UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO
RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS,
ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
LETÍCIA MELO DE LIMA
O PAPEL DA CONTROLADORIA NO SUPORTE AO PROCESSO DE
GERAÇÃO DE INFORMAÇÕES VOLTADAS AO CONTROLE DE
GESTÃO OPERACIONAL EM UM SINDICATO DO COMÉRCIO
VAREJISTA DE IJUÍ
IJUÍ (RS)
2017
LETÍCIA MELO DE LIMA
O PAPEL DA CONTROLADORIA NO SUPORTE AO PROCESSO DE
GERAÇÃO DE INFORMAÇÕES VOLTADAS AO CONTROLE DE
GESTÃO OPERACIONAL EM UM SINDICATO DO COMÉRCIO
VAREJISTA DE IJUÍ
Trabalho de conclusão do curso apresentado no DACEC - Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito parcial para aprovação do componente curricular Pesquisa em Contabilidade II.
Profª Orientadora: Maria Margarete Baccin Brizolla, Dra.
“Todos os nossos sonhos podem-se realizar, se tivermos a coragem de persegui-los. ” Walt Disney
AGRADECIMENTOS
No caminho desta conquista vivi muitas experiências, ampliei minha visão e meu conhecimento. Aprendi a conviver, a não desistir de lutar, a tentar novamente, a superar, a surpreender. Se estou aqui hoje, foi graças ao apoio de diversas pessoas que sempre estiveram presentes em minha vida.
Embora não seja possível nominar todas as pessoas às quais sou eternamente grata por terem de alguma forma colaborado no desenvolvimento desta dissertação, gostaria de agradecer especialmente:
À minha orientadora Dra. Maria Margarete Baccin Brizolla que acreditou em mim, ensinou-me, criticou-me e estimulou-me nas horas mais difíceis, tornando-se um verdadeiro exemplo e referencial para a minha carreira profissional. Agradeço pela paciência, dedicação, e esforço para que eu pudesse ter confiança e segurança na realização deste trabalho.
Agraço a Deus, por ter me dado saúde e inteligência para superar todas as dificuldades e conseguir chegar onde hoje estou, por todas as graças concedidas e por me mostrar sempre que devemos confiar nele.
Aos meus pais e minha irmã, que sempre estiveram junto a mim, mesmo na distância, me dando forças e incentivando cada dia mais, para que eu pudesse alcançar sonho. Pai e Mãe
que desde o início da minha vida fizeram o possível e o impossível para que eu pudesse me dedicar aos estudos, amo vocês!
Agradeço a todos os meus familiares e amigos pelo apoio, incentivo que sempre me proporcionaram, por confiarem em mim e estarem do meu lado em todos os momentos da minha vida.
Aos meus professores do curso de Ciências Contábeis que nunca mediram esforços para passarem os seus conhecimentos e experiências profissionais e de vida.
Enfim as inúmeras pessoas que de alguma forma contribuíram para a conclusão do curso, o meu muito obrigado!
RESUMO
A Controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório dos gestores, planejando, controlando, definindo modelos de decisões que auxiliem na gestão da organização. O objetivo do presente estudo consiste em verificar como a controladoria pode dar suporteao processo de geração de informações voltadas ao controle de gestão operacional em um sindicato do comércio varejista de Ijuí. A metodologia utilizada quanto ao problema foi a qualitativa, utilizando o estudo de caso para analisar o sistema de informação, as políticas para elaboração do planejamento, os tipos de controles operacionais e indicadores de desempenho para avaliação e acompanhamento das operações de um sindicato do comércio varejista do município de Ijuí/RS. Os dados foram obtidos através de entrevistas semiestruturada realizadas com os gestores responsáveis, observação e ainda a análise documental. O trabalho inicia-se com revisão bibliográfica sobre conceitos de contabilidade, controladoria, processo gestão, sistema organizacional, enfatizando o planejamento, o controle, e o processo de gestão a partir da controladoria. Na sequência, mostra a origem, a importância, o papel e a influência da controladoria no planejamento e no controle operacional, e a sua responsabilidade pelo sistema de informações gerenciais. Em seguida, apresenta uma propostade um modelo de controladoria com base na fundamentação teórica e na entrevista com os gestores, analisando as operações e dos controles existentes no Sindilojas Noroeste. Nesse sentido os resultados indicam que a Controladoria dá o devido suporte ao processo de geração de informações, a fim de ser um instrumento de gestão, contribuindo com o planejamento, execução e controle de suas atividades, auxiliando na tomada de decisões. De forma geral a organização possui instrumentos de gestão que podem levar a otimização dos resultados, apresentando uma gestão eficaz com gestores capacitados, gerando informações que possam ajudar no processo de tomada de decisões.
LISTA DE ABREVIATURAS
ACI - Associação Comercial e Industrial BP – Balanço Patrimonial
DFC - Demonstração do Fluxo de Caixa
DMPL - Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido DRE – Demonstração do Resultado do Exercício
ITG – Interpretação Técnica Geral MPEs – Micro e Pequenas Empresas
NBC TG – Norma Brasileira de Contabilidade Técnica PIB – Produto Interno Bruto
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 8
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO ... 9
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ... 11 1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA ... 11 1.4 OBJETIVOS ... 13 1.4.1 Objetivo geral ... 13 1.4.2 Objetivos específicos ... 13 1.5 JUSTIFICATIVA ... 14 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 15 2.1 CONTABILIDADE ... 15
2.2 O PROCESSO DE GESTÃO E SISTEMA DE INFORMAÇÃO ... 16
2.3 CONTROLADORIA ... 18
2.3.1 A evolução e a contribuição da contabilidade para a controladoria ... 20
2.3.2 Origem da controladoria ... 21
2.3.3 Significado da controladoria ... 22
2.4 CONTROLADORIA NO SUPORTE A DECISÃO ... 24
2.4.1 O papel da controladoria no processo de gestão ... 25
2.4.2 A controladoria e o sistema de controles operacionais ... 27
2.4.3 A responsabilidade da controladoria no sistema de informações ... 29
2.4.4 A controladoria e os sistemas de relatórios contábeis-gerenciais ... 31
2.4.5 Os relatórios exigidos pela legislação ... 32
2.4.6 Os relatórios gerenciais ... 34
2.5 CONTROLADORIA NAS PEQUENAS EMPRESAS ... 35
2.6 ESTUDOS ANTERIORES ... 37
3 METODOLOGIA DO ESTUDO ... 40
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA ... 40
3.1.1 Pesquisa quanto à natureza ... 40
3.1.2 Pesquisa quanto aos objetivos ... 40
3.1.3 Pesquisa quanto aos procedimentos ... 41
3.1.4 Pesquisa quanto à abordagem ... 41
3.2 COLETA DE DADOS ... 42
3.3 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ... 43
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS ... 45
4.1 CARACTERIZAÇÃO DAS ATIVIDADES ... 45
4.2 CONTROLES ATUAIS ... 46
4.3 PROPOSTA DE CONFIGURAÇÃO DA CONTROLADORIA ... 51
5 CONCLUSÃO ... 53
1 INTRODUÇÃO
Para atender as necessidade e exigências do mercado atualmente, a geração de informações concretas e seguras são ferramentas importante que a organização deve ter. Para isto, os gestores necessitam que tais informações sejam adequadas e transparentes, para que estas possam auxiliar no processo da tomada de decisões. Cabe ressaltar que a informação, quanto maior sua necessidade de aprimoramento ao processo decisório, mais qualificada e adequada deve ser, proporcionando assim um desenvolvimento superior na organização (FERNANDES; GALVÃO, 2016)
A globalização e aumento da informatização permitem que as organizações utilizem cada vez mais de tecnologia avançada, tanto em processos internos, quanto externos na comunicação com clientes e fornecedores. Sendo assim com o surgimento dessas novas tecnologias de informações, cabe as organizações a constante atualização e automação das já existentes (DIAS, 2002)
Tendo em vista essa situação, surge a Controladoria, que segundo Padoveze (2004, p. 3) “pode ser definida, então, como a unidade administrativa responsável pela utilização de todo o conjunto da Ciência Contábil dentro da empresa”.
