E-mail Institucional - Treinamento

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Treinamento

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do T

reinamen

reinamento

to

 Acessando o Acessando o e-mail institucional pelo e-mail institucional pelo navegador;navegador;

 Enviando, recebendo Enviando, recebendo e e encaminhando e-mails;encaminhando e-mails;

 Ações Ações diversas com diversas com e-mail;e-mail;

 Bate Bate Papo Papo institucional;institucional;

 TTrabalhando com a agenda rabalhando com a agenda (Aba (Aba Agenda);Agenda);

 TTrabalhando com tarefas (Aba Trabalhando com tarefas (Aba Tarefas);arefas);

 Configurações GConfigurações Gerais pelo erais pelo navegador;navegador;

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 Acessando o E 

 Acessando o E 

-

-mail via Navegador 

mail via Navegador 

 Para acessar o e-mail via navegador, abra o navegador de sua preferência Para acessar o e-mail via navegador, abra o navegador de sua preferência (Int

(Interneernet t ExpExplorelorerr, , MozMozilla illa FireFirefox, fox, GooGoogle gle ChroChrome) me) e e digitdigite e o o endendereçereçoo

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“mail.ifsp.edu..ifsp.edu.br”br”..

 Em seguida, entEm seguida, entre com seu *usuárire com seu *usuário e **senha e clique no botãoo e **senha e clique no botão “ “LoginLogin”” para para ser redirecionado para a caixa de entrada.

ser redirecionado para a caixa de entrada.

* O usuário deve ser seu

* O usuário deve ser seu endereço de e-mail (Ex:endereço de e-mail (Ex:seu_email@ifsp.edu.bseu_email@ifsp.edu.brr););

** Se for o primeiro acesso, o usuário deve entrar com a senha informada pelo setor de TI e, em seguida

** Se for o primeiro acesso, o usuário deve entrar com a senha informada pelo setor de TI e, em seguida

já alterá-la. Caso a senha já foi alterada, o usuário deverá entrar

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 Acessando o E 

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 Acessando o E -mail via Navegador 

 Na tela de entrada de e-mails, é possível verificar os e-mail recebidos, criar

um novo e-mail para enviar, encaminhar e-mails, entre outras opções.

 Para visualizar um e-mail recebido, basta clicar sobre o e-mail desejado que,

logo em seguida, será exibida uma pré-visualização do mesmo no painel de leitura á direita da lista de e-mails recebidos. Para visualizar o e-mail com maiores detalhes, basta clicar 2x sobre o mesmo que será aberta uma nova aba contendo a visualização do e-mail recebido.

 Para fechar a aba que abriu contendo uma visualização mais detalhada do

e-mail recebido, basta clicar no “x” da aba que você retornará para a caixa de

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Respondendo, encaminhando, removendo e

marcando e-mails como spam

 O processo para responder, encaminhar, remover e marcar e-mails como spam

é bastante simples e pode ser feito de duas maneiras. A primeira é selecionar a mensagem desejada e clicar nos botões de ações na barra superior ao painel de leitura. A segunda é clicar com o botão direito do mouse sobre a

mensagem desejada e, em seguida, clicar sobre a opção desejada. Dentre as opções mais comuns disponíveis, podemos citar:

•  Responder: responde o e-mail apenas para a pessoa que o enviou; • Responder a todos: responde o e-mail à todas as pessoas que

receberam o mesmo;

•  Encaminhar: encaminha o e-mail recebido para outro destinatário,

permitindo que o usuário faça alterações;

•  Apagar: envia o e-mail selecionado para a lixeira;

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Respondendo, encaminhando, removendo e

marcando e-mails como spam

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Criando um novo e-mail

 Para iniciar um novo e-mail, basta clicar no botão “Nova Mensagem”, localizada na aba “E-mail”,

no canto superior esquerdo da janela de e-mail.

  Após clicar no botão  “Nova Mensagem”, é aberta uma nova aba onde é possível inserir os

destinatários do e-mail, bem como os contatos que receberão cópias (Cc) ou cópia oculta (Cco), bem como o assunto, o corpo da mensagem e até inserir arquivos e/ou documentos como anexo.

