Conselho Nacional de Arquivos

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NOBRADE

_NOBRADE

Norma

brasileira de descrição arquivística

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N O B R A D E

Conselho Nacional de Arquivos

Norma

brasileira de descrição arquivística

(3)

Copyright © 2006 by Conselho Nacional de Arquivos – Conarq Praça da República, 173 - 20211- 350, Rio de Janeiro – RJ – Brasil Telefone: ( 21) 3806- 6171; 2516- 1834; Fax: ( 21) 2232- 8430 E- m ail: conarq@arquivonacional.gov.br

President e da República

Luiz I nácio Lula da Silva

M inist r a - Che fe da Ca sa Civil da Pr e sidê ncia da Re pública

Dilm a Vana Roussef

Se cr e t á r ia - Ex e cut iva da Ca sa Civil da Pr e sidê ncia da Re pública

Erenice Alves Guerra

President e do Conselho N acional de Arquivos (Cona rq) Jaim e Ant unes da Silva

Coordenadora do Conselho N acional de Arquivos

Marilena Leit e Paes

Consolida çã o do t ex t o da N orm a

Vit or Manoel Marques da Fonseca e Silvia Ninit a de Moura Est evão

M em bros da Câm ara Técnica de N orm alização da Descrição Arquivíst ica (CTN DA/ Cona rq) Vit or Manoel Mar ques da Fonseca ( pr esident e) , Beat r iz Mor eira Mont eir o, Car m en Ter eza Coelho Moreno, Célia Maria Leit e Cost a, Crist ina Rut h Sant os, Cynt hia Roncaglio, Georget e Medleg Rodrigues, Maria I zabel de Oliveira, Nilda Sam paio Barbosa Sobrosa, Paulo Robert o Elian dos Sant os, Silvia Ninit a de Moura Est evão, Viviane Tessit ore

Ediçã o de t e x t o

Alba Gisele Gouget

Revisã o

Alba Gisele Gouget e Renat a Ferreira

Ca pa

Tânia Maria Cuba Bit t encourt

Dia gra m a çã o

Alzira Reis

D ia gr a m a do Apê ndice

Guilherm e Gant ois de Miranda

Í ndice

Nilda Sam paio Barbosa Sobrosa Br asil. Conselho Nacional de Ar quiv os.

NOBRADE: Norm a Brasileira de Descrição Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.

124p.: 29,7cm

Í ndice: p. 120- 124

I SBN: 85- 60207- 02- 3

I SBN: 978- 85- 60207- 02- 2

1 . Descr ição ar q u iv íst ica– n or m as. 2 . Ar q u iv os– Ar r an j o

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N O B R A D E

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M e m br os ple nos e r e spe ct ivos pe r íodos de pa r t icipa çã o

Beat r iz Mor eir a Mon t eir o ( Ar qu iv o Nacion al) , 2 0 0 1 - 2 0 0 6

Car m en Ter eza Coelh o Mor en o ( Fu n d ação Bib liot eca Nacion al) , 2 0 0 1 - 2 0 0 6

Célia Mar ia Leit e Cost a ( CPDOC/ FGV) , 2 0 0 1 - 2 0 0 6 Cr ist in a Ru t h San t os ( Ar qu iv o Nacion al) , 2 0 0 4 - 2 0 0 6

Cy n t h ia Ron cag lio, 2 0 0 1 - 2 0 0 6

Eliane Dut ra Am orim ( Arquivo Público Mineiro) , 2001- 2003

Geor g et e Med leg Rod r ig u es ( Un iv er sid ad e d e Br asília) , 2 0 0 1 - 2 0 0 6 Mar ia I zabel de Oliv eir a ( Ar qu iv o Nacion al) , 2 0 0 1 - 2 0 0 6

Nild a Sam p aio Bar b osa Sob r osa, 2 0 0 1 - 2 0 0 6 Pat rícia Maciel, 2001- 2002

Pau lo Rob er t o Elian d os San t os, 2 0 0 1 - 2 0 0 6

Silv ia Ninit a de Mour a Est ev ão ( Ar quiv o Nacional) , 2 0 0 1 - 2 0 0 6

Vit or Man oel Mar qu es da Fon seca ( Ar qu iv o Nacion al) , 2 0 0 1 - 2 0 0 6 Viv ian e Tessit or e, 2 0 0 3 - 2 0 0 6

M e m br os cor r e sponde nt e s e r e spe ct iva s inst it uiçõe s

André Teix eira Oliva Mendes ( Arquivo Público do Est ado de São Paulo)

Candelária Mont eiro Gom es de Cam pos Net a ( Arquivo Público do Est ado do Mat o Grosso) Carlos Alm eida Cardoso ( Arquivo Público do Dist rit o Federal)

Carlos Henrique Marcondes ( Universidade Federal Flum inense–Dept o. de Ciência da I nform ação) Clevindina Vasconcelos Rodrigues ( Arquivo Público do Est ado do Ceará)

Eliane Dut ra Am orim ( Arquivo Público do Est ado de Minas Gerais) Eloá Maria Possebom ( Arquivo Público do Est ado do Rio Grande do Sul)

Maria Celina Soares de Mello e Silva ( Museu de Ast ronom ia e Ciências Afins) Maria Helena de Macedo Versiane ( Museu da República)

Maria Helena Pereira Espínola ( Arquivo Público do Est ado do Maranhão) Marli Geralda Teixeir a ( Arquivo Público do Est ado da Bahia)

Mônica Maria de Pádua Sout o da Cunha ( Tribunal de Just iça do Est ado de Pernam buco) Pat rícia Maciel

Paulo Sant os ( Arquiv o Público do Rio Grande do Nort e) Rosale de Mat t os Souza ( Universidade Federal Flum inense)

Tat iana Dant as Marchet t e ( Depart am ent o Est adual de Arquivo Público/ Paraná) Terezinha Mary Cort ez de Souza ( Arquivo Público do Est ado do Piauí)

Agradecem os a t odas as inst it uições que colaboraram com a CTNDA, perm it indo a part icipação de seus t écnicos,

oferecendo inst alações para reuniões e assum indo os cust os de deslocam ent o e est adia no Rio de Janeiro, bem com o a infra- est rut ura para realização de oficinas de divulgação. São elas:

Arquivo Nacional • Arquivo Público do Distrito Federal • Arquivo Público do Estado de Santa Catarina • Arquivo

Público do Estado do Pará • Arquivo Público Jordão Em erenciano (Pernam buco) • Arquivo Público Mineiro • Arquivo Público Municipal de Curit iba • Cent ro de Pesquisa e Docum ent ação de Hist ória Cont em porânea do Brasil –

CPDOC/ FGV • Departam ento Estadual de Arquivo Público (Paraná) • Fundação Biblioteca Nacional • Casa Oswaldo Cruz / Fiocruz • Centro de Docum entação e I nform ação Científica – CEDI C/ PUC- SP • Procuradoria Seccional da

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Apresent ação 7

Âm bit o e obj et ivos 10

Norm as e diret rizes relacionadas 12

Glossário 14

Est rut ura e uso da norm a 18

Elem ent os de descrição 20

1 Área de ident ificação 20

1.1 Código de referência 20

1.2 Tít ulo 21

1.3 Dat a( s) 23

1.4 Nível de descrição 26

1.5 Dim ensão e suport e 27

2 Área de cont ext ualização 30

2.1 Nom e( s) do( s) produt or( es) 30

2.2 História adm inistrativa/ Biografia 32

2.3 Hist ória arquivíst ica 34

2.4 Procedência 37

3 Área de cont eúdo e est rut ura 39

3.1 Âm bit o e cont eúdo 39

3.2 Avaliação, elim inação e t em poralidade 41

3.3 I ncorporações 42

3.4 Sist em a de arranj o 42

4 Área de condições de acesso e uso 44

4.1 Condições de acesso 44

4.2 Condições de reprodução 45

4.3 I diom a 46

4.4 Caract eríst icas físicas e requisit os t écnicos 47

4.5 I nst rum ent os de pesquisa 48

5 Área de font es relacionadas 49

5.1 Exist ência e localização dos originais 49

5.2 Exist ência e localização de cópias 50

(7)

5.3 Unidades de descrição relacionadas 51

5.4 Not a sobre publicação 52

6 Área de not as 54

6.1 Not as sobre conservação 54

6.2 Not as gerais 55

7 Área de cont role da descrição 56

7.1 Not a do arquivist a 56

7.2 Regras ou convenções 57

7.3 Dat a( s) da( s) descrição( ões) 57

8 Área de pont os de acesso e indexação de assunt os 59

8.1 Pont os de acesso e indexação de assunt os 59

Apêndice A Modelo de níveis de descrição 62

Apêndice B Relações ent re regist ros de descrição e de aut oridade 63

Apêndice C Exem plos integrais 64

Exem plo 1 – João Goulart – Cent ro de Pesquisa

e Docum ent ação de Hist ória Cont em porânea do Brasil 64

Exem plo 2 – Com issão de Censura Cinem at ográfica – Museu Nacional ( Brasil) 72

Exem plo 3 – Floriano Peixoto – Arquivo Nacional ( Brasil) 82

Exem plo 4 – José Feio – Museu Nacional ( Brasil) 94

Exem plo 5 – De Angelis – Biblioteca Nacional ( Brasil) 106

Exem plo 6 – Museu Nacional – Museu Nacional ( Brasil) 115

Bibliografia 118

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APRESENTAÇÃO

A nor m alização da descr ição ar quiv íst ica em nív el int er nacional t om ou grande im pulso no final da década de 1980. Aspir ação ant iga, a necessidade de nor m alização im post a pelo uso de com put ador es em ar quivos se fazia sent ir nessa época de m aneira cada vez m aior, ao m esm o t em po em que os pr ogr essos nor m alizador es da ár ea da bibliot econom ia de-m onst r avade-m as vant agens alcançadas quando t rabalhos baseavade-m - se ede-m pr ocedide-m ent os t écnicos com uns. Alguns países com o os Est ados Unidose a I nglat er ra1_{j á hav iam cam}

i-nhado na dir eção do est abelecim ent o de nor m as de descr ição, m as coube ao Canadá, que ent ão iniciava a elaboração de suas nor m as nacionais sob o pat r ocínio do Nat ional Council on Ar chiv es/ Conseil Nat ional des Ar chiv es, a pr opost a ao Conselho I nt er nacional de Ar quiv os ( CI A) , em 1988, da cr iação de nor m as int er nacionais de descr ição.

