O que não fazer em caso de violação? 19
Tipos de banco de dados 22
Conclusão 27
Bancos de dados são repositórios de informações organizadas que podem armazenar praticamente todos os tipos de dados imagináveis, classificar essa informação e entregá-la com um clique.
São eles que ajudam os proprietários de PMEs a organizar e rastrear seus clientes, inventário e funcionários.
Neste e-book, você vai entender a importância de usar um banco de dados, descobrir como mantê-lo seguro e conhecer os tipos mais comuns encontrados no mercado. Vamos lá?
Pequenas empresas geralmente veem suas estruturas de TI como algo que deve atender apenas às suas necessidades imediatas. Por isso mesmo, é fácil ver companhias que dão conta de suas operações com algumas planilhas no Excel e um arquivo para rastrear seus principais clientes. Entretanto, conforme um negócio começa a crescer, o fracasso em implementar um bom banco de dados pode dificultar o sucesso do seu empreendimento.
Certamente você tem alguns dados relacionados a seus clientes, empregados e contas bancárias. Eles devem ser salvos em múltiplos formatos como:
• texto;
• imagens;
• números;
• áudio;
• vídeo etc.
Cada um, de acordo com a necessidade de cada informação em particular. Guardar tudo isso em máquinas locais pode funcionar bem no começo, mas deve trazer problemas, à medida que o volume desses dados aumente.
Armazenar uma pequena quantidade de dados na planilha está correto, mas essa demanda pode aumentar a qualquer momento e tornar a solução ultrapassada. Então, armazenar dados em várias planilhas criará um problema de velocidade e vai trazer riscos à integridade das informações — quem nunca passou pela temível situação de ver seu arquivo “corrompido”?
E, mesmo que nenhum dano ocorra, sua empresa ainda vai perder muito tempo para encontrar um registro, em meio aos vários contidos em uma planilha eletrônica.
Outro problema é que dados não são estáticos. Várias pessoas não podem editar um mesmo arquivo ao mesmo tempo. Então, atualizar os dados se torna uma tarefa complexa, requer uma espera bem longa.
Chegamos à questão da precisão das informações. Quando o usuário faz a entrada de dados em arquivos, pode acabar cometendo um erro ou outro, devido à falta de validação. Ortografia errada, datas equivocadas e quantidades sem sentido deixam tudo um caso — e fica difícil de manter informações precisas.
E como se isso não bastasse, há ainda a preocupação com a segurança. Você não pode proteger dados nos arquivos de texto e nas planilhas. Qualquer pessoa pode acessá-los e ler seu conteúdo. Armazenar informação importante — como dados bancários, por exemplo — é receita certa para um desastre.
Então, se as planilhas são ótimas para realizar cálculos, por outro lado, não são a melhor opção para lidar com muita informação. Uma ferramenta de gerenciamento mais inteligente para isso são os bancos de dados. Não acredita? Confira 5 motivos para adotá-los em sua organização:
CENTRALIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Seu negócio está crescendo e você tem funcionários para ajudá-lo a executar boa parte das tarefas.
Entretanto, manter o controle da quantidade de dados disponível pode ser complicado. Bons bancos de dados ajudam a gerenciar todas as informações de que seu negócio precisa para funcionar, de forma centralizada, confiável e segura.
MELHORA DA SUA GESTÃO DE RH
Usar um banco de dados para o RH, por exemplo, ajuda na gestão dos registros das equipes, economizando tempo e dinheiro.
Essas ferramentas agilizam boa parte das tarefas de RH, pois automatizam atividades rotineiras e aceleram o processamento de dados como folhas de pagamento. Com elas, você terá mais tempo para se concentrar em gerir seus negócios.
EFICIÊNCIA NA GESTÃO DO RELACIONAMENTO COM O CLIENTE
Se os clientes são a força vital da sua empresa — e, não se engane, eles são — um bom banco de dados para gerenciar o relacionamento com eles precisa ser o centro de todo seu planejamento.
Bancos CRM (Customer Relationship Management, ou gerenciamento do relacionamento com o cliente) contêm recursos completos, que são poderosos o suficiente para armazenar e processar tudo:
• detalhes de contato com o cliente;
• histórico de interação com eles;
• novos clientes potenciais;
• leads;
• oportunidades de negócios.
