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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO
* Protocolo recepção de documentos * Classificação, codificação e catalogação de * Protocolo recepção de documentos * Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos * Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios *
papéis e documentos * Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios *
Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relações Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relações Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial * Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público * Noções de
* Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público * Noções de Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e
Recursos Humanos Recursos Humanos
* Noções de Orçamento e Finanças Públicas * Leis orçamentárias * Classificação * Noções de Orçamento e Finanças Públicas * Leis orçamentárias * Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas
orçamentária e estágios das receitas e despesas
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O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site, O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site, cujo nome e dados de I.P. constam do texto apresentado em formato de código de cujo nome e dados de I.P. constam do texto apresentado em formato de código de barras, sendo vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, barras, sendo vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação e distribuição.
cópia, divulgação e distribuição.
É vedado, também, o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas É vedado, também, o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas
–
– nome, endereço, e- mail - no ato da compra, qualificando assim o ato de falsidadenome, endereço, e- mail - no ato da compra, qualificando assim o ato de falsidade
ideológica. ideológica.
O descumprimento dessas vedações implicará na imediata ação por parte de nosso O descumprimento dessas vedações implicará na imediata ação por parte de nosso conselho jurídico.
conselho jurídico.
O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo de sendo vedada, por quaisquer meios e O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo de sendo vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação e distribuição, sujeitando-se os a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação e distribuição, sujeitando-se os infratores à responsabilização civil e criminal.
infratores à responsabilização civil e criminal.
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Protocolo recepção de documentos - Classificação, codificação e catalogação de Protocolo recepção de documentos - Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios
papéis e documentos Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios
-Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais - Organização Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais - Organização de arquivo
de arquivo
Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da séculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir a adulteração e alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em três importância dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico:
importantes realizações no campo arquivístico:
a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos; b) a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos; b)
proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos; c) reconhecimento da proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do
responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a)
necessidade prática de incrementar a eficiência governamental; b) motivos de ordem necessidade prática de incrementar a eficiência governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de
cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de
cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus; c) razões de interesse cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus; c) razões de interesse pessoal, especialmente na França, que objetivando a aniquilação de uma
pessoal, especialmente na França, que objetivando a aniquilação de uma
sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção
de direitos feudais e privilégios, criaram um órgão especial
de direitos feudais e privilégios, criaram um órgão especial – – Agence Temporaire desAgence Temporaire des
Titres
Titres – –cuja atividade principal era separar, para eliminação, todos os documentoscuja atividade principal era separar, para eliminação, todos os documentos
alusivos a tais direitos e privilégios. Entretanto, até bem pouco tempo os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. Entretanto, até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a essa exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo daí a idéia de essa exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Em meados do século XIX começa a arquivo administrativo e arquivo histórico. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. ganham o status de testemunhos da história. O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na produzidos e acumulados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em nível governamental, tal objetivo é o cumprimento consecução de algum objetivo. Em nível governamental, tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). Assim, filmes cinematográficos, por exemplo, de sua finalidade oficial (valor primário). Assim, filmes cinematográficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que específicas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos históricos, se tiverem sido produzidos em decorrência classificados como manuscritos históricos, se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada
de uma atividade organizada – – como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, oucomo por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou
mesmo de um indivíduo
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados são preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. Serão então preservados para Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário).
o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário).
Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece.
oferece.
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Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu, deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu, deve-se ainda guardá-los na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição de parte ainda guardá-los na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição de parte deles.
deles.
Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se
defini-definitiva, pode-se defini- los como, “os documentos de qualquer instituição pública oulos como, “os documentos de qualquer instituição pública ou
privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservação permanente privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depósito, num arquivo permanente.” (T.R.Schellenberg). para depósito, num arquivo permanente.” (T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o def
Ou ainda, segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o def iniu: “Arquivoiniu: “Arquivo
é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si
e seus sucessores para efeitos futuros.” e seus sucessores para efeitos futuros.”
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração; e Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração; e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
sua guarda.
O art. 2o da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram O art. 2o da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram -se-se
arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”dos documentos.”
Estágios de sua evolução Estágios de sua evolução Estágios de sua evolução Estágios Estágios de sua evolução Estágios de sua evolução Estágios de sua evolução Estágios de sua evolução
de sua evolução Arquivos
Arquivos de de primeira primeira idade, idade, corrente, corrente, ativo ativo ou ou de de movimento movimento são são aquelesaqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso.
dependências próximas de fácil acesso.
Arquivos de segunda idade, intermediários ou limbo, são aqueles con
Arquivos de segunda idade, intermediários ou limbo, são aqueles con stituídos destituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses conservá-los próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos
arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”.é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”.
