ... 45
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Índice de figuras
Figura 1- Infografia do Concelho da Covilhã ... 4
Figura 2- Planta da parte da frente da Câmara Municipal da Covilhã ... 8
Figura 3- Serviço de Comunicação e Relações Públicas ... 8
Figura 4- Logótipo da Câmara Municipal da Covilhã ... 13
Figura 6- Bandeira da Cidade da Covilhã ... 14
Figura 7- Welcome Center ... 31
Figura 8- Tinturaria- Galeria de Exposições ... 31
Figura 9- Print Screen de uma publicação "Bom Dia" ... 35
Figura 10- Gravador + Postal da exposição “Universos do Sagrado” ... 39
Figura 11- Café Literário com Pedro Mexia ... 40
Figura 12- Personagem Ardina ... 41
Figura 13- Programa "Portugal em Direto"- Confirmação de acompanhamento fotográfico ... 43
Índice de tabelas
Tabela 1- Análise SWOT relativa à Cidade da Covilhã ... 19
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Lista de acrónimos e siglas
ATL- Atividades de Tempos Livres BTL- Bolsa de Turismo de Lisboa IPG- Instituto Politécnico da Guarda OCS- Órgãos de Comunicação Social
SCRP- Serviço de Comunicação e Relações Públicas SMS- Short Message Service
SWOT- Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats TIC- Tecnologias da Informação e Comunicação UBI- Universidade da Beira Interior
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Glossário
A posteriori- pelas razões que vêm depois 2
Clipping- recortes de imprensa3
Design- design que está na base da divulgação de mensagens publicitárias ou informativas4
Email- correio eletrónico5
Feedback- Comentário6
Flyer- folheto7
Guidelines- diretriz8
Hashtag- palavra antecedida do símbolo cardinal (#), usada em blogues para identificar ou pesquisar determinados temas9
Led- Eletricidade díodo semicondutor10
Lettering- colocação de letras11
Newsletter- boletim informativo12
2 a posteriori in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-17]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/a posteriori
3 clipping in Dicionário infopédia de Inglês - Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-08-20]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/clipping
4 design in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-08-16]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/design
5 email in Dicionário infopédia de Inglês - Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-17]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/email
6 feedback in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-11-22. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/feedback
7 flyer in Dicionário infopédia de Inglês – Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-17]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/flyer
8 guideline in Dicionário infopédia de Inglês - Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-07]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/guideline
9 hashtag in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-17]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/hashtag
10 led in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-11-12]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/led
11 lettering in Dicionário infopédia de Inglês - Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-08-16]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/lettering
12 newsletter in Dicionário infopédia de Inglês - Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
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Online- em linha, ligado à rede13
Opportunities- oportunidade14
Outdoor- Painel com propaganda, exposto ao ar livre15
Part-time- que não abrange o horário completo normal de trabalho16
Password- palavra-passe17
Site- website, sítio18
Slogan- frase que identifica uma marca ou uma organização19
Softwares- programas que possibilitam o funcionamento do computador no tratamento do problema que lhe é posto20
Stand- espaço ou compartimento reservado a cada participante numa exposição ou feira21
Strengths- força22
Threats- ameaça23
Weaknesses- fraqueza; debilidade24
13online in Dicionário infopédia de Inglês - Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-11-20]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/online
14 opportunity in Dicionário infopédia de Inglês - Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-07]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/opportunity
15 outdoor in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-11-10]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/outdoor
16 part-time in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-17] Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/part-time
17 password in Dicionário infopédia de Inglês - Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-07]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/password
18 site in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-17]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/site
19 slogan in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-08-16]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/slogan
20 software in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-11-22]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/software
21 stand in Dicionário infopédia da Língua Portuguesa. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-17]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/lingua-portuguesa/stand
22 strength in Dicionário infopédia de Inglês – Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-06]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/strength
23 threat in Dicionário infopédia de Inglês – Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
2018-09-07]. Disponível na Internet: https://www.infopedia.pt/dicionarios/ingles-portugues/threat
24 weakness in Dicionário infopédia de Inglês - Português. Porto: Porto Editora, 2003-2018. [consultado a
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Introdução
A elaboração do relatório insere-se no âmbito da Unidade Curricular de estágio do 3º ano da licenciatura em Comunicação e Relações Públicas, do Instituto Politécnico da Guarda. O estágio realizou-se no Serviço de Comunicação e Relações Públicas da Câmara Municipal e teve uma durabilidade de três meses. A primeira fase, no decorrer deste processo, começou pela realização do plano de estágio com a colaboração da minha supervisora, conforme Anexo I.
No início do meu 3º ano, estava indecisa no local que deveria escolher para realizar o meu estágio, surgiram-me várias opções, uma em Lisboa (na Sede do Lidl) outra na Cidade da Covilhã. Como era difícil sustentar-me na capital, sem receber apoio financeiro, optei pela Covilhã. Abordei o assunto com vários professores, inclusive a professora Regina Gouveia, que na altura tinha começado o seu cargo de Vereadora na CMC, colocando-me a hipótese de estagiar no mesmo local, que acabei por aceitar.
O estágio curricular tem como principal objetivo possibilitar a integração no contexto de trabalho, de forma a poder desenvolver e aplicar os meus conhecimentos e competências adquiridas no contexto académico. De uma forma geral, o estágio curricular é o culminar de três anos teórico-práticos, com o objetivo de nos preparar para a inserção no mercado de trabalho. Deste modo, é relevante salientar a grande importância deste processo para o sucesso profissional na área da Comunicação e Relações Públicas. No final do estágio é necessário efetuar o presente relatório com a descrição pormenorizada de todas as atividades realizadas na instituição.
As principais funções assumidas foram: realizar o clipping todas as semanas, ter autonomia para criar vários documentos pedidos pela minha supervisora, escrever notas de imprensa, participar em eventos, trabalhar no site e no Facebook da autarquia, bem como alguns trabalhos na plataforma egoi.
O presente relatório tem como objetivo enquadrar todo o processo de estágio, nomeadamente no que diz respeito à exposição detalhada das atividades desenvolvidas, competências adquiridas, dificuldades vividas e estratégias adotadas para ultrapassar as mesmas.
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A estrutura do relatório define-se em dois capítulos: o Enquadramento Organizacional (Capítulo I) e o Estágio Curricular (Capítulo II). No primeiro capítulo procedo a uma contextualização da Cidade da Covilhã e a uma análise organizacional da Câmara Municipal da Covilhã. Por seu turno, no segundo capítulo, é realizada uma apresentação e análise, assim como são desenvolvidas as tarefas e atividades no âmbito do estágio curricular. Por fim, na reflexão final apresento, a minha apreciação crítica, as aprendizagens desenvolvidas, e as dificuldades sentidas e superadas.
