GERENCIAMENTO DE PARTES INTERESSADAS

(1)

CONTROLE DE ELABORAÇÃO, VERIFICAÇÃO E APROVAÇÃO.

ELABORADO POR: VERIFICADO POR: APROVADO POR:

ASSINATURA: ASSINATURA: ASSINATURA:

FUNÇÃO: Coordenadores:

Ambiental,

Desenvolvimento e SGQSA

FUNÇÃO: Gerente Administrativo e

Superintendente Industrial

FUNÇÃO: Gerente Administrativo e

Superintendente Industrial

DATA: 03/11/2020 DATA: 03/11/2020 DATA: 03/11/2020 1 OBJETIVO

Este documento tem o objetivo de identificar as partes interessadas e definir as estratégias para a identificação de elementos como:

 Principais partes interessadas que podem afetar o SGQSA e a Certificação Bonsucro de modo significativo;

 Nível de participação desejado para cada parte interessada identificada;

 Grupos de partes interessadas e sua administração (como grupos);

 Matriz de análise das partes interessadas.

2 DISTRIBUIÇÃO

CONTROLE DA DISTRIBUIÇÃO

SETOR Nº DE CÓPIAS FÍSICA OBSERVAÇÃO

AGRÍCOLA 01

AQUISIÇÃO 01

COMERCIAL 01

COORDENAÇÃO AMBIENTAL 01

GEPAC 01

GEPAL 01

GEELE 01

GEMEC 01

GEOP 01

GERÊNCIA

ADMINISTRATIVA/COORDENAÇÃO DE DESENVOLVIMENTO

01 CÓPIA NÃO

CONTROLADA SUPERINTENDENTE INDUSTRIAL 01

SGQSA 01 DOCUMENTO ELETRÔNICO

(2)

3 APLICAÇÃO

Este documento aplica-se a Central Açucareira Santo Antônio S/A.

4 DEFINIÇÃO

Partes Interessadas (Stakeholders) - Pessoa ou organização que pode afetar, ser afetado, ou perceber-se afetada por uma decisão ou atividade.

5 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos NBR ISO 9001:2015 Sistema de Gestão da Segurança de Alimentos - Requisitos NBR ISO 22000:2018 Programa de Pré-Requisitos na Segurança do Alimento ISO/TS 22002-1 Food Safety System Certification 22000-Versão 5.0 FSSC 22000:2019 Bonsucro – The Global Sugarcane Platform

Padrão de Produção Bonsucro

Versão 4.2 de Dezembro de 2016 Elaboração, Emissão e Controle de Documentos, Registros e

Dados.

PG.810.01

6 DIRETRIZES 6.1 DESCRIÇÃO

A CENTRAL AÇUCAREIRA SANTO ANTÔNIO S/A através de reunião com a equipe de gestão, foi determinado as partes interessadas mais relevantes e suas necessidades e expectativas. A partir deste levantamento, buscou-se analisar os relacionamentos e estabelecer para cada parte interessada o nível de engajamento e interesse e assim as estratégias necessárias.

CÓPIA NÃO CONTROLADA

(3)

6.1.1 Identificação das Partes Interessadas – Stakeholders

6.1.2 Métodos e Mecanismos, Comunicação e Reclamação das Partes Interessadas Relevantes

No que se refere à comunicação, a Central Açucareira Santo Antônio S/A realiza reunião e relatório anual como principal veículo de comunicação ao público externo e também estabelece as comunicações deste engajamento com seu público interno, por meio da sua liderança, em reuniões de Diretoria e comunicações internas específicas. Este canal é bastante importante para fortalecer e validar suas ações, tornando-as mais pertinentes a partir do envolvimento das partes interessadas. Além de ouvir, busca-se responder e considerar as opiniões nas decisões estratégicas dos negócios.

Os principais métodos e mecanismos de engajamento utilizados são:

PARTES INTERESSADAS

ACIONISTAS BANCOS CLIENTES COLABORADORES COMUNIDADE LOCAL

CERTIFICADORAS IMPRENSA ÓRGÃOS REGULAMENTARES E

GOVERNAMENTAIS

PROVEDORES SINDICATOS

(4)

PI MÉTODOS/ MECANISMOS COMO

ACIONISTAS

E-mail;

Reunião da Diretoria/Acionistas;

Telefone.

