SA. 02 GERENCIAMENTO DE CADASTRO MACROPROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO GERENCIAMENTO DE CADASTRO

(1)

Gestor: ADMINISTRAÇÃO Código: SA. 02 Página: 1 de 17 Nº Versão/Data: Validade: 5.0 – 06/04/2015 ABRIL/2016 1 SA.02 –GERENCIAMENTODECADASTRO

1 OBJETIVO ... 2

2 ABRANGÊNCIA ... 2

3 DOCUMENTOSRELACIONADOS ... 2

4 PROCEDIMENTOS ... 2

4.1 DEFINIÇÃODOSERVIÇOESUAABRANGÊNCIA ... 2

4.2 BANCODEDADOS ... 2

4.3 OBTENÇÃOEATUALIZAÇÃODEDADOS ... 3

4.3.1 SINDICAD(ATUALIZAÇÃO) ... 4

4.4 PESQUISA,CONFIRMAÇÃOOULEVANTAMENTODEDADOSCADASTRAIS ... 4

4.5 ENVIODEE-MAILSDAFECOMERCIO ... 4

4.5.1 DEFINIÇÃO DO FORMATO E CONTEÚDO ... 4

4.5.2 ENVIO ... 5

4.5.3 MAILINGS DE EVENTOS E PARCEIROS... 6

4.6 ENVIODEE-MAILSPARACAMPANHAS ... 6

5. REGISTROSHISTÓRICODODOCUMENTO ... 7

6. HISTÓRICODODOCUMENTO ... 8

7. ANEXOS ... 9

7.1 PLANILHA “LEVANTAMENTO DE DADOS –GERENCIAMENTO DE CADASTRO” ... 10

7.2 FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS PARA O GERENCIAMENTO DE CADASTRO (GC) ... 11

7.3 RELATÓRIO DE SERVIÇOS -EXEMPLO ... 14

7.4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ... 17

Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição

PAULA

MOURA

A

SSESSORIA DE

P

ROCESSOS

ANTONIO

CARLOS

BORGES

D

IRETORIA

E

XECUTIVA

BIBLIOTECA

LINK

E

INTRANET

SA. 02 – GERENCIAMENTO DE CADASTRO

MACROPROCESSO ADMINISTRATIVO PROCESSO GERENCIAMENTO DE CADASTRO

(2)

Gestor: ADMINISTRAÇÃO Código: SA. 02 Página: 2 de 17 Nº Versão/Data: Validade: 5.0 – 06/04/2015 ABRIL/2016 2

1. OBJETIVO

Definir a sistemática para as atividades de inclusão, manutenção e atualização da base de dados cadastrais de modo a assegurar informações precisas e confiáveis, bem como a sistemática para envio de ofícios, convites e comunicados oficiais via endereço eletrônico Institucional da Entidade.

2. ABRANGÊNCIA

Toda a estrutura da FecomercioSP

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

SEC. 02 – Ofícios e Textos

JUR. 02 - Filiação

4. PROCEDIMENTOS

4.1 DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA

É de responsabilidade da unidade de Gerenciamento de Cadastro (Serviços de Apoio) garantir a manutenção e atualização da base de dados cadastrais da Entidade e o envio de ofícios, comunicados e e-mails marketing, informativos digitais e físicos para o público interno e externo da FecomercioSP.

A atualização e manutenção dos dados cadastrais do público de interesse da Fecomercio SP é de fundamental importância, pois torna-se requisito para diversos procedimentos operacionais que compõe o SGQ.

4.2 BANCO DE DADOS

A unidade de

Gerenciamento de Cadastro

mantém o banco de dados de todos os cadastros Institucionais da Fecomercio SP, distribuídos nos seguintes sistemas:

(3)

 SINDICAD (Sistema de Dados Cadastrais dos Sindicatos);

 LAG (Lista de Autoridades Governamentais); Garantia de atualização das informações cadastrais pelo fornecedor, em tempo real.

 Planilha “Levantamento de Dados – Gerenciamento de Cadastro”, conforme anexo 1 (Registro dos dados cadastrais dos demais públicos de interesse da Fecomercio SP).