Em termos metodológicos utilizei algumas técnicas de pesquisa e recolha de informação, nomeadamente a pesquisa bibliográfica, a observação participante, assim como consultas e recolhas de informação em sítios da internet.
Capítulo I-
Enquadramento
Organizacional da Câmara
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O presente capítulo tem como objetivo analisar a contextualização e enquadramento organizacional da Câmara Municipal da Covilhã. Analiso temáticas como: a Covilhã e a Câmara Municipal da Covilhã, pois todo o meu trabalho estava relacionado com a cidade e com a autarquia. Começo por realizar um breve enquadramento sobre o Concelho da Covilhã, bem como a sua caracterização sociodemográfica. De seguida, apresento o meu local de estágio, a sua missão, visão e valores, a sua ergonomia, a sua estrutura organizacional, a identidade visual da instituição, os públicos da autarquia, a comunicação interna e externa e, por fim, a análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) da cidade e do Serviço de Comunicação e Relações Públicas (SCRP).
1. Concelho da Covilhã
O Concelho da Covilhã, tal como refere Jesus (2008), “situa-se na encosta oriental da Serra da Estrela a cerca de 700 metros de altitude”. Em 1851, a cidade da Covilhã era constituída por quatro freguesias urbanas: São Martinho, São Pedro, Santa Maria e Conceição. Posteriormente, foi constituída uma união de freguesias na cidade, alterando o nome para União de Freguesias de Covilhã e Canhoso, presentes na figura 1, juntamente com as restantes freguesias atuais do Concelho.
Figura 1- Infografia do Concelho da Covilhã Fonte: Própria
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De acordo com o Instituto Nacional de Estatística (2017: 1-3) do ano 2016, a população residente era de 48 184 indivíduos. Relativamente à idade, a cidade tem 5 476 de população com menos de 15 anos e 12 643 indivíduos com mais de 65 anos.
A Covilhã abrange diversos serviços de carácter cultural, social e económico, com o objetivo de satisfazer as necessidades dos munícipes. Relativamente às despesas da Câmara Municipal, o Instituto Nacional de Estatística (2017: 4) refere que, em atividades culturais e de desporto no ano 2016, estas atividades tiveram um valor total de 1 504 mil de euros: em património 197 mil euros, em bibliotecas e arquivos 548 mil euros, em artes do espetáculo 471 mil euros e em atividades interdisciplinares 226 mil euros. Em atividades culturais e criativas por habitante é de 31,2€ e em atividades e equipamentos desportivos por habitante é de 18,5 euros.
A Covilhã abarca numerosos monumentos classificados e de interesse no seu património arquitetónico. Nos dias de hoje, o Concelho tem bastante relevância a nível nacional e europeu devido à sua produção têxtil, ao Wool- Festival de Arte Urbana, aos museus, às infraestruturas tecnológicas, à universidade e por ser também uma porta de entrada para a Serra da Estrela.
2. Câmara Municipal da Covilhã
Na lei nº 75/2013, de 12 de setembro, do artigo 33º em Diário da República, a Câmara Municipal tem de ter competências materiais e de funcionamento previstas na lei (consultar Anexo II). Tal como estas competências, existe também uma missão, visão e valores, explicados seguidamente.
2.1. Missão, visão e valores
A missão de uma empresa ou organização define a sua estratégia e é determinada a estrutura organizacional, como tal, o público tem de conhecer e compreender a sua missão. É identificado o seu público e as áreas onde atua ou poderá vir a atuar.
Para estabelecer a missão de uma organização, Terence & Filho (2015: 598) referem que é “necessário responder a algumas questões como: como está a organização atualmente?; onde
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queremos chegar?; quem são os nossos públicos?; qual a nossa imagem para com o público?; e qual a imagem perante os funcionários?”. Posteriormente à análise destas questões, passa a ser possível definir a missão da organização.
Relativamente à visão de uma organização, define-se como a intenção que existe em prol do futuro, informando a que nível querem estar futuramente.
“A visão tem por papel buscar comunicar onde a empresa deseja chegar, com prazos determinados, conduzindo todo processo de trabalho, avaliando e controlando todo seu decorrer, observando se os objetivos estão ou não sendo alcançados, possibilitando o suporte necessário para que o sistema possa ser constantemente alimentado, a fim de corrigir possíveis desvios.” Camelo & Silva (2013: 26).
Como analisam Terence & Filho (2015: 598) os passos que têm de ser dados para definir a visão da organização passam por ser realista e identificar os valores, interesses e expectativas do presidente.
Por último, os valores são a identidade e ideologia de uma organização, o que acreditamos estar correto ou incorreto, certo ou errado, justo ou injusto, auxiliando, dessa forma, na tomada de decisões.
“O conjunto de valores têm por principal papel, auxiliar as organizações nesta definição, representados pelas metas que as pessoas almejam alcançar na vida e pelos modos preferenciais de comportamento.” Terence & Filho citado por Robbins (2009: 6).
Para identificar os valores é necessário seguir os mesmo pontos da identificação da visão, abordados anteriormente, tendo em atenção o conjunto de crenças e princípios dos colaboradores e da empresa.
2.1.1. Missão, Visão e Valores da Câmara Municipal da Covilhã
Devido à crise económica e financeira em que Portugal se encontra, desde 2011 até ao presente, a Câmara Municipal da Covilhã (2011) refere, no edital de 17 de fevereiro de 2011, presente no Anexo III, que tem como missão garantir o domínio eficaz das suas atribuições legais e uma eficiente direção de meios e recursos, procurando melhorias, de forma contínua, no bem-estar da sua população e utentes. Pretende apostar na melhoria progressiva das
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condições de trabalho e qualificação dos trabalhadores, com base na qualidade, eficácia e eficiência dos seus serviços.
Pretende ser reconhecida por vários domínios como refere a Câmara Municipal da Covilhã (2011): “a gestão pública orientada para o Munícipe, mais eficaz e eficiente, antecipando as situações e criando respostas a novas necessidades; a gestão pública qualificada e reformadora que contribua decisivamente com a sua ação, para o progresso sustentável do Município e do país.”
