TUDO SOBRE
CONTAS A PAGAR
E RECEBER
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Escritório Leblon
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Com 35 anos de mercado, a Protel é conhecida pelo seu compromisso e credibilidade na gestão de condomínios. Esta cartilha digital foi preparada especialmente para síndicos e gerentes que
atuam na administração predial dos condomínios. Partilhamos aqui nossa expertise e boas práticas para a melhor gestão financeira.
Tenha uma boa leitura e conte conosco para o que precisar!
Apresentação
pág. 02
1. PROCESSO DE PAGAMENTO
pág. 04
Fluxo de pagamento; Processamento;
Liberação de pagamento; Formas de pagamento;
2. ENVIO DE DOCUMENTOS
pág. 10
Prazo; Preenchimento do protocolo;
3. CONTROLE E GESTÃO
pág. 13
Controle de contratos; Lançamentos de APs;
Cadastro de fornecedor; Consulta de pagamentos;
4. REPASSE DE VALORES
pág. 17
Cotas condominiais; Encaminhamento à
administradora; “Caixinha” do condomínio;
5. TERCEIRIZAÇÃO
pág. 20
Acompanhamento de terceirização de pessoal;
Impostos incidentes no pagamento;
1. PROCESSO DE
PAGAMENTO
FORNECEDOR
CONDOMÍNIO
SÍNDICO
PROTEL
Fluxo de pagamento
O pagamento realizado através da Administradora permite o acompanhamento do processo e o maior controle financeiro do condomínio, visto que estará vinculado ao sistema de gestão financeira.
É importante entender o fluxo correto e a função de cada etapa para que o processo ocorra dentro dos conformes.
Por questão de segurança, o pagamento só é processado com a devida identificação do condomínio e autorização do síndico. Em
nenhum caso o fornecedor deverá transmitir o boleto de serviços prestados ao condomínio diretamente para a Protel.
Os pagamentos só podem ser realizados ao emissor da nota fiscal ou recibo.
Não podemos realizar pagamentos à terceiros, em hipótese alguma.
Importante
Processamento
Após prestar o serviço, o fornecedor deve encaminhar para o condomínio a nota fiscal do serviço com a forma de pagamento sinalizada no corpo da nota ou boleto anexado com prazo suficiente para o cumprimento do processo.
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PASSO 1
FORNECEDOR
CONDOMÍNIO
Ao receber a nota fiscal, a administração predial do condomínio deve conferir os valores e averiguar se os serviços foram prestados da forma correta. Só então deverá submeter à aprovação do síndico.
PASSO 2
Com a devida autorizaçãoe assinatura do síndico, os documentos deverão ser encaminhados para a administradora via malote.
PASSO 3
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CONTAS A PAGAR E RECEBER PROTEL
Processamento
Chegando na Protel, o documento é protocolado e digitalizado para melhor controle interno.
Ao chegar no setor de contas a pagar, os documentos são novamente inspecionados, verificada a retenção de impostos e lançados no sistema. Assim geramos o pagamento ou a programação do mesmo, concluindo o ciclo.
FORNECEDOR
CONDOMÍNIO
SÍNDICO
PROTEL
Identificação Nota Fiscal Forma de pagamento Autorização Nota Fiscal Forma de pagamento Verificação Pagamento Lançamento Identificação Nota Fiscal Forma de pagamentoNo site da Protel é possível acompanhar os pagamentos
futuros. No caso de fornecedor não cadastrado, será necessário o envio de dados para cadastramento. Confira na página 16
Disponibilizamos modelo de carimbo próprio
para autorização que pode ser utilizado.
Basta solicitar ao seu gerente de contas.
Liberação de pagamentos
Os pagamentos deverão ser nominais aos emissores das notas fiscais ou recibos, a fim de evitarmos vulnerabilidade para o condomínio. No ato da realização de compras e da contratação de serviços lembre-se de informar que os pagamentos serão efetuados através da rede bancária.
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TUDO SOBRE
CONTAS A PAGAR E RECEBER Por motivos de segurança e melhor controle, é importante optar pela realização de
pagamentos através da rede bancária.
Lembre-se
ATENÇÃO AO VENCIMENTO
O vencimento da nota fiscal deve ser o mesmo apresentado no boleto bancário.
Todos os documentos (notas fiscais e recibos), encaminhados à nossa empresa para pagamento, devem ser obrigatoriamente liberados pelo(a)
Sr.(a) Síndico(a), através de assinatura no documento e carimbo próprio onde devem constar
a descrição do vencimento, a forma de pagamento, classificação contábil (conforme plano de contas disponível no site www.protel.com.br).
Dia a ser pago
Tipo/forma de pagamento Classificação contábil
Autorização e assinatura do síndico
Formas de pagamento
Reforçamos que o pagamento via rede bancária é sempre mais seguro para ambas as partes pelo fato de deixar registrada todas as transações. Além do pagamento em boleto/ emitido para o CNPJ do beneficiário, indicamos o pagamento via :
Ordem de pagamento – modalidade em que se emite uma “nota de crédito” para pessoa física que não é correntista no banco. Sendo possível retirar o valor direto no caixa com o devido documento de identificação oficial.
OPG
Documento de Ordem de Crédito - transferência bancária que tem como limite
R$ 4.999,99 por operação. O valor é debitado na conta do emitente no dia da transação, mas só é disponibilizado ao destinatário no próximo dia útil.
DOC
Transferência Eletrônica Disponível - valores enviados por meio desta modalidade são disponibilizados no mesmo dia, se a transação for realizada em horário bancário.
Neste caso não há limite
mínimo ou máximo de valores.
TED
Para a devida realização é preciso
informar: Nome completo do beneficiário,
CPF ou CNPJ, no caso de DOC ou TED, os dados bancários (banco, agência e conta) e o tipo de conta (corrente ou poupança).
2. ENVIO DE
Tendo em vista todo o processo para pagamento, é importante negociar prazos que possibilitem o lançamento correto, sem gerar atraso, multa, mora, entre outros.
Como margem de
segurança, estabelecemos o prazo mínimo de 3 dias úteis antes do vencimento de cada conta.
Este prazo também deve ser levado em consideração para emissão de cheque, reembolso e pagamento de RPA.
Boletos
Transferência
RPA
Cheque
Reembolso
Evitaremos problemas com atrasos;Prazo
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HORAS ÚTEIS
DE ANTECEDÊNCIA
Em caso de contratempos poderemos solucionar sem maiores desgastes.Preenchimento do Protocolo
Para o controle de envio e recebimento dos documentos, é importante preencher de forma correta os protocolos. A ação permite segurança e organização na tramitação de documentos entre a nossa empresa e seu condomínio.
Ao lado indicamos a forma ideal de preenchimento das três vias de igual teor. Sendo uma do emitente, outra da “capa do lote” (externo ao malote) e a terceira deve vir junto aos documentos (dentro do malote devidamente lacrado). O protocolo não deve ser utilizado para liberação e instruções de pagamentos, pois são arquivados em setores distintos.
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Lembre-se: As autorizações e instruções dos pagamentos devem constar no verso das notas fiscais, recibos e na parte da frente das contas públicas. Não nos protocolos.
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3. CONTROLE E
GESTÃO
Controles de contratos e concessionárias
É importante que o síndico/gerente utilizem os controles mensais das contas de concessionárias (luz, água, telefone e gás) e contratos do condomínio, através de formulário para a conferência de valores, consumos e vencimentos. Assim serão evitados cortes nos serviços e pagamentos indevidos.
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Empresa Previsto Valor Consumo Venc. Data de envio Liberação PG
Light
R$ 8.500,00 R$ 9.521,20 XXXXX 15/2 10/2 14/01 OK
R$ 8.500,00 15/3 10/3
R$ 8.500,00 15/4 11/4
Abaixo colocamos um exemplo de tabela de controle de pagamento que pode ser feita pela administração predial. É importante ter a data de vencimento e a data máxima de envio para processamento. A visualização conjunta permite um melhor planejamento das despesas e o acompanhamento da evolução do consumo.
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Lançamento de APs
No intuito de personalizar as informações para contabilização das despesas do condomínio, podemos disponibilizar na Central do Condomínio a opção de
lançamento de Autorização de Pagamentos (APs), sem custo adicional.
