AVALIAÇÃO DE SINERGIAS DE
PORTFÓLIO DE PROJETOS DE
TECNOLOGIA E SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO - UMA ABORDAGEM
MULTICRITÉRIO
Josilene Alves Monteiro (UFPE ) josilene-monteiro@hotmail.com Ana Paula Henriques de Gusmao (UFPE ) anapaulahg@hotmail.com Plinio Marcio da Silva Ramos (UFPE ) plinio.ramos@outlook.com Isabela Espindola Nanes (UFPE ) isabelaespindola@hotmail.com
Um aspecto relevante a ser considerado na gestão de portfólios de projetos de tecnologia da informação (TI) e sistemas de informação (SI) e que tem recebido atenção na literatura nos últimos anos é a sinergia entre os projetos. Dessa forma,, se faz necessário avaliar mecanismos que possibilitem mensurar a sinergia entre os projetos e, por conseguinte, permitir uma decisão mais precisa com relação aos investimentos em TI/SI. Nesse sentido, este artigo desenvolve um modelo para a gestão de portfólios de projetos de TI/SI que considera a avaliação de três tipos de sinergias de TI/SI entre os projetos e utiliza o método de Apoio Multicritério a Decisão PROMETHEE II para propor um ranking de portfólios, facilitando a tomada de decisão. Este modelo foi aplicado para auxiliar um problema de investimentos em TI/SI de uma indústria do ramo têxtil localizada no interior pernambucano.
2 1. Introdução
No ambiente competitivo torna-se imprescindível que as organizações busquem gerenciar bem as informações que permeiam seus negócios. Assim, a Tecnologia da Informação (TI) e os Sistemas de Informação (SI) têm conferido às organizações a possibilidade de desenvolver novas ferramentas que proporcionam vantagens no mercado (MCFARLAN, 1984; MEDEIROS; SOUZA, 2014).
A TI e SI vem, ao longo das décadas, se adaptando de forma rápida às mudanças (WARD, 2012). Segundo de Watanuki et al. (2015), esse fato favorece o aumento do uso de TI/SI e do desafio de como gerenciar melhor os projetos na área, para ampliar seus benefícios com alcance dos objetivos organizacionais, através do alinhamento estratégico entre a estratégia de investimentos em TI/SI e a estratégia empresarial (BAETS, 1992).
Com o objetivo de prover o alinhamento estratégico, a gestão de portfólio de projetos de TI/SI tem sido apontada como os processos que permitem a coordenação dos projetos em toda a organização para atender seus objetivos (DANIEL et al., 2014).
A gestão de portfólio de projetos de TI/SI ajuda a determinar a exata combinação de projetos e o correto nível de investimento em TI/SI para cada projeto (GLEISBERG et al., 2008). Contudo, é sabido que investimentos nessas áreas não se dão de forma individualizada, mas sim, considerando um conjunto de tecnologias e/ou sistemas. Nesse sentido, conforme Cho et al. (2013), ganha destaque o uso da sinergia pelas empresas na avaliação do portfólio de TI/SI, já que a sinergia refere-se à capacidade de duas ou mais unidades gerar maior retorno, quando trabalhado em conjunto do que trabalhado isoladamente (GOOLD; CAMPBELL, 1998).
Segundo Cho e Shaw (2009), no portfólio de TI/SI a sinergia entre os projetos permite que a empresa obtenha retorno adicional de seus investimentos entre os vários recursos de TI/SI, visto que as tecnologias e os sistemas de informação, comparativamente com outras áreas, têm um maior potencial de valorização da sinergia. Mesmo com tal importância, na literatura é apresentada uma lacuna de estudos sobre portfólios de projetos de TI/SI considerando a sinergia, foco principal deste trabalho, no domínio sobre as decisões de investimento em TI/SI.
3 gestão dos projetos para um portfólio. Além disso, segundo Gleisberg et al. (2008), as decisões sobre os portfólios de projetos de TI/SI estão relacionadas com variáveis que visam um melhor desempenho. Nesse contexto, os autores consideram como alternativa plausível, na tomada de decisão, as metodologias de Apoio Multicritério a Decisão (AMD) devido sua característica de auxiliar na decisão onde existem múltiplos objetivos (GOMES et al., 2006; DE ALMEIDA, 2013).
Diante do exposto, o artigo tem por objetivo desenvolver um modelo para gestão de portfólio de projetos de TI/SI considerando a avaliação de sinergias entre os diferentes projetos, bem como usar um método de AMD para ordenação dos portfólios.Para tanto, o modelo propõe a avaliação das sinergias nos portfólios de projetos de TI/SI utilizando três tipos de sinergias de TI/SI apresentadas por Cho e Shaw (2009) e, posteriormente, o método múlticritério PROMETHEE II é aplicado para ordenar os portfólios de forma a auxiliar o decisor na priorização das suas alternativas.