A autarquia tem como objetivos: favorecer a Educação, a Saúde, a Ação Social, a Conservação de Infraestruturas, o apoio à criação de emprego, desenvolvimento económico e novas formas de interação com os munícipes. É necessário ainda a otimização de recursos existentes, nomeadamente financeiros, humanos, técnicos e as infraestruturas de várias naturezas, de modo a evitar a dispersão de esforços e meios, sem prejuízos de qualidade e eficácia.
2.2. Ergonomia
O elemento físico é um aspeto importante para uma empresa ou organização, é o património visível da empresa, como as máquinas e as instalações. Tal como menciona Caetano, et al., (2008: 62) este elemento refere-se à ergonomia da instituição, transmitindo a imagem através do tipo de estilo das suas instalações, símbolos, linhas gráficas e materiais. O elemento físico está interligado ao elemento humano, ou seja, com os colaboradores, pois têm maior rentabilidade, se sentirem conforto na sua área de trabalho.
Relativamente à ergonomia da autarquia, o espaço é amplo e ergonómico. Carlos (2008: 58) refere que “o município é dividido por três pisos, tendo 80 metros de comprimento e 11,7 metros de largura”, como podemos verificar na figura 2.
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O Serviço de Comunicação e Relações Públicas é um espaço amplo com sete secretárias e seis computadores, como podemos verificar na figura 3.
Possui diversos equipamentos importantes para a comunicação e design, que apresento no Apêndice I, contudo, as cadeiras não são devidamente ergonómicas para a nossa postura. A climatização é um aspeto positivo, pois tem quatro janelas grandes que dão boa luminosidade e um ar condicionado, que permite uma boa climatização. Possui duas portas, que não
Figura 2- Planta da parte da frente da Câmara Municipal da Covilhã
Fonte: Carlos, F. S. (2008). Os Paços do Concelho da Covilhã.
Covilhã: Câmara Municipal da Covilhã, pág. 58
Figura 3- Serviço de Comunicação e Relações Públicas
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permitem ouvir ruídos de fora. Este espaço facilita o contacto direto e a visibilidade entre todos.
2.3. Estrutura Organizacional
Uma organização é representada por um grupo de indivíduos que trabalham em grupo e têm um objetivo em comum.
A estrutura organizacional é “a forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas.” (Stoner & Freeman, 1992: 230)
Nas organizações, empresas ou instituições é importante criar e seguir uma hierarquia, idêntica a uma pirâmide, em que no topo reside o órgão mais importante, passando para órgãos menos importantes até à base. A esta estrutura dá-se o nome de organograma. O organograma é um dos elementos humanos mais importantes de uma instituição. Como podemos verificar no Anexo IV, o membro superior da Câmara Municipal da Covilhã é o Senhor Presidente Vítor Pereira, e seguem-se no quadro superior os vereadores (Senhora Prof. Doutora Regina Gouveia, Senhor Dr. José Serra dos Reis, Senhor Jorge Gomes e Senhor Eng. José Miguel Oliveira), que estão responsáveis pela gestão de determinados departamentos.
Como é apontado por Lampreia, J. (2003), o organograma é um gráfico que representa uma estrutura hierárquica de determinada empresa, instituição ou associação, definindo por ordem decrescente os níveis hierárquicos, bem como os elementos que nela fazem parte. Como pode ser visualizado no Anexo IV, o membro superior da Câmara Municipal da Covilhã é o Sr. Presidente (Dr. Vítor Pereira), com contacto direto nos departamentos dos serviços jurídicos, serviço de comunicação e relações públicas, serviço de fiscalização, serviço de proteção civil, a autoridade municipal, veterinária e a segurança alimentar. Existem mais seis departamentos que estão na base da pirâmide, a saber: o departamento de administração geral, o departamento de obras e planeamento, a divisão de licenciamento, a divisão de gestão urbanística, a divisão de educação, ação social e saúde e, por último, a divisão de cultura, juventude e desporto.
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Na ordem do despacho nº 555/2013, presente no Anexo V, a estrutura nuclear dos serviços passou a ser composta pelas seguintes unidades orgânicas:
a) Departamento de Administração Geral: tem como atribuições controlar as ações a desenvolver de forma geral na instituição; compete-lhes também dar apoio na gestão de recursos humanos, na área das finanças e na administração geral, entre outros; b) Departamento de Obras e Planeamento: tem por atribuições, funções nos Serviços
Operativos, no âmbito técnico-administrativo e no Planeamento e Ordenamento de Território, entre outros;
c) Divisão de Licenciamento: tem como atribuições assegurar o licenciamento de obras
particulares e dar apoio técnico-administrativo como a gestão dos procedimentos das obras particulares, entre outros;
d) Divisão de Gestão Urbanística: tem como funções assegurar a gestão urbanística e dar apoio técnico-administrativo, como assegurar a correta gestão dos planos municipais, entre outros;
e) Divisão de Educação, Ação Social e Saúde: tem como atribuições dar apoio técnico-administrativo, como programar ações de desenvolvimento, apoiar na gestão de centros de ocupação pré-escolar, entre outros;
f) Divisão de Cultura, Juventude e Desporto: tem como atribuições a promoção do desenvolvimento cultural da comunidade, a implementação de centros de cultura, bibliotecas e museus, promover as artes tradicionais da região, divulgar e publicar documentos inéditos, realizar ações de animação recreativa, criar infraestruturas de apoio aos jovens, entre outros.
A Câmara Municipal da Covilhã possui muitos colaboradores, devido aos diversos departamentos e edifícios que fazem parte da autarquia, e, por este motivo, apenas me referirei ao elemento organizacional no departamento onde estive a realizar o estágio. O Serviço de comunicação é uma parte integrante da empresa, pelo qual são cada vez mais necessários conhecimentos específicos para a comunicação empresarial e para a sua gestão estratégica.
“As sinergias criadas pela comunicação global permitem maiores rentabilidades no médio prazo.” (Caetano, et al. 2008: 46)
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A comunicação surge em várias áreas, contudo, não significa que deixem de ser autónomas. É importante seguir regras, guide-lines, definidas pela administração e pelo departamento de comunicação. Percebe-se, assim, que a administração é dependente e necessita da direção da comunicação. Desse modo, tem uma função global e envolve uma planificação estratégica da empresa.