Em 1989, especialist as de v ár ios países r eunir am - se em Par is e decidiram cr iar um a com issão específica par a, no âm bit o do CI A, r ealizar t al t ar efa.2 A pr im eir a r eunião da Com issão ocor r eu em 1990, na Alem anha, congr egando especialist as do Canadá, Espa-nha, Est ados Unidos, Fr ança, I nglat er ra, Malásia, Por t ugal e Suécia. A par t ir da div ulga-ção e discussão de um a declar aulga-ção de pr incípios quant o à descr iulga-ção ar quiv íst ica no Con-gresso I nt ernacional de Arquivos de Mont real, o grupo passou a cont ar com um represen-t anrepresen-t e da Ausrepresen-t rália, num esforço de conciliar e arepresen-t ender a represen-t radições represen-t écnicas diversas.

O pr im eir o t r abalho consolidado da Com issão foi a elabor ação da nor m a para descr ição de docum ent os ar quiv íst icos I SAD( G)

,

3 publicada em 1994, abr angendo docum ent os de t odo e qualquer supor t e, r espaldada em pr ocedim ent os m et odológicos j á im plem ent a-dos, bem com o definindo um univ er so de elem ent os de descr ição para r egist r o de infor-m ações t r adicionalinfor-m ent e r ecuperadas. Einfor-m 1996, foi lançada a nor infor-m a I SAAR( CPF) ,4_com

-plem ent ar à pr im eira, r egulando a descr ição do pr odut or, ent idade fundam ent al para o cont ex t o dos docum ent os descr it os.

1 _{Na década de 1970 foi lançado pela Library of Congress o Marc AMC, form at o MARC específico para arquiv os e}

m anuscrit os. Em 1983, St ev en L. Hensen publica o Archives, personal papers and m anuscript s: a cat aloguing m anual for archival reposit ories, hist orical societ ies and m anuscript s, que ficou conhecido pela sigla APPM. A prim eira edição do Manual for archival descript ion de Michael Cook e Margaret Proct er foi lançada em 1986.

2 A im port ância do Canadá nesse processo foi t am anha, que os dois prim eiros secret ários- execut ivos da Com issão

ad hoc e, depois, do Com it ê de Norm as de Descrição ( CND) foram os canadenses Hugo St ibbe e Kent Hawort h. A ligação desse país com a quest ão da norm alização perm anece, e o Com it ê de Boas Prát icas e Norm as Profis-sionais, que na at ual est rut ura do CI A veio a suceder ao CND, t em com o president e Marion Bey ea, president e do Com it ê de Norm as do Nat ional Council on Archives / Conseil Nat ional des Archiv es.

3 I NTERNATI ONAL COUNCI L ON ARCHI VES. I SAD( G): General int ernat ional st andard of archival descript ion. Ot t a-wa: Secret ariat of t he I CA Ad Hoc Com ission on Descript ive Srandards, 1994.

4 _{I NTERNATI ONAL COUNCI L ON ARCHI VES.}_{I SAAR(CPF)}_{: I ntenational standard archival authorit y record for corporate}

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5 Um a das cont r ibuições foi a possibilidade de a I SAD( G) ser usada t ant o na descr ição de fundos quant o de coleções, o que passou a ser ex pr essam ent e declarado na segunda edição.

6 A par t ir de 1998, o Ar quiv o Nacional pr om ov eu um sem inár io int er nacional e dois cur sos sobr e descr ição ar quiv íst ica, além de, apr oveit ando a r eunião do CND durant e o sem inár io iber o- am er icano de ar quiv os, em 2003, t er pat r ocinado t am bém um cur so sobr e a ex per iência aust raliana com docum ent os elet r ônicos.

7 O m esm o ocorreu com a norm a I SAAR( CPF) , em bor a nest a apresent ação essa experiência não sej a analisada.

8 At é aqui, est e t ex t o r epr oduz, com pequenas alt erações, a com unicação de Vit or Manoel Mar ques da Fonseca no Congr esso Brasileir o de Ar quiv ologia de 2006, int it ulada A nor m a br asileir a de descr ição ar quiv íst ica – ver são pr elim inar.

Em 1996, durant e o Congresso I nt ernacional de Arquiv os ocorrido em Pequim , a Com issão

ad hoc foi t ransform ada em Com it ê de Norm as de Descrição ( CND) , passando a int egrar

form al e perm anent em ent e a est rut ura do CI A. Na ocasião, sua com posição foi alt erada e o Brasil convidado a designar um represent ant e para o CND, cuj a principal t arefa à época era realizar a revisão e a segunda edição da I SAD( G) .

A I SAD( G) não era conhecida no Brasil. Não hav ia sido im pr essa aqui e a única t radução em por t uguês er a aquela publicada nos Cader nos BAD, da Associação Por t uguesa de Bibliot ecár ios, Ar quiv ist as e Docum ent alist as, com pequena cir culação em nosso país. A necessidade de par t icipar do pr ocesso de r ev isão im punha, ent ão, com o pr im eira pr ov i-dência, t raduzir a nor m a e div ulgá- la o m ais am plam ent e possív el. O Ar quivo Nacional assum iu essa t ar efa e no início de 1998 publicou a pr im eira edição brasileira das nor m as int er nacionais I SAD( G) e I SAAR( CPF) , gr at uit am ent e dist r ibuídas no país, além de apr o-veit ar opor t unidades e de pr om over event os para discut i- las, sobr et udo a I SAD( G) , cuj a r ev isão int er nacional se iniciava.

A part icipação do Brasil no processo de revisão da I SAD( G) foi ext rem am ent e proveit osa. Ganhou a Norm a, ao incorporar um a visão crít ica m ais afast ada dos grandes cent ros de discussão arquivíst ica e com experiências diferenciadas em t erm os de t radição e t ecnologia.5 Ao m esm o t em po, ganhou a com unidade pr ofissional br asileira, ao t er um cont at o m ais am plo e const ant e com as pr eocupações de colegas de out r os países,6 além de apr ofun-dar sua r eflex ão sobr e a pr ópr ia I SAD( G) .7_{As m esm as vant agens ocor r eram quando da}

r ev isão da I SAAR( CPF) , r ealizada ent r e 2000 e 2004. As duas nor m as r ev isadas foram publicadas pelo Ar quiv o Nacional.

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9 CONSELHO I NTERNACI ONAL DE ARQUI VOS. I SAD( G): norm a geral int ernacional de descrição arquivíst ica, ado-t ada pelo Com iado-t ê de Norm as de Descrição, Esado-t ocolm o, Suécia, 19- 22 de seado-t em bro de 1999. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. 119 p. ( Publicações t écnicas, n. 49)

10 CONSELHO I NTERNACI ONAL DE ARQUI VOS. I SAAR( CPF): nor m a int er nacional de r egist r o de aut or ida-de ar quiv íst ica par a ent idaida-des colet iv as, pessoas e fam ílias: segunda edição. Rio ida-de Janeir o: Ar quiv o Nacional, 2 0 0 4 . 9 9 p. ( Publicações t écnicas, n. 5 0 )

11 Ver h t t p : / / w w w . ar q u iv on acion al. g ov. b r / con ar q / cam _ t ec_ n or m _ ar q / in d ex . asp

12 CONSELHO NACI ONAL DE ARQUI VOS ( Brasil) . Câm ara Técnica de Norm alização da Descrição Arquivíst ica.

Descr ição ar quiv íst ica: r efer ências bibliogr áficas. Rio de Janeir o: Ar quiv o Nacional, 2004. 50 p.

A Câm ara Técnica de Nor m alização da Descr ição Ar quiv íst ica ( CTNDA) foi cr iada pela por t ar ia n. 56, de 30/ 9/ 2001, do Conselho Nacional de Ar quiv os ( Conar q) , com a finali-dade de pr opor nor m as que, em confor m ifinali-dade com a I SAD( G)9 e a I SAAR( CPF) ,10 fos-sem , após discussão pela com unidade pr ofissional, apr ovadas pelo Conar q e adot adas com o nor m as brasileiras.

