Programa 5S Treinamento dos Multiplicadores

Programa 5S

Agenda

1. Introdução

2. Como multiplicar os conhecimentos do 5S 3. Exercícios práticos

4. Como preparar e ministrar o 5S GAME 5. Jogar e aprender 5S GAME

Os Passos Para

Implantação 1

Treinamento dos Guardiões 17 a 23/11 Treinamento dos Multiplicadores 24 e 25/11 Treinamento dos Colaboradores 5 a 9/12 Dia D 16/12

5S

GAME

Os Passos Para Implantação 2

Mudança (início de 2017)

Procedimentos do 5S Avaliação Periódica pelos Guardiões Limpeza Inicial

100 GUARDIÕES 30 MULTIPLICADORES APROXIMADAMENTE 5000 COLABORADORES CAPACITAÇÃO COMITÊ GESTOR ORIENTAÇÃO

O Programa: ONDE ESTAMOS?

COMO MULTIPLICADORES, SOMOS...

Responsáveis pela multiplicação dos conceitos de 5S aos colaboradores da América Móvil

1

2

3

Responsáveis pela aplicação correta do 5S Game Responsáveis por incentivar os colaboradores a aplicarem o 5S no Dia D e na mudança.

O Treinamento dos

Colaboradores (5 a 9/12)

• Sessões de duração de 1h. Esse tempo inclui a recepção da turma, preparação das salas e do 5S GAME. Então tenha atenção e organização!

• 20-30 minutos, dessa 1h, são destinados ao 5S GAME

• Orientação rápida e objetiva sobre os conceitos do 5S no início de cada sessão

1. Definição dos objetivos do

Treinamento

• Introduzir com o objetivo do treinamento dentro do Programa 5S

• Usar verbo no infinitivo + substantivo + especificação

• Resgatar conceitos do 5S em conjunto ou ao final da aplicação do 5S GAME

2. Apresentar os conceitos do 5S

• Apresentar as informações sobre a metodologia • Utilizar como material suporte:

• Adesivos/pôsteres que serão colocados nas salas com os conceitos 5S

3. Informações no nível do

colaborador

• Apresentar as informações no nível do

entendimento dos colaboradores (nem todos estão familiarizados com a metodologia 5S).

• Avaliar previamente as características dos

colaboradores, como por exemplo: idade, nível de formação, áreas de atuação, nível hierárquico

dentro da organização, etc.

• Respeitar a cultura da América Móvil.

• Equalizar a linguagem a partir do universo do colaborador.

4. Ser flexível e adaptável

ao conteúdo

• Estar preparado para alterar plano de aula para cumprir a sessão no tempo pré-determinado (não pode atrasar as turmas seguintes)

• O 5S GAME é um ponto de flexibilidade dentro do treinamento de 1h

5. Usar analogia e exemplos

• Analogias e exemplos próximos da realidade dos colaboradores para exemplificar a aplicação do 5S.

• Analogias e exemplos com cotidiano, eventos atuais, processos conhecidos ajudam a firmar o aprendizado

• O 5S GAME também abordará algumas analogias e exemplos presentes na empresa

6. Responder às perguntas

dos Colaboradores

• Responder mesmo aquelas perguntas relacionadas a problemas de trabalho

• Verifique se a resposta atendeu às necessidades do participante

• Lembre-se: tenha atenção em relação ao

7. Anedotas

Cuidado com anedotas!

• Não fazer anedotas envolvendo, raça, credos, sexo, nacionalidades, etc..

8. Fornecer resumos das

ideias importantes

• Mostrar a evolução do aprendizado através do resultado do 5S GAME

• Resgates as frases ou ideias que foram construídas durante o curso em relação à aplicação da metodologia 5S durante o game

RELEMBRANDO:

Conceitos 5S

SEIRI

Senso de Utilização

• Livrar-se de tudo o que não é necessário

• Pode-se ter um local de trabalho seguro e não amontoado, livre de perigos e contornos

SEITON

Senso de Organização

• Ordenar objetos e materiais para que possam ser usados sem desperdício de tempo e movimento

• Criação de um layout adequado, levando em consideração segurança e fluxo de pessoas e materiais

SEISO

Senso de Limpeza

• O local de trabalho limpo, livre de defeitos, com equipamentos em perfeito funcionamento.

• A limpeza deve ser abordada como um tipo de inspeção.

• Rotule os itens que precisam de reparo ou remoção.

• Limpar o local de trabalho para garantir a segurança.

SEIKETSU

Senso de Padronização

• Exercitar a criação e manutenção de controles visuais.

• Visualizar as anormalidades e

normalidades do processo, buscando a padronização.

• Desenvolver regras de padronização do método e ambiente de trabalho.