Relativamente ao Serviço de Relações Públicas da Câmara Municipal da Covilhã e no (Decreto Lei nº 305/2009, 2009), presente no Anexo V, o SCRP tem como objetivo delinear, propor e executar as linhas a que deve obedecer a política de comunicação global da Autarquia, através da divulgação das atividades dos órgãos do Município. São-lhe atribuídas as seguintes funções:
a) “Coordenar e executar as ações necessárias às relações públicas, informação e publicidade do município, colaborando com os diversos órgãos de comunicação social no sentido da divulgação da atividade desenvolvida pela Câmara Municipal e projeção da imagem do município;
b) Concretizar a edição de publicações de caráter informativo regular, ou não, que apontem para a promoção e divulgação das atividades municipais e das deliberações e decisões dos órgãos autárquicos, designadamente o Boletim Municipal, a revista da Câmara Municipal, a página da Internet e outros;
c) Assegurar a existência de uma linha gráfica municipal uniforme, complementada por simbologia que individualize a autarquia;
d) Promover a conceção, desenvolver e acompanhar as campanhas de comunicação e imagem de suporte às políticas desenvolvidas pelo município, às atividades dos seus órgãos e serviços ou iniciativas onde o município participe;
e) Conceber regras e procedimentos que se traduzam em melhorias continuadas na relação e atendimento ao público, levado a cabo na receção, assegurando o cumprimento do direito à informação e o acompanhamento dos assuntos que lhe digam respeito;
f) Produzir registos audiovisuais regulares dos principais eventos ocorridos no Município ou que tenham relação com a atividade autárquica, procedendo ao respetivo tratamento em função das utilizações programadas em articulação com os diferentes serviços.
g) Garantir a preparação, estabelecimento e desenvolvimento de relações institucionais do município, intermunicipais ou internacionais, designadamente no âmbito de
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geminações com outros municípios, dinamizando a execução dos acordos estabelecidos;
h) Assegurar o apoio a exposições, certames ou outros eventos a estes equiparáveis no âmbito das funções previstas na alínea anterior;
i) Apoiar a participação da Autarquia nas atividades desenvolvidas na área do Município;
j) Promover o território municipal e das infraestruturas disponíveis juntos de potenciais investidores e promotores.”
O Serviço de Comunicação e Relações Públicas é composto por cinco funcionários e uma coordenadora de Departamento, que organiza e planeia todas as funções, juntamente com a Sra. Vereadora Regina Gouveia. Todos os funcionários têm licenciatura e/ou mestrado, exceto um colaborador recente que possui o 12º ano. A autarquia não detém nenhum manual de acolhimento a novos membros, contudo representam devidamente o papel de apresentação e explicação do espaço e dos funcionários.
2.4. Identidade Visual
Tal como tive a oportunidade de aprender na Unidade Curricular de Planeamento e Comunicação Empresarial, a imagem é fundamental para a legitimação da organização, visto que está interligada com a identidade da autarquia, ou seja, os seus valores, princípios, conceitos e sistemas. Quanto mais clara for esta identidade, mais coerentes vão ser os seus comportamentos, sendo facilitada a boa imagem e visibilidade.
Caetano, et al., (2008: 56) aludem para o facto de que a imagem institucional é tudo o que a autarquia apresenta para o exterior como tal, uma das funções da imagem institucional é criar uma imagem favorável da empresa, melhorando outras que não são tão favoráveis. Posto isto, o elemento visual é o que caracteriza a autarquia, como a marca, o logótipo e o slogan. O logótipo é o nome criado de forma original e único de uma marca, produto ou serviço e deve ser claro e percetível. O slogan significa grito de guerra e, como tal, é uma frase curta, clara, chamativa e positiva que permita ao público memorizá-la e criar uma relação rápida com o produto ou a empresa.
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Toda a sociedade já formou uma imagem de certa empresa sem nunca a ter visto e tal deve-se à publicidade feita, ou deve-seja, campanhas, anúncios, cartazes que, de alguma forma, nos chamam à atenção e nos levam a formar uma pequena ideia em relação ao que é visto. Desde 2014 que a Câmara Municipal da Covilhã tem um novo logótipo. Inicialmente foi realizado um concurso para escolher qual seria a nova imagem da cidade da Covilhã, sendo apresentada uma exposição com as várias ideias e estas foram avaliadas pelos júris. O logótipo que ganhou foi o de uma ex-aluna da Universidade da Beira Interior (UBI), Ana Gonçalves, formada em Design como se pode verificar na figura 4. A vencedora do concurso referiu ao Jornal Online da UBI (2014) “que o símbolo é composto por elemento gráfico e lettering. O elemento gráfico representa a mais básica estrutura de tecelagem, o "tafetá". À sua representação gráfica foi conferido movimento, representando a inovação e o dinamismo inerente à cidade da Covilhã.”
Explicou que “no lettering foi escolhida uma fonte não serifada, forte e com uma marcação muito vertical, representando as gentes deste município, que foram pilares fundamentais na construção e desenvolvimento desta terra, gentes retas e sérias”. Relativamente ao slogan, Ana Gonçalves explica que o mesmo representa a ideia da tecelagem, direcionando-a para a construção do futuro, “para construir algo de base é necessário muito esforço, interajuda e humildade. Esta construção está intrínseca no ato de tecer o tecido. Como esta simples tarefa, construiu um futuro risonho a muitas famílias, o empenho, a ajuda e a ligação entre as várias valências e competências existentes no município, tecem o que será o futuro.”
Figura 4- Logótipo da Câmara Municipal da Covilhã
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Ainda relativo à identidade visual de uma organização, existe outro elemento ligado à sua imagem, a heráldica, mencionado por Covilhã Município (s.d) referindo-se a elementos muito próprios e simbólicos da cidade e da autarquia, como o brasão.
O brasão do Concelho da Covilhã, presente na figura 5, é de fundo azul com uma estrela de seis raios de prata, carregada por um rodízio de vermelho, realçado de ouro posta em pala. Por cima e por baixo da estrela tem uma faixa ondeada de prata. Possui uma coroa mural de cinco torres de prata e um listel branco com os dizeres Cidade da Covilhã a negro. É constituído também pelas insígnias das Ordens de Cristo e do Mérito Industrial, suspensas nas fitas.
Figura 5- Brasão da Cidade da Covilhã
Fonte: http://www.ngw.nl/arms/websites/Portugal/www.fisicohomepage.hpg.ig.com.br/images/CVL.gif
No que diz respeito à bandeira, que podemos ver na figura 6, é composta por quatro faixas brancas e quatro vermelhas, cordões e borlas de prata e também de vermelho. A haste e a lança são douradas.