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Painel de Pastas

  Ao lado esquerdo da tela, é possível visualizar um painel que contém as

pastas do aplicativo de e-mail, entre elas  “Entrada”, “Bate Papos”, “Enviadas”, “Rascunhos”, “Spam” e  “Lixeira”, que já estão disponíveis de

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Painel de Pastas

 Neste painel, é possível adicionar mais pastas para organizar melhor as

mensagens recebidas, podendo dividi-las em subcategorias como por exemplo assunto, remetente, setor, etc. Para adicionar uma nova pasta, basta clicar no botão em forma de “engrenagem” localizado na barra das

pastas e, em seguida, clicar sobre a opção “Nova Pasta”.

 Após fazer o passo anterior, é exibida na tela a janela “Criar nova pasta”,

onde definimos o nome da pasta, sua cor e sua localização (se será uma pasta independente ou uma subpasta). Depois de informar os dados, basta clicar no botão “OK” e a pasta já estará disponível no painel de pastas.

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 Movendo e-mails para a pasta criada

 Após criar a pasta com o nome desejado, para mover uma mensagem da caixa

de entrada para esta nova pasta, basta clicar com o botão direito do mouse e

escolher a opção “Mover”. Em seguida, é exibida na tela a janela “Mover Conversa”, onde é possível localizar a pasta criada, selecioná-la e, por fim, clicar no botão “OK”.

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Bate- papo institucional

Ainda na tela inicial da página do e-mail institucional, é possível encontrar o aplicativo para “chat”, localizado em uma janela no canto inferior direito da

tela. Através dele, é possível conversar em tempo real com os contatos adicionados, não apenas do campus local, mas dos demais campi. Para adicionar um contato, basta clicar no botão  “Adicionar Contato”, conforme mostrado na

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Bate- papo institucional

Depois de clicar no botão “Adicionar Contatos”, é exibida a tela “Adicionar ao chat”, onde é possível informar o e-mail e o apelido do contato que se deseja

adicionar. Ao iniciar o preenchimento do campo “e-mail”, o próprio aplicativo

exibe uma lista dos e-mails cadastrados para facilitar a busca. Com e  –mail do

contato inserido, basta definir um “apelido” e clicar no botão “OK” para finalizar

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Bate- papo institucional

Após clicar no botão “OK”, o contato já estará adicionado e aparecerá em sua

janela de bate-papo, conforme pode ser visto na imagem abaixo. Para iniciar a conversa, após seu contato ter aceito seu pedido, basta clicar 2x sobre o nome do contato e iniciar o bate-papo.

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Utilizando a Agenda

Além de servir como serviço de e-mail, o aplicativo de e-mail institucional também pode ser utilizado como agenda para marcar compromissos e reuniões. Para isto, basta clicar sobre a aba “Agenda”.

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Utilizando a Agenda

Para agendar algum compromisso ou reunião, já estando na aba “Agenda”, basta

clicar sobre o botão “Novo compromisso” ou ainda, no calendário que aparece,

clicar 2x sobre o dia desejado. Após escolher uma das opções anteriores, será aberta a aba  “Compromisso”. É nela que devemos informar os dados do

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Utilizando a Agenda

Na aba “Compromissos” devemos preencher os seguintes campos:

 Assunto: o assunto da reunião ou compromisso;

 Participantes: o nome dos demais participantes da reunião ou compromisso,

casa haja;

 Local: o local onde ocorrerá a reunião ou o compromisso;

 Campos Inicial e Final: devemos informar a data e a hora inicial e final do

compromisso ou reunião;

 Exibição: corresponde ao status que aparecerá no bate papo quando o usuário

estiver em reunião ou em algum compromisso;

   Painel de texto: local onde devemos inserir maiores informações sobre a

reunião ou compromisso;

 Repetir: devemos utilizar este campo para o caso da reunião ou compromisso

se repetir diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou anualmente;

 Lembrete: o período de tempo que o sistema de mail deverá enviar um

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Criando Tarefas

Outro recurso bastante importante disponível no serviço de e-mail institucional está na aba “Tarefas”. Nela, é possível criar tarefas diversas relacionadas ao

serviço diário de cada servidor ou setor. Para acessar este recurso, basta clicar sobre a aba “Tarefas”.

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Criando Tarefas

Dentro da aba “Tarefas”, é possível visualizar todas as tarefas criadas, bem como

o andamento da execução da mesma. Para criar uma nova tarefa, basta clicar sobre o botão “Nova tarefa”, localizado no canto superior esquerdo. Depois de

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Criando Tarefas

Ao criar uma nova tarefa, devemos preencher os seguintes campos:

  Assunto: o assunto referente à tarefa a ser criada ou executada;   Local: O local ou setor onde a tarefa será executada;

  Prioridade: Normal, Alta ou Baixa, de acordo com a necessidade;  Lista de Tarefas: deixar como padrão “Tarefas”;

  Status: Não iniciada, Concluída, Em andamento, Aguardando alguém, Adiada.

