Guia de referência rápida

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Gestão de Projetos

Um sistema para administrar a sua empresa. Desde

os contatos da sua agenda até o financeiro, passando

pelos projetos e tarefas. E tudo isso via internet, sem

precisar instalar nada em seu computador.

Para usar o seu sistema acesse o endereço abaixo,

entre com o usuário e senha cadastrados e conte com

o nosso suporte sempre que precisar.

Guia de referência rápida

Agenda

Na AGENDA você pode cadastrar pequenas tarefas, como ligações que devem ser feitas ou mesmo coisas pessoais. Use os LEMBRETES no lado direito da agenda. Quando estiver concluído, basta clicar na pequena caixa à esquerda da lixeira.

A

_B

C

- Escolha o mês de visualização navegando pelas setas < e >

A

B

C

Na agenda aparecerão, além dos EVENTOS criados diretamente, as TAREFAS e ETAPAS dos projetos que tenham prazo estabelecido.

- Criar novos eventos que irão diretamente para a agenda - Você poderá FILTRAR que tipo de evento aparecerá na agenda

Ao Criar ou Editar um evento você deve colocar um NOME, que será visível na agenda. Ao clicar como o DIA TODO, este evento marcará todo o quadro na tela. Para compartilhar com os outros usuários. basta clicar em

COMPARTILHAR. Para excluir um evento cadastrado, basta clicar no botão localizado no canto inferior esquerdo.

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Cadastros

Nos CADASTROS podem ser cadastrados clientes, fornecedores e parceiros, tanto pessoas físicas quanto jurídicas.

- Ao clicar no NOME você será direcionado ao RESUMO do Cadastro

A

B

C

- Para ALTERAR os dados de um cadastro clique no link

A

B

E

D

- Clique em ADICIONAR para criar um novo Cadastro

C

D

E

- Para EXCLUIR um Cadastro, clique na LIXEIRA

- Veja os colaboradores relacionados, edite ou adicione o primeiro Aqui você poderá manter os dados cadastrais dos seus clientes, fornecedores e adminstrativos, além das notas e contatos em cada empresa ou pessoa física. Os cadastros são basicamente os mesmos e alguns campos adicionais podem ser customizados através do menu ADMIN > OPÇÕES DE CADASTRO.

ADMINISTRATIVO: este é um tipo de cadastro diferenciado, pois

se trata de um fornecedor DA EMPRESA, e não do cliente. Exemplos disto podem ser a empresa de motoboy, o supermercado onde se fazem as compras ou o Sole. Já o FORNECEDOR seriam as empresas que prestam serviços/vendem para os seus clientes.

Na pesqusia, uma vez obtido o resultado você poderá exportar a lista para EXCEL ou CSV.

A

B

C

- Pode-se adicionar uma nota à uma empresa ou ao colaborador

A

B

C

- Escolha o tipo de comunicação que houve com o contato - Não há limite de caracteres na descrição da NOTA

As NOTAS são anotações que podem ser feitas no sistema, registrando desde um telefone para

determinado contato ou o recebimento de um email. É um recurso muito útil no caso de projetos longos, onde muitas vezes atas de reuniões devem ser

guardadas para consultas futuras ou mesmo registros de impressões sobre determinado cliente ou fornecedor.

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Dentro do gerencimento de projetos você contará com a barra lateral direita,

onde além de visualizar as últimas tarefas realizadas pelos usuários, você poderá acompanhar os prazos com o Gráfico de Gantt, visualizar as suas próprias tarefas e acessar os projetos que já foram arquivados e, se

necessário, reabrí-los.

Gráfico de Gantt, tarefas

e projetos arquivados

Projetos

- Ao clicar no NOME você será direcionado às TAREFAS daquele projeto

A

B

C

- Visualize todas as suas tarefas em aberto neste link

- Crie um novo PROJETO e defina nome, descrição e permissões

D

- Edite e gerencie o projeto: nome, detalhes e usuários

A

B

C

D

Ao clicar em PROJETOS ou GERENCIAR PROJETOS no menu, abrirá uma lista com todos os projetos ativos com descrição e tarefas.

Novo Projeto

A

B

C

D

- Nome que identificará o projeto em todas as listas

A

B

C

- Somente contatos marcados como CLIENTE serão listados - Previsão de início e fim, importante para o Gráfico de Gantt

D

TOTAL - pode criar, arquivar e editar projetos, assim como etapas e

tarefas. Automaticamente marcado para quem tiver acesso de Gestão de Projetos no ADMIN;

Como são as permissões de usuários

PARCIAL - Poderá editar tarefas, planilha de horas e ter acesso a todo

o projeto, exceto dados financeiros;

RESTRITO - visualizará apenas tarefas próprias;

SEM ACESSO - não terá acesso algum a todo o projeto.

