ELEMENTOS DE DESCRI ÇÃO
3.1 Âmbito e conteúdo
Obj et ivo: Fornecer aos usuários inform ações relevant es ou com plem ent ares ao Tít ulo ( 1.2) da unidade de descrição.
Regra( s) : I nform e, de acordo com o nível, o âm bito ( contexto histórico e geográfico) e o conteúdo ( tipologia docum ental, assunto e estrutura da inform ação) da unidade de descrição. Com ent ários:
Nos nív eis m ais gerais, o âm bit o e cont eúdo é um elem ent o im por t ant e para o usuár io ident ificar se a unidade de descr ição cont ém ou não infor m ações r elev ant es para a sua pesquisa. Nos nív eis m ais específicos, seu uso dev e se r est r ingir a sit uações em que o elem ent o de descr ição Tít ulo ( 1.2) necessit e de infor m ações com plem ent ar es.
Event os hist óricos e nat urais t ais com o guerras, revoluções, est ações do ano e cat ást rofes podem ser ut ilizados com o m arcos da cont ext ualização hist órica.
Procedim ent os:
3.1.1 Regist re, de acordo com o nível de descrição, as inform ações m ais rele- vant es sobre âm bit o e cont eúdo da unidade de descrição.
3.1.2 Descreva de form a m ais abrangent e nos níveis m ais gerais, inform ando períodos, locais, t ipos docum ent ais e assunt os predom inant es.
3.1.3 Nos níveis de descrição m ais específicos, se necessário, regist re inform a- ções com plem ent ares ao Tít ulo ( 2.1) , com o, por exem plo, a est rut ura in- form at iva do docum ent o.
Exem plos:
Os docum ent os referem - se ao período em que João Goulart est eve no exílio, no Uruguai, após o golpe de Est ado que o depôs da Presidência da República. Abordam quest ões relat ivas às suas propriedades no Brasil, à repressão polít ica dur ant e os governos dos generais Cast elo Branco e Cost a e Silva, incluindo os aspect os relacionados à censur a aos m eios de com unicação, às art iculações polít icas visando à form ação da Frent e Am pla de oposição ao regim e m ilit ar, ent re out ros assunt os.
Cent ro de Pesquisa e Docum ent ação de Hist ória Cont em porânea do Brasil
Not a: Para a série Exílio no Uruguai, nível 3, do fundo João Goulart
Correspondência, relações de film es exam inados, docum ent ação cont ábil referent e à t axa cinem at o- gráfica para a educação popular, docum ent ação referent e ao Convênio Cinem at ográfico Educat ivo.
Museu Nacional ( Brasil)
Correspondência adm inist rat iva de governadores e com andant es regionais sobre conflit os locais por t odo o Brasil, m eios de t ransport e e colonos im igrant es. Correspondência diplom át ica com a com issão delegada para a com pra de navios de guerra, arm am ent os e m unições na Europa e Est ados Unidos da Am érica. Processos, m ensagens, relat órios, m em órias, m anifest os, est udos, pareceres, prot ocolos e livros referent es a problem as com as vias de com unicação m arít im as e fluviais, ferrovias, t elégrafos e segurança nas front eir as.