Este artigo está dividido em cinco seções, incluindo a introdução. A seção 2 contém o referencial sobre os aspectos teóricos que sustentam a pesquisa, a seção 3 apresenta à proposta do modelo, a seção 4 mostra uma aplicação do modelo proposto e os resultados, e, para finalizar, a seção 5 traz as conclusões da pesquisa.
2. Referencial Teórico
2.1. Avaliação de sinergias na gestão de portfólio de projetos de TI/SI
Conforme Lopes e de Almeida (2015b), o uso de sinergias colabora positivamente como uma dimensão de sucesso do portfólio e do negócio. Para os autores, as sinergias são aspectos relevantes que devem ser avaliados no processo de gestão de portfólio em diferentes contextos, pois beneficiam os resultados atingidos pelo portfólio.
As aplicações que consideram a sinergia entre os portfólios de projetos estão presentes em vários contextos, como: pesquisa e desenvolvimento (CHIEN, 2002; DE ALMEIDA; DUARTE, 2011), exploração e produção de óleo e gás (LOPES; DE ALMEIDA, 2015a; LOPES; DE ALMEIDA, 2015b), produção verde (LI, et al., 2010) e tecnologia e sistemas de informação (TANRIVERDI, 2006; CHO; SHAW, 2009; CHO et al., 2013).
4 unidades conjuntas de investimento em TI/SI, que não podem ser obtidos a partir de unidades individuais.
No que diz respeito ao impacto da sinergia de TI/SI na gestão de portfólio de projetos de TI/SI, Cho e Shaw (2009) propuseram três tipos de sinergias dependendo da interação entre os projetos. São eles: sinergia de TI custo sub-aditivo (Tipo 1), sinergia de TI valor super-aditivo de uma via (Tipo 2) e sinergia de TI valor super-aditivo de duas vias (Tipo 3).
Considerando duas unidades de investimentos em TI/SI (A e B), a sinergia de TI/SI do Tipo 1 refere-se à interseção entre as unidades A e B, ponto esse que remete a economia de custo adicional criado quando há partilha de recursos comuns entre as duas unidades. Já a sinergia de TI/SI do Tipo 2 ocorre pela relação de complementaridade entre as duas unidades, quando o valor intrínseco da unidade A afeta o valor da unidade B, mas não é afetado pela unidade B. Por fim, a sinergia de TI/SI do Tipo 3 ocorre quando as unidades A e B são mutuamente beneficiada, ou seja, uma unidade contribui com a outra (CHO; SHAW, 2009; CHO et al., 2013). Na Figura 1 estão representados os três tipos de sinergia de TI/SI em um portfólio.
Figura 1 – Três tipos de sinergias de TI/SI em um portfólio com unidades A e B
Fonte: Adaptado de Cho e Shaw (2009)
5 Assim, modelos de decisão que consideram, além da sinergia, os tipos de sinergias de TI/SI, podem ajudar as organizações no processo de tomada de decisão sobre os investimentos em TI/SI, de forma a atingir seus objetivos estratégicos através de portfólios eficazes.
2.2. Apoio Multicritério a Decisão: PROMETHEE
As metodologias de Apoio Multicritério a Decisão (AMD) são métodos para análise de problemas de decisão, em que há pelo menos duas alternativas para se escolher com intuito de atender vários objetivos, muitas vezes conflitantes entre si (DE ALMEIDA, 2013).
Para a construção de um modelo de decisão, o método multicritério a ser empregado depende do tipo de problema em análise, do contexto, da estrutura de preferência do(s) decisor(es) e do tipo de problemática, que são caracterizadas como: escolha, classificação, ordenação, descrição ou portfólio (GOMES et al., 2006; ROY, 1996; DE ALMEIDA, 2013).
Visto que o decisor, no problema em análise, procura uma alternativa que apresenta um desempenho médio em todos os critérios, desta forma, caracterizando-se uma abordagem não compensatória, e, além disso, aborda-se a problemática de ordenação, uma vez que se deseja ordenar os portfólios para auxiliar no processo de decisão, optou-se por um método de sobreclassificação. Dentre eles se destaca a família PROMETHEE, trata-se de métodos relativamente simples ao entendimento do tomar de decisão e que simplifica a estrutura de preferência do decisor (DE ALMEIDA, 2013; MEDEIROS; SOUZA, 2014). A consideração de todos esses aspectos levou a escolha do método PROMETHEE II para o modelo proposto neste estudo.