A Câm ara, que sofr eu alt er ações em sua com posição or iginal, r euniu- se v ár ias vezes, além de m ant er at iv a cor r espondência para ev olução do t rabalho. A par t ir de 2004, pas-sou a cont ar t am bém com m em br os cor r espondent es, int egr ant es de ar quivos est aduais ou de out ras inst it uições j á usuár ias da I SAD( G) , num esfor ço de am pliar a discussão por t odo o Br asil.

A CTNDA iniciou os t r abalhos pr om ovendo um diagnóst ico sobr e o grau de nor m alização dos pr ocedim ent os t écnicos adot ados no t r at am ent o de ar quiv os em t er r it ór io nacional, procurando ident ificar equipes que j á t ivessem t ido cont act o com a I SAD( G) e a I SAAR( CPF) e as aplicassem . O r esult ado desse t r abalho foi disponibilizado em sua subpágina,11_j

un-t am enun-t e com as aun-t as de r euniões r ealizadas e um lev anun-t am enun-t o bibliogr áfico sobr e des-cr ição ar quiv íst ica, consolidado em publicação específica.12

A v er são pr elim inar dest a Nor m a foi subm et ida à consult a pública de j aneir o a m aio de 2006, concom it ant em ent e à r ealização de oficinas para div ulgação em Belém , Br asília, Flor ianópolis, Londr ina, Recife, Rio de Janeir o e São Paulo, cont ando com cer ca de set e-cent os par t icipant es. As cont r ibuições env iadas por pr ofissionais de v ár ias par t es do país for am analisadas em r eunião específica, elaborando- se a ver são final or a apr esent ada.

(11)

13 _{Para int ercâm bio de inform ações arquivíst icas, é fundam ent al a adoção de um form at o com um , por exem plo, o}

Encoded Archival Descript ion ( EAD) . No ent ant o, para adoção de um form at o, é necessária a obediência a norm as que garant am a consist ência das inform ações fornecidas.

ÂMBI TO E OBJETI VOS

Est a nor m a est abelece dir et ivas para a descr ição no Brasil de docum ent os ar quiv íst icos, com pat íveis com as nor m as int er nacionais em v igor I SAD( G) e I SAAR( CPF) , e t em em v ist a facilit ar o acesso e o int er câm bio de infor m ações em âm bit o nacional e int er nacio-nal. Em bora volt ada pr efer encialm ent e par a a descr ição de docum ent os em fase per m a-nent e, pode t am bém ser aplicada à descr ição em fases cor r ent e e int er m ediár ia.

Nor m as par a descr ição de docum ent os ar quiv íst icos v isam gar ant ir descr ições con-sist en t es, ap r op r iad as e au t o- ex p licat iv as. A p ad r on ização d a d escr ição, além d e pr opor cion ar m aior qu alidade ao t r abalh o t écn ico, con t r ibu i par a a econ om ia dos r ecu r sos ap licad os e p ar a a ot im ização d as in f or m ações r ecu p er ad as. Ao m esm o t em po que influem no t r at am ent o t écnico r ealizado pelas ent idades cust odiador as, as nor m as habilit am o pesquisador ao uso m ais ágil de inst r um ent os de pesquisa que est r ut ur am de m aneir a sem elhant e a infor m ação.

Assim com o as norm as int ernacionais I SAD( G) e I SAAR( CPF) dem andam norm as nacio-nais, a nor m a br asileir a adv oga a padr onização de pr ocedim ent os em sist em as de arquivos e/ ou em ent idades cust odiadoras. Da m esm a m aneira que aquelas norm as in-t er nacionais, a NOBRADE não pr eceiin-t ua for m ain-t os de enin-t r ada ou saída de dados em sist em as de descrição aut om at izados ou m anuais. Tem por obj et ivo est rut urar a infor -m ação a part ir de ele-m ent os de descrição co-m uns, buscando int erferir o -m íni-m o possível na form a final em que as descrições são apresent adas. Cabe a cada ent idade cust odia-dora e a seus profissionais a decisão acerca dos recursos ut ilizados para a descrição, bem com o o form at o final de seus inst rum ent os de pesquisa, sendo apenas im prescindí-vel a presença dos elem ent os de descrição obrigat órios.

Em bora a nor m a t enha sido pensada par a ut ilização em sist em as de descr ição aut om at i-zados ou não, as vant agens de seu uso são pot encializadas nos pr im eir os. O r espeit o a est a nor m a em sist em as m anuais pode facilit ar post er ior passagem dos dados para sist e-m as aut oe-m at izados. Para int er câe-m bio nacional ou int er nacional de dados, ainda que o uso da nor m a não sej a suficient e, const it ui r equisit o fundam ent al.1 3

Est a nor m a t em com o pr essupost os básicos o r espeit o aos fundos e a descr ição m ult iní-vel, adot ando os pr incípios ex pr essos na I SAD( G) , quais sej am :

(12)

14 Para efeit o de ut ilização dest a Norm a, fundo e coleção, conform e definidos no Glossário a seguir, equivalem - se.

I nfor m ação r elevant e para o nível de descr ição – com o obj et iv o de r epr esent ar com r igor o cont ex t o e o cont eúdo da unidade de descr ição;

Relação ent r e descr ições – com o obj et iv o de ex plicit ar a posição da unidade de descr ição na hier ar quia;

Não r epet ição da infor m ação – com o obj et iv o de ev it ar r edundância de infor m ação em descr ições hierar quicam ent e r elacionadas.

Considera- se a exist ência de seis principais níveis de descrição, a saber: acervo da ent idade cust odiadora ( nív el 0) , fundo ou coleção14 ( nível 1) , seção ( nível 2) , série ( nível 3) , dossiê ou processo ( nível 4) e it em docum ent al ( nível 5) . São adm it idos com o níveis int erm ediários o acervo da subunidade cust odiadora ( nível 0,5) , a subseção ( nível 2,5) e a subsérie ( nível 3,5) . Graficam ent e, o Apêndice A m ost ra com o se est rut uram os níveis 0 a 5.

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NORMAS E DI RETRI ZES RELACI ONADAS

AMERI CAN LI BRARY ASSOCI ATI ON et al. Código de cat alogação anglo- am ericano. 2. ed. Tradução brasileira sob a responsabilidade da Com issão Brasileira de Docum ent ação em Processos Técnicos da Federação Brasileira de Associações de Bibliot ecários. 2. ed. São Pau-lo: FEBAB, 1983- 1985. 2 v.

ASSOCI AÇÃO BRASI LEI RA DE NORMAS TÉCNI CAS. NBR 6023: inform ação e docum ent ação: referências; elaboração. Rio de Janeiro, 2002. 24 p.

_________. NBR 6029: inform ação e docum ent ação: livros e folhet os; apresent ação. Rio de Janeiro, 2006. 10 p.

_________. NBR 10520: inform ação e docum ent ação: cit ações em docum ent os; apresent a-ção. Rio de Janeiro, 2002. 7 p.

CONSELHO I NTERNACI ONAL DE ARQUI VOS. I SAAR( CPF): norm a int ernacional de regist ro de aut oridade arquivíst ica para ent idades colet ivas, pessoas e fam ílias: segunda edição. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. 99 p. ( Publicações t écnicas, n. 50)

_________. I SAD( G): norm a geral int ernacional de descrição arquivíst ica, adot ada pelo Co-m it ê de NorCo-m as de Descrição, Est ocolCo-m o, Suécia, 19- 22 de set eCo-m bro de 1999. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. 119 p. ( Publicações t écnicas, n. 49)

FORM and st ruct ure of corporat e headings: recom m endat ions of t he Working Group on Cor-porat e Headings, approved by t he St anding Com m it t ees of t he I FLA Sect ion on Cat aloguing and t he I FLA Sect ion on Official Publicat ions, 1980. ( at ualizada em I nt ernat ional Cat aloguing and Bibliographic Cont rol, 1992) .

I NTERNATI ONAL STANDARDS ORGANI ZATI ON. I SO 639- 2: codes for t he represent at ion of nam es of languages, Alpha- 3 code. Geneva, 1998. Disponível em : ht t p: / / www.loc.gov/ st an-dards/ iso639- 2/ langcodes.ht m l Acesso em : 6 j ul. 2006

_________. I SO 690: docum ent at ion, bibliographic references, cont ent , form and st ruct ure. 2. ed. Geneva, 1987.15

_________. I SO 690- 2: docum ent at ion, bibliographic references, elect ronic docum ent s or part s t hereof. Geneva, 1992.16

15 Um excert o da I SO 690 acha- se disponível em ht t p: / / www.collect ionscanada.ca/ iso/ t c46sc9/ st andard/ 690-1e.ht m # 1 . Acesso em : 6 j ul. 2006.

16 _{Excert os da I SO 690- 2 podem ser encont rados em alguns endereços na int ernet com o, por ex em plo, em}

(14)

I NTERNATI ONAL STANDARDS ORGANI ZATI ON. I SO 999: inform at ion and docum ent at ion, guidelines for t he cont ent , organizat ion and present at ion of indexes. Geneva, 1996.17

_________. I SO 2788: docum ent at ion, guidelines for t he est ablishm ent and developm ent of m onolingual t hesauri. 2. ed. Geneva, 1986.18

_________. I SO 3166: codes for t he represent at ion of nam es of count ries. Geneva, 1997.19

_________. I SO 5963: docum entation, m ethods for exam ining docum ents, determ ining their subj ect s, and select ing indexing t erm s. Geneva, 1985.20

_________. I SO 5964: docum ent at ion, guidelines for t he est ablishm ent and developm ent of m ult ilingual t hesauri. Geneva, 1985.21

_________. I SO 8601: dat a elem ent s and int erchange form at s, inform at ion int erchange, represent at ion of dat es and t im es. 2. ed. Geneva, 2000.