De acordo com Oliveira (2009, p. 16) “A controladoria contribui para uma organização da qual faça parte ao desempenhar atividades como: colaborar na formação das estratégias, organizar, analisar e apresentar dados coletados e consistentes com a missão e visão da empresa.
A aplicabilidade da Controladoria em micro e pequenas empresas ainda não é muito praticada, tendo em vista que, a maior preocupação dos microempresários está voltada a arrecadação de receitas, desconhecendo e desprezando os conceitos de custos e sua aplicabilidade. Muitos deles desejam o crescimento, mas deixam a desejar com pouca visão estratégica, entendem a importância de Sistemas de Informações Gerenciais, porém não utilizam a informação no dia-a-dia da organização (BARBOSA; MONTEIRO, 2011).
Sendo assim, para que essas microempresas se mantenham em um mercado competitivo e globalizado é necessário a utilização de ferramentas gerenciais em sua gestão. Nesse sentido a Controladoria é o caminho para que estas informações sejam otimizadas e utilizadas da melhor forma, incentivando as organizações a utilização dessa fonte de recursos. Onde a organização possa usar de seus instrumentos de gestão, a informação contábil e gerencial, orientando e guiando seus gestores no seu processo de tomada de decisões,
integrando o sistema de informações contábeis ao sistema de gestão empresarial (DIAS, 2002).
No capítulo um, apresenta-se a definição do tema em estudo, a caracterização da organização, a problematização do tema, os objetivos (geral e específico) e a justificativa. No capítulo dois, está a revisão literária a respeito do tema do objeto de estudo, visando dar suporte as aplicações práticas, sendo apresentado um estreitamento entre o tema proposto e a controladoria como processo de gestão.
Na sequência, no capítulo três, verificam-se os procedimentos metodológicos que nortearam a realização desse estudo, a partir da classificação da pesquisa e dos instrumentos utilizados para a coleta e análise de dados. E por último, não menos importante estão as referências consultadas ao longo do estudo.
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO
Devido às constantes mudanças e aumento na competitividade do mercado, o uso da controladoria torna-se cada vez mais necessária para uma gestão eficiente. Com esse gerenciamento, a empresa será conduzida a criar estratégias que visem o seu crescimento, oriente seus sócios a lidarem com as dificuldades que surgem a cada dia e apresente alternativas eficazes para um melhor desempenho diante desse desafio.
As informações são de fundamental importância para o controle das empresas, pois, através dos seus sistemas, é possível acompanhar, verificar, analisar e controlar as atividades desenvolvidas pelos gestores e os demais executores em cada etapa do processo de gestão. Um dos pontos necessários para que as empresas se mantenham no mercado é a clareza das informações (DIAS, 2002).
Neste sentido, o tema de estudo é a controladoria em um Sindicato, na busca de propor controles que melhorem a qualidade das informações, que podem melhorar o resultado da organização. A controladoria tem como missão coletar os dados transformando-os em informação para auxiliar o processo de tomada de decisão com a finalidade de garantir a continuidade da organização para atingir sua finalidade.
O processo de gestão em uma empresa enfoca em garantir a eficácia da organização. Onde a Controladoria coordena a gestão econômica do sistema da organização. Com relação à missão da controladoria, Padoveze (2004, p. 33) descreve que “A Controladoria, que tem uma missão específica e, por conseguinte, objetivos a serem alcançados, é um órgão que pode ser
mais bem caracterizado como de linha, apesar de, em suas funções em relação às demais atividades internas da companhia, as características serem mais de um órgão de apoio. ”.
As principais funções da Controladoria estão em planejar, organizar, controlar e direcionar todas as ações e sistemas da organização. A metodologia é baseada no processo de controle, através de padrões de qualidade previamente estabelecidos, focado no planejamento e orçamento traçados pelas empresas. Oliveira (2009, p. 19), cita as responsabilidades da controladoria:
1) Disponibilizar indicadores precisos; 2) Propiciar avaliação objetiva de resultados; 3) Subsidiar o processo de planejamento;
4) Induzir os gestores a otimização dos resultados econômicos dos seus produtos e processos produtivos;
5) Ser gestora dos conceitos de mensuração econômica na empresa, disponibilizando os modelos decisórios adequados;
6) Elaborar e realizar o controle orçamentário;
7) Desenvolver, implementar e manter os modelos de informações gerenciais das áreas de responsabilidade, em conjunto com os gestores das áreas; 8) Apurar e analisar os custos e a rentabilidade de produtos, unidades, clientes
e segmentos;
9) Padronizar/racionalizar as informações gerenciais.
De acordo com dados do Sebrae (2014), as micro e pequenas empresas são as principais geradoras de riqueza no Comércio no Brasil, já que correspondem 53,4% do PIB deste setor. No PIB da indústria, a participação das micro e pequenas (22,5%) já se aproxima das médias empresas (24,5%). E o setor de serviços, mais de um terço da produção nacional (36,3%) tem origem nos pequenos negócios.
Contudo as pequenas empresas têm dificuldades de sobreviver, principalmente nos primeiros anos de vida. Nesse período elas estão se firmando num mercado competitivo e que exige, sobretudo dos gestores, um gerenciamento eficaz para sobreviver frente à concorrência. Daí a importância de planejar e estabelecer planos para alcançar os objetivos, através da aplicação de ferramentas gerenciais os gestores das pequenas empresas podem alcançar esses objetivos, uma vez que é inerente a uma boa gestão empresarial buscar soluções para melhorar o desempenho dos negócios (DIAS, 2002; CREPALDI, 2015).
A controladoria como área administrativa auxilia no processo de gestão, por meio de informações de suporte à tomada de decisão, devendo estar interligada com todas as áreas da empresa e atuar em todas as fases do processo. Assim, a controladoria deve estar voltada para a busca de ações estratégicas para se adequar ao mercado econômico e buscar resultados para garantir o cumprimento da sua missão e assegurar a continuidade da empresa (CREPALDI, 2015; FERNANDES; GALVÃO, 2016).
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
A organização em estudo se trata de um Sindicato de Comércio Varejista de pequeno porte, constituído de seis funcionários. A história da entidade teve início em julho de 1977, com a fundação da Associação Profissional do Comércio Varejista de Ijuí. Em 06 de março de 1979 passou a se chamar Sindicato do Comércio Varejista de Ijuí.
O Sindicato está localizado no Edifício Panorama. Inicialmente, logo após a fundação, foi alugada uma sala na avenida Coronel Dico. Após foram ocupadas duas salas na recém construída sede da Associação Comercial e Industrial (ACI). Quando iniciou a construção do Edifício Panorama, os dirigentes do Sindilojas buscaram apoio da Fecomércio para a aquisição de uma sede própria. Também foi feita campanha para angariar recursos que permitiram a aquisição de dois andares – o sétimo e oitavo andares do Edifício Panorama. A inauguração da sede própria ocorreu em 20 de outubro de 1990, quando era presidente Luiz Sidney Leal de Oliveira, já falecido.
O Sindilojas Noroeste atualmente tem sua atuação em 25 municípios da região. A atual gestão é integrada pelo Presidente Élio Quatrin e pelos Vice-Presidentes Bruno Alberto Hass, Arno Wrubleski e Clederson Lopes, bem como respectivos diretores.