Fonte: http://www.ngw.nl/arms/websites/Portugal/www.fisicohomepage.hpg.ig.com.br/images/pt-cvl1.gif
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A cidade da Covilhã, bem como a sua história e heráldica acabam por fazer parte integrante da Câmara Municipal da Covilhã. A autarquia é o órgão e instituição principal da Covilhã e a heráldica da cidade tem de estar sempre presente na autarquia, em eventos importantes e nos protocolos, percebendo a necessidade de uma breve introdução também da cidade. A Câmara Municipal trabalha para o desenvolvimento da Covilhã, e assim o Concelho não teria um bom funcionamento sem esta instituição pública, tornando-as comuns.
2.5. Os públicos-alvo de uma autarquia
Podem existir três tipos de públicos, tal como refere Camilo (1998: 134-135) no seu estudo, identificando-os como: “os públicos administrativos, os públicos político-administrativos e os públicos políticos”.
Os públicos de uma Câmara Municipal são todos os indivíduos que residem no respetivo concelho ou fora dele, desde que estejam ligados a determinadas ações de um município.
2.5.1. Públicos administrativos
Relativamente aos públicos administrativos, são na sua generalidade utentes municipais, contudo estão também incluídos indivíduos residentes fora do concelho que tenham um papel importante nos serviços públicos municipais. Camilo (1998: 141-143) apresenta o exemplo dos líderes de opinião. Neste sector, é importante que a autarquia organize várias segmentações mediante as necessidades do público, porque apesar de viverem em comunidade têm interesses e necessidades diferentes, sendo preciso adequar a prestação de serviços a cada necessidade, “estilos de vida e níveis sócio-culturais”.
Não obstante esta segmentação, e como analisa Camilo (1998: 143-145) é possível observar este público numa “perspetiva de consumo, distinguindo-os como utentes ou beneficiários”. Os utentes são os consumidores dos serviços municipais e estão divididos em diretos e secundários. O utente direto é o utilizador de determinada prestação, que por sua vez está adequada às suas necessidades, enquanto que o utente secundário atua em proveito dos utentes diretos, mas também consegue satisfazer algumas das suas necessidades. Camilo (1998: 144), no seu estudo, apresenta como exemplo os infantários, sendo que os filhos são os utentes diretos, pelo pressuposto que lhes dão alimentação, educação e segurança, e os
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pais são os utentes secundários, devido à sua utilidade e comodidade, enquanto estão no seu local de trabalho.
Por outro lado, os beneficiários são os que conseguem obter vantagens na existência de determinada atividade administrativa, ou seja, vão beneficiar indiretamente só por determinado evento ou serviço existir e ser concretizável, acabam por beneficiar indiretamente. Os beneficiários podem ser também diretos ou indiretos. Nos beneficiários diretos existe imediatamente um benefício só por determinado serviço ser concretizável, como por exemplo um construtor civil que constrói um infantário. Os beneficiários indiretos são os indivíduos que poderão vir a beneficiar das iniciativas municipais. A diferença entre eles, a nível comunicacional, é que é necessário sensibilizar os utentes para consumirem determinados produtos coletivos, pois estes irão gerar eficiência e utilidade. No entanto, é necessário remeter os beneficiários no sentido das culturas e valores municipais, mostrando que estes se materializam como melhores opções para as necessidades de determinada comunidade local.
2.5.2. Públicos político-administrativos
Os públicos político-administrativos são os indivíduos que auxiliam no aperfeiçoamento das atividades administrativas municipais. Para tal, e como Camilo (1998: 134-135) menciona, a comunicação municipal tem de obter os feedbacks das reações do público, dando importância a cinco pontos: “à relação custo/benefício em relação às necessidades locais; se é concretizado da mesma forma para todos, ou segmentado apenas a grupos específicos da população; se é reativo, ou seja, se consegue ultrapassar necessidades e carências locais; se os serviços municipais vão ao encontro dos grupos que apresentam as necessidades; e, por último, se são concretizadas somente pelo município ou através da mobilização de recursos humanos e materiais específicos”.
Desse modo, este tipo de público é muito importante para a concretização de planeamentos de ações levadas a cabo pelos superiores da autarquia.
2.5.3. Públicos políticos
No que concerne aos públicos políticos, são todos os munícipes que têm condições para exercer uma ação política, podendo ser de dois tipos: os públicos politicamente ativos, ou os públicos inativos.
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Como refere Camilo (1998: 136), os públicos ativos “correspondem aos atores sociais que participam, quotidianamente, na vida municipal ou detêm suficiente competência social para participaram nas lutas políticas municipais”, sendo eles: os partidos políticos, as elites (empresas) e as corporações locais (associações). No entanto, os públicos inativos apenas concretizam ações políticas esporadicamente, “nos períodos eleitorais, do tipo aclamação, repúdio ou abstenção”.
2.6. Comunicação Interna
A comunicação interna é indispensável para o bom funcionamento de uma instituição. Com efeito, devem ser comunicados assuntos do interesse dos colaboradores ou em prol das suas necessidades.
Como refere Caetano, et al. (2008: 94), “existem dois tipos de canais de comunicação, o formal e o informal, sendo crucial saber distinguir as formalidades para as trocas de informação pessoal e de informação operacional”.
Atualmente, os modelos administrativos permitem uma estrutura horizontalizada, proporcionando um ambiente harmónico e coeso, sendo que, anteriormente, a estrutura era, significativamente, vertical e, como tal, um claro obstáculo à comunicação entre todos. Por conseguinte, Medeiros (2006: 38-39) estuda duas abordagens que podem ser desenvolvidas na comunicação das organizações: a abordagem operacional e a abordagem integrativa. Relativamente à abordagem operacional, centra-se sobretudo na forma como as mensagens são transmitidas, percebendo “o conjunto de dispositivos e utilidades de informação, como, por exemplo, as instruções e as ordens” (Medeiros (2006: 38). No que diz respeito à abordagem integrativa, foca-se, essencialmente, na importância do fator humano na produção. Ou seja, “é o conjunto de ações que a organização coordena, com o objetivo de motivar e manter uma certa coesão interna em torno de um certo número de valores” (Medeiros, 2006: 39). Devido a estes valores, fatores subjacentes à cultura e ao clima organizacional são críticos e devem ser tidos, permanentemente, em conta.
Tal como anteriormente referido, existe a comunicação formal e informal dentro de uma organização. Relativamente ao canal formal, esta comunicação está ligada à hierarquia do município, organização ou empresa, obedecendo à respetiva ordem hierarquizada. Ocorre de forma escrita, onde são passadas informações ascendentes e descendentes, assegurando o
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bom funcionamento da empresa. Esta comunicação é realizada “normalmente por cartas, relatórios e outras formas escritas ou impressas para transmitir a sua mensagem” (Medeiros, 2006: 39).
