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GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO
SECRETARIA DE ESTADO DE TRANSPORTES E PAVIMENTAÇÃO URBANA
Gerência de Estudos e Projetos
IAR 01: RELATÓRIOS PERIÓDICOS RP
1 – CONTEÚDO
Os Relatórios Periódicos RP, devem conter a Memória Descritiva dos serviços realizados ao longo do período a que correspondem, de 30 (trinta) dias consecutivos, de forma tal a permitir que as GEEP (Gerencia de Estudos e Projetos) possam verificar o andamento contratual destes serviços, apreciar a correção dos procedimentos metodológicos empregados, e avaliar o desempenho da empresa em seus objetivos contratuais.
2 – ESTRUTURA
Os Relatórios Periódicos RP, devem ser estruturados segundo a seguinte itemização:
a) Sumário b) Apresentação
c) Andamento dos Serviços d) Informe Técnico
e) Utilização das Equipes f) Instalações e Veículos g) Comentários h) Relatório Fotográfico i) Correspondências j) Anexos k) Termo de Encerramento 2.1 – SUMÁRIO
O Sumário deve conter a numeração, o título e a paginação dos capítulos, itens e subitens, segundo os quais o Relatório Periódico RP foi montado.
2.2 – APRESENTAÇÃO
Nesta seção devem ser fornecidas, no mínimo, as seguintes informações:
a) Identificação da Empresa
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b) Identificação do Relatório Periódico RP c) Dados Contratuais
− Número do Contrato − Data de Assinatura
− Data de Publicação no D.O
− Número do Processo Administrativo Base
Diretrizes Básicas - Instruções para Apresentação de Relatórios 36 IAR – 01: Relatório Periódico RP
− Objeto do Contrato − Extensão
− Prazo de Execução
− Ordem de Inicio dos Serviços (data) − Data da Licitação
− Data da Publicação do Resultado da Licitação no D.O
d) Período de abrangência do Relatório Periódico RP e) Constituição do Relatório Periódico RP
A “Apresentação” deve conter, ao seu final, a identificação e assinatura, do Coordenador
Geral dos trabalhos que estão sendo realizados.
Ilustrando graficamente a “Apresentação”, deverá ser apresentado o Mapa de Situação do trecho objeto de serviço.
2.3 – ANDAMENTO DOS SERVIÇOS
Deve-se expor, de forma clara e concisa, a Memória Descritiva dos serviços realizados no período a que corresponde o Relatório Periódico RP, sistematizada da seguinte forma:
a) Coordenação Geral b) Fase Preliminar c) Fase de Projeto Básico d) Fase de Projeto Executivo
As informações expostas devem ser ilustradas por intermédio do Cronograma Geral, e Cronograma de Entrega de Relatórios, conforme modelo-exemplo RP-Qd 01.
Dos Cronogramas a serem montados devem constar, no mínimo, as informações constantes deste exemplo de Cronograma.
Todo o conjunto deverá ser digitalizado em folha tamanho A4.
2.4 – INFORME TÉCNICO
Se ao longo do período a que corresponde o Relatório RPA for concluída alguma etapa dos Estudos e Projetos que estão sendo desenvolvidos, e a Fiscalização da GEEP julgar conveniente, deve-se elaborar um Informe Técnico contendo a Memória Descritiva e
3 Justificativa dos serviços realizados.
Este Informe Técnico deve ser abrangente ao expor a natureza dos serviços realizados, os procedimentos metodológicos empregados, os resultados obtidos e as soluções propostas, e deve ser ilustrado com os quadros, gráficos e desenhos julgados pertinentes. Diretrizes Básicas - Instruções para Apresentação de Relatórios 37
IAR – 01: Relatório Periódico RP
2.5 – UTILIZAÇÃO DAS EQUIPES
Devem ser informadas, de forma sucinta, as equipes de nível superior, e de nível auxiliar, disponibilizados para a realização das atividades que constituem o Plano de Trabalho contratual.
Deve ser informada ainda a parcela destas equipes que estão sendo utilizadas para os serviços a que corresponde o Relatório Periódico RP.
Os modelos-exemplo RP-Qd 02: Utilização da Equipe de Nível Superior e RP-Qd 03: Utilização da Equipe de Nível Auxiliar expressam minimamente, as informações cabíveis a respeito da atuação da equipe de nível superior, e nível auxiliar, alocadas aos Estudos e Projetos de que trata o Relatório Periódico RP.
2.6 – INSTALAÇÕES E VEÍCULOS
Devem ser relacionadas as instalações, e os veículos, que estão sendo utilizados para a realização dos trabalhos.
Qualquer mudança em relação ao disposto no Contrato (Proposta) deve ser comunicado no Relatório Periódico RP.
O modelo-exemplo RP-Qd 04 contém as informações mínimas que devem ser fornecidas a respeito das instalações, e veículos, disponibilizados para a realização dos trabalhos.
2.7 – COMENTÁRIOS
Nesta seção deverá ser feito o registro de fatos marcantes, e/ou que estejam a exigir uma decisão da GEEP, ocorridos ao longo do período a que corresponde o Relatório Periódico RP.
Deverão ser sempre incluídos possíveis problemas identificados que possam vir a afetar o andamento dos serviços.
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2.8 – RELATÓRIO FOTOGRÁFICO DAS ETAPAS DE SERVIÇO DE CAMPO
Deverá ser apresentado o relatório fotográfico de todas as etapas de serviço de campo.
2.9 – CORRESPONDÊNCIAS
Deverão ser incluídas nesta seção, separadamente, cópias das correspondências recebidas e enviadas ao longo do período a que corresponde o Relatório Periódico RP que, por sua importância, mereçam ser registrados.
Deverão ser incluídas ainda cópias das Atas de Reunião de Coordenação, e Outras, que se realizaram no período do Relatório Periódico RP.
2.10 – ANEXOS
Sempre que existirem, devem ser anexados ao Relatório Periódico RP documentos Contratuais, (Contrato, Termos Aditivos, etc,) expedidos no período a que o mesmo corresponde.
No Relatório Periódico RP - 01 deverá ser anexada cópia do Contrato de Consultoria que regula os serviços a serem realizados.
Diretrizes Básicas - Instruções para Apresentação de Relatórios 38 IAR – 01: Relatório Periódico RP
2.11 – TERMO DE ENCERRAMENTO
Encerrando o Relatório Periódico RP, deve ser apresentado o Termo de Encerramento, identificando o Relatório, e o número de folhas que o constituem.
3 – ENTREGA DOS RELATÓRIOS
Os Relatórios Periódico RP, serão entregues até o 5º dia útil após o término do período de 30 (trinta) dias consecutivos a que correspondem, contados a partir da data de início da vigência do Contrato, acrescentados eventuais períodos de paralisação contratual. Serão entregues 03 (três) vias do Relatório Periódico RP na Secretaria da COEP – Coordenadoria de Estudos e Projetos.