O Sindicato atua na defesa dos interesses coletivos e individuais de categorias econômicas. O Sindilojas Noroeste é, portanto, a entidade que representa os empresários do comércio varejista, defendendo seus interesses diretos e indiretos. Na Convenção coletiva de trabalho, o Sindilojas faz a negociação com o sindicato laboral do reajuste anual do piso da categoria dos trabalhadores no comércio.
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
A origem dos estudos com relação à Controladoria, ainda é um ponto divergente para muitos pesquisadores. Suas definições se entendem basicamente em duas vertentes de discussão. A primeira diz respeito a origem da Controladoria enquanto ciência ou ramo do conhecimento. Os estudos e autores que fazem a exploração desta vertente afirmam que a Controladoria é um processo evolutivo natural da Contabilidade em resposta aos anseios da sociedade (PADOVESE, 2004). Com relação ao segundo ponto de vista, a Controladoria surgiu dentro do ambiente das organizações, como resposta a necessidade das empresas em acompanhar o crescimento e complexidade de seus negócios (OLIVEIRA, 2011).
Outra definição que se pode ainda citar é de que a Controladoria surgiu no início do século XX devido à necessidade de as empresas controlarem sua cadeia de valores através de estratégias e do planejamento de suas atividades, tornando as informações cada vez mais importantes para a tomada de decisões. Argumento este que enfatiza que seu surgimento ocorreu devido ao aumento da complexidade das atividades das empresas (BEUREN; FIETZ; COSTA, 2007).
Ainda com relação à Controladoria ela gera informações sobre os ambientes internos e externos da empresa, úteis na tomada de decisão pela administração, auxiliando no processo decisório da gestão. A palavra controladoria é muito antiga e se liga as noções de conta, riqueza (dinheiro e mercadorias) e controle, significado esse, que se aplica em sua prática organizacional nas empresas (OLIVEIRA, 2009). Nesse sentido, a presente pesquisa visa responder a seguinte questão de pesquisa: Como a controladoria pode dar suporte ao processo de geração de informações voltadas à controladoria, em uma entidade sem fins lucrativos?
A controladoria pode ajudar a pequena empresa a aprimorar seus sistemas de informações para a tomada de decisão através de uma melhor organização dos controles com a aplicação de suas técnicas de análise. Para isto é necessário que os pequenos empresários visualizem a importância e contribuição do controller dentro da empresa. Pode-se assim enfatizar alguns benefícios como: agregação de valor, controle de custos e despesas, maior lucratividade, expansão de novos negócios, estratégias organizacionais, maior direcionamento dos objetivos, fortalecimento dos controles, aperfeiçoamento de pessoal, entre várias possibilidades (DIAS, 2002; CREPALDI, 2015).
Machado L., Machado M. e Santos (2008) investigaram a aderência das funções da Controladoria em uma organização de médio porte. Em 2006, a organização investigada passou a adotar a controladoria com o objetivo de melhorar o sistema de informação para decisão, sendo este serviço terceirizado a uma empresa de consultoria e assessoria. Porém percebeu-se a inconsistência entre as funções exercidas na empresa pela área de Controladoria com aquelas assumidas no referencial teórico do estudo. Nota-se que a Controladoria da entidade pesquisada foi estabelecida sem critérios de gestão e é voltada ao aperfeiçoamento de controles internos e ao aconselhamento à gestão sobre assuntos variados.
Crepaldi (2015) verificou se os contadores filiados do Sindicato dos Contabilistas de Criciúma/SC, atuavam na área gerencial por meio dos controles de gestão. O estudo apontou que com relação ao conhecimento sobre controles de gestão pelos respondentes, eles identificam a importância do processo de gestão nas organizações, concluindo assim, que a maioria dos Contadores filiados utilizam os instrumentos de controle de gestão, atuando na
área gerencial e auxiliando no processo de gestão, focados sobretudo nas demonstrações contábeis e suas respectivas análises.
Ainda o estudo realizado Beuren e Muler (2010) objetivou investigar a estrutura formal e práticas da controladoria de suporte ao processo de gestão em empresas familiares brasileiras. Concluiu-se então que as práticas da controladoria nas empresas com característica familiar investigadas são desempenhadas de acordo com área de abrangência, procedimentos padronizados, funções e instrumentos da controladoria e conforme as crenças e os valores do sistema familiar. Nesse sentido o presente estudo busca como diferencial demonstrar que a Controladoria é considerada como um dos principais meios administrativos dentro de uma organização. Ela é a ferramenta que transmite aos gestores informações de recursos, análises de desempenho, para que se chegue ao objetivo final com eficiência e eficácia, assegurando assim, a otimização do resultado global da empresa.
1.4 OBJETIVOS
Os objetivos se dividem em geral e específicos. Segundo Beuren (2004, p. 65), o objetivo geral é uma ação ampla do problema, e os objetivos específicos devem descrever ações pormenorizadas, para alcançar o objetivo geral estabelecido.
1.4.1 Objetivo geral
Verificar como a controladoria pode dar suporte ao processo de geração de informações voltadas à controladoria, em uma entidade sem fins lucrativos.
1.4.2 Objetivos específicos
Os objetivos específicos são:
Caracterizar as atividades da organização objeto de estudo, por meio de um estudo de caso;
Verificar a situação atual das informações e dos controles disponibilizados na empresa para o processo de gestão operacional; e
Apresentar uma proposta de modelo de configuração da controladoria e do sistema de informações para atender às necessidades dos gestores no suporte informacional ao processo de gestão operacional.
1.5 JUSTIFICATIVA
Em uma organização, principalmente as de pequeno porte, a necessidade de planejamento ocorre em todos os níveis da administração. Porém, por si só um, bom planejamento não assegura a realização dos planos, também é necessário que exista controle. Afinal o sucesso de uma empresa depende de uma boa gestão, onde os processos operacionais estejam interligados e devidamente controlados de forma a garantir um bom desenvolvimento organizacional (MACHADO, L.; MACHADO, M.; SANTOS, 2008).
Controle e Planejamento são processos integrados que afetam todos os aspectos das atividades operacionais, na obtenção dos objetivos a serem alcançados. Com estes instrumentos o Controller poderá planejar, pesquisar e fornecer dados e informações confiáveis e relevantes, procurando sempre, mostrar a cúpula administrativa, os pontos de estrangulamentos atuais e futuros, que põem em perigo ou reduzem a rentabilidade e até mesmo a sobrevivência da empresa (DIAS, 2002; MACHADO, L.; MACHADO, M.; SANTOS, 2008)
Sendo assim, observa-se a importância da Controladoria em estudo para o profissional Contador, pois é de necessidade do mesmo, um controle no processo de gestão nas pequenas empresas, afinal, uma empresa sem planejamento, sem o controle de um profissional adequado, pode não obter os resultados esperados. Atualmente com a alta concorrência de mercado, a inovação e tecnologias de produtos e serviços, maiores expectativas de clientes, tornam as empresas mais vulneráveis a falência e um processo de gestão com deficiências. Assim, observo a importância do estudo quanto profissional, pois o mesmo irá agregar conhecimentos, novas expectativas de gestão em uma empresa.
Assim, torna-se fundamental para a organização a aplicabilidade de um processo de gestão por meio dos controles oferecidos pela Controladoria, na geração de relatórios, interpretação e suprimento de dados que auxiliam na tomada de decisões na empresa. Buscando maior qualidade e excelência na gestão, alavancando a empresa frente ao mercado competitivo.