E

- Permissões dos usuários cadastrados no ADMIN

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Tarefas

Tanto as etapas quanto as tarefas são criadas pelos usuários com permissão e são independentes umas das outras.

A

B

C

D

E

- Criar nova ETAPA do projeto, nada mais que um grupo de tarefas

A

B

C

- Expandir para mostrar as tarefas, Recolher para mostrar só as etapas e Ordenar para mudar o posicionamento das etapas

- Alterar NOME ou PRAZO da Etapa

D

- Situação das tarefas. Ao ser concluído sai da lista e pode ser encontrado no link da barra lateral (TAREFAS CONCLUÍDAS)

E

- Crie uma nova tarefa definindo usuário, prazo, título e descrição

Ícones das tarefas

Existem 3 ícones em cada tarefa:

- o relógio dá acesso à planilha de horas da tarefa e do projeto e quando tiver algum item, ficará azul indicando o total de horas; - a lixeira para excluir tarefa ou etapa;

- o cursor de movimento, para mover a tarefa para outra posição dentro da etapa ou para outra etapa.

Planilha de horas

Na barra lateral direita você terá um resumo de todo o seu projeto, indicando além dos dados básicos como cliente e descrição, um percentual do projeto que já está concluído - levando em conta a relação tarefas abertas/concluídas, a última tarefa realizada no projeto, o total de horas gastas de acordo com o preenchimento na planilha de horas e alguns links:

- Tarefas concluídas: um relatório de todas as tarefas já realizadas;

- Planilha de Horas: com todos os itens cadastrados;

- Histórico: as ações de cada usuário no projeto;

- Gerenciar Projeto: Editar, excluir, permissões ou arquivar projetos;

- Financeiro: todos os lançamentos no FINANCEIRO relacionados ao projeto.

Resumo do projeto

- Você poderá pesquisar por usuário, projeto ou período e exportar

A

B

C

- Descrição da TAREFA onde estão incluídas as horas

- Campos para editar/incluir a data, hora de início, hora final (realizada ou prevista) e descrição do que foi feito.

Com a planilha preenchida você poderá, por exemplo, comparar a carga horária de um projeto com o valor recebido pelo mesmo.

A

B

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Com apenas 1 click o usuário autorizado poderá visualizar todo o andamento do projeto através de gráficos e tabelas, sem consultas complicadas.

- Totais de entrada e saída financeira quitados do projeto.

A

B

C

D

E

A

B

C

D

E

F

- Lançamentos de entrada e saída financeira do projeto, tanto em aberto quanto quitados, exibindo a proporção de cada situação. - Gráfico que exibe a proporção de tarefas x colaborador e suas respectivas situações.

- Análise da carga horária ocupada por cada colaborador no projeto.

- Gráfico que demonstra, na escala de tempo do projeto (dias, semanas ou meses) a carga horária de cada etapa.

F

- Gráfico que demonstra, na escala de tempo do projeto (dias, semanas ou meses) a carga horária total do projeto.

Para que os gráficos tenham real efeito devem ser cadastrados todos os itens em um projeto, como a planilha de horas por exemplo. No financeiro deve-se fazer a correta relação entre os lançamentos e o projeto a que pertencem, preenchendo para isso o campo PROJETO RELACIONADO.

Dados dos gráficos

Arquivos

Relatório gerencial do projeto

Tarefas

Para que os gráficos tenham real efeito devem ser cadastrados todos os itens em um projeto, como a planilha de horas por exemplo. No financeiro deve-se fazer a correta relação entre os lançamentos e o projeto a que pertencem,

preenchendo para isso o campo PROJETO RELACIONADO.

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Na lateral direita da lista de lançamentos você poderá ver o total de entrada e saída do seu financeiro. O Saldo no

Período é a diferença entre entrada e

saída listado, seja no mês vigente ou no período especificado. O Saldo

Acumulado é o saldo total de todos os

lançamentos QUITADOS e abaixo será detalhado por conta corrente cadastrada, que se clicada listará os lançamentos que compõe este valor. Além dos saldos você poderá também fazer TRANSFERÊNCIAS entra as contas correntes, EXPORTAR ou gerar um FLUXO DE CAIXA.

