OTC - “over
the counter”
Gerenciando
a Farmácia
GERENCIANDO A FARMÁCIA
Chegamos ao último fascículo desta série com um assunto de grande interesse para a administração da farmácia: a gestão do estabelecimento.
Com o aumento do número de farmácias e a alta competitividade do mercado,
torna-se cada vez mais necessária a criação de diferenciais,
explorando ao máximo o potencial de cada loja. Este texto foi
elaborado com explicações técnicas e exemplos práticos para permitir um maior aproveitamento das informações. Esperamos que tais informações possibilitem uma melhoria contínua no
gerenciamento de sua farmácia e que o sucesso do estabelecimento seja alcançado por todos que se dedicaram a estudar esta série de fascículos, aplicando seus
conceitos no dia-a-dia.
Segundo definição gramatical, gerenciar é o mesmo que: “ter gerência sobre, administrar, dirigir, governar, regular”. Ou seja, na prática, deve-se considerar a atividade comercial, o negócio, como algo a ser dirigido de maneira adequada, com controle.
Gerenciar é gerir o negócio eficientemente, e a palavra gerir nos remete a uma outra palavra bastante empregada ultimamente: gestão. A gestão consiste no comando eficiente de um
negócio. O que, por sua vez, nos remete a um outro termo recém incorporado às empresas, a
gestão eficiente.
Mas como podemos verificar
se um negócio está sendo administrado eficientemente?
Um bom critério para chegar a uma resposta simples seria a verificação do faturamento da empresa. Se o faturamento está alto, pode-se
crer que a empresa está no caminho certo. Mas alguém poderia perguntar: “Como podemos saber se esse faturamento é o melhor que se pode obter? Será que estamos trabalhando de maneira otimizada e satisfazendo nossos clientes?” As respostas para estas perguntas vão além do indicativo do faturamento. Para respondê-las é necessário avaliar a
composição deste com outros itens da empresa. Os melhores indicadores para a avaliação de potencial são:
• faturamento obtido com a venda de medicamentos
• faturamento obtido com a venda de produtos de outras categorias
• avaliação de participação por categoria na venda total
• forma de pagamento por categoria x liquidez (à vista, a prazo, cartões, outros) • número de clientes atendidos
• consumo “per capita” • produtividade da equipe
• média dos descontos concedidos • avaliação das despesas gerais da loja • verificação do CMV + impostos • avaliação do nível de estoque Avaliar todos esses indicadores,
conhecidos como Indicadores de Gestão, possibilita mensurar a eficiência do
estabelecimento por tópico. E para aqueles com resultados insatisfatórios espera-se o desenvolvimento e a implantação de novas estratégias, que posteriormente também devem ser mensuradas.
INDICADORES DE GESTÃO
1. Faturamento obtido na
venda dos medicamentos
Isole o faturamento da venda de medicamentos no mês e avalie os dados comparando-os com os dos meses
anteriores e com o mesmo período do ano anterior.
O faturamento poderá ter aumentado, diminuído ou estabilizado, indicando de maneira geral como vai o negócio. É preciso lembrar que existem meses em que,
naturalmente, o volume de vendas é menor ou
maior. São os períodos sazonais. Por isso, as análises não devem restringir-se ao exercício.
Comparar o faturamento de um mês com o mesmo mês do ano anterior, pode ser uma boa forma de medir os resultados com menos alterações.
Se verificarmos um decréscimo do
faturamento, alguma atitude corretiva deverá ser tomada. Mas antes é necessário conhecer os outros indicadores.
2. Faturamento obtido na venda de
produtos de outras categorias
Isole o faturamento da venda de produtos de outras categorias no mês e avalie os dados comparando-os com os dos meses anteriores. Proceda da mesma maneira utilizada para os medicamentos, lembrando-se que a
sazonalidade para estes produtos pode ter uma influência maior. Para estes itens, vale a análise do faturamento e também da
rentabilidade da categoria, que no geral pode elevar a lucratividade do estabelecimento.
3. Avaliação de participação por
categoria na venda total
É muito importante conhecer a
participação de cada categoria na venda total do estabelecimento, pois assim
sabemos quais delas estão proporcionando maior retorno financeiro, e com isso, investir mais nos produtos desta categoria.
Ao verificarmos que alguma categoria não está com uma porcentagem de vendas
satisfatória podemos incrementar os recursos de merchandising e as estratégias de promoção.
Para calcular este indicador devemos somar o faturamento obtido na venda de todo
produto que compõe a categoria; o resultado é o faturamento total da categoria. Para calcular a porcentagem aplica-se a seguinte fórmula:
4. Forma de pagamento por
categoria x liquidez
Avalie de que maneira foi feita a venda na loja. É interessante identificar qual a
porcentagem da venda feita em: • vendas à vista
• vendas por cartão de crédito • vendas por convênio
• vendas com cheque pré-datado
Este indicador serve para enxergarmos as oportunidades e avaliarmos os riscos e benefícios da estratégia empregada.