Arquivo Nacional ( Brasil)
Not a: Para a seção Governo Legal, nível 2, do fundo Floriano Peixot o I dent ificados, da esquerda para a direit a:
1ª linha ( de frent e para o fundo) 1 cel. Osbert Gram aj o;
2 Lix Klet t , cônsul- geral da República da Argent ina;
3 gal. Julio Argent ino Roca, ex- president e da República Argent ina; 4 João Bat ist a de Lacerda, diret or do Museu Nacional;
2ª linha
5 José Albert o de Sam paio, do Museu Nacional; 6 Pedro Prim avera Filho, do Museu Nacional; 7 Last ra, secret ário do gal. Julio Roca; 8 não ident ificado;
9 Eduardo Teixeira de Siqueira, nat uralist a-viaj ant e do Museu Nacional; 10 Herm ílio Bourguy Macedo de Mendonça, do Museu Nacional;
11 não ident ificado;
12 Albert o Bet im Paes Lem e, do Museu Nacional;
13 Mário Gom es de Araúj o?, aj udant e de bibliot eca do Museu Nacional; 14 não ident ificado;
15 Ot ávio da Silva Jorge, preparador da Et nografia do Museu Nacional;
16 Aurélio de Lacerda, zelador do Laborat ório de Biologia do Museu Nacional, ou Teixeir a Mendes, do Museu Nacional;
17 Júlio César Diogo, nat uralist a- viaj ant e do Museu Nacional; 3ª linha
18 Eugenio dos Sant os Rangel?, assist ent e do Laborat ório de Fit opat ologia do Museu Nacional; 19 Raul Hit t o Bat ist a, da 4ª Seção do Museu Nacional;
20 Manoel Bast os Tigre?, do Museu Nacional;
21 João Ant onio de Faria Lacerda?, escrit urário do Museu Nacional;
22 Jonas Moreira de Carvalho Peix ot o?, prat icant e de zoologia do Museu Nacional; 23 Pedro Pint o Peixot o Velho?, preparador de t axiderm ia do Museu Nacional;
4ª linha
24 não ident ificado;
25 Francisco Mana, desenhist a e calígrafo do Museu Nacional.
Museu Nacional ( Brasil)
Not a: Para o it em 49, nível 5, do dossiê 108 do fundo José Feio, série Museu Nacional, subsérie Diret oria
3 .2 Avaliação, elim inação e t em poralidade
Obj etivo: Fornecer inform ação sobre qualquer ação relativa à avaliação, seleção e elim inação. Regra( s) : Regist re quaisquer ações e crit érios adot ados para avaliação, seleção e elim inação ocorridas ou planej adas para a unidade de descrição.
Com ent ários:
Est e elem ent o de descrição será norm alm ent e ut ilizado nos níveis m ais gerais de descrição. Recom enda- se, para unidades de descrição em fase int erm ediária, o regist ro de inform ações quant o à dest inação, prazos de guarda e dat as para o cum prim ent o das ações previst as. Perdas de docum ent os por ext r avios, at os de vandalism o ou sinist ros devem ser regist radas no elem ent o Hist ória arquivíst ica ( 2.3) .
Procedim ent os:
3.2.1 I nform e as ocorrências, as respect ivas dat as ou períodos e os at os legais que em basaram as ações de avaliação, seleção e elim inação.
3.2.2 No caso de elim inação, regist re a exist ência de algum docum ent o ( edit al, list agem de elim inação ou t erm o de elim inação) que forneça dados com - plem ent ar es, com o quant idade, assunt os e per íodos da docum ent ação elim inada.
3.2.3 No caso de unidade de descrição em fase int erm ediária, regist re quando passível de elim inação.
Exem plos:
A docum ent ação da ext int a LLOYDBRAS foi avaliada, selecionada e elim inada com base na Tabela Básica de Tem poralidade e Dest inação de Docum ent os de Arquiv o relat iva às At ividades- Meio da Ad- m inist ração Pública, aprovada pela Resolução nº 4, de 28/ 3/ 1996, e revist a e am pliada pela Resolução nº 14, de 24/ 10/ 2001, do Conselho Nacional de Arquivos ( Conarq) .
Foram elim inados docum ent os relat ivos às áreas de organização e funcionam ent o, de pessoal, de orçam ent o e finanças, de m at erial e pat rim ônio e docum ent ação t écnica, do período de 1947 a 1997, num t ot al de 1.450 m et ros lineares de docum ent os, conform e const a do Edit al de Ciência de Elim ina- ção de Docum ent os, publicado no D.O.U. de 3/ 2/ 2003, Seção 3, página 55.
Arquivo Nacional ( Brasil)
3 .3 I ncorporações
Obj et ivo: I nform ar o usuário sobre acréscim os previst os à unidade de descrição.
Regr a( s) : Regist r e incor porações pr ev ist as, infor m ando um a est im at iva de suas quant i- dades e fr eqüência.
Com ent ár ios:
Est e elem ent o dest ina- se ao r egist r o de ent radas pr ev ist as de docum ent os que com ple- m ent em unidades de descr ição, e dev e ocor r er nos níveis per t inent es, nor m alm ent e os m ais gerais.
