• Nenhum resultado encontrado

PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS"

Copied!
16
0
0

Texto

(1)

E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E

APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Código: PRO.QUALI 001/05 Folhas: 16 Revisão: 09 Data: 25.08.2017 Elaborado por:

____________________

Tânia Carlos de Araujo

Verificado por:

____________________

Berilo Gonçalves de Oliveira

Aprovador por:

____________________

Dra. Gisele Fleury Charmillot

(2)

OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 1. Objetivo

Definir os diversos tipos de documentos e a forma como os mesmos são elaborados e aprovados para atender aos requisitos do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP. 2. Referências Norma NBR ISO 9000:2015; Norma NBR ISO 9001:2015; Norma NBR ISO 14004:2015. 3. Áreas Envolvidas

Secional e Subseções da OAB SP

4. Definições

Documento: informação e o meio no qual ela está contida.

Registro: documento que apresenta os resultados obtidos ou provê evidências de atividades realizadas.

Revisão de Documentos: é a atividade executada por Colaboradores de mesma função daquele que elaborou o documento. A revisão pode ser necessária para incluir, remover, alterar ou substituir conceitos, definições, sequência de atividades ou de registros.

Histórico da Revisão: é a exposição detalhada do motivo da revisão. Identificação da Revisão: é o modo de identificar o local (barras

verticais à esquerda e à direita) do texto alterado.

Lista Mestra de Documentos: é o documento que relaciona todos os documentos atuais, pertencentes ao Sistema de Gestão Integrado da OAB SP.

Conjunto de Documentos do SGI da OAB SP: Manual do Sistema de Gestão Integrado (MGI), Planejamento do Sistema de Gestão Integrado (PLA), Procedimentos (PRO), Programas (PRG) e Instrução Técnica-Operacional (ITO).

(3)

E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 5. Descrição

5.1 Elaboração de proposta de documento

Todos os Colaboradores podem propor novos Procedimentos ou

outros documentos para o Sistema de Gestão Integrado da OAB SP.

Todas as propostas, no formato definido neste Procedimento, em

forma de minutas e identificadas como tal, são submetidas ao Superior Imediato do autor que, se considerar adequado, encaminhadas para o(s) responsável(is) pelo(s) respectivo(s) processo(s), para análise da consistência, da pertinência e da adequação ao propósito ao qual se destina o documento.

5.2 Da aprovação da proposta

Após a aceitação da proposta pelo Superior Imediato do

proponente e pela(s) Área(s) envolvida(s) com o Procedimento elaborado, o documento do Sistema de Gestão Integrado é encaminhado para o Coordenador do SGI, para verificação quanto a eventuais conflitos com os demais documentos e definição da respectiva codificação.

Por último, os documentos com extensões (Manual do Sistema de

Gestão Integrado (MGI), Planejamento do Sistema de Gestão Integrado (PLA), Procedimento (PRO), Programa (PRG)), são encaminhados ao Representante da Direção, com vistas à devida análise e aprovação final.

Em se tratando dos documentos com extensão (ITO), Instrução

Técnica-Operacional, esses deverão ser submetidos à aprovação do superior imediato e do Coordenador do Sistema de Gestão Integrado.

Caso a sistemática ou a rotina proposta implique no

desenvolvimento de sistema informatizado, após aprovação final, deve ser submetida à apreciação e manifestação do Gerente da Área de Informática, o qual se incumbirá de levar a proposta a efeito.

5.3 Codificação e formatação do documento

A codificação dos documentos do Sistema de Gestão Integrado

segue o modelo constante do Anexo 1. Todos os documentos seguem as formatações apresentadas no Anexo 2, que definem os padrões adotados pelo Sistema de Gestão Integrado da OAB SP.

5.4 Distribuição dos documentos

(4)

OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

Procedimento de Controle de Documentos = PRO.QUALI 002/05 – e

realiza a sua distribuição, isto é, libera o acesso, para leitura, a todos os Colaboradores envolvidos com o SGI.

5.5 Revisões dos documentos

Podem ser necessárias revisões nos documentos do Sistema de

Gestão Integrado da OAB SP em função de mudanças Organizacionais, Não Conformidades levantadas em Auditorias, soluções propostas para Ações Corretivas, identificação e tratamento de Riscos e Oportunidades, recomendações da Diretoria em Reuniões de Análise Crítica pela Direção, sugestões de Colaboradores ou de Inscritos, dentre outros.