Acompanhamento do desempenho da empresa.

BANCOS Conferências;

E-mail;

Reuniões;

Telefone;

Visitas.

Conferência Call (Diretoria e Representantes das Instituições);

“In loco” Diretoria;

CLIENTES

Auditoria;

Conferência;

Pesquisa de satisfação;

E-mail;

Reuniões;

Telefone.

Conferências, reuniões dedicadas são realizados para manter e aprimorar o relacionamento.

Realização de pesquisas sobre o nível de satisfação dos clientes.

COLABORADORES Cartilhas;

Ouvidoria (site da empresa);

Palestras;

Reuniões;

Telefone;

Treinamentos/Capacitações;

Urnas.

Levantamento das necessidades de capacitação;

Código de conduta;

Quadro de aviso;

SIPAT;

Integração.

COMUNIDADE LOCAL Ouvidoria (site da empresa);

Palestras;

Reuniões;

Telefone;

Visitas.

Envio de convite com temas que devem ser abordados na reunião;

Apresentação com fácil entendimento do tema abordado;

Atas e listas de presença para cada reunião;

Compartilhamento dos resultados e/ou plano de ação da reunião com a diretoria da empresa e partes interessadas.

(5)

PI MÉTODOS/ MECANISMOS COMO

CERTIFI- CADORAS

Auditorias;

Conferência;

E-mail;

Telefone;

Reuniões.

Acordos para auditorias (Contratos, ou propostas comerciais);

Planejamento da auditoria;

Visita do auditor;

Relatório de auditoria;

Plano de ação.

IMPRENSA E-mail;

Reuniões;

Telefone;

Visitas.

Entrevistas;

Informações de interesse da empresa.

ÓRGÃOS REGULAMENTADORES E GOVERNAMENTAIS

Fiscalização;

Reuniões.

Inspeções rotineiras e atendimento de legislação;

PROVEDORES

Auditoria;

Conferência;

E-mail;

Telefone;

Reuniões.

Visita nas instalações do provedor;

Acompanhamento dos indicadores e planos de ação, alinhamento de expectativas dos provedores;

Reunião com objetivo de acompanhar junto aos nossos provedores os assuntos que impactam os produtos;

Acompanhamento técnico/operacional.

Contratos ou propostas comerciais, Orçamentos;

Especificações.

SINDICA- TOS

Assembleias;

Reuniões;

Visitas.

Conforme cronograma – Representante da Empresa;

Colaboradores;

Representantes do Sindicato.

(6)

Nota: As partes interessadas relevantes são aquelas que mais demandam eficácia ou resultados da empresa, e são as partes cuja satisfação ou insatisfação podem comprometer mais diretamente a sustentabilidade da empresa.

6.1.3 Necessidades, Expectativas e Engajamento

As necessidades, expectativas e engajamento das partes interessadas foram levantadas no anexo ANE_PG.15 - Matriz de Requisitos das Partes Interessadas deste procedimento.

6.2. MONITORIZAÇÃO

Através do: ANE_PG.15 - Matriz de Requisitos das Partes Interessadas;

Frequência: Anualmente ou Quando Houver Necessidades;

Responsável: Equipe SGQSA.

6.3 CORREÇÕES/AÇÕES CORRETIVAS

Quando identificado algum desvio no cumprimento deste procedimento ou atendimento as ações determinadas na Matriz de Requisitos das Partes Interessadas, deve acontecer uma reunião de imediato para corrigir o desvio.

7 RESPONSABILIDADES CÓPIA NÃO CONTROLADA

CARGO DESCRIÇÃO

Coordenadores: Ambiental, Desenvolvimento e SGQSA

 Convocar e conduzir reuniões para gestão das partes interessadas que forem pertinentes as suas áreas.

 Elaborar relatório da reunião para gestão das partes interessadas.

 Compartilhar os resultados da reunião e/ou plano de ação com as partes interessadas e assessores da diretoria.

(7)

Gerente de cada Área

 Participar da reunião para gestão das partes interessadas.

 Realizar acompanhamento do cumprimento das ações estabelecidas para cada parte interessada de seus processos.

Assessores da Diretoria/Gerentes e

Superintendentes Agrícola e Industrial

 Realizar acompanhamento do cumprimento das ações estabelecidas para cada parte interessada.