Pr ocedim ent os:
3.3.1 I ndique a pr ev isão de incor por ações e, se possív el, a per iodicidade ou dat a, cont eúdo e dim ensão.
Ex em plos:
Algum as subsér ies poder ão r eceber nov os acr éscim os de docum ent os em decor r ência do pr ocesso de ident ificação lev ado a t er m o no âm bit o do fundo Museu Nacional.
Museu Nacional ( Brasil)
Not a: Par a a sér ie Museu Nacional, nív el 3, do fundo José Feio
3 .4 Sist em a de arranj o
Obj et ivo: For necer infor m ação sobr e a est r ut ur a int er na, or dem e/ ou sist em a de ar ranj o da unidade de descr ição.
Regr a( s) : I nfor m e sobr e a or ganização da unidade de descr ição, especialm ent e quant o ao est ágio de t rat am ent o t écnico, à est r ut ur a de or ganização ou sist em a de ar ranj o e à or denação.
Com ent ár ios:
Est e elem ent o, nos níveis m ais gerais, pr ivilegia infor m ações de car át er abrangent e com o est ágio de t r at am ent o, m et odologia e o pr odut o daí r esult ant e – o ar ranj o ou o sist em a de ar ranj o. Em nív eis m ais específicos, per m it e infor m ar sobr e a or denação da unidade de descr ição. Pr est a- se ao r egist r o dos pr ocedim ent os t écnicos adot ados, per m it indo avaliar o grau de pr ecisão das infor m ações for necidas e nor t ear pr ogr am as de t rabalho. Os est ágios de t rat am ent o m ais usuais são: ident ificado, or ganizado e descr it o, par cial ou t ot alm ent e.
I nform ações sobre o arranj o ou o m ét odo de classificação devem cont er os crit érios adot a- dos nas subdivisões, sendo os m ais usuais: assunt o, funções/ at ividades, hierarquia adm inis- t rat iva, períodos e áreas geográficas.
Pr ocedim ent os:
3.4.1 Regist r e, nos nív eis m ais ger ais, as infor m ações sobr e est ágio de t rat a- m ent o, sist em a de ar r anj o e, se for o caso, a or denação da unidade de descr ição.
3.4.2 Regist re nos níveis m ais específicos inform ações sobre ordenação da uni- dade de descrição.
3.4.3 Para docum ent os elet rônicos, regist re ou referencie inform ação sobre o desenho do sist em a.
Exem plos:
O fundo encont r a- se organizado em 11 séries: Docum ent os pessoais; President e do diret ório do PTB/ RS; President e do PTB; Minist ro do Trabalho; Vice- President e da República; President e da República; Exílio; Post- m ort em ; Recort es de j ornais; Fot ografias; Bibliográficos.
Cent ro de Pesquisa e Docum ent ação de Hist ória Cont em porânea do Brasil
Not a: Para o fundo João Goulart , nível 1 Est ágio de t rat am ent o: organizado t ot alm ent e Organização: Dossiês cronológicos
Museu Nacional ( Brasil)
Not a: Para a subsérie Correspondência recebida, nív el 3,5, do fundo Com issão de Censura Cinem at o- gráfica, série Correspondência
O códice est á ordenado cronologicam ent e
Bibliot eca Nacional ( Brasil)
4 Área de condições de acesso e uso
4 .1 Condições de acesso
Obj et ivo: For necer infor m ação sobr e as condições de acesso à unidade de descr ição e, ex ist indo r est r ições, em que est at ut o legal ou out r os r egulam ent os se baseiam .
Regra( s) : I nform e se exist em ou não rest rições de acesso à unidade de descrição. Em caso afirm at ivo, indique o t ipo de rest rição, a norm a legal ou adm inist rat iva em que se baseia e, se for o caso, o período de duração da rest rição.
Quando a r est r ição for r elat iv a a um a par t e da unidade que est á sendo descr it a, ident ifi- que, ainda que sum ar iam ent e, a par cela que sofr e r est r ição.