Este estudo também pretende contribuir de forma especial para melhorar a compreensão da comunidade acadêmica e Contadores quanto à importância da controladoria no acompanhamento do processo de gestão, planejamento e controle operacional nas empresas de pequeno porte, como método de pesquisa um estudo de caso de um Sindicato de Comércio Varejista de Ijuí/RS.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
O estudo apresenta inicialmente conceitos com relação à contabilidade, processos de gestão, controladoria, gestão de controles, expondo ainda os principais meios de controles existentes. Trazendo ainda na sequência estudos anteriores relacionados ao tema.
2.1 CONTABILIDADE
A Contabilidade é uma ciência social, ela concilia conhecimentos que visam controlar o patrimônio de uma entidade. Neste sentido a contabilidade fornece informações do patrimônio da empresa para seus administradores, assim conseguem verificar a realidade que a empresa se encontra. Pode-se entender que a Contabilidade é um conjunto ordenado de conhecimentos próprios, leis, princípios e métodos de evidenciação próprios, ou seja, é a ciência que estuda, controla e observa o patrimônio de uma entidade em seus aspectos quantitativo (monetário) e qualitativo (físico) (BASSO; BRIZOLLA; FILIPIN, 2017).
Segundo Iudícibus (2000, p. 28) diz que “O objetivo geral da Contabilidade (e dos relatórios dela emanados) é fornecer informação econômica relevante para que cada usuário possa tomar suas decisões e realizar seus julgamentos com segurança. ”.
Sendo assim, sua finalidade fundamental é a geração de informações de ordem física, econômica e financeira sobre o patrimônio, com ênfase para o controle e planejamento. Recaindo então sobre a Contabilidade a tarefa de produzir tais informações para a devida tomada de decisões e a prosperidade da empresa (BASSO, 2011).
A Contabilidade independentemente de ser terceirizada ou não, está sob a responsabilidade de um Contador e dependente dos dados gerados pela empresa. Assim, quanto maior a realidade dos fatos apresentados, maior confiabilidade nas informações apresentadas nas demonstrações financeiras produzidas pela contabilidade e, portanto, maior possibilidade de acertos nas decisões tomadas pelos usuários e gestores (FERNANDES; GALVÃO, 2016).
A aplicação da Contabilidade de ramifica em diversas áreas, tendo como objeto o patrimônio de uma entidade. Assim, onde existir um patrimônio definido, a Contabilidade se aplica, podendo ser em micros, pequenas, médias e grandes empresas públicas ou privadas, entidades sem fins lucrativos de natureza, social, cultural e outras, ampliando-se até as propriedades rurais e pessoas físicas em geral, representando desse modo, um amplo campo de atuação da ciência contábil (BASSO, 2011).
A Contabilidade é um valioso instrumento nas tomadas de decisões, os usuários desse instrumento podem ser tanto internos quanto externos, e mais ainda, com interesses diversificados. Tendo em vista que cada informação afeta determinado usuário, assim, os usuários internos incluem os administradores de todos os níveis que, usualmente, se valem de informações mais aprofundadas e específicas acerca da entidade, notadamente aquelas relativas ao seu ciclo operacional. Já os usuários externos concentram suas atenções, de forma geral, em aspectos mais genéricos, expressos nas demonstrações contábeis (DIAS, 2002).
As informações contábeis possuem algumas características peculiares, com foco no usuário, como:
As informações contábeis devem propiciar a seus usuários, base segura de suas decisões;
A informação contábil se expressa de diferentes formas, demonstrações, escrituração ou registros permanentes, documentos, livros, planilhas, entre outros;
Quanto aos atributos a Contabilidade deve ser veraz e equitativa, satisfazendo as necessidades comuns a um grande número de diferentes usuários;
As informações contábeis contidas nas demonstrações devem apresentar atributos como confiabilidade, tempestividade, compreensibilidade e comparabilidade. Dessa forma, torna-se cada vez mais imprescindível a utilização do padrão das informações, estabelecendo critérios de apresentação e maior segurança na tomada de decisões dos seus gestores (BASSO, 2011).
2.2 O PROCESSO DE GESTÃO E SISTEMA DE INFORMAÇÃO
A gestão de entidades é um processo complexo e amplo, que necessita de uma adequada estrutura de informações. Nesta gestão, os usuários internos são mais importantes e relevantes em relação aos externos, porque é por meio deles que a controladoria obtém as informações necessárias a tomada de decisões. Podem-se elencar algumas informações eficazes para essa gestão: plano de contas bem estruturado e adequado à empresa; registros dos fatos contábeis, nas datas próximas ao ocorrido; fechamento contábil mensal; e ainda, contas patrimoniais, de custos e despesas devidamente reconciliadas (BERGONSO; SILVA, 2010).
O processo de gestão pode estar presente em qualquer tipo de empreendimento, no qual os administradores estabelecem métodos e caminhos para que as metas e os objetivos sejam alcançados. O processo de gestão caracteriza-se como um conjunto de procedimentos
que os administradores identificam como necessários para impulsionar a organização à situação desejada no futuro (CREPALDI, 2015).
O processo de gestão serve como suporte ao processo da tomada de decisões, realizando-se por meio de planejamento estratégico e operacional, programação, execução e controle. Portanto, os sistemas de informações das empresas devem ser estruturados de forma a suprir as necessidades do processo de gestão durante as suas fases de planejamento, controle e execução (BERGONSO; SILVA, 2010).
A missão de diversas áreas de uma empresa é dar suporte a gestão operacional, financeira e econômica da mesma. Esta subdivisão trata-se da gestão empresarial, cuja, está presente em qualquer área de atividade de empresa, tendo como foco a busca e alocação de recursos, execução das operações. O objetivo de cada área não pode estar dissociado do objetivo maior da organização, assim, cada área da empresa tem um processo de gestão, também denominado como processo decisório, pois são nas etapas desse processo que as devidas decisões são tomadas (FISCH; MOSIMANN, 1999).
O sistema de informações pode-se entender como um conjunto integrado de informações, onde seu propósito consiste em apoiar as operações e funções de gestão de uma empresa e ainda propiciar uma análise de situações que o cercam, visando assim, facilitar a captação do processo administrativo em todas as suas fases de decisões. O objetivo principal do sistema é demonstrar informações precisas, relevantes, confiáveis e que estejam disponíveis aos seus gestores no formato e tempo adequado, isto tudo, ainda conta com o apoio de ferramentas de tecnologia da informação, ampliando sua utilidade aos gestores (NASCIMENTO; REGINATO, 2010).
O processo de gestão é necessariamente assistido por informações, que, por sua vez, se encontram registradas e acumuladas nos sistemas de informação, os quais fornecem subsídios para todas as etapas do processo de gestão, sejam eles sistemas operacionais ou de apoio à gestão (PADOVEZE, 2009, p. 27).
Os sistemas operacionais contêm as informações dos aspectos operacionais das atividades da organização. As informações contidas neles permitem que as empresas tornem o processo de tomada de decisões mais rápido e efetivo, disponibilizadas em tempo real e com mais precisão aos seus gestores. Um ponto importante na construção da informação está em transmitir uma informação que tenha valor, conteúdo, relatividade, precisão e objetividade. Além disso, uma boa informação gerada reduz à incerteza no processo de tomada de decisão,
e aumenta assim a qualidade da decisão (PADOVEZE, 2009; ALVES; BONFIM; SOUZA, 2016).
Em todas as fases do processo de gestão são tomadas decisões que consistem na escolha de diretrizes e alternativas que guiarão as organizações rumo aos seus objetivos. Mas, essas decisões requerem um suporte informativo adequado para que as melhores alternativas sejam escolhidas e, por isso, os gestores precisam de um sistema que lhe forneçam informações sobre o desempenho planejado e o realizado, permitindo-lhes comparar em bases objetivas todas as etapas do processo de gestão (OLIVEIRA, 2009).