 Mail2Easy Plataforma de envio e gerenciamento de e-mail, usado somente para envio de campanhas, exportação de relatórios e importação de mails e informações gerais. (Somente e-mails, originados em sua maioria dos mailings de Eventos e Parceiros do Marketing e e-mails Institucionais);

Através destas ferramentas, exceto Mail2Easy, o Núcleo de “Gerenciamento de Cadastro” tem acesso a todos os dados cadastrais como endereço, cargo, telefones de contato, e-mail e etc.

4.3 OBTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DE DADOS

As informações a serem incluídas no banco de dados da unidade poderão vir de várias formas. São elas: Documentos dos Sindicatos filiados, cartões de visita, mailing enviado pelo marketing e/ou parceiros, fichas cadastrais realizadas em eventos da FecomercioSP, cadastros feitos no site institucional, incluindo o preenchimento do formulário Fale Conosco, Formulário de Ofícios e Textos – Edição e Formatação (vide procedimento operacional SEC. 02 – Ofícios e Textos) e e-mail do solicitante com no mínimo informações de Nome, endereço, Telefone, E-mail, etc.

Cabe à unidade de Gerenciamento e Cadastro, selecionar os dados, realizar a coleta de maiores informações sobre os contatos cadastrados (caso necessário) e acrescentá-las no sistema.

Periodicamente estas informações devem ser verificadas e atualizadas. Cabe à unidade de Gerenciamento de Cadastro a atualização da base de dados, em grau importância para o mailing Institucional, para que todas as informações do contato estejam completos, corretos e atualizados.

Para atualização da base a unidade conta com os seguintes mecanismos:

 Sistemas de banco de dados (LAG);

 Sites de pesquisas: Google e Lista telefônica digital;

 Sites Governamentais e Públicos: Receita Federal, SEADE (Fundação Sistema Estadual de Análise de Dados), JUCESP (Junta Comercial do Estado de São Paulo);

(4)

Gestor: ADMINISTRAÇÃO Código: SA. 02 Página: 4 de 17 Nº Versão/Data: Validade: 5.0 – 06/04/2015 ABRIL/2016 4  Sites de empresas;

 Plataformas de currículos e redes sociais;

 Uso de contas de e-mails Institucionais e contatos telefônicos para levantamento e confirmação de dados e,

 Documentos eleitorais e oficiais dos sindicatos filiados.

4.3.1 SINDICAD (Atualização)

É de responsabilidade da Unidade de Gerenciamento de Cadastro manter atualizados os dados cadastrais (dados pessoais, profissionais e para contato) no Sindicad. A atualização acontece periodicamente por meio do recebimento dos documentos oficiais (os Editais, Atas, Termos de Posse e as Fichas de Qualificação, etc) direcionados a unidade pela Assessoria Técnica (respeitando o procedimento de protocolo único), pedido de atualização do sindicato por e-mail ou telefone.

Nota 1:

A alimentação e atualização dos dados constantes nas abas “Categoria/Base” e “Reconhecimento” do sistema são de responsabilidade da Assessoria Jurídica conforme procedimento JUR. 02 – Filiação.

4.4 PESQUISA, CONFIRMAÇÃO OU LEVANTAMENTO DE DADOS CADASTRAIS

Para a realização de pesquisa, confirmação ou levantamento de dados, recomenda-se que o solicitante informe, por email, os seguintes dados: Nome, endereço, Telefone, E-mail, .

No caso das demandas por confirmação ou levantamento de dados advindas do fluxo de solicitação de Ofícios e Textos cabe à unidade seguir o procedimento SEC. 02. Uma vez recebido estes dados, cabe à unidade realizar a etapa 4.3

4.5 ENVIO DE E-MAILS DA FECOMERCIO

4.5.1 Definição do Formato e Conteúdo

Cabe à unidade de Gerenciamento de Cadastro, além da inclusão, manutenção e atualização dos dados cadastrais, responder, em nome da FecomercioSP, por todo o envio de ofícios, convites e comunicados oficiais via endereço eletrônico Institucional da Entidade.