Se, por exemplo, a venda à vista é maior, os descontos concedidos poderão ser maiores, mas se a venda a prazo é alta, descontos excessivos deverão ser vistoriados para não comprometer o pagamento dos fornecedores.
Se verificarmos que a venda por
convênio está baixa, podemos planejar uma maior divulgação, pois as vendas através de um convênio minimizam a inadimplência. Mas, é necessário considerar que o prazo para receber o dinheiro será maior e, assim, devemos tomar cuidado com os descontos excessivos.
Se as vendas através de cheques pré-datados estão altas, é necessário
oferecer melhores condições de pagamentos à vista e não apenas divulgar melhor esta forma de pagamento, mas também avaliar as inadimplências nos pagamentos
programados. Caso a porcentagem de inadimplência estiver alta, pode-se reavaliar esta opção de pagamento. Uma estratégia segura é sempre realizar a consulta a um serviço de proteção ao crédito.
Se os clientes perguntam freqüentemente se existe a opção de pagamento através de cartões de crédito, é interessante que este sistema seja instalado na loja. Isto pode ser fundamental no processo de captação deste consumidor. Neste caso, é importante considerar as taxas cobradas pelas
administradoras de cartões de crédito e seus prazos de pagamento.
5. Número de clientes atendidos
Devemos ter um controle de quantos clientes foram atendidos durante o mês. Este dado pode ser obtido pelo número de
tíquetes de caixa emitidos ou pelo número de comandas utilizadas, dependendo do sistema empregado na loja. Esse controle pode servir para avaliar se está havendo um aumento ou uma diminuição do número de clientes, e com isso, nortear as estratégias de divulgação do estabelecimento. Este dado pode servir também para alertar quanto às estratégias da loja concorrente, pois se o número de clientes de sua loja tem diminuído, pode ser que a loja vizinha esteja
oferecendo preços mais atrativos e serviços diferenciados, como por exemplo: melhor
atendimento, outras formas de pagamento, local para estacionamento, entre outros.
6. Consumo “per capita”
O consumo “per capita” serve para sabermos quanto os clientes gastam, em média, na farmácia, a cada compra.
O consumo “per capita” é obtido através do seguinte cálculo:
Com este indicador podemos verificar se as estratégias de merchandising estão funcionando e, caso contrário, norteá-las no sentido de aumentar o consumo. Quanto maior o consumo “per capita” melhor o desempenho da loja. Para
aumentar este consumo pode ser necessário uma mudança no layout da loja, bem como uma melhor exposição dos produtos que geram a compra por impulso, ou seja, aquelas que não foram planejadas.
7. Verificação da produtividade
da equipe
Com este indicador podemos observar se a equipe está sobrecarregada ou ociosa.
A produtividade é obtida através do seguinte cálculo:
Este indicador deve ser avaliado em comparação com o mesmo período do ano anterior ou por três meses consecutivos, para abranger sazonalidades.
Se o indicador de produtividade for muito alto, pode ser que haja falta de atendentes na loja, sendo necessário rever o número de funcionários.
Se o indicador estiver muito baixo, poderá haver pessoal ocioso, e será necessário uma redução no número de funcionários.
Lógico que se o faturamento está baixo, o indicador também será baixo e, além de rever
a equipe, é necessário definir estratégias para o aumento do faturamento.
Se o indicador apresentar-se na média, significa que a equipe está otimizada e os esforços deverão ser destinados somente para aumentar o faturamento. Se a estratégia adotada usar o aumento do consumo per capita, pode-se manter o mesmo quadro. Caso a estratégia seja de prospectar novos clientes, é importante, para não prejudicar o atendimento prestado, que o número de atendentes acompanhe o crescimento do número de clientes novos.
8. Média dos descontos concedidos
Este indicador serve para avaliar se os descontos estão adequados e se estão garantindo a rentabilidade.
Devemos definir um desconto médio mensal e verificar se o praticado no mês foi ou não suficiente para aumentar o faturamento.
A estratégia de conceder descontos pode atrair mais clientes e, conseqüentemente, aumentar as vendas. Mas, se isto não estiver ocorrendo, a loja deverá rever a estratégia de desconto e partir para a prestação de
9. Avaliação das despesas
gerais da loja (custo fixo)
Este indicador serve para avaliar se os custos fixos estão ou não variando e se estão sendo repassados adequadamente aos produtos.