Com ent ár ios:
Est e elem ent o de descr ição é obr igat ór io nos nív eis 0 e 1.
Recom enda- se a padr onização dos t ipos de r est r ição. Os m ais com uns são: acessív el som ent e por m icr ofilm e, acessív el som ent e por m eio elet r ônico, docum ent os sigilosos, est ado de conser vação, necessidade de aut or ização, necessidade de or ganização, em pr ocessam ent o t écnico, necessidade de pr év io av iso, necessidade de t it ulação, necessi- dade de v inculação acadêm ica ou inst it ucional do usuár io, razões j udiciais ou condições im post as na doação, t r ansfer ência ou r ecolhim ent o.
Procedim ent os:
4.1.1 Regist re nos níveis de descrição 0 e 1 se o acesso é livre ou rest rit o, indi- cando a rest rição.
4.1.2 No caso de um a rest rição parcial, ident ifique a parcela da unidade de des- crição at ingida e regist re essa inform ação no nível específico.
4.1.3 I ndique, nos níveis de descrição pertinentes, os docum entos som ente aces- síveis por m icrofilm e ou m eio elet rônico.
4.1.4 Informe restrições transitórias, como empréstimo para exposições, documentos em restauração ou em processamento técnico, registrando o período de vigência.
Exem plos:
Sem rest rição de acesso.
Cent ro de Pesquisa e Docum ent ação de Hist ória Cont em porânea do Brasil
Not a: Para o fundo João Goulart , nível 1 Acessível som ent e por m icrofilm e.
Arquivo Nacional ( Brasil)
Sem rest rição, dando- se preferência ao acesso on- line ou por cd- rom , disponíveis no local.
Museu Nacional ( Brasil)
Not a: Para o it em 49, nível 5, do dossiê 108 do fundo José Feio, série Museu Nacional, subsérie Diret oria
Docum ent os m anuscrit os acessív eis som ent e por m icrofilm e; docum ent os cart ográficos acessíveis em originais e form at o digit al; docum ent os bibliográficos acessív eis em originais e por m icrofilm e.
Bibliot eca Nacional ( Brasil)
Not a: Para a coleção De Angelis, nível 1
4 .2 Condições de reprodução
Obj etivo: I dentificar qualquer restrição quanto à reprodução da unidade de descrição. Regra( s) : I nform e as condições de reprodução da unidade de descrição.
Com ent ários:
O usuário dev e ser inform ado da exist ência de rest rições gerais ou específicas quant o à reprodução, uso ou divulgação da unidade de descrição. Caso sej a necessário um pedido de aut orização, o usuário deve ser inst ruído a quem e com o se dirigir.
Procedim ent os:
4.2.1 Regist re nos níveis de descrição 0 e 1 a exist ência de norm as inst it ucionais ou cont rat uais relat ivas à reprodução, uso e divulgação e às form as de reprodução disponíveis.
4.2.2 I ndique condições específicas nos níveis pert inent es, t ais com o neces- sidade de aut orização, direit o aut oral e direit o de uso da im agem . 4.2.3 No caso da condição de r epr odução aplicar - se a par cela da unidade de
descr ição, indique essa par cela.
Ex em plos:
Os docum ent os t ext uais e bibliográficos podem ser reproduzidos por via elet roest át ica, fot ográfica ou digit al; os docum ent os iconográficos podem ser reproduzidos por m eio fot ográfico ou digit al. No caso das fot os é necessária a assinat ura de um t erm o de cessão de uso de im agens.
Cent r o de Pesquisa e Docum ent ação de Hist ór ia Cont em por ânea do Br asil
Not a: Par a o fundo João Goular t , nív el 1
Sem r est r ição, m ediant e aut or ização e com pr om isso de cr édit o.