Por outro lado, a comunicação informal nas empresas não segue uma estrutura hierárquica rígida e é realizada de forma oral. Surge, normalmente, das relações entre membros e a formação e liderança apresentam-se como relevantes neste tipo de comunicação. São formas de expressão e manifestação dos colaboradores, realizadas muitas vezes via chamada telefónica ou por meio de conversas pessoais, podendo surgir boatos. Apesar desta desvantagem, apresenta como fator positivo a flexibilidade do processo comunicativo. Face ao exposto, a comunicação eficaz tem de ser equilibrada nestes dois canais e é imprescindível ser bem identificada, verificada e utilizada nas transmissões de mensagens, sendo fundamental para o desenvolvimento da empresa e para o espírito, confiança e empatia entre todos os colaboradores.
Assim, para que uma organização ou empresa tenha sucesso, é crucial manter uma boa comunicação interna, exigindo um envolvimento ativo da administração e de todos os funcionários, construindo, desse modo, uma organização vocacionada e preocupada com os seus colaboradores.
2.7. Comunicação Externa
A comunicação externa é, também, uma parte fundamental da organização e do seu sucesso, visto ser referente a todas as trocas de informações entre a organização e os seus públicos exteriores, apresentando as informações das atividades desenvolvidas pela instituição. A comunicação externa, para ser eficaz, deve ser global, integrada, constante, planificada e honesta. Lopez (2007: 214) analisa cada parâmetro referindo que a comunicação deve ser global uma vez que deve contemplar todos os instrumentos de comunicação possíveis. Integrada porque deve garantir que as mensagens sejam coerentes nos diferentes canais e que respeitem uma planificação previamente definida. Constante uma vez que a eficácia da comunicação vai depender do envolvimento do nosso público, que deve estar informado. Planificada porque as ações a desempenhar vão ter como objetivo atingir as metas previamente estipuladas pela liderança. E, por fim, honesta por considerar que as mensagens falsas acabam por ser descobertas e quebram a confiança entre o público e a organização.
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Desta forma, a organização precisa de obter uma comunicação externa positiva, pois é através desta comunicação que os públicos criam a imagem da organização, através de atitudes, valores, cultura, práticas e comunicação que a respetiva faz perante o público.
2.8. Análise SWOT
A análise SWOT divide-se em quatro pontos importantes com o intuito de tomar decisões acerca do meio envolvente: os Pontos Fortes (Strenghts), os Pontos Fracos (Weaknesses), as Oportunidades (Opportunities) e as ameaças (Threats).
“A análise SWOT é uma ferramenta de suporte importante para a tomada de decisão e é frequentemente usada como forma de sistematicamente analisar os ambientes interno e externo da organização.” (Kotler, 2000:98).
Apresento, na tabela 1, a análise SWOT realizada sobre a Cidade da Covilhã e, em seguimento, a análise do Serviço de Comunicação e Relações Públicas da autarquia.
Tabela 1- Análise SWOT relativa à Cidade da Covilhã
Fonte: Elaborada pela estagiária com base em referências bibliográficas
Pontos Fortes Pontos Fracos
- Elevado número de turistas. (Salgueiro, Alexandre, 2018);
- Identificada como a 6ª melhor cidade de Turismo de Portugal pelo Jornal Expresso (Anexo VI);
- Cidade pioneira na criação de obras de arte Urbana para revitalizar o Centro Histórico, através do Festival Wool (Câmara Municipal da Covilhã, 2018); - Prémio do melhor stand na Bolsa de Turismo em Lisboa 2017 (Carrilho, 2018); - A cidade tem um dos dez maiores Data Centers do mundo (Bernardo, 2018);
- Carência de médicos e enfermeiros no Centro Hospital Cova da Beira(Agência Lusa, 2018);
- Fixação de Jovens(Câmara Municipal da Covilhã, 2017);
- Envelhecimento elevado (Instituto Nacional de Estatística, 2017).
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- Grande diversidade de eventos culturais e desportivos (Câmara Municipal da
Covilhã, s.d.);
- A UBI está presente no ranking das 200 universidades melhores do mundo
(Antunes, 2017);
- A Cidade é um dos municípios portugueses com maior número de associações (Fernandes, 2018);
- Existe um novo Centro de Atividades há cerca de dois anos para Idosos,
anteriormente intitulado como “O Espaço das Idades” (Simões, 2018).
Oportunidades Ameaças
- Maior visibilidade a nível distrital e nacional.
- Situação económica e financeira do país; - Incêndios Florestais;
- Desertificação de jovens no concelho.
A frase que se segue, antes de passar à segunda análise, demonstra a importância desta investigação nas empresas, instituições e autarquias.
“Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças”. (Tzu, 2006).
Achei por bem criar duas análises SWOT, para uma investigação mais pormenorizada, seguindo-se, na tabela 2, a análise ao Serviço de Comunicação e Relações Públicas da autarquia.
Tabela 2- Análise SWOT ao Serviço de Comunicação e Relações Públicas da autarquia
Fonte: Elaborada pela estagiária com auxílio do SCRP
Pontos Fortes Pontos Fracos
- Base de dados atualizada (imprensa, colaboradores da Câmara Municipal, Juntas de Freguesia);
- Equipamento tecnológico (problemas nos computadores, existe apenas uma máquina fotográfica, apenas um Painel Led Exterior
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-Diversidade dos meios de comunicação utilizados (Divulgação digital e impressa; aposta nas redes sociais; site atualizado todos os dias);
- Organização e Promoção de atividades culturais, desportivas, económicas e sociais do Município;
- Identidade visual adequada à Cidade (o logótipo e o slogan elucidados
anteriormente);
- Envolvimento na maioria dos eventos do Concelho (organização, participação e/ou presença em todas as atividades ligadas direta ou indiretamente à autarquia); - Organização na distribuição de trabalho (comunicação, design, eventos- qual, onde, quem e que tarefas);
- Forte aposta na rede social Instagram (poucos municípios fazem total uso desta rede);
- Boa disposição no Serviço (união e interajuda);
- As instalações do Serviço são, em certa parte, ergonómicas (referidas
anteriormente);
- Comunicação com o público interno e externo (através de intranet e
plataformas/redes socias, respetivamente).
para comunicação digital e ambiente outdoor);
- Por vezes, lonas vandalizadas; - Inexistência de formações para os colaboradores;
- Escassez de recursos humanos (possui de uma boa organização, contudo com a falta de colaboradores é difícil a cobertura de todos os eventos);
- Escassez de meios técnicos (por exemplo, poucos técnicos para levar os
colaboradores a determinados sítios); - Ampliação de mais canais de
comunicação (por exemplo, plataformas com chamadas de voz para enviar aos munícipes e colaboradores, em épocas especiais);
- Ir ao encontro dos mais jovens através de publicidade (por exemplo, a maioria dos jovens utiliza o programa spotify na versão gratuita, sendo inevitável assistir a
publicidade. A autarquia poderia considerar realizar publicidade nesta vertente);
- Inexistência de um dossier ao
colaborador, para ser visualizado quando entra algum membro novo para o Serviço; - Carência de espaço para arrumação de vários materiais e equipamentos.