Para o caso de estar em andamento, é possível definir a porcentagem (%) de conclusão da tarefa (0% - 100%);

 Data Inicial: data de início da tarefa;

 Data de finalização: data prevista para a finalização da tarefa;

  Lembrete: recurso para que seja enviado um lembrete via e-mail na data e

hora marcada para lembrar sobre a tarefa agendada;

  Corpo da Tarefa: Local onde podem ser inseridas maiores informações ou

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Preferências

Para alterar dados e configurações da conta de e-mail institucional e configurar recursos como: nome da conta, assinaturas, filtros de e-mail, ausências de escritório, compartilhamentos, notificações, entre outras, devemos acessar a aba

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Preferências

É através do painel de opções localizado à esquerda (chamado de “Painel de

Preferências) que podemos configurar e alterar diversas opções do aplicativo de e-mail institucional.

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Preferências - Filtros

Um filtro pode ter grande utilidade quando se deseja filtrar os e-mails recebidos a fim de se organizar e dividir as mensagens. Ao criar um filtro, é possível que mensagens de um ou mais remetentes específicos sejam armazenados em pastas específicas ou encaminhadas automaticamente para outros e-mails, mensagens com assuntos específicos também podem ser armazenadas em outras pastas ou encaminhadas, entre outras opções. Para criar um filtro, basta clicar sobre a opção “Filtro” da “Barra de Preferências”.

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Preferências - Filtros

Estando com a opção “Filtros” selecionada, basta clicar no botão “Novo filtro”

para iniciar a criação do mesmo. Após clicar, será aberta a janela  “Adicionar filtro”. Nela, é possível definir um nome para o filtro, definir também se o

mesmo estará ativo ou não, criar condições e regras para e-mails recebidos, entre outras opções e ações.

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Preferências - Filtros

Para estabelecer um filtro onde os e-mails recebidos de um remetente específico ou vários seja encaminhado para outro e-mail, basta preencher as opções da janela “Adicionar filtro” da seguinte forma:

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Preferências - Filtros

Para estabelecer um filtro onde os e-mails recebidos de um remetente específico ou vários seja movido para uma pasta criada de forma automática, basta preencher as opções da janela “Adicionar filtro” da seguinte forma:

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Preferências - Assinaturas

Através da opção “Assinaturas”, é possível configurar uma assinatura padrão para

o e-mail institucional que será adicionado automaticamente às mensagens enviadas ou encaminhadas.

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Preferências - Assinaturas

Para criar uma nova assinatura, basta clicar no botão “Nova assinatura”. Em

seguida é criada uma nova assinatura com o nome  “Assinatura #1”. Nela,

podemos alterar o nome da assinatura através do campo “Nome” e, em seguida,

digitar os dados da assinatura na caixa de texto abaixo do campo “Nome”. Antes

de salvar a assinatura criada, devemos preencher os campos “Novas mensagens”

e “Respostas e encaminhamentos” com o nome da assinatura que acabamos de

criar para que ela seja adicionada de forma automática nos e-mails a serem enviado e encaminhados. Com todos os campos já preenchidos, basta clicar no botão “Salvar”, localizado no canto superior esquerdo.

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Preferências

Fora do Escritório

Este recurso se mostra bastante útil quando o servidor necessita sair do campus por motivo de viagem de trabalho ou quando está em período de férias e deseja encaminhar os e-mails que precisam ser resolvidos com maior urgência pelo servidor substituto ou outro colega de trabalho, além de encaminhar uma mensagem de resposta automática para o remetente da mensagem recebida durante o período de ausência.

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Preferências

Fora do Escritório

Para ativar este recurso, basta ativar a opção  “Enviar  mensagem de resposta automática”, inserir um texto para ser enviado ao remetente durante o período

de ausência, marcar a caixa de opção de “Período” e definir as datas inicial e

final que a resposta automática estará ativada. Para finalizar, basta clicar no botão “Salvar”.