Segundo Brans et al. (1986), os métodos PROMETHEE produzem uma relação de sobreclassificação valorada e se baseiam em duas fases: construção de uma relação de sobreclassificação e exploração da relação de sobreclassificação para a decisão.
Na primeira fase, tendo como ponto de partida a avaliação da matriz de decisão das alternativas com relação aos critérios, o decisor deve estabelecer um peso (pi) que reflita ao
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n i i iF(a,b) p π(a,b) 1 (1) onde:
n i i p 1 (2) 1Ainda, de acordo com Brans e Mareschal (2005), são utilizados indicadores para exploração da relação de sobreclassificação das alternativas. Para tanto, são definidos dois indicadores: fluxo de sobreclassificação de saída Φ+(a) e entrada Φ–(a), conforme equações (3) e (4),
respectivamente. Além desses, pode ser empregado o fluxo de sobreclassificação líquido
Φ(a), que exprime a diferença entre os dois primeiros fluxos, conforme equação (5):
A b π(a,b) (a) Φ (3)
A b _ π(b,a) (a) Φ (4) (5) (a) Φ (a) Φ Φ(a) _Com base no indicador do fluxo líquido, o método PROMETHEE II consegue determinar o
ranking das alternativas examinadas. De Almeida (2013) afirma que, a partir do Φ(a), as
alternativas são ordenadas em ordem decrescente, criando uma pré-ordem completa, ou seja, assumi-se entre os pares de alternativas (a,b) as relações de preferência [aPb se Φ(a) > Φ(b)] e indiferença [aIb se Φ(a) = Φ(b)]. Assim, quanto maior esse fluxo, melhor é a alternativa. 3. Modelo proposto
Os portfólios de projetos de TI/SI podem ser definidos de forma a obter maiores benefícios com o uso de sinergias entre os projetos (CHO; SHAW, 2009). Nesse sentido, torna-se relevante considerar as sinergias de TI/SI na tomada de decisão sobre a gestão do portfólio de projetos de TI/SI e para tanto se faz necessário ter mecanismos que possibilitem a avaliação nesse contexto proporcionando uma decisão mais precisa sobre os portfólios para maximizar os retornos e minimizar os riscos sobre os investimentos em TI/SI.
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Figura 2 – Fases e etapas do modelo proposto
Fonte: Este trabalho (2016)
Primeiramente, seguindo as etapas listadas na Figura 2, na fase 1 torna-se necessário selecionar entre os projetos de TI/SI da organização, aqueles que poderão ser adicionados aos portfólios. Em seguida, a partir desses potenciais projetos, o decisor deverá construir os portfólios de acordo com os recursos considerados e disponíveis, esses representarão as alternativas a serem avaliadas e ordenadas. Posteriormente, será necessário identificar quais os critérios que serão julgados para decidir sobre as alternativas. Neste modelo as sinergias de TI/SI serão utilizadas como critérios de avaliação dos portfólios.
8 que varia entre “Muito Baixo” (1) a “Muito Alto” (5). Além disso, podem existir portfólios com projetos que não apresentem sinergias, sendo assim, atribuído “Não se Aplica” (0). Desta forma, por tratar-se de uma avaliação subjetiva feita pelo decisor ou especialista não se restringe o número de projetos presente nos portfólios. É relevante entender que as sinergias do Tipo 2 e do Tipo 3, conforme representado na Figura 1, estão relacionadas as saídas geradas pelo portfólio podendo assumir apenas um dos dois tipos, pois são mutuamente excludentes (CHO et al., 2013). Neste caso, assumi-se também o uso de “Não se Aplica” (0). Posteriormente, na fase 3, com as informações obtidas nas fases anteriores, tem-se a base para a avaliação da matriz de decisão. Para a aplicação do método PROMETHEE II, inicialmente é atribuído os pesos, as funções de preferência para cada critério e, se necessário, os parâmetros tocante às funções: limite de preferência (p) e limite de indiferença (q). Após, serão alcançados os fluxos líquidos para a ordenação dos portfólios de projetos de TI/SI. Por fim, obtido o resultado, realiza-se uma análise de sensibilidade para validar a robustez do resultado. Na seção a seguir, para testar a viabilidade do modelo proposto, é apresentada uma aplicação.
4. Aplicação do modelo proposto
Para a aplicação do modelo proposto numa situação real, foram utilizados os dados apresentados no estudo de caso de Nanes (2014), no qual foi usado outro método de ADM para tratar a problemática de classificação dos investimentos em TI/SI. Entretanto, o presente estudo aborda os dados dentro de uma nova perspectiva e também apresenta a possibilidade de avaliar os portfólios de acordo com os três tipos de sinergias de TI/SI.