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- Boa relação com os Órgãos de
Comunicação Social (OCS), sendo uma mais-valia para a divulgação e promoção da autarquia;
- Crescimento na procura de novos públicos (ao apostar cada vez mais em plataformas e redes sociais, surge um maior abrangimento de público fora do Concelho. Idosos também já procuram as redes sociais, desse modo é imprescindível começar por criar campanhas mais
criativas);
- Devido à Cidade ter empresas relevantes em Portugal como a UBI, Altice e CHUCB (Centro Hospitalar Universitário da Cova da Beira), surge uma maior visibilidade e desenvolvimento positivo na imagem da autarquia. Por participar, promover e coorganizar, juntamente com estas entidades;
- Assegurar a promoção e organização de eventos em todos os níveis etários para uma maior e melhor visibilidade.
- Assegurar a boa relação com os munícipes para não criar uma imagem desfavorável;
- A falta de formação leva a diversas dificuldades (por exemplo menos autonomia nas novas tecnologias, plataformas e/ou equipamentos);
- Necessidade de transitar a comunicação nas plataformas sociais em detrimento da imprensa escrita.
De acordo com as tabelas acima elaboradas, conseguimos perceber que existem pontos fortes e fracos, tanto na Cidade, como no SCRP, bem como as suas oportunidades e ameaças. Guiné, Peres, & Ferreira (2010:20) mencionam que “Através da identificação dos pontos fortes, das fraquezas, das oportunidades e das ameaças, a organização pode construir estratégias em face dos pontos fortes, eliminar as suas fraquezas, e explorar as oportunidades para as usar como contra-ameaças”. Optei por realizar a análise SWOT nestas duas vertentes, pois a Câmara Municipal está interligada com a cidade e, muitos dos projetos realizados com sucesso tiveram o apoio e o desenvolvimento da Câmara Municipal, bem como os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças, que acabam por se ligar entre si.
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Capítulo II-
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Nesta última parte do meu relatório, e depois de todos os enquadramentos necessários para a perceção do mesmo, segue-se a prática do estágio curricular. Neste capítulo, exponho o meu plano de estágio e as atividades desenvolvidas ao longo dos três meses.
1. Plano de Estágio
No decorrer do estágio na Câmara Municipal da Covilhã, nomeadamente no Serviço de Comunicação e Relações Públicas, realizei as mais variadas tarefas, (conferir Anexo I). Foi-me proposto realizar um novo modelo de clipping com notícias online e impressas, semanalmente. Construí uma base de dados atualizada com os contactos dos Órgãos de Comunicação Social a nível regional e nacional. Elaborei notas de imprensa para os OCS sobre atividades e determinados assuntos ligados ao Município da Covilhã, mais a nível institucional e não tanto político. Por último, participei em eventos realizados pela autarquia ao longo dos três meses de estágio.
Os meus objetivos enquanto estagiária no SCRP passaram pelo cumprimento do plano anteriormente abordado, bem como pela realização de mais tarefas na minha área. Para além destes objetivos gerais, existem alguns mais específicos como: a perceção de diferentes sistemas de clipping: o desenvolvimento e aperfeiçoamento da escrita e da oralidade; incrementar os meus conhecimentos e entendimento pela política; o aumento da minha participação e autonomia em tarefas mais rigorosas e também na organização de eventos; por último, a criação de uma visão diferente, ou seja, profissional, no que concerne às redes sociais.
2. Atividades Desenvolvidas
As atividades que desenvolvi ao longo do meu período de estágio foram ao encontro do meu plano inicial, contudo consegui realizar o que me era proposto e ainda outras tarefas para além do que estava planeado. Criei um cronograma das atividades realizadas, apresentado no Apêndice II, de forma a perceber a duração das tarefas durante os três meses.
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Para além de todas as tarefas descritas nos tópicos que se seguem, tinha ainda que atender o telefone do departamento quando não estava ninguém. A comunicação telefónica, como menciona Villafañe (1998:326), “tem assentes quatro princípios cruciais para projetar uma boa imagem da empresa, instituição ou organização, sendo eles: o atendimento rápido, afável, eficaz e identificado”. Os contactos telefónicos que realizava por minha iniciativa serviam essencialmente para escrever as notas de imprensa, ou seja, ligava para a entidade que estava a organizar determinado evento e pedia informações mais pormenorizadas para poder, desse modo, realizar as notas de imprensa.
2.1. Modelo/Instruções de Clipping:
No primeiro dia tive uma reunião com a Dra. Cristiana, coordenadora do departamento do SCRP e minha supervisora, na qual decidimos o que iria realizar inicialmente. Como a Câmara tem carência de recursos humanos, o clipping, chamado também de Press book, não era realizado regularmente, pelo que me foi proposto realizar um modelo de clipping para elaborar todas as semanas sobre a câmara municipal e o seu executivo.
“O Press Book tem como objetivo: oferecer uma informação constante à organização sobre a sua presença em Jornais, rádio, TV, Internet e a bibliografia básica da especialidade temática da organização.” (Palencia-Lefler, 2008:120).
Inicialmente, elaborei um clipping simples, tal como aprendi na Unidade curricular de Planeamento e Comunicação Empresarial, presente no Apêndice III. Contudo, depois de o realizar percebi que era simples e que não era adequado para esta Câmara Municipal. Pesquisei várias plataformas para perceber qual seria melhor, e descobri as que ajudavam a realizar um clipping mais específico e pormenorizado. Como estas eram bastante caras, não foi possível utilizá-las.
Entretanto, encontrei uma página, klipbox, que realizava um relatório de análise com as notícias positivas e negativas. Como estava em brasileiro, não me permitia colocar as notícias e os jornais que eu precisava. No entanto, para elaborar a minha segunda e final proposta baseei-me neste relatório, criando o clipping no excel, uma espécie de base de dados onde fica guardado todo o press book do ano, sendo possível visualizar também em casa ou em qualquer outro lugar, através de um endereço próprio com uma password específica, que
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só determinadas pessoas têm acesso. Pode ser visualizado um print screen da página da análise global e da página de uma semana, presente no Apêndice IV.