SHITSUKE

Senso de Autodisciplina

• Manter um bom housekeeping

• Respeitar e cumprir o estabelecido • Buscar formas de melhoria

4 5 Utilização Seiri Organização Seiton Limpeza Seiso Padronização

Habilidades como

Multiplicador

1. Manter contato visual

com os Colaboradores

• O contato visual ajuda na construção do vínculo com o participante

• Evite bloquear a visão sobre os adesivos/pôsteres que possuem os conceitos do 5S

• Falar de costas para os participantes gera desconforto

• Procure uma posição dentro da sala que mantenha contato visual com todos

2. Falar com a audiência e

não para a audiência

• Dirigir-se às pessoas • Construir frases como:

 “ com este conceito vocês poderão...”  “desta forma vocês conseguem...” • Estabeleça conexão com os participantes,

reforçando experiências positivas vindas do público

3. Contextualizar atividade dentro

dos conceitos e objetivos

• Relacionar os conceitos do 5S com o game

• O Colaborador precisa saber de onde está vindo e para onde está indo

4. Explicar a natureza do 5S

GAME

• Contextualizar o 5S GAME

• Explicar o resultado que deve ser entregado ao final do game

• Estabelecer as etapas do game; • Checar a compreensão das etapas.

5. Fazer perguntas variadas

Perguntas são poderosas para:

• Gerar reflexões; • Garantir diálogo; • Manter envolvimento; • Verificar entendimento; • Estimular o raciocínio; • Estimular a participação; • Reforçar o aprendizado;

• Fazer com que os participantes interajam; • Avaliar o aprendizado.

6. Parafrasear Colaboradores

• Parafrasear os participantes, quando necessário Exemplo:

Colaborador: “Ah! Senso de Utilização é tipo jogar

fora materiais de campanhas antigas?”

Multiplicador: “Isso! Primeiro iremos jogar separar

coisas que não nos servem mais para jogar fora ou reciclar...”

• Parafrasear cria vínculos, pois o colaborador se sente compreendido e ouvido.

7. Estimular discussões

com o conceito

• Cuidado com discussões que foquem em poucas pessoas

• O Multiplicador deve garantir que ao final da

discussão/game o conceito 5S seja compreendido • Através de perguntas você poderá incluir outros

8. Dar feedback útil aos

participantes

• Dê sempre que possível feedback aos

colaboradores ao acompanhar os resultados das atividades

 “Ótimo! Voce entendeu que...”

 “Cuidado com a situação...., ela exige atenção no sentido de ...”

9. Administrar o tempo e os

objetivos

• Monitorar SEMPRE o tempo do treinamento, garantindo que o 5S GAME será aplicado. • Divisão do tempo:

• 5 min: recepção dos participantes • 10 min: conceituação do 5S

• 5 min: instruções para o 5S GAME • 20 -30 min: 5S GAME

Adequação

Corporal

1. Tom e variação na voz

• Volume de voz em um nível que consiga ser compreendido

• Focar em um tom claro

• Variar o volume e o tom de voz (não falar de modo monótono)

• Um tom de voz contínuo e sem variação:  Dispersa;

 Entedia;  Desmotiva.

2. Ouvir sem interromper

• Um Multiplicador sabe ouvir

• As pessoas gostam de ser identificadas, isto as tornam únicas

3. Movimentos e pausas

• Fazer pausas para chamar a atenção para as ideias mais importantes

• Movimentar-se pela sala, aproximando-se dos colaboradores

4. Estabelecer vínculo com

os participantes

• Crie vínculos com os participantes

• Evitar falar olhando para as paredes, janelas ou para o “nada”

5. Usar gestos naturais

• Cuidado com tiques

• Excesso de movimentos tiram a atenção do conteúdo

• Evitar expressões como:  Né?!

 Então?!

 Tipo assim...

• Mãos no bolso, balanços repetitivos denotam insegurança

5S GAME

• O 5S Game segue os princípios de aplicação do 5S em um ambiente administrativo. O jogo propõe

competitividade, motivação, conservação do meio

ambiente, aumento de produtividade e, principalmente, fixação dos conceitos do 5S.

• Premissas: integração, progressão, absorção do conhecimento e competitividade.

• O Multiplicador dos 5 Sensos é responsável por dividir equipes, orientar, avaliar e coordenar o 5S Game. As equipes devem seguir instruções do Multiplicador do 5S e aplicar corretamente o sensos observando os

Conceituação

• O Multiplicador do 5S tem posse das Medalha dos Sensos, as quais as equipes recebem a cada

etapa concluída do game

• Fica a critério do Multiplicador (previamente treinado) entregar a Medalha a cada equipe, conforme o seu conhecimento do 5S.

• O Multiplicador também será responsável por fazer contagem de pontos e controlar o tempo do game

1ºS 2ºS

3ºS

5ºS

Preparação da Sala

Grupo

A

Grupo

_B

Campainha BANNERS DO 5S MULTIPLICADOR LO CAL P ARA D ESCAR TE LO CAL P ARA DESCAR TE LO CAL P ARA LI XO LO CAL P ARA LIX O

Preparação da Sala

(esboço)

• Mesa desorganizada: lápis, canetas, clips,, documentos, rascunhos, papéis amassados e outros materiais

espalhados na mesa.

• Mesa suja: copo de café usado, copo de água, casca de banana, etc

• Caixas de papelão para descarte e lixo nos cantos da sala.

• Cada lado da mesa será reservado para um equipe. Demarcar a divisão das mesas com a fita adesiva.