A revisão de um documento segue a mesma sistemática da

elaboração, até à aprovação pelo Representante da Direção, conforme definido nos itens de 5.1 a 5.4 deste Procedimento.

O número de referência a cada revisão é alterado,

acrescentando-se uma unidade numérica na página de capa.

A identificação do texto alterado se dará com a aposição de

barras paralelas ao mesmo.

Nota: no caso de ocorrências de erro ortográfico ou de digitação,

a correção será efetuada somente na próxima revisão do documento.

De posse do documento revisado e aprovado, o Coordenador do

SGI procede à identificação do original anterior como “OBSOLETO”,

preenche o Registro de Histórico de Mudança (Anexo 4), relatando o motivo da revisão. Na sequência, substitui a via ultrapassada em seu arquivo físico, altera a Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP e distribui conforme o Procedimento de Controle de Documentos PRO.QUALI 002/05.

5.6 Garantia da segurança das informações

Os documentos originais (atuais ou revisados) em meio físico

(papel), são arquivados em local protegido contra acesso indevido, alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a integridade das informações disponíveis.

Para os documentos veiculados em meio eletrônico, por

intermédio da intranet da OAB SP, são observadas as regras de segurança da Área de Informática contra vírus, acessos indevidos (hackers), alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a consistência das informações disponíveis.

Além disso, os documentos devem conter a tarja em marca

(5)

E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

para que, quando impressa em meio físico, não se prestar como justificativa para Ato Administrativo, uma vez que a OAB não adota o Procedimento de “Cópia Controlada”.

Todos os documentos, disponibilizados em meio eletrônico para

alterações pelas Áreas Gestoras, serão encaminhados pela Coordenadoria

do SGI, conterão tarja em marca d’água ‘‘EM REVISÃO’’ e a data da sua

expedição.

Após a revisão, a Área devolverá o arquivo lógico atualizado para

o SGI e não deverá manter cópias físicas ou lógicas, a fim de inibir o uso de edições desatualizadas pelos colaboradores das Áreas.

5.7 Sequência de Atividades

A sequência das atividades descritas neste Procedimento está

representada graficamente, no Fluxograma do Padrão de Elaboração de Documentos do Sistema de Gestão Integrado (Anexo 5).

6. Indicadores de Desempenho

Não aplicável.

7. Anexos

Anexo 1 Definição da codificação dos documentos do Sistema de Gestão

Integrado

Anexo 2–A Definição do padrão de elaboração de Procedimentos ou

instruções técnicas do Sistema de Gestão Integrado

Anexo 2–B Definição do padrão de elaboração do Planejamento do Sistema

de Gestão Integrado

Anexo 2 – C Definição do padrão de elaboração do Manual do Sistema de

Gestão Integrado da OAB SP

Anexo 3 – Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão

Integrado

Anexo 4 – Modelo do Registro de Histórico de Mudança

Anexo 5 – Fluxograma do padrão de elaboração de Documentos do Sistema

(6)

OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

Anexo 1 – Definição da codificação dos documentos do Sistema de

Gestão Integrado.

A codificação dos documentos é dada pelos seguintes campos:

Os três primeiros campos são alfabéticos e definem o Tipo De

Documento (TDD).

Os próximos cinco campos são alfabéticos ou alfanuméricos,

representando a área emissora do documento, seguindo a tabela constante deste anexo (ÁREA).

Os três campos seguintes são numéricos e seqüenciais, por Área

emissora do Procedimento (NNN).

Os dois últimos campos são numéricos, indicando o ano da

emissão inicial do documento (AA). Exemplo: TDD.ÁREA.NNN/AA

TABELA DE CODIFICAÇÃO POR TIPO DE DOCUMENTO

TDD Tipo De Documento

MGI Manual do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP

PLA PLAnejamento da Gestão Integrada

PRG PROgrama

PRO PROcedimento

(7)

E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

TABELA DE CODIFICAÇÃO DAS ÁREAS

SIGLA ÁREA CONSE DIRTE PRESI SECGE SECAD VIPRE DIREP DIRETORIAS E AFINS Conselho Secional Diretor Tesoureiro Presidência Secretário Geral