_________. I SO 15489: inform at ion and docum ent at ion, records m anagem ent , part s 1 and 2. Geneva, 2001.

_________. I SO 15511: inform at ion and docum ent at ion – I nt ernat ional St andard I dent ifier for Libraries and relat ed organizat ions ( I SI L) . Geneva, 2003.

_________. I SO 15924: codes for t he represent at ion of nam es of script s. Geneva, 2003.

GUI DELI NES for aut horit y records and references, revised by t he I nt ernat ional Federat ion of Library Associat ions Working Group on GARE revision. 2nd ed. München: K.G. Saur, 2001 ( UBCI M Publicat ions New series, v. 23) .

MANDATORY dat a elem ent s for int ernat ionally shared resource aut horit y records: report of t he I FLA UBCI M Working group on Minim al Level Aut horit y Records and I SADN, 1998. Dispo-nível em : < ht t p: / / www.ifla.org/ VI / 3/ p1996- 2/ m lar.ht m > ( conhecida com o “ MLAR” ) .

17 _{Excert o disponível em ht t p: / / www.collect ionscanada.ca/ iso/ t c46sc9/ st andard/ 999e.ht m Acesso em : 6 j ul. 2006.}

18 Excerto disponível em http: / / www.collectionscanada.ca/ iso/ tc46sc9/ standard/ 2788e.htm . Acesso em : 6 j ul. 2006.

19 _{A norm a é exibida num a versão at ualizada em ht t p: / / www.iso.org/ iso/ en/ prods- services/ iso3166m a/ 02iso-}

3166-code- list s/ list - en1.ht m l Acesso em : 6 j ul. 2006.

20 Excert o disponível em ht t p: / / www.collect ionscanada.ca/ iso/ t c46sc9/ st andard/ 5963e.ht m Acesso em : 6 j ul. 2006.

(15)

GLOSSÁRI O

As definições a seguir devem ser ent endidas no cont ext o dest a Norm a. A sua elaboração baseou- se no Dicionário brasileiro de t erm inologia arquivíst ica.22

acervo

arquivo

aut or

código de referência

coleção

colecionador

dat a- assunt o

dat a crônica

dat a de acum ulação

dat a de produção

dat a- lim it e

dat a t ópica

Tot alidade de docum ent os de um a ent idade cust odiadora.

Conjunto de docum entos produzidos e acum ulados por um a entida-de coletiva pública ou privada, pessoa ou fam ília, no entida-desem penho de suas atividades, independentem ente da natureza dos suportes.

Designação genérica para quem cria um docum ent o.

Código elaborado de acordo com a Norm a Geral I nt ernacional de Descrição Arquivíst ica – I SAD( G) , dest inado a ident ificar qual-quer unidade de descrição.

Conj unt o de docum ent os com caract eríst icas com uns, reunidos int encionalm ent e.

Ent idade colet iva, pessoa ou fam ília responsável pela form ação de um a coleção.

Elem ent o de ident ificação cronológica do assunt o de um docu-m ent o, independent edocu-m ent e da sua dat a de produção.

Elem ent o de ident ificação cronológica que t em por referencial um calendário.

Elem ento de identificação cronológica que leva em consideração variantes da história de form ação do acervo com o herança de fun-dos, sucessão arquivística e aquisições por com pra ou doação.

Elem ent o de ident ificação cronológica pelo qual se indica a dat a em que o docum ent o foi produzido.

Elem ent o de ident ificação cronológica, em que são indicadas as dat as do início e do t érm ino do período abrangido por um a unida-de unida-de unida-descrição.

Elem ento de identificação do local de produção de um docum ento.

(16)

dossiê

elem ent o de descrição

ent idade colet iva

ent idade cust odiadora

ent idade produt ora

espécie docum ent al

fundo

gênero docum ent al

indexação pós- coordenada

indexação pré- coordenada

indicação

de responsabilidade

it em docum ent al

Unidade de arquivam ent o const it uída de docum ent os relaciona-dos ent re si por assunt o ( ação, event o, pessoa, lugar, proj et o) .

Ver t am bém processo.

Cada um a das cat egorias de inform ação que com põem a descri-ção norm alizada de docum ent os.

Grupo de pessoas que age de m aneira organizada e é ident ifica-do por um nom e específico, varianifica-do no seu grau e form a de organização, com o inst it uições e m ovim ent os sociais, polít icos, econôm icos, científicos, culturais, m ilitares e religiosos, bem com o feiras, sem inários, congressos, expedições, naves, aeronaves e em barcações.

Ent idade responsável pela cust ódia e acesso a um acervo.

Ver produt or.

Divisão de gênero docum ent al que reúne t ipos docum ent ais por suas caract eríst icas com uns de est rut uração da inform ação. São exem plos de espécies docum ent ais at a, cart a, decret o, disco, fil-m e, fot ografia, fil-m efil-m orando, ofício, plant a, relat ório.

Conj unt o de docum ent os de um a m esm a proveniência. Term o que equivale a arquivo.

Reunião de espécies docum ent ais que se assem elham por suas caract eríst icas essenciais, part icularm ent e o suport e e o form a-t o, e que exigem processam ena-t o a-t écnico específico e, por vezes, m ediação t écnica para acesso, com o docum ent o audiovisual, do-cum ent o bibliográfico, dodo-cum ent o cart ográfico, dodo-cum ent o cine-m at ográfico, docucine-m ent o iconográfico, docucine-m ent o elet rônico, do-cum ent o m icrográfico, dodo-cum ent o t ext ual.

I ndexação por t erm os que devem ser com binados no m om ent o da busca para filt ragem da inform ação desej ada, em geral cha-m ados descrit ores.

I ndexação por t erm os com binados previam ent e, em geral ident i-ficados com o cabeçalhos de assunt o.

Nom e das part es envolvidas no docum ent o no que diz respeit o à sua origem e dest ino, com o, por exem plo, aut or, dest inat ário, adot ant e, agravant e, agravado, apelant e, apelado, cedent e, ces-sionário, em issor.

(17)

Posição dos docum ent os em um a est rut ura hierarquizada de or-ganização de um acervo.

Posição da unidade de descrição em um a est rut ura hierarquizada de organização de um acervo.

Código de ident ificação das unidades de arquivam ent o. Ver t am -bém código de referência.

Elem ent o de inform ação, t erm o ou código que, present e em uni-dades de descrição, serve à pesquisa, ident ificação ou localização de docum ent os.

Unidade de arquivam ent o const it uída de docum ent os oficialm en-t e reunidos no decurso de um a ação adm inisen-t raen-t iva ou j udicial.

Ent idade colet iva, pessoa ou fam ília ident ificada com o geradora de arquivo; t am bém cham ada de ent idade produt ora.

Subdivisão da est rut ura hierarquizada de organização que cor-responde a um a prim eira fração lógica do fundo ou coleção, em g er al r eu n in d o d ocu m en t os p r od u zid os e acu m u lad os p or unidade( s) adm inist rat iva( s) com com pet ências específicas, t am -bém cham ada grupo ou subfundo.

Subdivisão da estrutura hierarquizada de organização de um fun-do ou coleção que corresponde a um a seqüência de fun-docum entos relativos à m esm a função, atividade, tipo docum ental ou assunto.

Subdivisão da seção.

Subdivisão da série.

Mat erial no qual são regist radas as inform ações.

Vocabulár io cont r olado que r eúne t er m os der iv ados da lingua-gem nat ural, nor m alizados e pr efer enciais, agr upados por afi-nidade sem ânt ica, com indicação das r elações de equivalência, hier ár quicas, par t it ivas, de negação e funcionais est abelecidas ent r e eles.

Divisão de espécie docum ent al que reúne docum ent os por suas caract eríst icas com uns no que diz respeit o à fórm ula diplom át ica, nat ureza de cont eúdo ou t écnica do regist ro, t ais com o cart as precat órias, cart as- régias, cart as- pat ent es, decret os sem núm e-ro, decret os- leis, decret os legislat ivos, daguerreót ipos, lit ogra-vuras, serigr afias, xilogravuras.

nível de arranj o

nível de descrição

not ação

pont o de acesso

processo

produt or

seção

série

subseção

subsérie

suport e

t esauro

(18)

Tít ulo que aparece explicit am ent e na unidade arquivíst ica que est á sendo descrit a.

Tít ulo dado pelo arquivist a para um a unidade de descrição.

Docum ent o( s) t om ados por base para fins de classificação, ar-ranj o, arm azenam ent o e not ação.

