Equipe7-Trabalho lIl Final

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Estudo de Viabilidade

Monitoramento Escolar

Curso Sistemas de Informação – Centro de Informática - UFPE 26/08/2013

Prof. Carla Taciana Lima Lourenço Silva Schuenemann

GRUPO 7-

Jadiel Duque

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Sumário

1. Motivação ... 3

2. Identificação do problema ... 3

3. Apresentação das Alternativas para o Sistema ... 4

3.1 Alternativa 1 ... 4

3.2. Alternativa 2 ... 4

4. Estudo de Viabilidade Operacional ... 5

4.1 Alternativa 1 ... 5 4.2 Alternativa 2 ... 6 4.3 Alternativa 3 ... 7 5. Viabilidade Técnica ... 8 5.1 Alternativa 1 ... 8 5.2 Alternativa 2 ... 9 5.3 Alternativa 3 ... 9

6. Estudo de Viabilidade de Cronograma ... 9

Conclusão do Estudo de Viabilidade de Cronograma ... 10

Análise Final das Alternativas...10

Recomendação e Considerações Finais ...11

Relatório de Participação ...11 Detalhamento do estudo de viabilidade econômica...11,12,13,14,15 e 16

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1. Motivação

Apesar de diversas pesquisas indicarem a importância de monitorar e gerenciar o desempenho de alunos, professores, e de haver sinais de que o clima da escola faz diferença nas relações e processos estabelecidos neste local, mesmo com o crescimento exponencial de sistemas baseados em TI, infelizmente percebe-se que ainda não há evidências de um projeto eficaz de sistemas de informação implementado em cada um desses fatores, fato tão importante no aprendizado de crianças, adolescentes e no gerenciamento de dados e informações escolares.

2. Identificação

do problema

Atualmente, existe uma grande barreira entre pais e alunos especialmente quando se trata de transparência nas informações escolares. Essa barreira também está presente na comunicação geral entre professores e alunos, e são causadas por conta da não-filtragem e estudo do grande número de informações que circulam durante o ano letivo e também por falta de tempo e o uso de mecanismos que propaguem a informação em massa para que todos tenham acesso em tempo real, pois a clareza nas informações prestadas torna viável uma perfeita comunicação entre família e escola, fortalecendo ainda mais essa parceria.

Analisando essas situações, chegamos à conclusão que sistemas bem implementados apresentam uma melhoria e otimização dos processos. Ao apresentarem soluções eficazes, de tempo real e que sejam compatíveis com o objetivo das escolas. Na visão deste projeto, a gestão escolar poderia melhorar o modo como gerencia a relação entre escola/pai/aluno, procurando melhorar a comunicação entre eles de uma maneira rápida e confortável. Por isso Iremos separar o estudo da gestão dos usuários em 3 subtipos: Professor (que irá fornecer informações a respeito da situação escolar do aluno - notas, faltas, prazos, entregas, provas, etc.), Pai (que deverá ter acesso fácil e transparente à situação escolar do filho e uma maior influência no ambiente escolar) e Aluno (que deverá ter acesso à essas informações e procurar uma comunicação eficiente tanto com pai quanto com os professores para que o mesmo tenha maior ciência e controle de sua situação escolar como aluno).

Após este estudo, será possível uma visão mais específica e clara de todos os déficits e necessidades que poderiam ser melhorados com um sistema de informação e verificar uma

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necessidade em comum: transparência, filtragem dos dados, informações que circulam o ambiente e gestão escolar.