Arquivos
Arquivos de de terceira terceira idade, idade, de de custódia custódia ou ou permanentes permanentes são são constituídos constituídos dede documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.
de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases
A cada uma dessas fases – –que são complementaresque são complementares – – corresponde umacorresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada.
Extensão de sua atuação Extensão de sua atuação Extensão de sua atuação Extensão Extensão de sua atuação Extensão de sua atuação Extensão de sua atuação Extensão de sua atuação
de sua atuação
Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.
instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.
Natureza dos documentos Natureza dos documentos Natureza dos documentos Natureza dos documentos Natureza dos documentos Natureza dos documentos Natureza dos documentos
Natureza dos documentos
Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial é aquele que tem sob Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas
sua guarda documentos de formas físicas diversas – – fotografias, discos, fitas, slides,fotografias, discos, fitas, slides,
disquetes, CD-ROM
disquetes, CD-ROM – – e que, por esta razão, merecem tratamento especial. Arquivoe que, por esta razão, merecem tratamento especial. Arquivo
especializado é o que tem sob sua custódia os especializado é o que tem sob sua custódia os
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documentos resultantes da experiência humana num campo específico, documentos resultantes da experiência humana num campo específico,
independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos médicos, arquivos de independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos técnicos.
engenharia, arquivos técnicos.
Gênero (característica) Gênero (característica) Gênero (característica) Gênero Gênero (característica) Gênero (característica) Gênero (característica) Gênero (característica)
(característica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartográficos (mapas e plantas), iconográficos Podem ser: escritos ou textuais, cartográficos (mapas e plantas), iconográficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas), (fotografias, desenhos, gravuras), filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas), sonoros (discos e fitas audiomagnéticas), micrográficos (rolo, microficha, jaqueta), sonoros (discos e fitas audiomagnéticas), micrográficos (rolo, microficha, jaqueta), informáticos (disquetes, HD, CD-ROM).
informáticos (disquetes, HD, CD-ROM).
Natureza do Assunto (característica) Natureza do Assunto (característica) Natureza do Natureza do Assunto (característica) Natureza do Assunto (característica) Natureza do Assunto (característica) Natureza do Assunto (característica)
Assunto (característica) Natureza do Assunto (característica)
Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração.São sigilosos Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração.São sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. Em nossa requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. Em nossa legislação, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
legislação, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.
órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1o Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade § 1o Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.
sigilosos.
§ 2o O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e § 2o O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.
período.
§ 3o O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das § 3o O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.
produção. Art. 24.
Art. 24. Poderá o Poderá o Poder Judiciário, Poder Judiciário, em qualquer em qualquer instância, instância, determinar a determinar a exibiçãoexibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto no 2.134 de 24 de janeiro A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto no 2.134 de 24 de janeiro
de 1.997 de 1.997
Correspondência Correspondência Correspondência Correspondência Correspondência Correspondência Correspondência Correspondência
É toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas É toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de
uma instituição. uma instituição.
Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma externa e interna. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares. Contrário sensu, externa é instituição. São os memorandos, despachos, circulares. Contrário sensu, externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas, como ofícios, telegramas e cartas.
pessoas físicas, como ofícios, telegramas e cartas.
A correspondência pode ainda ser oficial e particular. Será oficial a que cuidar de A correspondência pode ainda ser oficial e particular. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Será assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento Tipo de
Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento
Arquivamento
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Será arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem
vertical se os documentos ou fichas estiverem
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dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Diferenciação entre biblioteca e arquivo Diferenciação entre biblioteca e arquivo Diferenciação entre biblioteca e arquivo Diferenciação entre biblioteca e arquivo Diferenciação entre biblioteca e arquivo Diferenciação entre biblioteca e arquivo Diferenciação entre biblioteca e arquivo Diferenciação entre biblioteca e arquivo
As
As diferenças diferenças básicas básicas entre entre os os materiais materiais de de biblioteca biblioteca e e de de arquivo arquivo referem-sereferem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto, os arquivos têm estreito vínculo com as respectivas custódias. Como já foi visto, os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais
visa primordialmente a fins culturais – – estudo, pesquisa e consulta.estudo, pesquisa e consulta.
Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma doações, ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais.
biblioteca não deve recolher documentos oficiais. Além
Além disso hdisso há sá significativa distinção ignificativa distinção quanto aquanto aos mos métodos étodos empregados empregados em em um eum e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Não examina e privado, o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta, um relatório ou conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é, qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é, em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem arranjar seus documentos de peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto.
acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto.