Docum ent o ou conj unt o de docum ent os, sob qualquer form a físi-ca, t rat ados com o um a unidade, e que, com o t al, serve de base a um a descrição part icularizada.

t ít ulo form al

t ít ulo at ribuído

unidade

de arquivam ent o

(19)

ESTRUTURA E USO DA NORMA

Est a norm a prevê a exist ência de oit o áreas com preendendo 28 elem ent os de descrição. Em relação à I SAD( G) , possui m ais um a área ( área 8) e dois elem ent os de descrição ( 6.1 e 8.1) , ficando assim const it uída

( 1) Área de ident ificação, onde se regist ra inform ação essencial para ident ifi-car a unidade de descrição;

( 2) Área de cont ext ualização, onde se regist ra inform ação sobre a proveniên-cia e cust ódia da unidade de descrição;

( 3) Área de cont eúdo e est rut ura, onde se regist ra inform ação sobre o assunt o e a organização da unidade de descrição;

( 4) Área de condições de acesso e uso, onde se regist ra inform ação sobre o acesso à unidade de descrição;

( 5) Área de font es relacionadas, onde se regist ra inform ação sobre out r as fon-t es que fon-t êm im porfon-t anfon-t e relação com a unidade de descrição;

( 6) Área de not as, onde se regist ra inform ação sobre o est ado de conservação e/ ou qualquer out ra inform ação sobre a unidade de descrição que não t enha lugar nas áreas ant eriores;

( 7) Área de cont role da descrição, onde se regist ra inform ação sobre com o, quando e por quem a descrição foi elaborada;

( 8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registra os term os selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.

Todos os elem ent os de descrição apresent am :

a - t ít ulo;

b - obj et ivo;

c - regra( s) geral( is) aplicável( is) ;

d - com ent ários, em que são fornecidas inform ações sobre a im port ância e o funcionam ent o do elem ent o de descrição;

e - procedim ent os, que det alham a( s) regra( s) geral( is) ;

(20)

O núm ero que ant ecede os t ít ulos dos elem ent os de descrição t em apenas obj et ivo de refe-rência, não devendo ser vist o com o int egrant e da Norm a em si.

Dent re os 28 elem ent os de descrição disponíveis, set e são obrigat órios, a saber:

- código de referência;

- t ít ulo;

- dat a( s) ;

- nív el de descrição;

- dim ensão e suport e;

- nom e( s) do( s) produt or( es) ;

- condições de acesso ( som ent e par a descrições em níveis 0 e 1) .

Est a Norm a deve ser aplicada à descrição de qualquer docum ent o, independent em ent e de seu suport e ou gênero. I nform ações específicas para det erm inados gêneros de docum ent os podem e devem , sem pre que necessário, ser acrescidas.

(21)

23 O código BR obedece, com o prescrit o int ernacionalm ent e, à I SO 3166 Codes for t he represent at ion of nam es of count ries.

24 Nest e caso, passa a ser obrigat ório enum erar - se no elem ent o Nível de descrição ( 1.4) os t ít ulos corresponden-t es aos níveis de descrição que ancorresponden-t ecedam ao nível da unidade que escorresponden-t iver sendo descricorresponden-t a.

25 _{Para facilit ar a recuperação da inform ação, recom enda- se, em am bas as possibilidades, a ut ilização de um}

código para o fundo ou coleção.

ELEMENTOS DE DESCRI ÇÃO

1 Área de ident ifica çã o

1 .1 Código de referência

Obj et ivo: I dent ificar a unidade de descrição.

Regra( s) : Regist re, obrigat oriam ent e, o código do país ( BR) , o código da ent idade cust odia-dora e o código específico da unidade de descrição.

Com ent ários:

Est e elem ent o de descr ição é obr igat ór io.

O código de r efer ência const it ui um dos pr incipais pont os de acesso à unidade de descr i-ção. Com post o de t r ês par t es pr incipais, duas delas são det er m inadas a pr ior i, na sua configuração, pela Nor m a int er nacional, e devem se fazer pr esent es em t odos os nív eis de descr ição. São elas: código do país23 e código da ent idade cust odiador a. Caso a ent i-dade cust odiadora per m it a acesso em m ais de um ender eço, dev e- se r egist rar um código específico para cada subunidade cust odiadora ex ist ent e.

A par t e cor r espondent e à especificidade da unidade de descr ição deve ser convenciona-da, cabendo à ent idade cust odiador a decidir se ut ilizar á no código de r efer ência um código indicat iv o do fundo ou coleção ao qual a unidade descr it a per t ence e um códicódigo cor -r espondent e a cada um dos nív eis de desc-r ição que se possa p-r om ove-r, ou algum a out -r a convenção.24

Procedim ent os:

1.1.1 Para representação da entidade custodiadora e, se for o caso, da unidade adm inistrativa a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deve-se solicitar um código ao Conselho Nacional de Arquivos.

(22)

1.1.2.1 a de se prever sua configuração em subpartes, tantas quantos forem os níveis de descrição previstos, de form a a facilitar a visualização do nível da unidade de descrição;

1.1.2.2 a do código da unidade descrit a reflet ir qualquer código ou not ação, real ou de cont role.

1.1.3 No caso da configuração em subpartes, fixar um lim ite m ínim o e m áxim o de caract eres para cada um a delas e decidir quant o à necessidade e pertinência de uso de sinais interpostos.

1.1.4 No caso de se codificar a unidade de descr ição, sem int r oduzir car act e-r es que e-r epe-r esent em os níveis de ae-r e-r anj o e/ ou os nív eis de desce-r ição cor r espondent es, indicar obr igat or iam ent e no elem ent o Nível de descr

i-ção ( 1.4) os t ít ulos cor r espondent es a t odos os níveis de descr ição

hie-rar quicam ent e super ior es.

Exem plos:

BR MN

Museu Nacional ( Brasil)

Not a: Para o acervo da ent idade cust odiadora Museu Nacional ( Brasil) , nível 0

BR CPDOC JG

Cent ro de Pesquisa e Docum ent ação de Hist ória Cont em porânea do Brasil

Not a: Para o fundo João Goulart , nível 1

BR AN Q6.LEG.COR,TEL

Arquivo Nacional ( Brasil)

Not a: Para a subsérie Telegram as, nível 3,5, do fundo Floriano Peixot o, seção Governo Legal, série Correspondência

BR MN JF.0.DR,MN.108/ 49

Not a: Para o it em 49, nível 5, do fundo José Feio, série Museu Nacional, subsérie Diret oria, dossiê 108

1 .2 Tít ulo

Obj et ivo: I dent ificar nom inalm ent e a unidade de descrição.

Regra( s) : Regist re o t ít ulo da unidade de descrição.

Com ent ários:

Est e elem ent o de descrição é obrigat ório.

(23)

elaborado a par t ir de elem ent os de infor m ação pr esent es na unidade que est á sendo descr it a, obedecidas as convenções pr ev iam ent e est abelecidas.

Nos nív eis de descr ição 4 e 5, o elem ent o t ít ulo pode cont er indicações de r esponsa-bilidade, t ais com o aut or, dest inat ár io, em issor, r equer ent e, out or gado e out or gant e.

Pr ocedim ent os:

1.2.1 Regist r e, pr efer encialm ent e, o t ít ulo or iginal.

1. 2. 2 Tít ulos or iginalm ent e ex t ensos podem ser abr ev iados, caso ist o os t or ne m ais concisos.

1.2.3 Tít u los or igin alm en t e im pr ecisos dev em ser com plem en t ados, par a que se alcance m aior pr ecisão.

1.2.4 Ao at r ibuir t ít ulos, r egist r e- os de m aneir a concisa e obser ve as r eco-m endações abaix o:

1.2.4.1 no nív el de descr ição 0 ( acer v o da ent idade cust odiador a), r egist r e com o t ít ulo o nom e da ent idade;

1.2.4.2 no nív el de descr ição 1 ( fundo), o t ít ulo dev e r epr esent ar o pr odut or. No caso de um a coleção, o t ít ulo deve r epr esent ar o colecionador ou o t em a da coleção;

1.2.4.3 no nív el de descr ição 2 ( seção), os t ít ulos dev em r eflet ir, pr efer encialm ent e, a est r ut ur a adm inist r at iva ou fam ilial da ent idade, o ex er cício de um a função ou at iv idade ou a or ga-nização geogr áfica;

1.2.4.4 no nív el de descr ição 3 ( sér ie), os t ít ulos devem r eflet ir, pr e-fer encialm ent e, um t em a, t ipologia docum ent al, est r ut ur a adm inist r at iva ou fam ilial da ent idade ou o exer cício de um a função ou at iv idade;

1.2.4.5 nos nív eis de descr ição 4 e 5 ( dossiê/ pr ocesso e it em docu-m ent al) , o t ít ulo pode incluir t ipologia, indicação de r espon-sabilidade ( com o aut or, dest inat ár io, em issor, r equer ent e, r equer ido, out or gant e, out or gado, e/ ou int er venient e et c.) e assunt o.

1.2.5 Não d ev em ser in cor p or ad os ao t ít u lo t er m os coin cid en t es com o nom e do nív el em que os docum ent os est ão sendo descr it os.

(24)

1.2.7 Se a unidade descrit a for em m ais de um idiom a sim ult aneam ent e, m ant e-nha as diferent es versões, ut ilizando o sinal de igualdade ( = ) para de-m onst rar a equivalência.