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Preferências

Fora do Escritório + Filtros

Com a resposta automática já configurada e salva, basta criar um filtro para encaminhar todos os e-mail recebidos durante o período de férias. Para isso, volte até o menu “Filtros” e crie um novo filtro com as configurações mostradas

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Configurando o serviço de e-mail em

um gerenciador de e-mails

Protocolos de recebimento oferecidos pelo E-Mail institucional.

  POP3  Faz download das mensagens e apaga do servidor. Recomendado para

quem utiliza apenas um local para recebimento dos e-mail. Mantém a caixa de e-mail sempre vazia.

  IMAP  Mantém as mensagens no servidor de origem permitindo acessa-las em

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Configurando o serviço de e-mail em

um gerenciador de e-mails

Configurações básicas:

Login: BI123456

*Deve-se usar o login no formato BI + número de prontuário com digito.

Configurações de recebimento Configurações de Envio

Endereço de servidor: mail.ifsp.edu.br Porta POP3: 995 ou 110

Porta IMAP: 143 Segurança: SSL/TS

Modo de Autenticação: Senha Normal

Endereço do servidor: mail.ifsp.edu.br Porta: 587

Segurança: STARTTLS

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Configurando o e-mail institucional no

Gmail

1. Acessar a opção “Contas e Importação” nas configurações do Gmail

2. Utilizar a opção “Enviar e-mail como” para configurar o envio de e-mail pelo endereço

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Configurando o e-mail institucional no

Gmail

3. Preencher os dados como seu nome e o endereço de e-mail institucional e clicar em

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Configurando o e-mail institucional no

Gmail

4. Marcar a opção “Enviar por servidores SMTP” e preencher com os dados do servidor de

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Configurando o e-mail institucional no

Gmail

5. Ao clicar em “Adicionar conta” será enviado um e-mail para o seu institucional com

um código de ativação, preencher e clicar em “Confirmar”.

6. De volta a tela de configurações, utilizar a opção “Receber e-mails de outras contas” e clicar na opção “Adicionar uma conta POP3 que você possui”

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Configurando o e-mail institucional no

Gmail

7. Na tela aberta digite seu endereço de e-mail institucional e clique em “Próxima etapa”

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Configurando o e-mail institucional no

Gmail

8. Preencher com os dados do servidor do e-mail institucional. Atenção: o gmail não suporta a segurança do e-mail institucional, nesse caso deve-se usar a porta 110.

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Configurando o e-mail institucional no

Gmail

9. O Gmail faz automaticamente a checagem de e-mails nas contas externas, porém em um intervalo de tempo alto, nesse caso é possível forçar a checagem manualmente acessando as “configurações do gmail > contas e importações > receber e-mails de outras contas > verificar se há e-mails agora”

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Configurando o e-mail institucional no

Outlook

ATENÇÃO: O Microsoft Outlook vem instalado junto a pacote office, as telas abaixo podem variar de acordo com a versão instalada.

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Configurando o e-mail institucional no

Outlook

2. Marcar a opção “Configuração manual ou tipos de servidores adicionais” e clicar em “Avançar”.

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Configurando o e-mail institucional no

Outlook

3. Selecionar a opção “POP ou IMAP” e clicar em “Avançar”;

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Configurando o e-mail institucional no

Outlook

5. Ainda na tela anterior clicar no botão “Mais configurações”, selecionar a aba “Servidor

de saída” e habilitar a caixa “Meu servidor de saída (SMTP) requer autenticação”;

6. Em seguida selecionar a aba “Avançado”, alterar a porta do servidor de entrada para

995, habilitar a caixa “Esse servidor requer uma conexão criptografada”. Alterar a porta

do servidor de saída para 587 e selecionar o tipo de conexão criptografada para Automático.

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Configurando o e-mail institucional no

Outlook

7. Ao clicar em avançar o Outlook efetuara testes de conexão, se estiver tudo correto basta clicar em “Concluir”.

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Configurando o e-mail institucional no

 Mozilla Thunderbird 

* O Mozilla Thunderbird é um aplicativo de e-mail grátis similar ao Microsoft Oulook, que pode ser  baixado através do site: https://www.mozilla.or  g/pt-BR/thunderbird/

1. Abrir a opção Ferramentas no menu, Selecionar “Configurar Contas” ir em “Ações de contas” e clicar em “Nova conta de e-mail”

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Configurando o e-mail institucional no

 Mozilla Thunderbird 

2. Clicar em continuar e logo após em “Config. Manual” e preencher com os dados do

e-mail institucional.

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