As organizações devam seguir um processo de gestão que seja estruturado sob a forma do ciclo planejamento, execução e controle; onde, na fase do planejamento, seja necessário antecipar cenários, identificar ameaças e oportunidades e elaborar estratégias e política de atuação, ou seja, programar o planejamento estratégico. O que caracteriza a necessidade de planejamento operacional. Assim que realizadas essas operações termina-se a fase do processo de gestão e, ao garantir que as atividades sejam realizadas de acordo com os planos estabelecidos, configura-se a fase do controle (PADOVEZE, 2009; NASCIMENTO; REGINATO, 2010).
2.3 CONTROLADORIA
A Controladoria como órgão administrativo zela pelo bom desempenho da empresa, desenvolvendo sistemas e metodologias que proponham modelos gerenciais que otimizem o desempenho das empresas por meio de seu sistema de gestão, fornecendo informações para os gestores que auxiliam na tomada de decisões. O órgão administrativo controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório, colaborando com os gestores na busca da eficácia gerencial. Controlar é uma área coordenadora das informações sobre gestão econômica, no entanto, ela não substitui a responsabilidade dos gestores por seus resultados obtidos, mas busca induzi-los à otimização do resultado econômico (NASCIMENTO; REGINATO, 2010; CREPALDI, 2015).
De acordo com Padoveze (2009, p. 3) “A Controladoria pode ser definida, então, como a unidade administrativa responsável pela utilização de todo o conjunto da Ciência Contábil dentro da empresa”.
Dessa forma a Controladoria tem por sua finalidade garantir as informações adequadas ao processo decisório, que consiste em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos a gestão econômica. Assim como órgão administrativo com missão, funções e princípios,
definidos no modelo de gestão da empresa; e como área de do conhecimento humano com fundamentos, conceitos, princípios e métodos originados de outras ciências (FISCH; MOSIMANN, 1999).
A Controladoria como área de conhecimento tem uma alta responsabilidade na construção e manutenção do sistema de informação da gestão da entidade, pois é responsável por gerar as informações adequadas para a tomada de decisão. Assegurando-se sempre pelo princípio da continuidade e a procura de um excelente resultado. Ela ainda é responsável pelo estabelecimento das bases teóricas e conceituais necessárias para modelagem, construção e manutenção de sistemas de informação (OLIVEIRA, 2009).
Para que as organizações possam desenvolver suas atividades permitindo a avaliação e o controle do desempenho das organizações e tomar decisões estratégicas, faz-se necessário obter informações por meio da controladoria. A área da controladoria representa a evolução da contabilidade na condição de organizar a demanda de informações dos tomadores de decisão na organização (BEUREN; MULER, 2010).
Com relação às funções da Controladoria, podem-se citar várias características como: planejamento, organização, direção, controle, mensuração do realizado e do planejado, avaliação de resultados e desempenhos, estruturação de modelos decisórios, análises e estudos econômicos entre outros. Diante dessas situações, nota-se que a área, cuja controladoria tem maior responsabilidade, é pelo processo de gestão da empresa, assegurando a continuidade do negócio da empresa, minimizando os riscos (operacional, financeiro e econômico) e aprimorando o resultado econômico por meio do monitoramento das atividades dentro das organizações (DIAS, 2002; OLIVEIRA, 2009).
As informações prestadas pela área da controladoria alcançam não apenas o processo decisório que se relaciona diretamente a obtenção de resultados econômicos, mas essa área também provê informações que possibilitam a avaliação de gestores. Sendo assim, é nesse sentido que a Controladoria deve ser entendida como um ramo do conhecimento, pois a mesma apropria-se de diversas informações oriundas de várias áreas de conhecimento, como administração, economia, teorias de sistema e de decisões, entre outras (NASCIMENTO; REGINATO, 2010).
A Controladoria é ciência e, na realidade, é o atual estágio evolutivo da Ciência Contábil, pois a contabilidade nos permite apresentar duas visões conceituais sobre ela, a que enfoca o conceito de controle econômico do patrimônio e de suas mutações e ainda a visão que enfatiza o conceito de processo de comunicação da informação econômica. Sendo assim, podemos dizer que a Controladoria é a ciência contábil dentro do enfoque controlístico,
assumindo informações e gerenciamento de sistemas que operam em favor do desenvolvimento organizacional (PADOVEZE, 2009).
2.3.1 A evolução e a contribuição da contabilidade para a controladoria
A Contabilidade surge a partir do momento em que o homem tem a necessidade de controlar seus bens e suas conquistas, como a caça, pesca, rebanhos, entre outros. A partir daí os controles eram feitos de forma rudimentar, não havendo denominadores monetários, informações contábeis eram confidenciais e ainda as operações do proprietário eram misturadas as do negócio. Assim no momento em que as operações comerciais e sociais foram se desenvolvendo, a contabilidade foi evoluindo e adequando-se às novas situações que surgiam. Dessa forma, surgiu nas organizações o controle de registrar e analisar as informações produzidas pelo sistema contábil, a fim de auxiliar os proprietários e gestores com informações contábeis-gerenciais (DIAS, 2002; PADOVEZE, 2009).
No entanto, foi na Itália, durante o século XIII, que a contabilidade passou por grande desenvolvimento. Sua primeira divulgação deu-se na metade do século XV, com a obra de Frei Luca Pacciolo denominada Summa de Aritmética Geometria, Proportiono e Proporcionalita. Da mesma forma com a revolução industrial, o método contábil evoluiu consideravelmente, com problemas e objetivos diferentes dos existentes na escola italiana. Essa mudança representou a decadência desta escola e a ascensão da escola inglesa no século XVII (OLIVEIRA, 2011).
Nessa evolução histórica e social, a Contabilidade está intrinsecamente relacionada ao avanço e crescimento das organizações e suas transações, pois é ela que vai controlar o patrimônio das entidades a fim de fornecer informações úteis para os usuários das informações contábeis na tomada de decisões (DIAS, 2002).
Logo, com toda a competitividade que existe no mercado, para as empresas se manterem estabelecidas, precisam ter um controle de gestão da operação que atuam, e necessitam estar bem estruturadas. Uma estrutura de qualidade, além de um profissional competente, demanda um alto desembolso financeiro, tendo em vista que as atividades gerenciais e de controle são altamente prioritárias para um desempenho satisfatório (BEZERRA; LEMOS, 2013).
A evolução da Contabilidade sempre esteve relacionada ao desenvolvimento da humanidade, assim como seus objetivos são norteados por essa evolução humana. Dessa forma o ambiente turbulento e de mudanças profundas e contínuas em que as organizações se
encontram, a ciência contábil apresenta como ferramenta as informações para obter sucesso no processo de tomada de decisão, por meio dos controles e gerenciamentos que a controladoria e contabilidade possa oferecer (FERNANDES; GALVÃO, 2016).
Uma ciência pode ser confirmada fundamentalmente pelas suas teorias. As teorias contábeis e de controle estão enraizadas em três pilares, a teoria das decisões que é tida como o esforço para explicar como as decisões realmente acontecem, a teoria da mensuração que trabalha com o problema de avaliação dos dados e ainda a teoria da informação que já vem de acordo com o seu propósito, ou seja, possibilitar a uma organização alcançar seus objetivos pelo eficiente uso de seus outros recursos (DIAS, 2002; PADOVEZE, 2009).
Devido a uma significativa evolução nas atividades econômicas, o aumento da competitividade entre as empresas, a crescente exigência dos consumidores e o intenso desenvolvimento tecnológico provocaram mudanças na necessidade da informação utilizada para a tomada de decisões, já que ocorreu um aumento da concorrência empresarial que obrigou a contabilidade a criar mecanismos que dessem suporte a essa nova demanda (BEUREN; CARDOSO; LUCIANE, 2007).