Sabemos que, para formar o preço de um produto garantindo a lucratividade, devemos levar em conta: os impostos pagos na aquisição do produto (PIS/COFINS) e os que serão
originados com a venda (ICMS, Imposto de renda), além das despesas gerais com folha de pagamento, aluguel, água, luz, telefone, taxas de motofrete (serviços de motoboys), materiais de consumo, materiais de limpeza, entre outros.
Essas despesas gerais compõem o custo fixo mensal, ou seja, as despesas que estarão
presentes na farmácia todo mês. Essas despesas deverão ser embutidas nos preços dos produtos para a avaliação correta da rentabilidade. Assim, saber o custo de funcionamento da loja e calculá-lo de forma correta, é fundamental. O custo de funcionamento é dado em porcentagem e expressa a parcela do
faturamento que é comprometida, mês a mês, com os custos fixos da loja.
O custo de funcionamento (CF) é obtido dividindo-se o custo fixo mensal da loja pelo faturamento médio mensal e multiplicando o valor obtido por 100. Tanto o custo fixo mensal como o faturamento médio mensal devem ser obtidos analisando-se, no mínimo, valores referentes aos últimos seis meses. Com isso, o valor de custo de funcionamento aproxima-se mais da realidade:
Se o custo de funcionamento estiver alto, comparado aos meses anteriores ou ao mesmo período do ano anterior, é necessário avaliar se existem gastos supérfluos. No momento de reduzir os gastos é preciso tomar muito cuidado, pois alguns cortes poderão afetar a qualidade dos serviços ou a motivação da equipe, o que também pode comprometer as vendas.
10. Verificação do CMV + impostos
Para calcular este indicador, soma-se o Custo da Mercadoria Vendida (CMV) aos
impostos e divide-se o valor obtido pelo faturamento geral do mês:
O CMV deve ser calculado utilizando-se o preço unitário na nota fiscal, abatendo-se o
ICMS e somando-se a este valor outras despesas como frete, taxas de embarque, caso hajam.
Para analisarmos se o CMV + Impostos está adequado, é preciso estabelecer um parâmetro e verificar se o objetivo estabelecido foi
alcançado. Por exemplo, se o objetivo
O nível de estoque é medido em dias e serve para projetar o número de dias necessários para que um determinado produto em estoque termine.
Devemos realizar esta análise produto por produto, verificando se o estoque máximo, ou de segurança, definido, está suprindo a
demanda eficientemente. Caso o estoque tenha se esgotado antes da reposição ou esteja alto demais, é necessário rever os parâmetros. Este também é um indicativo para avaliar o giro dos produtos e verificar se o capital do estabelecimento está sendo investido corretamente, de forma que o dinheiro não fique parado nas gôndolas.
Calcula-se o nível de estoque através da seguinte fórmula:
O resultado obtido será o número de dias necessários para que o estoque termine.
Se o valor obtido para um determinado produto for superior a 21 dias, é preciso rever o estoque máximo deste produto, pois devido à facilidade de reposição de estoques que existe atualmente nas farmácias e drogarias, torna-se dispensável manter níveis de estoques altos e dessa maneira reduz-se o custo total de estoque da loja.
Alguns produtos poderão ter níveis de estoques altos, mas são considerados
11. Avaliação do nível de estoque
exceções, tais como: estoque de segurança aumentado de produtos sazonais, como é o caso de bronzeadores e filtros solares em farmácias do litoral em meses de temporada; estoque de segurança aumentado de produtos que fazem parte de uma estratégia
promocional como por exemplo divulgação de preço competitivo em revistas, jornais, rádios, TV ou até mesmo em tablóides ou banners na frente da loja. Nesse último caso, o estoque aumentado é justificado, pois caso a estratégia promocional funcione, a loja deve estar
preparada para essa nova demanda. Mas deve-se tomar cuidado ao definir o estoque do produto, pois a estratégia promocional poderá não ter efeito positivo e um estoque alto geraria um novo problema para a loja.
O nível do estoque é a melhor maneira de garantir que não haja compra exagerada de algum produto; porém, não podemos nos esquecer de que alguns produtos em especial têm um giro baixíssimo, embora importantes no mix e por essa razão devem ser considerados como exceção. Um produto de baixo giro atende esporadicamente a necessidade de um cliente e é importante satisfazê-lo. O mais prudente é ter um estoque mínimo de uma ou duas unidades desses itens e atentar para sua reposição na medida em que ele sai.
Existe um sistema, utilizado por muitas farmácias, para verificar qual o nível de estoque ideal para cada produto. Conhecido como Análise Seletiva por Curva ABC, esse estabelecido for de 38% para a primeira margem e o valor obtido for maior que 72%, é necessário reduzi-lo. Talvez a melhor estratégia seja negociar melhor a compra.
Se o valor obtido for menor que 72%, significa que a loja está atingindo os objetivos financeiros definidos.
CMV = Preço da Nota Fiscal – ICMS+
sistema consiste em dividir o estoque em categorias proporcionais ao custo total do estoque, denominadas A, B ou C
• Categoria A – Incluem-se os itens mais
importantes que significam um alto retorno e fazem parte de uma parcela significativa dos valores investidos em estoque.
• Categoria B – Incluem-se os itens de
média importância, com retorno médio e rotatividade média.
• Categoria C – São os menos importantes
em termos de retorno. Embora sejam os mais numerosos, têm um valor inexpressivo em relação ao valor total do estoque
Os softwares que operam o emissor de cupom fiscal geralmente oferecem Relatórios de Curva ABC que permitem classificar e acompanhar o desempenho de cada produto comercializado no estabelecimento.
Na prática, 80% do valor das vendas são provenientes da receita de aproximadamente 20% dos itens comercializados. Os itens que representam o restante do faturamento, compõem o mix ideal de produtos destinados a atender a demanda dos clientes.
Para definir quais produtos compõem cada categoria, devemos dividir a Curva ABC em três fatias:
Produtos A: expressam 55% do faturamento Produtos B: expressam 35% do faturamento Produtos C: expressam 10% do faturamento
podemos definir o nível de estoque a ser praticado para os produtos de acordo com as categorias da Curva ABC.
Nos produtos da categoria A é imprescindível que não haja ruptura no estoque. Portanto, atenção especial deve ser dada a esses
produtos e o nível de estoque deve ser maior, ou seja devemos ter uma quantidade de produtos suficiente para garantir mais dias de estoque*. Os produtos da categoria B deverão ter um nível de estoque intermediário e os produtos da categoria C podem ter níveis de estoque menores*.
O importante é nunca zerar o estoque dos produtos ao final do dia, independentemente da categoria a que o produto pertença, embora preocupação maior deve ser direcionada aos produtos da categoria A, pois estes significam alto retorno financeiro.
A reposição dos estoques deve ser diária, ou seja, deve-se trabalhar conforme a saída. Por exemplo, se hoje foram vendidas 3 caixas de determinado produto, hoje mesmo deve-se solicitar 3 caixas para que, considerando o tempo de entrega, o estoque mínimo seja respeitado.
A venda média diária de um determinado produto deve ser calculada conforme o histórico de venda dos últimos três meses.
Após considerarmos todos estes 11
Indicadores de Gestão, com certeza
poderemos responder às perguntas iniciais e já teremos estratégias para melhorar nossa eficiência no gerenciamento da loja
melhorando, conseqüentemente, o desempenho do estabelecimento.
Apliquem esses conceitos e avaliem constantemente os indicadores. Esse é o nosso conselho.
Todos nós, que estivemos envolvidos no Projeto de Educação Continuada Eurofarma, desejamos sucesso nos negócios e
esperamos ter contribuído positivamente na atualização de vocês, gestores, para enfrentar um mercado cada dia mais competitivo.
Atualização em gestão de farmáciaé uma publicação da Eurofarma. Redação: Ricardo Malheiros Pinto, da Marco Soluções Comercial e Serviços Ltda. Ilustrações: Performance Design Gráfico S/C Ltda. – Projeto e produção gráfica: PhOENIX Comércio e Produções Editoriais Ltda.
RESPOSTAS 1.C 2.A 3.B 4.D
1. Com que indicador podemos verificar melhor se as estratégias de merchandising estão funcionando?
a) faturamento obtido com a venda dos medicamentos
b) faturamento obtido com a venda de produtos outras categorias c) avaliação do consumo “per capita”
d) verificação da produtividade da equipe e) Nenhuma das alternativas
2. Qual o cálculo a ser utilizado para verificar a produtividade da equipe?
a)
b)
c)
d)
e) Nenhuma das alternativas
3. O ... é dado em porcentagem e expressa a parcela do faturamento que é comprometida, mês a mês, com os custos fixos da loja.
a) custo de mercadoria vendida (CMV) b) custo de funcionamento
c) nível de estoque praticado d) faturamento médio mensal e) Nenhuma das alternativas
4. Assinale a alternativa correta:
a) O controle do estoque deve ser feito de maneira que nunca ocorra a falta de produtos da
categoria B, pois estes significam alto retorno financeiro.
b) Os produtos da categoria A expressam 10% do faturamento. c) Os produtos da categoria C expressam 35% do faturamento.
d) O controle de estoque deve ser feito de maneira que nunca ocorra a falta de produtos da
categoria A, pois estes significam alto retorno financeiro.
e) Nenhuma das alternativas
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