Exem plos:

João Goulart

Cam panha da Mulher pela Dem ocracia – CAMDE

Not a: Para a coleção Cam panha da Mulher pela Dem ocracia – CAMDE, nível 1

Visit a de Júlio Argent ino Roca, ex- president e da República Argent ina, ao Museu Nacional

Ofício encam inhando as portarias do m inistro da Educação e Saúde Pública nom eando Carlos de Magalhães Lebéis, Jônatas Serrano e Roberto das Trinas da Silveira para a Com issão de Censura Cinem atográfica. FARI AS, Heit or de – diret or- geral – Minist ério da Educação e Saúde Pública ( Brasil) . Diret oria Geral do Expedient e – aut or

PI NTO, Edgar Roquet e – president e – Com issão de Censura Cinem at ográfica – dest inat ário

Not a: Para o it em 2, nível 5, do fundo Com issão de Censura Cinem at ográfica, série Correspondência, subsérie Correspondência recebida, dossiê 4, folha 3

1.3 Data( s)

Obj et ivo: I nform ar a( s) dat a( s) da unidade de descrição.

Regr a( s) : Forneça obrigat oriam ent e a( s) dat a( s) de produção da unidade de descrição. Opcionalm ent e, regist re out ras dat as crônicas pert inent es, com o dat a( s) de acum ulação ou dat a( s) - assunt o. Caso sej a relevant e, regist re t am bém a( s) dat a( s) t ópica( s) de produção da unidade de descrição.

Com ent ários:

Est e elem ent o de descrição é obrigat ório no que t ange à dat a crônica.

(25)

Procedim ent os:

1.3.1 Dat a t ópica

1.3.1.1 Registre, quando relevante, nos níveis de descrição 4 e 5, o local de produção da unidade de descrição, levando em consideração a nom enclatura de época, seguido, quando for o caso, de outras inform ações im portantes para a identificação da localidade, com o m unicípio, departam ento, província, estado, país etc.;

1.3.1.2 Dê preferência pelo regist ro dessa inform ação de m aneira nor-m alizada, sobret udo diant e da possibilidade de est e elenor-m ent o ser considerado pont o de acesso;

1.3.1.3 Para indicação de dat a t ópica não explícit a na unidade de des-crição, recorra a expressões com o “ s.l.” [ sem local] ou “ não disponív el” e a sinais, com o colchet es ou pont o de int erroga-ção ent re colchet es [ ?] para indicar desconhecim ent o, at ribui-ção ou incert eza.

Exem plos:

Rio de Janeiro

Maceió ( AL) , Penedo ( AL)

Not a: Para o dossiê 1, nível 4, do fundo Floriano Peixot o, seção Governo Legal, série Correspondência, subsérie Telegram as

1.3.2 Dat a crônica

1.3.2.1 I nform e obrigatoriam ente o ano e, quando apropriado, dia e m ês;

1.3.2.2 I ndique, ent re colchet es, as dat as at ribuídas. Em caso de dúvi-da, acrescent e um pont o de int errogação;

1.3.2.3 Use algarism os arábicos;

(26)

1.3.2.5 Regist re, preferencialm ent e no elem ent o Not as (6.2) , dat as que ext rapolam o período de concent ração da unidade de des-crição ou lacunas significat ivas;

1.3.2.6 As dat as devem ser expressas, preferencialm ent e, conform e o calendário gregoriano, regist rando- se no elem ent o Not as ( 6.2)

t al com o se apresent am no docum ent o;

1.3.2.7 Para efeit o de indexação e de int ercâm bio int ernacional de da-dos, sugere- se um a saída de inform ação de dat a conform e a I SO 8601, que preconiza o form at o aaaam m dd.

1.3.3 Dat a de produção

1.3.3.1 I dent ifique e regist re em t odos os níveis a dat a de produção da unidade que est á sendo descrit a, m esm o que aproxim ada;

1.3.3.2 At ribua dat as de produção às unidades sem dat as explícit as.

1.3.4 Dat a de acum ulação

1.3.4.1 Regist re, se pert inent e, a dat a de acum ulação, explicit ando a sua nat ureza.

1.3.5 Dat a-assunt o

1.3.5.1 Regist r e, se per t inent e, a dat a- assunt o, ex plicit ando a sua nat ur eza.

Exem plos:

1950- 1975 ( dat a de produção)

8/ 2/ 1890- 18/ 4/ 1890 ( dat a de produção)

[ 1960?] - [ 1968?] ( dat a de produção) [ 1823?] - [ 1968?] ( dat a- assunt o)

(27)

26 _{Caso a ent idade cust odiadora opt e por descrever colet ivam ent e unidades de descrição com caract eríst icas}

co-m uns, o nível de descrição dev e ser indicado por aproxico-m ação, i. e., vários fundos = nív el de descrição 1 ( fundo) ; vários dossiês = nível de descrição 4 ( dossiê) . No código de referência t al sit uação deve ser regist rada pelo uso de um código que indique o conj unt o de fundos descrit os colet ivam ent e, ou o int ervalo de dossiês que est á sendo descrit o.

26/ 4/ 1932 ( dat a de produção)

Not a: Para o it em docum ent al 2, nível 5, do fundo Com issão de Censur a Cinem at ográfica, série Correspondência, subsérie Recebida, dossiê abril de 1932, folha 3

1 .4 Nível de descrição

Obj et ivo: I dent ificar o nível da unidade de descrição em relação às dem ais.

Regra( s) : Regist re o nível da unidade de descrição.

Com ent ários:

São considerados seis principais níveis de descrição, a saber: nível 0 = acervo da entidade custo-diadora; nível 1 = fundo ou coleção; nível 2 = seção; nível 3 = série; nível 4 = dossiê ou processo; nível 5 = item documental. São admitidos níveis intermediários, representados da seguinte ma-neira: acervo da subunidade custodiadora = nível 0,5; subseção = nível 2,5; subsérie = nível 3,5.

Procedim ent os:

1.4.1 Regist re, num érica ou nom inalm ent e, o nível da unidade de descrição.26

1.4.2 No caso de a ent idade cust odiadora adot ar out ros t erm os para desig-nar os níveis de descrição, regist rar t am bém a indicação num érica para facilit ar o int ercâm bio.

1.4.3 Para int ercâm bio de inform ação, regist re a hierarquia dos níveis superio-res, com seus t ít ulos.

Exem plos:

Seção

Subsérie

Nível 3

I t em docum ent al

Nível 5

(28)

1 .5 Dim ensão e suport e

Obj et ivo: I dent ificar as dim ensões físicas ou lógicas e o suport e da unidade de descrição.

Regra( s) : Regist re a dim ensão física ou lógica da unidade de descrição, relacionando esse dado ao respect iv o suport e.

Com ent ários:

Este elemento de descrição é obrigatório.

Constitui informação estratégica para planos de pesquisa e gestão do acervo. O registro norma-lizado das dimensões permite obter somatórios, propiciando políticas e ações de reprodução, de conservação e de organização de acervos. As dimensões tornam-se mais precisas quando associ-adas a informações relativas ao gênero, espécie ou tipo de documentos.

Procedim ent os:

1. 5 . 1 O regist ro das dim ensões deve ser feit o por gênero docum ent al, vari-ando confor m e o nív el de descr ição. São consider ados os seguint es gêneros docum ent ais: bibliográfico, cart ográfico, elet rônico, film ográ-fico, iconográográ-fico, m icrográográ-fico, sonoro, t ext ual, t ridim ensional.

1.5.2 Em caso de acer vo pr edom inant em ent e t ex t ual e na ausência de infor-m ação discr iinfor-m inada dos deinfor-m ais gêner os que coinfor-m põeinfor-m o acer vo, dev e-se indicar as dim ensões em m et r os linear es.

1.5.3 Dim ensões em cent ím et r os ou em unidades cúbicas dev em ser conver -t idas em m e-t r os linear es.27

1.5.4 Out ras unidades de quant ificação ou m ensur ação, além da m et r agem linear, podem ser indicadas em car át er com plem ent ar ( caix as, volum es, past as, álbuns, folhas et c.) .

1.5.5 À exceção dos docum ent os t ext uais, t odos os dem ais gêneros devem ser, preferencialm ente, quantificados por espécie ou tipo, conform e a classifica-ção a seguir, que, em alguns casos, não é exaustiva e pode ser atualizada:

1.5.5.1 Gênero bibliográfico: folheto(s), livro(s), m onografia(s), obra(s) rara( s) , periódico( s) , periódico( s) raro( s) e t ese( s) ;

1.5.5.2 Gê n e r o ca r t o g r á f i co : a t l a s, ca r t a ( s) a e r o n á u t i ca ( s) , ca r t o g r a m a ( s) , d e se n h o ( s) t é cn i co ( s) , d i a g r a m a ( s) , fot ografia( s) aér ea( s) , fot oíndice( s) , m apa( s) , m osaico( s) aéreo( s) , perfil( is) e plant a( s) ;

(29)

1.5.5.3 Gêner o elet r ônico;

1.5.5.4 Gên er o f ilm ogr áf ico: f ilm e( s) cin em at ogr áf ico( s) , f it a( s) videom agnét ica( s) , film e( s) cinem at ogr áfico( s) negat ivo( s) ;

1.5.5.5 Gênero iconográfico: caricat ura( s) , cart az( es) , cart ão( ões) -post al( is) , ch ar ge( s) , cópia( s) por con t at o, desen h o( s) , diaposit iv o( s) , f ot ogr af ia( s) , gr av u ra( s) , ilu st r ação( ões) , negat ivo( s) fot ográfico( s) e pint ura( s) ;

1.5.5.6 Gên er o m i cr o g r áf i co : car t ão ( õ es) - j an el a, car t u ch o ( s) , j aquet a( s) , m icr oficha( s) , r olo( s) 16m m e r olo( s) 35m m ;

1.5.5.7 Gêner o sonor o: disco( s) e fit a( s) audiom agnét ica( s) ;

1.5.5.8 Gêner o t r idim ensional: descr ição liv r e, podendo- se r ecor r er a t esaur os especializados.

1.5.6 Recorra, se conveniente, em todos os gêneros, à categoria “sem especificação”.

1.5.7 Caso não sej a possível a discrim inação por espécie ou t ipo, indicar o quant it at ivo por gênero, usando a t abela abaixo:

(30)

1.5.9 Regist re os suport es por gênero, espécie ou t ipo, conform e o nível de des-crição, seguindo o padrão indicado a seguir: acet at o, aço, algodão, alum í-nio, bronze, cera, cerâm ica, cobre, couro, diacet at o, ferro, gesso, lat ão, linho, louça, m adeira, m árm ore, m et al, nit rat o, ouro, papel, pedra, perga-m inho, plást ico, poliést er, prat a, seda, t riacet at o, vidro, vinil.