A partir desse cenário surgiu a Controladoria, a qual auxilia os gestores na busca da eficácia organizacional, fornece as informações necessárias para os usuários atingirem seus objetivos de maneira eficaz, eficiente e também, por meio dos sistemas de informações, possibilita a transparência das ações (OLIVEIRA, 2009).
2.3.2 Origem da controladoria
Um levantamento histórico realizado sobre as origens da controladoria encontrou fontes anteriores ao século XV. A Controladoria iniciou-se na Inglaterra e foi na área pública que se deu o marco do seu desenvolvimento. Em seguida, alastrou-se para os Estados Unidos, através das estradas de ferro, do surgimento dos conglomerados comerciais e da participação de inúmeros acionistas em operações financeiras, atingindo a iniciativa privada (DIAS, 2002).
Por volta do século XX, a função da Controladoria aparece nos Estados Unidos inicialmente no setor público, depois se estende também às empresas privadas. Desde a referida época as atividades do controller sempre foram de acompanhamento da atividade econômica tanto pública como privada. Tendo como principal objetivo efetuar um controle centralizado e rígido nas grandes corporações, suas subsidiárias, filiais, departamentos e divisões espalhadas nos Estados Unidos e em outros países (BEZARRA; LEMOS, 2013).
A origem da Controladoria ocorreu no âmbito empresarial, como forma de adequação das empresas as necessidades organizacionais, no que diz respeito ao fluxo de informações e suporte no processo decisório. Preparando as informações de forma específica e completa para os gestores com flexibilidades que permitam simular e compreender as mais diversas situações que subsidiam o processo de tomada de decisão (BEUREN; CARDOSO; LUCIANI, 2007).
O Controller é um profissional da área contábil ou financeira, que tem o conhecimento de todas as operações realizadas pela empresa, sendo capaz de formar pensamentos e idealizar ideias e sugestões. Este profissional tem papel de zelar pela organização, gerando informações rápidas e precisas para a tomada de decisões, e para que este papel seja desempenhado corretamente, o controller deve estar apto há: fornecer projeções e informações, entender operações, comunicar claramente, analisar a informação, fornecer informação tempestiva, acompanhar problemas, ganhar a confiança, ser justo, ser imparcial e fornecer informação de custo eficaz (OLIVEIRA, 2011; BEZARRA; LEMOS, 2013).
Para a devida eficácia e desempenho do controller, pode-se ainda observar os seguintes princípios norteados sobre ele, como iniciativa, visão econômica, comunicação racional, visão para o futuro, oportunidade, persistência, imparcialidade, persuasão, consciência das limitações, cultura geral, liderança, ética. A informação gerada e avaliada pelo controller deve proporcionar o suporte necessário na tomada de decisões nas organizações, proporcionando também maior confiabilidade aos gestores nas informações prestadas (DIAS, 2002; BEUREN; CARDOSO; LUCIANI, 2007).
O papel da controladoria, no modelo sistêmico, é de função integradora das demais áreas, coordenando esforços, para conseguir um resultado global superior ao resultado individual de cada área. Permanecendo sempre em busca de um processo de gestão composto por etapas de planejamento, execução e controle. Através do planejamento, os gestores implementam suas ações, os planos e avaliam o resultado do que foi idealizado e orçado (PADOVEZE, 2009).
Dessa forma, a controladoria surgiu para ampliar e disseminar o entendimento do processo de gestão, identificando a razão de ser de uma organização e quais fatores estão contribuindo ou não, para a eficiência e eficácia de suas operações, de forma que se assegure a continuidade do negócio pela geração contínua de resultados econômicos favoráveis (OLIVEIRA, 2009).
2.3.3 Significado da controladoria
A Controladoria consiste em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão econômica. A mesma pode ser observada sob dois enfoques, como um órgão administrativo, com missão, funções e princípios de acordo com o modelo do sistema de gestão da empresa, e ainda, como uma área do conhecimento humano com fundamentos, conceitos, princípios e métodos oriundos de outras ciências (FISCH; MOSIMANN, 1999).
Com relação ao ramo do conhecimento, a controladoria busca entender a complexidade do processo decisório, razões e características dos gestores nas tomadas de decisões. Já no campo administrativo, trabalha em conjunto com os demais setores, na busca de satisfazer as necessidades de seus clientes internos (NASCIMENTO; REGINATTO, 2010).
Basicamente a controladoria é responsável pelo sistema de informações contábil gerencial da empresa, e sua missão é assegurar o resultado da companhia. Para tanto ela deve atuar fortemente em todas as etapas do processo de gestão da empresa, sob pena de não exercer adequadamente sua função de controle e reporte na correção do planejamento (PADOVEZE, 2009).
A missão da Controladoria é buscar a otimização dos resultados e a continuidade da organização, devendo ela ser motivadora, possibilitando uma amplia visão de mercado tanto aos usuários internos quanto os externos. Essa atuação da controladoria atende a alguns pontos como, coordenação de esforços visando à sinergia das ações, participação ativa do processo de planejamento, credibilidade, persuasão e motivação, entre outros (DIAS, 2002; OLIVEIRA, 2009).
A metodologia da controladoria é baseada no processo de controle, através de padrões de qualidade previamente estabelecidos, focado no planejamento e orçamento traçados pela organização. Porém todos os membros da organização devem estar envolvidos, desde os níveis mais altos até os operacionais. Desta forma, a controladoria presta contribuições importantes ao progresso organizacional, possibilitando o equilíbrio da organização diante das dificuldades existentes no seu ambiente operacional (FERNANDES; GALVÃO, 2016).
Assim a controladoria é a área responsável por medir possibilidades e expectativas, elaborando políticas de gestão para a empresa, disseminando atividades, planejando orçamentos, ou seja, elaborar um sistema de informações que atenda a todas as necessidades operacionais e de gestão. Dessa forma a controladoria está voltada a estruturar e coordenar o
sistema de informações de uma organização (BRIZOLLA; CHIARELLO; LAVARDA, 2015).
A estrutura e a organização da controladoria devem ser estabelecidas de acordo com a existência e as necessidades de outras áreas, conforme o tipo da organização empresarial. A controladoria se apoia num sistema de informações e numa visão multidisciplinar, sendo responsável pela modelagem, construção e manutenção de sistemas de informações e modelos de gestão das organizações, a fim de suprir de forma adequada as necessidades de informação dos gestores conduzindo-os durante o processo de gestão a tomarem melhores decisões (BEUREN; MULER, 2010).
Nesse sentido acerca do significado da controladoria, observa-se que ela é responsável por todo o processamento de informações contábeis-gerenciais da organização necessárias ao processo de gestão. Prestando contribuições importantes ao progresso organizacional, possibilitando o equilíbrio da organização diante das dificuldades existentes no seu ambiente operacional (DIAS, 2002; BRIZOLLA; CHIARELLO; LAVARDA, 2015).
2.4 CONTROLADORIA NO SUPORTE A DECISÃO
É de se notar que a Controladoria, na estrutura da organização, conquistou posto magno, dado ser ela, ferramenta de ação que melhor instrui o gestor na avaliação das informações necessárias à definição do planejamento da empresa. Por meio de uma avaliação de dados por ela gerados, indica-se a direção a ser trilhada rumo às melhores tendências comerciais do segmento (BERGONSO; SILVA, 2010).
Com relação ao sistema de informações Padoveze (2009, p. 43) define “como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informação (...)”.