Secretário Geral Adjunto Vice-Presidência

Diretor Representante da Direção no SGI

ASSPR CDHUM CELEI COMUN PRERR ETCOR GABPR GPTED SECPR SECON ETICA

ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR PRESIDENTE Assessoria da Presidência

Comissão de Direitos Humanos Comissão Eleitoral

Comunicações

Direitos e Prerrogativas

Corregedoria do Tribunal de Ética Gabinete da Presidência

Gabinete do Presidente do TED Secretaria da Presidência Secretaria do Conselho

Turmas Disciplinares do Tribunal de Ética e Disciplina

BIBLI CAMAR ESASP EXAME GABVP SECOM QUALI

ÁREAS SUBORDINADAS ÀO DIRETOR VICE-PRESIDENTE Biblioteca

Câmaras Recursais

Escola Superior de Advocacia Estágio e Exame de Ordem Gabinete da Vice-Presidência Secretaria das Comissões Sistema de Gestão Integrado

ARQUI ASJUD OBRAS GABSG REHUM SUBSE TRAFE

ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL Arquivo

Assistência Judiciária

Comissão de Obras e Patrimônio Gabinete da Secretaria Geral Recursos Humanos

Departamento de Subseções (*) Tráfego

(8)

OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . ATEND CADAS COPRO GABSA INSCR JURID OUVID PROTO INFRA SINAD SOADV SUPRI

ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL ADJUNTO

Atendimento Cadastro

Comissão Processante

Gabinete da Secretaria Geral Adjunta Inscrições

Jurídico Ouvidoria

Protocolo Geral

Obras e Serviços Operacionais

Serviços e Informações ao Advogado – Sé Sociedades de Advogados Suprimentos CONTA CONFI FINAN GABTE INFOR

ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR TESOUREIRO Controladoria Contábil Controladoria Financeira Financeiro Gabinete da Tesouraria Informática COMAD GABMA

ÁREAS SUBORDINADAS À DIRETORIA DA MULHER ADVOGADA

Comissão da Mulher Advogada

Gabinete da Diretoria da Mulher Advogada

CEVEN

ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR ADJUNTO DE CULTURA E EVENTOS

Cultura e Eventos

(*)

Relação completa das Subseções encontra-se disponibilizada na Intranet, na área do Departamento de Subseções.

Exemplo:

TDD DEPTO NNN AA

PRO QUALI OO2 05

Procedimento da Área do Sistema de Gestão Integrado nº. 2 - elaborado em 2005.

(9)

E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

Anexo 2 A – Definição do padrão de elaboração dos Procedimentos ou Instruções Técnicas do Sistema de Gestão Integrado.

NOTA: Todos os documentos do Sistema de Gestão Integrado são elaborados,

preferencialmente, em letra tipo “Arial”, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta. Página Inicial

NOME DO PROCEDIMENTO

Código:

Folhas:

Revisão:

Data:

Elaborado por: ________________

(Responsável pela Área)

Verificado por: ________________

(Coordenador do SGI)

Aprovado por: _________________

(10)

OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . Página Inicial

NOME DA INSTRUÇÃO TÉCNICA

OPERACIONAL

Código:

Folhas:

Revisão:

Data:

Elaborado por: ____________________

(Responsável pelas Informações)

Verificado por: _____________________

(Coordenador do SGI)

Aprovado por: _____________________

(11)

E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 1. Objetivo

Deve constar, de forma clara e sucinta, a real finalidade da emissão do Procedimento ou da Instrução Técnica Operacional.

2. Referências

Devem constar todas as leis, normas, regulamentos e documentos utilizados para a elaboração do procedimento ou da instrução técnica operacional.

Os documentos (leis, normas, regulamentos) referenciados no

Procedimento do Sistema de Gestão Integrado, que não apresentarem o ano de sua edição, são considerados sempre na edição mais recente.

3. Áreas Envolvidas

Relacionar as Áreas da Secional e/ou Subseções que estarão envolvidas com as atividades relacionadas no Procedimento ou na Instrução Técnica Operacional.

4. Definições

Quando aplicável, são utilizadas as definições constantes das Normas Internas ou aquelas apresentadas nas normas NBR ISO 9000:2015 e NBR ISO 14001:2015

5. Descrição

As atividades devem estar descritas em ordem cronológica e os responsáveis por sua execução explicitamente definidos.