Financeiro

- No PESQUISAR você poderá fazer um busca por contato, colaborador, projeto, conta corrente, centro de custo, estabelecer faixas de valores ou um período determinado

A

B

C

- Navegue pelos meses através das setas < e >

D

- Escolha o que será listado: lançamentos EM ABERTO, QUITADO ou TODAS as situações

E

- Escolha também: lançamentos de ENTRADA, DÉBITO ou TUDO

F

- Altere em BLOCO os lançamentos selecionados, como situação, conta corrente, datas, centros de custos ou categorias

Na tela de lançamentos serão listados, por padrão, apenas os lançamentos do mês corrente, de acordo com o FILTRO, salvo na PESQUISA.

A

B

C

D

E

F

G

H

G

- Lançamentos em amarelo significam que estão em ATRASO

CATEGORIAS: formas de diferenciar os diversos lançamentos no seu financeiro, classificando-os de maneira mais específica. Por exemplo, tu podes cadastrar uma categoria COMUNICAÇÃO e dentro deste colocar INTERNET e TELEFONE

CONTAS CORRENTES: podem englobar tanto as contas em bancos como o caixinha, por exemplo. Em cada lançamento você poderá indicar para qual conta deverá entrar ou sair o dinheiro mobilizado

CENTROS DE CUSTOS: servem para classificar a origem do custo e categorizar melhor para onde estão indo as despesas.

Crie CATEGORIAS para agrupar os gastos ou receitas que são importantes para o FLUXO DE CAIXA, para que se possa ao final de um período fazer um levantamento preciso e rápido de como gira a parte financeira da sua empresa. Categorias como Material de Escritório, Aluguel, Serviços de Terceiros, Gasolina são ótimos exemplos.

Dicas de cadastramento

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D

- Data de vencimento, no caso de APENAS UMA VEZ

E

- Se for o caso, poderás especificar um documento (recibo, NF, etc)

F

- Para um melhor controle do seu financeiro, especifique os campos indicados

G

- Relacione a um PROJETO para ter o RELATÓRIO GERENCIAL DO PROJETO

A

B

C

D

E

F

G

- Determine se o lançamento será uma ENTRADA ou SAÍDA

A

B

C

- Escolha o CONTATO relacionado ou nenhum

- Especifique a forma do vencimento: APENAS UMA VEZ, AGENDADO ou PARCELADO

Financeiro

Gere um FLUXO DE CAIXA (FINANCEIRO > LANÇAMENTOS, barra direita) e tenha uma previsão das entradas e saídas do financeiro da sua empresa.

Visualize diversos gráficos em FINANCEIRO > GRÁFICOS sobre a

movimentação financeira da sua empresa, através de categorias, entrada x saída ou contas correntes.

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Escolha para qual COLABORADOR,

previamente cadastrado, será dado o usuário. Não será permitido dar 2 usuários para um mesmo colaborador.

- Crie novos cadastros de empresas que usam o Sole

A

B

C

- Identificação da empresa que está como padrão no sistema - Altere o cadastro que será padrão nas impressões

A

B

- Permissões totais do sistema, sendo que o Gestão de Projetos dá total acesso aos projetos e a edição dos mesmos.

A

B

- Serão listados os projetos ATIVOS para o cadastro de permissões, conforme visto na parte de PROJETOS.

Admin

Nesta área o usuário poderá gerenciar os arquivos enviados nos projetos e nas anotações, além de enviar arquivos que não estejam vinculados a nenhum documento.

A

B

C

- Colaboradores colocados como INATIVOS não aparecem no sistema

A

B

C

- Altere os dados cadastrados de uma colaborador

- Ao EXCLUIR um colaborador o usuário vinculado também será deletado

A

B

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Desenvolvendo idéias. Simplificando processos.

Fone: 51 3762.1077 - www.29sul.com.br

29 SUL

Os Grupos de Contatos servem para categorizar os Contatos de forma a facilitar, por exemplo, a exportação da lista para Excel ou fazer a pesquisa.

As ATIVIDADES servem para diferenciar fornecedores ou ramos dos clientes de forma a facilitar, por exemplo, a exportação da lista para Excel ou fazer a pesquisa.

Admin > Opções de Cadastro

Registre os campos adicionais que julgar necessário no

Cadastro.Ex:(Período de entrega, Ponto de referência). Desta forma você poderá personalizar o seu formulário.

Registre as datas que julgar necessário no Cadastro.Ex:(Data de Cadastro, Aniversário). Com estes campos você terá informações adicionais para futuras pesquisas.