3. Apresentação das Alternativas para o Sistema

Como já dito anteriormente, se faz necessário o estudo e otimização dos processos falhos no monitoramento escolar. Para sanar esta barreira, apresentaremos algumas alternativas que auxiliarão na gestão e que visam um funcionamento pleno do sistema:

3.1 Alternativa 1

A primeira alternativa é basicamente um sistema de envio de informações em tempo real por um aparelho de mão, a exemplo da tecnologia mobile, por ser de fácil manuseio, informando-o de sua situação física, escolar ou psicológica. Caso o aluno tenha perdido algum prazo de entrega de trabalho ou prova, o mesmo tenha uma forma de justificar o motivo pelo qual perdeu e, caso entre em algum acordo, adiar a entrega ou realizar uma 2ª chamada. Também seria de grande importância o aluno ter acesso à ata de presença, para saber se já está no limite de faltas ou não, para que o mesmo possa tomar as medidas cabíveis. Um canal de acesso às provas para que o aluno possa solicitar revisão da mesma e verifique os dias disponíveis para assim fazê-lo. Além disso, visa mostrar aos pais, transparência e facilidade, como está a situação escolar do filho, para que caso haja algum imprevisto, o mesmo possa ser repassado de forma rápida e concisa para que seja prontamente resolvido.

3.2. Alternativa 2

A segunda alternativa propomos a implementação de um canal entre professor/gestor, pais e alunos, para que estes tenham uma comunicação maior e mais precisa, fazendo assim com que os pais / alunos possam dar um feedback aos professores do que acham que pode melhorar ou não no gerenciamento e monitoramento escolar, ou até mesmo repassar insatisfações no que diz respeito ao ambiente escolar. Tudo isso no conforto de sua casa, sem necessitar reuniões presenciais, apenas através de Videoconferências.

Durante estas reuniões, poderiam ser discutidos diversos aspectos do ambiente escolar de modo que seria possível uma troca de opiniões e informações de forma rápida e confortável, fazendo assim com que todos os usuários deste sistema tenham acesso às informações e possam interagir de modo prático e eficaz.

Este tipo de sistema se encontra em várias empresas onde são repassados tarefas a serem realizadas por seus funcionários localizados fora da área física da empresa.

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A terceira alternativa mantêm as funcionalidades encontradas atualmente nas escolas (principalmente as públicas), ou seja, reuniões de pais e mestres presencialmente, avisos ou "tarefas de casa" enviados através do aluno, avisos de algo importante através de telefones, etc. Essas funcionalidades são difíceis de serem encontradas, atualmente, em escolas particulares, pois elas oferecem maior conforto e acessibilidade de alunos e pais ao ambiente escolar.

4. Estudo de Viabilidade Operacional

Basicamente, o estudo da viabilidade operacional é uma medida do grau de adequação da solução para a organização. Também pode ser considerado uma avaliação de como os usuários interagem com o sistema/projeto.

Seguindo esse conceito, iremos aplicá-lo nas 3 alternativas de soluções propostas no projeto. Assim, após uma breve descrição de alguns pontos fundamentais da interação do novo sistema, iremos apresentar um resultado parcial da performance das 3 soluções sob alguns aspectos inerentes às mesmas.

 Performance – Sob a perspectiva “throughput”, essa alternativa se mostra bastante complexa, pois envolve um grande número de dados que necessitam ser estudados, armazenados e gerenciados. Manter relatórios a respeito da vida escolar de um aluno necessita de um esforço específico e focado para que não haja erros e/ou imprecisões. Do mesmo modo que o envio de informações para um dispositivo móvel também demanda subsídios e ferramentas de complexidade média, pois é necessário um aparato e base bastante forte na área de TI e redes. Também é de extrema importância o cuidado com armazenamento de informações à respeito de prazos/entregas/provas de forma organizada e correta, para que assim o aluno e professor possam ter mais controle sobre estes aspectos. A parte menos burocrática e menos complexa se encontra na ata de presença, onde é necessário apenas o repasse de informações para o sistema online, mas trata-se de uma atividade puramente manual e mecânica.

 Informação – O cuidado com o gerenciamento das informações é de importância vital para o sucesso desta alternativa. Como irá conter um número elevado de informações de natureza considerável, é necessário um estudo, manuseio e aplicação dessas informações.