Um sistema de informações também pode ser conceituado como uma rede de informações, cujos fluxos alimentam o processo da tomada de decisões. Esses sistemas podem ser classificados em dois grupos que estão integrados: os sistemas de informações de apoio às operações e os sistemas de apoio à gestão (FISCH; MOSIMANN, 1999).
Os dois grupos de informações mencionados se complementam a partir da identificação, armazenamento, processamento e comunicação da informação requerida pelos usuários. Dessa forma, os sistemas de informações de apoio às operações são aqueles que nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da empresa, pode-se dizer que são criados automaticamente pelas necessidades de administração
operacional. Já o sistema de apoio a gestão é aquele ligado a vida econômico-financeira da empresa e as necessidades de avaliação de desempenho dos administradores internos (PADOVEZE, 2009).
A Controladoria não está relacionada somente aos sistemas contábeis, ou seja, ela faz parte de todo o processo de gestão, desde o planejamento até o controle, oferecendo informações necessárias para o comprimento de suas ações. Assessorando a administração na busca de melhores resultados e ainda na otimização do resultado econômico da empresa. (DIAS, 2002).
Dessa forma o processo de gestão deve ser subsidiado pela Controladoria, órgão responsável pelo apoio e geração de informações confiáveis aos gestores em todas as etapas do processo de tomada de decisão. O sistema de informações é o principal instrumento desse processo, captando ocorrências externas e internas e apoiando a empresa no processo de tomada de decisão (OLIVEIRA, 2009).
2.4.1 O papel da controladoria no processo de gestão
O estabelecimento e a manutenção de um processo de gestão integrado, com base nas premissas estabelecidas no modelo de gestão da empresa, é uma das atribuições da controladoria. Portanto sua função nesse processo consiste em levar todos os gestores da empresa a trabalharem no sentido de obter sinergia buscando alcançar o objetivo global da organização (CREPALDI, 2015).
Ao programar uma área de controladoria na empresa, ela estará definindo aspectos mais abstratos e fundamentais para o funcionamento da área, como a missão, modelo de gestão, autoridade, responsabilidade, atividades, recursos e produtos. Um projeto para a implementação da controladoria busca o desenvolvimento de uma modelo estrutural de controladoria, um modelo conceitual de sistemas de informações gerenciais e ainda realização de treinamento e preparação de pessoal (OLIVEIRA, 2009).
A controladoria responsabiliza-se pela execução e coordenação do que foi estabelecido junto aos gestores, assessorando e promovendo ações e tomadas de decisões para controlar e motivar as áreas que estão sob sua responsabilidade e acompanhar os gestores na elaboração dos planos e definições de padrões. Assim, a estruturação da Controladoria, no exercício de acompanhamento das atividades da empresa, deve servir de instrumento na busca de informações gerenciais e estratégicas a fim de que os gestores possam tomar medidas corretivas no sentido de melhorar o processo de gerenciamento da empresa (DIAS, 2002).
Diante do que foi exposto sobre a controladoria, é visível, entre suas funções, a atividade de controle, que pode ser percebida, em nível organizacional, nos controles internos e, de forma mais ampla, no controle de todas as operações da empresa. Outra constatação diz respeito a sua relação com o sistema de informações da organização. Se não houver a geração de informações adequadas, não há como mensurar os resultados e, dessa forma não pode haver um controle adequado das operações da empresa (BEZERRA; LEMOS, 2013).
Um modelo de gestão é a base para todo o processo de gestão, este, por sua vez traduzirá em todas as suas etapas a cultura organizacional da empresa. O processo de gestão visa garantir que as decisões dos gestores contribuam para otimizar o desempenho da organização. Dessa forma a Controladoria está intrinsecamente ligada às atividades de elaboração e controle do orçamento e avaliação de desempenho que fazem parte do escopo da gestão operacional (FERNANDES; GALVÃO, 2016).
No planejamento operacional a controladoria é responsável por otimizar os resultados econômicos da empresa, participando de forma mais atuante do que no planejamento estratégico. Isso ocorre porque o setor de Controladoria detém informações de cunho econômico-financeiro, possuindo meios para quantificar, analisar e aprovar os planos operacionais em conjunto com os gestores de outros setores da organização. Este setor, apesar de ser um órgão de apoio operacional, também deve estar diretamente ligado à estratégia da empresa. Assim, a Controladoria é o órgão responsável pela geração de informações que determinam o futuro da organização no planejamento estratégico (OLIVEIRA, 2009; NASCIMENTO; REGINATTO, 2010).
A controladoria atua no processo de gestão com o objetivo de proporcionar aos gestores os meios que os levem a atingir a eficácia organizacional, de modo que todas as decisões estejam voltadas à harmonia operacional, tomadas sempre à luz dos objetivos globais da organização e com os gestores atuando de forma sincronizada no sentido de gerarem, com suas ações, os melhores resultados possíveis tanto no que se refere a gestão empresarial (BEUREN; MULER, 2010), como quanto a gestão econômica preconizada por Catelli et al., (2001), sempre com o menor sacrifício de recursos possíveis.
Com relação à participação da controladoria nesse processo de gestão, destaca-se que uma de suas funções básicas é apoiar a empresa em todo o processo de gestão. Esse apoio consiste, basicamente, em ajudar os gestores na tomada de decisões por meio da indicação de alternativas, além da elaboração de modelos de informação e mensuração adequados à sua necessidade. É por intermédio do sistema de informações que ocorre a atuação essencial da
controladoria no processo de gestão, buscando envolver todas as necessidades de informações para que a empresa alcance seus objetivos (OLIVEIRA, 2009; PADOVEZE, 2009).
Diante do contexto, a controladoria exerce um papel central no processo de gestão. Seu desenvolvimento ocorreu a partir dos preceitos básicos da contabilidade para uma ampla função de suporte informacional, controle interno, planejamento tributário, elaboração do orçamento e medidas operacionais. Com o amadurecimento passou a ter participação ativa na formulação e monitoramento das estratégias, fazendo que deixasse de ser apenas um compilador de dados e passasse a ser um gestor da informação, tendo papel fundamental no processo de gestão da empresa (DIAS, 2002; NASCIMENTO; REGINATTO, 2010).
2.4.2 A controladoria e o sistema de controles operacionais
O controle do processo de planejamento permite verificar se todas as áreas da organização estão desempenhando suas atividades de maneira correta, ou mesmo se os resultados alcançados correspondem às expectativas contidas no planejamento. Os resultados atingidos são comparados aos orçados, indicando a possibilidade de se apontar os desajustes ocorridos durante o processo a fim de solucioná-lo (BEUREN; MULER, 2010).
O controle deve ser executado junto a todas as áreas da organização, avaliando o resultado de cada uma individualmente e também da empresa como um todo. A implementação do controle deve ser desenvolvida de maneira a gerar informações adequadas, com metas claras e passíveis de serem atingidas, para que, nessa fase, possa se assegurar que os resultados planejados sejam efetivamente alcançados (FERNANDES; GALVÃO, 2016).
Nessa fase de implementação, é responsabilidade da controladoria o confronto dos resultados alcançados com os resultados planejados, identificando quais áreas corresponderam ou não às expectativas do planejamento. Onde é fundamental que a controladoria esteja apoiada em um sistema de controles internos adequado, para que a organização obtenha o retorno esperado (OLIVEIRA, 2009; FERNANDES; GALVÃO, 2016).
O controle interno da gestão operacional visa acompanhar o desenvolvimento das atividades desenvolvidas pelas pessoas numa empresa, verificando se estão sendo realizadas conforme estabelecidas pela administração. As organizações, em um cenário de negócios, são criadas sob a perspectiva de obtenção de resultados que satisfaçam as expectativas de seus proprietários, conduzindo ao desenvolvimento e a prosperidade dos negócios (DIAS, 2002).