“As novas tecnologias de informação e comunicação (TIC) têm o potencial de produzir soluções rápidas e inovadoras para antigos problemas, mas podem também produzir novos problemas, especialmente criando novas formas de exclusão.” (Abdalla, 2005:31).
As TIC vieram revolucionar todas as formas de comunicação, devido à sua inovação, facilidade de acesso e soluções rápidas. Contudo, para os jornais impressos tornou-se uma forma de exclusão, pois cada vez mais indivíduos preferem ler as notícias online ao invés de ler os jornais tradicionais. Existem muitos jornais que já criaram um jornal online para que continuem a ter audiência, todavia nem sempre publicam todas as informações. O Jornal do Fórum da Covilhã é um exemplo de ambivalência entre o impresso e o digital, porém nem todas as notícias que saem no jornal impresso são publicadas.
Devido a estas sinergias, decidi realizar o clipping com as duas vertentes, jornais impressos e online, bem como as rádios que possuem um site, onde vão publicando algumas notícias. A primeira folha do Press book tem o total de notícias positivas e negativas ao longo de todo o ano e, à medida que o vou desenvolvendo, existe um gráfico que mostra a sua evolução, e também as fontes utilizadas. As outras folhas são divididas por semanas até final de dezembro de 2018, com o número de notícias positivas e negativas dessa semana, o gráfico e cada notícia, bem como a sua interpretação.
Chegar a esta forma de clipping foi um trabalho árduo, porque só estudei de uma forma e acabei por verificar que existiam outras formas de concretização. Além destes aspetos tive alguma dificuldade em perceber as fórmulas de excel necessárias para a base de dados, contudo com a ajuda de um colega de trabalho e do youtube, consegui colocar em prática. Usei todos os tópicos que criei nas aulas de planeamento para interpretar as notícias.
Dado por terminada a realização de toda a base de dados criei um documento word para o executivo da autarquia com todas as instruções necessárias, a fim de visualizar e analisar o press book, presente no Apêndice V.
Durante o meu percurso de estágio curricular, realizei três clipping’s diferentes, um de imprensa, um só com notícias do Wool- Festival de Arte Urbana e outro relacionado com o Facebook.
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O primeiro, que já foi abordado anteriormente, tem todas as informações para uma boa análise: qual o jornal, o seu impacto, a classificação, a data, o executivo referenciado, a página e a secção do jornal. Também é constituída por uma tabela que remete para duas páginas de jornal a fim de perceber onde está inserida a notícia e qual o espaço que ocupa na página. De seguida, é realizado o scan da notícia ou o print screen, se for online, tem uma hiperligação que, clicando na imagem, direciona para a imagem em tamanho maior, sendo possível ler a notícia.
O segundo Clipping, sobre o Festival, foi realizado, pois todos os anos existem mais artes urbanas na Covilhã e, como tinha sido recente a última edição, foram publicadas várias notícias. Este clipping, presente no Apêndice VI, ajudou a perceber qual o impacto do Festival, ou seja, se havia mais notícias a nível regional, nacional ou internacional e se eram positivas, negativas ou neutras.
Cunha (2008:13) refere que se vive “num permanente ambiente de proximidade assente na ideia de rede e conexão de conteúdos partilhados difundidos por meio de dispositivos tecnológicos de grande alcance”. Ao realizar este clipping, percebi isso mesmo, uma difusão e conexão de conteúdos em vários sítios do mundo, pois este festival aconteceu na Covilhã, mas devido às surpreendentes obras primas que realizaram na cidade foi publicado por diversos jornais, em vários países.
O terceiro Clipping sobre o Facebook do município, é visualizado e analisado só por mim e pela minha coordenadora e também é realizado semanalmente. Esta base de dados, que pode ser visualizada no Apêndice VII, aborda o número total de notícias por semana, quantas notícias fazem referência ao executivo e o respetivo gráfico de cada pessoa, com o intuito de analisar se há algum membro do executivo mais referenciado que outro e em que ações, de modo a equilibrar o executivo mencionado.
Decidi realizar o clipping de forma digital, para que, desta maneira, possa ser visualizado em qualquer lugar, como referi anteriormente e, desde início, percebi que a autarquia pretende reduzir o uso de papel e, como tal, estão a passar todos os documentos para formato digital. Penso que realizar o Clipping digital foi uma forma rentável e de sustentabilidade.
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2.2. Base de dados de Imprensa Regional e Nacional
No momento em que iniciei o estágio, a base de dados da imprensa regional e nacional não estava atualizada. Desta forma, criei uma nova baseada na existente, atualizando os seus contactos e pesquisando novos para tornar essa base de dados mais consistente.
A base de dados dos Órgãos de Comunicação Social, presente no Apêndice VIII, foi realizada em excel com vários tipos de imprensa, tais como revistas, jornais, rádio, televisão e portais.
Como refere Abdalla (2005: 27), “atualmente, as empresas jornalísticas estão empenhadas em integrar os seus canais de notícias e serviços entre si, ou seja, que resulte numa sinergia, economizando custos e tempo”. Alguns exemplos destas sinergias estão nas seguintes empresas: o Jornal do Fórum da Covilhã, juntamente com o site; o Jornal Notícias da Covilhã, com o respetivo site; a Rádio Cova da Beira para além da sua emissão analógica, dispõe de uma emissão digital, nomeadamente um site.
Estas sinergias de canais podem ser identificadas na base de dados, visto este conter todos os contactos, tanto a nível de sede e de canais impressos ou analógicos, como os contactos digitais.
2.3. Reunião de Câmara
Na Câmara Municipal da Covilhã existem dois tipos de reuniões: as reuniões ordinárias e as extraordinárias, sendo possível verificar a informação abordada neste documento, (Boletim Municipal nº23, 2015), relativo ao sumário das resoluções dos órgãos do município e despachos de processos, presente no Anexo VII.
As reuniões ordinárias são realizadas com uma periodicidade quinzenal, nomeadamente na primeira e terceira sexta-feira de cada mês, sendo que a segunda é de carácter público. As reuniões têm início às nove horas com uma duração de quatro horas e o presidente delega a publicação dos editais. As reuniões de caráter privado são realizadas na Sala de Reuniões do edifício dos Paços do Concelho, na Covilhã e as de carácter público são realizadas no Auditório Municipal.