A organização estudada é uma indústria de médio porte do ramo têxtil, voltada à fabricação de etiquetas, localizada no interior pernambucano. O decisor é o coordenador da área de TI da organização, dentro do seu orçamento tem autonomia para tomar decisões na área de TI e SI sem precisar de autorização da alta gerência.
Considerando a divisão das três fases proposta pelo modelo na seção 3, os resultados dessa aplicação são descritos a seguir:
– Fase 1 - Identificação das alternativas e critérios: Dentre os potenciais projetos de TI/SI da organização o decisor selecionou cinco projetos, conforme Quadro 1.
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Fonte: Adaptado de Nanes (2014)
Após a seleção dos projetos, é possível construir os portfólios que formam as alternativas para o modelo, baseado em Nanes (2014). Para tanto, por ter um orçamento restrito e os projetos terem custos de investimentos equivalentes, o decisor estruturou os portfólios sempre com duas alternativas de projetos (Tabela 1), visto que passando de determinado valor, teria que solicitar a autorização da alta gerência e, nesse caso, seria necessário a mudança de decisor.
Tabela 1 – Portfólios de projetos de TI/SI (Alternativas)
Fonte: Adaptado de Nanes (2014)
Em seguida, os critérios adotados foram identificados com base no estudo de Nanes (2014), no qual o decisor definiu oito critérios levados em consideração na tomada de decisão de acordo com embasamento da literatura feita pela autora. Neste estudo, além desses critérios o decisor considerou mais três critérios que representam os três tipos de sinergias de TI/SI apresentados por Cho e Shaw (2009). O Quadro 2 mostra os critérios trabalhados e suas respectivas formas de medidas.
Quadro 2 – Critérios analisados
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Fonte: Adaptado de Nanes (2014) e Cho e Shaw (2009)
– Fase 2 - Avaliação das sinergias de TI/SI: Ocorreram reuniões com o decisor, onde foi explicado cada um dos tipos de sinergias estudados e sua medida de avaliação. Como proposto no modelo, o decisor avaliou cada tipo de sinergia em cada uma das dez alternativas de portfólios (A1 até A10), atribuindo os graus de intensidade das sinergias existentes nos portfólios e o “Não se Aplica”, neste caso zero (0), quando a sinergia era inexistente ou excludente.
Na Tabela 2 são apresentados os dados dessa avaliação. Vale destacar que o software do método considerado neste estudo, Visual PROMETHEE, aceita a opção “Não se Aplica” (0), além dos cincos pontos da escala de Likert.
Tabela 2 – Avaliação dos três tipos de sinergia de TI/SI
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Fonte: Este trabalho (2016)
Analisando os dados, é perceptível que todos os portfólios contêm algum grau de intensidade de sinergia entre os projetos, ao menos em um dos três tipos. Bem como, entre as sinergias de TI/SI do Tipo 2 e do Tipo 3 que são mutuamente excludentes, em maioria, 90% das alternativas são classificadas como do Tipo 3, tendo apenas o portfólio A1 (P1+P2) na categoria do Tipo 2, desta forma, a sinergia que, segundo Cho e Shaw (2009), representa o benefício recíproco entre os projetos no portfólio, está mais presente na organização.
– Fase 3 - Aplicação do método multicritério: Primeiramente, com base na preferência do decisor foi obtida a avaliação da matriz de decisão, no qual, neste estudo, considerou-se a matriz de avaliação exposta em Nanes (2014) em conjunto com as avaliações dos três tipos de sinergias apresentadas na Tabela 2.
Posteriormente, o decisor atribui aos critérios os pesos, conforme o grau de importância, e a função critério usual, que foi a mais apropriada à suas escolhas (Tabela 3). A função critério usual representa a situação básica do método PROMETHEE e assim não é necessária a definição dos parâmetros p e/ou q, ou seja, qualquer diferença no desempenho aponta preferência (DE ALMEIDA, 2013).
Tabela 3 – Pesos e função de preferência dos critérios
Fonte: Este trabalho (2016)
Entre os pesos atribuídos aos critérios de sinergias, o C9, que corresponde a sinergia do Tipo 1 relacionada a economia de custos com as partilhas de recursos, recebeu a menor importância, visto que nos portfólios os custos são equivalentes, o C11, por sua vez, que remete a sinergia do Tipo 3, tem a maior importância entre os três tipos de sinergias, estando mais presente entre os portfólios analisados.