8 AUTORIDADES

Assessores da Diretoria, Superintendentes Agrícola e Industrial

 Definir ações a serem tomadas para cada parte interessada.

 Aprovar plano de ação.

9 DISPOSIÇÕES GERAIS Não se aplica.

10 REGISTROS

CÓDIGO TÍTULO

RQ.06 Ata de Reunião.

RQ.72 Plano de Ação.

N.A Relatório de Sustentabilidade.

(8)

11 HISTÓRICO DAS REVISÕES

REVISÃO PÁGINA DESCRIÇÃO DATA

01 Todas.

1. Acréscimo dos itens 12 - Anexo na página 8 e 13 - Análise Crítica do Documento na página 10.

2. Alteração no item 10 – Registros (exclusão do anexo e inclusão do Relatório de Sustentabilidade).

13/08/2018

02 01, 02, 04, 05, 06, 07 e 09.

1. Alteração no cabeçalho – Acréscimo do item da certificação Bonsucro (PADRÃO DE PRODUÇÃO BONSUCRO VERSÃO 4.2).

2. Alteração no item 1 – Objetivo (incluso as palavras: Certificação Bonsucro).

3. Alteração no item 2 – Distribuição (incluso os setores: Agrícola, Coordenação Ambiental e Coordenação de Desenvolvimento. Exclusão dos setores: Almoxarifados garagem e industrial, armazém e laboratórios industrial e sacarose).

4. Alteração no item “Controle de Elaboração, Verificação e Aprovação” – acréscimo dos cargos em “Elaboração”: Coordenadores:

Ambiental e Desenvolvimento. Em “Verificação”

e “Aprovação” acréscimo do cargo Gerente Administrativo..

5. Alteração no item 5 – Documentos de Referência (acréscimo do padrão de produção bonsucro versão 4.2 – Dezembro/2016).

6. Alteração no item 6.1.2 – Métodos e Mecanismos, Comunicação e Reclamação das Partes Interessadas Relevantes (acréscimo de método/mecanismo para as partes interessadas: acionistas, bancos, clientes, colaboradores, comunidades, local, certificadoras, imprensa e provedores).

7. Alteração nos itens 7 – Responsabilidades e 8 - Autoridade (acréscimo do cargo Superintendente Agrícola).

8. Alteração no item 10 – Registro (acréscimo dos formulários RQ’s. 06 e 72).

02/08/2019

(9)

REVISÃO PÁGINA DESCRIÇÃO DATA

03 01 a 12.

1. Alteração no Cabeçalho (acréscimo da cláusula 4.2 da ISO 22000:2018).

2. Alteração no item 5 – Documentos de Referência (atualização da norma NBR ISO 22000:2018 e FSSC 22000-V.5.0).

26/10/2020

(10)

12 ANEXO

ANE_PG.15 - MATRIZ DE REQUISITOS DAS PARTES INTERESSADAS

Parte Interessada Identificação Necessidades e

Expectativas Indicador Monitoramento

Relacionar - Partes Interessadas da

Empresa

Detalhamento das Partes Interessadas

Pessoas ou Organizações que

Representam as Partes Interessadas

O Que foi

Identificado Nome Meta

Necessidades e Expectativas e/ou

Indicadores

ACIONISTAS Diretores. Diretores.

Crescimento da Empresa, Eficiência,

Lucratividade e Produtividade.

--- ---

Reunião Mensal da Diretoria com Corpo

Gerencial (resultados apresentados e

discutidos).

BANCOS

Instituições de Fomento, Mercado de Ações.

Gerentes e Outros.

Rentabilidades, Confiabilidade, Informação e Boa

Governança.

--- ---

Reunião de Acionistas e Diretor

Financeiro com as Instituições de

Fomento.

CLIENTES Indústrias (Clientes).

Associações, Órgãos Oficiais, Escritórios

Jurídicos e Representantes.

Confiabilidade no Fornecimento (prazo e volume), Condições Comerciais Preços

Competitivos, Qualidade e Segurança do

Produto, Flexibilidade, Transparência e Práticas Sustentáveis.

Satisfação dos

Clientes. 100%.

Pesquisa de Satisfação de Clientes (RQ.36), Sistema Pirâmide e

SisQuali (RQ.45).

COLABORADO- RES

Funcionário, Terceirizados,

Safreiros e Eventuais.