Preparação da Sala

(esboço)

• Colocar as caixas embaixo da mesa (ou espalhadas pela sala) fechadas com o devido cadeado e materiais, conforme as pistas. As pistas estão fixas na tampa interna de cada caixa:

• 1ª caixa: pista “O que realmente vamos utilizar em nosso dia a dia?”.

• 2ª caixa: pista “Bagunça é para os fracos!”  colocar dentro da caixa 1 porta lápis e 2 pastas transparentes em “L”.

• 3ª caixa: pista “Manter o local limpo é sempre bom...” colocar dentro da caixa o ÁLCOOL (borrifador) e 1 pano de limpeza perfex.

• 4ª caixa: 1 par de quebra cabeças diferentes, embaralhados e pista “Para padronizar

Etapas do 5S Game

• ETAPA ZERO: Realização de atividade no cenário atual (Ficha do Cliente)

• ETAPA 1: Senso de Utilização • ETAPA 2: Senso de Organização • ETAPA 3: Senso de Limpeza

• ETAPA 4: Senso de Padronização • ETAPA 5: Senso de Autodisciplina

• ETAPA FINAL: Realização de atividade no cenário melhorado (Ficha da Equipe)

ETAPA 0

• Os participantes devem preencher um formulário e entregar para o Multiplicador.

• A mesa do game estará bagunçada e haverá dificuldade em preencher

o formulário rapidamente. Dificuldade em encontrar lápis de

cada cor e tesoura Dificuldade em encontrar dados do

cliente no meio dos papeis dispostos na mesa

ETAPA 1 – SENSO DE

UTILIZAÇÃO

• Equipe que finalizar o formulário corretamente primeiro e apertar a campainha irá receber uma chave-medalha do Multiplicador.

• A chave abre a primeira caixa.

• Na caixa há material e orientações necessárias para realizar o Senso de Utilização.

• A equipe deve realizar a separação, em duas caixas: DESCARTE e LIXO.

O QUE REALMENTE VAMOS UTILIZAR

ETAPA 2 – SENSO DE

ORGANIZAÇÃO

• Equipe que realizar o descarte corretamente (avaliado pelo Multiplicador) e apertar a campainha, irá receber a chave-medalha.

• A chave abre a segunda caixa.

• Na caixa há material e orientações necessárias para realizar o Senso de Organização.

• Deve-se utilizar os materiais disponíveis para organizar documentos, canetas, entre outros.

• A equipe deve organizar a mesa a critério deles.

BAGUNÇA É PARA OS FRACOS!

ETAPA 3 – SENSO DE

LIMPEZA

• Equipe que organizar a mesa adequadamente (avaliado pelo Multiplicador) e apertar sineta, irá receber a chave-medalha.

• A chave abre a terceira caixa.

• Na caixa há material e orientações necessárias para realizar o Senso de Limpeza.

• Neste caso, deve-se utilizar pano com algum produto para realizar limpeza da mesa.

• A mesa estará suja representada com imagens de copos de água e café e casca de banana.

MANTER O LOCAL LIMPO É SEMPRE

ETAPA 4 – SENSO DE

PADRONIZAÇÃO

• Equipe que limpar a mesa adequadamente (avaliado pelo Multiplicador) e apertar sineta, irá receber a chave-medalha.

• A chave abre a quarta caixa.

• Na caixa há peças de um quebra-cabeça.

• Cada equipe terá peças idênticas de um quebra-cabeça com um cenário ideal de organização de mesa;

• A equipe deve montar o quebra-cabeça e reproduzir o cenário ideal na mesa disponível.

PARA PADRONIZAR DEVE HAVER UM

ETAPA 5 – SENSO DE

AUTODISCIPLINA

• Equipe que seguir o padrão de arrumação da mesa (avaliado pelo Multiplicador) e apertar a sineta, irá receber a chave-medalha.

• O Multiplicador irá entregar um QUIZ

• O QUIZ é composto por perguntas objetivas que avaliam a autodisciplina e os conceitos do 5S.

• Cada pergunta vale pontos e deve ser corrigida pelo Multiplicador do 5S.

• Os participantes devem preencher o Formulário “FICHA DA EQUIPE” (Etapa Final) com nome completo e CPF e

entregar para o Multiplicador;

• Assim será controlada a lista de pessoas que participaram do 5S GAME;

• A mesa do game estará organizada e limpa. Assim os

participantes irão preencher o formulário mais rapidamente. A equipe que entregar o formulário corretamente (nomes completos E CPF) primeiro vence;

• Interrompa o jogo nesse momento, mesmo que a outra equipe não tenha terminado. A equipe que não completar as tarefas deve preencher diretamente o Formulário “FICHA DA EQUIPE” (Etapa Final).

• Recolha todas as fichas das equipes e as guarde com você, para ser entregue posteriormente para a Área de Treinamento.

FECHAMENTO

DO GAME

• Faça os links das etapas do GAME com os conceitos do 5S. Promova a discussão dos conceitos com os

exemplos e acontecimentos do GAME.

• Entregue o PIN para todos os participantes e agradeça a participação de todos.