O sistema permite à administração interna do empreendimento o registro dos pagamentos que serão realizados e assim apresentar nos balancetes históricos detalhados possibilitando uma adequação precisa com relação às classificações contábeis,
Disponibilizamos também, no site, o
módulo de lançamento de serviços, para
realização da contabilização de receitas de
Mesmo optando pelo lançamento online, é preciso que nos encaminhem o documento físico com a autorização do síndico.
Consulta de pagamento
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Acesse nosso site:Clique no botão:
protel.com.br
Cadastro de fornecedor
Caso o fornecedor seja uma
pessoa jurídica, é obrigatório o
envio da respectiva nota fiscal contendo todas as informações da empresa, tais como: Razão social, CNPJ, endereço, telefone, e-mail e dados bancários.
16 CADASTRO DE AUTÔNOMOS / RPA: Nome completo; CPF; Data de nascimento; PIS/NIT; Forma de pagamento /dados bancários;
Consulta de pagamentos futuros
Para facilitar o acompanhamento do processo de pagamento, disponibilizamos em nosso site (www.protel.com.br) uma área de consulta de pagamentos futuros. Basta ter o número do CNPJ ou CPF do favorecido.
No caso de pagamento à profissionais
autônomos, precisaremos que os dados
listados ao lado sejam inseridos no verso do recibo. Se for necessário realizar reembolso à pessoa física (morador, por
exemplo), será necessário informar: nome, CPF, data de nascimento e dados bancários.
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4. REPASSE
Em caso de extravio, não nos responsabilizamos por eventuais procedimentos contrários ao anteriormente mencionado aqui.
Cotas condominiais
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Regularmente emitimos os boletos condominiais que são entregues de forma física, e, além disso, enviados via e-mail e disponibilizados em nosso site. A segunda via pode ser emitida pelo próprio condômino, pela administração interna ou por meio de contato com a administradora.
Encaminhamento à administradora
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No caso de eventuais pagamentos na administração interna do condomínio, pedimos que os mesmos sejam encaminhados aos caixas de nossa empresa, através de cheques nominais e cruzados, apresentando no verso do cheque o número da unidade e o mês de competência da cota condominial. O pagamento deverá ser encaminhado à Protel devidamente protocolado com todas as informações detalhadas.
Para maior segurança, sugerimos que os pagamentos sejam realizados pelos condôminos através da rede bancária ou na própria administradora, para assim evitarmos controles internos na administração predial do condomínio.
Este procedimento é muito importante, pois desta forma, caso ocorra qualquer extravio, poderemos apurar as responsabilidades.
“Caixinha” do condomínio
É possível ter no condomínio o que se chama de “Caixinha”, cuja classificação contábil é “Movimento de Caixa”. Este consiste em uma quantia que fica disponível na administração do condomínio para pagamento de pequenas despesas e esta movimentação deve ser documentada no “livro de caixa”, para prestação de contas periódica.
Por questão de segurança, recomendamos evitar disponibilizar valores elevados na administração interna do condomínio.
É importante que o livro de caixa seja numerado e que todas as despesas tenham suas respectivas notas fiscais devidamente quitadas. Para reposição de valores é obrigatória a assinatura do síndico na folha do caixa.
Os pagamentos a prestadores de serviços não devem ser realizados, através deste caixa, pois o processamento desses pagamentos necessitam uma análise quanto a incidência de impostos.
Acompanhamento da terceirização de pessoal
Com a frequência de ajuizamentos de
reclamações trabalhistas por funcionários de
empresas prestadoras de serviços terceirizadas, nas quais os reclamantes incluem os condomínios no polo passivo (Réu) sob a alegação de responsabilidade solidária no pagamento das verbas reclamadas, alertamos quanto à necessidade de adoção dos seguintes procedimentos na administração interna do condomínio, evitando assim possíveis processos trabalhistas:
1º) Inspeção mensal de todas as contribuições (salários, demais verbas remuneratórias e impostos) pagos pela empresa terceirizada aos seus prepostos alocados em serviço no condomínio, inclusive no tocante à eventual prestação de horas extras;
2º) Verificação sistemática e mensal das guias de
recolhimento do FGTS dos prepostos alocados em serviço no condomínio;
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TUDO SOBRE
CONTAS A PAGAR E RECEBER 4º) Proceder a inclusão de cláusula nos contratos com
as empresas de terceirização de pessoal, que determine que na hipótese de que venha o condomínio a ser demandado judicialmente em sede trabalhista, por funcionários de empresas terceirizadas, a mesma arcará com os custos de honorários de advogado a serem contratados para sua defesa, exatificando-se que se o condomínio foi responsabilizado judicialmente ao pagamento de quaisquer verbas resilitórias e ou decorrentes do vínculo de emprego dos prepostos da empresa terceirizada, a mesma arcará integralmente com o reembolso de tais verbas, inclusive ficando autorizado o desconto das importâncias dispendidas diretamente nas mensalidades futuras.
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3º) É importante o envio
anexo à nota fiscal para pagamento, dos seguintes documentos: apresentação
da folha de pagamento; guia FGTS paga; extrato do
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FGTS por funcionário lotado no condomínio; SEFIP, GPS, CND válida, nota fiscal e boleto, o cumprimento do envio de
tais documentos não é de responsabilidade da administradora, pelo fato de que esta fiscalização deverá ser exercida pela administração interna do condomínio. Esta pratica é necessária no intuito do síndico se certificar que tais encargos estão sendo devidamente pagos, evitando, desta forma, possíveis reclamações trabalhistas.
Impostos incidentes no pagamento
de prestadores de serviço
Pedimos atenção especial nas datas da emissão dos documentos (RECIBOS, RPA’S E NOTAS
FISCAIS) emitidos pelos prestadores de
serviços, pessoas físicas e jurídicas, remetidos à nossa empresa para pagamento, pois os mesmos poderão sofrer retenções dos impostos e contribuições previdenciárias. O recolhimento do ISS é realizado conforme a legislação de cada município. O pagamento do
INSS (pessoa física ou jurídica) é realizado no
dia 20 (vinte) do mês subsequente a data da emissão dos respectivos documentos (MP 447/2008), no caso de feriados e finais de semana considerar o último dia útil anterior ao vencimento.
No caso da recepção de documentos datados fora do prazo hábil para o recolhimento dos impostos e contribuições pertinentes, os mesmos recolhimentos serão acrescidos de multa e juros conforme a legislação em vigor, onerando o condomínio.
Os pagamentos aos prestadores de serviços pessoas físicas, não devem ser efetuados
através de reembolso ao síndico/terceiros ou pelo movimento do caixa do condomínio. Esse
tipo de pagamento deve ser feito somente, através da administradora, em virtude da tributação mencionada.
As retenções das contribuições (PIS, COFINS e CSLL) estabelecidas pelo artigo 30 da Lei 10833/2003, não têm o vencimento atrelado à data da emissão do documento e sim à data do efetivo pagamento feito à pessoa jurídica prestadora dos serviços, se os valores pagos forem iguais ou superiores a R$ 215,05
(duzentos e quinze reais e cinco centavos) no mês,
cujo vencimento se dá no dia 20 do mês subsequente ao pagamento (caso não seja dia útil o pagamento do imposto deverá ser antecipado).
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No caso da contratação de prestadores de serviços de forma mensal e continuada, é obrigatório o envio, junto ao primeiro recibo ou nota fiscal para pagamento, o contrato firmado, pois precisamos analisar os impostos pertinentes para proceder o pagamento. O mesmo procedimento deverá ser adotado quando da renovação desses mesmos contratos.
Resumo dos impostos
INSS
Retido na Fonte de Terceiros (Prestadores de Serviços Pessoa Jurídica e Pessoa Física com ou sem vínculo empregatício – IN 971 de 13/11/2009);
PIS, COFINS e CSLL
Retida de Terceiros - (Prestadores de Serviço Pessoa Jurídica – Art.30 Lei 10.833 de 29/12/2003 Presidência da Republica);
IR
Retido na Fonte (Trabalhadores Pessoa Física com vínculo empregatício – Art. 624 do regulamento do IR – Decreto 3000 de 1999 e Lei 7.713 de 1988);
ISS
Retido de Terceiros (Prestadores de Serviços Pessoa Jurídica com sede operacional fora do município do condomínio contratante - Diversas Legislações Municipais) abrangido pela lei complementar 116.
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