(5)

Gestor: ADMINISTRAÇÃO Código: SA. 02 Página: 5 de 17 Nº Versão/Data: Validade: 5.0 – 06/04/2015 ABRIL/2016 5 Para tanto, o solicitante deve encaminhar à unidade o pedido, via e-mail ou através do procedimento SEC. 02, contendo as seguintes informações:

 Assunto;

 Layout/Template/Modelo;

 Indicação de Destinatário(s). Inclusive, caso houver destinatários em cópia e ocultos;

 Se haverá a inserção de Logotipos (bem como localização oficial de armazenamento dos logos na rede e a determinação padrão no e-mail);

 Indicação se há anexos;

 Solicitação de cópia, comprovante de pós-envio e e-mails dos destinatários (inclusive os ocultos);

 Solicitação de arquivamento da emissão do e-mail. Somente documentos que contenham numeração no

StarSoft;

 Solicitação de envio com comprovante de leitura e ou entrega (caso necessidade do solicitante);

 Prioridade Alta (caso necessidade do solicitante) e,

 Indicação de e-mail de remetente. A unidade de Gerenciamento de Cadastro tem acesso a diversas contas de e-mails; São estas: Secretaria, Fecomercio, FPA e GC.

Uma vez recebidas às informações, cabe à unidade de Gerenciamento de Cadastro formatar o modelo e efetuar o envio (nos casos de ofícios, ver o SEC. 02). Caso haja alguma irregularidade, cabe ao solicitante informar a unidade para que a mesma realize os devidos ajustes.

Nota 2:

Existem alguns modelos de e-mails (comunicados de aniversariantes do mês (diretoria), cafeteria fechada, Respostas dos contatos do Portal FECOMERCIO SP: Ouvidoria e Fale Conosco) já previamente aprovados (procedimento "MKT 02 – Criação”) e que dispensam a etapa detalhada no parágrafo anterior. Estes modelos estão disponíveis na pasta Z:\GERENCIAMENTO DE CADASTRO/Modelo de Respostas e Comunicados.

4.5.2 Envio

Uma vez elaborado o e-mail, cabe à unidade de Gerenciamento de Cadastro providenciar o envio ao destinatário conforme informações disponibilizadas pelo solicitante. No caso de e-mails simples (ofícios, comunicados simples etc) o envio é realizado através da ferramenta Outlook.

Já nos casos que envolvem campanhas ou e-mails marketing é utilizada a ferramenta Mail2easy, a qual permite a importação e exportação dos contatos armazenados em arquivos no formato CSV (Comma

(6)

Gestor: ADMINISTRAÇÃO Código: SA. 02 Página: 6 de 17 Nº Versão/Data: Validade: 5.0 – 06/04/2015 ABRIL/2016 6 Separated Values), XLS (Excel 2000 / 2003) e XLSX (Excel 2007 / 2010. Tais arquivos também podem ser gerados a partir de uma planilha do Microsoft Excel, os denominados grupos.

Também é possível importar arquivos no formato ZIP que contemple um arquivo CSV, XLS ou XLSX. A importação é executada em segundo plano (background), ou seja, visualizamos a primeira etapa de validação, sendo a segunda etapa de inserção executada diretamente no servidor.

A ferramenta suporta arquivos de até 10 MB e o campo mínimo obrigatório é o endereço de e-mail, permitindo gerenciar os e-mails enviados, lidos etc. A unidade de Gerenciamento de Cadastro, antes de realizar a importação do arquivo, realiza a pré-higienização dos e-mails, retirando registros em duplicidade, pois antes do envio há a opção de manter ou substituir as informações do contato, atualizando os grupos existentes.

Vale destacar que todos os e-mails recebidos e enviados através dos endereços eletrônicos institucionais, são salvos em pastas particulares que estão disponíveis na rede Z:\PST.

4.5.3 Mailings de Eventos e Parceiros

Os mailings de Eventos e Parceiros que a unidade de Gerenciamento recebe em sua maioria fornecidos pelo Marketing, são armazenados em pastas na rede Z:\GERENCIAMENTO DE CADASTRO\Dados\ Mailings, identificados com a nomenclatura da área fornecedora do arquivo. Quando há o encaminhamento de campanhas eletrônicas, os e-mails dos contatos são importados para o Mail2Easy conforme especificado no item 4.5.2 e detalhado no 4.6 a seguir.