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 Economia – Os custos maiores da implementação dessa alternativa seriam basicamente focados na área de TI - no envio de informações para os dispositivos móveis (aplicativos e redes) e na geração dos relatórios criados a partir do gerenciamento das informações armazenadas sobre a vida do aluno em questão.  Controle – Como as informações a respeito da vida escolar de qualquer aluno

deve ser de natureza confiável e confidencial, seria de extrema relevância o acesso restrito à essas informações. Apenas professores e alunos deverão ter esse acesso.

 Eficiência – Por não ser um sistema totalmente autônomo e necessitar um método mais manual para armazenamento das informações no sistema, esta alternativa não é eficiente, pois há um grande número de informações a serem gerenciadas e modos limitados de conduzir e armazenar essas informações.

 Serviços – Como trata-se de um sistema de gerenciamento das informações escolares, que estão sempre em constante mudança e atualização, esta alternativa se mostra bastante flexível. Feedback.

Para o usuário final esse sistema seria mais prático e também seria eficiente, por prover um maior controle sobre as informações gerais e mais conhecimento a respeito de sua situação acadêmica e também prover praticidade, ao ter essas informações e funcionalidades em acesso fácil e rápido.

Já para a gerência esse sistema seria ineficiente, pois é necessário um grande volume de trabalho manual, ao documentar e armazenar cada informação acadêmica do aluno.

 Performance – Assim como a alternativa anterior, esta proposta irá se utilizar de ambiente virtual. Ela envolve troca de informações com níveis mais críticos, pois ela tem a necessidade de transmitir dados de vídeos em tempo real. Basicamente teremos um ambiente virtual que dará suporte à comunicação entre os hostes. Além dos fatores já inerentes a esse tipo de proposta (como segurança de dados), o software irá transmitir arquivos de vídeo, em tempo real, mas para isso serão necessários alguns pré-requisitos do sistemas pra que o software possa funcionar plenamente. Esta funcionalidade é bastante comum, pois é largamente encontrada em redes sociais. Esta proposta é pouco complexa, pois gerenciadores de transmissões de arquivos de vídeos em ambientes de conferência "online" , são normalmente utilizados por vários usuários.

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 Informação –Utilizaremos um software que dê suporte à vídeos, com servidores na internet encarregados de armazenar as informações de usuários cadastrados. Além de fornecer segurança neste canal de videoconferência.

 Economia – Os custos serão um pouco mais relevantes, em comparação com a segunda proposta, já que haverá necessidade de disponibilidade de internet com banda mínima - contratação pacotes com operadoras - além de aquisição de equipamentos de captura de imagens e som(webcam, kit multimídia, etc.).

 Controle – O acesso às salas de conferencia também seguiram as medidas de segurança e privacidade encontradas nas outras soluções. Pais, professores(Corpo Discente) e alunos só poderão acessar as salas devidamente liberadas naquele momento, por exemplo: a escola planeja fazer uma festa surpresa aos alunos, então somente os pais e a organização deverão acessar a sala de conferência relacionada ao tópico, no período necessário. O sistema será confiável e confidencial.

 Eficiência – O sistema permitirá que os hosts envolvidos possam se comunicar visualmente, em tempo real, de qualquer lugar (contanto que atendidos os requisitos de hardware e software necessários para o funcionamento do sistema), poupando tempo e facilitando a interação para as possíveis resoluções de impasses ou avisos que venham surgir ao longo do período letivo.

 Serviços – O sistema deverá estar instalado tanto nos computadores da organização como na dos usuários, no caso pais/responsáveis e alunos.Trata-se de um sistema que permitirá um gerenciamento do ambiente virtual, permitindo o acesso restrito nas salas.

Os hosts desse ambiente terão praticidade, eficiência e bom feedback pois terão a sua disposição conversas visuais em tempo real.

 Performance – Esta alternativa se utiliza dos processos atuais praticados, em sal maioria, por escolas publicas. Ela usa poucas ferramentas de TI, mantendo ainda a comunicação entre os hosts através de recados escritos/impressos, telefonemas e reuniões presenciais. Neste ponto ela deixa muito a desejar, se comparado às outras alternativas.