Alguns podem até ajudá-lo a executar e rastrear campanhas de marketing.
PRECISÃO NO RASTREIO DE INVENTÁRIO
Um bom banco de dados também ajuda a gerenciar bem seu estoque. Nessa tarefa, normalmente um gestor corre dois riscos (opostos, mas igualmente prejudiciais):
• comprar demais, deixar tudo acumulando poeira na prateleira e correndo o risco de ter desperdício;
• comprar de menos, decepcionando seus clientes e prejudicando a reputação de seu negócio.
Se você rastreia seu inventário manualmente — ou faz isso com a ajuda de planilhas —, é fácil confundir e cometer erros.
Com um banco de dados de rastreamento de estoque, esses riscos são evitados e é possível minimizar vendas perdidas, aumentando as oportunidades de crescimento da sua empresa.
PLANEJAMENTO PARA O CRESCIMENTO
Se todos esses motivos ainda não forem o suficiente para convencer você sobre a importância de utilizar bancos de dados, o planejamento para o futuro é. A maior parte deles possui recursos para gerar relatórios que podem analisar dados de entrada e até rastrear produtividade, por exemplo.
Por isso, eles são capazes de antecipar futuras tendências e necessidades de seus clientes. Um sistema de banco de dados robusto pode ser o recurso mais valioso para empresas comprometidas com suas estratégias de crescimento.
Não só a coleta de dados se torna cada vez mais complexa e sofisticada como a segurança dos dados também ganha relevância. Por isso, selecionamos algumas estratégias para evitar a perda de informações e a violação de informações em seu negócio, além de atitudes que você deve evitar, no caso de uma invasão.
INVESTINDO EM TRANSPARÊNCIA
Primeiro, é preciso ter a informação clara sobre a localização das informações mais importantes a respeito de seus funcionários e dados corporativos.
Além disso, você deve saber exatamente quem tem acesso a esses dados.
É importante conhecer o nível de sensibilidade das suas informações. Muitas vezes, existem elementos extremamente sensíveis nos bancos de dados — como números de contas, por exemplo — que não são úteis à maioria dos seus funcionários. Esses elementos pedem maior proteção.
Remover dados sensíveis e raramente usados de seus bancos de dados aumenta a disponibilidade das outras informações — aquelas de acesso mais amplo — e reduz os custos com segurança.
DEFININDO POLÍTICAS DE USO
Desenvolva uma política de uso clara, que explique a todos os envolvidos qual a forma certa de lidar com as informações corporativas.
É ideal que essa política também defina o que deve ser feito, em caso de violação. Cumpra essas regras à risca, para garantir a inviolabilidade dos dados.
Revise e atualize essas normas sempre que for preciso, para mudar ou incluir pontos importantes.
A maioria dos problemas de segurança de dados acontece por causa de políticas e padrões pobres, que direcionam os investimentos para soluções e técnicas ultrapassadas e deficientes. Antes de implementar estratégias de segurança, as empresas precisam consultar os principais interessados, ou seja: seus funcionários que têm informações a proteger. São eles que podem ajudar a TI na identificação, categorização e proteção precisas de suas bases de dados.
CRIANDO UM PLANO
Certifique-se de que sua empresa tem um plano de respostas para incidentes internos e detém os recursos adequados para lidar com o vazamento de informações ou com a perda de dados corporativos.
Prepare-se para qualquer possível violação de segurança — mesmo que pareça ser improvável
— e tenha um plano abrangente para responder a isso.
Capturar e reter o tráfego em seu banco de dados para relatórios e investigações é um componente crítico desse plano e ajuda a garantir que, quando um acesso não autorizado acontecer, você tem os meios para descobrir a origem do problema e resolvê-lo.
FAZENDO AUDITORIAS FREQUENTES
A auditoria do seu banco de dados precisa ser independente do sistema em que será aplicada. A trilha de auditoria deve conter detalhes apropriados. O que as pessoas muitas vezes não percebem é que os bancos de dados têm arquiteturas complexas e, para entendê-los, é preciso olhar para o todo. Isso significa traçar um plano de auditoria abrangente o bastante para verificar a funcionalidade de todas as peças críticas.