4.6 ENVIO DE E-MAILS PARA CAMPANHAS

Todas as solicitações para envio de e-mails marketing, informativos digitais e físicos relacionadas a campanhas específicas da FecomercioSP devem ser encaminhadas à unidade de Gerenciamento de Cadastro, por e-mail, através do preenchimento do formulário de Solicitação de Serviços para o Gerenciamento de Cadastro, conforme anexo 2.

Ao receber as solicitações, cabe à unidade analisar se o formulário foi preenchido corretamente. Caso haja ajustes a serem feitos, Gerenciamento de Cadastro deve devolver, por e -mail, a solicitação à área demandante e orienta-la quanto ao preenchimento correto do documento.

(7)

Gestor: ADMINISTRAÇÃO Código: SA. 02 Página: 7 de 17 Nº Versão/Data: Validade: 5.0 – 06/04/2015 ABRIL/2016 7 Com todas as informações necessárias em mãos, a unidade Gerenciamento de Cadastro inicia a execução do serviço atentando -se aos prazos limites para sua realização , de acordo com o serviço solicita do:

 Envio de e-mail marketing: até 2* dias úteis.

 Envio de informativos digitais: até 2* dias úteis.

 Envio de informativos físicos: até 5* dias úteis.

Todas as áreas demandantes recebem apó s 1 dia útil um relatório contendo os dados parciais do env io. Apó s 7 dias úteis da finalização da campanha, um relatório completo dos serviços realizados será enviado ao demandante (vide modelo anexo 3).Essa ação auxilia na tomada de decisão para eventuais correções e ajustes ao longo da campanha.

Nota 3:

Os prazos acima definidos podem ser revistos de acor do com a urgência e situação da campanha.

Nota 4:

Para Informativos rotineiros como doc.fecomercio, economix digital, presidente de conselho na mídia, programa relaciona – Newsletter gestão sindical, fecomercio-SP na mídia, mixlegal digital, mixlegal express, presidente na mídia, newsletter prêmio fecomercio de sustentabilidade, revista-entrevista-trailer- fecomercio sp e Tv fecomercio SP, não se faz necessário o preenchimento do formulário de serviço (vide 7.2), pois referem-se a informativos rotineiros, cabendo à área interessada solicitar para conferência ou não o relatório de serviços.

5. REGISTROS

Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de

Retenção Cópia de Segurança Descarte Planilha “Levantamento de Dados” Diretório específico da área Acesso restrito

Pasta Dados Permanente Sim Não aplicável

SINDICAD Banco de Dados (\\SRV-09.fecomercio.inet) Acesso restrito através de Nome do Sindicato/ Nome

(8)

Gestor: ADMINISTRAÇÃO Código: SA. 02 Página: 8 de 17 Nº Versão/Data: Validade: 5.0 – 06/04/2015 ABRIL/2016 8 Aplicação(\\Jupiter. fecomercio.inet) permissão de acesso na rede fantasia/ Cidade/ Gênero/ Localização/ Status/ Filiado/ Categoria E-mails Enviados Z:\PST Acesso restrito através de permissão de acesso na rede

Data, Nome Anual Sim Descarte

Mailings Z:\GERENCIAMENT O DE CADASTRO\Dados\ Mailings 2014 Acesso restrito através de permissão de acesso na rede

Data, Nome Permanente Sim Não Aplicável

Emails de Solicitantes Z:\PST Acesso restrito através de permissão de acesso na rede

Data, Nome Anual Sim Descarte

Formulário para Solicitação de Serviços G:\GESTÃO 2015\GERENCIAME NTO DE CADASTRO\Formul ário de Serviço Acesso restrito através de permissão de acesso na rede

Relatório de Serviços G:\GESTÃO 2015\GERENCIAME NTO DE CADASTRO\Relatóri os Mail2easy Acesso restrito através de permissão de acesso na rede