Sindicatos,

Associações, MT.

Estabilidade, Remuneração Justa,

Segurança, Qualificação Profissional, Benefícios, Informação , Reconhecimento e

Transparência.

1. % de Colaboradores Aprovados após

Período de

Experiência.

2.% de Atendimento dos

Treinamentos Planejados.

1. ≥ 95% /

Mensal.

2. ≥ 50% / Anual. RQ.107 e RQ.94

COMUNIDADE LOCAL

Moradores da Localidade, Empresários Locais, Estudantes

e Pesquisadores.

Associações de Moradores, Escolas e

Associações Comerciais.

Transparência, Relacionamento Amistoso, Geração de

Emprego e Renda, Segurança, Investimento Local e Práticas Sustentáveis.

--- ---

Reunião Anual para Apresentação das Práticas Empresaria

e Conforme a Necessidade Apresentadas Através dos Resultados da

Ouvidoria.

CERTIFICADO- RAS

Instituições Acreditadas pelo INMETRO para a Certificação de

Empresas em Normas Reconhecidas Internacionalmente.

Escritórios Nacionais/Regionais,

Gerentes e Auditores.

Atendimento a Norma Específica, Atendimento a

Legislação

Específica, Relação Comercial

Informação e Transparência.

Nº de Não Conformidades em Auditorias do

SGQSA.

≤ 10 NC /Anual.

Resultados de Auditorias (Relatórios e

PAC's).

(11)

Parte Interessada Identificação Necessidades e

Expectativas Indicador Monitoramento

Relacionar - Partes Interessadas da

Empresa

Detalhamento das Partes Interessadas

Pessoas ou Organizações que

Representam as Partes Interessadas

O Que foi

Identificado Nome Meta

Necessidades e Expectativas e/ou

Indicadores

IMPRENSA

Canais de Rádio, Jornais, TV, Blogs,

etc

Representantes da Imprensa e Jornalistas.

Informação, Relação Comercial e Práticas

Sustentáveis.

--- ---

Matérias Veiculadas na Mídia (agendamento e

arquivamento).

INSTITUIÇÃO DE ENSINO E PESQUISA

Universidades, Faculdades e Escolas Técnicas,

etc.

Coordenadores, Estudantes, Diretores,

Professores e Pesquisadores.

Pesquisas, Inovação Tecnológica, Emprego, Práticas

Sustentáveis e Transparência.

--- ---

Contrato de Estágio e Relatório de

Estágio e Desenvolvimento de

Pesquisas.

ÓRGÃOS REGULAMENTA-

RES E GOVERNAMEN-

TAIS

VISA, DRT, MAPA, IMA, Governo do Estado, Prefeituras

Municipais, Secretaria da Fazenda, etc.

Fiscais, Governador, Prefeitos, Vereadores,

Secretários, etc.

Atendimento a Legislação, Informação, Geração de Emprego e Renda, Receita Tributária,

Investimento, Transparência, Práticas Sustentáveis,

etc.

Índice de Conformidade

Legal para Qualidade e Segurança de

Alimentos.

Zero de Notificações/

100% de Atendimento aos

Requisitos da Vigilância Sanitária Quando da Ocorrência de Visita/Fiscalização

.

Resultados de Fiscalização.

PROVEDORES EXTERNOS

Provedores de Embalagens, Equipamentos, Insumos, Matéria Prima, Materiais, Lubrificantes e ETC.

Vendedores e Representantes.

Transparência, Relações Justas e

Práticas Sustentáveis.

1.Índice de

Performance.

2. % e Material Devolvido.

1. ≥ 70%.

2. ≤ 1,0%. RQ.20 e RQ.109.

Prestadores de Serviços.

SINDICATOS

Representantes dos Funcionários, Empresas, Líderes,

Políticos, etc.

Delegados Representante da

Empresa.

Atendimento as Legislações Específicas, Estabilidade, Benefício, Informação, Remuneração Justa,

Qualificação Profissional, Segurança, Transparência, etc.

--- ---

Reuniões Sindicais com Representantes das

Empresas (Cronograma do Sindicato e Atas).

(12)

13 ANÁLISE CRÍTICA DO DOCUMENTO Responsável Data da

análise

Situação Observação

( ) Revisar

( ) Reaprovar