Esses controles internos permitem a comparação dos resultados alcançados durante o processo de gestão, o que representa o controle das operações da organização. Um
planejamento sem uma adequada estrutura de controles internos como base impossibilita a análise dos resultados, comprometendo todo o planejamento. Durante a fase de controle, a controladoria busca identificar os desvios ocorridos em relação ao planejamento, determinando qual foi a sua origem (DIAS, 2002; BEZERRA; LEMOS, 2013).
Sendo assim, durante essa fase a controladoria monitora as atividades, pois determinada variável pode se comportar de forma diferente daquela que foi planejada em alguma área; então, se isso acontecer, a controladoria atuará na sua correção, verificando se o problema ocorrido foi ocasionado por algum erro de gestão ou por alguma variável que não estava prevista no planejamento operacional. Importante salientar que a controladoria não é responsável pela tomada de decisão, que é função do gestor, mas ela deve monitorar a decisão tomada a fim de verificar se está atingindo seu propósito ou se deverá corrigir possíveis falhas ocorridas para que não se comprometa o bom desempenho da empresa. Além disso, esse monitoramento deve ser constante a fim de identificar problemas no menor tempo possível, possibilitando soluciona-los antes que se tornem maiores para a organização (NASCIMENTO; REGINATO, 2010; BEZERRA; LEMOS, 2013).
A Controladoria tem sob sua incumbência controlar dessa maneira os assuntos econômico-financeiros e apontar os desvios detectados. As ações corretivas desses desvios cabem aos gestores de cada área, sendo como atribuição do controller a cobrança da efetiva implementação das ações corretiva e ainda, julgar os resultados das providências propostas pelos gestores. Portando é objetivo da controladoria comparar o que foi planejado com o que foi realizado (FISCH; MOSIMANN, 1999).
Assim, é responsabilidade da área de controladoria a comunicação das ocorrências levantadas através do controle para a alta gestão. Detendo essas informações, a controladoria busca comunicar aos gestores e, especialmente, à alta gestão de que determinado desvio está ocorrendo em virtude da ineficácia de determinado gestor ou da mudança de uma variável ambiental, o que vai requerer que o plano seja reequilibrado (BEUREN; MULER, 2010).
Através de um sistema de controle de gestão operacional, a controladoria poderá monitorar, avaliar e melhorar o desempenho da organização, a fim de atingir os objetivos propostos pelos gestores. E o controle é uma das funções essenciais para a gestão de um negócio. Assim o planejamento é ligado ao controle através de um sistema de mensuração de desempenho, que possibilita verificar se as operações e os resultados estão sendo realizados e obtidos conforme os objetivos propostos (DIAS, 2002; PADOVEZE 2009).
Verifica-se, portanto, a importância da participação da controladoria no processo de gestão, sobretudo, por conter em sua essência a função de controle, o qual é traduzido na
busca do controle da organização num contexto global, através da implantação e do monitoramento de controles internos e do sistema de informações da empresa. A controladoria visa integrar o processo de gestão, provendo os gestores com informações úteis, bem como fazendo o acompanhamento e o controle das estratégias formuladas, a fim de analisar o alcance dos objetivos traçados. Esse processo representa, pois, um controle de todas as operações da empresa e busca a otimização do resultado global da organização como um todo, e não de suas áreas individualmente (BEUREN; MULER, 2010; NASCIMENTO; REGINATO, 2010).
2.4.3 A responsabilidade da controladoria no sistema de informações
O sistema de informações pode ser conceituado como uma rede de informações, de fluxos que alimentam o processo da tomada de decisões. Esses sistemas permitem à empresa tornar o processo de tomada de decisão mais rápido, disponibilizando as informações em tempo real para que os gestores tomem decisões mais acertadas e com mais precisão. Onde os mesmos coletam, processam, analisam informações a partir de um objetivo, desse modo incluem-se entradas, processamentos e saídas de informações (ALVES; BONFIM; SOUZA, 2016).
As modificações no ambiente operacional provocam a necessidade de constantes alterações na forma de gestão das empresas. O aumento da competitividade, o avanço da tecnologia, a crescente exigência dos consumidores, entre outros, são fatores que impactam as empresas e exigem destas uma permanente adaptação a esse ambiente desafiador (FISCH; MOSIMANN, 1999).
Quando surgem novas variáveis ambientais, a empresa deve estar preparada, o que significa tomar decisões oportunas, pois, dada à sua complexidade, mudam os rumos da organização, podem se alterar os seus resultados e, até mesmo, colocar em risco a sua continuidade. Diante desses desafios, a elaboração e consolidação de um adequado planejamento estratégico e seus planos decorrentes pelas empresas podem trazer contribuições valiosas para que as decisões tomadas no presente apoiem as consequências geradas no futuro (OLIVEIRA, 2009; BEUREN; MULER, 2010).
As estruturas dos sistemas de informações possuem sistemas de simulação, que preveem os reflexos das alterações ambientais sobre os resultados estimados e ainda dos sistemas de padrões que permitem acompanhar o desempenho das atividades desenvolvidas. Esses sistemas interagem as informações do ambiente externo com o interno ligando
as informações de uma área com a de toda a empresa, contribuindo com a elaboração do processo de gestão. Dessa forma os sistemas têm como função fornecer informações aos gestores, para que haja programação das atividades a serem desenvolvidas pela organização e assim obter um melhor controle das mesmas e dos resultados da organização (DIAS, 2002).
A atuação da área de controladoria pode ser vista sob duas perspectivas: primeira, como um órgão facilitador que fornece informações às demais áreas da empresa para que possam implementar suas estratégias específicas; segunda, como a área que procura integrar o processo de decisões estratégicas de cada área com o objetivo global da organização, ou seja, com a diretriz estratégica da empresa como um todo (PADOVEZE, 2009).
A obtenção de informações que possibilitem à área de controladoria desempenhar apropriadamente sua função de facilitar o processo decisório passa pela existência de uma adequada estrutura formal de controle interno, como um conjunto de normas e procedimentos que devem ser estabelecidos para que se alcancem os objetivos concretos de uma organização. Esse conjunto de normas e procedimentos envolve todas as áreas da empresa, na figura de controles operacionais e administrativos. Os quais dão o suporte necessário ao sistema de custos e ao sistema contábil, entre outros, que subsidiam o sistema de informações da organização, do qual a controladoria participa, juntamente com outras áreas, da implementação e monitoramento (ALVES; BONFIM; SOUZA, 2016).
A implementação de um adequado sistema de informações permite à controladoria atuar no monitoramento e na integração do processo de gestão da organização, estruturado nas fases do planejamento estratégico e operacional, execução e controle. Essa integração é o nível de coesão segundo o qual decisões são tomadas pelas áreas, levando em conta o seu próprio resultado, sem, entretanto, dissociar-se dos objetivos globais da organização (DIAS, 2002; ALVES; BONFIM; SOUZA, 2016).
A Controladoria na sua essência é um modelo de gestão, gestão de sistemas integrados em toda a organização, que serão monitorados por um controller, que identifica os acontecimentos do meio ambiente e quais são os reflexos dos mesmos nas operações da empresa, e apresentar de maneira clara e resumida as informações necessárias para suprir os gestores em seu processo decisório (NASCIMENTO; REGINATO, 2010).
Dessa forma a controladoria se insere no contexto organizacional como um órgão de linha ou staff, ou ainda como unidade administrativa. Que iniciará seu trabalho criando e implementando um sistema integrado de informações decisórias. Por conseguinte, as decisões que estão relacionadas à estrutura organizacional, ao nível de conhecimento dos subordinados e ao tipo de sistema de informações adotado pela empresa (DIAS, 2002).