6. Indicadores de Desempenho

Se aplicável, a definição do Indicador de Desempenho deve conter claramente descrita, a fórmula de cálculo, o responsável pela coleta, a periodicidade e o tipo de análise que deverá ser efetuada nos dados colhidos.

7. Anexos

Neste tópico devem constar os modelos, fluxogramas, tabelas e registros que serão utilizados, os quais ficarão anexos ao Procedimento ou à Instrução Técnica Operacional editada.

(12)

OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

Anexo 2 B – Definição do padrão de elaboração do Planejamento do

Sistema de Gestão Integrado.

Os Planejamentos do SGI são documentos elaborados para um determinado processo ou para um conjunto de processos, em forma de matrizes ou tabelas, que têm por finalidade (conforme aplicável) definir:

O QUE = a atividade a ser desenvolvida;

QUEM = o cargo do responsável pela execução da atividade; COMO = o método de execução da atividade;

QUANDO = o período em que a atividade é executada;

PORQUE = a finalidade ou objetivo da execução da atividade; ONDE (LOCAL) = o local onde será executada a atividade; ONDE (REGISTRO) = onde será registrada a atividade;

QUANTO = o Indicador de Desempenho para monitoramento e medição da atividade.

O Planejamento, como todo documento, tem uma capa idêntica à dos Procedimentos que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc.

(13)

E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

Anexo 2 C – Definição do padrão de elaboração do Manual do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP.

NOTA: Todos os documentos do Sistema de Gestão Integrado serão

elaborados em letra padrão “Arial”, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta. O Manual do Sistema de Gestão Integrado é um documento estratégico, que apresenta o escopo de implantação do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP, bem como o que ela faz para atender aos requisitos das Normas ABNT NBR ISO 9001:2015 e NBR ISO 14001:2015.

Esse manual contém informações sobre a Política do Sistema de Gestão Integrado, os Objetivos do Sistema de Gestão Integrado, o Mapeamento dos Processos e sua inter-relação, além das atribuições e responsabilidades.

O Manual do Sistema de Gestão Integrado relaciona também todos os documentos e práticas do SGI, aplicáveis à Secional e às Subseções da OAB SP.

O referido Manual do Sistema de Gestão Integrado, como todo documento do Sistema, tem uma capa idêntica à dos Procedimentos, que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc.

(14)

OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

Anexo 3 – Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado

Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado

Revisão: ___

Título Código Revisão

Análise Crítica pela Direção PRO.QUALI 005/04 00

Manual do Sistema de Gestão Integrado MGI.PRESI 001/05 00

Data: ___/___/___

_______________________________ Assinatura do Coordenador do SGI

(15)

E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

Anexo 4 - Modelo do Registro de Histórico de Mudança

Registro de Histórico de Mudança

HISTÓRICO DE MUDANÇA Documento: PRO.QUALI 001/05

Revisão Motivo da Mudança Data

06 Alteração nos itens 02, 03, 04.

09.11.2010

Assinatura do Coordenador do SGI

(16)

OAB São Paulo Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 – Revisão 09 E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

Referências

Documentos relacionados

insights into the effects of small obstacles on riverine habitat and fish community structure of two Iberian streams with different levels of impact from the

[r]

Este questionário tem o objetivo de conhecer sua opinião sobre o processo de codificação no preenchimento do RP1. Nossa intenção é conhecer a sua visão sobre as dificuldades e

A etapa 1, de revisão, busca o reconhecimento de elementos e estruturas já estabelecidas; a etapa 2, promove a seleção de obras de arquitetura que permitam

A produção dos materiais está dirigida especificamente para disciplinas de projeto e para disciplinas de representação gráfica, que se reestruturam na perspectiva

Assim sendo, no momento de recepção de encomendas é necessário ter em atenção vários aspetos, tais como: verificar se a encomenda é para a farmácia; caso estejam presentes

Assim, este trabalho apresenta uma abordagem que tem como objetivo principal: (i) analisar a cobertura de código levando em consideração os fluxos de chamadas existentes no sistema

No primeiro, destacam-se as percepções que as cuidadoras possuem sobre o hospital psiquiátrico e os cuidados com seus familiares durante o internamento; no segundo, evidencia-se