O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é empregar qualquer sistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça não estará reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu- se muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo destruiu- se muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer qual os documentos são agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio da uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa, quando se proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.
tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.
Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística, de conjuntos de documentos.
arquivística, de conjuntos de documentos.
Centros de documentação ou informação Centros de documentação ou informação Centros de documentação ou informação Centros de documentação ou informação Centros de documentação ou informação Centros de documentação ou informação Centros de documentação ou informação Centros de documentação ou informação
Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística e da informática, sendo o seu campo bem maior, biblioteconomia, da arquivística e da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Em exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o documento, para ser a informação em si mesma. Sua finalidade principal é a de o documento, para ser a informação em si mesma. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de, por carência de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de, por carência de informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente.
testadas anteriormente.
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Organização e Administração de Arquivos Correntes Organização e Administração de Organização e Administração de Arquivos Correntes Organização e Administração de Arquivos Correntes Organização e Administração de Arquivos Correntes Organização e Arquivos Correntes Organização e Administração de Arquivos Correntes Organização e Administração de Arquivos Correntes
Administração de Arquivos Correntes A
A qualidade qualidade dessa dessa administração administração irá irá determinar determinar a a exatidão exatidão com com que que podem podem ser ser fixados os valores da documentação recolhida1. Determinará ainda o grau de facilidade fixados os valores da documentação recolhida1. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os métodos de administração de arquivos qual foram originariamente ordenados. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes, lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar, nos correntes, lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original.
arquivos de custódia, o arranjo original. Assim
Assim que que o o valor valor primário primário (administrativo, (administrativo, legal, legal, fiscal) fiscal) dos dos documentos documentos deixedeixe de existir, deverão ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a de existir, deverão ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso contrário, tomarão espaço estorvando o bom um arquivo intermediário, caso contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes.
andamento das atividades correntes.
Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos são eficientemente depois que tenham servido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando:
administrados quando:
a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção confusão; b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis
enquanto indispensáveis
às atividades correntes; c) e quando nenhum documento é reservado por às atividades correntes; c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais
tempo maior do que o necessário a tais
atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criação, de
documentos, lutando para limitar sua criação, de tal forma que possa determinar os quetal forma que possa determinar os que
devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.
permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.
A tarefa mais difícil da administração
A tarefa mais difícil da administração de documentos prendede documentos prende -se aos documentos-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá-los. mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá-los. Geralmente, os documentos mais valiosos são os que se referem às origens, à Geralmente, os documentos mais valiosos são os que se referem às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos seus programas organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição.
Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os que fixam Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal, quando são inicialmente uma política nem sempre podem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. As orientações neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos originaram. As orientações neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, além disso, são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de importantes, além disso, são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande custódia permanente, porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa fazer-separação após perderem os documentos o valor para as operações se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes, quando já se tornou obscura a sua identificação.
correntes, quando já se tornou obscura a sua identificação.
A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a)
levantamento de dados; b) análise dos dados coletados; c) planejamento; levantamento de dados; b) análise dos dados coletados; c) planejamento;
1 Recolhimento é a transferência de d
1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia.ocumentos para o arquivo de custódia.
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d) implantação e acompanhamento. d) implantação e acompanhamento.
Levantamento de Dados Levantamento de Dados Levantamento de Dados Levantamento de Dados Levantamento de Dados Levantamento de Dados Levantamento de Dados
Levantamento de Dados
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. É preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de documentação. É preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de documentos mais freqüentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de documentos mais freqüentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação (extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax).
(telefones, fax).
Análise dos dados coletados Análise dos dados coletados Análise dos dados coletados Análise dos dados coletados Análise dos dados coletados Análise dos dados coletados Análise dos dados coletados
Análise dos dados coletados
Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento
Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.
quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.
Posição do arquivo na estrutura da instituição Posição do arquivo na estrutura da Posição do arquivo na estrutura da instituição Posição do arquivo na estrutura da instituição Posição do arquivo na estrutura da instituição Posição do arquivo na instituição Posição do arquivo na estrutura da instituição Posição do arquivo na estrutura da instituição
estrutura da instituição
Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja Recomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas.
Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo
A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. Centralização Centralização Centralização Centralização
Centralização Centralização Centralização Centralização
Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração de todas as atividades de controle
também a concentração de todas as atividades de controle – – recebimento, registro,recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição
distribuição, movimentação e expedição – – de documentos de uso corrente em um únicode documentos de uso corrente em um único
órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado Protocolo e Arquivo, órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.
Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.
Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece,
destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida
de padronização de normas e procedimentos, nítida
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