 Informação – Como praticamente não utilizaremos qualquer tipo de sistema para dar suporte a troca de informação, pastas e anotações serão encarregados de armazenar as informações trocadas. A segurança é bastante falha nessa alternativa, e sendo assim, sua confiabilidade é bastante delicada, dependendo totalmente das pessoas que a mantenham.

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 Economia – Os custos são baixos, já que esses serviços não precisam adquirir sistemas, ferramentas ou componentes, bastando para isso utensílios simples de escritórios , tais como: impressora, resmas de folhas, computador, pastas, etc.  Controle – As informações de pais, professores, alunos e organização serão mais

restritos e imprecisos, já que não haverá aplicações para se manter atuais e confiáveis os dados.

 Eficiência – Esse sistema não é autônomo, necessitado de método manual para armazenamento das informações, pois os gestores estarão que propagar qualquer avisos para os pais/alunos e vice versa, sendo assim os hosts terão que necessariamente que comparecer a escola, telefonar ou enviar por escrito alguma informação.

 Serviços – Trata-se de um sistema de gerenciamento de mensagens, onde o ambiente da organização disponibilizará o acesso ás mensagens gerais através telefones e consultas a documentos físicos, pouco propício à mudanças e atualizações, sendo pouco flexível.

Os hosts desse ambiente não terão praticidade e eficiência, pois terão a sua disposição o controle sobre as informações apenas por telefones, recados verbais/escritos e analises de documentos apenas no local.

5. Viabilidade Técnica

Pode-se falar de viabilidade técnica para fazer referência àquilo que obedece às características tecnológicas e naturais envolvidas num projeto. O estudo da viabilidade técnica costuma prender-se com questões de segurança, eficácia, eficiência e de controle de informações com as ferramentas a serem utilizadas.

Esta alternativa é tecnologicamente viável, sendo necessária uma aplicação Web através de um dispositivo móvel para o envio dos SMS’s de alerta à respeito das informações escolares do mesmo. É de vital importância também um servidor com uma capacidade grande, para armazenar todo o conjunto de informações acadêmicas, assim como as atas de presença, provas, atestados/declarações, entre outros.

Em relação ao repasse e armazenamento das informações do meio ‘físico’ para o ‘online’, esta alternativa mostra-se tecnicamente objetiva, porém não-sucinta devido ao grande número de dados, restando apenas a implementação de uma documentação padrão para facilitar o transporte

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A segunda alternativa, assim como as anteriores é viável tecnologicamente, pois com os avanços da tecnologia, proporcionando processadores mais rápidos e melhor esquemas de compressão de dados, um novo tipo de videoconferência, a conferência desktop, tornou-se viável. Ao contrário das videoconferências em salas especiais, exigindo equipamentos especiais e caros, a videoconferência em desktop pode ser realizada através da inclusão de software e hardware em computadores padrão.

A terceira alternativa, assim não é viável tecnologicamente, pois apesar dos avanços da tecnologia, proporcionando acesso mais rápido e seguro das informações, ainda é utilizado praticamente o mesmo tipo de processo das informações nas escolas públicas brasileiras. Ao contrário das videoconferências em salas especiais ou envio de informações via SMS, exigindo equipamentos especiais, a metodologia atual pode ser realizada através da inclusão de materiais simples de escritórios padrão.

6. Estudo de Viabilidade de Cronograma

O objetivo deste estudo é especificar os prazos desejáveis para as três alternativas. Em média as alternativas apresentam intervalos de 1 a 12 meses, considerado um tempo suficiente para desenvolver o sistema e instalar equipamentos nas residências. A parte de infra-estrutura deve ser feita paralelamente ao desenvolvimento.

O prazo de entrega desta alternativa ficará estimado em 2 meses, devido à necessidade da obtenção da aplicação web para os alertas enviados para os dispositivos móveis e também devido à padronização dos dados e informações que serão armazenados neste sistema. Grande parte desse prazo deve-se também à obtenção de um servidor com capacidade que suporte os requisitos e funcionalidades do sistema, necessitando assim aquisição externa e armazenamento / gerenciamento das informações que serão manipuladas neste servidor. Como se trata de informações de teor relevante, a segurança e confiabilidade no transporte destes dados também requer atenção extra, fazendo assim com que o prazo não seja tão rápido e prático.

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Em média, o prazo de entrega desta alternativa ficará estimado em 12 meses, por exemplo, Em casa, para montar uma central de videoconferência, não é preciso gastar fortunas em equipamentos, tecnologias e acesso caros. Muitos não terão condições financeiras ou irão demorar para comprar uma webcam, e ainda sim podem não ficar felizes com o resultado. Mas será preciso atenção a alguns detalhes dá para obter uma experiência satisfatória de videoconferência e usar e abusar deste útil recurso. Basta seguir as recomendações dos funcionários capacitados e usufruir da comunicação com qualidade de som e imagem de vídeo.

Está alternativa não apresenta um prazo definido para adquirir os produtos a serem utilizados nos processos, pois é dependerá dos processos licitatórios empregados pelo governo, onde ficará vulnerável aos efeitos da burocracia.

Conclusão do Estudo de Viabilidade de Cronograma

Dados os prazos de conclusão das três alternativas, segue abaixo as notas dadas a cada uma, com valores de 1 (ruim) a 10 (ótimo).

Alternativa 1 9

Alternativa 2 6

Alternativa 3 3

Tabela 1. Viabilidade de Cronograma

Análise Final das Alternativas

As alternativas 1 e 2 possuem prazos compatíveis com o mercado, mas foram julgadas com notas inferiores, dadas a possibilidade de entrave, em relação com a maquina pública. Mas de qualquer forma, concluímos que a alternativa 1 é tem possibilidade de ser aplicada em menor, comparando com as já utilizadas no mercado.

A viabilidade operacional recebeu o peso de 50% por nela estar concentrada os detalhes de implantação do sistema e o impacto em relação ao usuário final. As alternativas 2 e 3 receberam uma nota proporcional menor que a alternativa 1 porque não concentram e não lidam com os grandes requisitos e funcionalidades presentes na primeira alternativa.

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A viabilidade técnica recebeu o peso de 15% pois as tecnologias necessárias na alternativa 1 são de grande porte e de suma importância, tornando-se assim uma parte necessária e de grande influência no produto final.

A viabilidade de cronograma recebeu o peso de 10% e a alternativa melhor empregada nesse quesito é a alternativa 3, por ser mais direta e sucinta, não necessitando maiores transtornos.

A viabilidade econômica recebeu o peso de 30% por ser de vital importância para o andamento e conclusão do projeto final. A alternativa 1 recebeu uma nota proporcional menor às alternativas 2 e 3 por se fazer necessária a aquisição de equipamentos e aplicações para o efetivamento da alternativa, o que não acontece na alternativa 2 e 3 pois não é necessária a contratação de tecnologias externas.

Recomendação e Considerações Finais

Através do resumo do estudo de Viabilidade que temos na matriz, chegamos à conclusão de que a alternativa 1 é a mais viável, mesmo demandando um custo mais elevado que as outras alternativas. De maneira geral, a alternativa 2, apesar de não ter um controle sobre como usuário realiza as reuniões, traz vários outros benefícios, que no final acabam compensando suas limitações.

A alternativa 1 se mostra a mais interessante de se implementar, pois traz um benefício e impacto muito satisfatório quando analisamos a interação com o usuário final.

Por fim, vale ressaltar a implementação da alternativa 1 carrega consigo vários pontos positivos e benéficos, pois auxilia na otimização da gestão escolar, facilitando o fluxo de informações e consequentemente facilitando a gestão das mesmas.

Relatório de Participação

Cada aluno ficou responsável por uma parte especifica do projeto e, logo após o termino dessa parte, todos os alunos ficaram responsáveis por revisar as outras partes, assim todos trabalharam de forma igual.

7. Detalhamento do estudo de viabilidade econômica

Essa seção irá detalhar os aspectos econômicos das três alternativas. O objetivo é avaliar em possíveis valores (em Reais) por mês dos custos e dos benefícios e fazer uma comparação entre os mesmos.

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Alternativa 1

Investimento

Os investimentos necessários para esta alternativa foram os equipamentos que serão necessários e utilizados por cada desenvolvedor e as licenças para desenvolver o sistema de gestão escolar.

Consideramos como base a aquisição de 2 computadores e 2 smartphones que servirão de aparelhos-teste para a verificação e efetivação do sistema.

Despesas de desenvolvimento

As despesas a seguir estão relacionadas com o processo de desenvolvimento do sistema de gestão escolar. encerrando-se após a finalização do mesmo.

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Benefícios

Partindo do princípio que o aplicativo gere uma renda de R$1mil / mês.

Análise de retorno de investimento

A tabela a seguir demonstra a Análise de Retorno do Investimento, considerando uma taxa de 6% ao ano.

Alternativa 2

Custos Envolvidos

 Equipamentos (computadores, smartphones, tablets, etc.)

 Câmeras de vídeo (webcans, caso os equipamentos não a possuam integradas)  Salário dos desenvolvedores

 Manutenção do Software  Servidor Online

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Investimento

Os investimentos necessários para esta alternativa foram os equipamentos que serão utilizados pelos desenvolvedores e usuários, além da comprar de um servidor web online.

Essas despesas foram medidas conforme o tempo de utilização dos equipamentos e serviços, isto é, se referem aquelas que são adquiridas de uma vez só.

Descrição Quantidade R$/Unidade Total(r$)

Computadores 2 1.200 2.400 Salário Desenvolvedores 2 1.000 2.000 Manutenção do Software Y 120*Y 120*Y Servidor Online 1 8.000 8.000 Câmeras de Vídeo X 50*X 50*X Despesas do Desenvolvimento

Abaixo está discriminado o período de desenvolvimento do sistema, encerrando-se após a sua finalização . Durante o processo de desenvolvimento, os desenvolvedores não necessitaram de deslocar até o local da escola, não havendo, assim, a necessidade de despesas passagens e alimentação. Como essa ferramenta não possui níveis elevados de complexidade para desenvolver os programadores exigem um salário habitual e manutenção barata.

Descrição Quantidade R$/Unidade Total(R$) Salário dos

Desenvolvedores

2 1.000 2.000

Custo de Manutenção

Descrição Quantidade R$/Unidade Total(R$)

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Benefícios

Essa alternativa propõe maior economia por parte dos pais e alunos, mas também por parte dos professores. Do ponto de vista da organização, teremos cerca de R$ 350,00 por mês.

Análise de Retorno do Investimento

A seguir, temos os dados que remetem ao retorno esperado sobre o investimento.

Analise de retorno sobre investimento (em R$)

Ano 1 Ano 2 Ano 3

Custos de Desenvolvimento 4.000 - - Custos de Manutenção 1.200 1400 1400 Custos Corrigidos 16.700 1.560 1.250 Custos Acumulados 16.700 18.260 19.510 Benefícios 4.000 4.000 4.000 Benefícios Corrigidos 4.000 3.720 3459,6 Benefícios Acumulados 4.000 7.720 14.900

Retorno do Investimento (ROI) = 43,7% Período de Retorno (Payback) = 3 anos

Alternativa 3

Investimentos

Os investimentos necessários para esta alternativa estão englobados nas mensalidade dos alunos, como por exemplo na tabela abaixo:

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Descrição Quantidade R$/Unidade Total(R$) R$/Mês Mensalidade 12 800,00 9.600,00 800,00

Material 1 1.200,00 1.200,00 1.200,00

Total - - - 2.000,00

Benefícios