Para a aplicação do método foi usado o software Visual PHOMETHEE onde foram inseridos os dados e assim, conforme os fluxos líquidos (Φ), foi obtida a ordenação dos portfólios de projetos de TI/SI, visualizada na Tabela 4.
Tabela 4 – Resultado da ordenação dos portfólios
Critérios C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 C11 Pesos 0,05 0,13 0,23 0,08 0,08 0,05 0,18 0,08 0,02 0,04 0,06
Função de
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Fonte: Este trabalho (2016)
Segundo o ranking de alternativas recomendado pelo PHOMETHEE II, que segue uma ordem decrescente, é possível observar que o portfólio A1 (P1+P2) tem o maior fluxo líquido (0,3733), tendo assim prioridade sobre os demais portfólios no tocante a maiores retornos e a menores riscos sobre os investimentos em TI/SI na organização. Em seguida, vieram os portfólios A10 (P4+P5) e A8 (P3+P4) que apresentaram, respectivamente, fluxos líquidos de 0,2022 e 0,0600. Entre as alternativas examinadas, o portfólio com o pior ranking foi o A7 (P2+P5) com fluxo líquido de -0,3978, representando aquele com o conjunto de projetos menos relevante de acordo com os critérios considerados.
Por fim, após a aplicação do método, foi realizada uma análise de sensibilidade, na qual foram selecionados os critérios C2, C3 e C7 que apresentaram maior grau de importância e, em seguida, realizou-se novas análises no software alterando seus pesos em +/–5% e redistribuindo para os demais critérios (Tabela 5).
Tabela 5 – Resultados da análise de sensibilidade
Fonte: Este trabalho (2016)
Os resultados mostraram uma variação no critério C3 quando elevado o peso em +5% e no critério C7 quando reduzido o peso em –5%, em ambos os casos o ranking da 6ª, 7ª e 8ª posição, inicialmente composto pelos portfólios A2, A6 e A3, respectivamente, passa a ser
Ranking Portfólios Φ 1º A1 0,3733 2º A10 0,2022 3º A8 0,0600 4º A9 0,0356 5º A4 0,0189 6º A2 -0,0400 7º A6 -0,0422 8º A3 -0,0467 9º A5 -0,1633 10º A7 -0,3978 Ranking Inicial Critérios Automação dos processos – C2
(0,13) Segurança da informação – C3 (0,23) Aumento da capacidade tecnológica – C7 (0,18) -5% +5% -5% +5% -5% +5% A1 0,3733 A1 0,3712 A1 0,3755 A1 0,3667 A1 0,3798 A1 0,3681 A1 0,3785
A10 0,2022 A10 0,1998 A10 0,2047 A10 0,1951 A10 0,2093 A10 0,2076 A10 0,1968
13 formado pelos portfólios A6, A3 e A2 após as novas análises. No entanto, os portfólios que compõem as primeiras cinco posições e duas últimas não sofreram alterações. Além disso, nas demais situações analisadas, não houve nenhuma mudança do ranking inicial. Assim, percebe-se uma consistência nos resultados obtidos.
5. Conclusões
Na tomada de decisão sobre a gestão de portfólio de projetos de TI/SI, as sinergias vêm sendo considerada um tema de interesse para as organizações e seus atores, visto que neste contexto a sinergia de TI/SI pode beneficiar os resultados atingidos pelo portfólio com o retorno adicional das unidades conjuntas de investimento em TI/SI. Assim, este estudo apresentou um modelo para gerenciamento de portfólio de projetos de TI/SI que avalia três tipos de sinergias de TI/SI entre os diferentes projetos bem como aplica o método multicritério PROMETHEE II para ordenar os portfólios de forma a auxiliar na priorização das decisões.
O modelo proposto possibilita que o decisor considere a sinergia dos tipos: 1, 2 e 3 como critérios que podem beneficiar e influenciar em suas decisões. E com auxílio da ferramenta de AMD verifica as preferências do decisor sobre sua escolha e aplica o método PROMETHEE II para facilitar a visualização das relações de sobreclassificação entre as alternativas, possibilitando que o decisor tenha um ranking dos portfólios para a priorização dos investimentos em TI/SI. Dessa forma, este trabalho oferece às organizações um mecanismo útil para a tomada de decisão mais consistente nesse contexto.
Visto que neste estudo a avaliação das sinergias parte dos portfólios já formados, para trabalhos futuros, sugere-se que as sinergias de TI/SI sejam usadas também como parâmetro para construção das alternativas de portfólios de projetos.
AGRADECIMENTOS
Os autores agradecem a Fundação de Amparo à Ciência e Tecnologia de Pernambuco (FACEPE) pelo apoio fornecido para o desenvolvimento da pesquisa.
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