Exem plos:

Text uais 1m ; Bibliográficos 0,10m ; I conográficos 136 fot ografias

Text uais 2 it ens; 2 f.; 2 p.

I conográficos 115 it ens

Not a: Para o dossiê 108, nív el 4, do fundo José Feio, série Museu Nacional, subsérie Diret oria

Fot ografia 1 it em p&b 24X30cm com m oldur a 11,5X16,5cm sem m oldura

Nota: Para o item 49, nível 5, do dossiê 108 do fundo José Feio, série Museu Nacional, subsérie Diretoria

Text uais sem especificação 3 it ens

Not a: Para o dossiê 4, nív el 4, do fundo Com issão de Censura Cinem at ográfica, série Correspondência, subsérie Correspondência recebida

Text uais sem especificação 1 it em , 1 p. dat .

Not a: Para o it em 2, nível 5, do fundo Com issão de Censura Cinem at ográfica, série Correspondência, subsérie Correspondência recebida, dossiê 4, folha 3

Text uais 1,76m , 1.300 it ens

Bibliot eca Nacional ( Brasil)

(31)

2 Área de cont ext ualização

2 .1 Nom e( s) dos produt or( es)

Obj et ivo: I dent ificar o( s) produt or( es) da unidade de descrição.

Regra(s): Registre a(s) form a(s) norm alizada(s) do(s) nom e(s) da(s) entidade(s) produtora(s) da unidade de descrição.

Com ent ários:

A indicação do nom e do produt or corresponde à afirm ação do princípio da proveniência, devendo apresent ar- se em consonância com out ros elem ent os de descrição ut ilizados, com o Dat a ( 1.3), Hist ória adm inist rat iva ou biografia ( 2.2) e Âm bit o e cont eúdo ( 3.1), por exem plo.

Na m edida em que um a ent idade pode incorporar m at erial arquivíst ico por alt eração de com pet ências, heranças et c., um fundo pode cont er m ais de um produt or.

Est e elem ent o de descrição é fundam ent al para est abelecim ent o da relação com parce-las do m esm o fundo ou coleção que se achem sob a cust ódia de out rem , subordinadas a fundos e coleções de out ros produt ores e t am bém para relacionam ent o ent re produt ores diferent es. Além disso, const it ui elem ent o especial para relacionam ent o ent re a descri-ção de m at erial arquivíst ico e o regist ro do produt or com o aut oridade arquivíst ica, con-form e prescrit o pela norm a I SAAR ( CPF) .

Unidades de descrição hierarquicam ente relacionadas e com o m esm o produtor dispensam a repetição da indicação do produtor. O produtor é a entidade singular ou coletiva responsá-vel, em últim a instância, pela acum ulação do acervo. Ao longo do seu tem po de atividade, o produtor, seja um a entidade coletiva, pessoa ou fam ília, pode ter seu nom e m odificado. Apesar de o produt or do acervo poder ser aut or de boa part e dos docum ent os que o integram , produtor e autor devem ser considerados figuras distintas. A figura do autor, seja ela um a pessoa ou um a entidade corporativa (coletiva) é um subelem ento do elem ento de descrição Título (1.2), indicado nos níveis de descrição 4 (dossiê/ processo) e 5 (item ). Recom enda- se que se proceda, à parte, ao registro de autoridade arquivística da entidade produt ora, conform e prescrit o pela I SAAR( CPF) , est abelecendo as relações pert inent es com este elem ento de descrição e com a História adm inistrativa ou biografia ( 2.2).

Procedim ent os:

2.1.1 I dent ificação do produt or

2.1.1.1 No nível de descrição 1 ( fundo/ coleção) , dado um acervo do qual, no seu t odo, se r econheça apenas um pr odut or, regist rar seu nom e, obedecendo a regras e convenções

(ver I ndicação do nom e do produt or em 2.1.2) ;

(32)

2.1.1.3 Se o acervo t iver m ais de um produt or e sua organização preservar nos níveis de descrição 2 a 3 a parcela corres-pondent e a um ou m ais de um deles, regist re o( s) nom e( s) desse( s) produt or( es) no( s) nível( eis) pert inent e( s) ;

2.1.1.4 Dado um acer v o cuj o pr odut or t ev e o nom e alt er ado ao longo do t em po, regist re os sucessivos nom es, desde que j ust ificados pelas dat as- lim it e do acervo, e explicit e essas alt erações em Hist ória adm inist rat iva ou biografia ( 2.2).

2.1.2 I ndicação do nom e do produt or

2.1.2.1 Seja o produtor uma pessoa, uma entidade coletiva ou família, registre a forma autorizada do nome, de acordo com o prescrito pela I SAAR(CPF). Enquanto não são criadas norm as nacionais para elaboração de registros de autoridade arquivística, reco-menda-se, para a forma normalizada do nome, sejam conside-rados o Código de Catalogação Anglo-Am ericano (AACR2)e a norma NBR 1084, da Associação Brasileira de Normas Técnicas;

2.1.2.2 No caso de fam ílias, regist re seu nom e seguido do at ribut o fam ília ent re parênt eses;

2.1.2.3 No caso de pr odut or não ident ificado, r egist r e “ dado não dis-ponív el”.

Exem plos:

Goulart , João, 1919- 1976

Peixot o, Floriano Vieira, 1839- 1895

Not a: Para o fundo Floriano Peixot o, nível 1

Feio, José Lacerda de Araúj o, 1912- 1973; Leit ão Júnior, Cândido Firm ino de, 1886- 1948 Moreira, Carlos, 1869- 1946

(33)

2 .2 Hist ória adm inist rat iva / biografia

Obj et ivo: Oferecer inform ações referenciais sist em at izadas da t raj et ória do( s) produt or( es) , da sua criação ou nascim ent o at é a sua ext inção ou falecim ent o.

Regra( s) : Regist re de m aneira concisa inform ações relacionadas à hist oria da ent idade cole-t iva, fam ília ou pessoa producole-t ora da unidade de descrição.

Com ent ários:

Est e elem ent o est á associado ao elem ent o Pr odut or ( 2.1). Trat ando- se de um a coleção, pode ser v ir t am bém par a cont ex t ualizar o eixo t em át ico em t or no do qual ela foi or gani-zada. A ex t ensão das infor m ações for necidas depender á das facilidades de pesquisa e com pilação. Se im plem ent ado o r egist r o de aut or idade ar quiv íst ica, um a súm ula dos dados de ex ist ência e at uação. Do cont r ár io, fica a cr it ér io da ent idade cust odiador a o gr au de det alham ent o desej ado. E, nest e caso, suger e- se usar a I SAAR( CPF) com o r ot ei-r o de descei-r ição.

Recursos t ecnológicos podem facilit ar a localização das inform ações de carát er cont ext uali-zador e est abelecer um elo ágil com os dados disponíveis no regist ro de aut oridade. Se adot ado, por exem plo, um sist em a inform at izado de dados, é possív el est abelecerem - se conexões ent re elem ent os de descrição dest a área e elem ent os de descrição prescrit os pela I SAAR( CPF) .

Recom enda- se, especialm ent e no caso das ent idades corporat ivas, a ident ificação da nat u-reza j urídica e o seu âm bit o de ação, se ent idade pública ou de direit o privado, se federal, est adual ou m unicipal et c. Est e t ipo de dado corresponde, na I SAAR( CPF) , ao St at us legal e const it ui inform ação que facilit a o rast ream ent o do acerv o ou de parcelas de acervo de produt ores com perfis específicos de at uação.

Procedim ent os:

2.2.1 Para qualquer t ipo de ent idade, sej a ela colet iva, fam ília ou pessoa, regist re inform ações t ais com o dat as e locais de exist ência, finalidade e com pet ências ao longo do t em po, at ividades e funções, realizações.

2.2.2 Par a ent idades colet ivas, r egist r e nat ur eza j ur ídica, âm bit o de ação, at os norm at ivos. Se, por exem plo, ent idade nacional, int ernacional ou est rangeira e, nest e caso, a nacionalidade. Se ent idade pública, se do execut ivo, do legislat ivo ou do j udiciário, das esferas federal, est adual ou m unicipal e alt erações, subordinações e vinculações adm inist rat ivas ao longo do t em po.