(9)

Versão Data Comentários

1.0 16/09/2013 Edição Inicial

2.0 08/08/2014

1. Inclusão no item 4.3 dos seguintes mecanismos:

 Sistemas de banco de dados (LAG);

 Sites de pesquisas: Google e Lista telefônica digital;

 Sites Governamentais e Públicos: Receita Federal, SEADE (Fundação Sistema Estadual de Análise de Dados), JUCESP (Junta Comercial do Estado de São Paulo);

 Sites de empresas ;

 Plataformas de currículos e redes sociais; e

 Uso de contas de e-mail s Institucionais e contatos telefônicos para levantamento e confirmação de dados. 2. Inclusão dos itens 4.3.1, 4.4, e 4.5,

3.0 01/11/2014 Inclusão do item “Emails de Solicitantes” na tabela de Registros

4.0 14/01/2015

1. Inserção dos documentos relacionados;

2. Inclusão no item 4.1 dos e-mails marketing e informativos digitais e físicos;

3. Inserção do item 4.6 e Nota 3;

4. Inserção do Formulário de Solicitação de Serviços e Relatório de Serviços na tabela de registros e,

5. Alteração do fluxograma.

5.0 06/04/2015 1. Inserção da nota 4 sobre os informativos rotineiros

7. ANEXOS

(10)

7.1 Planilha “Levantamento de Dados – Gerenciamento de Cadastro”

(11)

7.2 Formulário de Solicitação de Serviços para o Gerenciamento de Cadastro (GC)

Solicitação de serviços para o Gerenciamento de Cadastro (GC)

Campos de preenchimento exclusivo do GC

Link de armazenamento: Nº de registro:

Prazos para realização de serviços do GC



Envio de e-mail marketing: até

2*

dias úteis.



Envio de informativos digitais: até

2*

dias úteis.



Envio de informativos físicos: até

5*

dias úteis.

*

Tempo-limite para atendimento da demanda. Caso haja urgência, é possível rever esses prazos com o GC.

Todas as áreas de mandantes recebe m após 1 dia útil um relató rio conte ndo

os dados parcia is do en vio. Após 7 dias úteis da finaliza ção da campanha, um

relató rio completo dos serviço s rea lizados será en viado ao demandante (vide

modelo ane xo 3 ).Essa ação au xilia na tomada de d ecisão pa ra e ventuais

correções e a juste s ao lon go da camp anha

.

Informações do solicitante

Nome:

Área/departamento:

Data da solicitação:

(12)

Prazo de entrega:

Natureza do serviço

( ) Envio de e-mail marketing.

( ) Envio de informativos digitais.

( ) Envio de informativos físicos.

( ) Outros.

Qual o assunto do serviço?

Qual o objetivo do serviço?

Plano de divulgação: qual o público-alvo desse serviço e por quê? Informar qual mailing

utilizaremos (externo ou interno).

Qual será o cronograma de envio? Mencionar as datas de toda a programação e o horário de

disparo dos e-mails, que deve ser realizado, preferivelmente, até às 15h.

Data:

Horário:

Observações:

Data:

Horário:

Observações:

Data:

Horário:

Observações:

(13)

Informações adicionais

Campos de preenchimento exclusivo do GC

Aprovado por: Data de

aprovação:

Finalizado por: Data de

finalização: Registro de alterações:

Relatório de serviço enviado em:

Histórico de serviço

(14)

7.3 Formulário de Solicitação de Serviços para o Gerenciamento de Cadastro (GC) – Exemplo

RELATÓRIO

DE

SERVIÇOS

E

STE RELATÓRIO TEM COMO OBJETIVO

,

FORNECER DADOS E APONTAMENTOS DE OBSERVAÇÕES QUANTO AO ENVIO DA

CAMPANHA DO

I

NSERIR

N

OME ENVIADA EM

I

NSERIR DATA PELA FERRAMENTA MAIL

2

EASY

(

SISTEMA INTELIGENTE DE ENVIO DE E

-

MAIL MARKETING E RELATÓRIOS

,

UTILIZADO PELA SECRETARIA DA FECOMERCIO

SP.).

N

ESTE RELATÓRIO

,

ESTÃO SINTETIZADOS OS DADOS DE DISPARO APÓS O PERÍODO DE INSERIR QUANTIDADE DE DIAS DO SEU ENVIO

,

RESULTANDO OS NÚMEROS ALCANÇADOS NESTE PERÍODO

.

E

STÃO RESSALTADOS OS APONTAMENTOS E MELHORIAS LOCALIZADAS PELO GERENCIAMENTO DE CADASTRO

,

ALÉM DOS DADOS DE ALCANCE DA CAMPANHA

,

ASSIM RESULTANDO EM MELHORIAS PARA AS PRÓXIMAS CAMPANHAS QUE SERÃO VEICULADAS DA FECOMERCIO

SP.

(15)

R

ELATÓRIO DE

S

ERVIÇO

A

CAMPANHA DO

MEU

COMERCIO

ONLINE

FOI ENVIADA PARA O MAILING DA

BASE

INORGANIZADA

COM RESPECTIVOS

5.599

E

-

MAILS PROGRAMADOS PARA DISPARO

.

O

RESULTADO DESTA CAMPANHA SEGUE ABAIXO

:

I

NSERIR OS DOIS RELATÓRIOS

(3

DIAS E

30

DIAS

)

Totais

Status do Envio: Finalizado

Total de e-mails programados para envio: 5.599

Nº de e-mails entregues com sucesso: 3.030

Nº de e-mails com problemas: 2.569

Nº de contatos que viram o e-mail: 212

Percentual de visualização: 7%

Nº de contatos que clicaram: 13

Percentual de cliques por visualização: 6.13%

Nº de contatos que descadastraram: 2

Início do evento: 12/11/2014 16:00

Fim do evento: 12/11/2014 16:00

A campanha foi vista por 212 usuários e efetivamente foram abertas (clicadas) por 13 usuários, um total

de 6%.

Houve o descadastramento desta campanha da FECOMERCIO SP por 2 usuários.

D

OS

5.559

E

-

MAILS PROGRAMADOS

:

 3.030

E

-

MAILS FORAM ENTREGUES COM SUCESSO

.

(16)

A

PÓS UMA ANALISE VERIFICAMOS ALGUNS PROBLEMAS QUE INTERFERIRAM NO ENVIO

:

Dos 2.569 mails que não foram entregues, 73% entraram como SPAMS. Isso corresponde a 1.875

e-mails.

(17)

7.4 Fluxograma do Processo

SP1 – Realização de Serviços Início P1

P1 – Gerenciamento de Cadastro – FECOMERCIO SP

A D M IN IS T R A Ç Ã O S E R V IÇ O S D E A P O IO Gerenciamento de Cadastro:  Receber dados cadastrais

pelos diversos canais  Identificar tipo de contato

Gerenciamento de Cadastro:  Alimentar Mail2Easy FIM T1 Gerenciamento de Cadastro:  Alimentar ou Verificar planilha “Levantamento de Dados” Dados para o Mail2Easy? Gerenciamento de Cadastro:  Realizar coleta de maiores informações Dados referentes a Sindicatos? Gerenciamento de Cadastro:  Alimentar ou Verificar Sindicad Gerenciamento de Cadastro:  Verificar os dados fornecidos ou solicitados pelas áreas Dados referentes ao LAG? Gerenciamento de Cadastro:  Consultar base de dados

Gerenciamento de Cadastro:  Fornecedor dados à área

solicitante, quando apropriado N S T2 N S Dados completos? N S N S T4 T7 T6 T8 T5 T3 Á R E A D E M A N D A N T E  Preencher formulário de Solicitação de Serviços (Campanhas) Informações suficientes? Gerenciamento de Cadastro:  Providenciar o envio de

acordo com a demanda

Gerenciamento de Cadastro:  Elaborar relatório parcial

(1 dia útil após o envio)  Encaminhar para área

demandante

Gerenciamento de Cadastro:  Elaborar relatório completo

(7 dias úteis após o envio)  Encaminhar para área

demandante

N S

T9