E se o pior acontecer e sua empresa experimentar uma situação em que dados sensíveis sejam vazados ou perdidos? Aqui estão alguns erros comuns que você não deve cometer:
LIGAR O COMPUTADOR
Ligar um computador importante para investigar um banco de dados comprometido pode sobrescrever arquivos sensíveis. Os computadores comprometidos não devem ser usados e precisam ficar armazenados em um local seguro, até que possam ser periciados por um especialista.
DESLIGAR O COMPUTADOR
Se o computador em questão estiver funcionando no momento em que for descoberta a violação, ele deve ser desligado da maneira menos prejudicial possível.
A melhor opção é esperar um especialista em informática certificado chegar ao local ou, ainda, confiar a tarefa a um funcionário de TI sob supervisão desse mesmo especialista.
NAVEGAR PELOS ARQUIVOS
Mesmo que o pior tenha acontecido, resista à tentação de fazer uma vistoria por conta própria. O ato de olhar causa problemas para recuperar evidências no futuro. Navegar por arquivos eventualmente vai causar alterações — como, por exemplo, nas datas de modificação —, o que pode tornar impossível dizer exatamente quando ele foi excluído, copiado ou violado.
Existem vários tipos de bancos de dados categorizados com base em sua função. Conheça, a seguir, alguns deles e saiba como diferenciá-los dos demais:
BANCOS DE DADOS OPERACIONAIS Bancos de dados operacionais armazenam os dados relacionados às operações de uma empresa. Geralmente, eles são organizados em linhas funcionais — como marketing e produção, por exemplo.
Na sua operação diária, uma organização gera uma enorme quantidade de dados. Seja em atividades como compras e gerenciamento de estoques ou mesmo durante suas transações.
Todas essas informações são coletadas em um banco de dados operacional, que permite que informações sejam alteradas e manipuladas conforme necessário.
BANCOS DE DADOS DO USUÁRIO FINAL
Os bancos de dados do usuário final são compartilhados por múltiplos utilizadores e contêm informações destinadas a usuários finais, como gerentes em diferentes níveis.
Eles podem não estar preocupados com transações individuais — que são aquelas encontradas em bancos de dados operacionais — e, por isso, precisam dos bancos de dados de usuário final.
Ali, podem encontrar informações resumidas com facilidade. Embora bancos de dados operacionais também possam oferecer esse serviço, eles seriam bastante lentos em sua execução, já que não foram projetados para esse propósito.
BANCOS DE DADOS CENTRALIZADOS
Bancos de dados centralizados, por outro lado, armazenam toda a informação, programas e aplicativos em uma instalação central. Usuários em diversas localidades podem acessá-lo para processar informação.
E o controlador envia transações aos programas e apps relevantes, que retornam dados apropriados do banco de dados para processar a transação atual.
A validação e verificação de dados é realizada pelos programas e aplicativos no centro de dados e um número de registro é atribuído para cada informação. O escritório local apenas continua gravando dados e quase nunca os processa.
BANCOS DE DADOS DISTRIBUÍDOS
Bancos de dados distribuídos são exatamente o que seu nome insinua. Neles, os dados permanecem distribuídos em vários locais de uma grande organização. Mas como os sites estão vinculados entre si por meio de links de comunicação toda a coleção de dados, feita em múltiplos locais, constitui um banco de dados único e útil para o negócio.
Eles reduzem a necessidade de comunicação e garantem que as informações locais, cheias de detalhes, permaneçam armazenadas em instalações locais.
BANCOS DE DADOS PESSOAIS
Bancos de dados pessoais são mantidos em computadores pessoais e contêm informações que se destinam apenas a um número limitado de pessoas — geralmente, localizadas dentro de um mesmo departamento.
BANCOS DE DADOS COMERCIAIS
Todo banco de dados cujo acesso é fornecido aos usuários como um serviço é chamado de banco de dados comercial. Esses bancos contêm informações que usuários internos exigem, mas não necessariamente possuem. O acesso a esses bancos é vendido, e eles são bastante comuns em setores como o financeiro.
Neste e-book, você teve a oportunidade de descobrir qual a função de um banco de dados e por que é vantajoso para a sua empresa investir em um. Além disso, conferiu algumas dicas para mantê-lo em segurança e garantir a proteção das informações de seu negócio.
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