GESTÃO FINANCEIRA E FISCAL:
CONHEÇA AS MELHORES PRÁTICAS
PARA CONTROLAR INFORMAÇÕES
A crise afetou o mercado de contabilidade? 3
Elabore um planejamento financeiro de qualidade 5
Tenha uma gestão fiscal eficiente 11
Digitalize todo o fluxo de informações 17
Tenha um software especializado 22
Conclusão 27
Para manter um bom controle sobre o fluxo de informações, é fundamental efetuar uma gestão financeira
efetivado aplicando-se certas práticas e estratégias que otimizam a gestão.
Neste e-book, vamos abordar como o gerenciamento corporação permitem maior monitoramento sobre as informações da empresa, ajudando no corte de gastos e no desenvolvimento legal do negócio.
Quer melhorar a gestão financeira e fiscal no seu negócio? Conheça as melhores práticas para controlar informações.
ELABORE UM PLANEJAMENTO
FINANCEIRO DE QUALIDADE
Tudo começa com um bom planejamento. Essa etapa é o ponto de partida e deve ser elaborada com todo cuidado e atenção pelo gestor e por sua equipe.
O planejamento financeiro de boa qualidade vai permitir, por exemplo, que você escolha os investimentos melhores, adequados ao perfil de seu negócio, e mantenha constante controle sobre os gastos.
O ideal é começar o planejamento cedo, por volta do mês de setembro (com certa antecedência em relação ao próximo ano).
Efetue o orçamento anual, fazendo uma estimativa do quanto a empresa vai receber e do quanto precisará pagar, tendo como referência o histórico dela. Procure ser realista e considere cenários desfavoráveis, pois o mundo dos negócios é cheio de incertezas e surpresas desagradáveis.
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BUSQUE O AUXÍLIO DE UM CONSULTOR
O bom planejamento das finanças requer que sejam tomados caixa, necessidade de capital de giro, procedimentos relacionados às contas a pagar e às contas a receber e assim por diante. Quanto mais confusas estiverem as coisas dentro da empresa, mais difícil será realizar o planejamento.
Por esse motivo, convém recorrer à ajuda de um consultor considerando as características próprias de sua empresa e desenvolvendo planos de investimentos bem direcionados e seguros.
FAÇA O REGISTRO E O ACOMPANHAMENTO REGULAR DAS OPERAÇÕES FINANCEIRAS
Aplique um método eficiente para registrar todas as contas da empresa (a pagar e a receber), pois só assim será possível desenvolver um controle pleno sobre o capital e uma análise cuidadosa da saúde financeira do negócio.
O registro é muito importante, mas também é importante realizar o acompanhamento de cada
Registrando e monitorando, o gestor terá condições de efetuar projeções de entrada e de saída (de dinheiro e de outros recursos) com mais exatidão.
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CORTE OS GASTOS SUPÉRFLUOS E REDUZA OS CUSTOS NECESSÁRIOS
Todo bom planejamento financeiro deve contemplar a redução e o corte de gastos. Alguns podem ser definitivamente cortados, se forem considerados inúteis. Outros deverão ser mantidos, mas poderão ser reduzidos e mantidos sob controle.
O importante é que a redução de custos não afete de forma negativa a produtividade, nem o que está sendo oferecido ao cliente — na verdade, a redução deve visar justamente o contrário: aumentar a produtividade e oferecer serviços/ produtos de boa qualidade a menores custos. ELABORE UM PLANEJAMENTO FINANCEIRO DE QUALIDADE
Cortando e diminuindo gastos, o gestor poderá otimizar os lucros.
Para uma adequada redução, ele deve compreender bem três conceitos fundamentais e diferenciá-los entre si:
• Despesas: correspondem ao dinheiro gasto pela empresa para vender um produto/serviço
e gerar receita (impostos, comissões, fretes, marketing, aluguel de imóveis, material de escritório, salários da administração e da diretoria e outras coisas);
• Custos: são os recursos gastos pela empresa para produzir o que será oferecido aos
clientes (compra de insumos, mão de obra, energia elétrica usada na produção e assim por diante);
• Perdas: equivalem aos gastos que não foram previstos e que também não dão nenhum
retorno para a empresa, gerando prejuízos (problemas de manutenção nas máquinas e equipamentos, produtos vencidos, incêndios, acidentes de trabalho, dentre outras).
A gestão fiscal permite melhorar o gerenciamento de informações importantes para a empresa e, contribui, vai ajudar a reduzir custos — com tributos e multas, por exemplo.
Não adianta tentar fugir à realidade: existe uma carga tributária para toda empresa.
Existem obrigações fiscais que devem ser cumpridas, além dos riscos de autuações e de
A melhor forma de evitar problemas legais é TENHA UMA GESTÃO FISCAL EFICIENTE
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ESCOLHA O MELHOR REGIME TRIBUTÁRIO
A ajuda de um contador é fundamental para uma boa escolha. Existem três regimes tributários no Brasil — Lucro Real; Lucro Presumido e Simples Nacional — e também existem regras relacionadas a eles que precisam ser cumpridas. Para algumas empresas, o Lucro Real é obrigatório.
Para o MEI (microempreendedor individual), o Simples Nacional é obrigatório. Só as pequenas e microempresas têm o direito de adotar o Simples Nacional, mas ele não é obrigatório para elas.
É necessário avaliar bem as vantagens e as desvantagens de cada regime para sua empresa, fazer projeções e simulações.
REALIZE UM PLANEJAMENTO FISCAL CUIDADOSO Toda empresa
são uma consequência das operações desenvolvidas pela empresa.
O gestor de visão se antecipa aos problemas e cria reservas de dinheiro para o pagamento de multas que podem ocorrer em virtude de alguma falha interna (como a entrega atrasada de alguma obrigação acessória).
gerenciar e minimizar riscos, evitando ao máximo as falhas por meio de um rígido controle interno e externo.
EFETUE O CONTROLE INTERNO E EXTERNO
Para realizar o controle interno e externo, é necessário adotar organizacional da empresa.
Todos os gestores e funcionários devem estar conscientes da TENHA UMA GESTÃO FISCAL EFICIENTE
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No caso de tributos
para o cumprimento correto dos pagamentos tributários.
delas, armazená-las e criar categorias para cada uma (fornecedores, clientes e assim por diante). Organize a aprovação para emissão/pagamento de uma nota.
FAÇA AUDITORIAS
obrigações acessórias , em alíquotas de impostos e até nos regimes tributários que poderão ser escolhidos pela empresa.
contratar uma empresa especializada para efetuar uma auditoria que indicará falhas nos processos e sistemas internos.
O gestor pode contratar também uma consultoria que indique o melhor caminho a seguir, ou seja, TENHA UMA GESTÃO FISCAL EFICIENTE
A tecnologia, como sempre, é uma importante aliada do gestor tanto para o planejamento
se torna muito mais preciso devido aos recursos digitais disponíveis.
Uma prática eficaz é a substituição dos documentos físicos pelos documentos digitalizados sempre que isso for possível.
Fica muito mais fácil e prático controlar as informações a partir de documentos digitalizados e armazenados no sistema DIGITALIZE TODO O FLUXO DE INFORMAÇÕES
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Esse procedimento dispensa a necessidade de grandes espaços físicos para a guarda segura dos documentos, bem como uma manutenção mais cuidadosa para evitar que eles se deteriorem antes do tempo. A digitalização facilita a consulta e torna as tarefas menos burocráticas
É importante ainda adotar a certificação digital para garantir que todos os documentos
continuem com validade jurídica. O certificado digital é uma assinatura eletrônica que confere segurança e autenticidade às negociações e ao envio de mensagens efetuados pela internet.
há como negar a autoria do documento.
Vale lembrar que a assinatura digital é diferente de assinatura digitalizada. Essa é somente a reprodução da imagem da assinatura de uma pessoa, não possuindo validade jurídica e podendo mesmo ser facilmente copiada e inserida em qualquer outro documento.
•
• o que representa legalmente a empresa (e-CNPJ);
• o que garante segurança na troca de informações com os usuários de um site (por exemplo, no e-commerce, o SSL) .
Instrução Normativa RFB nº 1.036/2010
declarações e demonstrativos de fatos geradores de tributos que sejam anteriores à Receita Federal. Somente empresas que adotaram o Simples Nacional estão dispensadas de seguir essa regra.
Conforme determina a própria Receita Federal, o e-CNPJ deve ser emitido por uma AC (Autoridade Certificadora) habilitada
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da ICP-Brasil para poder relacionar uma entidade a um par de viabiliza a emissão de certificados digitais a partir do modelo
O órgão do Governo responsável pelo credenciamento e descredenciamento das outras entidades que integram a cadeia de emissores é o Instituto Nacional Tecnológico da Informação (ITI). Ele também supervisiona e efetua a auditoria do sistema.
O profissional que atua na área contábil/fiscal compreende a poderá orientar sobre a necessidade de sua emissão ou revogação, bem como fornecer informações sobre os prazos de renovação.
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por meio do ambiente digital. Também possibilitou (e, em alguns casos, exigiu) a emissão de notas TENHA UM SOFTWARE ESPECIALIZADO
A adoção de um ERP (ou seja, um Sistema Integrado de Gestão Empresarial) é uma solução para
Trata-se de um recurso automatizado que integra os diversos departamentos de uma empresa,
• coleta e armazenamento de dados; • elaboração de relatórios detalhados;
• gerenciamento de dados, de processos e de recursos; • acompanhamento e análise da cadeia de produção; • execução de projetos e serviços.
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software especializado para gestão (como o sistema de ERP) pode proporcionar à sua empresa:
• Centralização dos dados cadastrais de clientes e fornecedores, das movimentações
•
(melhor compreensão dos gastos tributários e de como eles afetam os setores da empresa); •
compras e aos custos de armazenagem;
• Agilidade na emissão de NF-es nas operações de venda, compra ou devolução, realizando o TENHA UM SOFTWARE ESPECIALIZADO
• Precisão na apuração, já que acontece anotação imediata nos livros fiscais digitais que integram o sistema de movimentos de entrada/saída (informações integradas garantem que as movimentações sejam corretamente registradas, facilitando a apuração do
• Mais segurança e integração com a automação dos processos, pois os dados são constantemente
integrado reduz as possibilidades de falhas humanas, pois os processos acontecem de forma automática.
assinatura digital para assegurar validade jurídica aos documentos eletrônicos e da necessidade de usar um software especializado que assegure
Considerando todos esses pontos, o gestor terá ferramentas redução de custos, a otimização dos ganhos e o funcionamento legal do negócio.
Criada em 2011, a VALID Certificadora Digital é uma empresa totalmente dedicada à Certificação Digital, do Grupo VALID. Localizada em São Paulo, a VALID Certificadora Digital, por meio do seu corpo técnico e executivo, atua conjuntamente com os seus clientes e parceiros na oferta de tecnologia, consultoria, serviços e treinamento para uso e implantação da certificação digital como elemento fundamental na desmaterialização de processos e documentos.
Credenciada pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), a VALID emite certificados digitais ICP-Brasil, tais como e-CPF, e-CNPJ, NF-e, CT-e, SSL, todos eles essenciais à atuação profissional de pessoas físicas e jurídicas nos relacionamentos eletrônicos com empresas e instituições de todos os segmentos de mercado e esferas de governo.
Para conhecer mais sobre a tecnologia da Certificação Digital e os produtos e serviços ofertados pela VALID Certificadora , visite: www.validcertificadora.com.br
A VALID é fornecedora global de soluções seguras personalizadas. Com sede no Brasil, a empresa desenvolve plataformas de segurança integradas e customizadas para governos e organizações privadas em 17 países. Com um valor de mercado de aproximadamente R$ 1,6 bilhão e cerca de 7 mil funcionários em todo o mundo, a