Museu Nacional ( Br asil)
A Fundação Biblioteca Nacional só autoriza a reprodução integral de obras que estej am em dom ínio público e a reprodução parcial daquelas que, em bora protegidas pela Lei do Direito Autoral ( lei 9.610/ 98) , não estej am m ais disponíveis para com pra no m ercado livreiro – neste caso, a reprodução é condi- cionada ao com prom isso do usuário de fazer uso estritam ente pessoal e de pesquisa. Caberá ao usuário a obtenção da autorização, junto aos detentores dos direitos, para quaisquer fins com erciais. Para fins de autorização de consulta ou reprodução de qualquer natureza, todas as obras serão previam ente avaliadas quanto ao estado geral de conservação física. Cópias xerox não são perm itidas. Reproduções serão forne- cidas, preferencialm ente, a partir de m icrofilm e ou negativo fotográfico preto e branco. Caso a obra desejada já esteja reproduzida, a cópia a ser fornecida deverá obrigatoriam ente ser produzida a partir da m atriz já existente. Se a obra não estiver reproduzida, o serviço deverá ser solicitado através de form ulá- rio próprio a ser subm etido à análise da área de guarda, com prazo de resposta de até cinco dias úteis.
Bibliot eca Nacional ( Br asil)
Not a: Par a a coleção De Angelis, nív el 1
4.3 I dioma
Obj et ivo: I dent ificar o( s) idiom a( s) , escrit a( s) e sist em as de sím bolos ut ilizados na unidade de descrição.
Regra( s) : I nform e idiom a( s) e sist em a( s) de escrit a da unidade de descrição. Regist re a exist ência de docum ent os cifrados ou de abreviat uras incom uns.
Com ent ár ios:
I diom as out r os que não o por t uguês devem ser sem pr e r egist rados. Pr ocedim ent os:
4.3.1 I ndique idiom as e sist em as de escr it a de acor do com as nor m as I SO
639- 1 e 639- 2: codes for t he r epr esent at ion of nam es of languages
e I SO 15924: codes for t he r epr esent at ion of nam es of scr ipt s. 4.3.2 No caso de ocor r ência de m ais de um idiom a, r egist r e no nív el de des-
cr ição 1 e nos dem ais nív eis per t inent es t odos os idiom as pr esent es nas unidades de descr ição, inclusiv e o por t uguês.
4.3.3 Regist r e a ocor r ência de docum ent os cifrados, indicando, se possív el, a chave de leit ur a.
4.3.4 Regist r e a ex ist ência de abr ev iat ur as e siglas incom uns.
Ex em plos:
Port uguês, inglês, espanhol, francês, it aliano e lat im
Arquivo Nacional ( Brasil)
Alem ão, espanhol, francês, inglês, port uguês
Museu Nacional ( Brasil)
Not a: Para o fundo José Feio, nível 1
4 .4 Caract eríst icas físicas e requisit os t écnicos
Obj et ivo: Fornecer inform ação sobre quaisquer caract eríst icas físicas ou requisit os t écnicos im port ant es que afet em o uso da unidade de descrição.
Regra( s) : I nfor m e car act er íst icas físicas, r equisit os t écnicos e pr oblem as decor r ent es do est ado de conser vação que afet em o uso da unidade de descr ição.
Com ent ár ios:
Est e elem ent o de descr ição v isa adv er t ir o usuár io da necessidade de equipam ent os ou
soft w ar es especiais, bem com o event uais dificuldades para o uso da unidade de descr ição
por seu est ado de conser vação ( por exem plo, dificuldade de leit ur a ou de r epr odução de docum ent os esm aecidos) . Não se dest ina ao r egist r o do est ado de conser vação ( v er 6.1) e nem se pr est a a indicar r est r ição de acesso à unidade de descr ição ( v er 4.1) .
Pr ocedim ent os:
4.4.1 I ndique as caract er íst icas físicas da unidade de descr ição que afet em o seu uso.
4.4.2 Regist re os equipam ent os e m eios necessários para uso da unidade de descrição, especificando- os.
Ex em plos:
Fot ografia rasgada no lado esquerdo, falt ando part e da im agem .
Arquivo Nacional ( Brasil)
Not a: Para o dossiê 516, nível 4, Coleção de Fot ografias Avulsas, série Fot ografia Fot ografia com pequenos furos em sua superfície.
Arquivo Nacional ( Brasil)
Not a: Para o dossiê 8, fundo Federação Brasileira para o Progresso Fem inino, seção Adm inist ração,