2.2.3 Para pessoas, regist re form ação, fam ília, t ít ulos, pseudônim os, publica-ções et c.

(34)

Ex em plos:

Nasceu em 1º de m arço de 1919, no m unicípio de São Borj a, no Rio Grande do Sul ( Brasil) , filho de Vicent e Rodrigues Goulart e de Vicent ina Marques Goulart . Seu pai, est ancieiro em São Borj a, era um dos propriet ários da firm a Vargas, Goulart , Gom es e Cia. Lt da. Em 1939, form ou- se em Direit o, pela Faculdade de Ciências Jurídicas e Sociais de Port o Alegre ( RS) , m as não exerceu a profissão. Em 1943, com a m ort e do pai, t ornou- se responsáv el pela gest ão dos negócios da fam ília. Em 1945, após a eleição de Eurico Dut ra para a Presidência da República, Jango ingressa na polít ica at ravés do presi-dent e depost o Get úlio Vargas, part icipando da fundação do Part ido Trabalhist a Brasileiro – PTB, do Rio Grande do Sul, do qual seria post eriorm ent e president e regional e nacional. Foi deput ado est adual e president e do PTB, no Rio Grande do Sul, de 1946 a 1950.

Foi um dos principais art iculadores da cam panha de Vargas à Presidência da República, em 1950. Ent re os anos 1950 e 1960, foi um a das grandes lideranças polít icas do país, t endo chegado à Presi-dência da República, após a renúncia do ex- president e Jânio Quadros, do qual era vice. Em 1964, foi depost o por um golpe de Est ado, t endo se exilado no Uruguai. No exílio, além de se dedicar a at ivida-des de em presário, foi um dos int egrant es da cham ada Frent e Am pla, m ovim ent o polít ico que art icu-lou as principais lideranças polít icas brasileiras, de oposição ao regim e m ilit ar. Morreu em dezem bro de 1976, em um a de suas fazendas, na Argent ina.

Floriano Vieira Peixot o nasceu na cidade de I pioca, em Alagoas, at ual Floriano Peixot o, a 30/ 4/ 1839 e faleceu a 29/ 6/ 1895. Filho de Manoel Vieira de Ar aúj o Peix ot o e Joaquina de Albuquerque Peixot o, foi criado pelo t io, coronel José Vieira de Araúj o Peix ot o, desde o nascim ent o. Est udou em Alagoas e em 1855 v eio para o Rio de Janeiro com plet ar sua educação, m at riculando- se no Colégio São Pedro de Alcânt ara. Sua vida m ilit ar t eve início em 1857, quando assent ou praça. I ngressou na Escola Milit ar em 1861, e em 1863 foi prom ovido a prim eiro- t enent e. Foi coronel, post o obt ido devido à sua at uação na Guerra do Paraguai, com andant e de bat alhões de art ilharia no Am azonas e Alagoas, diret or do Arsenal de Guerra em Pernam buco ( 1878- 1881) , governador da província de Mat o Grosso ( 1884) e m arechal- de- cam po ( 1889) . Part icipou do prim eiro governo provisório da República, assum indo a past a da Guerra ( 1889) . Em 25/ 2/ 1891 venceu as eleições para vice- president e no governo do m are-chal Deodoro da Fonseca e, após a renúncia dest e, assum iu a presidência ( 23/ 11/ 1891) . Em seu governo enfrent ou, com o apoio e a força do Exércit o, a Revolução Federalist a no Rio Grande do Sul ( 1893) e a Revolt a da Arm ada ( 1893) .

Not a: Para o fundo Floriano Peixot o, nível 1

(35)

A Com issão r ecebeu inst r uções par a seu funcionam ent o em 22/ 4/ 1932. Sua pr esidência cabia ao dir et or do Museu Nacional ( Roquet t e Pint o at é m aio de 1935, quando é subst it uído por Alber t o Bet im Paes Lem e) e, nos seus im pedim ent os, ao vice- diret or do Museu Nacional, Júlio César Diogo. Hav ia um secr et ár io ar quiv ist a ( Rober t o das Tr inas da Silv eira) e m em br os que r epr esent avam div er sas inst it uições e aut or idades: Jônat as Ser r ano ( 23/ 4/ 1932- ?) e João Rangel Coelho ( 29/ 9/ 1934- ?) , r epr esent ando o m inist r o da Educação e Saúde Pública, Car los Magalhães Lebéis ( 23/ 4/ 1932- ?) e Plácido Modest o de Melo ( 29/ 5/ 1935- ?) , r epr esent ando o j uiz de Menor es do Dist r it o Feder al, Sílv io Júlio de Albuquer que Lim a ( 25/ 4/ 1932- 19/ 1/ 1934) , Eduar do Pacheco de Andrade ( 19/ 1/ 1934- ?) e José Pint o de Mont oj as ( 27/ 6/ 1935- ?) , represent ando o chefe de Polícia do Dist rit o Feder al, Ar m anda Álv ar o Alber t o ( 28/ 4/ 1932- 2/ 9/ 1934) , r epr esent ando a Associação Brasileir a de Educação, Adem ar Leit e Ribeiro ( 29/ 4/ 1932- ?) , represent ando a Associação Brasileira Cinem at ográfica, Ant ônio Cam ilo de Oliveira ( [ 14/ 9/ 1933?] ?) e Gast ão Paranhos do Rio Branco ( [ 28/ 5/ 1934?] -?) , represent ando o Minist ério das Relações Ext eriores, Benedit o Lopes ( 29/ 10/ 1932- -?) , Clóvis Mar-t ins ( 2 9 / 1 0 / 1 9 3 2 - ?) , Eduar do Pacheco de Andr ade ( 2 2 / 8 / 1 9 3 5 - ?) e GasMar-t ão Soar es de Mour a Filho ( 2 2 / 8 / 1 9 3 5 - ?) , suplent es. A Com issão r ecor r eu algum as v ezes ao conv it e a m em br os de legações est rangeiras par a discussão de cenas e legendas.

Os m em br os da Com issão r ecebiam grat ificações por seus t r abalhos e, com o não dispunha de quadr o pr ópr io, a Com issão r ecor r ia, para v ár ias at iv idades, ao concur so dos funcionár ios do pr ó-pr io Museu Nacional, que faziam t am bém j us a grat ificações, pagas com a r enda da t ax a cinem a-t ogr áfica par a educação popular.

Not a: Para o fundo Com issão de Censura Cinem at ográfica, nível 1

José Lacerda de Araúj o Feio, zoólogo do Museu Nacional, nasceu e m orreu no Rio de Janeiro n. 1912- 04- 21 / m . 1973- 09- 19

Ver regist ro de aut oridade em CONSELHO I NTERNACI ONAL DE ARQUI VOS. I SAAR( CPF): norm a int er -nacional de regist ro de aut oridade arquivíst ica para ent idades colet ivas, pessoas e fam ílias. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquiv o Nacional, 2004. p. 92- 96

Not a: Para o fundo José Feio, nível 1

2 .3 Hist ória arquivíst ica

Obj et ivo: Oferecer inform ações referenciais sist em at izadas sobre a hist ória da produção e acum ulação da unidade de descrição, bem com o sobre a sua cust ódia.

Regra( s) : I dent ifique a nat ureza da acum ulação do acervo e regist re sucessivas t ransferên-cias de propriedade e cust ódia, int ervenções t écnicas ao longo do t em po, dispersões e sinis-t ros relacionados à unidade de descrição.

Com ent ários:

(36)

Procedim ent os:

2.3.1 No nível de descrição 1, ident ifique se o acervo descrit o é um fundo ou um a coleção.

2.3.2 Caso se t rat e de um a coleção, regist re a form a norm alizada do nom e do colecionador, de acordo com o prescrit o pela I SAAR( CPF) . Enquant o não são criadas norm as nacionais para elaboração de regist ros de aut oridade arquivíst ica, recom enda- se, para a form a norm alizada do nom e, sej am considerados o Código de Cat alogação Anglo-Am ericano ( AACR2) e a nor-m a NBR 1084, da Associação Brasileira de Nornor-m as Técnicas.

2.3.3 Caso o colecionador sej a um a fam ília, regist re seu nom e seguido do at ri-but o fam ília ent re parênt eses.

2.3.4 Caso o colecionador não sej a ident ificado, regist re esse fat o.

2.3.5 Ao regist rar t ransferência de propriedade e de cust ódia, forneça dados t ais com o nom es dos responsáveis, dat as e locais.

2.3.6 Ao registrar intervenções técnicas, informe sobre procedimentos de organiza-ção, preservaorganiza-ção, reproduorganiza-ção, condições de acesso e elaboração ou existência de instrumentos de pesquisa anteriores à fase atual da unidade de descrição.

2.3.7 I nform e sobre extravios, sinistros e ocorrências sim ilares de que se tenha notícia, se possível com datas precisas e outras referências. Sendo a unida-de unida-de unida-descrição um conj unto unida-de cópias, cuj os originais tenham sido unida- destru-ídos, indicar tal fato no elem ento Existência e localização de originais ( 5.1).

2.3.8 I nform e sobre dest inações dist int as dadas a parcelas do acervo original relacionadas à unidade de descrição.

Exem plos: