E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .
PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E
APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Código: PRO.QUALI 001/05 Folhas: 16 Revisão: 09 Data: 25.08.2017 Elaborado por:____________________
Tânia Carlos de Araujo
Verificado por:
____________________
Berilo Gonçalves de Oliveira
Aprovador por:
____________________
Dra. Gisele Fleury Charmillot
OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 1. Objetivo
Definir os diversos tipos de documentos e a forma como os mesmos são elaborados e aprovados para atender aos requisitos do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP. 2. Referências Norma NBR ISO 9000:2015; Norma NBR ISO 9001:2015; Norma NBR ISO 14004:2015. 3. Áreas Envolvidas
Secional e Subseções da OAB SP
4. Definições
Documento: informação e o meio no qual ela está contida.
Registro: documento que apresenta os resultados obtidos ou provê evidências de atividades realizadas.
Revisão de Documentos: é a atividade executada por Colaboradores de mesma função daquele que elaborou o documento. A revisão pode ser necessária para incluir, remover, alterar ou substituir conceitos, definições, sequência de atividades ou de registros.
Histórico da Revisão: é a exposição detalhada do motivo da revisão. Identificação da Revisão: é o modo de identificar o local (barras
verticais à esquerda e à direita) do texto alterado.
Lista Mestra de Documentos: é o documento que relaciona todos os documentos atuais, pertencentes ao Sistema de Gestão Integrado da OAB SP.
Conjunto de Documentos do SGI da OAB SP: Manual do Sistema de Gestão Integrado (MGI), Planejamento do Sistema de Gestão Integrado (PLA), Procedimentos (PRO), Programas (PRG) e Instrução Técnica-Operacional (ITO).
E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 5. Descrição
5.1 Elaboração de proposta de documento
Todos os Colaboradores podem propor novos Procedimentos ou
outros documentos para o Sistema de Gestão Integrado da OAB SP.
Todas as propostas, no formato definido neste Procedimento, em
forma de minutas e identificadas como tal, são submetidas ao Superior Imediato do autor que, se considerar adequado, encaminhadas para o(s) responsável(is) pelo(s) respectivo(s) processo(s), para análise da consistência, da pertinência e da adequação ao propósito ao qual se destina o documento.
5.2 Da aprovação da proposta
Após a aceitação da proposta pelo Superior Imediato do
proponente e pela(s) Área(s) envolvida(s) com o Procedimento elaborado, o documento do Sistema de Gestão Integrado é encaminhado para o Coordenador do SGI, para verificação quanto a eventuais conflitos com os demais documentos e definição da respectiva codificação.
Por último, os documentos com extensões (Manual do Sistema de
Gestão Integrado (MGI), Planejamento do Sistema de Gestão Integrado (PLA), Procedimento (PRO), Programa (PRG)), são encaminhados ao Representante da Direção, com vistas à devida análise e aprovação final.
Em se tratando dos documentos com extensão (ITO), Instrução
Técnica-Operacional, esses deverão ser submetidos à aprovação do superior imediato e do Coordenador do Sistema de Gestão Integrado.
Caso a sistemática ou a rotina proposta implique no
desenvolvimento de sistema informatizado, após aprovação final, deve ser submetida à apreciação e manifestação do Gerente da Área de Informática, o qual se incumbirá de levar a proposta a efeito.
5.3 Codificação e formatação do documento
A codificação dos documentos do Sistema de Gestão Integrado
segue o modelo constante do Anexo 1. Todos os documentos seguem as formatações apresentadas no Anexo 2, que definem os padrões adotados pelo Sistema de Gestão Integrado da OAB SP.
5.4 Distribuição dos documentos
OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .
Procedimento de Controle de Documentos = PRO.QUALI 002/05 – e
realiza a sua distribuição, isto é, libera o acesso, para leitura, a todos os Colaboradores envolvidos com o SGI.
5.5 Revisões dos documentos
Podem ser necessárias revisões nos documentos do Sistema de
Gestão Integrado da OAB SP em função de mudanças Organizacionais, Não Conformidades levantadas em Auditorias, soluções propostas para Ações Corretivas, identificação e tratamento de Riscos e Oportunidades, recomendações da Diretoria em Reuniões de Análise Crítica pela Direção, sugestões de Colaboradores ou de Inscritos, dentre outros.
A revisão de um documento segue a mesma sistemática da
elaboração, até à aprovação pelo Representante da Direção, conforme definido nos itens de 5.1 a 5.4 deste Procedimento.
O número de referência a cada revisão é alterado,
acrescentando-se uma unidade numérica na página de capa.
A identificação do texto alterado se dará com a aposição de
barras paralelas ao mesmo.
Nota: no caso de ocorrências de erro ortográfico ou de digitação,
a correção será efetuada somente na próxima revisão do documento.
De posse do documento revisado e aprovado, o Coordenador do
SGI procede à identificação do original anterior como “OBSOLETO”,
preenche o Registro de Histórico de Mudança (Anexo 4), relatando o motivo da revisão. Na sequência, substitui a via ultrapassada em seu arquivo físico, altera a Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP e distribui conforme o Procedimento de Controle de Documentos PRO.QUALI 002/05.
5.6 Garantia da segurança das informações
Os documentos originais (atuais ou revisados) em meio físico
(papel), são arquivados em local protegido contra acesso indevido, alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a integridade das informações disponíveis.
Para os documentos veiculados em meio eletrônico, por
intermédio da intranet da OAB SP, são observadas as regras de segurança da Área de Informática contra vírus, acessos indevidos (hackers), alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a consistência das informações disponíveis.
Além disso, os documentos devem conter a tarja em marca
E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .
para que, quando impressa em meio físico, não se prestar como justificativa para Ato Administrativo, uma vez que a OAB não adota o Procedimento de “Cópia Controlada”.
Todos os documentos, disponibilizados em meio eletrônico para
alterações pelas Áreas Gestoras, serão encaminhados pela Coordenadoria
do SGI, conterão tarja em marca d’água ‘‘EM REVISÃO’’ e a data da sua
expedição.
Após a revisão, a Área devolverá o arquivo lógico atualizado para
o SGI e não deverá manter cópias físicas ou lógicas, a fim de inibir o uso de edições desatualizadas pelos colaboradores das Áreas.
5.7 Sequência de Atividades
A sequência das atividades descritas neste Procedimento está
representada graficamente, no Fluxograma do Padrão de Elaboração de Documentos do Sistema de Gestão Integrado (Anexo 5).
6. Indicadores de Desempenho
Não aplicável.
7. Anexos
Anexo 1 Definição da codificação dos documentos do Sistema de Gestão
Integrado
Anexo 2–A Definição do padrão de elaboração de Procedimentos ou
instruções técnicas do Sistema de Gestão Integrado
Anexo 2–B Definição do padrão de elaboração do Planejamento do Sistema
de Gestão Integrado
Anexo 2 – C Definição do padrão de elaboração do Manual do Sistema de
Gestão Integrado da OAB SP
Anexo 3 – Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão
Integrado
Anexo 4 – Modelo do Registro de Histórico de Mudança
Anexo 5 – Fluxograma do padrão de elaboração de Documentos do Sistema
OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .
Anexo 1 – Definição da codificação dos documentos do Sistema de
Gestão Integrado.
A codificação dos documentos é dada pelos seguintes campos:
Os três primeiros campos são alfabéticos e definem o Tipo De
Documento (TDD).
Os próximos cinco campos são alfabéticos ou alfanuméricos,
representando a área emissora do documento, seguindo a tabela constante deste anexo (ÁREA).
Os três campos seguintes são numéricos e seqüenciais, por Área
emissora do Procedimento (NNN).
Os dois últimos campos são numéricos, indicando o ano da
emissão inicial do documento (AA). Exemplo: TDD.ÁREA.NNN/AA
TABELA DE CODIFICAÇÃO POR TIPO DE DOCUMENTO
TDD Tipo De Documento
MGI Manual do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP
PLA PLAnejamento da Gestão Integrada
PRG PROgrama
PRO PROcedimento
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TABELA DE CODIFICAÇÃO DAS ÁREAS
SIGLA ÁREA CONSE DIRTE PRESI SECGE SECAD VIPRE DIREP DIRETORIAS E AFINS Conselho Secional Diretor Tesoureiro Presidência Secretário Geral
Secretário Geral Adjunto Vice-Presidência
Diretor Representante da Direção no SGI
ASSPR CDHUM CELEI COMUN PRERR ETCOR GABPR GPTED SECPR SECON ETICA
ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR PRESIDENTE Assessoria da Presidência
Comissão de Direitos Humanos Comissão Eleitoral
Comunicações
Direitos e Prerrogativas
Corregedoria do Tribunal de Ética Gabinete da Presidência
Gabinete do Presidente do TED Secretaria da Presidência Secretaria do Conselho
Turmas Disciplinares do Tribunal de Ética e Disciplina
BIBLI CAMAR ESASP EXAME GABVP SECOM QUALI
ÁREAS SUBORDINADAS ÀO DIRETOR VICE-PRESIDENTE Biblioteca
Câmaras Recursais
Escola Superior de Advocacia Estágio e Exame de Ordem Gabinete da Vice-Presidência Secretaria das Comissões Sistema de Gestão Integrado
ARQUI ASJUD OBRAS GABSG REHUM SUBSE TRAFE
ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL Arquivo
Assistência Judiciária
Comissão de Obras e Patrimônio Gabinete da Secretaria Geral Recursos Humanos
Departamento de Subseções (*) Tráfego
OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . ATEND CADAS COPRO GABSA INSCR JURID OUVID PROTO INFRA SINAD SOADV SUPRI
ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL ADJUNTO
Atendimento Cadastro
Comissão Processante
Gabinete da Secretaria Geral Adjunta Inscrições
Jurídico Ouvidoria
Protocolo Geral
Obras e Serviços Operacionais
Serviços e Informações ao Advogado – Sé Sociedades de Advogados Suprimentos CONTA CONFI FINAN GABTE INFOR
ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR TESOUREIRO Controladoria Contábil Controladoria Financeira Financeiro Gabinete da Tesouraria Informática COMAD GABMA
ÁREAS SUBORDINADAS À DIRETORIA DA MULHER ADVOGADA
Comissão da Mulher Advogada
Gabinete da Diretoria da Mulher Advogada
CEVEN
ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR ADJUNTO DE CULTURA E EVENTOS
Cultura e Eventos
(*)
Relação completa das Subseções encontra-se disponibilizada na Intranet, na área do Departamento de Subseções.Exemplo:
TDD DEPTO NNN AA
PRO QUALI OO2 05
Procedimento da Área do Sistema de Gestão Integrado nº. 2 - elaborado em 2005.
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Anexo 2 A – Definição do padrão de elaboração dos Procedimentos ou Instruções Técnicas do Sistema de Gestão Integrado.
NOTA: Todos os documentos do Sistema de Gestão Integrado são elaborados,
preferencialmente, em letra tipo “Arial”, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta. Página Inicial
NOME DO PROCEDIMENTO
Código:
Folhas:
Revisão:
Data:
Elaborado por: ________________
(Responsável pela Área)
Verificado por: ________________
(Coordenador do SGI)
Aprovado por: _________________
OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . Página Inicial
NOME DA INSTRUÇÃO TÉCNICA
OPERACIONAL
Código:
Folhas:
Revisão:
Data:
Elaborado por: ____________________
(Responsável pelas Informações)
Verificado por: _____________________
(Coordenador do SGI)
Aprovado por: _____________________
E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 1. Objetivo
Deve constar, de forma clara e sucinta, a real finalidade da emissão do Procedimento ou da Instrução Técnica Operacional.
2. Referências
Devem constar todas as leis, normas, regulamentos e documentos utilizados para a elaboração do procedimento ou da instrução técnica operacional.
Os documentos (leis, normas, regulamentos) referenciados no
Procedimento do Sistema de Gestão Integrado, que não apresentarem o ano de sua edição, são considerados sempre na edição mais recente.
3. Áreas Envolvidas
Relacionar as Áreas da Secional e/ou Subseções que estarão envolvidas com as atividades relacionadas no Procedimento ou na Instrução Técnica Operacional.
4. Definições
Quando aplicável, são utilizadas as definições constantes das Normas Internas ou aquelas apresentadas nas normas NBR ISO 9000:2015 e NBR ISO 14001:2015
5. Descrição
As atividades devem estar descritas em ordem cronológica e os responsáveis por sua execução explicitamente definidos.
6. Indicadores de Desempenho
Se aplicável, a definição do Indicador de Desempenho deve conter claramente descrita, a fórmula de cálculo, o responsável pela coleta, a periodicidade e o tipo de análise que deverá ser efetuada nos dados colhidos.
7. Anexos
Neste tópico devem constar os modelos, fluxogramas, tabelas e registros que serão utilizados, os quais ficarão anexos ao Procedimento ou à Instrução Técnica Operacional editada.
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Anexo 2 B – Definição do padrão de elaboração do Planejamento do
Sistema de Gestão Integrado.
Os Planejamentos do SGI são documentos elaborados para um determinado processo ou para um conjunto de processos, em forma de matrizes ou tabelas, que têm por finalidade (conforme aplicável) definir:
O QUE = a atividade a ser desenvolvida;
QUEM = o cargo do responsável pela execução da atividade; COMO = o método de execução da atividade;
QUANDO = o período em que a atividade é executada;
PORQUE = a finalidade ou objetivo da execução da atividade; ONDE (LOCAL) = o local onde será executada a atividade; ONDE (REGISTRO) = onde será registrada a atividade;
QUANTO = o Indicador de Desempenho para monitoramento e medição da atividade.
O Planejamento, como todo documento, tem uma capa idêntica à dos Procedimentos que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc.
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Anexo 2 C – Definição do padrão de elaboração do Manual do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP.
NOTA: Todos os documentos do Sistema de Gestão Integrado serão
elaborados em letra padrão “Arial”, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta. O Manual do Sistema de Gestão Integrado é um documento estratégico, que apresenta o escopo de implantação do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP, bem como o que ela faz para atender aos requisitos das Normas ABNT NBR ISO 9001:2015 e NBR ISO 14001:2015.
Esse manual contém informações sobre a Política do Sistema de Gestão Integrado, os Objetivos do Sistema de Gestão Integrado, o Mapeamento dos Processos e sua inter-relação, além das atribuições e responsabilidades.
O Manual do Sistema de Gestão Integrado relaciona também todos os documentos e práticas do SGI, aplicáveis à Secional e às Subseções da OAB SP.
O referido Manual do Sistema de Gestão Integrado, como todo documento do Sistema, tem uma capa idêntica à dos Procedimentos, que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc.
OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .
Anexo 3 – Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado
Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado
Revisão: ___
Título Código Revisão
Análise Crítica pela Direção PRO.QUALI 005/04 00
Manual do Sistema de Gestão Integrado MGI.PRESI 001/05 00
Data: ___/___/___
_______________________________ Assinatura do Coordenador do SGI
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Anexo 4 - Modelo do Registro de Histórico de Mudança
Registro de Histórico de Mudança
HISTÓRICO DE MUDANÇA Documento: PRO.QUALI 001/05
Revisão Motivo da Mudança Data
06 Alteração nos itens 02, 03, 04.
09.11.2010
Assinatura do Coordenador do SGI
OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .